Coordinadora General de Planificación INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL 2014 DE LA UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

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1 Coordinadora General de Planificación INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL 2014 DE LA UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA Guatemala, febrero de 2013

2 ÍNDICE I. GENERALIDADES 1 1. PRESENTACIÓN 1 2. MARCO CONCEPTUAL 1 3. JUSTIFICACIÓN 1 4. RELACIÓN POA-PRESUPUESTO 2 5. OBJETIVOS DEL INSTRUCTIVO 3 6. DIRECCIÓN Y COORDINACIÓN DEL POA EL PROCESO DE ELABORACIÓN DE LA PROGRAMACION OPERATIVA ANUAL ROL DE LA COORDINADORA GENERAL DE PLANIFICACION QUIÉNES ELABORAN EL POA? CRITERIOS PARA LA FORMULACION DEL PLAN OPERATIVO ANUAL QUE DEBE HACER EL PLANIFICADOR DE UNA UNIDAD EJECUTORA? CÓMO UTILIZAR EL MODULO ADMIN? QUÉ DEBE HACER EL RESPONSABLE DE USUARIO POA-SUBPROGRAMA 18 PRESUPUESTARIO? II. MARCO ESTRATÉGICO PARA LA ELABORACIÓN DE LOS PLANES OPERATIVOS PARA EL AÑO Misión de la Universidad de San Carlos de Guatemala 2. Escenario Futurible de la Universidad de San Carlos de Guatemala 19 III. FORMULACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL 2014 PARTES DEL PLAN OPERATIVO ANUAL 21 PRIMERA PARTE: Marco Estratégico de la Unidad Académica o Administrativa. 21 SEGUNDA PARTE: Programación Operativa IV. ENTREGA DEL PLAN OPERATIVO ANUAL ii

3 I. GENERALIDADES INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL 2014 DE LA UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA 1. PRESENTACIÓN El fortalecimiento de la gestión administrativa y financiera de la Universidad de San Carlos de Guatemala, es imprescindible para el logro de los objetivos institucionales y el cumplimento de su mandato constitucional; por lo cual, es necesario profundizar los procedimientos destinados al diseño y elaboración de los planes operativos anuales -POAs- de las unidades académicas y administrativas de la Universidad y que, adicionalmente, contribuya a hacer operativo hacia el año 2022 el Plan Estratégico de la Universidad de San Carlos de Guatemala 2022 (PEUSAC-2022). Para fortalecer la cultura de planificación en la Universidad de San Carlos de Guatemala, la Coordinadora General de Planificación, ha preparado el presente Instructivo, el cual tiene el objetivo de compatibilizar, conceptual y funcionalmente, los planes operativos anuales de todas las unidades ejecutoras de presupuesto de la Universidad. 2. MARCO CONCEPTUAL Los POA tienen como propósito fundamental orientar la ejecución de los objetivos institucionales; y propiciar pasos claros en objetivos y metas evaluables a corto plazo. El plan operativo es un programa concreto de acción de corto plazo, que emerge del plan de largo plazo, y contiene los elementos (estrategia, objetivo, meta y acción) que permiten la asignación de recursos humanos y materiales a las acciones que harán posible el cumplimiento de las metas y objetivos de la programación anual. El desarrollo de la herramienta de POA, permitirá optimizar el uso de los recursos disponibles y el cumplimiento de objetivos y metas trazados; además de planificar ayudará a organizar y controlar el desarrollo de las actividades cotidianas, así como darle seguimiento y evaluación a la programación, coordinando los esfuerzos para el cumplimiento de la Misión y el Escenario Futurible que está contenido en el PE USAC JUSTIFICACIÓN La Universidad de San Carlos de Guatemala, convencida que fortaleciendo los procesos de planificación en las unidades académicas y administrativas, podrá dar cumplimiento a su compromiso constitucional de: En su carácter de única universidad estatal le corresponde con exclusividad dirigir, organizar y desarrollar la educación superior del Estado y la educación profesional universitaria estatal, así como la difusión de la cultura en todas sus manifestaciones. Promoverá por todos los medios a su alcance la investigación en todas las esferas del saber humano y cooperará al estudio y solución de los problemas nacionales. i En noviembre de 2003 el CSU aprobó, como consta en el acta número de dicho organismo, el Plan Estratégico USAC-2022; en el que se establecen las Líneas Estratégicas sobre las cuales deben sustentarse los planes estratégicos, los planes de mediano plazo y los planes operativos anuales de las unidades académicas y administrativas. 1

