Sistema de Encuestas Bibliotecario SEB

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1 Sistema de Encuestas Bibliotecario SEB Jaqueline Rodríguez García, José Bernardo Velasco Hernández Facultad de Ciencias de la Computación Benemérita Universidad Autónoma de Puebla (BUAP) RESUMEN El sistema bibliotecario de la BUAP cuenta con diez bibliotecas certificadas ISO , las cuales requieren aplicar la encuesta de Satisfacción de Usuarios, cada seis meses, para realizarlas se desarrolló el Sistema de Encuestas Bibliotecarias (SEB), se desarrollo con software libre, se ha utilizado desde abril de 2009 para ayudar a la toma de decisiones, para así mejorar el servicio bibliotecario. El sistema SEB se ejecuta en un ambiente Web, aplicando las encuestas simultáneamente ó de manera local. El sistema permite diseñar la encuesta en forma amigable, valida que la encuesta este completamente contestada, para así guardarla en la base de datos. Además de generar automáticamente los reportes gráficos de las estadísticas descriptivas por biblioteca y compararlas entre similares. Por último, la encuesta cuenta con una área para que el usuario externe sus comentarios. ANTECEDENTES El Sistema Bibliotecario de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla (BUAP), cuenta con un sistema de 60 bibliotecas distribuidas en los diferentes circuitos que conforman a la BUAP a lo largo del estado de Puebla, de las cuales 5 son Bibliotecas de Área, 15 Bibliotecas de Unidad Académica de Nivel Superior, 9 Bibliotecas de Unidad Académica Regional, 4 Bibliotecas de Institutos, 7 Bibliotecas de Posgrado, 8 Bibliotecas de Nivel Medio Superior, 3 Bibliotecas Especiales, 8 Salas de Lectura, 1 Biblioteca de Fondo Antiguo y 1 Unidad de Recursos Interactivos. Diez de estas bibliotecas se encuentran en estos momentos certificadas bajo la normativa ISO , actualmente se está trabajando en la certificación de otras 9 bibliotecas y la Unidad de Recursos Interactivos, por lo que se requiere que se asegure la calidad de los Servicios Bibliotecarios mediante la aplicación de una encuesta de 1

2 Satisfacción de Usuarios semestral, y analizar los datos para determinar las acciones a emplear y así mejorar el servicio del sistema bibliotecario de la BUAP. Antes de Abril de 2008, la encuesta era aplicada de forma impresa, es decir en papel, a usuarios que estan dentro de la biblioteca, posteriormente la información se captura y finalmente se realiza el análisis estadístico frecuencial univariado, en forma manual. Este proceso lleva varios meses y además se detectan los siguientes problemas: Los usuarios de las bibliotecas no contestan TODAS las preguntas del cuestionario por lo que las bases de datos quedan incompletas. Se cometen errores al capturar las encuestas, por lo que se tiene que verificar la información. En Abril de 2008 se aplico la primera encuesta electrónica 1, usando un sistema, que permite aplicar una encuesta electrónica mediante página Web, generando reportes gráficos de estadísticas descriptivas automáticamente de manera individual por biblioteca o de forma general, el inconveniente de este sistema, es que la encuesta es estática, es decir, no tiene la opción para diseñar la encuesta, generar o modificar el número de preguntas y respuestas, además de que solo se podía aplicar para una sola biblioteca a la vez. En Noviembre de 2008 se realizó la encuesta mediante la implementación de la tecnología de radio-receptores, la cual cuenta con una central de captura de datos a través de la recepción de señales por medio de radio-controles individuales, el receptor captura simultáneamente la información de 20 radios, la información que puede transmitir los radios solo son números. Los encuestados se concentran en un aula o salón en donde la encuesta se proyecta en una pantalla, después se les indica a los encuestados el rango de calificación para cada una de las preguntas y se espera un tiempo pertinente para la contestación, que consiste en señalar el número apuntando directo al receptor, este hace la captura, en bloques de 20 personas por cada receptor. Aunque esto agiliza la aplicación de la encuesta, se presentan los siguientes problemas: la unión de las bases de datos, por quedar divididos los bloques de datos, no se valida que cada usuario conteste completamente la encuesta, los análisis estadísticos descriptivos se reali- 2

