DOCUMENTOS DEL CASO DE EXCEPCIÓN PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS TÉCNICOS

Transcripción

1 DOCUMENTOS DEL CASO DE EXCEPCIÓN PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS TÉCNICOS DSC-ST-03/2014 Servicios técnicos para atención de Medios de Comunicación masiva, orientado al monitoreo de información, comentarios, publicaciones, acerca de temas relacionados con las funciones y servicios del Guatemala, junio de 2014

2 CONTENIDO 1. TERMINOLOGÍA 2. BASES 3. ESPECIFICACIONES GENERALES 4. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS 5. DISPOSICIONES ESPECIALES 6. ANEXOS -2-

3 1. TERMINOLOGÍA 1.1 ANEXO Apartado de estos documentos identificados en el numeral 6 que se agregan y forman parte del presente proceso. 1.2 AUTORIDAD ADMINISTRATIVA SUPERIOR El Gerente del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social (Artículo 78 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado) o Subgerente Administrativo por delegación de funciones de acuerdo a su Ley Orgánica (Artículo 15 Decreto 295 del Congreso de la República de Guatemala). 1.3 AUTORIDAD SUPERIOR Junta Directiva del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social (Artículo 9 de la Ley de Contrataciones del Estado y 78 de su Reglamento). 1.4 BASES Apartado de estos documentos en los que se establecen los requisitos solicitados a los oferentes (Artículos 18 y 19 de la Ley de Contrataciones del Estado). 1.5 CONTRATISTA Persona individual o jurídica con quien se suscribe el contrato (Artículo 78 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado). 1.6 CONTRATO Es el instrumento legal, suscrito por el funcionario titular de la AUTORIDAD ADMINISTRATIVA SUPERIOR del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social y por el CONTRATISTA donde se estipulan los derechos y obligaciones que rigen la ejecución de la negociación y las relaciones entre los mismos, cuyas condiciones surgen de todos los documentos, técnicos y legales que integran el expediente del proceso. 1.7 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS CONTRATADOS Dependencia administrativa del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, encargada de coordinar los procesos de contrataciones de servicios, ubicada en la 7ª. Avenida zona 1, 3er. nivel, Oficinas Centrales del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social. Teléfonos: , extensiones: 1341, 1342, 1343 y 1346, con horario de atención al público de lunes a viernes de 8:00 a 16:00 horas. 1.8 DISPOSICIONES ESPECIALES Apartado de estos DOCUMENTOS DEL CASO DE EXCEPCIÓN en donde se desglosan instrucciones particulares para este proceso (Artículo 20 de la Ley de Contrataciones del Estado). 1.9 DOCUMENTOS DEL CASO DE EXCEPCIÓN Agrupación de documentos que se integran por: BASES, especificaciones generales, especificaciones técnicas, DISPOSICIONES ESPECIALES y ANEXOS (Artículo 18 de la Ley de Contrataciones del Estado). -3-

4 1.10 ESPECIFICACIONES GENERALES Apartado de estos DOCUMENTOS DEL CASO DE EXCEPCIÓN en el cual se establecen los aspectos generales del objeto de este proceso (Artículo 20 de la Ley de Contrataciones del Estado) ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Apartado de estos DOCUMENTOS DEL CASO DE EXCEPCIÓN en donde se desglosan las características inherentes al objeto de este proceso (Artículo 20 de la Ley de Contrataciones del Estado) GUATECOMPRAS Sistema de información de contrataciones y adquisiciones del Estado donde se anuncia e informa sobre la compra, venta y contratación de bienes, suministros, obras y servicios que requiera el sector público. Su dirección en Internet es (Artículo 8 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado) INSTITUTO Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, Oficinas Centrales ubicadas en 7ª. Avenida, 22-72, zona 1, Centro Cívico, Guatemala, su dirección en Internet es COMISIÓN Comisión integrada por tres miembros nombrados por la AUTORIDAD ADMINISTRATIVA SUPERIOR del INSTITUTO (Artículos 22 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado). Es el único órgano competente respectivamente para descalificar participantes, determinar a los participantes calificados, analizar la razonabilidad de precios, determinar de los oferentes descartados y seleccionar a los participantes con los que se contratarán los servicios técnicos publicitarios LEY Ley de Contrataciones del Estado, Decreto Número del Congreso de la República de Guatemala y sus reformas (Artículo 78 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado) MODIFICACION (ES) Instrumento que modifica los DOCUMENTOS DEL CASO DE EXCEPCIÓN OBJETO Contratación de Servicios técnicos para atención de Medios de Comunicación masiva, orientado al monitoreo de información, comentarios, publicaciones, acerca de temas relacionados con las funciones y servicios del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social - IGSS OFERENTE Persona individual o jurídica que presenta una oferta (Artículo 78 del Reglamento de la LEY) OFERTA Propuesta presentada por cada OFERENTE para ejecutar el OBJETO de este proceso (Artículo 25 de la LEY). -4-