4 La Coordinadora General de Planificación conduce el proceso de elaboración de la programación operativa en la Universidad. El POA debe elaborarse por todas las Unidades Ejecutoras de la Universidad y sus dependencias, esta clasificación corresponde con la nomenclatura del Presupuesto General de la USAC. Debe tomarse en cuenta la apertura presupuestaria (techo presupuestario) para programar las actividades. Es importante que todo subprograma presupuestario cuente con un POA, lo cual deberá ser verificado y validado por el encargado de planificación de cada unidad ejecutora, o quien haga sus veces. 4. RELACIÓN POA-PRESUPUESTO El POA supone concretar lo planificado en función de las capacidades y la dotación real de recursos, incluidos los presupuestarios. En la mayoría de instituciones la gestión de presupuesto y programación operativa están a cargo de una sola dependencia. En el caso de la Universidad de San Carlos de Guatemala, por su organización administrativa, lo relativo al presupuesto compete a la Dirección General Financiera y la planificación universitaria compete a la Coordinadora General de Planificación. Concretamente El Departamento de Presupuesto es la dependencia administrativa de la Dirección General Financiera y su fin fundamental es la elaboración unitaria, programática y equilibrada del presupuesto de la universidad, así como la evaluación de la ejecución de ingresos y egresos. 1 La misión principal del departamento de presupuesto es elaborar, modificar, controlar y evaluar el presupuesto anual de la Universidad, rendir informes, orientar y asesorar a las autoridades universitarias y unidades ejecutoras, para el óptimo uso de los recursos. 2 Mientras que La Coordinadora General de Planificación es el órgano de la Universidad de San Carlos de Guatemala, que dirige y coordina la planificación universitaria. Es la encargada de atender los requerimientos del Consejo Superior Universitario y del Rector, en materia de planificación. A requerimiento del Rector, propone al Consejo Superior Universitario los lineamientos políticos y estratégicos para el logro de la mayor efectividad en el uso de los recursos en pro del desarrollo universitario. Asesora al Rector, Consejo Superior Universitario, unidades académicas y administrativas, en materia de planificación. 3 Ambas dependencias, hacen esfuerzos de coordinación para mejorar el uso de los recursos universitarios. De esa cuenta la Coordinadora General de Planificación, señala a quienes elaboran POA que el techo presupuestario es un parámetro para la planificación. Es decir, que la gestión de presupuesto es un proceso diferenciado de los procesos de programación, seguimiento y evaluación de lo planificado, los cuales se realizan a nivel de subprograma presupuestario (7 dígitos del código presupuestario). En el presente instructivo de planificación se incluye información importante, tal como la que indica que de conformidad con el numeral 1.1 de las Normas que Regulan la Elaboración y Ejecución del Presupuesto de la Universidad de San Carlos de Guatemala, aprobadas por el Consejo Superior Universitario en actas números: 41-90; 42-90; 44-90; y 29-95, y en forma supletoria, por el artículo 21 del Decreto Legislativo , Ley Orgánica de Presupuesto y el artículo 16 de su 1 Tomado de la página web Consultada el 21 de enero de Tomado de la página web Consultada el 21 de enero de Artículo 5 del Reglamento del Sistema de Planificación de la Universidad de San Carlos de Guatemala. 2

5 Reglamento, con el fin de que la elaboración de los planes operativos anuales de las distintas dependencias universitarias, tanto académicas como de la administración central, se hagan buscando la optimización del uso de los recursos. En las normas que regulan la elaboración y ejecución del presupuesto, publicadas por el Departamento de Presupuesto de la Dirección General Financiera, dice respecto a la estructura del presupuesto que éste debe responder como un instrumento operativo al Plan General de Desarrollo de la Universidad de San Carlos de Guatemala y los planes específicos de cada Unidad Ejecutora (numeral 1.1) y que como instrumento operativo de la planificación universitaria, debe contener acciones proyectadas para el cumplimiento de los fines y objetivos de la Institución Es importante notar que el presupuesto, con base a lo antes citado, debe responder a la planificación de largo plazo y por ende a la programación operativa. Esto se remarca en el numeral 6.1 de las Normas que Regulan la Elaboración del Presupuesto, que indica respecto a la elaboración: 6.1. Los anteproyectos de presupuesto analítico presentados en los formularios que proporcione la Dirección General Financiera, deberán elaborarse con base en los planes, programas, proyectos y actividades de las Unidades Ejecutoras. De igual manera la 6.2. Los anteproyectos de presupuesto deberán contener la información siguiente: Objetivos permanentes de la Unidad Ejecutora, metas globales que espera alcanzar, cuantificada y calendarizada cada una de ellas, así como las metas específicas de cada uno de los subprogramas, actividades o proyectos. Además debe tomarse en cuenta lo que establece la legislación nacional en lo que corresponda a la USAC, para ello se transcribe el artículo 21 de la Ley Orgánica del Presupuesto. Decreto No de fecha 16 de octubre de Artículo 21. Presentación de anteproyectos. Para los fines que establece esta ley, y con el objeto de integrar el presupuesto consolidado del sector público, los Organismos del Estado y sus entidades descentralizadas y autónomas, deberán presentar al Ministerio de Finanzas Públicas, en la forma y en el plazo que se fije en el reglamento, sus anteproyectos de presupuesto, adjuntando sus respectivos planes operativos. En el capítulo III, Del Régimen Presupuestario de las Entidades Descentralizadas y Autónomas, Artículo 39. Ámbito. Se rigen por este Capítulo las entidades descentralizadas y autónomas comprendidas en los incisos b) y d) del artículo 2 de esta ley, con excepción de las municipalidades y de la Universidad San Carlos de Guatemala. 5. OBJETIVOS DEL INSTRUCTIVO 5.1. Orientar a los encargados de planificación de cada unidad ejecutora sobre la formulación y evaluación del plan operativo anual de la unidad bajo su cargo. Orientar al personal vinculado a la formulación de los planes operativos de las distintas dependencias, para la correcta utilización de la herramienta en línea Mejorar la formulación de los objetivos y metas, así como, las actividades generales y específicas del plan operativo correspondiente al año 2014, en cada una de las unidades ejecutoras, para que sean congruentes con las Áreas y Ejes del Plan Estratégico USAC-2022, así como las actividades cotidianas registradas en las llamadas líneas ordinarias (no ligadas directamente al PE-USAC 2022). 3

