Guía de referencia para el participante

Transcripción

1 Guía de referencia para el participante Welcome to FlexSystem and to the tax saving benefits of a Section 125 Cafeteria Plan. Esperamos que encuentre que FlexSystem es un servicio eficiente y valioso. El sitio web de nuestros participantes es y se define como MyTASC a lo largo de esta guía. Esta guía le encaminará a través del proceso de registro inicial, cómo usar su tarjeta TASC, solicitar un reembolso, como solicitar un rembolso y cómo cambiar sus elecciones, así como cómo usar varias herramientas web para los participantes. Favor de conservar esta guía para futuras referencias. Si tiene dudas adicionales, inicie sesión en MyTASC y seleccione Contáctenos (Contact US) o llame Servicio al Cliente al o a la línea gratuita Esto es lo que encontrará en el interior: MyTASC: Manejo de su cuenta en línea 2 Gastos aceptables 3 Tarjeta TASC 3 Solicitud de rembolso 5 Rembolsos / Desembolsos 5 Administración de sus solicitudes 6 Cambio de elecciones 6 Fin de año del plan 6 FX SP

2 MyTASC: cuenta en línea Gestión TASC ofrece una variedad de formas para administrar su cuenta de gastos flexibles! Esto incluye el portal de internet llamado MyTASC en la aplicación móvil MyTASC para los teléfonos y tablets (Android, Apple, Kindle), y mensajería TXT con cualquier equipo compatible con SMS. Se requiere de una cuenta de correo electrónico válida para acceder a estas. Si usted o su empleador proporcionaron una dirección de correo electrónico al momento de su inscripción inicial, recibirá un correo con un enlace que le llevará a MyTASC. Se le pedirá que establezca su contraseña y, una vez que inicie sesión, puede crear su propio nombre de usuario. Si no cambia su nombre de usuario, permanecerá como su ID de TASC de 12 dígitos que encontrará en su Formulario de solicitud de rembolso (que se incluye en esta guía) y su tarjeta TASC. Si no recibe el correo para participantes de bienvenida para el nuevo FlexSystem con instrucciones de acceso, llame a Atención al cliente al o a la línea gratuita para proporcionar su dirección de correo electrónico de manera que podamos ingresarla a su perfil. Después de esta actualización, podrá acceder a su cuenta en línea. (NOTA: si no cuenta con una dirección de correo electrónico, le sugerimos uno de los muchos servicios de alojamiento de correo gratuitos, como Gmail, Hotmail, Yahoo, etc.) Configuración del perfil Para acceder a la configuración de su perfil, haga clic en «Perfil» desde la página del Administrador del participante. Para cambiar su nombre de usuario (no necesario), haga clic en «Cambiar nombre de usuario» en su perfil, introduzca su nombre nuevo y haga clic en «Guardar». Los nombres de usuario deben contener por lo menos 10 caracteres y ser únicos para nuestro sistema. Para evitar la posibilidad de duplicación, puede usar su dirección de correo para su nuevo nombre de usuario. (Si no cambia su nombre de usuario, permanecerá como su ID de TASC de 12 dígitos). Para cambiar su contraseña, elija entre dos opciones: (a) pulse en Cambiar contraseña en la página de su perfil, ingrese una contraseña nueva y pulse Guardar. (b) Antes de iniciar sesión en MyTASC, pulse «Olvidó contraseña». En la siguiente pantalla, ingrese su nombre de usuario y la dirección de correo electrónico a la que se le enviará un mensaje. (Si no recibe el mensaje en unos cuantos minutos, podría ser que su proveedor de correo lo bloqueó como correo basura. Revise su bandeja de correo no deseado para recuperar el mensaje). Para asegurarse de recibir notificaciones importantes, añada donotreply@tasconline.com y tasconline.com a su lista de contactos o remitentes aprobados.) Seleccione el enlace que viene en el correo e ingrese su nueva contraseña. Las contraseñas deben tener un mínimo de ocho caracteres y deben contener por lo menos una letra mayúscula, dos letras minúsculas y un número. Las contraseñas expirarán periódicamente. Los servicios de correo electrónico y notificaciones de texto están disponibles en MyTASC. Desde su página de perfil, regístrese para recibir notificaciones con respecto a los balances de sus cuentas, solicitudes de rembolso y pagos. Sólo se le envían correos electrónicos relacionados con sus beneficios; no se envía SPAM ni ninguna otra notificación Desde su página de «Perfil», valide su dirección Guía de referencia para los participantes de FlexSystem de correo electrónico e ingrese su número de

