6. PROCEDIMIENTO PARA EL ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD ANALÍTICA

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1 6. PROCEDIMIENTO PARA EL ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD ANALÍTICA

2 ÍNDICE 1.0 Objeto 2.0 Alcance 3.0 Referencias 4.0 Definiciones 5.0 Procedimiento 5.1 Definición del Plan de Aseguramiento de la Calidad Analítica 5.2 Análisis de blancos 5.3 Gráficos de control 5.4 Introducción de muestras ciegas 5.5 Controles no programados a priori 5.6 Control de los métodos de análisis 5.7 Toma y conservación de muestra 5.8 Controles interlaboratorio 6.0 Documentación

3 1 OBJETO En el presente documento se define el PLAN DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD ANALÍTICA (en adelante PACA) que ha de regir en el Laboratorio de Ensayos del DIQA. Este plan consiste en un conjunto de acciones, (planificadas, sistematizadas y diferenciadas del trabajo ordinario), llevadas a cabo por el Laboratorio y que son necesarias para proporcionar la confianza adecuada, en que los resultados analíticos ofrecidos satisfacen los requisitos establecidos, según la política de calidad del Laboratorio. Con el establecimiento del PACA se pretende conseguir: - Control estadístico del proceso de análisis - Detección de errores sistemáticos - Definición de acciones correctoras - Evaluación de la calidad analítica - Verificación de la capacidad del Laboratorio para cumplir requisitos normalizados. 2 ALCANCE Este programa es de aplicación a todos los métodos de ensayos del alcance de acreditación como Laboratorio de Ensayo, recogidos en el RE-01 (Referencia 3.4), así como a la toma y conservación de muestras (Referencia 3.5). 3 REFERENCIAS 3.1 POC-04: Procedimiento para el tratamiento de no conformidades internas y sugerencias de mejora. 3.2 POC-15: Procedimiento para la cooperación y realización de ensayos interlaboratorios. 3.3 POC-21: Procedimiento para la validación de métodos de ensayo. 3.4 RE-01: Indice de documentos en vigor. 3.5 PEE-Q-001: Procedimiento para la toma y conservación de muestras. 3.6 NT-03 Rev. 3 octubre Las mencionadas referencias están disponibles en los lugares indicados en sus respectivas listas de distribución.

4 4 DEFINICIONES 4.1.Control / Aseguramiento de la calidad: Conjunto de acciones planificadas y sistematizadas llevadas a cabo por el Laboratorio con el objetivo de asegurar la calidad de los resultados analíticos obtenidos. 4.2.Evaluación de la calidad: Mecanismo establecidos para verificar de manera sistemática y continuada que el sistema de control de calidad opera dentro de los limites de calidad establecidos. 5 PROCEDIMIENTO 5.1.Definición del Plan de Aseguramiento de la Calidad Analítica Se elaborará un PACA para cada una de los métodos de ensayo incluidos dentro del alcance de la acreditación del Laboratorio de Ensayo El Responsable Técnico designará a la persona o personas, con la debida cualificación, para la elaboración de cada uno de los PACA correspondientes, si bien él será el responsable final de su revisión y aprobación La elaboración de cada PACA se apoyará en los apartados 5.2 a 5.7 y quedará recogido en el formato POC 30/01. En particular se incluirá dentro de la definición de cada PACA: - Determinación a la que se aplica. - Controles definidos para cada uno de los parámetros. - Periodicidades o cronograma para los controles definidos. - Periodicidad para la revisión del PACA Cada PACA se codificará según: PACA-Q-XXX-ZZ-m donde: Q: Área de Control Medioambiental. XXX: Número del procedimiento específico de ensayo sobre el que se define el PACA

