Sistema de Apoyo para la Gestión de Comités Paritarios INSTRUCTIVO Coordinador Comité. paritarios.mutual.cl

Transcripción

1 Sistema de Apoyo para la Gestión de Comités Paritarios INSTRUCTIVO Coordinador Comité paritarios.mutual.cl Diciembre 2013

2

3 Índice 0. Índice Registrar un nuevo Comité Designar un Coordinador de Comité Reasignar un Coordinador de Comité Planificar actividades para un Comité Replanificar actividades a un Comité Compartir información entre Comités Cumplir con una actividad planificada Ver estado de cumplimiento de cada Comité Ver Informe de Auditoría y Certificado.. 11 Funciones Administrador Empresa La labor del Administrador Empresa es llevar el control total del sistema para los comités de la empresa. Coordinador Comité La labor del Coordinador Comité es colaborar con el Administrador Empresa en uno de los comités de la empresa, colaborando en el registro del Comité y la planificación de actividades. Se sugiere sea el Presidente del Comité, El Secretario, o el Experto PRP Asignado al centro de trabajo. Usuario Comité El Usuario Comité es un miembro del comité y su labor es subir los documentos de las actividades que le han sido asignadas, en la fecha planificada.

4 2

5 1. Registrar un nuevo Comité 01. El registro de su Comité lo ha realizado el Administrador Empresa, sin embargo puede que sólo haya registrado los datos básicos y espera que Ud. registre el resto de información. 00. Si así fuera, seleccione en el menú de la izquierda:. Si en el sistema, a vuestro Comité se le ha dado la opción de compartir información con otros Comités, verá más de un Comité, el suyo estará identificado en la columna de la izquierda con una llave verde. Pantalla Una vez ingresado a Mis Comités, verá la Pantalla 9, allí seleccione, a la derecha del comité respectivo, el botón. el que le mostrará un menú, seleccione allí: Editar Comité e Integrantes. 02. A continuación verá la Pantalla 2, en la cual verá todos los datos generales del Comité ingresados por el Administrador Empresa. Pantalla Más debajo de los datos generales, verá la Pantalla 3, en la cual deberá ingresar todos los integrantes del comité, primero los representantes de los trabajadores (titulares y suplentes), luego los representantes de la empresa, (también titulares y suplentes). Por cada integrante que le ingrese sus datos deberá guardarlo seleccionando el botón Nota. Definición de títulos. Nombre. Nombre y apellidos del integrante. RUT. El RUT o RUN del integrante en el formato: XXXXXXXX-X Cargo. Es el cargo que tiene en la empresa. Tit. Seleccione aquí si el integrante es Titular. Sup. Seleccione aquí si el integrante es Suplente. Pre. Seleccione aquí si el integrante es el Presidente. Sec. Seleccione aquí si el integrante es el Secretario. Af. Seleccione aquí si el integrante es el Aforado. Comisión Es el nombre de la Comisión a la que pertenece, si el comité no va a trabajar en comisiones, se deja en blanco, también es posible llenar o modificar más adelante. Registre el del integrante, ya que esto permitirá que el sistema le envíe la clave de acceso al sistema. Pantalla 3 3

6 Continuación: 1. Registrar un nuevo Comité 04. Una vez que haya ingresado a un integrante cualquiera, se mostrará tres íconos a la derecha de la columna . Llave. Al seleccionar la llave gris, podrá dar acceso al sistema al integrante correspondiente, para ello el sistema le enviará un correo a registrado con su usuario y clave. La llave se pone verde cuando el integrante tiene acceso y gris cuando no lo tiene. Lápiz. El lápiz verde permite modificar los datos del integrante seleccionado. Equis. La equis roja permite quitar a un integrante del comité. Imagen Una vez que haya ingresado a todos los integrantes, podrá ingresar las actas de constitución y también documentos relativos a las competencias de los integrantes requeridas por el DS 54, como el(los) certificado(s) de capacitación en PRP u otros documentos, esto ser realiza al final de la pantalla, ver Pantalla 4. Notas. Formularios Tipo. Son formularios de ingreso por pantalla de las actas de: Designación representantes de la empresa. Elección de representantes de los trabajadores. Constitución. Plantillas Tipo (Word). Es lo mismo que Formularios Tipo, pero estos son archivos Word que puede bajar y llenarlos en el momento que se desee. Seleccionar Archivo. Mediante esta funcionalidad podrá subir las actas definidas en el punto anterior, sólo que es conveniente que estén firmadas y timbradas por la inspección del trabajo. (Máximo 10 megabyte) Una vez que se ha seleccionado el archivo correspondiente hay que seleccionar el botón para que el archivo se guarde. Nota. Si en algún momento requiere interrumpir el ingreso de datos tiene la opción de guardarlo como borrador y continuar en otra oportunidad, para ello vaya al final de la pantalla y seleccione el botón: (ver Pantalla 4) Pantalla Finalmente cuando he ingresado toda la información requerida, debo guardar definitivamente y activar el Comité, para ello debo seleccionar el botón: 4

