Manual de Usuario - 1 -

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1 Manual de Usuario - 1 -

2 Índice 1. Qué es el Expediente Electrónico? Requisitos técnicos del sistema Cómo ingresar al Expediente Electrónico? Acceso al expediente del alumno Cómo capturo o consulto información del Expediente del Alumno? Qué información se puede registrar en el Expediente Electrónico? Cómo genero Reportes para mi escuela? Cómo descargo los formatos imprimibles del Expediente? Preguntas frecuentes

3 1. Qué es el Expediente Electrónico? El Expediente Electrónico es un módulo del Sistema de Información Educativa que sirve para capturar la información personal y académica de los alumnos de educación básica. Su principal beneficio es el de poder integrar toda la información del alumno en un solo expediente, logrando darle continuidad a través de toda la educación básica. Además, debido a su tecnología basada en Internet, se encuentra disponible para su operación en todas las escuelas secundarias del estado de Chihuahua. 2. Requisitos técnicos para la operación del sistema. El Expediente Electrónico está basado en Internet, por lo que tiene requerimientos mínimos para su funcionamiento: Conexión a Internet Windows 98 en adelante Internet Explorer 6 (puede ser descargado de la página Adobe Reader (puede ser descargado de la página 3. Cómo ingresar al Expediente Electrónico? Para entrar al sistema es necesario ingresar a la página del Sistema de Información Educativa que se encuentra en la dirección:

4 Una vez dentro de la página, es necesario introducir el Usuario y Contraseña que la Secretaría de Educación y Cultura le ha asignado a su escuela. Una vez introducidos, presione el botón INGRESAR. IMPORTANTE: El usuario y contraseñas para ingresar al Expediente Electrónico son diferentes a las que se usan para ingresar a Control Escolar. Una vez dentro del sistema, le aparecerá una pantalla con el menú y el logotipo de gobierno

5 4. Acceso al expediente del alumno. Es posible ingresar al expediente de los alumnos de dos formas diferentes: a. A través del botón de ALUMNO, localizado en la barra de herramientas. Al presionarlo, aparece una pantalla en la que se puede buscar al alumno por apellido paterno y nombre, CURP o matrícula. Ahí se introducen los datos del alumno y se presiona el botón de BUSCAR. NOTA: No es obligatorio introducir todos los datos, se puede buscar por Primer Apellido y Nombre, o solamente por CURP o Matrícula. b. A través del botón ESCUELA, localizado en la barra de herramientas. Al presionarlo, aparece una pantalla en la que aparecen los grados y grupos que hay en la escuela, con la cantidad de alumnos inscritos en cada uno de ellos. Para - 5 -

6 acceder a la información del grupo, es necesario presionar el grupo al que pertenece el alumno. Al realizar esta acción, aparecerá una lista con los nombres de los alumnos inscritos en ese grupo. Para acceder al expediente de un alumno, solamente es necesario presionar el nombre del alumno deseado. Al presionarlo, el expediente del alumno aparecerá, junto con las opciones para captura y revisión de información

7 5. Cómo capturo o consulto información del Expediente Electrónico del Alumno? Una vez dentro del expediente, es necesario desplegar el menú que despliega las secciones disponibles del expediente. Esto se hace presionando el botón con forma de FLECHA que se encuentra al lado de la casilla que dice Instrucciones. Esto desplegará en menú del que debemos seleccionar la sección a la que deseamos ingresar. Para entrar a ella, solamente hay que presionar el nombre de la sección requerida

8 6. Qué información se puede registrar en el Expediente Electrónico? Cada una de las secciones del expediente sirve para que sea capturada información diferente. Lo ideal es que cada profesor responsable de esa área en la escuela, sea responsable de capturar la información de sus alumnos. Para ello, debe de existir una persona responsable de guardar el usuario y contraseña del sistema y de ingresarlo para que exista un control adecuado de la información. El Expediente se divide el las siguientes secciones: Kárdex: Permite realizar la consulta de las calificaciones del alumno desde su ingreso a la educación básica del estado. Educación Artística: Permite capturar información sobre las disciplinas artísticas que domina y practica el alumno, así como información sobre parientes con habilidades artísticas que posea. Educación Física: Permite capturar información sobre el perfil conductual del alumno, necesidades educativas especiales, alteraciones, peso, estatura, deporte practicado y las competencias del alumno dentro de la clase. Orientación Educativa: Permite capturar la conducta observada del alumno, así como los resultados obtenidos en la aplicación de las pruebas psicométricas de Frases Incompletas, Sociograma y Caracterología, así como acceder a los resultados de Encuéntrate del estudiante (cuando lo tenga aplicado). Orientación Educativa Reportes: Permite consultar el historial de los reportes que ha recibido el alumno en cada una de las escuelas donde haya estudiado. Asimismo, permite crear y editar nuevos reportes sobre la conducta del alumno, con categorías establecidas en el Reglamento Escolar elaborado por la Secretaría de Educación y Cultura. Orientación Educativa - Entrevistas: Permite consultar el historial de entrevistas que ha tenido el alumno en cada una de las escuelas donde haya estudiado. Además, permite crear y editar nuevos registros de entrevistas donde se especifica el motivo de la entrevista, quien la solicitó, la razón y los compromisos que se acordaron en la misma. Trabajo Social - Datos del Alumno: Permite recopilar información sobre las actividades extraescolares del alumno, como actividades culturales y deportivas, datos laborales del alumno (solo si aplica) y contacto para emergencias