5 1.20 OFERTA ECONÓMICA Documentos presentados por los OFERENTES, conforme lo requerido en las bases, a efecto de que la Comisión pueda determinar a través de éstos, el precio ofrecido y el sostenimiento del mismo y que se encuentran contenidos en la Oferta realizada de conformidad con el Formulario contenido en el apartado de ANEXOS y el Seguro de Caución de Sostenimiento de la Oferta PARTICIPANTE Persona individual o jurídica que en virtud de haber sido invitada directamente, presenta su Propuesta Técnica y la Oferta Económica al INSTITUTO PROPUESTA TÉCNICA Conjunto de documentos presentados por los OFERENTES, conforme lo requerido en las bases, a efecto de que la Comisión pueda determinar a través de los mismos: la acreditación de la personalidad y personería jurídica de la entidad, el cumplimiento de los requisitos que corresponden de conformidad con la ley y estas bases para el presente evento, el cumplimiento de las especificaciones técnicas y la capacidad y experiencia de los participantes REGLAMENTO Reglamento de la LEY, Acuerdo Gubernativo No y sus reformas. 2. BASES 2.1 OBJETO El presente proceso caso de excepción para la contratación de servicios técnicos tiene como objetivo recibir OFERTAS para la contratación de Servicios técnicos para atención de Medios de Comunicación masiva, orientado al monitoreo de información, comentarios, publicaciones, acerca de temas relacionados con las funciones y servicios del, con fundamento en lo que establece la LEY y su REGLAMENTO, y la Resolución No de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas, de acuerdo a las condiciones y requerimientos establecidos en las BASES, ESPECIFICACIONES GENERALES, ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, DISPOSICIONES ESPECIALES y ANEXOS de los presentes DOCUMENTOS DEL CASO DE EXCEPCIÓN. El Presente proceso es convocado como Concurso Restringido, de conformidad con el Artículo 9 viñeta iii, literal (b) de la Resolución No de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas, por lo que se estarán recibiendo las Propuestas Técnicas y las Ofertas Económicas únicamente de las personas individuales y/o jurídicas invitadas directamente para participar en el presente evento. 2.2 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN Periodo para adquirir los DOCUMENTOS DEL CASO DE EXCEPCIÓN. -5- FECHA A partir de su publicación en GUATECOMPRAS, hasta el 24 de julio de 2014.

6 Lugar, dirección, fecha y hora para inducción a OFERENTES sobre la preparación de ofertas Periodo para solicitudes de aclaraciones sobre los DOCUMENTOS DEL CASO DE EXCEPCIÓN Periodo para respuestas de aclaraciones sobre los DOCUMENTOS DEL CASO DE EXCEPCIÓN Lugar, dirección, fecha y hora para la recepción de OFERTAS Plazo para adjudicar, ubicado en la 7ª. Avenida zona 1, 3er. Piso, Oficinas Centrales del INSTITUTO, el día 21 de julio de 2014, a las 14:00 horas. A partir de la publicación de la convocatoria en GUATECOMPRAS, al menos tres (3) días hábiles antes de la fecha establecida para presentar OFERTAS. A más tardar dos (2) días hábiles antes de la fecha establecida para presentar OFERTAS., ubicado en la 7ª. Avenida zona 1, 3er. Piso, Oficinas Centrales del INSTITUTO, el 25 de julio de 2014, a las 10:00 horas (hora límite 10:30), transcurrido este tiempo la Comisión no recibirá ninguna OFERTA. Hasta 15 días hábiles contados a partir del día siguiente de la fecha de recepción de OFERTAS. La Comisión podrá solicitar en forma justificada a la AUTORIDAD ADMINISTRATIVA SUPERIOR, la ampliación del plazo, hasta un máximo de 10 días hábiles adicionales. 2.3 ANUNCIO Y ENTREGA DE DOCUMENTOS DEL CASO DE EXCEPCIÓN El Anuncio se publicará en GUATECOMPRAS y serán puestos a disposición de los interesados en GUATECOMPRAS y en la dirección de Internet del INSTITUTO. Los DOCUMENTOS DEL CASO DE EXCEPCIÓN para la contratación de Servicios Técnicos podrán obtenerse sin costo alguno a través de GUATECOMPRAS en la dirección consultando el número de operación GUATECOMPRAS (NOG) ACLARACIONES Y MODIFICACIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL CASO DE EXCEPCIÓN Los interesados que soliciten aclaraciones sobre los DOCUMENTOS DEL CASO DE EXCEPCIÓN deberán hacerlo a través de GUATECOMPRAS, dentro del periodo establecido en el numeral del cronograma de actividades. El INSTITUTO aclarará o emitirá MODIFICACIONES si correspondiera (Artículo 11 literales e), f) y g) de la Resolución No del Ministerio de Finanzas Públicas). El INSTITUTO, en el curso del presente proceso y antes de la recepción de OFERTAS podrá emitir las MODIFICACIONES a los DOCUMENTOS DEL CASO DE EXCEPCIÓN que crea convenientes, publicándolas en GUATECOMPRAS (Artículos 19 Bis de la LEY y 11 literal g) de la Resolución No del Ministerio de Finanzas Públicas). 2.5 ELABORACIÓN DE LA OFERTA Los OFERENTES deben realizar su propuesta de acuerdo a lo estipulado en estos DOCUMENTOS DEL CASO DE EXCEPCIÓN, en caso de discrepancia en el contenido de -6-

7 los mismos prevalecerán en el orden siguiente: DISPOSICIONES ESPECIALES, ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, ESPECIFICACIONES GENERALES y BASES (Artículo 5 del REGLAMENTO). Los OFERENTES deben presentar los documentos requeridos en original y copia, en sobres separados, identificadas con la palabra original y copia según corresponda. La copia será puesta a disposición de los OFERENTES para consulta (Artículo 19, inciso 4 de la LEY). La Propuesta Técnica, la Oferta Económica y demás requisitos que se solicitan en los presentes Documentos, deben presentarse en sobres cerrados y firmados Los sobres presentados deben ser rotulados con la información del OFERENTE, de conformidad a la etiqueta siguiente: SEÑORES COMISIÓN PROCESO DSC-ST-03/2014 INSTITUTO GUATEMALTECO DE SEGURIDAD SOCIAL SERVICIOS TÉCNICOS PARA ATENCIÓN DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN MASIVA, ORIENTADO AL MONITOREO DE INFORMACIÓN, COMENTARIOS, PUBLICACIONES, ACERCA DE TEMAS RELACIONADOS CON LAS FUNCIONES Y SERVICIOS DEL INSTITUTO GUATEMALTECO DE SEGURIDAD SOCIAL -IGSS- OFERTA PRESENTADA POR: (Nombre del Propietario de la Empresa Mercantil, Razón o Denominación Social) HORA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA: (La anotará la Comisión) La OFERTA deberá ser presentada de la forma siguiente: a) En idioma español. b) Los documentos contenidos en la OFERTA, deben ser legibles, no deben contener enmiendas, correcciones, borrones o raspaduras, excepto que estén debidamente salvadas, como lo establecen los Artículos 159 de la Ley del Organismo Judicial y 14 del Código de Notariado. Esta excepción no aplica para los requisitos fundamentales definidos en el numeral 2.8 de los presentes DOCUMENTOS DEL CASO DE EXCEPCIÓN. c) El seguro de caución de sostenimiento de OFERTA deberá ser entregado dentro de una bolsa de polietileno u otro material impermeable y transparente, que permita su resguardo y visualización, sin perforaciones, manchas, errores o correcciones. d) Con excepción del seguro de caución de sostenimiento de OFERTA, todos los folios deben estar numerados en la parte inferior derecha, firmados, con índice del contenido y ordenados de acuerdo a como se listan en el numeral 2.7 FORMA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA TÉCNICA, OFERTA ECONÓMICA. -7-