3 teléfono móvil. (Se debe introducir una cuenta de correo electrónico válida para recibir mensajes de texto). 2. Desde «Notificaciones» seleccione notificaciones por correo electrónico (envío de cheque, envío de depósito directo, envío de depósito de MyCash, solicitud de rembolso (RFR) rechazado, RFR recibido, Veriflex recibido). 3. Se le enviará un mensaje de texto con un número de verificación a su teléfono. 4. Ingrese el número de verificación en su Perfil bajo «Notificaciones» y seleccione «Guardar». El proceso de verificación debe completarse para autenticar su configuración. Resumen de la cuenta En línea: Para ver sus beneficios actuales y los fondos disponibles a través de la cuenta en línea de MyTASC, haga clic en el enlace «Administración de la cuenta» desde la página «Administrador del participante». Una tabla separada para cada beneficio proporciona estos detalles para usted; sus fondos disponibles elección anual, total de contribuciones, total de rembolsos, periodo de elegibilidad, la última fecha de solicitud Guía de referencia para los participantes de FlexSystem de rembolso se puede enviar (Fecha final de periodo de vencimiento), y Fecha final de periodo de gracia (si es el caso). Manage your account any time from anywhere with MyTASC Mobile. MyTASC Mobile funcione en la mayoría de los teléfonos y tablets Android así como el iphone, ipad y ipod Touch de Apple, o Amazon Kindle. MyTASC Mobile proporciona acceso con la punta de sus dedos a las mismas funciones disponibles en su cuenta en línea. Mensajes TXT La información del saldo de su cuenta puede recuperarse también mediante un mensaje de texto. Una vez que ingrese a su número móvil en su perfil de la cuenta, simplemente envíe un texto al número con el mensaje TASC BAL. Casi inmediatamente, recibirá un mensaje de texto con su saldo actual. Nota: Debe introducir el número de su teléfono móvil en su Perfil (vea Notificación por correo electrónico y texto) para usar esta función. Gastos aceptables Para ver una lista de los gastos aceptables: www. tasconline. com, haga clic en «Recursos» en la barra del menú principal, después seleccione «Gastos Aceptables» en la ventana desplegable. Haga clic en el enlace «Guía de FlexSystem» para «Gastos deducibles». La tarjeta TASC Es posible que su empleador haya elegido la característica de la tarjeta TASC para su Plan. De ser así, la solicitud de la tarjeta TASC se implementa tan pronto se aprueba su inscripción. La tarjeta se genera a su nombre y se envía directamente a su domicilio, junto con el junto con el Convenio del Tarjetahabiente. Inicie sesión en MyTASC (wwwtasconline.com) y haga clic en Administración de la Tarjeta TASC para ver los detalles de su tarjeta, solicitar una tarjeta para un dependiente, volver a solicitar un NIP y ver los beneficios permitidos. Seleccione la pestaña «Contribuciones» para ver las contribuciones individuales para sus elecciones de beneficios. Para clasificar por uno o todos los beneficios, use el menú desplegable «Filtrar por beneficio» y seleccione una nómina con «Filtrar por fecha de nómina». La columna publicada indica si se aplicaron contribuciones con un Sí o No. MyTASC Móvil: Para su máxima conveniencia, puede acceder a la información de su cuenta desde cualquier parte, a cualquier hora con la aplicación «MyTASC Mobile». Y con el uso de la cámara de su teléfono o equipo móvil, puede enviar solicitudes de rembolso junto con documentos de justificación directamente a FlexSystem. Para descargar la aplicación MyTASC Mobile, visite la App Store de Apple, Amazon, o Android Market y busque TASC. Guía de referencia para los participantes de FlexSystem 3

