SUPERINTENDENCIA DE INSOLVENCIA Y REEMPRENDIMIENTO FICHA DE PERFIL DE CARGOS

Transcripción

1 I. IDENTIFICACION DEL CARGO NOMBRE DEL CARGO : Encargado/a de Archivo Único INSTITUCION : Superintendencia de Insolvencia y Reemprendimiento JEFE DIRECTO : Jefe/a o Encargado/a Subdepartamento de Servicios Generales RENTA O GRADO : 14 o superior AREA/DEPTO./UNIDAD : Subdepartamento de Servicios Generales LUGAR DE DESEMPEÑO : Superintendencia de Insolvencia y Reemprendimiento II. REQUISITOS LEGALES DEL CARGO Artículo 12º del Estatuto Administrativo. D.F.L N. 2 de 2014 del Ministerio de Economía, Fomento y Turismo. III. OTROS ASPECTOS A CONSIDERAR Educación y Experiencia: 1. Requisitos del grado según D.F.L. N. 2 del Ministerio de Economía, Fomento y Turismo: Título profesional de una carrera de, a lo menos, 8 semestres de duración otorgado por una universidad o instituto profesional del Estado o reconocido por éste o aquellos reconocidos, revalidados o convalidados en Chile de acuerdo a la legislación vigente y acreditar una experiencia laboral no inferior a dos años en el sector público o privado. Formación: 1. Título de bibliotecólogo. 2. Cursos de perfeccionamiento atingentes al área de la bibliotecología. IV. OBJETIVOS DEL CARGO Asegurar el ordenamiento, registro y control del archivo único, manteniéndolo y actualizándolo a través de los medios que dispone, para facilitar las funciones propias institucionales. V. PRINCIPALES FUNCIONES - Proponer y desarrollar mejoras a los procesos de documentación y archivos. - Realizar el ordenamiento y conservación de la documentación de acuerdo a las normas legales y reglamentarias. - Coordinar con las distintas instancias las solicitudes de búsqueda y despacho de la documentación que se encuentra e archivo. - Desarrollar procedimientos de registros ya sea en papel o formato electrónico de la documentación a su cargo. - Formular iniciativas o propuestas de mejoramiento a los procesos de trabajo en los que interviene. - Evaluar permanentemente los procedimientos de recepción y mantención de documentos. - Revisar la pertinencia de las solicitudes de eliminación de archivos y confección de las Actas de Eliminación en conjunto con el Jefe/a o Encargado/a del Subdepartamento de Servicios Generales. Coordinando y controlando todo el proceso de eliminación con la contraparte. - Administrar el archivo de documentación histórica y en tránsito. - Cumplir las demás funciones que le asigne la jefatura en el ámbito de sus competencias. VI. CARACTERISTICAS DEL ENTORNO 1. Equipo de Trabajo: Está constituido según organigrama; por personales, administrativos y auxiliares. 2. Superior Directo: Jefe/a o Encargado/a Subdepartamento de Servicios Generales. 3. Cliente Interno: Todos los funcionarios/as de la Superintendencia de Insolvencia y Reemprendimiento. 4. Cliente Externo: Toda la comunidad, tribunales y servicios públicos. 5. Condificiones Físicas: El cargo se desarrolla en dependencias de la Superintendencia de Insolvencia y Reemprendimiento. 6. Entorno Externo: Ministerio de Economía, Fomento y Turismo y servicios relacionados y dependientes, otros servicios estatales, entes fiscalizados. VII. COMPETENCIAS a. Competencias Transversales 1. Orientación al cliente. 1