7 2. Designar un Coordinador de Comité 01. Esta labor la realiza sólo el Administrador Empresa, de su empresa. Por lo tanto si se requiere esta función tome contacto con él. 3. Reasignar un Coordinador de Comité 01. Esta labor también la realiza sólo el Administrador Empresa, de su empresa. Por lo tanto si se requiere esta función tome contacto con él. 4. Planificar actividades a un Comité 00. Para ello seleccione en el menú de la izquierda:. Si en el sistema, a vuestro Comité se le ha dado la opción de compartir información con otros Comités, verá más de un Comité, el suyo estará identificado en la columna de la izquierda con una llave verde. 01. Una vez ingresado a Mis Comités, verá la Pantalla 5, allí seleccione, a la derecha del comité respectivo, el botón. el que le mostrará un menú, seleccione allí: Planificar Actividades. Pantalla verá la Pantalla 6, allí seleccione el botón: Nota. Si el botón no le aparece es porque el Comité no está activado, eso quiere decir que aún permanece como borrador, para activar el Comité revise el instructivo 1. Crear un nuevo Comité. Pantalla 6 5

8 Continuación: 4. Planificar actividades a un Comité 03. Verá la Pantalla 7, allí podrá buscar la actividad que requiera para el Comité, dentro de todas las actividades predefinidas por Mutual, para ello seleccione la siguiente lista: Nota. Si Ud. Busca una actividad y no la encuentra en el listado, hágalo saber a su experto asesor Mutual, quién propondrá al Administrador del sistema que se agregue una nueva actividad. Una vez seleccionada la actividad, deberá planificar las fechas en que se realizarán. Cuando haya terminado de planificar la actividad seleccione el botón: Pantalla Una vez planificada una actividad le aparecerá algo similar a la Pantalla 8, donde tendrá la opción de que le avise a la persona a quién se le ha asignado la actividad, con anticipación que Ud. defina. Para esto tiene que habilitar la alerta, y definir el número de días de anticipación a avisar. Y Seleccionar Guardar Alertas. El sistema enviará un correo avisando.de la actividad. 05. Una vez que haya terminado de ingresar las actividades y de planificar las fechas en que se ejecutarán, sólo faltará la asignación de la responsabilidad de la actividad, para ello en la Pantalla 6, seleccione el botón: Pantalla Verá algo similar a la Pantalla 9, allí para asignar una actividad a una persona (miembro del Comité) debe seleccionar el correspondiente a la actividad. Pantalla 9 6

9 5. Replanificar actividades a un Comité 0. Es posible replanificar una actividad ya registrada en algún Comité, la que puede tener ya definición de fechas de cumplimiento o no. Una actividad ya cumplida no se puede replanificar, sólo aquellas que están en rojo o no cumplidas aún. 1. Vaya a la función: 4. Planificar actividades a un Comité, y haga los punto 0 y 1. Le aparecerá un listado de actividades similar a lo mostrado en la Pantalla 10, allí seleccione el siguiente ícono y verá la Pantalla 11, si es una actividad Puntual o la Pantalla 12 si es Periódica. Pantalla Actividades Puntuales (que no tiene periodicidad) Eliminar una actividad. Para eliminar una actividad puntual, ver Pantalla 10, allí podremos eliminar sólo actividades que no tienen documentos subidos, en las cuales aparecerá el ícono que permite eliminarla. Eliminar una Fecha. Para eliminar una fecha a una actividad puntual, (que no tiene periodicidad) ver Pantalla 11, allí buscaremos la fecha requerida y seleccionaremos el siguiente ícono. Una fecha no podrá ser eliminada si tiene algún documento subido. Colocar una nueva fecha. Para agendar una nueva fecha ver Pantalla 11, en que en el encabezado podrá establecer una nueva fecha y agendarla mediante el botón: Pantalla Actividades Periódicas (que si tiene periodicidad) Eliminar una actividad. Para eliminar una actividad puntual, ver Pantalla 10, allí podremos eliminar sólo actividades que no tienen documentos subidos, en las cuales aparecerá el ícono que permite eliminarla. Reprogramar. Como la actividad tienes fechas periódicas, sólo se podrá reagendar de la fecha actual en adelante según la periodicidad que se defina en el encabezado de la Pantalla 12. Pantalla 12 7