4 Su tarjeta TASC es válida por cuatro años. Así que consérvela! Incluso si agota los fondos de los beneficios de este año, podrá usar la tarjeta TASC de nuevo al siguiente año cuando se vuelva a inscribir en su plan. Los participantes deben notificar a FlexSystem inmediatamente para reportar una tarjeta TASC perdida o robada. Para hacer eso, (a) inicie sesión en MyTASC ( haga clic en «Administración de la tarjeta TASC», «Renovar Tarjeta» y seleccione «Perdida/Robada» como razón para la renovación; o (b) envíe una Solicitud de MyService (desde MyTASC, haga clic en «Contáctenos»);o (c) llame a Servicio al Cliente al o a la línea gratuita Le llegará una tarjeta nueva en un plazo de 7-15 días y se le retirará un cargo por renovación de $10 automáticamente de su cuenta de FlexSystem (antes de impuestos). MyBenefits La tarjeta TASC funciona como una tarjeta de débito normal, pero se usa como tarjeta de crédito para los gastos elegibles médicos, cuidado de dependientes o gastos de tránsito y estacionamiento en base a los fondos disponibles en su cuenta de beneficios. En lugar de desembolsar su dinero y esperar rembolso, la tarjeta TASC le permite pagar los gastos elegibles cuando se proporciona el servicio(o cuando se compra el producto elegible). Las compras con la tarjeta están limitadas a los tipos de plan elegidos, y también a los productos con un sistema de aprobación de información de inventario (IIAS, por sus siglas en inglés) para identificar las compras elegibles de FSA. Todas las transacciones y servicios de la tarjeta TASC deben ocurrir dentro del año del plan. Cuando usa su tarjeta TASC, la cantidad del gasto se deduce automáticamente del saldo de su plan y se paga directamente al proveedor autorizado. Recuerde guardar sus recibos ya que debe conservar registros y documentos que respalden y validen sus transacciones con la tarjeta TASC. En algunos casos, podría necesitar enviar recibos y/o otra documentación relacionada. Si paga un gasto elegible sin la tarjeta TASC, simplemente envíe una solicitud de rembolso mediante MyTASC Mobile o el Asistente de rembolsos en línea en MyTASC; o envíe por correo o fax su formulario de solicitud a TASC. Los rembolsos se depositan en su cuenta de MyCash. MyCash La tarjeta TASC es una manera conveniente de acceder a los fondos de MyCash (rembolsos), simplemente deslice su tarjeta con un vendedor o en un cajero automático (ATM). Los fondos de MyCash pueden gastarse de cualquier manera o en cualquier parte donde se acepten las tarjetas de débito Visa; las compras no se limitan a un establecimiento ni por tipo de gasto. (Actualmente no se pueden realizar compras con MyCash en CVS Pharmacy, ShopKo ni Walmart) Visite el Administrador de MyCash (Administración de la tarjeta) dentro de MyTASC ( com) para solicitar un NIP para usar el cajero automático (ATM). MyWay Con dos cuentas, la tarjeta TASC es más versátil que nunca. Use la tarjeta TASC a su manera! Evite vergonzosos rechazos, los fondos de MyCash pueden usarse para pagar los gastos elegibles si no hay fondos disponibles en su cuenta de MyBenefits. Compre artículos de menudeo y de cuidado de la salud juntos en una sola transacción; la tarjeta TASC es suficientemente inteligente para saber que los gastos elegibles se pagan con MyBenefits y los que no lo sean se retiran de My-Cash. Transfiera fondos en cualquier momento y por cualquier cantidad (hasta el saldo de sus fondos) desde su «Administrador de MyCash». Además, ahorre dinero con MyCash, cuando los rembolsos se acumulen en la cuenta de MyCash se puede usar el «acumulado especial» para algún viaje o ir de compras. Tarjeta TASC para dependientes Brinde a su familiar dependiente la flexibilidad de su propia tarjeta TASC. La tarjeta TASC adicional le ofrece a su cónyuge o su dependiente la misma conveniencia y ventajas de las que usted disfruta! Recibirá una tarjeta adicional para su cónyuge o dependiente sin costo. Se aplicará un cargo de $10 por cada tarjeta TASC que se genere. Este costo se deducirá de su cuenta FlexSystem a la acreditación de la o las tarjetas. Para solicitar un Tarjeta TASC para su cónyuge o dependiente, inicie sesión en su cuenta MyTASC (www. tasconline.com) y haga clic en «Administración de la tarjeta TASC», «Emitir tarjeta para dependiente», y siga los avisos. Tarjeta TASC con acceso exclusivo a MyCash Si su empleador no ha elegido a la tarjeta TASC para su plan de beneficios y usted no ha optado por el depósito directo para sus rembolsos, recibirá una tarjeta TASC especial con acceso exclusivo a MyCash. La tarjeta sirve únicamente como tarjeta de rembolso. No tendrá acceso a los fondos de los beneficios. Los rembolsos para los gastos de beneficios elegibles 4 Guía de referencia para los participantes de FlexSystem