5 ZZ: Año de elaboración del PACA m: Número de orden del PACA si se define más de uno a lo largo de un mismo año Concluido el periodo de vigencia de cada PACA, el cual se establece en 1 año a no ser que el Responsable Técnico considere necesario el establecimiento de un periodo de vigencia menor, se ha de realizar un análisis de los resultados obtenidos con el objeto de establecer posibles acciones correctoras sobre las desviaciones detectadas. Las conclusiones generadas se han de recoger en un informe revisado y aprobado por el Responsable Técnico, tratándose, si procede, las desviaciones detectadas como no conformidades (Referencia 3.1) En la elaboración del nuevo PACA se tendrán en consideración las conclusiones obtenidas en el análisis realizado sobre el PACA caducado, estableciéndose los nuevos objetivos a alcanzar Los datos obtenidos en la aplicación del PACA serán analizados y si no satisfacen los criterios predefinidos, se tomarán medidas para corregir el problema y evitar consignar resultados incorrectos. 5.2.Análisis de blancos Esta acción se realiza para evitar que se produzcan contaminaciones por arrastre de muestra muy concentradas a muestras de baja concentración, y para comprobar la limpieza correcta de los materiales utilizados así como la pureza de los reactivos empleados El Responsable Técnico del Laboratorio definirá para cada método de ensayo, en el correspondiente Plan de Aseguramiento de la Calidad Analítica, la necesidad de analizar blancos, la sistemática a emplear para su análisis y los criterios de aceptación de los resultados obtenidos Con carácter general, no deberá aceptarse ningún resultado del blanco que sea superior al límite de detección del método analítico empleado (Documento 6.2).

6 5.2.4 Los resultados obtenidos en la/s medida/s del blanco, se irán anotando en el formato POC30/02 (Documento 6.2). 5.3.Gráficos de control El objetivo principal del uso de esta herramienta es controlar estadísticamente el proceso de la determinación analítica. Con el control estadístico se consigue: a) La detección de errores sistemáticos. b) El aseguramiento de que los resultados ofrecidos por el Laboratorio son fiables a lo largo del tiempo. Esta técnica gráfica se basa en niveles de confianza que permiten detectar visualmente aquellos datos que no son aceptables. El gráfico de control a usar en nuestro Laboratorio está constituido por una línea central que define la mejor estimación del valor central de la variable elegida (valor objetivo). Alrededor de esta línea se localizan los límites de aviso y acción: - Límite de aviso. Proporciona la información de dónde han de estar situados, aproximadamente, el 95,5% de los resultados. - Límite de acción. Proporciona la información de dónde han de estar situados, aproximadamente, el 99,7% de los resultados. Tanto el valor central como los límites de control han de estar fijados antes de iniciar el proceso de control de la calidad analítica. Estos valores se obtienen mediante el análisis previo de la muestra de control. Esta muestra de control, perfectamente definida, se analizará a lo largo del tiempo, y los resultados son los que se presentan en el gráfico de control. La representación de estos valores nos indican si el proceso se encuentra o no bajo control estadístico. Los gráficos que van a desarrollarse en el Laboratorio son: - Gráficos del valor central: para aquellas determinaciones donde sea posible preparar

7 patrones de concentraciones conocidas. - Gráficos de recorrido: cuando sea imposible o muy laboriosa la preparación de patrones. La implantación de los gráficos de control pasa por las siguientes etapas: 1. Definición de las muestras de control 2. Análisis de las muestras de control 3. Establecimiento de los gráficos de control 4. Definición de la frecuencia de los análisis de las muestras de control 5. Interpretación de los resultados Definición de las muestras de control Para cada método de ensayo se eligen patrones de control dentro del rango de aplicación establecido en el procedimiento específico. Los patrones de control se deben seleccionar en base a los valores más comúnmente medidos por el Laboratorio. En ocasiones, estos patrones dependerán del rango de concentración en el que se sitúen las muestras. Las muestras seleccionadas para los gráficos de recorrido dependen de cada análisis pues son muestras reales analizadas por duplicado. Se obtendrá un gráfico de control para cada patrón/muestra seleccionado. El Director Técnico definirá que gráficos de control y patrones se emplearán para los diferentes ensayos dentro del Plan de Aseguramiento Establecimiento de los gráficos de control a) Gráficos de valor central Para determinar el valor objetivo de la variable controlada (media), así como de los límites de control, se realizarán entre 10 y 25 análisis (n), en condiciones de reproducibilidad. Con los resultados obtenidos del análisis de patrones se calcula la media y la desviación estándar de los valores según:

