MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

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1 1 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS GERENCIA DE GESTION INTERNA

2 2 IDENTIFICACIÓN: NOMBRE DE LA DEPENDENCIA: FUNDACITE MERIDA MANUAL DE: Procedimientos Administrativos LUGAR Y FECHA DE ELABORACIÓN: Mérida, Mayo 2004 RESPONSABLE DE LA ELABORACIÓN: Br. Monzón Nava María Jolymar REVISADO POR: Msc. Berbesí Q. Francisco J.

3 3 INDICE Pág. - Introducción Objetivos Marco Legal y Normativo Descripción de los Procedimientos Administrativos realizados en las Gerencias, Coordinaciones y Unidades de la Fundación: 1. GERENCIA DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO EN CIENCIA, TECNOLOGÍA E INNOVACIÓN Planificación, desarrollo y seguimiento a los mecanismos de control sobre las actividades y funciones asignadas en las unidades adscritas a su área de gestión Consolidar el Plan Operativo Anual Elaboración de informes sobre estudios técnicos solicitados por las autoridades de la fundación Asistencia al Presidente en sus actividades cuando él lo solicite Dar apoyo al presidente de Fundacite - Mérida GERENCIA DE GESTIÓN INTERNA Planificación y control de las labores administrativas que se realizan en la fundación Planificación, desarrollo y seguimiento a los mecanismos de control sobre las actividades y funciones asignadas en las unidades adscritas a su área de gestión Consolidar el Plan Operativo Anual Controlar el cumplimiento del presupuesto anual de la fundación Elaboración de informes sobre estudios económicos solicitados por las autoridades de la fundación Realización de estudios continuos sobre los sistemas y procedimientos vigentes Planificación y gerencia de los cursos de formación que han de tomar el personal de la fundación Elaboración y actualización de los expedientes del personal Llevar el control del disfrute de las vacaciones del personal Llevar el control de los permisos del personal Solicitud para ingresar a la fundación los fines de semana (Ingresos Especiales) Solicitud para ingresar a la fundación los fines de semana (Ingresos mensuales) Solicitud y canalización de pasantes para la fundación (Cuando se solicitan pasantes)... 54

4 Solicitud y canalización de pasantes para la fundación (Cuando se solicitan pasantías) Elaboración de expedientes administrativos Convocar a la comisión de Compras y Servicios Generales, Seguro y Cóctel CONSULTORÍA JURÍDICA Asesoramiento y/o control de las actividades legales de la fundación Elaboración de contratos de personal Elaboración de contratos de servicios Preparación de informes técnicos y otros documentos de carácter legal sobre aspectos requeridos por las autoridades de la institución Elaboración de convenios entre instituciones y dar seguimiento al mismo Revisión de convenios ya elaborados y darle seguimiento al mismo Representación en materia legal de la fundación Canalizar solicitudes de vacaciones Elaboración de las indemnizaciones del personal COORDINACION DE LA UNIDAD DE GESTIÓN DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA Planificación de las labores realizadas en la Coordinación de la Unidad de Gestión de Ciencia y Tecnología Actividades de formación y actualización de conocimientos en el área de gestión de conocimientos Organización y seguimiento a la realización de acciones para promover y orientar el desarrollo del sistema científico y tecnológico del Estado Mérida Análisis y apoyo en la formulación de proyectos Control del seguimiento de proyectos en el área de Ciencia y tecnología Realización de asesorías y seguimiento de servicios Planificación de la evaluación de los resultados obtenidos al final de la realización del servicio prestado ANALISTAS DE PROYECTO Procedimiento para canalizar las subvenciones (Procesar las solicitudes) Procedimiento para canalizar las subvenciones (Fase de decisión final) Procedimiento para canalizar las subvenciones (Seguimiento y control) Proceso de otorgamiento de los Premios Regionales de Ciencia, y Tecnología (Selección de las áreas para la convocatoria anual de premios) Proceso de otorgamiento de los Premios Regionales de Ciencia, y Tecnología (Proceso para la convocatoria de premios regionales)