3 zan manualmente, así como la captura de comentarios y sugerencias, por lo tanto el proceso para realizar el análisis estadístico descriptivo, requiere de más tiempo. Esto, motivó a desarrollar un sistema computacional que elimine los problemas anteriormente descritos y sobre todo buscar la manera de reducir considerablemente los tiempos desde la aplicación de la encuesta hasta la recepción de resultados por parte de los directivos, para así poder realizar las acciones correctivas de las diferentes problemáticas que se plantean en las bibliotecas, y así mismo satisfacer las necesidades de los usuarios. El Sistema de Encuestas Bibliotecarias tiene las siguientes características: Desarrollado con herramientas computacionales libres para evitar el pago de licencias. Generar la encuesta que se requiere y dar la posibilidad de modificarla. Permitir aplicarlo simultáneamente a diferentes usuarios, pero que la información se guarde en la base de datos de la biblioteca correspondiente. Permitir aplicarlo simultáneamente a diferentes bibliotecas, pero que la información se guarde en la base de datos de la biblioteca correspondiente. Notificar al usuario que le faltan contestar preguntas, y permitir guardarla en la base de datos sólo sí está completamente contestada. Dar un espacio de 800 caracteres para que el usuario escriba sus comentarios dirigidos a los directivos. Incluir en la encuesta la pregunta sobre el programa educativo del usuario. Realizar automáticamente el análisis estadístico descriptivo. Realizar automáticamente las gráficas por cada pregunta, por biblioteca. Realizar automáticamente la comparación grafica entre bibliotecas del mismo tipo. Generar automáticamente en.pdf los reportes para los directivos. Generar los archivos que contengan los comentarios de cada biblioteca. Facilitar al responsable de la aplicación de las encuestas, la administración del sistema. Tomar en cuenta la conectividad de la biblioteca a encuestar. 3

4 A continuación se presenta la descripción del sistema, como un ejemplo del sistema se presenta la encuesta de Satisfacción de Usuarios, que aplica la Dirección General de Bibliotecas de la BUAP, finalmente se presentan las conclusiones y bibliografía utilizada en este trabajo. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA El Sistema de Encuestas Bibliotecarias (SEB) se desarrolló con software libre, en lenguaje PHP 2 y MySQL 3. El sistema SEB se ha utilizado desde abril de 2009, lo que ha permitido reducir el tiempo en la captura y el análisis estadístico descriptivo univariado de los datos, de esta manera se ayuda a la toma de decisiones, por parte de los directivos, para mejorar el servicio bibliotecario de la BUAP. También, las bases de datos producidas por el sistema SEB le han permitido a la coordinación de Bibliometría 4, aplicar métodos estadísticos multivariados, con el objetivo de estudiar y analizar los datos de la encuesta de Satisfacción de Usuarios. El sistema SEB se ejecuta en un ambiente Web, lo que permite aplicar directamente la encuesta, de manera simultánea en las diferentes bibliotecas, que se encuentran en la Ciudad Universitaria de la BUAP, en alguna parte de la Ciudad de Puebla o en los Campus Regionales que se encuentran dentro del estado de Puebla. Debido a que se han tenido algunos inconvenientes en cuanto a conexión de internet, se vio la necesidad de instalar el sistema SEB de manera local, en una PC o computadora portátil, es decir; que el sistema puede ejecutarse también sin la necesidad de una conexión a internet. Otro mecanismo para aplicar las encuestas es mediante el correo electrónico, a través del correo electrónico se envía una invitación a los usuarios del servicio bibliotecario, con las indicaciones para ingresar a la página y contestar la encuesta. En el ejemplo de la figura 1, se observa que se tiene una página de internet explorer, con la dirección electrónica del sistema. 4

5 Figura 1. Dirección Electrónica del Sistema. Para el desarrollo del sistema SEB, se utilizó software libre, programando en el lenguaje PHP 5, que es un lenguaje de programación diseñado originalmente para la creación de páginas web dinámicas. Es usado principalmente en interpretación del lado del servidor, pero actualmente puede ser utilizado desde una interfaz de línea de comandos o en la creación de otros tipos de programas incluyendo aplicaciones con interfaz gráfica. Para el diseño, implementación y el manejo de la base de datos se utiliza MySQL 6, es un sistema de gestión de base de datos. Debido a que el software es multiplataforma, se puede utilizar sobre los Sistemas Operativos, Windows y Linux. En la figura 2, se observa la página Principal del sistema, en donde los administradores del sistema deben de realizar una validación para tener acceso, mediante un usuario y contraseña. 5