8 e) Cada OFERENTE, podrá presentar una sola OFERTA. El OFERENTE debe ofertar la totalidad de lo solicitado (Artículo 25 de la LEY). f) Los OFERENTES deben tomar en cuenta que los gastos en que incurran para la preparación y presentación de su OFERTA, serán a su exclusiva cuenta, razón por la cual el INSTITUTO no reconocerá suma alguna por este concepto, ni efectuará reembolsos de ninguna naturaleza. g) Los documentos que contiene la OFERTA no serán devueltos. h) La Comisión no aceptará OFERTAS presentadas por fax o enviadas por correo, ni presentadas extemporáneamente (Artículo 24 de la LEY). 2.6 ELABORACIÓN DEL FORMULARIO DE CONTRATACIÓN DE SERVICIOS TÉCNICOS Los OFERENTES deben presentar el Formulario de Contratación de Servicios Técnicos de acuerdo al ANEXO 6.1 de los presentes DOCUMENTOS DEL CASO DE EXCEPCIÓN, ingresando los datos que correspondan, el cual debe ser firmado por el propietario, representante legal o mandatario según el caso; asimismo, deben tomar en cuenta lo siguiente: a) De acuerdo a lo que establece el Artículo 25 de la LEY, en ningún caso se permitirá a un compareciente la representación de más de un OFERENTE. Quien actúe por sí no puede participar representando a un tercero. b) El precio total debe ser expresado en quetzales, en números, con dos decimales y expresado en letras. En el precio total en letras, los decimales podrán ser consignados en números. El OFERENTE debe revisar que el resultado de las operaciones matemáticas, sea el correcto y que coincida lo expresado en números y letras para evitar que la Comisión rechace la OFERTA (Artículo 6 de la LEY). c) De acuerdo a lo que establece el Artículo 10 del Decreto del Congreso de la República de Guatemala, el precio ofertado debe incluir el Impuesto al Valor Agregado -IVA-. d) El OFERENTE debe considerar en el precio ofertado, todos los costos en que incurra el OBJETO del presente proceso, de acuerdo a lo establecido en estos DOCUMENTOS DEL CASO DE EXCEPCIÓN. 2.7 FORMA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA TÉCNICA, OFERTA ECONÓMICA DOCUMENTOS QUE DEBERÁ CONTENER LA OFERTA ECONÓMICA: a) Formulario de contratación de servicios técnicos, de acuerdo al ANEXO 6.1, con todos los datos que se solicitan, firmado por el propietario, representante legal o mandatario y de conformidad a lo que se establece en el numeral 2.6 de los presentes DOCUMENTOS DEL CASO DE EXCEPCIÓN. b) Seguro de Caución de Sostenimiento de Oferta (Artículos 3 literal b), 106 y 109 del Decreto número del Congreso de la República), de acuerdo a lo que se -8-

9 establece en el numeral de los presentes DOCUMENTOS DEL CASO DE EXCEPCIÓN DOCUMENTOS QUE DEBERÁ CONTENER LA PROPUESTA TÉCNICA: a) Formulario de identificación del OFERENTE, de acuerdo al ANEXO 6.3 de los presentes DOCUMENTOS. b) Declaración Jurada reciente contenida en Acta Notarial, en donde conste lo siguiente: I. Que el OFERENTE no es deudor moroso del Estado ni de las entidades a las que se refiere el Artículo 1 de la Ley de Contrataciones del Estado. II. Si el OFERENTE es persona individual: Que el propietario de la Empresa Mercantil o en su caso el mandatario, no está comprendido en ninguna de las prohibiciones que establece el Artículo 80 de la Ley de Contrataciones del Estado. Si el OFERENTE es persona jurídica: Que el representante legal o en su caso el mandatario, la sociedad mercantil, sus accionistas, directivos o socios, no están comprendidos en ninguna de las prohibiciones que establece el Artículo 80 de la Ley de Contrataciones del Estado. III. IV. Que leyó, estudió, aceptó y se somete expresamente a cada una de las condiciones, requisitos y demás estipulaciones establecidas y exigidas en los DOCUMENTOS DEL CASO DE EXCEPCIÓN número DSC-ST-03/2014, aclaraciones y MODIFICACIONES. Que no existe conflicto de interés entre (nombre del OFERENTE) y el Banco que acredite la titularidad de sus cuentas bancarias (el nombre del banco debe coincidir con la entidad bancaria que emita la certificación solicitada en la literal h) del numeral de las Bases). V. Que toda la información y documentos anexos proporcionados por el oferente al Registro de Proveedores adscrito al Ministerio de Finanzas Públicas está actualizado y es de fácil acceso. VI. Que se compromete a cumplir con el OBJETO del presente proceso, que la presentación de esta OFERTA no implica derecho alguno para la adjudicación de lo requerido y que la Comisión está en su derecho de rechazarla de no convenir a los intereses del INSTITUTO, así como que garantiza la veracidad y exactitud de toda la información proporcionada. c) Original de la solvencia de pagos de contribuciones patronales y de trabajadores, extendida por el INSTITUTO a nombre del OFERENTE, al mes de mayo de 2014, la cual debe ser solicitada por escrito, por el propietario, representante legal o mandatario para el evento que participa, al Departamento de Recaudación, en la ventanilla ubicada en el Centro de Atención al Afiliado -CATAFI-, 1er. nivel de las Oficinas Centrales del INSTITUTO. La Comisión podrá verificar la autenticidad de dicha -9-