10 6. Compartir información entre Comités 01. Esta funcionalidad permite compartir la información de cada comité hacia los otros comités, es decir, un comité podría ver la información de todos los otros comités de la misma empresa. Esta funcionalidad depende del Administrador Empresa solamente. 8

11 7. Cumplir con una actividad planificada 0. Una vez que se ha planificado actividades, se le ha definido fechas en que la actividad se realizará y también responsable, después viene el cumplir con estas actividades planificadas en la fecha correspondiente. Para ello debiera ser la persona que se le asignó la responsabilidad de la actividad quien debiera subir el archivo con la documentación que prueba que la actividad se realizó. Ahora también existe la posibilidad de que lo haga el Coordinador Comité o Administrador Empresa. 1. Si Ud. como coordinador quiere subir un archivo con la documentación que prueba el cumplimiento de una actividad, debe ir al cronograma, vaya en el menú principal a: Mis Comités, allí verá algo similar a la Pantalla 13. Pantalla En la Pantalla 13, en el Botón: Seleccione la opción: Ver Cronograma, allí podrá ver algo similar a la Pantalla 14, en la cual deberá hacer cruce entre la actividad y el mes en cuestión. Esto implicará seleccionar el ícono El que puede tener otro color de acuerdo a la nota de más abajo. 3. Verá la Pantalla 15. Si el mes tiene más de una fecha, le aparecerá un listado de fechas como se ve en la Pantalla 14, seleccione una. Lugo suba el archivo (Pantalla 15) Pantalla Nota. - El color gris significa que la o las fechas comprometidas para realizar una actividad en ese mes está(n) planificada(s), pero la fecha es futura. - El mimo ícono de color rojo, implica que hay alguna fecha para la actividad a se cumplió y se está incumpliendo la planificación. - El mismo ícono de color verde implica que a la fecha todas las fechas que se planificó realizar la actividad en ese mes están cumplidas (cada fecha con su archivo de respaldo. Pantalla 15 9

12 8. Ver estado de cumplimiento de cada Comité. 00. Para esta funcionalidad hay que ir al menú principal y seleccionar la tercera opción: Reporte de Comités, allí verá algo similar a la Pantalla 16, en donde encontrará 4 filtros para búsqueda de comités. Si no desea filtrar sólo debe seleccionar el botón: Pantalla Allí se encontrará algo similar a la Pantalla 17, Donde encontrará un listado de Comités, con su información y el estado (semáforo de colores) que indica el cumplimiento de las actividades planificadas a la fecha. 02. Si desea más detalle de un comité, puede ir al cronograma de actividades, para ello seleccione el siguiente ícono: a la izquierda del correspondiente Comité. Pantalla 17 10

13 9. Ver auditoría y certificado 0. Si le han realizado una auditoría a alguno de sus Comités Paritarios en fecha posterior al , entonces la auditoría se cargará en el sistema y Ud. y cualquier miembro del comité podrá verla una vez que la auditoría haya sido validada, también podrá ver el certificado bajarlo o imprimirlo directamente. Pantalla Para ello ir al Menú principal y seleccionar la opción: Certificación, allí le aparecerá algo similar a la Pantalla 18, donde tendrá un listado de Comités certificados. Allí podrá ver el informe de auditoría y el certificado. 2. Al seleccionar los siguientes íconos podrá ver lo que se explica a continuación. Verá el informe de auditoría completo. Verá el informe de auditoría resumido. Verá el certificado correspondiente 11

14 12