9 Trabajo Social - Datos Médicos: Permite recopilar información sobre el servicio médico del alumno, su tipo de sangre, problemas visuales, alergias y padecimientos frecuentes. Trabajo Social - Datos Socioeconómicos: Permite capturar la información referente a becas que reciba el alumno, estado civil de los padres, tipo de hogar en el que vive y servicios con los que cuenta. Trabajo Social Familiograma: Sección especializada en la generación de un familiograma del alumno a través de la captura de información como el nombre de los familiares, la relación que llevan con el alumno, si viven en el hogar y quien es el responsable del seguimiento del alumno. Tutoría: permite dar un seguimiento del alumno a través de la captura de su perfil conductual, problemas con los compañeros del grupo y materias que se le facilitan y dificultan

10 7. Cómo genero Reportes para mi escuela? Para generar un reporte, es necesario presionar el botón REPORTES en la barra de herramientas. Al realizar esta acción, aparece un menú en el lado izquierdo de la pantalla en el que podemos seleccionar el revisar los reportes anteriores que hemos realizado o generar uno nuevo. Para crear un reporte nuevo, es necesario presionar el botón CREAR REPORTE. Así, en la pantalla que aparece, podemos elegir el tipo de reporte deseamos generar eligiéndolo de la lista desplegable y presionando CREAR REPORTE

11 NOTA: Los reportes disponibles se harán dependiendo de la necesidad de información de las escuelas. Cada reporte generado se mantendrá guardado en el sistema por 15 días, en los cuáles tendrás que ser descargado en la computadora de la escuela para conservarlo e imprimirlo. 8. Cómo descargo los formatos imprimibles del Expediente? Para descargar los formatos imprimibles del Expediente, es necesario presionar en la barra de menú el botón OPCIONES. Al hacerlo, aparece un menú del lado izquierdo donde debemos presionar el botón FORMATOS

12 Una vez realizada esta acción, aparecerá del lado derecho una lista con los formatos descargables para llenado a mano del Expediente Electrónico. Estos formatos vienen en formato PDF y están listos para imprimirse. En caso de que su computadora no cuente con el programa Adobe Reader necesario para imprimir y ver los formatos, puede ser descargado presionando el botón de UTILERÍAS

13 9. Preguntas frecuentes No puedo ingresar desde la dirección qué puedo hacer? Trate de entrar al portal desde la dirección Existe alguna restricción al escribir en los cuadros de texto? SI, no se deben de utilizar las comillas dobles ( ) ni la comilla simple ( ). Es necesario que capture información de todos los alumnos que tengo? No, recuerde que el Expediente funciona como los expedientes en papel, en los que se captura la información relevante de los alumnos detectados con talentos especiales o problemas que necesiten atención. Todo el mundo tiene acceso a la información de los alumnos? No, el sistema está restringido para solamente ser utilizado por las escuelas del estado de Chihuahua. En otra escuela podrán consultar la información de mis alumnos? No, las claves que tiene cada escuela solamente tienen permiso para ver la información de los alumnos inscritos en la misma. No es posible acceder al expediente de un alumno de una escuela diferenta. Qué pasa con el expediente del alumno cuando se cambia de escuela? En el momento en que se inscriba en la nueva escuela, toda la información capturada en la escuela anterior estará disponible para ser consultada por la nueva escuela. Los reportes y las entrevistas se pueden editar? Solamente son editables los reportes y entrevistas que son creados en el ciclo escolar en que se quieren editar. Los anteriores a ese ciclo o los generados en otra escuela no pueden ser modificados, solamente consultados

14 Cuáles son las fechas de captura de información? Las fechas de captura de información sugeridas son las siguientes: