MANTENIMIENTO DE PRIMER NIVEL DE EQUIPOS E INSTALACIONES DE RADIO MÓVIL PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS

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1 HERRIZAINGO SAILA Administrazio eta Zerbitzuen Sailordetza Baliabide Tekniko eta Azpiegituren Zuzendaritza DEPARTAMENTO DE INTERIOR Viceconsejería de Administración y Servicios Dirección de Recursos Técnicos e Infraestructuras MANTENIMIENTO DE PRIMER NIVEL DE EQUIPOS E INSTALACIONES DE RADIO MÓVIL PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS Erandio, 9 de septiembre de 2009 Larrauri Mendotxe bidea, ERANDIO (Bizkaia) Tel Fax

2 TABLA DE CONTENIDOS Página 1. ANTECEDENTES Y OBJETO Precios Unitarios ALCANCE DEL CONTRATO Equipos y sistemas incluidos Servicios y tareas solicitados Definición de tareas tipo Ámbito geográfico del contrato Nivel de servicio Medios y control de calidad Documentación ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LOS TRABAJOS A REALIZAR General Mantenimiento correctivo de primer nivel Reparaciones básicas de equipos Mantenimiento preventivo Condiciones para la revisión de las instalaciones Cableado y conectorización Tipos de cables Sistemas radiantes Repuestos Pruebas y aceptación de obra Garantía DOCUMENTACIÓN DE LAS OFERTAS Oferta Técnica Resumen ejecutivo Alcance y características del servicio ofertado Plan de trabajo Plan de gestión del proyecto Oferta Económica DTIT Área de Planificación -ii- PPT Mantenimiento Primer Nivel RM

3 4.3 Consideraciones a la presentación de ofertas Necesidad de presentación de oferta completa y autocontenida Anexos técnicos y documentación presentada en otros idiomas Plan de trabajo y plazo de ejecución EJECUCIÓN DEL CONTRATO Supervisión de la actuación del contratista Gestión de avisos de incidencias. Servicio Arreta Registro de notificaciones e inventario Registro de avisos de avería recibidos Informe de averías Documentación de los sistemas Actualización de la documentación Seguridad Seguridad Laboral Secreto y confidencialidad Personal autorizado Facturación Consideraciones para la facturación de actuaciones concurrentes...20 ANEXO 1. CONSIDERACIONES PARA EL DIMENSIONAMIENTO DEL EXPEDIENTE DTIT Área de Planificación -iii- PPT Mantenimiento Primer Nivel RM

4 1. ANTECEDENTES Y OBJETO El Departamento de Interior del Gobierno Vasco dispone de un sistema de radiocomunicaciones móviles basado en la tecnología TETRA con el que ofrece servicios de comunicaciones de voz y datos a usuarios del ámbito de la Seguridad y Emergencia Pública. De forma general, el equipamiento de este sistema se clasifica en dos categorías: equipamiento de infraestructura de red y equipamiento de usuario o terminales utilizados para acceder a los servicios de telecomunicación. El objeto del presente concurso es la contratación, mediante un procedimiento abierto de licitación, del servicio de mantenimiento de primer nivel de terminales de radiocomunicación y accesorios en ubicaciones fijas y a bordo de vehículos de las diferentes agencias usuarias de la red de radio móvil digital RDRM. Como se ha indicado, se trata de un servicio atención local de incidencias, con unos parámetros de nivel de servicio determinados, que el Departamento de Interior complementa con otros soportes de segundo y tercer nivel contratados directamente con empresas especializadas en la reparación especializada de los diferentes modelos de terminales desplegados en la red. En particular, el contrato engloba los siguientes servicios: Atención y resolución in situ de incidencias relacionadas con averías de equipos de radio móvil o de sus instalaciones. Mantenimiento correctivo de primer nivel. Revisión de funcionamiento y reparaciones sencillas de equipos en laboratorio. De forma excepcional, revisión de funcionamiento de flotas concretas de terminales. Diagnóstico de averías y entrega de los equipos averiados a Gobierno Vasco, para su remisión a los soportes designados para la realización del mantenimiento de segundo nivel. Todo ello, de acuerdo con los procedimientos establecidos por el Departamento para la recepción y atención de incidencias. Este documento describe los requerimientos técnicos que deberán satisfacer las empresas que opten al contrato. En todos los casos, se seleccionará la oferta que mejor permita a la Administración prestar el servicio deseado. 1.1 Precios Unitarios El dimensionamiento del expediente se ha realizado a partir de las previsiones de necesidad de tareas de mantenimiento de primer nivel, a su vez basadas en el número de incidencias relativas a instalaciones de terminales y accesorios gestionadas por la División de Tecnologías de la Información y Telecomunicaciones (DTIT) en los últimos ejercicios. DTIT Área de Planificación -1- PPT Mantenimiento Primer Nivel RM