10 solvencia. d) Original o fotocopia legalizada de la constancia otorgada por el Departamento de Recaudación, para el caso que el OFERENTE no esté afecto al Seguro Social. Para obtener dicho documento, deberá presentar solicitud por escrito al Departamento de Recaudación, firmada por el propietario, representante legal o mandatario, indicando nombre del patrono (nombre del propietario de la empresa o denominación social), número de evento en el que va a participar, fecha del evento y la dirección exacta. La Comisión podrá verificar la autenticidad de dicha constancia. e) Fotocopia legalizada legible de los documentos siguientes: I. Si el OFERENTE es persona individual: Patente de comercio de empresa que indique el giro comercial afín al OBJETO. Documento Personal de Identificación (DPI) del propietario o mandatario. Testimonio de la Escritura Pública de Mandato, si fuera el caso, debidamente inscrito en los registros correspondientes. II. Si el OFERENTE es persona jurídica: Testimonio de la escritura pública de constitución de la sociedad y sus modificaciones si las hubiere, debidamente inscritas en el Registro Mercantil. Documento que acredite el nombramiento vigente del representante legal o mandatario debidamente inscrito en los registros correspondientes. Documento Personal de Identificación (DPI) del representante legal o mandatario. Patente de comercio de sociedad que indique el giro comercial afín al OBJETO. Patente de comercio de empresa. En caso de los extranjeros adjuntar fotocopia legalizada de pasaporte completo vigente. III. Si está afecto al régimen de Seguridad Social, deberá presentar recibo de pago de cuotas de patronos y de trabajadores, correspondiente al mes de mayo de 2014, acompañado del formulario de la planilla de Seguridad Social respectiva; si el pago es efectuado vía electrónica, deberá presentarse tal y como lo genera el sistema. IV. Constancias extendidas por Instituciones del Estado, entidades centralizadas o descentralizadas, autónomas, privadas, nacionales o extranjeras con las que hubiese celebrado contratos de Servicios con características iguales o superiores al OBJETO, en las que indiquen claramente haber cumplido con calidad, en los plazos y condiciones contractuales, los servicios prestados con dichas Instituciones. f) Original de la constancia de Inscripción en el Registro de Proveedores de GUATECOMPRAS, tal y como la genera el sistema, debidamente firmada, en la cual indique que el OFERENTE se encuentra habilitado. -10-

11 g) Fotocopia simple de la constancia de inscripción al Registro Tributario Unificado (RTU) extendida por la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT), y su última actualización. h) Certificación Bancaria que acredite la titularidad de las cuentas y operaciones bancarias que posee. Para el efecto deberá contener la información siguiente: 1. Identificación del cuentahabiente; 2. Tipo de cuentas que posee en la entidad bancaria; 3. Promedio de cifras antes del punto decimal de los saldos que posee; 4. Tiempo de manejo de la cuenta; 5. Clase de cuentahabientes; 6. Determinación si posee créditos; 7. Saldo del deudor; y 8. Clasificación o categoría del deudor de conformidad con la normativa correspondiente. El Ministerio de Finanzas Públicas a través de la Dirección de Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado emitirá el formato respectivo que contiene la información detallada. i) Presentar detalle de cumplimiento a cada aspecto de las Especificaciones Técnicas. En caso que no se especifique si es fotocopia simple o legalizada de algún documento de respaldo, deberá ser presentado como fotocopia legible legalizada. 2.8 REQUISITOS FUNDAMENTALES Los requisitos que se detallan en las literales a) y b), del numeral 2.7.1, se consideran fundamentales y su no inclusión o la presentación de los mismos sin la totalidad de la información y formalidades requeridas, dará lugar a que la Comisión, de acuerdo a lo dispuesto en el Artículo 30 de la LEY, rechace la OFERTA, sin responsabilidad alguna de su parte. En el Artículo 2 del Acuerdo del Ministerio de Finanzas Públicas, se establece lo siguiente: En cualquier fase del procedimiento de contratación pública en la que el funcionario o empleado público responsable tenga duda razonable de la veracidad de los documentos o declaraciones presentadas por el oferente o adjudicatario, deberá requerir a éste por escrito, la información y constancias que permitan disipar la duda en un plazo que no exceda de dos días hábiles de conocido el hecho, la cual deberá anexarse al expediente respectivo. Para el efecto, la autoridad concederá al oferente o adjudicatario, audiencia por dos días hábiles y resolverá dentro de un plazo similar. En caso el oferente o adjudicatario no proporcione la información y constancias requeridas o persista la duda, el funcionario o empleado público responsable de la etapa en que se encuentre el proceso de compra o contratación, resolverá: a. Rechazar la oferta; ó b. Improbar lo actuado. -11-

