DIRECTORIO. Dr. Carlos Guillermo Alvarado Cerezo Rector. Dr. Carlos Enrique Camey Rodas Secretario

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2 DIRECTORIO Dr. Carlos Guillermo Alvarado Cerezo Rector Dr. Carlos Enrique Camey Rodas Secretario Ing. Agr. Luis Alfredo Tobar Piril Coordinador General de Planificación Asesores Planificadores: Licda. Ana Rosa Batres Ing. Rene Villegas Arq. Omar Marroquín Lic. Erick Tejeda Arq. Liliam Santizo Lic. Marlene Alvarado Colaboración Licda. Carmen Cuevas Diseño y Diagramación

3 I. GENERALIDADES ÍNDICE 1. PRESENTACIÓN 2. MARCO CONCEPTUAL 3. JUSTIFICACIÓN 4. RELACIÓN POA-PRESUPUESTO 5. OBJETIVOS DEL INSTRUCTIVO 6. DIRECCIÓN Y COORDINACIÓN DEL POA II. 6.1 EL PROCESO DE ELABORACIÓN DE LA PROGRAMACION OPERATIVA ANUAL 6.2 ROL DE LA COORDINADORA GENERAL DE PLANIFICACION 6.3 QUIÉNES ELABORAN EL POA? 6.4 CRITERIOS PARA LA FORMULACION DEL PLAN OPERATIVO ANUAL 6.5 QUE DEBE HACER EL PLANIFICADOR DE UNA UNIDAD EJECUTORA? 6.6 CÓMO UTILIZAR EL MODULO ADMIN? 6.7 QUÉ DEBE HACER EL RESPONSABLE DE USUARIO POA-SUBPROGRAMA PRESUPUESTARIO? MARCO ESTRATÉGICO PARA LA ELABORACIÓN DE LOS PLANES OPERATIVOS PARA EL AÑO Misión de la Universidad de San Carlos de Guatemala 2. Escenario Futurible de la Universidad de San Carlos de Guatemala 3 III. FORMULACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL 2016 PARTES DEL PLAN OPERATIVO ANUAL PRIMERA PARTE: Marco Estratégico de la Unidad Académica o Administrativa. SEGUNDA PARTE: Programación Operativa 2016 IV. ENTREGA DEL PLAN OPERATIVO ANUAL 2016

4 INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL 2016 DE LA UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA I. GENERALIDADES 1. PRESENTACIÓN El fortalecimiento de la gestión administrativa y financiera de la Universidad de San Carlos de Guatemala USAC-, es imprescindible para el logro de los objetivos institucionales y el cumplimento de su mandato constitucional; por lo cual, es necesario profundizar los procedimientos destinados al diseño y elaboración de los planes operativos anuales -POAs- de las unidades académicas y de las unidades administrativas de la Universidad y que, adicionalmente, contribuya a hacer operativo hacia el año 2022 el Plan Estratégico de la Universidad de San Carlos de Guatemala 2022 (PEUSAC-2022), tomando en cuenta el Plan Académico de Desarrollo Estratégico, Gestión , presentado por el Doctor Carlos Guillermo Alvarado Cerezo, actual Rector de la Universidad.. 4 Para fortalecer la cultura de planificación en la Universidad de San Carlos de Guatemala, la Coordinadora General de Planificación CGP-, ha preparado el presente Instructivo, el cual tiene el objetivo de compatibilizar, conceptual y funcionalmente, los planes operativos anuales de todas las unidades ejecutoras de presupuesto de la Universidad. 2. MARCO CONCEPTUAL Los POA tienen como propósito fundamental orientar la ejecución de los objetivos institucionales; y propiciar pasos claros en objetivos y metas evaluables a corto plazo. El plan operativo es un programa concreto de acción de corto plazo, que emerge del plan de largo plazo, y contiene los elementos (estrategia, objetivo, meta y acción) que permiten la asignación de recursos humanos y materiales a las acciones que harán posible el cumplimiento de las metas y objetivos de la programación anual.

5 El desarrollo de la herramienta de POA, permitirá optimizar el uso de los recursos disponibles y el cumplimiento de objetivos y metas trazados; además de planificar ayudará a organizar y controlar el desarrollo de las actividades cotidianas, así como darle seguimiento y evaluación a la programación, coordinando los esfuerzos para el cumplimiento de la Misión y el Escenario Futurible que está contenido en el PE USAC JUSTIFICACIÓN La Universidad de San Carlos de Guatemala, convencida que fortaleciendo los procesos de planificación en las unidades académicas y administrativas, podrá dar cumplimiento a su compromiso constitucional de: En su carácter de única universidad estatal le corresponde con exclusividad dirigir, organizar y desarrollar la educación superior del Estado y la educación profesional universitaria estatal, así como la difusión de la cultura en todas sus manifestaciones. Promoverá por todos los medios a su alcance la investigación en todas las esferas del saber humano y cooperará al estudio y solución de los problemas nacionales. En noviembre de 2003 el CSU aprobó, como consta en el acta número de dicho organismo, el Plan Estratégico USAC-2022; en el que se establecen las Líneas Estratégicas sobre las cuales deben sustentarse los planes estratégicos, los planes de mediano plazo y los planes operativos anuales de las unidades académicas y administrativas. 5 La Coordinadora General de Planificación es el órgano de la USAC que conduce, dirige y coordina el proceso de elaboración de la programación operativa en la Universidad. El POA debe elaborarse por todas las Unidades Ejecutoras de la Universidad y sus dependencias, esta clasificación corresponde con la nomenclatura del Presupuesto General de la USAC. Debe tomarse en cuenta la apertura presupuestaria (techo presupuestario) para programar las actividades. Es importante que todo subprograma presupuestario cuente con un POA, lo cual deberá ser verificado y validado por el encargado de planificación de cada unidad ejecutora, o quien haga sus veces.