8 i Media: = n 1 x = n i= 1 x i Desviación: s = i n = i= 1 (x i x) n 1 2 A partir de estos valores se calcula el error relativo y el coeficiente de variación los cuales han de ser inferiores a los límites establecidos en los criterios de validación. En caso contrario, se han de repetir los ensayos o buscar las causas de este comportamiento. Los niveles de aviso se establecen a una distancia de la media de ± 2 veces la desviación estándar. Los niveles de acción se establecen a una distancia de la media de ± 3 veces la desviación estándar. En el registro del establecimiento de los gráficos de valor central, formato POC 30/03, consta la siguiente información: - Parámetro: se indica el parámetro a medir. - Patrón. - Fecha: se indica la fecha de realización de los análisis. - Resultado: se recogen los resultados obtenidos en las distintas medidas. - Media: se anota la media calculada para resultados anteriores. - Desviación estándar: idem. Para la desviación estándar. - Límite superior de acción: se calcula el límite superior de acción con la media y la desviación estándar según se indicó anteriormente. - Límite superior de aviso: idem. para el límite superior de aviso. - Valor objetivo: se le asigna la media calculada anteriormente. - Límite inferior de aviso: se calcula el límite inferior de aviso con la media y la desviación estándar. - Límite inferior de acción: idem. para el límite inferior de acción. b) Gráficos de recorrido Para el establecimiento de los gráficos de recorrido será necesario realizar un mínimo de n= 15 análisis por duplicado.

9 Con los resultados de los análisis de los duplicados de las muestras seleccionadas se calcula la diferencia en porcentaje (R) de los duplicados, según: R = donde: x 1 x x x 1 = Mayor resultado obtenido en el análisis duplicado de la muestra x 2 = Menor resultado obtenido en el análisis duplicado de la muestra Con estos valores se calcula la media de los recorridos ( R). A veces, el rango puede expresarse como una función de la desviación estándar relativa (coeficiente de variación). El límite de acción se establece a 3,27 veces la media calculada. El límite de aviso se establece a 2,45 veces la media calculada. En el registro del establecimiento de los gráficos de recorrido, formato POC 30/04, consta la siguiente información: - Parámetro: se indica el parámetro a medir. - Fecha: se indica la fecha de realización de los análisis. - Resultado: se recogen los resultados obtenidos en las distancias medidas. - R (%): se calcula la diferencia en porcentaje de cada duplicado. - Media: se calcula la media de los porcentajes anteriores. - Desviación estándar: idem. para la desviación estándar. - Límite de acción. - Límite de aviso. - Valor objetivo Frecuencia de análisis de los patrones de control La frecuencia con la que se introduce el patrón depende, sobre todo, del número de determinaciones que se realicen. Para los gráficos del valor central como norma general, se analizará un patrón con la periodicidad indicada en el Plan de Aseguramiento (POC30/01).

10 Para los gráficos de recorrido, se toma como criterio general, la introducción de una muestra duplicada con la periodicidad indicada en el Plan de Aseguramiento (POC30/01). Los resultados de estos análisis se registran según el formato POC 30/05 y POC 30/06 según se trate de patrón de control o de muestras duplicadas Interpretación de resultados Límite de acción: si una medida del patrón de control está fuera de los límites de acción, repítase la medida inmediatamente. Si la repetición se encuentra ya dentro, continúese con los análisis de las muestras; si vuelve a estar fuera, hay que interrumpir los análisis y corregir el problema. Límite de aviso: si dos de cada tres puntos sucesivos están fuera de los límites de aviso, analícese otro patrón de control. Si el siguiente punto se encuentra dentro, continúese con los análisis de las muestras; si al punto siguiente está fuera, hay que interrumpir el análisis y corregir el problema. Desviación estándar: si cuatro de cinco puntos consecutivos están fuera de x ± 1 s, o están en orden creciente o decreciente, analícese otra muestra. Si el siguiente punto está dentro de x ± 1 s, o altera el orden continúese el análisis; en caso contrario, hay que interrumpir el análisis y corregir el problema. Línea central (valor objetivo): si ocho resultados sucesivos del análisis del patrón de control se encuentran por encima/debajo de la línea central, analícese otra vez el patrón. Si el punto siguiente está por debajo/encima de la línea central, continúense los análisis; si el siguiente punto se encuentra en el mismo lado, hay que interrumpir el análisis y corregir el problema. Las anteriores consideraciones se aplican cuando los resultados están por encima o por debajo de la línea central, pero no en ambos lados; por ejemplo, cuatro de cinco valores deben superar o bien x + 1s, o bien x - 1s. Después de corregir el problema, se vuelve a analizar, si es posible, las muestras analizadas entre la última medida controlada y la última fuera de control.