12 En los casos arriba señalados se deberá denunciar el hecho ante el Ministerio Público, sin perjuicio de las demás responsabilidades administrativas o sanciones que le fueran aplicables, debiendo ser inhabilitado en el Sistema GUATECOMPRAS para ser proveedor del Estado, cuando proceda, bajo la responsabilidad de la Autoridad Superior de la entidad que promueve el proceso de contratación. 2.9 REQUISITOS NO FUNDAMENTALES Los requisitos que se solicitan en el numeral se consideran no fundamentales, los cuales podrán satisfacerse en la propia OFERTA o dentro del plazo común que fije la Comisión. De no cumplir con la presentación de los mismos en el plazo indicado por la Comisión o si fueron presentados sin la totalidad de información y formalidades requeridas, la OFERTA será rechazada (Artículo 30 de la LEY) DOCUMENTOS NOTARIALES Las actas notariales y las actas de legalización de documentos, deberán cumplir con los requisitos establecidos en el Código de Notariado DOCUMENTOS PROVENIENTES DEL EXTRANJERO En todos los casos, cuando se trate de documentos provenientes del extranjero debe cumplirse con lo que establecen los Artículos 37 y 38 de la Ley del Organismo Judicial PRESENTACIÓN Y RECEPCIÓN DE OFERTAS Las OFERTAS deberán ser presentadas ante la COMISIÓN, en el lugar, dirección, fecha y hora establecidos en el numeral del cronograma de actividades. La COMISIÓN extenderá una constancia de la recepción de la OFERTA MOTIVOS PARA RECHAZAR OFERTAS Previo a la calificación de las OFERTAS, la COMISIÓN analizará el cumplimiento de los requisitos exigidos, pudiendo sin responsabilidad de su parte, rechazarlas por las causas siguientes: a) Si falta cualquiera de los requisitos fundamentales indicados en el numeral 2.8 o si los mismos no se ajustan a las formalidades requeridas, o si la COMISIÓN concedió plazo común para presentar los requisitos no fundamentales contemplados en el numeral 2.9 y éstos no hubieran sido presentados en dicho plazo o si fueron presentados sin la totalidad de la información y formalidades requeridas, dará lugar a que la COMISIÓN, rechace la OFERTA sin responsabilidad alguna de su parte (Artículo 30 de la LEY). b) Si no cumple a satisfacción con las ESPECIFICACIONES GENERALES, ESPECIFICACIONES TÉCNICAS y DISPOSICIONES ESPECIALES solicitadas para el OBJETO del presente proceso. c) Si el precio unitario o total no se ajusta a las condiciones establecidas en la literal b) del numeral 2.6 de los presentes DOCUMENTOS DEL CASO DE EXCEPCIÓN. d) Si los documentos presentados no son legibles o dan lugar a dudas o confusión al interpretarlos. -12-

13 e) Si los documentos presentados modifican o tergiversan lo estipulado por estos DOCUMENTOS DEL CASO DE EXCEPCIÓN. f) Si la calidad, el precio u otras condiciones ofrecidas, no convienen a los intereses del INSTITUTO. g) Si se determinara que hay colusión (Artículos 25 de la LEY y 11 de su REGLAMENTO). h) Si se dan los supuestos establecidos en el Artículo 2 del Acuerdo Ministerial número del Ministerio de Finanzas Públicas CALIFICACIÓN Las OFERTAS recibidas serán calificadas por la COMISIÓN de acuerdo a la LEY y su REGLAMENTO y a la metodología diseñada para el efecto, para determinar si las mismas cumplen con los requisitos solicitados en estos DOCUMENTOS DEL CASO DE EXCEPCIÓN. La COMISIÓN podrá solicitar aclaraciones a cualquier OFERENTE, lo cual no podrá modificar la OFERTA presentada (Artículo 27 de la LEY). La COMISIÓN calificará únicamente las OFERTAS que hayan cumplido con todos los requisitos solicitados o que no hayan sido rechazadas por las circunstancias que se establecen en el numeral anterior, para lo cual utilizará la metodología siguiente: a) Revisión del cumplimiento de la PROPUESTA TÉCNICA o requisitos no fundamentales y otro tipo de información requerida. Si algún OFERENTE no cumplió con la entrega de requisitos no fundamentales y otras informaciones o requisitos de forma, se anotará el nombre del OFERENTE y los requisitos no cumplidos, para elaborar oficio de Solicitud de aclaración, documentación complementaria o muestra, el que debe ser cumplido en el plazo que la COMISIÓN determine. Si transcurrido este plazo, los OFERENTES no cumplen con entregar la información solicitada, serán rechazadas las OFERTAS y continuará el proceso solamente con las OFERTAS que hubieren cumplido todos los requisitos. La solicitud efectuada debe ser publicada en GUATECOMPRAS con el título Solicitud de aclaración, documentación complementaria o muestra. En esta fase las Ofertas Económicas quedarán cerradas en custodia de la Comisión. b) Verificación del cumplimiento de la OFERTA ECONÓMICA o requisitos fundamentales de las OFERTAS que hubieren cumplido con la PROPUESTA TÉCNICA. Si el OFERENTE los cumple, pasará a determinar el cumplimiento de dichos requisitos en otra OFERTA y así sucesivamente hasta agotar todas las revisiones. Si el OFERENTE no cumple con algún requisito fundamental, se anotará el nombre del OFERENTE y el o los requisitos fundamentales no cumplidos, en el Acta de Calificación y Adjudicación de OFERTAS. c) Posteriormente, se utilizarán los criterios de calificación y su ponderación, para determinar el orden de calificación de los OFERENTES que hubieren cumplido con todos los requisitos, con el fin de seleccionar sucesivamente entre ellos a los calificados para prestar el servicio, descalificando a los que no estén capacitados para ello. -13-

14 CRITERIOS DE CALIFICACIÓN Y SU PONDERACIÓN Los criterios y la ponderación que la Comisión tomará en cuenta para la calificación de las OFERTAS en el presente proceso serán los siguientes (Artículo 28 de la LEY): a) Presentación de la OFERTA 30 puntos Se le asignarán treinta (30) puntos al OFERENTE que desde la presentación de su OFERTA cumpla a satisfacción con los documentos solicitados en el numeral 2.7 y si la OFERTA fue presentada en el orden establecido, cumpliendo con el cuadro siguiente: PRESENTACIÓN DE LA OFERTA SÍ NO Cumplió con todos los requisitos desde un inicio Presentó su OFERTA en el orden establecido TOTAL 15 puntos 5 puntos 15 puntos 5 puntos 30 puntos 10 puntos b) Capacidad y Experiencia 70 puntos Se calificará de acuerdo a la tabla siguiente, dependiendo de la cantidad de constancias que indiquen haber cumplido con cabalidad y satisfacción el servicio prestado tal y como se solicita en el numeral romano IV de la literal e) del numeral 2.7.2) DOCUMENTOS QUE DEBERÁ CONTENER LA PROPUESTA TÉCNICA de estos DOCUMENTOS DEL CASO DE EXCEPCIÓN: OFERENTE CANTIDAD DE CONSTANCIAS PUNTUACIÓN A De cinco (5) en adelante 70 Desde tres (3) hasta cuatro (4) 50 Desde una (1) hasta dos (2) 30 Con los punteos de la calificación de la presentación de la OFERTA y Capacidad y Experiencia, sumados para cada OFERENTE, se obtendrán los punteos totales, los cuales se consignarán en el cuadro de evaluación siguiente: OFERENTE A B PRESENTACIÓN DE LA OFERTA CAPACIDAD Y EXPERIENCIA TOTAL Seguidamente se abrirá la Oferta Económica de la persona individual o jurídica seleccionada en primer lugar, la que podrá ser aceptada si es razonable, pudiendo pedírsele al oferente las aclaraciones que sean necesarias para justificar su precio. En caso de que el precio no se considerara razonable, este oferente quedará definitivamente descartado y se abrirá la Oferta Económica del calificado en segundo lugar, continuándose el mismo procedimiento con los calificados, si fuere necesario, hasta seleccionar a la persona con la cual se contratará el servicio. -14-