6 1. RELACIÓN POA-PRESUPUESTO El POA supone concretar lo planificado en función de las capacidades y la dotación real de recursos, incluidos los presupuestarios. En la mayoría de instituciones la gestión de presupuesto y programación operativa están a cargo de una sola dependencia. En el caso de la Universidad de San Carlos de Guatemala, por su organización administrativa, lo relativo al presupuesto compete a la Dirección General Financiera y la planificación universitaria compete a la Coordinadora General de Planificación. Concretamente El Departamento de Presupuesto es la dependencia administrativa de la Dirección General Financiera y su fin fundamental es la elaboración unitaria, programática y equilibrada del presupuesto de la universidad, así como la evaluación de la ejecución de ingresos y egresos. 1 La misión principal del departamento de presupuesto es elaborar, modificar, controlar y evaluar el presupuesto anual de la Universidad, rendir informes, orientar y asesorar a las autoridades universitarias y unidades ejecutoras, para el óptimo uso de los recursos. 2 Mientras que La Coordinadora General de Planificación es el órgano de la Universidad de San Carlos de Guatemala, que dirige y coordina la planificación universitaria. Es la encargada de atender los requerimientos del Consejo Superior Universitario y del Rector, en materia de planificación. A requerimiento del Rector, propone al Consejo Superior Universitario los lineamientos políticos y estratégicos para el logro de la mayor efectividad en el uso de los recursos en pro del desarrollo universitario. Asesora al Rector, Consejo Superior Universitario, unidades académicas y administrativas, en materia de planificación Tomado de la página web Consultada el 21 de enero de Tomado de la página web Consultada el 21 de enero de Artículo 5 del Reglamento del Sistema de Planificación de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

7 Ambas dependencias, hacen esfuerzos de coordinación para mejorar el uso de los recursos universitarios. De esa cuenta la Coordinadora General de Planificación, señala a quienes elaboran POA que el techo presupuestario es un parámetro para la planificación. Es decir, que la gestión de presupuesto es un proceso diferenciado de los procesos de programación, seguimiento y evaluación de lo planificado, los cuales se realizan a nivel de subprograma presupuestario (7 dígitos del código presupuestario). En el presente instructivo de planificación se incluye información importante, tal como la que indica que de conformidad con el numeral 1.1 de las Normas que Regulan la Elaboración y Ejecución del Presupuesto de la Universidad de San Carlos de Guatemala, aprobadas por el Consejo Superior Universitario en actas números: 41-90; 42-90; 44-90; y 29-95, y en forma supletoria, por el artículo 21 del Decreto Legislativo , Ley Orgánica de Presupuesto y el artículo 16 de su Reglamento, con el fin de que la elaboración de los planes operativos anuales de las distintas dependencias universitarias, tanto académicas como de la administración central, se hagan buscando la optimización del uso de los recursos. En las normas que regulan la elaboración y ejecución del presupuesto, publicadas por el Departamento de Presupuesto de la Dirección General Financiera, dice respecto a la estructura del presupuesto que éste debe responder como un instrumento operativo al Plan General de Desarrollo de la Universidad de San Carlos de Guatemala y los planes específicos de cada Unidad Ejecutora (numeral 1.1) y que como instrumento operativo de la planificación universitaria, debe contener acciones proyectadas para el cumplimiento de los fines y objetivos de la Institución 7 Es importante notar que el presupuesto, con base a lo antes citado, debe responder a la planificación de largo plazo y por ende a la programación operativa. Esto se remarca en el numeral 6.1 de las Normas que Regulan la Elaboración del Presupuesto, que indica respecto a la elaboración: 6.1. Los anteproyectos de presupuesto analítico presentados en los formularios que proporcione la Dirección General Financiera, deberán elaborarse con base en los planes,

8 programas, proyectos y actividades de las Unidades Ejecutoras. De igual manera la 6.2. Los anteproyectos de presupuesto deberán contener la información siguiente: Objetivos permanentes de la Unidad Ejecutora, metas globales que espera alcanzar, cuantificada y calendarizada cada una de ellas, así como las metas específicas de cada uno de los subprogramas, actividades o proyectos. Además debe tomarse en cuenta lo que establece la legislación nacional en lo que corresponda a la USAC, para ello se transcribe el artículo 21 de la Ley Orgánica del Presupuesto. Decreto No de fecha 16 de octubre de Artículo 21. Presentación de anteproyectos. Para los fines que establece esta ley, y con el objeto de integrar el presupuesto consolidado del sector público, los Organismos del Estado y sus entidades descentralizadas y autónomas, deberán presentar al Ministerio de Finanzas Públicas, en la forma y en el plazo que se fije en el reglamento, sus anteproyectos de presupuesto, adjuntando sus respectivos planes operativos. 1. OBJETIVOS DEL INSTRUCTIVO Orientar a los encargados de planificación de cada unidad ejecutora sobre la formulación y evaluación del plan operativo anual de la unidad bajo su cargo. Orientar al personal vinculado a la formulación de los planes operativos de las distintas dependencias, para la correcta utilización de la herramienta en línea. Mejorar la formulación de los objetivos y metas, así como, las actividades generales y específicas del plan operativo correspondiente al año 2016, en cada una de las unidades ejecutoras, para que sean congruentes con las Áreas y Ejes del Plan Estratégico USAC-2022, con las Políticas Generales.

9 3.1. de la Universidad de San Carlos de Guatemala, la Política Ambiental Universitaria, las Políticas de Atención a la Población con Discapacidad en la Universidad de San Carlos de Guatemala, así como las actividades cotidianas registradas en las llamadas líneas ordinarias (no ligadas directamente al PE-USAC 2022) Dar sustento a la definición de las actividades generales y específicas correspondientes, en congruencia con los recursos presupuestarios disponibles para el año DIRECCIÓN Y COORDINACIÓN DEL POA Conforme el Reglamento del Sistema de Planificación de la Universidad de San Carlos de Guatemala, la Coordinadora General de Planificación Es el órgano de la Universidad de San Carlos de Guatemala que dirige y coordina la planificación Universitaria Asesora al Rector, Consejo Superior Universitario, unidades académicas y administrativas, en materia de planificación. Artículo EL PROCESO DE ELABORACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN OPERATIVA ANUAL Será dirigido y coordinado por seis Asesores Planificadores de la CGP. Cada Asesor de la CGP tiene bajo su responsabilidad la conducción, asesoría y apoyo a un conjunto de unidades ejecutoras. La distribución del trabajo es la siguiente: Asesora Planificadora Licenciada Marlene Alvarado Atenderá los procesos de las siguientes unidades ejecutoras: Secretaría General Coordinadora de Información Pública Instituto Universitario de la Mujer Alberges Universitarios y Casa Santo Tomás Escuela Sup0erior de Arte División de Bienestar Estudiantil