5 El expediente se adjudicará por precios unitarios, de forma que las tareas se realizarán tras la recepción de los pedidos específicos por parte del Departamento de Interior, bien sean avisos particulares de incidencia cursados por el Centro de Atención de Usuarios de la DTIT (CAU Arreta) u órdenes de trabajo emanadas por los técnicos designados del Gobierno Vasco. Al tratarse éste de un concurso de precios unitarios, el presupuesto total es orientativo y únicamente válido a efectos de reserva presupuestaria, sin que suponga compromiso por parte de la Administración de solicitar la realización de un número determinado de actuaciones de mantenimiento. DTIT Área de Planificación -2- PPT Mantenimiento Primer Nivel RM

6 2. ALCANCE DEL CONTRATO 2.1 Equipos y sistemas incluidos Los equipos e instalaciones cuyo mantenimiento está considerado dentro de este contrato son los siguientes: Instalaciones completas de radio móvil en edificios y en vehículos, incluidos terminales, sistemas radiantes VHF, UHF y GPS, cableados de energía y de señal y conectorizaciones. Terminales de usuario de radio profesional, modelos Motorola MTH800, MTM300, MTP200, MTM700, Teltronic HTT500, MDT400, DT410, Thales Vector, así como otros modelos similares que pudiera adquirir el Departamento en el futuro. El contrato cubre la atención de incidencias de malfuncionamiento de todos los equipos terminales de usuario de sistemas de radiocomunicación del Departamento de Interior. Estos equipos se presentan en diferentes configuraciones: 1. Emisoras instaladas en vehículos y en motocicletas. Se componen de transceptor radio, frontal de control con cable (unido al cuerpo del equipo o instalado remotamente), soportes de montaje, receptor GPS interno, micrófono de mano con PTT, altavoz externo, cable de alimentación, caja de interconexión (opcional), kit de manos libres (opcional). 2. Kit de manos libres para operación remota o discreta de emisoras y talkies Se componen de micrófono direccional con cancelador de ruidos, pulsador PTT, altavoz y, opcionalmente, accesorio inductivo para sustitución de altavoz, caja de interconexión de accesorios y conmutadores. 3. Emisoras base o fijas. Emisoras en configuración compacta, con o sin carcasa para instalación de sobremesa, micrófono de sobremesa con PTT, altavoz, sistema de alimentación y pedal de PTT. La antena de estas emisoras se sitúa en fachada o en la azotea del edificio. 4. Sistemas radiantes. Antenas de comunicaciones en bandas VHF y UHF, antenas GPS, dispositivos pasivos y cables de señal correspondientes. 2.2 Servicios y tareas solicitados El contrato comprende la realización de todas las tareas consideradas necesarias para llevar a cabo el mantenimiento de primer nivel de los elementos listados, de acuerdo con los términos y condiciones recogidos en el presente pliego de prescripciones técnicas. DTIT Área de Planificación -3- PPT Mantenimiento Primer Nivel RM

7 En particular se considera tanto la realización de tareas de mantenimiento correctivo como la prestación de soporte y asistencia para la realización de revisiones planificadas del estado parque de terminales (mantenimiento preventivo planificado) y de pequeñas modificaciones o mejoras en los equipos e instalaciones. Estas tareas incluirán entre otros los trabajos de: Traslado al centro donde se deba atender la incidencia o realizar la revisión planificada de equipos. Pruebas de funcionamiento de equipos para identificación de averías. Revisión de instalaciones y sistemas radiantes. Reparación de averías o anomalías leves in-situ y en taller. Desmontaje y sustitución de terminales y elementos averiados por elementos de reposición. Identificación de avería y entrega de equipos averiados a la DTIT, que se encargará del envío al fabricante para reparación de la avería. Transporte de materiales de reposición desde los almacenes del Gobierno Vasco hasta los centros urbanos. Realización de pequeñas mejoras en las instalaciones de radio móvil encaminadas a mejorar su rendimiento. Todas las actuaciones deben ser coordinadas con los servicios técnicos o el centro de atención de usuarios del Departamento de Interior y cuando proceda, con los servicios de soporte de tercer nivel contratados para los diferentes equipos de radio móvil considerados, para la consulta, escalamiento de problemas y adopción de medidas para su resolución Definición de tareas tipo A fin de facilitar la gestión y ejecución del contrato, los servicios de mantenimiento objeto del mismo se han clasificado como sigue: S.1. Salida al lugar de incidencia Desplazamiento al centro en el que hay que realizar la prestación del servicio, sea este un mantenimiento correctivo o una actuación planificada. Servicios de mantenimiento correctivo (incidencias aleatorias) M.1. Actuación de mantenimiento correctivo en equipo o instalación vehicular. Resolución in situ de una avería o anomalía de funcionamiento de un equipo de radiocomunicación instalado en un vehículo. DTIT Área de Planificación -4- PPT Mantenimiento Primer Nivel RM