6 5.3. Dar sustento a la definición de las actividades generales y específicas correspondientes, en congruencia con los recursos presupuestarios disponibles para el año DIRECCIÓN Y COORDINACIÓN DEL POA Conforme el Reglamento del Sistema de Planificación de la Universidad de San Carlos de Guatemala, la Coordinadora General de Planificación Es el órgano de la Universidad de San Carlos de Guatemala que dirige y coordina la planificación Universitaria Asesora al Rector, Consejo Superior Universitario, unidades académicas y administrativas, en materia de planificación. Artículo EL PROCESO DE ELABORACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN OPERATIVA ANUAL Será dirigido y coordinado por tres equipos de trabajo de la CGP, constituidos cada uno por dos Asesores Planificadores y dos auxiliares. Cada equipo de trabajo de la CGP tiene bajo su responsabilidad la conducción, asesoría y apoyo a un conjunto de unidades ejecutoras. La distribución del trabajo es la siguiente: Asesores Planificadores de la Coordinadora General de Planificación: Lic. Mynor Bracamonte - mynorbracamonte@usac.edu.gt Arq. Omar Marroquín - marroquin.omar@usac.edu.gt Con el apoyo de: Lic. Otto Villegas - villegas.otto@usac.edu.gt Br. Javier Barrios - barrios.walter@usac.edu.gt Atenderán los procesos de las siguientes unidades ejecutoras: Auditoría Interna Centro Universitario de Chimaltenango CUNDECH Centro Universitario de El Progreso CUNPROGRESO Centro Universitario de Nor-Occidente CUNOROC Centro Universitario de Quiché - CUSACQ Centro Universitario de Suroccidente CUNSUROC Centro Universitario de Totonicapán CUNTOTO Centro Universitario del Sur CUNSUR Escuela de Ciencias de la Comunicación Escuela de Ciencias Psicológicas Escuela Superior de Arte Facultad de Arquitectura Facultad de Ciencias Económicas Facultad de Ciencias Jurídicas y Sociales Facultad de Ciencias Médicas Facultad de Humanidades Facultad de Odontología 4

7 Instituto de Investigación Económicas y Sociales -IIES Instituto Tecnológico Universitario Guatemala Sur -ITUGS Plan de Prestaciones Unidad Ejecutora USAC/BCIE Asesores Planificadores de la Coordinadora General de Planificación: Inga. Agr. Delia Padilla Ing. René Villegas padilla.delia@usac.edu.gt villegas.rene@usac.edu.gt Con el apoyo de: M.A. Carmen Cuevas Arq. Liliam Santizo cuevas.carmen@usac.edu.gt santizo.lilliam@usac.edu.gt Atenderán los procesos de las siguientes unidades ejecutoras: Centro de Estudios del Mar y Acuicultura CEMA Centro Universitario de Baja Verapaz - CUNBAV Centro Universitario de Izabal CUNIZAB Centro Universitario de Jutiapa - JUSAC Centro Universitario de Oriente CUNORI Centro Universitario de Petén - CUDEP Centro Universitario de Santa Rosa - CUNSARO Centro Universitario del Norte CUNOR Centro Universitario de Sur Oriente - CUNSURORI Escuela de Ciencia Política Escuela de Ciencias Lingüísticas Escuela de Formación de Profesores de Enseñanza Media - EFPEM Facultad de Agronomía Facultad de Ciencias Químicas y Farmacia Facultad de Ingeniería Facultad de Medicina Veterinaria y Zootecnia Asesores Planificadores de la Coordinadora General de Planificación: Licda. Ana Rosa Batres - batres.ana@usac.edu.gt Ing. Edgar Ponce - ponce.edgar@usac.edu.gt Con el apoyo de: Arq. Erick Cifuentes cifuentes.erick@usac.edu.gt Br. Henry Fuentes fuentes.henry@usac.edu.gt Atenderán los procesos de las siguientes unidades ejecutoras: Casa Santo Tomás y Albergues Universitarios Centro de Estudios de Desarrollo Seguro y Desastres -CEDESYD 5

8 Centro de Estudios Urbanos y Regionales - CEUR Centro Universitario de Occidente CUNOC Centro Universitario de San Marcos CUSAM Coordinadora General de Cooperación - CGC Coordinadora de Estudios de Postgrado Coordinadora General de Planificación - CGP Dirección de Asuntos Jurídicos Dirección General de Administración DIGA Dirección General de Docencia DIGED Dirección General de Extensión DGE Dirección General de Investigación DIGI Dirección General Financiera DGF Escuela de Historia Rectoría Asesoría Coordinadora de Información Pública CIP Departamento de Publicidad e Información Instituto de Estudios Interétnico IDEI Instituto de Análisis e Investigación de Problemas Nacionales - IPNUSAC Instituto Universitario de la Mujer -IUMUSAC Jardín Infantil 6.2. ROL DE LA COORDINADORA GENERAL DE PLANIFICACIÓN La Coordinadora General de Planificación, da inicio oficial a los procesos de elaboración de POA por medio de una comunicación escrita a la autoridad administrativa superior de cada unidad ejecutora. La conducción de los procesos de POA para el 2014, los equipos mencionados anteriormente, realizarán lo siguiente: Mantener comunicación con cada uno de los planificadores de las unidades ejecutoras bajo su dirección y asesoría Crear la base de planificadores para ingresar al módulo admin en la herramienta en línea. Cuando haya cambio en la designación de planificador de una unidad ejecutora, la autoridad administrativa superior de dicha Unidad deberá informarlo a los Asesores Planificadores de la CGP correspondientes (según asignación mostrada anteriormente), para que mantengan actualizada dicha Base, para lo cual deberán proporcionar los datos siguientes o Nombre completo del planificador que cesa en sus funciones o Nombre completo de la persona que asume las funciones de planificador o Número de Registro de Personal del Nuevo Planificador o Dirección de correo electrónico o Número(s) de teléfono (s) (teléfono de la unidad y celular del planificador) 6