11 El valor objetivo así como los niveles de aviso y acción serán conocidos en todo momento por los analistas, para que puedan interpretar los resultados y actuar en consecuencia siguiendo los criterios anteriormente fijados. Para ello, utilizarán los formatos POC 30/05 o POC30/06 según proceda. 5.4.Introducción de muestras ciegas El Encargado de Área introducirá en la cadena de análisis muestras de concentración conocida sin que los analistas conozcan que se trata de una muestra de control. Para ello se codificará esta muestra con el código de alguna muestra real (con cuidado por parte del Laboratorio de no dar este valor como resultado real) o un código ficticio (y creíble por los analistas). El objetivo de estos controles es chequear, en condiciones lo más parecidas a las reales, la precisión de la técnica analítica, ya que al desconocer que se trata de muestras de control, los analistas las procesan exactamente igual que las muestras y no con el cuidado con el que analizan los patrones de control u otros controles. Estas muestras podrán ser: - Muestra real que se toma en ese día, o de almacén. - Muestra real a la que se añade un valor conocido de disolución patrón de uno o más elementos. - Patrón de un solo elemento. - Muestra sintética preparada de varios elementos. El resultado obtenido en el análisis de la muestra ciega se compara con el valor esperado o conocido con anterioridad. Se aceptan como correctas, diferencias en porcentaje (R) entre 90 y 110%. Diferencias superiores no ponen en duda la validez de los resultados emitidos por el Laboratorio de Ensayo sino que sirven de orientación para controlar la vigencia de las precisiones calculadas en la etapa de validación de las diferentes metodologías analíticas.

12 El diseño y la introducción de estas muestras es responsabilidad directa del Encargado de Área que deberá llevar un registro de las muestras ciegas procesadas siguiendo el formato POC30/ Controles no programados "a priori" Se introducen en este apartado todos los controles internos planificados día a día por el Encargado de Área, cuya concentración y matriz dependerán directamente de la tanda de análisis. Estos controles internos se procesarán igual que las muestras y los resultados obtenidos se registrarán en el registro de ensayo correspondiente. Es tarea del Encargado de Área disponer de mecanismos adecuados para la corrección de irregularidades en el caso que se produzcan. 5.6.Control de los métodos de análisis Los procedimientos específicos ya validados se someten a una verificación que consiste en el análisis de un material de referencia (MR) de concentración determinada. Esta verificación se realizará con la periodicidad indicada en el Plan de Aseguramiento definido para cada método para todas las determinaciones, con el objeto de comprobar que se alcanzan los objetivos establecidos (por la norma de aplicación o por el propio laboratorio) en cuanto a precisión, exactitud, etc. Estos materiales serán certificados por un organismo oficial (NIST, BCR, ENAC u otro) o, en su defecto, trazables a NIST. Para la realización de este control, se aplicarán los apartados necesarios del POC-21 (Referencia 3.3). 5.7.Toma y conservación de muestra Con objeto de asegurar la calidad analítica en la toma y conservación de muestra, para todos los parámetros incluidos en la acreditación del laboratorio se deberá analizar un