10 6.1.2 Asesora Planificadora Licda. Ana Rosa Batres Atenderá los procesos de las siguientes unidades ejecutoras: Rectorado Asesoría Coordinadora General De Planificación Coordinadora General De Cooperación IPNUSAC Jardín Infantil Nodo Regional De Occidente Coordinadora De Estudios De Postgrado Escuela de Historia Escuela de Ciencias de la Comunicación Centro Universitario de Occidente Dirección General Financiera Dirección General de Extensión Universitaria Dirección General de Investigación Centro Universitario de Quiché Centro Universitario de San Marcos Asesor Planificador Arquitecto Omar Marroquín Atenderá los procesos de las siguientes unidades ejecutoras: Centro Universitario de Sololá Unidad USAC/BCIE Facultad de Arquitectura Centro Universitario del Sur Centro Universitario de El Progreso

11 Centro Universitario de Totonicapán Centro Universitario de Chimaltenango ITUGS Centro Universitario de Sur-Occidente Escuela de Ciencias Facultad de Odontología Facultad de Ciencias Jurídicas y Sociales Centro Universitario de Noroccidente Plan de Prestaciones Asesora Planificadora Arquitecta Liliam Santizo Atenderá los procesos de las siguientes unidades ejecutoras: CEUR Facultad de Ingeniería Dirección General de Administración Escuela de Trabajo Social División de Servicios Generales Dirección General de Docencia Asesor Planificador Licenciado Erick Tejeda Auditoría Dirección de Asuntos Jurídicos Facultad de Humanidades Facultad de Ciencias Médicas Escuela de Ciencias Psicológicas Facultad de Ciencias Económicas

12 6.1.6 Asesor Planificador Ing. René Villegas Atenderá los procesos de las siguientes unidades ejecutoras: Centro de Estudios del Mar y Acuicultura Centro Universitario de Baja Verapaz Centro Universitario de Izabal Centro Universitario de Jutiapa Centro Universitario de Oriente Centro Universitario de Petén Centro Universitario de Santa Rosa Centro Universitario del Norte Centro Universitario de Sur Oriente Escuela de Ciencia Política Escuela de Ciencias Lingüísticas Escuela de Formación de Profesores de Enseñanza Media Facultad de Agronomía Facultad de Ciencias Químicas y Farmacia Facultad de Medicina Veterinaria y Zootecnia Centro Universitario de Zacapa ROL DE LA COORDINADORA GENERAL DE PLANIFICACIÓN La Coordinadora General de Planificación, da inicio oficial a los procesos de elaboración de POA por medio de una comunicación escrita a la autoridad administrativa superior de cada unidad ejecutora. La conducción de los procesos de POA para el 2016, los asesores planificadores mencionados anteriormente, realizarán lo siguiente:

13 Mantener comunicación con cada uno de los planificadores de las unidades ejecutoras bajo su dirección y asesoría Crear la base de planificadores para ingresar al módulo admin en la herramienta en línea. Cuando haya cambio en la designación de planificador de una unidad ejecutora, la autoridad administrativa superior de dicha Unidad deberá informarlo al Asesor Planificador de la CGP correspondiente (según asignación mostrada anteriormente), para que mantengan actualizada dicha Base, para lo cual deberán proporcionar los datos siguientes o Nombre completo del planificador que cesa en sus funciones o Nombre completo de la persona que asume las funciones de planificador o Número de Registro de Personal del Nuevo Planificador o Dirección de correo electrónico o Número(s) de teléfono (s) (teléfono de la unidad y celular del planificador) Los asesores planificadores de la CGP velarán porque quienes planifican en las unidades ejecutoras bajo su cargo, asistan a los eventos de capacitación organizados por la Coordinadora, reciban las noticias y comunicaciones de la CGP, así como la facilitación de documentos. Los asesores planificadores de la CGP resolverán lo más pronto posible las dudas que le planteen los planificadores de la plataforma POA de las unidades que les corresponden. Los Asesores Planificadores darán seguimiento y harán monitoreo de los avances en los procesos (elaboración y evaluación) POA en cantidad y calidad. Los Asesores Planificadores después del 6 de abril de 2015, revisarán los formularios validados de POA 2016 de las unidades a su cargo. Si algún formulario no tuviera la calidad mínima aceptable, le enviará observaciones al usuario y al Planificador de la Unidad Ejecutora y le quitará el estatus de validado a dicho formulario. 13

14 4.3. QUIÉNES ELABORAN EL POA? La elaboración del POA, debe realizarse dentro de un proceso de interacción institucional interno, entre sus diferentes instancias orgánicas: Decanaturas (Direcciones de Escuelas), direcciones de escuela (coordinaciones de carreras), jefaturas / sub jefaturas, Directores Generales. Toda dependencia con recursos del presupuesto universitario debe contar con programación operativa anual. Cada responsable de dependencia, carrera, oficina, programa, que se asocia con un subprograma presupuestario, debe hacer su programación operativa. El planificador de la unidad ejecutora debe revisar que todos y cada uno de los subprogramas presupuestarios cuenten con POA CRITERIOS PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL El POA debe sustentarse en los grandes objetivos, metas, e indicadores institucionales. El POA se ajustará a las disposiciones legales y del Consejo Superior Universitario El POA se elaborará conforme a los lineamientos, plazos y directrices de la Coordinadora General de Planificación contenidos en este Instructivo El POA se registrará en la plataforma Web de la CGP a nivel institucional, en las páginas establecidas para el efecto. ( y El POA de cada unidad ejecutora debe ser validado por el responsable de la planificación en la respectiva unidad. La validación del POA por el planificador de cada unidad ejecutora será revalidado por un Asesor Planificador de la CGP. 14