9 Los asesores planificadores de la CGP velarán porque quienes planifican en las unidades ejecutoras bajo su cargo, tengan la capacitación adecuada, reciban las noticias y comunicaciones de la CGP, así como la facilitación de documentos Los asesores planificadores de la CGP resolverán lo más pronto posible las dudas que le planteen los planificadores de la plataforma POA de las unidades que les corresponden; darán seguimiento y harán monitoreo de los avances en los procesos POA en cantidad y calidad QUIÉNES ELABORAN EL POA? La elaboración del POA, debe realizarse dentro de un proceso de interacción institucional interno, entre sus diferentes instancias orgánicas: Decanaturas (Direcciones de Escuelas), direcciones de escuela (coordinaciones de carreras), jefaturas / sub jefaturas, Directores Generales. Toda dependencia con recursos del presupuesto universitario debe contar con programación operativa anual. Cada responsable de dependencia, carrera, oficina, programa, que se asocia con un subprograma presupuestario, debe hacer su programación operativa. El planificador de la unidad ejecutora debe revisar que todos y cada uno de los subprogramas presupuestarios cuenten con POA CRITERIOS PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL El POA debe sustentarse en los grandes objetivos, metas, e indicadores institucionales. El POA se ajustará a las disposiciones legales y del Consejo Superior Universitario El POA se elaborará conforme a los lineamientos, plazos y directrices de la Coordinadora General de Planificación contenidos en este Instructivo El POA se registrará en la plataforma Web de la CGP a nivel institucional, en las páginas establecidas para el efecto. ( y El POA de cada unidad ejecutora debe ser validado por el responsable de la planificación en la respectiva unidad 6.5. QUÉ DEBE HACER EL PLANIFICADOR DE UNIDAD EJECUTORA? El encargado de planificación de cada unidad ejecutora tendrá acceso al módulo de administración del POA de su unidad, ingresando al sitio web Al seleccionar la opción de Ingresar Administración POA 2014, desplegara la pantalla donde se encuentra el acceso del usuario y de la clave correspondiente, el ingreso de estos dos datos dará acceso a la pantalla en la cual están las herramientas que le permiten cumplir con las funciones como planificador para la programación operativa anual. (Ver imágenes a continuación) 7

10 IMAGEN 1 INGRESO AL MODULO DE ADMINISTRACIÓN DEL PLANIFICADOR IMAGEN 2 INGRESO DE USUARIO Y CLAVE IMAGEN 3 MENÚ DE ADMINISTACIÓN 8

11 La Coordinadora General de Planificación, mantendrá un archivo con la identificación del encargado de planificación de cada unidad ejecutora, quien tendrá acceso al módulo de administración de la programación operativa. El encargado de planificación de cada unidad académica o administrativa tendrá, entre otras, las siguientes atribuciones: Identificar qué personas serán responsables de hacer programación operativa (parte II) en su respectiva unidad. Creación de usuarios. 4 Se identifican con las dependencias que deben contar con POA y los asocia a un responsable y a un subprograma presupuestario. De tal forma que para cada subprograma debe existir una programación de actividades. Modificación de claves (contraseñas). Las contraseñas de los usuarios operativos serán creadas y administradas por el encargado de planificación de cada unidad ejecutora. La información necesaria para crear los códigos de acceso es: Número de registro de personal (nombre usuario) Asignación de Clave para el Usuario Nombre de la persona a cargo de la programación operativa Cargo o puesto de la persona responsable Número de teléfono de oficina Número de teléfono celular Dirección de correo electrónico Asignación de códigos presupuestarios (relacionar usuario con subprograma presupuestario correspondiente). Esta acción complementa la creación de usuario y es indispensable para que el usuario tenga acceso al formulario de la parte II. Verificación de códigos presupuestarios asignados Ingreso del marco estratégico (parte I) para la programación operativa de su unidad ejecutora. Para lo cual debe definir con las autoridades, los objetivos, metas, políticas y estrategias globales de la Unidad. Así como las principales tendencias, problemas y desafíos. El ingreso del marco estratégico es requisito indispensable para habilitar el acceso de los usuarios a la parte II. Dar capacitación a todos los responsables de hacer la programación operativa de las dependencias a su cargo. Revisar los formularios ingresados de la parte II (programación operativa), enviar al responsable las observaciones pertinentes para mejorar la calidad de la programación operativa, validar los formularios que a su juicio estén correctamente elaborados. La revisión incluye: o Correcta elección de línea estratégica u ordinaria o Congruencia de la descripción de la línea con el objetivo, la meta y el indicador o Pertinencia del indicador el cual debe poder medir la calidad, cantidad y tiempo o Llenado de casilla de responsable, para que sólo contenga al responsable directo y no a entes externos o estudiantes. Validación de las líneas ingresadas (verificación de la calidad de la programación operativa por línea para darle el estatus de válido para incluirlo en el POA consolidado de la USAC) Verificación de los avances utilizando la bitácora del sistema 4 Para la elaboración POA 2014, la base de datos de usuarios está vacía. Por tanto el encargado de planificación debe ingresar la información de todos los usuarios de la herramienta. 9