5 Proceso de otorgamiento de los Premios Regionales de Ciencia, y Tecnología (Recepción de las postulaciones de las convocatorias de los premios regionales) Proceso de otorgamiento de los Premios Regionales de Ciencia, y Tecnología (Evaluación de las postulaciones) Proceso de otorgamiento de los Premios Regionales de Ciencia, y Tecnología (Selección de las postulaciones ganadoras de loa premios) Realización de planes y acciones para promover y orientar el desarrollo del sistema científico y tecnológico del Estado Mérida Ejecución de planes y acciones para promover y orientar el desarrollo del sistema científico y tecnológico del Estado Mérida Ejecutar el análisis y apoyo en al formulación de proyectos Ejecución del seguimiento de proyectos en el área de Ciencia y Tecnología Ejecución de asesorías y seguimiento de servicios Ejecución de las solicitudes de oferentes y demandantes de servicios Evaluación de los resultados obtenidos al final del servicio prestado COORDINACION DE BECAS Planificación de las actividades a desarrollar por la Coordinación de Becas Control de las actividades planificadas que se llevan a cabo Organización, control y coordinación del proceso de selección para la distinción a Preescolares Organización, control y coordinación del proceso de selección para la distinción a docentes Organización, control y coordinación del proceso de selección para la los premios de Reconocimiento a la Excelencia y Becas Estimulo Coordinación para elaborar la prueba a aplicar en cada edición del proceso Selección de los becas ayudantía Elaboración de la nómina de los beca ayudantía Elaboración de la nómina de los becarios externos COORDINACION DE CASAS DE CIENCIA, TECNOLOGIA E INNOVACION Planificación de las labores realizadas en la Coordinación General de las Casas de Ciencia, Tecnología e Innovación Planificación de actividades mensuales a seguir en las Casas de Ciencia, Tecnología e Innovación Elaboración de Informes Mensuales Generar la información sobre los alcances de la gestión de las Casas de Ciencia Diseño de programas para integrar las Casas de Ciencia a la comunidad Planificación de la incorporación de instituciones educativas al programa Atención Escuelas

6 6 7.7 Identificación de actores en Ciencia, Tecnología que se pueden vincular a las actividades de las Casas de Ciencia Solicitud de materiales y equipos Trámite de la solicitud de materiales y equipos Traslado de equipos Seguimiento y control de las actividades financieras Control de ingresos y depósitos Control del uso del teléfono COORDINACION DE TECNOLOGIA Y SISTEMAS Mantenimiento de la infraestructura necesaria en telecomunicaciones Planificación de las actividades a desarrollar por la Coordinación de Tecnología y Sistemas Planificación del crecimiento de la Red Externa Mantenimiento y gestión de la red externa de la fundación Préstamo del servicio a usuarios externos de la fundación Actualización de la fundación con los avances relacionados en tecnología de sistemas (Tecnología de punta) Dar soporte técnico a los usuarios internos de la fundación Asesoramiento en el área de Telecomunicaciones COORDINACION DE INFORMATICA Préstamo del servicio a usuarios internos de la fundación Planificación de las actividades a desarrollar por la Coordinación de Informática Diseño de políticas de respaldo de información Actualización de los programas en la fundación, con los avances relacionados en informática Desarrollo de las páginas Web de la fundación Desarrollo y mantenimiento actualizado de las páginas Web de la fundación Desarrollo de los programas que facilitan el intercambio de información vía Internet Funcionamiento y Coordinación de los Infocentros Seguimiento y evaluación en el desarrollo de 243 software Apertura y cierre de las cuentas de correo electrónico del personal de la fundación COORDINACION DE PROMOCION Y DIVULGACION Planificación de las actividades a desarrollar por la Coordinación de Promoción y Divulgación

7 Apoyo al resto de las Gerencias, Coordinaciones o Unidades en lo referente a promoción y divulgación Diseño de los mecanismos para divulgar y/o promocionar la información de las actividades que se desarrollan en la fundación Actualización de la Coordinación en los avances referidos a promoción y divulgación Seguimiento de las actividades de promoción y/o divulgación desarrolladas por la fundación Diseño de estrategias de promoción y divulgación para el estado Mantenimiento de las páginas Web de la fundación Información Interna como mecanismo de Cohesión Institucional Consolidación de la información Impresa de Ciencia y Tecnología UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES Elaboración y canalización de las ordenes de compra Control de llamadas telefónicas Control de las empresas contratadas Control del inventario (Adquisición de bienes) Control del inventario (Ubicación de los bienes que componen el inventario) Reposición de los fondos de trabajo Préstamo de equipo Traslado de bienes Traslado de bienes (Aparatos Electrónicos) ASISTENTE DE PRESIDENCIA Supervisión de las actividades asignadas a las coordinaciones o unidades de la fundación Préstamo del vehículo Concertación de entrevistas o reuniones importantes para el Presidente Organización y Coordinación del proceso para la ejecución del Consejo General Organización y Coordinación del proceso para la ejecución de la Junta Directiva Organización y Coordinación del proceso para la ejecución del Consejo Consultivo SECRETARIA EJECUTIVA Redacción y elaboración de memorandums y/o comunicaciones Planificación y control de la ejecución de la agenda del presidente Organización y distribución de los documentos recibidos Recepción de documentos del personal a seleccionar