15 2.15 ADJUDICACIÓN Dentro del plazo indicado en el numeral del cronograma de actividades o la prórroga autorizada, la Comisión adjudicará la contratación de los Servicios Técnicos de Auditoria en Seguridad Informática al participante que habiendo cumplido con los requisitos de las presentes bases y especificaciones técnicas requeridas, obtenga la mayor sumatoria de puntos de los criterios definidos como criterios de calificación, y el precio sea considerado razonable. La COMISIÓN realizará un análisis de la razonabilidad de los precios contenidos en las Ofertas Económicas, para lo cual someterá a consideración únicamente las presentadas por los participantes que hayan cumplido a cabalidad con todos los requisitos. Si a juicio de la COMISIÓN el precio ofertado o el cumplimiento de las ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, no se ajustare o no fuese conveniente a los intereses del INSTITUTO, la misma procederá a no adjudicar el proceso. En el Acta de Calificación y Adjudicación de OFERTAS se dejará constancia de lo siguiente: a) OFERTAS rechazadas y su razón (si fuera el caso). b) Identificación del servicio, cantidad y monto total adjudicado en números y letras. La notificación del Acta de Calificación y Adjudicación de Ofertas, conteniendo el cuadro de calificación de OFERTAS, se efectuará por vía electrónica a través de GUATECOMPRAS dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de la emisión (Artículos 33 y 35 de la LEY, 12 del REGLAMENTO y 11 literal k) de la Resolución No del Ministerio de Finanzas Públicas) APROBACIÓN DE LO ACTUADO POR LA COMISIÓN Publicada en GUATECOMPRAS la adjudicación y contestadas las inconformidades, si las hubiere, la COMISIÓN dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, remitirá el expediente a la AUTORIDAD SUPERIOR para que dentro de los cinco (5) días de recibido, apruebe o impruebe lo actuado por la COMISIÓN. La decisión de la AUTORIDAD SUPERIOR se notificará electrónicamente a través de GUATECOMPRAS dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de emisión del acto o resolución que corresponda (Artículos 35 y 36 de la LEY, 12 Bis del REGLAMENTO y 11 literal l) de la Resolución No del Ministerio de Finanzas Públicas) SUSCRIPCIÓN Y APROBACIÓN DEL CONTRATO El CONTRATO detallará todas las condiciones que regirán el OBJETO de la presente negociación y se elaborará con base a la LEY y su REGLAMENTO, a la OFERTA adjudicada, a las ESPECIFICACIONES GENERALES, ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, DISPOSICIONES ESPECIALES, y ANEXOS de estos DOCUMENTOS DEL CASO DE EXCEPCIÓN. La suscripción y aprobación del mismo se realizará dentro del plazo y formalidades establecidos en la LEY (Artículos 47 y 48 de la LEY y 26 del REGLAMENTO). -15-

16 El CONTRATO debe incluir la cláusula especial siguiente: CLÁUSULA RELATIVA AL COHECHO: Yo, el CONTRATISTA manifiesto que conozco las penas relativas al delito de cohecho así como las disposiciones contenidas en el Capítulo III del Título XIII del Decreto del Congreso de la República, Código Penal. Adicionalmente, conozco las normas jurídicas que facultan a la Autoridad Superior de la entidad afectada para aplicar las sanciones administrativas que pudieren corresponderme, incluyendo la inhabilitación en el Sistema Guatecompras (Artículo 3 del Acuerdo Ministerial No del Ministerio de Finanzas Públicas). Recibido el expediente que contiene la aprobación del CONTRATO por la Autoridad Respectiva, se procede a notificar: al CONTRATISTA, la Unidad o Dependencia solicitante del INSTITUTO y al Registro de Contratos de la Contraloría General de Cuentas. Notificado lo anterior se debe publicar en GUATECOMPRAS, el CONTRATO, la aprobación del CONTRATO, y el oficio que contiene la remisión de éste al Registro de Contratos de la Contraloría General de Cuentas, como plazo máximo al día hábil siguiente de la remisión al referido Registro (Artículo 11 literal n) de la Resolución del Ministerio de Finanzas Públicas) NOTIFICACIONES Las notificaciones que surjan del presente proceso serán efectuadas por vía electrónica a través de GUATECOMPRAS y deberán hacerse dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de emisión del acto o resolución que corresponda y surtirán sus efectos al día siguiente de su publicación en dicho sistema (Artículos 35 de la LEY y 17 de la Resolución No del Ministerio de Finanzas Públicas) GARANTÍAS SEGURO DE CAUCIÓN DE SOSTENIMIENTO DE OFERTA Formalizada mediante póliza extendida por una institución aseguradora debidamente autorizada para operar en la República de Guatemala (Artículos 64 y 69 de la LEY; 36 del REGLAMENTO; 3 literal b), 106 y 109 del Decreto número del Congreso de la República). Deberá tomarse en cuenta las consideraciones siguientes: a) Extendida a favor del INSTITUTO b) Debe garantizar a: Si es persona individual a nombre del propietario de la empresa. Si es persona jurídica a nombre de la razón o denominación social. c) Con vigencia de ciento veinte (120) días a partir de la fecha de recepción OFERTAS, sin embargo, con el adjudicatario, puede convenirse su prórroga. d) Constituida por una suma no menor del uno por ciento (1%) ni mayor del cinco por ciento (5%) del monto de la OFERTA. e) Se hará efectiva en cualquiera de los casos siguientes: Si el adjudicatario no sostiene su OFERTA. -16-

17 Si no concurre a suscribir el CONTRATO respectivo dentro del plazo legal correspondiente o si habiéndolo hecho no presenta el seguro de caución de cumplimiento dentro del plazo de quince (15) días siguientes a la firma del CONTRATO (Artículos 47 de la LEY y 36 del REGLAMENTO) SEGURO DE CAUCIÓN DE CUMPLIMIENTO Dentro de los quince (15) días siguientes a la suscripción del CONTRATO, el CONTRATISTA deberá presentar seguro de caución de cumplimiento de CONTRATO (Artículos 65 y 69 de la LEY; 36, 38 y 39 del REGLAMENTO; 3 literal b), 106 y 109 del Decreto número del Congreso de la República) Este seguro de caución tendrá las características siguientes: a) Formalizada mediante póliza extendida a favor del INSTITUTO, por una institución aseguradora debidamente autorizada para operar en la República de Guatemala. b) Constituida por una suma equivalente al diez por ciento (10%) del monto del CONTRATO. c) Estará vigente a partir de la fecha de suscripción del CONTRATO, hasta que el INSTITUTO extienda la constancia de haber recibido a satisfacción los servicios prestados. Se hará efectiva si el CONTRATISTA incumple, con alguna de las condiciones establecidas en los presentes DOCUMENTOS DEL CASO DE EXCEPCIÓN o en el CONTRATO o si los servicios prestados no fuesen los adjudicados PLAZO CONTRACTUAL El plazo contractual será de ocho meses, a partir del día hábil siguiente de la notificación de la resolución de aprobación del CONTRATO (Artículo 78 del REGLAMENTO) SANCIONES El incumplimiento a las condiciones estipuladas en el CONTRATO o en los presentes DOCUMENTOS DEL CASO DE EXCEPCIÓN, estará sujeto a las sanciones que establecen la LEY y su REGLAMENTO LUGAR PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO TÉCNICO El OFERENTE que resulte adjudicado, deberá prestar el OBJETO del presente proceso, cumpliendo con las ESPECIFICACIONES GENERALES, ESPECIFICACIONES TÉCNICAS y DISPOSICIONES ESPECIALES requeridas en los presentes DOCUMENTOS DEL CASO DE EXCEPCIÓN FORMA DE PAGO El INSTITUTO pagará de forma mensual el OBJETO recibido dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha de la presentación de la factura correspondiente y demás documentación que se le requiera, por medio de depósito en cuenta monetaria del Banco de Desarrollo Rural, Sociedad Anónima, -BANRURAL-, que el CONTRATISTA haya registrado. El trámite de dicho pago estará a cargo de la Unidad o Dependencia solicitante, quien procederá de conformidad con la normativa del INSTITUTO. -17-

18 Cuando el CONTRATO continúe vigente durante varios ejercicios fiscales, la Unidad solicitante deberá asegurar las asignaciones presupuestarias correspondientes (Artículo 3 de la LEY). El INSTITUTO no se hará responsable de los servicios prestados cuando éstos no hayan sido debidamente requeridos. 3. ESPECIFICACIONES GENERALES El OFERENTE, deberá ofertar los servicios de acuerdo a su capacidad instalada, tomando en cuenta el recurso humano, equipo e infraestructura, según corresponda. 4. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS El OFERENTE deberá proporcionar toda la información técnica necesaria, de manera que permita evaluar objetivamente los servicios ofertados. Las ESPECIFICACIONES TÉCNICAS de los servicios a contratar, se encuentran contenidas en el ANEXO DISPOSICIONES ESPECIALES Los participantes, previo a presentar sus Propuestas Técnicas y Ofertas Económicas, deberán examinar y estudiar cuidadosamente los Documentos del presente Evento. La presentación de la Propuesta Técnica y Oferta Económica será considerada como evidencia suficiente de que el participante tiene pleno conocimiento de todas las disposiciones legales que la afecten, así como de las disposiciones contenidas en las presentes bases, sin necesidad de declaración expresa. Las ESPECIFICACIONES TÉCNICAS del servicio ofertado, deberán ser iguales o superiores a las requeridas. 5.1 RESPONSABILIDADES El CONTRATISTA deberá responder por escrito a toda solicitud, informe o documentos requeridos por Autoridad del INSTITUTO, relacionado con la prestación del OBJETO de la presente negociación. 6. ANEXOS 6.1 Formulario de contratación de servicios técnicos 6.2 Especificaciones técnicas 6.3 Formulario de identificación del oferente -18-

19 6.1 FORMULARIO DE CONTRATACIÓN DE SERVICIOS TÉCNICOS PROCESO DE CASO DE EXCEPCIÓN DSC-ST-03/2014 Servicios técnicos para atención de Medios de Comunicación masiva, orientado al monitoreo de información, comentarios, publicaciones, acerca de temas relacionados con las funciones y servicios del Detalle 1 Servicios técnicos para atención de Medios de Comunicación masiva, orientado al monitoreo de información, comentarios, publicaciones, acerca de temas relacionados con las funciones y servicios del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social -IGSS- Precio Total (Q) 2 Q 0.00 Precio total en Quetzales en letras 3 : De acuerdo con lo que establece el artículo 10 del decreto del Congreso de la República de Guatemala, los precios unitarios y totales ofertados incluyen el Impuesto al Valor Agregado -IVA-. Persona Individual 4 Nombre del Propietario: Nombre de la Empresa Mercantil: Persona Jurídica 5 Nombre del Representante Legal o Mandatario: Razón o Denominación Social: Firma del propietario, representante legal o mandatario 6-19-