12 Entrega del POA a las autoridades de la Unidad Al ingresar a la base de datos de programación operativa con calidad de planificador, aparecerá la IMAGEN 3, mostrada anteriormente (desde ahí el planificador administra la elaboración de la programación operativa de su unidad ejecutora correspondiente). 6.6 COMO UTILIZAR EL MODULO ADMIN A continuación se describen las distintas pantallas que encontrará como planificador de una unidad académica o administrativa. La página de internet para ingresar al módulo habilitado para planificadores es Al ingresar a la página de internet antes mencionada, el sistema le desplegará la siguiente pantalla: Observe que la pantalla muestra dos opciones: la primera es la opción para ingresar a la administración del POA para el año 2013 y la segunda a la administración del POA para el La primera opción será utilizada para los procesos de administración de la Base que necesiten realizar para el POA 2013 (evaluación, validación de líneas evaluadas, cambio de contraseñas, etc..) que es la base ya existente. La segunda opción, es la base que se utilizará para todo lo concerniente al año 2014 y a la nueva versión de la plataforma informática mejorada. Al ingresar a esta opción aparecerá la siguiente pantalla: 10

13 En la pantalla anterior se le solicita un usuario y una clave de planificador: Este usuario y clave deben ser gestionados ante el coordinador del grupo asesor que le corresponda de la Coordinadora General de Planificación proporcionando la siguiente información: Número de Registro de Personal (será su usuario) Nombre completo Teléfono de la unidad académica o administrativa y número de teléfono celular Dirección de Correo Electrónico Clave que desea Al contar con un usuario y clave de seguridad e ingresarla en los apartados correspondientes, el sistema le dará acceso a la siguiente pantalla donde usted tendrá acceso a las distintas opciones para administrar el POA de su unidad académica o administrativa. 11

14 Si usted elige la opción número 1. Crear Usuario o usuarios en la barra horizontal superior, el sistema le desplegará la siguiente pantalla: En ella usted como planificador deberá elegir el nombre del usuario en la ventana que abre pulsando la fecha del extremo derecho de la línea Nombre de Usuario, mismo que está dado según los subprogramas presupuestarios que maneja su unidad académica o administrativa. Como siguiente paso ingresará una contraseña que solamente deberá conocer el responsable. Llene las demás casillas con el nombre completo de la persona, teléfonos de donde se le puede localizar (celular y fijo) y el correo electrónico que más consulte. Esta información debe llenarse de forma completa ya que las observaciones que envíe el planificador llegará al correo indicado. Al finalizar el ingreso de la información presione el botón de crear usuario. Después de crear un usuario, se debe asociar el subprograma presupuestario para el cual el colaborador de la Unidad formulará su plan operativo. Para realizar esta función elija la opción 2. Asignar código presupuestal a Usuario, al hacerlo le desplegará la siguiente pantalla: 12

15 Seleccione el nombre del usuario haciendo click sobre el nombre y luego busque en la ventana de código presupuestal, el subprograma presupuestal que corresponda al usuario. Al finalizar presione el botón de asignar Código. No olvide que un mismo código presupuestal puede tener varias personas que formulen POA. Algunas veces los usuarios del sistema olvidan su clave, para poder asignar una nueva clave al usuario, el planificador deberá ingresar a la opción 3. Modificación de Contraseña de un usuario, la cual desplegará la siguiente pantalla: El procedimiento es: seleccione en la ventana superior el nombre del usuario y coloque en la ventana de CLAVE: la nueva clave la cual sustituirá a la anterior. Presione el botón de cambiar clave. Cuando sea necesario sustituir al responsable de un usuario POA usted debe elegir la opción 4. Modificar datos de contacto de un usuario, la cual le desplegará la siguiente pantalla: Seleccione en la ventana los datos de la persona que desea cambiar y al finalizar presione el botón de modificar usuario, esto le desplegará la siguiente pantalla: 13

16 Aparece en la ventana el nombre de la persona que dejará de hacer POA, entonces substituya con la información de la nueva persona encargada de ingresar a la herramienta, al finalizar presione el botón de Modificar Usuario. Un medio de verificación que tiene como planificador para estar seguro que todos los subprogramas presupuestarios que maneja tiene una persona encargada es ingresando a la opción 5. Listar códigos presupuestales de esta unidad, al seleccionar esta opción verá los distintos subprogramas presupuestarios de su unidad y sus contactos, tal como se muestra en la siguiente pantalla: 14

17 En la pantalla aparecen los botones desligar usuario/código presupuestal. ADVERTENCIA use con cuidado esta opción, si el usuario ya hubiese formulado POA, los formularios que le corresponderían quedarán desligados (huérfanos). Se sugiere optar por el cambio de datos de contacto. El sistema cuenta con las opciones para la validación de formulación o evaluación del POA, así como la búsqueda de líneas las cuales puede acceder en el menú de inicio seleccionando las opciones 6, 7, 8 o 9 o seleccionándola en la barra superior de la pantalla, tal como se muestra en la imagen siguiente: Opciones 6,7,8 y 9 del menú de inicio. Al seleccionar la opción 6. Validar línea estratégica el planificador accede a la siguiente pantalla: 15