8 Préstamo de Llaves Control de audiencias y visitas para el presidente PROCEDIMIENTOS GENERALES Envío de correspondencia externa Solicitud y adquisición de boletos aéreos Solicitud de viáticos Pedidos de material al almacén Solicitud de permiso hasta dos (2) horas Solicitud de permiso de mas de dos (2) horas hasta un (1) día Solicitud de permiso de más de un (1) día Solicitud de permiso por periodos de más de una semana Solicitud de recursos al Fondo de Trabajo Manejo del fondo de trabajo Organización, evaluación y selección del personal a contratar en la fundación Ejecución de llamadas telefónicas (En el momento de realizar la llamada) Organización de las reuniones en la fundación Adquisición de bienes o servicios menores a 100 UT inclusive Adquisición de bienes o servicios de más de 100 UT a 700 UT inclusive Servir de conexión entre los entes de adscripción y la fundación con respecto a los lineamientos y directrices que dicten los entes para la elaboración del Plan Operativo Anual Anexos Metodología de Informes Comunicación Traslado de Muebles y Equipos Solicitud de Permiso Abreviaturas empleadas Formato de Orden de Compra Formato de Solicitud de Pasajes Formato de Solicitud de Traslado

9 9 INTRODUCCIÓN : La realización del quehacer institucional cotidiano en los procesos administrativos y tecnológicos vienen a transformarse en rutinas que al paso del tiempo se van modificando en el desempeño de las tareas; como consecuencia de la división del trabajo, hace necesario el uso de una herramienta que establezca los lineamientos en el desarrollo de cada actividad dentro de una organización pública. Entonces los manuales administrativos representan una alternativa y son de gran utilidad en la reducción de errores, en la efectividad de las políticas del organismo en cuanto a eficiencia y eficacia, garantizan un control administrativo, proporcionan una mejor y más rápida inducción a empleados en nuevos puestos de trabajo y, podrían considerarse como una herramienta de consulta y comunicación para los empleados de una organización, ya que facilitan la interacción de las distintas unidades o coordinaciones a través del flujo de información ( instrucciones o acuerdos) que tienen como objetivo el logro de determinadas actividades. La efectividad del manual administrativo radica en la metodología diseñada para su elaboración, logrando con ello, que el usuario sin necesidad de consultar a los niveles superiores disponga de la información que requiera para realizar determinada tarea. A continuación se presentaran los siguientes Manuales de Procedimientos Administrativos: Gerencia de Planificación y Desarrollo de Ciencia, Tecnología e Innovación, Gerencia de Gestión Interna, Consultoría Jurídica, Coordinación de la Unidad de Gestión de Ciencia y Tecnología, Analistas de Proyecto, Coordinación de Becas, Coordinación de las Casas de Ciencia, Tecnología e Innovación, Coordinación de Tecnología y Sistemas, Coordinación de Informática, Coordinación de Promoción y Divulgación, Unidad de Servicios Generales, Asistente de Presidencia, Secretaria Ejecutiva, y Procedimientos Generales de la Fundación.

10 10 OBJETIVOS: OBJETIVO GENERAL: Establecer una definición, elaboración, registro y diagramación de los Procedimientos Administrativos de FUNDACITE- MERIDA. OBJETIVOS ESPECIFICOS: Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo. Determinar en forma sencilla las responsabilidades Facilitar las labores de control, auditoria, evaluación y seguimiento Aumentar la eficiencia de los empleados Facilitar la coordinación de trabajo en la Institución Orientar la manera de realizar el trabajo Construir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

11 11 MARCO LEGAL Y NORMATIVO: - Constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela Artículos 49 numeral 9, 137, Ley Orgánica de Contraloría General de la Republica y el Sistema Nacional de Control Fiscal. G. O del 17/12/2001 Artículos 7, 24 Parágrafo único, 33 numeral 5,35, 36, 37, 38, 39, 85, 91 numerales 8,22,23,29, 91numerales 8,23,29,92. - Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Publico. G. O del 09/01/03. Artículos 2,5,9,21 numeral 7, 22,23,55,131,132,134,187 - Ley Orgánica de la Administración Publica G. O del 17/10/2001 Artículos 6 numeral 3,7 numeral 5,13 - Ley del Estatuto de la Función Publica G. O del 06/09/2002 Artículos 33 numeral11,46,57 - Normas Generales de Control Interno (NGCI) G. O del 17/06//1997 CGR. Artículos 3,5,6,12,15,20,21,22 - Ley de Licitaciones. - Reglamento COCTEL.

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