15 4.5. QUÉ DEBE HACER EL PLANIFICADOR DE UNIDAD EJECUTORA? El encargado de planificación de cada unidad ejecutora tendrá acceso al módulo de administración del POA de su unidad, ingresando al sitio web Al seleccionar la opción de Ingresar Administración POA 2016, desplegara la pantalla donde se encuentra el acceso del usuario y de la clave correspondiente, el ingreso de estos dos datos dará acceso a la pantalla en la cual están las herramientas que le permiten cumplir con las funciones como planificador para la programación operativa anual. El responsable de la planificación en cada unidad ejecutora, tiene entre otras las responsabilidades que se listan a continuación, para lo cual contará con la asesoría de un Asesor Planificador y con material de apoyo. Dar capacitación a todos los responsables de hacer la programación operativa de las dependencias a su cargo. Revisar los formularios ingresados de la parte II (programación operativa), enviar al responsable las observaciones pertinentes para mejorar la calidad de la programación operativa, validar los formularios que a su juicio estén correctamente elaborados. La revisión incluye: o Correcta elección de línea a programar: estratégica o general, ordinaria, línea vinculada a la Política Ambiental Universitaria o línea vinculada a las Políticas de Atención a las Personas con Discapacidad en la Universidad de San Carlos de Guatemala. o Congruencia de la descripción de la línea con el objetivo, la meta y el indicador. o Pertinencia del indicador el cual debe poder medir la calidad, cantidad y tiempo. o Claridad y concreción en la descripción de las actividades a realizar para alcanzar la meta y lograr el objetivo. o Llenado de casilla de responsable, para que sólo contenga al responsable directo y no a entes externos o estudiantes. 15

16 o Coherencia entre el tiempo planteado en meta e indicador, con la elección de los cuatrimestres. Validación de las líneas ingresadas (verificación de la calidad de la programación operativa por línea para darle el estatus de válido para incluirlo en el POA consolidado de la USAC) Atender las observaciones que llegara a enviar el Asesor Planificador de la CGP en caso que encontrara algún formulario validado que no llena la calidad requerida; así como velar porque se mejore la calidad de dicho formulario para que pueda ser tomado en el consolidado de POA USAC. Verificación de los avances utilizando la bitácora del sistema Entrega del POA a las autoridades de la Unidad. 6.6 COMO UTILIZAR EL MODULO ADMIN A continuación se describen las distintas pantallas que encontrará como planificador de una unidad académica o administrativa. La página de internet para ingresar al módulo habilitado para planificadores es 16 Al ingresar a la página de internet antes mencionada, el sistema le desplegará la siguiente pantalla:

17 17 Observe que la pantalla muestra el año 2016 con barra de desplazamiento, la cual tiene dos opciones: la primera es la opción para ingresar a la administración del POA para el año 2016 y la segunda a la administración del POA para el Al ingresar, el Planificador de la Unidad Ejecutora tendrá a la vista el menú como administrador de la base POA de su Unidad. En todas las opciones para realizar la acción prevista debe dar click sobre el botón que aparece en la parte inferior de los textos y/o cuadros. Por lo regular en el botón se lee la acción a

18 realizar, por ejemplo: Ingresar, Crear usuario. En el resto de este documento ya no se especificará en cada caso que debe guardar ingresar o equivalentes a dar click en el mencionado botón o recuadro. 18

19 Opción 1. Crear Usuario En el sistema POA se entiende por Usuario a las dependencias, identificadas automáticamente por el sistema usando las denominaciones correspondientes de los subprogramas, según la nomenclatura del Presupuesto de la Universidad. El Planificador debe llenar las demás casillas para identificar a la persona encargada de realizar el POA de esa dependencia o usuario. 19

20 En la mayoría de las acciones que puede tomar el Planificador, el sistema le pregunta si está seguro, para ello aparece una pantalla análoga a la siguiente: 20 NOTA: EN ADELANTE YA NO SE INCLUIRÁ ESTE RECUADRO DE CONFIRMACIÓN DE LA ACCIÓN.

21 Todos los Usuarios identificados con las dependencias deben contar con POA. El Planificador debe crearlos, asociarlos a un responsable y a un subprograma presupuestario. De tal forma que para cada subprograma debe existir una programación de actividades. Antes de crear un nuevo usuario, el Planificador debe verificar que no existe previamente. Si una persona sustituirá a otra persona como encargado o responsable del POA de una dependencia, el Planificador debe usar la opción 5. Las contraseñas con la que deberán ingresar al formulario en línea quieres elaboran POA, serán creadas y administradas por el encargado de planificación de cada unidad ejecutora. 21 Opción 2. Asignar subprograma presupuestario a Usuario Es indispensable asociar cada usuario a un subprograma del presupuesto de la Universidad. Esto para que en la base de datos se ubique el usuario en donde corresponde según el Presupuesto.

22 22 Al ingresar a esta opción el Planificador encontrará que en la pantalla existe barras de desplazamiento. Una para identificar la dependencia y otra para identificar el subprograma presupuestario. Al usar la primera barra de desplazamiento aparece la siguiente pantalla, en la cual está todas las opciones de Usuarios ya creados por el Planificador.

23 Al usar la barra de desplazamiento en la casilla inferior, aparecen todas las opciones de subprogramas que contiene el presupuesto de la Unidad Ejecutora. 23

24 El ambos casos el Planificador selecciona el renglón que le interesa y da click sobre ella. 24

25 Opción 3. Modificar contraseña de un usuario En la opción 1, el Planificador asigna la clave de acceso al formulario en línea. El sistema inmediatamente encripta la clave por seguridad. Se recomienda que las claves sean memorizadas por los interesados, debe evitarse anotarlas en papel para resguardar la secretividad de la misma. Si un responsable de POA olvida su clave, debe pedirle al Planificador de su Unidad que le cambie la clave. (El planificador no puede recuperar una clave). 25

26 En esta pantalla aparece la barra de desplazamiento que permite buscar el nombre de la persona que solicita cambiar su clave. Una vez seleccionado el nombre de la persona indicada, se escribe la nueva clave y se cambia (guarda). Opción 4. Actualizar datos de contacto de un usuario Como indica el título de esta opción, se utilizará cuando el contacto (responsable de hacer POA) cambiara de número telefónico, o dirección de correo electrónico. Es muy importante tener la dirección correcta de correo electrónico porque el sistema envíe en forma automática las observaciones que el Planificador le haga a los formularios de elaboración de POA y a las evaluaciones cuatrimestrales. 26