18 En esta pantalla usted puede ver las líneas estratégicas u ordinarias que están pendientes de validar, para lo cual cuenta con las siguientes opciones VER, VALIDAR, OBSERVACIONES y ELIMINAR. Si selecciona la opción VER podrá revisar lo ingresado por los distintos usuarios, si le parece lo ingresado puede presionar la opción de VALIDAR, de lo contrario envíe sus observaciones al usuario mediante la selección de la opción OBSERVACIONES y si desea eliminar la línea ingresada presione el botón correspondiente. Al seleccionar el botón de validar la línea desaparecerá del listado de no válidas y pasará a estatus de Válida. Si selecciona la opción 7. Validar línea Evaluada le desplegará la siguiente pantalla: En esta pantalla el planificador encontrará las distintas líneas estratégicas u ordinarias evaluadas por los usuarios de su unidad ejecutora. Al ver la línea evaluada en la columna de la derecha aparece tres opciones, VER, VALIDAR y OBSERVACIONES. En la opción de VER el planificador puede revisar la información ingresada por los usuarios en la evaluación de la línea. Si al momento de la revisión alguna de la información no es suficiente puede solicitar la ampliación de la información a través de presionar el botón de OBSERVACIONES y si fuera aceptable la información deberá pulsar el botón de VALIDAR, en ese momento cambiará la fecha y hora de validación (no se olvide que la fecha que aparece es la última vez que validó). En la aplicación mejorada, se encuentra una nueva opción 8. Búsqueda al acceder a esta opción el sistema mostrará la siguiente pantalla: 16

19 En ella podrá realizar búsquedas por línea estratégica u ordinaria, palabra, código presupuestario, etc. y le mostrara en donde se encontró la variable solicitada. Al ser elegida la opción 9. Líneas por Unidad Académica el planificador encontrará una tabla donde podrá revisar el estatus de las líneas estratégicas u ordinarias que maneja en su unidad académica o administrativa. La pantalla que despliega esta opción es la siguiente: En la fase de formulación del POA, una parte importante que debe llenarse en forma conjunta con las autoridades de la Unidad, el tesorero de la unidad y su planificador, es el Marco Estratégico de la unidad para el año XX. La opción a elegir en el menú es la 10. Marco estratégico, al seleccionar esta opción se desplegará la siguiente pantalla. 17

20 En ella deberá llenar una introducción donde describa a su unidad académica o administrativa, la visión y misión de la unidad, las tendencias que afectan a su unidad, los desafíos que tiene su unidad para el año a planificar, así como las estrategias, objetivos y metas a alcanzar en el año a programar. Al finalizar de ingresar la información, presione el botón de Almacenar Datos. NO OLVIDE que si el planificador de la unidad no llena el Marco Estratégico, ningún usuario puede ingresar a la parte de formulación del POA. Al finalizar cada año, el planificador de cada unidad debe evaluar las metas trazadas en la PARTE UNO del POA, para realizar esta evaluación deberá escoger la opción 11. Evaluación Parte 1 POA. Asimismo, al momento de que el Plan Operativo Anual sea aprobado por el Consejo Superior Universitario, se colocará a disposición de la Unidad, la versión electrónica del POA aprobado para la unidad y para poder ser impresa por el planificador deberá elegir la opción 12. Impresión POA y desplegará un archivo en formato PDF para su impresión. En la opción 13. Bitácoras podrá observar lo actuado en el sistema tanto por los usuarios de la unidad académica o administrativa (Bitácora POA) como por el planificador (Bitácora módulo Admin). 6.7 QUÉ DEBE HACER EL RESPONSABLE DE USUARIO POA = SUBPROGRAMA PRESUPUESTARIO? Las personas responsables de elaborar programación operativa anual en las unidades ejecutoras deben: Recibir la capacitación (inducción) de parte del planificador de su unidad, para llevar a cabo su programación operativa conforme a los lineamientos de la CGP Utilizar nombre de usuario y contraseña asignado por el planificador de su Unidad para ingresar directamente el POA en línea. Cada persona será responsable de su clave. 18