8 M.2. Actuación de mantenimiento correctivo en equipo o instalación en edificio Resolución in situ de una avería o anomalía de funcionamiento de un equipo de radiocomunicación instalado como emisora base. M.3. Reparación básica de equipo en laboratorio. Servicios de revisión y reparación de primer nivel previamente planificados y realizados en laboratorio. Servicios de mantenimiento preventivo (revisiones preplanificadas) R.1. Revisión de funcionamiento de equipo fijo o móvil. Servicios de revisión previamente planificados, que afectan a flotas determinadas de terminales. Se realizan de forma conjunta y minimizando el número de ubicaciones para optimizar los tiempos de ejecución. Consiste en la realización de una revisión de funcionamiento de los equipos de radio, incluyendo la inspección física y la medida y comprobación de idoneidad de los parámetros técnicos y radioeléctricos de los equipos. R.2. Reprogramación de terminales. Servicios de reprogramación de terminales previamente planificados, con los programas y archivos de configuración proporcionados por el Gobierno Vasco, y de acuerdo a un procedimiento preestablecido. 2.3 Ámbito geográfico del contrato El servicio de mantenimiento se prestará en los lugares desde los que se cursen las incidencias correspondientes, siempre en centros urbanos dentro de los límites geográficos de la Comunidad Autónoma de Euskadi. 2.4 Nivel de servicio El contratista deberá satisfacer un nivel de servicio caracterizado por los siguientes parámetros o indicadores de la capacidad de respuesta de los contratistas: 1. Periodo de atención. Las necesidades operativas de los sistemas de comunicación requieren una disponibilidad de 24 horas del día y los 365 días del año. Por lo tanto, el contratista deberá garantizar que la disponibilidad de su servicio de mantenimiento correctivo es permanente, durante las 24 horas de cada uno de los 365 días del año. Tomará las medidas que fueran precisas para asegurar que tiene suficiente personal localizable y puede atender cualquier incidencia, dentro del periodo de atención y con el tiempo de respuesta que se solicita. DTIT Área de Planificación -5- PPT Mantenimiento Primer Nivel RM

9 En lo que se refiere a la atención de órdenes de trabajo para la realización de mantenimientos o modificaciones preventivas, el contratista se compromete a la realización de trabajos en días hábiles, con jornada laboral de mañana y tarde. 2. Sistema de recepción de avisos El contratista dispondrá de un sistema de recepción de avisos de averías durante las 24 horas del día, con respuesta personal como mínimo durante la jornada laboral, y admitiéndose respuestas mecanizadas (reencaminamiento automático del aviso al equipo de mantenimiento) fuera de la jornada laboral. La recepción de órdenes de trabajo de otra índole se realizará dentro del horario laboral de la empresa adjudicataria. 3. Tiempos máximos de respuesta al aviso. El tiempo máximo de respuesta al aviso es el intervalo de tiempo que transcurre desde la notificación del aviso al adjudicatario hasta el inicio de las reparaciones o tareas a realizar en el lugar que se indique. Los valores máximos se fijan en función del tipo de incidencia: Averías no prioritarias El plazo máximo para la atención de una incidencia no marcada como prioritaria es la primera hora del día laboral siguiente a la recepción del aviso. Ordenes de trabajo no prioritarias El plazo máximo para la atención de una orden de trabajo no marcada como prioritaria es de 7 días a partir de la fecha de recepción del pedido. Averías u órdenes de trabajo prioritarias Con carácter excepcional, se determinarán actuaciones que deben ser atendidas con la máxima prioridad. Para estos casos se establecen los siguientes tiempos máximos: tres horas para avisos recibidos en horario laboral, y primera hora del día siguiente al aviso, festivos incluidos, para avisos recibidos fuera de este horario. 4. Tiempos máximos de reparación. El tiempo máximo de reparación es el plazo máximo fijado para la resolución de la incidencia, contado a partir de la primera consideración de la misma. El tiempo máximo de resolución de la avería establecido para este contrato es de 48 horas. Este tiempo no podrá alargarse más allá de lo estrictamente necesario. En ningún caso se admitirán demoras debidas a falta de materiales de uso común o falta de capacidad humana ó técnica. DTIT Área de Planificación -6- PPT Mantenimiento Primer Nivel RM

