SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

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1 SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD DEPARTAMENTO DE SGC INSTRUCTIVO PARA: PUBLICACION DE DOCUMENTOS EN EL SACC Página 1 de 10. Revisión: 2.00

2 I N S T R U C T I V O: 1. Acceder al Sistema: Para acceder al Sistema se tiene que teclear en el navegador de Internet la dirección IP del Servidor, la cual es proporcionada por el departamento de Sistemas De la siguiente forma, (figura 1). Figura 1 Al presionar Enter aparecerá una pantalla como la que se muestra en la figura 2. Figura 2 Página 2 de 10. Revisión: 2.00

3 Esta pantalla (Figura 2), es la principal del sistema. El menú principal está localizado al lado izquierdo de la pantalla. 2. Acceder al Modulo de Control del ISO: La pantalla que se despliega es la de acceso y se muestra en la figura 3. Figura 3 En esta pantalla de acceso se tecleara el nombre de usuario y la contraseña correctos, previamente dados de alta en el sistema y con permisos para entrar a este modulo. Al capturar el nombre de usuario y contraseña correctos, dar un clic al botón que dice Entrar a Reportes DEMIC. Este botón llevara a la siguiente pantalla, (figura 4) Página 3 de 10. Revisión: 2.00

4 Figura 4 Esta pantalla contiene un botón llamado Altas y Cambios Documentos ISO. Este permite el control de los documentos del SGC que son publicados y se puede acceder a ellos desde la pantalla principal (ver figura 2). Si se requiere dar de alta, modificar o dar de baja un documento previamente autorizado con el Formato F-SGC-019 dar un clic a este botón. La pantalla que aparecerá es la siguiente (figura 5). Página 4 de 10. Revisión: 2.00

5 Figura 5 Campos para capturar Tabla de Contenido 3. Capturar datos necesarios de acuerdo al F-SGC-019 recibido y autorizado: Esta pantalla presenta cuatro campos a llenar, los cuales se describirán a continuación, y en la parte inferior, se puede observar una tabla que proporciona la información de los documentos que se han dado de alta. Nombre del documento: es el nombre que se asignará al documento o a la categoría principal, los cuales aparecerán en la publicación de los documentos ISO (ver figura 9). Archivo: esta es la ruta del archivo que se subirá al sistema. Por ejemplo: C:\Mis documentos\iso\política de calidad.doc. Página 5 de 10. Revisión: 2.00

6 En la parte derecha se encuentra el botón Examinar, el cual facilita la búsqueda del documento. Nota: No es obligatorio que el documento contenga un archivo, ya que se dará el caso en que solo se necesite dar de alta el nombre del documento como una cuenta o categoría principal. Subcuenta de: se elegirá en un combo si el documento que daremos de alta es una subcuenta de otro documento, esto quiere decir, si el documento pertenece a una cuenta o categoría principal. Más adelante se explicará un ejemplo práctico. Orden: se elegirá en un combo el orden que llevara el documento. Si el documento es número consecutivo se dejará en blanco. Botones de Altas y Cambios Documentos ISO: El botón Examinar facilita la búsqueda del archivo que se dará de alta en el sistema. El botón Guardar almacena la información capturada en pantalla. El botón Limpiar pone en blanco los campos para dar de alta un nuevo documento. El botón Salir regresa a la pantalla principal del modulo de control de documentos ISO. El botón Modificar permite modificar el nombre, archivo u orden de las cuentas. El botón Eliminar borra la cuenta, y si ésta tiene subcuentas dependiendo de ella, estas se eliminarán también, por ello al oprimir este botón aparecerá una advertencia y confirmación de la acción. Ejemplo de alta de documentos ISO: Se dará de alta una categoría principal que se llamará Documentos para el Sistema de Gestión de Calidad, la cual tendrá subcuentas que dependerán de ella, éstas serán: Departamento de Créditos Individuales y Departamento de Créditos de Grupo. Se desea que en la publicación quede de la siguiente manera: 14) Documentos para el Sistema de Gestión de Calidad. 14.1) Departamento de Créditos Individuales. 14.2) Departamento de Créditos de Grupo. Página 6 de 10. Revisión: 2.00

7 Primero se da de alta la cuenta o categoría principal llamada, Documentos para el Sistema de Gestión de Calidad, para ello se llenaran los datos de la siguiente manera, figura 6. Figura 6 Como se quiere que la cuenta o categoría principal sea el numero 14, se le indicará que el orden es 14. En caso de que la ultima cuenta o categoría principal dada de alta sea la número 13, el campo orden deberá quedar en blanco, para que la nueva lleve el numero consecutivo. También se supone en este ejemplo, que la cuenta o categoría principal no es un documento, por ello no se llenara el campo llamado archivo. Finalmente se guardará oprimiendo el botón guardar. Para crear la primer subcuenta llamada 14.1) Departamentos de Créditos Individuales, se llenará los datos de la siguiente forma, figura 7. Página 7 de 10. Revisión: 2.00

8 Figura 7 En el campo llamado Nombre del documento: se captura el nombre que se quiere publicar. En este ejemplo, Departamento de Créditos Individuales. En el campo Archivo: se busca con el botón Examinar el archivo que se quiere subir al Sistema. En este ejemplo se describe la ruta donde se encuentra guardado el archivo, C:\Mis documentos\iso\creditos individuales.doc En Subcuenta de: se elige la cuenta principal. En este ejemplo, Documentos para el Sistema de Gestión de Calidad, de esta forma se indica que, Departamento de Créditos Individuales depende de Documentos para el Sistema de gestión de Calidad. Nota: Al seleccionar una opción del combo Subcuenta de, se deshabilitaran automáticamente los combos de Orden de cuenta, esto significa que el orden de las subcuentas se guardará en forma consecutiva. Posteriormente se podrá modificar este orden con el botón Modificar. Se da un clic en el botón guardar y queda almacenado. Se captura el documento Departamento de Créditos de Grupo de la misma forma, figura 8. Página 8 de 10. Revisión: 2.00

9 Figura 8 Los documentos que son dados de alta en este modulo, se publicarán y los demás usuarios podrán verlos mediante el acceso directo que se encuentra en la página principal del sistema (ver figura 2). Se desplegará la información como lo muestra la figura 9. Página 9 de 10. Revisión: 2.00

10 Figura 9 Esta pantalla (figura 9), permite tener acceso a todos los Documentos del Sistema de Gestión de Calidad. Al dar un clic al nombre se abrirá el documento en Word o la aplicación correspondiente a la extensión (Ej..pdf Adobe Acrobat). Nota: Solo los títulos subrayados están vinculados a un archivo. Para mostrar todos los documentos de una determinada categoría o cuenta, dar un clic al icono de carpeta que aparece al lado izquierdo del nombre. Página 10 de 10. Revisión: 2.00