21 Previo a formular la programación operativa anual debe conocer el marco estratégico (parte I) de su Unidad, disponible en la página Seleccionar la línea estratégica u ordinaria que va a programar Llenar todas las casillas del formulario en línea Grabar el formulario Estar pendiente de las observaciones que le haga el encargado de planificación de su unidad (si fuera el caso) Editar el formulario si necesita hacer cualquier modificación II. MARCO ESTRATÉGICO PARA LA ELABORACIÓN DE LOS PLANES OPERATIVOS ANUALES 1. MISIÓN DE LA USAC 5 En su carácter de única Universidad Estatal le corresponde con exclusividad dirigir, organizar y desarrollar la educación superior del Estado y la educación estatal, así como la difusión de la cultura en todas sus manifestaciones. También le corresponde promover por todos los medios a su alcance la investigación en todas las esferas del saber humano y cooperar al estudio y solución de los problemas nacionales. Su fin fundamental es elevar el nivel espiritual de los habitantes de la República, conservando, promoviendo y difundiendo la cultura y el saber científico. Como parte de su misión la Universidad debe contribuir a la realización de la unión de Centro América y para tal fin procurará el intercambio de académicos, estudiantes y todo cuanto tiendo a la vinculación espiritual de los pueblos del istmo. 2 ESCENARIO FUTURIBLE DE LA UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA EN EL AÑO 2022 (aprobado por el Consejo Superior Universitario, Punto Cuarto, Acta No ) De conformidad con el Plan Estratégico para el año 2022, se visualiza un entorno mundial caracterizado por la globalización en todos los órdenes de la vida, en el cual se tienen múltiples tratados internacionales de diversa índole, incluidos los que van orientados al uso más adecuado de los avances de la ciencia y la tecnología para potencializar el desarrollo de los pueblos. Sin embargo se consolidan nuevas formas de dominación y dependencia entre países, que posibilitan riesgos de descomposición social e inestabilidad política. Existe una armonización legislativa entre países, condicionada por los intereses hegemónicos transnacionales. El desarrollo científico y tecnológico presenta mayor complejidad del conocimiento, que acentúa la brecha tecnológica con los programas académicos que se imparten tradicionalmente en la educación superior. El planeta presenta algunos factores ambientales alterados en su sostenibilidad, con daños irreversibles. Ante este contexto mundial, la ejecución del Plan Estratégico de Desarrollo Universitario, apoya y se nutre del Plan de Desarrollo Nacional con gestión descentralizada y sus políticas públicas, con procesos participativos y democráticos. La USAC está vinculada con los sectores económico, social y político, lo que propicia mayor dinámica de participación universitaria en la sociedad que contribuya efectivamente a elevar el nivel de vida del guatemalteco por encima del mínimo vital. Contribuye a 5 Elaborado con base en el Artículo 82 de la Constitución Política de la República de Guatemala, los Artículos 2 y 3 de la Ley Orgánica de la Universidad de San Carlos de Guatemala 19

22 operativizar los acuerdos nacionales, regionales e internacionales, en función de la solución de los problemas nacionales. Tiene una activa participación en las instancias y organismos nacionales con propuestas científico-tecnológicas viables y pertinentes para la solución de los problemas nacionales, regionales y mundiales. La consolidación de la paz y los procesos participativos y democráticos de la sociedad guatemalteca inciden directamente en la democracia universitaria, fortalecen la autonomía de la USAC, y el cumplimiento de su misión y su visión. La Universidad de San Carlos de Guatemala, realiza sistemáticamente análisis de la política, regional y mundial; especialmente dedica esfuerzos al monitoreo y evaluación de leyes y políticas públicas nacionales y a ejercer su capacidad de iniciativa de ley. Tiene una función predominante en la promoción, gestión, y evaluación de los procesos del desarrollo integral con enfoque de género, en el fortalecimiento de las instituciones políticas, en la defensa de los derechos humanos y en la conservación del patrimonio natural, cultural y documental dentro de un Estado pluricultural, plurilingüe y multiétnico. Está desconcentrada y descentralizada en función de las necesidades del país. Se rige por principios éticos y democráticos, ejerce su función ejecutiva en forma transparente, efectiva, con apego a las leyes y reglamentos universitarios. Con base en estos principios, se administra a través de una estructura sustentada en la independencia de funciones. El Sistema de Información Universitario maneja la información que se genera en todas las unidades que integran la Universidad de San Carlos, así también maneja información actualizada, confiable y oportuna sobre la educación superior a nivel nacional e internacional. La administración financiera de la Universidad permite una programación de eficiencia de largo plazo entre las asignaciones al funcionamiento y a la inversión, destinadas al cumplimiento de sus funciones básicas de investigación, docencia y extensión. La Universidad cuenta con una transformación curricular efectiva y permanente que hace posible la flexibilidad en el diseño y rediseño curricular, que le permite tener amplia y diversa oferta académica, acorde con la acreditación de la formación universitaria a nivel regional. Participa activamente a nivel nacional en los procesos de la Reforma Educativa. Basado en estudios profesiográficos, las unidades académicas cuentan con carreras técnicas de pregrado en las disciplinas que así lo requieran, con opción a completar el nivel de licenciatura. Para toda la Universidad, se tiene un sistema integrado de programas de post-grado a nivel de especialidad, maestría y doctorado en las áreas de la salud, social-humanística y científico-tecnológica, con alta calidad académica, acorde con las necesidades de desarrollo nacional y regional; estos programas incluyen la actualización continua de los egresados. Los profesionales tienen demanda a nivel nacional, regional e internacional, por su alta calidad académica, pertinencia, productividad y por su formación integral que incluye: a) compromiso social, b) sólidos valores éticos y c) competitividad a nivel nacional e internacional. Las bases con las cuales se ha logrado este nivel son: a) la adecuada infraestructura, b) la alta calificación del personal académico, c) los recursos materiales, d) el sistema de ubicación y nivelación para el ingreso del estudiante a la universidad, que permite el fomento, seguimiento, fortalecimiento y mejor aprovechamiento de sus competencias físicas, emocionales y vocacionales durante el proceso de formación profesional, e) el 20