27 Opción 5. Sustituir un contacto por otro Cuando la autoridad superior de la Unidad Ejecutora designa a otra persona como responsable de POA de una dependencia, el Planificador debe usar esta opción para sustituir a un contacto por otro. En la base de POA quedará registrado que una persona fue responsable hasta la fecha en la cual fue sustituida por otra persona. El sistema pasará los formularios al nuevo encargado. 27 Esta opción también tiene barra de desplazamiento. previamente creados. Ambos usuarios deben estar

28 Opción 6. Cambiar de subprograma a la línea Esta opción da la oportunidad al Planificador de trasladar un formulario de un usuario a otro usuario y/o de un encargado a otro. La primera pantalla que se ve al usar esta opción 6, muestra el número de formulario ingresado, el número de línea trabajada, el código presupuestario, el estatus de la línea y el año programado. Si se desea trasladar un formulario debe situar el cursor sobre el número de formulario y darle click. 28

29 Aparecerá la siguiente pantalla, la cual tiene barra de desplazamiento para abrir las opciones de cambio. Opción 7. Listar códigos de subprogramas de esta unidad Esta opción es muy valiosa para revisar si todos los subprogramas cuentan con responsable(s), y si el nombre del contacto es el correcto. 29 El nombre del usuario = dependencia = subprograma presupuestario aparece en letras mayúsculas, seguido del número de código del subprograma en el presupuesto de la Universidad. Abajo con viñetas aparece repetido el nombre del usuario con el nombre del contacto o responsable entre paréntesis.

30 Opción 8. Ingresar parte 1 del POA El planificador debe ingresar a la base el marco estratégico de la Unidad. Para lo cual debe definir con las autoridades, los objetivos, metas, políticas y estrategias globales de la Unidad. Así como las principales tendencias, problemas y desafíos. El ingreso del marco estratégico es requisito indispensable para habilitar el acceso de los usuarios a la parte II. NO OLVIDE que si el planificador de la unidad no llena el Marco Estratégico, ningún usuario puede ingresar a la parte de formulación del POA. 30 Al usar esta opción el sistema abre el formulario que debe llenar completamente el Planificador. Si no llena todas las casillas no podrá guardar (grabar) la información. Recuerde que mientras esté abierta o disponible la herramienta en línea, podrá editar y modificar el marco estratégico a su conveniencia.

31 Opción 9. Validar línea ingresada Para que un formulario ingresado a la base de POA forme parte del POA USAC oficial, aprobado por el Consejo Superior Universitario, debe tener estatus de validado. El Planificador de la Unidad Ejecutora es el responsable de revisar el formulario, se fuera necesario enviar observaciones a quién lo llenó para que mejora la calidad del mismo a fin de poder validarlo. 31 Antes de validar, por tanto, el planificador da clik sobre ver en la columna Acciones, lee detenidamente el contenido, particularmente poniendo atención en que sea correcta la elección de la línea a trabajar (ordinaria, estratégica, vinculada a la Política Ambiental o vinculada a las Políticas de Atención a Personas con Discapacidad).

32 Luego revisa la congruencia entre línea y objetivo, entre objetivo y meta, entre meta e indicadores, etc. 32 Si al leer el formulario considera que necesita mejorarse regresa a esta pantalla y da click sobre observaciones.

33 33 Es importante tener presente que las observaciones las envía el sistema a la dirección de correo electrónico registrado en la base de POA. Debe indicarles a los responsables de POA que recibirán correos del webmaster cuyo Asunto es Observaciones de POA. Si está bien formulado da click sobre validar. En dado caso un formulario no debe formar parte del POA de la Unidad Ejecutora, el Planificador lo elimina usando la opción correspondiente. Una vez eliminado un formulario NO PUEDE RECUPERARSE.

34 Opción 10. Validar línea evaluada Esta opción es análoga a la opción para validar línea ingresada. La evaluación de POA 2015, año en ejecución, se hace por cuatrimestre. Cinco días después de terminado el cuatrimestre se hace un informe del avance en la ejecución de la programación operativa de toda la universidad, en el cual se incluyen solamente los formularios ya validados por el Planificador de la Unidad Ejecutora. Opción 11. Búsqueda Esta opción permite al Planificador buscar por palabras claves o de su interés, funciona de manera a los buscadores de los programas de Office. En ella podrá realizar búsquedas por línea estratégica u ordinaria, palabra, código presupuestario, etc. y le mostrara en donde se encontró la variable solicitada. 34

35 Al buscar aparece la siguiente pantalla: 35

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37 37 Opción 12. Resumen de Subprogramas por Unidad Esta opción permite al Planificador visualizar en forma resumida en avance en el proceso de elaboración de la programación operativa. Al ingresar a esta opción debe identificar, con el uso de la barra de desplazamiento, la Unidad de la cual hará el reporte.

38 Una vez identificada la unidad, el sistema le produce el reporte de cuántos formularios han sido ingresados, indicando el subprograma presupuestario (con código y nombre) así como el estatus de la línea. 38

39 39 Nótese que esta opción da la facilidad de generar un archivo en PDF, el cual puede guardarse en el escritorio y donde le convenga al Planificador. Opción 13. Reporte de evaluación POA El Planificador puede generar el reporte de las evaluaciones periódicas de POA. El sistema le pregunta si quiere incluir en el reporte todas las líneas ingresadas, o sólo las que ya están validadas.

40 40 Nota: el título en la barra azul se cambiará a Reporte de evaluación cuatrimestral. El sistema genera un PDF con el reporte correspondiente. El planificador decide si abre o almacena dicho reporte. Opción 14. Avance de ejecución POA

41 El Planificador puede visualizar el avance en la ejecución de POA. Verá fácilmente el cálculo del indicador y el porcentaje de ejecución. Nota: Temporalmente aparece los títulos usados en años anteriores, pronto se modificarán dichos textos para ajustarlos a las nuevas temporalidades que se usan en la programación operativa. 41 Opción 15. Impresión POA

42 Opción 16. Definición de Productos El propósito de definir productos universitarios, es cumplir con lo establecido en el artículo 4 del Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto vigente a la fecha. Esto constituye la primera etapa de un proceso que llevará a establecer claramente las categorías, centros de costos, dominio, resultados institucionales, productos, subproductos a incorporar al presupuesto universitario, así como asociar cada producto a los centros de costo e identificar los insumos requeridos, todo conforme a la tipología adecuada a la institucionalidad de la Universidad. La Coordinadora General de Planificación espera contribuir significativamente a mejorar los procesos de planificación y programación operativa como primera etapa del proceso de elaboración del presupuesto universitario. Para avanzar en el proceso de preparar a la Universidad de San Carlos de Guatemala para trabajar por Gestión por Resultados, se ha iniciado el proceso de definición de productos. Es importante contar con un catálogo de productos universitarios, definidos como el conjunto estandarizado de bienes o servicios que la Universidad entrega a la población para su uso, disfrute o consumo. Para construir el catálogo, el Planificador de la unidad debe ingresar la información pertinente, conforme lo pide el formulario. 42

43 43 Para agregar un nuevo producto al catálogo se debe llenar la información del siguiente formulario en línea. Por la particularidad de la educación pública universitaria, la explicación de lo que se entiende por producto es conveniente y necesaria para estandarizar las definiciones aplicadas en la identificación de cada producto y en la forma de agruparlos, clasificarlos. Producto Universitario: Tomando en cuenta lo antes expuesto, un producto universitario es un bien o un servicio que la USAC ofrece y/o entrega a la sociedad guatemalteca, con el fin de cumplir con su misión institucional, lograr las estrategias planteadas en el PE USAC 2022 y obtener los resultados esperados y contemplados en su visión.

44 Bienes: Los productos universitarios agrupados como bienes, son productos tangibles, concretos, que se ofrecen a la población para su atención, adquisición, uso o consumo. Servicios: Los productos universitarios agrupados como servicios constituyen el conjunto de producción humana que satisface las necesidades de educación superior pública, que no consisten en bienes materiales, los cuales derivan de la investigación, la docencia o la extensión. Opción 17. Bitácora del sistema Toda acción que se realiza en el sistema de POA queda registrada en la correspondiente bitácora. Queda el récord de quién abrió sesión de trabajo, la hora a la que lo hizo, qué operación realizó, etc. El planificador puede observar lo actuado en el sistema tanto por los usuarios de la unidad académica o administrativa (Bitácora POA) como por el planificador (Bitácora módulo Admin). 44

45 La bitácora del POA reporta las acciones tomadas por los usuarios del POA, puede ordenarse por acción, fecha, etc dando un click sobre el título de la respectiva columna. 45

46 QUÉ DEBE HACER EL RESPONSABLE DE USUARIO POA = SUBPROGRAMA PRESUPUESTARIO? Las personas responsables de elaborar programación operativa anual en las unidades ejecutoras deben: Recibir la capacitación (inducción) de parte del planificador de su unidad, para llevar a cabo su programación operativa conforme a los lineamientos de la CGP Utilizar nombre de usuario y contraseña asignado por el planificador de su Unidad para ingresar directamente el POA en línea. Cada persona será responsable de su clave. Previo a formular la programación operativa anual debe conocer el marco estratégico (parte I) de su Unidad, disponible en la página Seleccionar la línea que va a programar

47 Llenar todas las casillas del formulario en línea Grabar el formulario Estar pendiente de las observaciones que le haga el encargado de planificación de su unidad (si fuera el caso) Estar pendiente de las observaciones que le haga el Asesor Planificador de la CGP a cargo de asesorar a la Unidad a la cual pertenece (si fuera el caso) Editar el formulario si necesita hacer cualquier modificación 6.3 COMO UTILIZAR EL MODULO POA (FORMULARIO PARTE II) Para realizar la programación operativa anual de cada dependencia, debe usarse el formulario en línea, el cual está disponible en la página Al ingresar a esta página es importante que el responsable de hacer la programación operativa conozca los documentos disponibles en Documentos a descargar. Debe abrir cada uno de los documentos: Política Ambiental Universitaria, Políticas de Atención a Personas con Discapacidad, Reglamento del Sistema de Planificación, Instructivo para la elaboración de POA 2016 y el Plan Estratégico USAC También se ha puesto el vínculo para abrir los documentos de Leyes y Reglamentos de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

48 48 Quien va a formular POA debe tener clave, la cual debe serle proporcionada por el Planificador de la Unidad. El usuario tiene que llenar cada una de los recuadros que aparecen en blanco en la pantalla anterior, cada una de ellas con barra de desplazamiento, a excepción de la clave que debe escribirla. El paso 1 es seleccionar el año: 2016 se va a elaborar POA si va a evaluar POA 2015 Luego selecciona la Unidad, la dependencia y su nombre.

49 Al ingresar le aparece una pantalla como la que sigue. Es importante verificar si está correcto el año, el nombre del responsable y el nombre de la Unidad y Dependencia. Las primeras acciones son para procesos de evaluación del El segundo subtítulo (en color verde) es Formulación POA, luego está un cuadro para iniciar el ingreso de líneas. A partir de este año aparecen 4 opciones en la barra de desplazamiento.

50 50 En este momento el responsable de la programación debe tener claridad que tipo de línea va a trabajar. Para apoyarse puede consultar en el blog de la coordinadora en el apartado POA información que le puede ser útil. Las llamada línea generales son las líneas estratégicas no vinculadas ni a la Política Ambiental ni a la Política de Atención a Personas con Discapacidad.

51 En el siguiente esquema se muestran todas las líneas estratégicas contenidas en el PE USAC 2022, con las cuales se ha venido trabajando en los últimos años. Aparecen en fondo blanco las líneas no afectadas o vinculadas con las políticas mencionadas. Estas líneas generales se trabajarán en la programación operativa 2016 como en años anteriores. Las líneas invuladas a la Política ambiental aparecen en fondo verde y las vinculadas a las políticas de atención a la discapacidad con fondo celeste. En azul oscuro aparecen 5 líneas que están vinculadas con ambas políticas. 51

52 Si el usuario va a programar trabajos o tareas rutinarias, elige esta opción y le aparecerá la siguiente pantalla: 52 Con la barra de desplazamiento se sitúa sobre una de las 4 posibilidades de programación de línea ordinaria (Docencia, Investigación, Extensión, Administración), y luego llena el formulario.

53 En cada formulario se programa sólo 1 objetivo al cual le puede asociar hasta 5 metas (en el mismo formulario). Cada meta debe tener su correspondiente indicador, actividades, tiempo y responsable. Si lo que va a programar es una línea general = línea estratégica no vinculada con ninguna de las dos nuevas políticas universitaria, ingresa seleccionando esta opción y le aparecerá una pantalla para seleccionar la línea; al usar la barra de desplazamiento encontrará el listado de todas las líneas del PE USAC Debe seleccionar la línea a trabajar (como general). 53

54 Si lo que va a trabajar corresponde a la Política Ambiental Universitaria, selecciona Línea de Política Ambiental y dar click en siguiente aparecerá el listado de objetivos de las subpolíticas ambientales, con su correspondiente nomenclatura. 54 Una vez seleccionado el objetivo de una subpolítica ambiental, y dar click en siguiente aparecerá:

55 55 Note que en el encabezado de la página está el nombre de la Política a trabajar, luego información general de la Política, Subpolítica. En el cuadro, para facilitar al usuario la lectura de la Política aprobada por el CSU, se incluye la descripción del programa, ideas de proyecto. En la casilla de Responsables se indica el nombre de las unidades ejecutoras a quienes responsabilizó el CSU de la ejecución del programa. El responsable de la programación debe seleccionar la línea estratégica vinculada a este programa, para ello usa la barra de desplazamiento. El sistema le muestra la(s) línea(s) que puede programar.

56 56 A continuación debe llenar todas las casillas del formulario, al igual que para líneas generales u ordinarias. En forma análoga debe proceder si selecciona la programación de línea vinculada a la Política de Atención a Personas con Discapacidad. En todo caso, el formulario debe estar completamente lleno, si falta alguna casilla, el sistema no graba (guarda) el formulario. Si por alguna razón se deja de trabajar por más de 15 minutos en la programación, el sistema cierra automáticamente el formulario y no guarda su contenido. Cuando el sistema guarda un formulario lo anota en la pantalla de inicio, en la parte superior, en línea ingresada no validada. Esto le sirve al responsable de la programación operativa para verificar si el formulario trabajado se grabó. Además puede situarse sobre el número de formulario, en la casilla de la izquierda, para editar el formulario. La opción de edición trabaja

57 como en un archivo Word. Puede quitar, agregar, cambiar, tomando en cuenta que el nuevo texto sustituye al anterior. Cuando el planificador valida un formulario, aparecerá un cuadro similar con la indicación que ya fue validado. Esto sirve para que el responsable de la programación operativa verifique y monitoree que el Planificador de su Unidad ha realizado las tareas como corresponde. 57

58 II. MARCO ESTRATÉGICO PARA LA ELABORACIÓN DE LOS PLANES OPERATIVOS ANUALES 1. MISIÓN DE LA USAC 4 En su carácter de única Universidad Estatal le corresponde con exclusividad dirigir, organizar y desarrollar la educación superior del Estado y la educación estatal, así como la difusión de la cultura en todas sus manifestaciones. También le corresponde promover por todos los medios a su alcance la investigación en todas las esferas del saber humano y cooperar al estudio y solución de los problemas nacionales. Su fin fundamental es elevar el nivel espiritual de los habitantes de la República, conservando, promoviendo y difundiendo la cultura y el saber científico. Como parte de su misión la Universidad debe contribuir a la realización de la unión de Centro América y para tal fin procurará el intercambio de académicos, estudiantes y todo cuanto tiendo a la vinculación espiritual de los pueblos del istmo. 2 ESCENARIO FUTURIBLE DE LA UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA EN EL AÑO 2022 (aprobado por el Consejo Superior Universitario, Punto Cuarto, Acta No ) 58 De conformidad con el Plan Estratégico para el año 2022, se visualiza un entorno mundial caracterizado por la globalización en todos los órdenes de la vida, en el cual se tienen múltiples tratados internacionales de diversa índole, incluidos los que van orientados al uso más adecuado de los avances de la ciencia y la tecnología para potencializar el desarrollo de los pueblos. Sin embargo se consolidan nuevas formas de dominación y dependencia entre países, que posibilitan riesgos de descomposición social e inestabilidad política. Existe una armonización legislativa entre países, condicionada por los intereses hegemónicos 4 Elaborado con base en el Artículo 82 de la Constitución Política de la República de Guatemala, los Artículos 2 y 3 de la Ley Orgánica de la Universidad de San Carlos de Guatemala

59 transnacionales. El desarrollo científico y tecnológico presenta mayor complejidad del conocimiento, que acentúa la brecha tecnológica con los programas académicos que se imparten tradicionalmente en la educación superior. El planeta presenta algunos factores ambientales alterados en su sostenibilidad, con daños irreversibles. Ante este contexto mundial, la ejecución del Plan Estratégico de Desarrollo Universitario, apoya y se nutre del Plan de Desarrollo Nacional con gestión descentralizada y sus políticas públicas, con procesos participativos y democráticos. La USAC está vinculada con los sectores económico, social y político, lo que propicia mayor dinámica de participación universitaria en la sociedad que contribuya efectivamente a elevar el nivel de vida del guatemalteco por encima del mínimo vital. Contribuye a operativizar los acuerdos nacionales, regionales e internacionales, en función de la solución de los problemas nacionales. Tiene una activa participación en las instancias y organismos nacionales con propuestas científico-tecnológicas viables y pertinentes para la solución de los problemas nacionales, regionales y mundiales. La consolidación de la paz y los procesos participativos y democráticos de la sociedad guatemalteca inciden directamente en la democracia universitaria, fortalecen la autonomía de la USAC, y el cumplimiento de su misión y su visión. 59 La Universidad de San Carlos de Guatemala, realiza sistemáticamente análisis de la política, regional y mundial; especialmente dedica esfuerzos al monitoreo y evaluación de leyes y políticas públicas nacionales y a ejercer su capacidad de iniciativa de ley. Tiene una función predominante en la promoción, gestión, y evaluación de los procesos del desarrollo integral con enfoque de género, en el fortalecimiento de las instituciones políticas, en la defensa de los derechos humanos y en la conservación del patrimonio natural, cultural y documental dentro de un Estado pluricultural, plurilingüe y multiétnico. Está desconcentrada y descentralizada en función de las necesidades del país. Se rige por principios éticos y democráticos, ejerce su función ejecutiva en forma transparente, efectiva, con apego a las leyes y reglamentos universitarios. Con base en estos principios, se administra a través de una estructura sustentada en la independencia de funciones.

60 El Sistema de Información Universitario maneja la información que se genera en todas las unidades que integran la Universidad de San Carlos, así también maneja información actualizada, confiable y oportuna sobre la educación superior a nivel nacional e internacional. La administración financiera de la Universidad permite una programación de eficiencia de largo plazo entre las asignaciones al funcionamiento y a la inversión, destinadas al cumplimiento de sus funciones básicas de investigación, docencia y extensión. La Universidad cuenta con una transformación curricular efectiva y permanente que hace posible la flexibilidad en el diseño y rediseño curricular, que le permite tener amplia y diversa oferta académica, acorde con la acreditación de la formación universitaria a nivel regional. Participa activamente a nivel nacional en los procesos de la Reforma Educativa. Basado en estudios profesiográficos, las unidades académicas cuentan con carreras técnicas de pre-grado en las disciplinas que así lo requieran, con opción a completar el nivel de licenciatura. Para toda la Universidad, se tiene un sistema integrado de programas de postgrado a nivel de especialidad, maestría y doctorado en las áreas de la salud, social-humanística y científico-tecnológica, con alta calidad académica, acorde con las necesidades de desarrollo nacional y regional; estos programas incluyen la actualización continua de los egresados. 60 Los profesionales tienen demanda a nivel nacional, regional e internacional, por su alta calidad académica, pertinencia, productividad y por su formación integral que incluye: a) compromiso social, b) sólidos valores éticos y c) competitividad a nivel nacional e internacional. Las bases con las cuales se ha logrado este nivel son: a) la adecuada infraestructura, b) la alta calificación del personal académico, c) los recursos materiales, d) el sistema de ubicación y nivelación para el ingreso del estudiante a la universidad, que permite el fomento, seguimiento, fortalecimiento y mejor aprovechamiento de sus competencias físicas, emocionales y vocacionales durante el proceso de formación profesional, e) el sistema de evaluación y promoción del rendimiento estudiantil, y f) evaluación y promoción del personal académico.

61 El personal académico es altamente calificado y reconocido por su formación científica, tecnológica y humanística, así como por su capacidad de transmitir conocimientos, que ha adquirido y fortalecido en un ambiente democrático, participativo, de creatividad, iniciativa, que redunda en la superación profesional, lo cual se refleja en su nivel de remuneración. Este personal académico, realiza investigación pertinente en alianza con los usuarios de los resultados, facilita la transferencia de tecnología, aprovecha los conocimientos populares para incorporarlos al desarrollo nacional y es vanguardista en la implementación de tecnología apropiada y propicia para las necesidades del país y la región. El personal administrativo se desempeña con alta efectividad, en apoyo a las funciones básicas de investigación, docencia y extensión. En la Universidad se cuenta con un sólido programa de intercambio con las universidades de la región y del resto del mundo, para la superación de todo su personal. III. FORMULACIÓN DE LOS PLANES OPERATIVOS ANUALES La Coordinadora General de Planificación conduce la elaboración del POA de la USAC, para lo cual proporciona a las Coordinadoras de Planificación (o a quien haga sus veces), los lineamientos para llevar a cabo la formulación del programa operativo anual, los cuales son de carácter obligatorio para todas las unidades ejecutoras de la Universidad. 61 Al igual que en los años anteriores, el POA se trabajará en línea, ingresando al sitio web Este año, al igual que los años anteriores, habrá dos ingresos a la base. El primero se refiere a la administración del POA por parte del Planificador de cada unidad ejecutora y el segundo es el módulo del usuario operativo. 1. PLAN OPERATIVO ANUAL PRIMERA PARTE: MARCO ESTRATÉGICO DE LA UNIDAD ACADÉMICA O ADMINISTRATIVA

62 Para el desarrollo de esta parte, las unidades académicas y administrativas deberán incluir un análisis de tendencias, problemas y desafíos que inciden en el quehacer de la Unidad Ejecutora, el cual está contenido en su Plan Estratégico de largo y mediano plazo. Complementariamente, deberá contener una descripción de las políticas, estrategias, objetivos y metas que se implementarán durante el año 2016, los que deberán responder a la Misión y Visión de las Unidades Ejecutoras, y a las líneas estratégicas aprobadas por el Consejo Superior Universitario. El contenido de la Parte I Marco estratégico de la unidad académica o administrativa debe contener lo siguiente: 1. INTRODUCCIÓN 2. MISIÓN DE LA UNIDAD 3. VISIÓN DE LA UNIDAD 4. Tendencias, problemas y desafíos de la Unidad 5. POLÍTICAS DE LA UNIDAD (PARA EL AÑO 6. Estrategias de la Unidad (para el año 2016 O PARA MEDIANO PLAZO) 7. OBJETIVOS GENERALES DE LA UNIDAD (PARA EL AÑO 2016) 2016 o para mediano plazo) 8. Metas de la Unidad (para el año 2016) 62 La primera parte será ingresada en cada unidad ejecutora por el encargado, coordinador o jefe de la Planificación. El sistema no permitirá ingresar la segunda parte si no está completa la información de la primera parte. Esta primera parte es el referente que da sustento al desarrollo de las actividades que se programen en el Plan Operativo Anual En la versión de salida impresión de POA 2016, el sistema incluirá después de la introducción el marco legal para la programación operativa de la Universidad.