6 Figura 2. Página Principal del Sistema. SISTEMA SEB El sistema SEB cuenta con las siguientes herramientas: Administración del Sistema Bibliotecas Encuestas Reportes Mail A continuación se presenta una breve reseña del funcionamiento de las herramientas del sistema, observe la figura 3. 6

7 Administración del Sistema: Opción que permite dar de alta a los administradores del sistema, para que puedan realizar la administración de las bases de datos. Alta de Aplicador Baja de Aplicador Modificación de Aplicador Bibliotecas: con esta opción se realiza el registro de nuevas bibliotecas que se van abriendo en las facultades o Campus Regionales. Alta de Bibliotecas Baja de Bibliotecas Modificación de Bibliotecas Figura 3. Herramientas del sistema. Encuestas: esta herramienta realiza la Generación, Baja, Modificación, Aplicación y Duplicado de las encuestas, además permite monitorear por biblioteca, cuantas encuestas se han aplicado. En este módulo se exportan he importan los datos que se generan cuando no hay conexión de internet, y también muestra el formato de la encuesta. - Generar Encuestas - Baja de Encuestas - Modificaciones de Encuestas 7

8 - Aplicación de la Encuesta - Duplicado de Encuesta - Monitoreo de Encuestas - Exportar - Importar - Muestra el formato de la Encuesta EJEMPLO DE GENERACIÓN DE ENCUESTA En el ejemplo de la figura 4, se puede observar que al generar la encuesta se debe de asignar un nombre a la encuesta, así como el número de encuestas a aplicar y el encabezado o las instrucciones de la encuestas. Figura 4. Generación de la Encuesta. 8

9 Después se registran los reactivos o preguntas de la encuesta, al agregar las preguntas se realiza una validación, sí la información esta correcta para seguir con el proceso, observe las figuras 5 y 6. Figura 5. Registro de pregunta. Figura 6. Validación de la pregunta. Cuando la pregunta ha sido registrada, el proceso siguiente, es registrar otra pregunta o agregar incisos para la pregunta ya registrada, vea la figura 7. Figura 7. Validación para agregar incisos. Al registrar el inciso, se debe de asignar el número de respuesta, así como el tipo de respuesta, ya sea de texto o numérica, a continuación se realiza la asignación de las respuestas, que son los valores con los que se realizan las estadísticas y las etiquetas que el usuario visualiza en el formato, observe las figuras 8, 9 y 10. 9

10 Figura 8. Registro del Inciso. Figura 9. Número y tipo de respuestas. Figura 10. Asignación de valores a las respuestas 10

11 Al finalizar el registro de las respuestas, el sistema valida si se desea agregar otro inciso o seguir registrando preguntas, si es así, se repite el proceso, sino, el sistema le indica que la Captura a finalizado, observe las figuras 11 y 12. Figura 11. Validación para agregar otro inciso. Figura 12. Captura Finalizada. EJEMPLO DE ENCUESTA El diseño de la encuesta, le presenta una interfaz amigable al usuario de la biblioteca, en el ejemplo se puede observar al inicio de la encuesta, el nombre de la encuesta, así como el del a biblioteca y el listado de los programas educativos. Encuesta - AREAS MAR 2010, Biblioteca - DR. JOSÉ JOAQUÍN IZQUIERDO El encuestado primero debe de elegir, el programa educativo al que pertenecen, enseguida se proporcionan indicaciones a seguir para contestar la encuesta, en el ejemplo se tiene una encuesta con 6 reactivos, cada uno de ellos con diferentes incisos, vea las figuras 13, 14 y

12 Figura 13. Reactivo 1 con 6 incisos. Figura 14. Reactivo 2 con 5 incisos. 12

13 Figura 15. Reactivo 3 con 6 incisos, reactivo 4 y reactivo 5. Figura 16. Reactivos 6 y el área de Comentarios. 13

14 Además, la encuesta cuenta con un área para que el usuario externe sus observaciones o comentarios. Por último el sistema valida que la encuesta este completamente contestada para guardarla en la base de datos, como se aprecia en las figuras 16 y 17. Figura 17. Validación de la encuesta. EJEMPLO DE MONITOREO DE ENCUESTAS El sistema permite monitorear el número de encuestas aplicadas, cuantas encuestas faltan por aplicar, así como las que ya llegaron al máximo de encuestas aplicadas, observe la figura 18. Figura 18. Monitoreo de Encuestas. 14

15 Reportes: Los reportes son importantes, ya que por medio de estos se tiene un análisis estadístico descriptivo de los datos almacenados en una Base de Datos. El sistema SEB genera automáticamente los datos en excel o en reportes gráficos, permite de esta manera realizar una comparación de las estadísticas de manera individual por biblioteca o comparar de manera general a las bibliotecas del mismo tipo. Reporte por Biblioteca Reporte por Biblioteca en excel Reporte General Reporte Observaciones La figura 19, muestra los datos en excel, que se generan para una biblioteca. Figura 19. Reporte de datos en excel En la figura 20, se muestran las observaciones, comentarios y/o sugerencias que los usuarios expresan, al momento de contestar la encuesta. 15

16 Figura 20. Reporte de observaciones o comentarios en excel En el ejemplo de las figuras 21 y 22, se presentan reportes gráficos, para cada biblioteca, así como un grafico general que permite hacer un comparativo entre bibliotecas del mismo tipo. Figura 20. Reporte de gráfico individual por inciso y por biblioteca. 16

17 Figura 22. Comparación entre bibliotecas por inciso. Mail: Por medio de correo electrónico se envía una invitación a los usuarios de las bibliotecas para contestar la encuesta, la redacción del correo electrónico contiene la dirección de la página que tienen que visitar, así como una contraseña para cada usuario para poder acceder a la encuesta, también la fecha en la que se encontrará disponible. Después de contestar la encuesta, la contraseña caduca, de esta manera se valida que solo se puede contestar una sola vez. También se genera un reporte de las direcciones electrónicas, donde se indica que direcciones electrónicas ya contestaron la encuesta. Envío Mail Reporte Mails Enviados Como se puede apreciar en el ejemplo de la figura 23, se aprecia la redacción que se envía en el correo electrónico. 17

18 Figura 23. Mensaje por Correo Electrónico. Las direcciones de los correos electrónicos enviados, se reportan en un listado, indicando si han contestado o no, como se muestra en la figura 24. Figura 24. Reporte de mensajes electrónicos y status 18

19 CONCLUSIONES Se presentó un Sistema de Encuestas Bibliotecarias para la Dirección General de Bibliotecas de la BUAP, con herramientas computacionales libres que permiten automatizar el proceso de aplicación de encuestas de Satisfacción de Usuarios, además de generar también automáticamente los reportes estadísticos y gráficos de cada una de las bibliotecas, así como el reporte gráfico para la comparación entre bibliotecas del mismo tipo; todo esto se desarrolló en un ambiente gráfico amigable para facilitar la administración del Sistema. Esta herramienta le ha permitido a la Coordinación de Bibliometría, analizar las bases de datos de encuestas y generar la información pertinente, para que la Dirección General de Bibliotecas realice una mejora en el Servicio Bibliotecario. El sistema se ha probado en la aplicación de encuestas de diez bibliotecas del sistema bibliotecario de la BUAP, 920 usuarios cada semestre, Abril y Noviembre de En Abril de 2010, se aplicó la encuesta a 19 bibliotecas y a la Unidad de Recursos Interactivos, aproximadamente a 1750 usuarios, dentro de las instalaciones bibliotecarias, en tres semanas. En conclusión el sistema permite automatizar algunos procesos de la Coordinación de Bibliometría, así como reducir sustancialmente los tiempos de aplicación, análisis y generación de reportes. El sistema SEB, se adecuó para el Sistema Bibliotecario de la BUAP, pero es un Sistema Encuestador, que permite generar encuestas, no solo para las bibliotecas, puede ser usado para el sector público o privado, es una herramienta diseñada para recolectar cualquier tipo de información, creando encuestas con preguntas cerradas. AGRADECIEMIENTOS Agradecemos la Lic. María Guadalupe Romero Vázquez, Coordinadora del Bibliometría de la DGB-BUAP, que nos ha apoyado el estudio de casos del Sistema SEB; y en especial al Lic. Alfredo Avendaño Arenaza, Director General de Bibliotecas de la BUAP, que nos haya permitido participar, desde abril de 2008, en la aplicación de las encuestas de Satisfacción de Usuarios, esto ha permitido enriquecer el "Sistema de Encuestas Bibliotecarias de acuerdo a las necesidades reales de la Coordinación de Bibliometría. 19

20 REFERENCIAS [1] Sistema De Tiempo Real Con Base De Datos Dinámicas Díaz Romero Minerva Aidee, Sandoval Solis Ma. De Lourdes Teoría, Algoritmos Y Aplicaciones En Computación 2008,Pp [2] [3] [4] [5] [6] 20