5 se depositarán en su cuenta MyCash. Puede acceder a los fondos de MyCash si desliza su tarjeta TASC en cualquier establecimiento que acepte Visa, o un cajero automático (con un NIP). O bien puede visitar el MyCash Manager (Administrador de MyCash) en MyTASC para establecer una transferencia. Solicitud de rembolso Cuando pague un gasto elegible, simplemente deslice su tarjeta TASC en el punto de venta. La tarjeta TASC paga automáticamente los gastos respaldados y elimina la necesidad de enviar solicitudes de rembolso. En las raras ocasiones en que pague un gasto sin su tarjeta TASC, simplemente envíe una Solicitud de rembolso con la aplicación móvil de MyTASC o con el Asistente de solicitud de rembolso en MyTASC, o envíe por fax o correo su Solicitud personalizada con documentos de respaldo a TASC. Puede solicitar su rembolso en cualquier momento en que incurra en un gasto que califique. Solo es necesario que el servicio relacionado con el gasto haya sucedido; no es necesario pagar antes de solicitar el rembolso. Envíe las solicitudes de rembolso solo para los gastos elegibles (a) que haya incurrido durante el año del plan pertinente, (b) en que hayan Guía de referencia para los participantes de FlexSystem incurrido los participantes del plan, (c) que no se hayan rembolsado previamente bajo este u otro plan de beneficios, y (d) que no se hayan reclamado como deducción de impuestos. Es su responsabilidad cumplir con estos lineamientos y evitar enviar solicitudes de rembolso duplicadas o ilegibles. MyTASC Mobile App MyTASC Mobile app brinda el método más simple y rápido para solicitar un rembolso. Simplemente ingrese la información que se requiere como se le solicita y adjunte su recibo a la Solicitud de rembolso ya sea tomando una foto con su dispositivo móvil. Asistente para la solicitud de rembolso Es fácil enviar una solicitud de rembolso junto con el respaldo en línea! Siga estos pasos: 1. Inicie sesión en MyTASC y haga clic en «Asistente para la solicitud de rembolso». 2. Ingrese toda la información requerida (tipo de servicio, fecha de servicio, descripción de servicio, proveedor de servicio, cantidad pagada). Debe enviar por separado cada gasto en que incurra. No combine varios gastos en un total. 3. Cargue los recibos agregando un documento escaneado (jpg, png, tif, o pdf). 4. Revise con cuidado su solicitud para asegurarse que esté correcto, después pulse «Enviar». 5. Vea las solicitudes enviadas en la parte de abajo de la página de «Solicitud de rembolso». Correo o fax Descargue un formulario de solicitud de rembolso personalizado desde el Administrador del participante en MyTASC, complete y envíe con documentación de respaldo a TASC. Claim ConneX Si su empleador eligió Claim ConneX y está inscrito en Claim ConneX para su Plan Médico Flexible de Desembolsos FSA, su proveedor de seguro médico enviará automáticamente las partes pendientes de pago de sus solicitudes médicas a TASC para que sean procesadas. Esas reclamaciones se le reembolsarán automáticamente de su Plan Médico Flexible de Desembolsos FSA. No se requiere de ninguna acción de su parte para recibir el reembolso de dichas reclamaciones. Si el Plan FlexSystem de su empleador tiene pedido de reembolso y usted tiene un Plan Médico Flexible de Desembolsos y un Plan DirectPay, las solicitudes enviadas por medio del asistente de solicitud de reembolso en línea o por medio de su proveedor de seguro médico (característica Claim ConneX) se canalizarán automáticamente a su plan que reembolse primero y luego al plan que reembolse en segundo lugar para su procesamiento. Rembolsos / Desembolsos Las solicitudes de reembolso se procesan diariamente. Una vez que se revise y se apruebe una solicitud, se emite un rembolso a su cuenta de MyCash. Para el cuidado de dependientes y para rembolsos de primas de seguro no patrocinadas por el empleador, Guía de referencia para los participantes de FlexSystem 5