20 Instrucciones para el llenado del Formulario de Contratación de Servicios Técnicos: A efecto que el Formulario de Contratación de Servicios Técnicos no sea modificado en su contenido y forma, deberá cumplirse con las siguientes observaciones para cada una de las casillas, según su numeración: Casilla No Instrucciones Es la Descripción del Renglón solicitante por lo cual NO DEBERÁ SER MODIFICADO. Se debe consignar el Precio Total al que asciende la prestación del servicio técnico solicitado; dicha cantidad deberá incluir el Impuesto al Valor Agregado -IVA- y consignada únicamente en números. Deberá consignarse en letras el Precio Total al que asciende la prestación del servicio técnico solicitado, Precio Total (Q) (Casilla No.2); los decimales pueden escribirse en números, sin consignar nuevamente la palabra Quetzales que ya está consignada. No debiendo agregar ninguna otra palabra. En caso de ser persona individual, se deberá indicar el nombre del propietario de la empresa y el Nombre de la Empresa Mercantil, respectivamente. En caso de ser persona jurídica, se deberá indicar el nombre del Representante Legal o Mandatario y la Razón o Denominación Social, respectivamente; no debe utilizarse abreviaturas. El propietario de la Empresa Mercantil, representante legal o mandatario, según sea el caso, deberá ÚNICAMENTE poner su firma en dicha casilla sin establecer su nombre ni estampar ningún tipo de sello. Cualquier modificación de forma o fondo del Formulario de Contratación de Servicios Técnicos será motivo para RECHAZAR la Oferta presentada, por lo que se deberá seguir las instrucciones anteriores al pie de la letra. -20-

21 6.2 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS TÉCNICOS PARA ATENCIÓN DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN MASIVA, ORIENTADO AL MONITOREO DE INFORMACIÓN, COMENTARIOS, PUBLICACIONES, ACERCA DE TEMAS RELACIONADOS CON LAS FUNCIONES Y SERVICIOS DEL INSTITUTO GUATEMALTECO DE SEGURIDAD SOCIAL (IGSS). Justificación El Instituto Guatemalteco de Seguridad Social (IGSS), con la finalidad de garantizar la idoneidad de su imagen y servicios ante los afiliados, derechohabientes, patronos y población en general, requiere del monitoreo constante en medios de comunicación masiva, comentarios y publicaciones ya que esto influye en el fortalecimiento o debilitamiento de las instituciones. Especificaciones 1. Monitoreo en Facebook, Twitter, Linkedin, Instagram y Youtube, de toda la información y comentarios que se refieran a la Institución y sus altas autoridades. 2. Trasladar la información al personal designado por la Subgerencia Administrativa para la respectiva evaluación y respuesta oficial. 3. Replicar la respuesta oficial en las Redes Sociales establecidas. 4. Fortalecer comentarios positivos externos. 5. Presentar diariamente estadísticas que reflejen la cantidad de publicaciones de cuentas oficiales de medios de comunicación masiva y de sus periodistas, reporteros y columnistas. 6. Presentar diariamente estadísticas que reflejen la cantidad de publicaciones de cuentas de personas individuales o jurídicas. 7. Presentar semanalmente informes preliminares con estadísticas de publicaciones y respuestas de la Institución. 8. Presentar mensualmente un informe cuantitativo y cualitativo con desglose de los temas más frecuentes. 9. Reportar de forma inmediata todo las publicaciones con énfasis en situaciones del uso inadecuado de la información institucional y comentarios malintencionados. 10. Los servicios deben estar activos las 24 horas del día, los 365 días del año o del tiempo de duración del contrato. 11. El servicio se prestará con personal, equipo, mobiliario y en las instalaciones del proveedor a contratar. 12. Los informes presentados por el proveedor deben reflejar toda la información obtenida, de forma fidedigna, veraz y objetiva. -21-

22 Análisis de funcionamiento del Sitio Web Institucional 1. Verificación de links rotos. 2. Verificación de links mal dirigidos. 3. Verificación de funcionamiento de formularios. 4. Medición del tiempo de respuesta en cada página. 5. Verificación de la intuitividad del sitio. 6. Verificación de la usabilidad de la interfaz. (UI) 7. Verificación de la actualización constante del contenido relacionado con noticias y requisitos. 8. Verificación de descargas en el sitio. 9. Presentar al Instituto alertas inmediatas. 10. Presentar un informe preliminar en la quincena. 11. Presentar un informe final cada fin de mes, durante el tiempo que dure la contratación. 12. Presentar recomendaciones y observaciones acerca de su análisis, para la toma de decisiones de las autoridades del Instituto. Optimización de motores de búsqueda 1. Evitar enlaces rotos y asegurarse de que se encuentren actualizados. 2. Organizar los enlaces internos, dirigidos a las páginas más importantes. 3. Incluir mensajes de JavaScript también en HTML. 4. Utilizar URL cortas y sin caracteres especiales. 5. Evaluar constantemente rendimiento de palabras clave. Marketing de Contenidos 1. Identificar y definir el perfil de público objetivo. 2. Establecer los objetivos de la estrategia de contenido. 3. Definir responsabilidades y asignar recursos internos y/o externos para la implementación del plan de contenidos. 4. Implementar herramientas para distribuir, gestionar contenido y poder monitorear las reacciones. Disposiciones especiales: 1. El proveedor deberá garantizar al Instituto fidelidad y confidencialidad de la información utilizada para el monitoreo. 2. El proveedor deberá demostrar la experiencia empresarial y experiencia técnica de su personal en trabajos similares. 3. El proveedor deberá respetar la estructura de forma y fondo que la Institución le provea en los mensajes a replicar. -22-

23 6.3 FORMULARIO DE IDENTIFICACIÓN DEL OFERENTE Datos del OFERENTE: Nombre del Propietario: Persona Individual Nombre de la Empresa Mercantil: Persona Jurídica Nombre del Representante Legal o Mandatario: Razón o Denominación Social: Dirección: Teléfono(s) del OFERENTE: Teléfono(s) móvil(es): Fax: Correo electrónico: Número de Identificación Tributaria, -NIT-: Firma del propietario, Representante Legal o Mandatario Nombre del propietario, Representante Legal o Mandatario -23-