2 2. Trabajo en equipo. 3. Probidad. 4. Capacidad para comunicarse en forma oral y escrita. 5. Planificación. 6. Manejo de tecnologías de información y comunicación. 7. Iniciativa. 8. Compromiso con la organización. b. Competencias Específicas 1. Conocimientos Norma ISO 9001: Conocimientos Ley N Manejo de gestión documental. 4. Conocimientos de la normativa vigente que rige la gestión documental. Orientación al cliente. Definición: Identificar y satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes internos o externos. Implica la disposición a servir a los clientes, de un modo efectivo, cordial y empático. - Identifica claramente a los clientes internos y/o externos. - Responde oportunamente a las peticiones de sus clientes. - Brinda una atención cordial y efectiva al cliente. - Escucha a sus clientes y busca soluciones satisfactorias a sus requerimientos. Trabajo en equipo. Definición: Colaborar con otros, compartiendo conocimientos, esfuerzos y recursos, en pos de objetivos comunes. Implica alinear los propios esfuerzos y actividades con los objetivos del equipo o grupo de trabajo. - Conoce los objetivos de su equipo de trabajo. - Expresa satisfacción y entusiasmo al realizar tareas en colaboración con otros. - Colabora activamente con sus compañeros, ofreciéndoles ayuda cuando éstos lo necesitan. - Subordina intereses propios en beneficio de las tareas y objetivos del equipo. Probidad. Definición: Actuar de modo honesto, leal e intachable. Implica subordinar el interés particular al interés general o bien común. - En el desempeño de sus funciones, antepone el bien común a sus intereses personales. - Mantiene su lealtad al servicio en que se desempeña. - Actúa honestamente, logrando ganarse la confianza de sus compañeros. - Respeta cabalmente los reglamentos de la Institución. Capacidad para comunicarse en forma oral y escrita. Definición: Capacidad de comunicarse asertiva y empáticamente, expresar conceptos e ideas en forma efectiva, exponer aspectos positivos. - Capacidad de comunicar por escrito u oral con precisión y claridad. - Capacidad para transmitir información asegurando la correcta comprensión. - Capacidad de escuchar al otro y comprenderlo. Planificación. 2

3 Definición: Habilidad para diseñar estrategias que aseguren el logro de metas, dando una distribución eficiente a los recursos asignados, en concordancia con los lineamientos institucionales. - Plantear objetivos específicos, medibles, entendibles y realizables. - Distribuir equitativamente los recursos asignados a la planificación definida. - Realizar seguimiento y control de actividades. Manejo de tecnologías de información y comunicación. Definición: Operar las herramientas tecnológicas y de comunicación requeridas para el desempeño de sus funciones. Implica el interés por conocer y utilizar de modo regular y eficiente los programas, aplicaciones y sistemas adoptados por la Institución o área funcional. - Utiliza procesador de texto. - Utiliza Intranet e Internet. - Se comunica a través de correo electrónico. - Destina tiempo para capacitarse en el uso de aquellas tecnologías que no maneja. Iniciativa. Definición: Habilidad de formular y/o iniciar una acción con valor, comprometiéndose a su concreción y efectividad, proponiendo ideas, sugerencias y planes de trabajo en distintos ámbitos de la institución. - Plantear nuevas y mejores formas de ejecutar el trabajo. - Identificar oportunidades de mejora continua, anticipándose a los requerimientos de la gestión. - Aportar con nuevas ideas al equipo y a la organización. Compromiso con la organización. Definición: Respetar y asumir a cabalidad, la visión, misión, valores y objetivos de la Institución. Implica la disposición para asumir con responsabilidad los compromisos declarados por la organización, haciéndolos propios. - Conoce la visión, misión, valores y objetivos de la Institución. - Acepta las normas y procedimientos de la Institución, cumpliéndolas responsablemente. - Se esfuerza en mejorar continuamente su desempeño. - Es cuidadoso con su imagen personal, reconociendo que ésta afecta la imagen del Servicio Público. Conocimientos Norma ISO 9001:2008. Definición: Tener conocimiento de la Norma ISO 9001: Conocer la Norma ISO 9001:2008. Conocimientos Ley N Definición: Tener conocimientos de la Ley de Transparencia N sobre acceso a la información pública. - Conocer la Ley de Transparencia N sobre acceso a la información pública. Manejo de gestión documental. Definición: Administrar el flujo de documentos de toda la Superintendencia. - Permitir la recuperación de información desde ellos. - Determinar el tiempo que los documentos deben guardarse. - Eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía. 3

4 Conocimientos de la normativa vigente que rige la gestión documental. Definición: Tener conocimientos de la normativa vigente que rige para la gestión documental. - Resguardo y/o eliminación de la documentación que se encuentra en el archivo único, conforme a las disposiciones vigentes que rigen para la gestión documental. Nº de Revisión Fecha 00 25/04/2014 Primera versión. SINTESIS DE MODIFICACIONES Resumen de Modificaciones 4

5 LISTADO DE VISACIONES Funcionario Fecha Estado Ivonne del Carmen Serrano Pizarro 25/04/ :33 Enviado Nancy del Carmen Navarro Vergara 25/04/ :33 Aprobado Ivonne del Carmen Serrano Pizarro 30/04/ :03 Enviado Nancy del Carmen Navarro Vergara 30/04/ :03 Aprobado Gladys Leonor Aliaga Figueroa 30/04/ :22 Aprobado Julieta Florentina Cruz Figueroa 30/04/ :30 Aprobado Josefina Teresita Montenegro Araneda 30/04/ :39 Aprobado 5