6 la cuenta debe contener fondos suficientes para el total de la solicitud para que pueda rembolsarse. Si no hay fondos suficientes en la cuenta, el rembolso se limitará únicamente a la cantidad del saldo de la cuenta. El saldo restante de la solicitud permanecerá como «Pendiente» hasta que se reciban depósitos adicionales, en cuyo momento se iniciará un reembolso adicional. Los gastos médicos pagados se rembolsarán por la cantidad total de elección de su año del plan menos los rembolsos anteriores. MyCash Todos los rembolsos se depositan en su cuenta de MyCash. Puede acceder a los fondos de MyCash de tres maneras: (1) deslice su tarjeta TASC en cualquier establecimiento que acepte Visa, (2) retire en cualquier cajero automático con su tarjeta TASC, o (3) transfiera a una cuenta bancaria personal. Haga clic en el Administrador de MyCash en MyTASC para ver y administrar sus fondos de MyCash. *Los cheques de rembolso se emiten de forma limitada y solo a solicitud. Puede aplicar un cobro de conveniencia por cheque. Depósito directo Para establecer el depósito directo de los fondos de MyCash a una cuenta bancaria personal, visite el Administrador de MyCash (dentro de MyTASC) y haga clic en «Programar una transferencia». Ingrese la información de su cuenta bancaria, después establezca que ocurra una transferencia automática cada vez que ingresen fondos a su cuenta de MyCash. Con la a transferencia (depósito directo), los fondos se envían desde su cuenta de MyCash a la de su banco en un plazo de 48 a 72 horas después de una sumisión completa. Recuerde verificar el recibo de los depósitos antes de girar cheques en base a los pagos que espera. TASC no es responsable de ningún cobro que realice su banco asociados con los cargos de sobregiro. Administración de sus solicitudes Para ver sus Solicitudes de reembolsos y pagos, haga clic en«administración de la cuenta» desde la página Administración del participante. luego en «Rembolsos». Los pagos se encuentran en la sección Reembolsos/Desembolsos y muestran la fecha en la que se inició el pago, la cantidad y la forma de pago. Las solicitudes de rembolso enviadas se muestran en la sección «RFR enviadas». Use el cuadro desplegable «Filtrar por beneficio» para ver las solicitudes para un beneficio específico o para ver todas las solicitudes. Esta tabla de resumen muestra fecha de envío, ID de solicitud, cantidad solicitada, tipo de beneficio, estado Veriflex, estado del pago y cómo se recibió la solicitud. También puede ordenar dentro de cada columna haciendo clic en el título de la columna. Desde esta pantalla, haga clic en «Cargar recibo» junto a RFR enviada para enviar documentos de respaldo adicionales. Haga clic en el vínculo «Detalles» en la columna «Solicitar ID» para ver información adicional sobre la solicitud individual, incluyendo: Fecha de servicio, tipo de servicio, descripción del servicio y nombre del proveedor. También puede obtener esta información desde su equipo móvil con la aplicación MyTASC Mobile. Administrador de MyCash Es fácil administrar sus fondos de rembolso de My- Cash desde el Administrador de MyCash dentro de MyTASC. Desde el Administrador de MyCash, puede ver la actividad reciente de MyCash, la información actualizada de la tarjeta, guardar información de la cuenta bancaria y transferir fondos a una cuenta bancaria personal. Puede ver también la actividad y el saldo mediante MyTASC Mobile. Cambio de elecciones Puede cambiar su elección durante el año del plan únicamente bajo ciertas circunstancias y sólo en un plazo de 30 días después del evento que califique. Por ejemplo, si se casa o se divorcia, tiene un hijo, o experimenta un cambio en su estado laboral puede cambiar sus elecciones. (Vea a su empleador para que le proporcione una lista completa de circunstancias y el formulario adecuado que se debe usar). Plan de fin de año Normalmente hay un período de transición al final de su año de Plan de tiempo durante el cual usted puede ser capaz de incurrir o presentar gastos. Consulte con su empleador para obtener más información pertinente a su Plan. El año Plan está oficialmente cerrado tras un período de transición al final del año Plan, o antes si es ordenado por su empleador. Al final del año Plan puede llevar sobre una porción de su saldo sin usar en tu médico FSA de año en año. Prórroga máxima permitida es de $500; su empleador puede elegir una cantidad de arrendador o ninguna prórroga. Cualquier fondos no utilizados de FSA médicos (superior al máximo de arrastre de su empleador) se perderán a su empleador. Cerca del final del año Plan, tendrá la oportunidad de volver a inscribirse en su Plan de FlexSystem. Por favor verifique con su empleador sobre su procedimiento específico de reinscripción. 6 Guía de referencia para los participantes de FlexSystem