23 sistema de evaluación y promoción del rendimiento estudiantil, y f) evaluación y promoción del personal académico. El personal académico es altamente calificado y reconocido por su formación científica, tecnológica y humanística, así como por su capacidad de transmitir conocimientos, que ha adquirido y fortalecido en un ambiente democrático, participativo, de creatividad, iniciativa, que redunda en la superación profesional, lo cual se refleja en su nivel de remuneración. Este personal académico, realiza investigación pertinente en alianza con los usuarios de los resultados, facilita la transferencia de tecnología, aprovecha los conocimientos populares para incorporarlos al desarrollo nacional y es vanguardista en la implementación de tecnología apropiada y propicia para las necesidades del país y la región. El personal administrativo se desempeña con alta efectividad, en apoyo a las funciones básicas de investigación, docencia y extensión. En la Universidad se cuenta con un sólido programa de intercambio con las universidades de la región y del resto del mundo, para la superación de todo su personal. III. FORMULACIÓN DE LOS PLANES OPERATIVOS ANUALES La Coordinadora General de Planificación conduce la elaboración del POA de la USAC, para lo cual proporciona a las Coordinadoras de Planificación (o a quien haga sus veces), los lineamientos para llevar a cabo la formulación del programa operativo anual, los cuales son de carácter obligatorio para todas las unidades ejecutoras de la Universidad. Al igual que en los años anteriores, el POA se trabajará en línea, ingresando al sitio web Este año, al igual que los años anteriores, habrá dos ingresos a la base. El primero se refiere a la administración del POA por parte del Planificador de cada unidad ejecutora y el segundo es el módulo del usuario operativo. 1. PLAN OPERATIVO ANUAL PRIMERA PARTE: MARCO ESTRATÉGICO DE LA UNIDAD ACADÉMICA O ADMINISTRATIVA Para el desarrollo de esta parte, las unidades académicas y administrativas deberán incluir un análisis de tendencias, problemas y desafíos que inciden en el quehacer de la Unidad Ejecutora, el cual está contenido en su Plan Estratégico de largo y mediano plazo. Complementariamente, deberá contener una descripción de las políticas, estrategias, objetivos y metas que se implementarán durante el año 2014, los que deberán responder a la Misión y Visión de las Unidades Ejecutoras, y a las líneas estratégicas aprobadas por el Consejo Superior Universitario. El contenido de la Parte I Marco estratégico de la unidad académica o administrativa debe contener lo siguiente: 21

24 1. Introducción 2. Misión de la Unidad 3. Visión de la Unidad 4. Tendencias, problemas y desafíos de la Unidad 5. Políticas de la Unidad (para el año 2014 o para mediano plazo) 6. Estrategias de la Unidad (para el año 2014 o para mediano plazo) 7. Objetivos generales de la Unidad (para el año 2014) 8. Metas de la Unidad (para el año 2014) La primera parte será ingresada en cada unidad ejecutora por el encargado, coordinador o jefe de la Planificación. El sistema no permitirá ingresar la segunda parte si no está completa la información de la primera parte. Esta primera parte es el referente que da sustento al desarrollo de las actividades que se programen en el Plan Operativo Anual SEGUNDA PARTE: PROGRAMACIÓN OPERATIVA 2014 Esta parte contiene los aspectos específicos del Plan. 2. Información específica del Plan Operativo Anual Objetivos: son los enunciados que contienen los propósitos con los cuales se realizan las actividades; específica y concretamente en función de alcanzar el escenario futurible. Éstos deben ser claros, precisos y factibles de cumplirse Metas Son los resultados esperados. Se trata de magnitudes verificables, que se pretenden alcanzar en el tiempo, ya sea como medición de las acciones que se desarrollaran o como de los productos a alcanzar. La meta debe expresar los impactos esperados en términos de calidad, cantidad y tiempo y constituyen los puntos de referencia que determinan el avance del logro y cumplimiento de compromisos en coherencia directa con los objetivos del POA y con los lineamientos del Plan Estratégico Indicadores de medición: Identifica la forma en que se medirá el cumplimiento de las metas. La dimensional con la que se formula el indicador debe ser la misma con la que se establece la meta. El indicador podrá ser de efecto o de impacto, el primero verifica que las actividades fueron realizadas en el tiempo previsto; el segundo verifica que el impacto deseado se logre Actividades: Son las acciones o tareas que se llevarán a cabo para generar los resultados planteados en los objetivos y lograr los productos finales que concretan o hacen realidad en el tiempo las metas propuestas Ejecución Trimestral: Se refiere a la distribución de la ejecución de las actividades planificadas en el tiempo. Para este fin se debe consignar el trimestre o trimestres en los cuales se espera ejecutar cada actividad, marcándolo(s) con una X. El formulario electrónico exigirá el llenado de todas y cada una de las casillas, pues de otra manera, si existieran campos sin información, el formulario no podrá ser ingresado al sistema. 22

25 IV. ENTREGA DEL PLAN OPERATIVO ANUAL 1. El plan operativo se trabajará únicamente en formatos electrónicos. El POA USAC 2014 es el documento que consolida el plan operativo de toda la Universidad y es realizado por la Coordinadora General de Planificación, para ser presentado para su discusión y aprobación al CSU. 2. La CGP tomará en cuenta para la consolidación del POA USAC 2014 solamente los formularios validados por el responsable de planificación de las unidades ejecutoras. 3. Los formatos para el POA 2014 (Parte I y Parte II) deberá ser llenado e ingresados a la red USAC antes del 12 de julio de i Artículo 82 de la Constitución Política de la República de Guatemala 23