13 blanco y tomar y analizar muestras por duplicado. La periodicidad de estas operaciones deberán estar incluidas en su plan de aseguramiento de la calidad analítica (Documento 6.1) Los criterios de aceptación de estos blancos y duplicados son los siguientes: - Los resultados de los análisis de los blancos deberán ser inferiores a los límites de cuantificación de los métodos analíticos utilizados. - En el caso de análisis de duplicados, la diferencia entre los resultados del duplicado expresado como porcentaje relativo al valor medio debe ser inferior al error máximo admitido en la validación del parámetro Los resultados obtenidos en las medidas de los blancos se irán anotando en el Formato POC30/02 (Documento 6.2) y los de los duplicados en el Formato POC30/08 (Documento 6.8). 5.8.Controles interlaboratorios El laboratorio participará al menos una vez para cada una de las familias de ensayos incluidas en su alcance de acreditación en el período entre reevaluaciones El Responsable Técnico gestionará la participación del laboratorio en estas intercomparaciones y solicitará la participación en aquellos que se consideren de interés En la medida de lo posible, el tratamiento de las muestras (distribución, circulación, preparación, análisis y registro de resultados) se realizará del mismo modo que para el resto de las determinaciones efectuadas en el Laboratorio, de forma que los resultados obtenidos permitan conocer el grado de precisión y exactitud del Laboratorio en sus determinaciones sistemáticas y/o detectar fallos puntuales en el transcurso de las mismas Tras la revisión de los resultados, el Responsable Técnico elaborará el informe de ensayo en los formatos emitidos para tal fin por la entidad organizadora y/o adecuándose a los requisitos establecidos por la misma.

14 5.8.5 El Responsable Técnico analizará el informe emitido por la entidad organizadora En caso de detectar desviaciones significativas se tratarán en una reunión en la que se definirán las acciones correctoras necesarias conforme a lo indicado en el procedimiento POC-04 (Referencia 3.1) Se archivará junto con el informe de resultados del programa, el informe de evaluación de datos y las acciones correctoras, si procede El procedimiento POC-15 (Referencia 3.2) establece las condiciones generales para la participación en ensayos interlaboratorios. 6 DOCUMENTACIÓN 6.1 Formato POC 30/01: Registro RE-43-a. Plan de Aseguramiento de la calidad analítica. 6.2 Formato POC 30/02: Registro RE-43-b. Análisis de blancos. 6.3 Formato POC 30/03: Registro RE-43-c. Gráficos de valor central. 6.4 Formato POC 30/04: Registro RE-43-d. Gráficos de recorrido. 6.5 Formato POC 30/05: Registro RE-43-e. Análisis de patrones de control. 6.6 Formato POC 30/06: Registro RE-43-f. Análisis de muestras duplicadas. 6.7 Formato POC 30/07: Registro RE-43-g. Muestras ciegas. 6.8 Formato POC 30/08: Registro RE-43-h. Análisis de duplicados en la toma de muestra.

15 7. BIBLIOGRAFÍA Manual de Calidad de Juray, 5ª Edición. Joseph M. Juran, A. Blanton Godfrey. Editorial: Mc Graw Hill. Calidad: Modelo ISO 9001 Versión Albert Badía Giménez. Editorial:Deusto ISO 9000, Manual de Sistema de Calidad, 4ª Edición. David Hoyle. Editorial:Paraninfo. AECC. El Consumidor Europeo y la Calidad. Ed. Asociación española, Alonso y Blanco. Dirigir con Calidad Total. Ed. Díaz de Santos UNE-EN-ISO/IEC 17025:2000. Requisitos generales relativos a la competencia de los laboratorios de ensayo y calibración. UNE-EN-ISO/IEC 17025:2005. Requisitos generales relativos a la competencia de los laboratorios de ensayo y calibración. CGA-ENAC-LEC Rev. 3. Criterios generales para la acreditación de los laboratorios de ensayo y calibración según norma UNE-EN ISO/IEC PAC-ENAC-LEC Rev.20 NT-18 Rev.1. Laboratorios de Ensayo: Acreditación para categorías de ensayo. NT-20 Rev.1. Expresión de los alcances técnicos de ensayos en agua.