10 En el caso de que se produzcan varias averías de forma simultánea, el contratista acordará con los técnicos competentes del Gobierno Vasco el orden de prioridad con el que deben ser atendidas. Estos parámetros se consideran indicares mínimos a satisfacer. Se permite que los licitadores propongan métodos de trabajo o prestaciones diferentes de las requeridas, para mejorar su tiempo de respuesta y la garantía de calidad de su servicio. 2.5 Medios y control de calidad El Contratista dispondrá de todas las herramientas, aparatos, equipos de medida, material de seguridad y vehículos necesarios, así como del personal técnico adecuado con la preparación y experiencia necesarias para llevar a cabo los servicios objeto del presente concurso. Asimismo, la oferta incluirá todos los servicios de garantía de calidad y de soporte necesarios para la correcta ejecución de los trabajos. 2.6 Documentación El adjudicatario deberá hacer entrega de una copia adicional de su oferta técnica en la semana posterior de la notificación a la adjudicación. El contratista deberá entregar Gobierno Vasco los informes técnicos pertinentes, con la completa descripción de los trabajos realizados. Estos informes se entregarán en papel y con copia sobre soporte magnético, indicándose cuáles son las herramientas requeridas para el tratamiento de la información. Toda la documentación entregada deberá ser aprobada por el Gobierno Vasco, como paso previo a la recepción del servicio. DTIT Área de Planificación -7- PPT Mantenimiento Primer Nivel RM

11 3. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LOS TRABAJOS A REALIZAR Las necesidades operativas de los servicios que emplean el sistema de radiocomunicaciones móviles requieren un funcionamiento óptimo durante las 24 horas del día y los 365 días del año. Para la prestación del nivel de servicio solicitado se requiere por parte de las empresas seleccionadas una alta dedicación (trabajo a turnos, festivos, etc.) y la asignación de unos recursos humanos y materiales importantes que garanticen la consecución de los tiempos de respuesta exigidos. Asimismo, se requiere la capacitación técnica necesaria para la rápida resolución de las incidencias que puedan plantearse. De acuerdo con estos objetivos se determinan las condiciones generales y particulares a que deben ajustarse los servicios de mantenimiento. 3.1 General Los trabajos deben realizarse siguiendo las normas básicas de Seguridad e Higiene. Tras las tareas de instalación se procederá a la limpieza de los locales y naves, dejando estos como mínimo en las mismas condiciones de limpieza en las que se encontraron. Las ofertas deberán incluir todos los servicios, materiales y equipos necesarios para la realización de los trabajos descritos: transporte, materiales fungibles, servicios de reajuste de instalaciones, servicios de reparación de equipos, seguros, equipos de medidas, etc. 3.2 Mantenimiento correctivo de primer nivel Las tareas de mantenimiento correctivo se realizarán como respuesta a un aviso de incidencia generado desde el CAU del Departamento de Interior (Servicio Arreta). El objetivo del mantenimiento es la pronta reposición del servicio afectado mediante la revisión y reparación de la instalación afectada, y la utilización de elementos de sustitución provenientes de existencias de repuestos puestas a deposición del contratista. Cuando no sea posible la resolución del problema por el servicio de primer nivel, se procederá al escalado del mismo a los soportes de segundo y tercer nivel, con la intermediación del Gobierno Vasco, y tomando las medidas que resulten oportunas. El servicio de mantenimiento de primer nivel objeto de este contrato comprende las siguientes operaciones: Recepción de la incidencia y registro de la misma. Coordinación con el interlocutor designado para la reparación. DTIT Área de Planificación -8- PPT Mantenimiento Primer Nivel RM

12 Desplazamiento al lugar en el que se ha producido la incidencia (se considera en concepto de salida al lugar de incidencia ). Localización de la avería y reposición del servicio afectado, con sustitución de los módulos o equipos averiados por un repuesto. Reparación in situ de las averías leves de componentes, cableados o equipos. Reparación de todos los defectos que se detecten en la revisión de la instalación, aunque estos no produzcan avería. Ejecución de pruebas básicas de funcionamiento y medidas para, después de una reparación o sustitución, comprobar el funcionamiento correcto de los equipos. Cuando no sea posible la resolución del problema por el servicio de primer nivel, escalado del mismo al soporte de segundo nivel, con la intermediación del Gobierno Vasco. Aviso, en su caso, a otros soportes de la necesidad de su actuación (siempre coordinados a través del servicio Arreta) Documentación de las reparaciones realizadas. 3.3 Reparaciones básicas de equipos Las revisiones y reparaciones básicas de equipos de radio móvil se realizarán de forma planificada y tras recibir una orden de trabajo proveniente del Departamento de Interior. Estas reparaciones nunca se realizarán de una forma aislada; es decir, siempre se realizarán revisiones de un conjunto de equipos, para de esta forma optimizar tiempos de reparación y costes. Las tareas comprendidas en este servicio son las siguientes: Coordinación de los trabajos con los técnicos designados del Gobierno Vasco. Recogida de los equipos a revisar o reparar en las dependencias del Gobierno Vasco, sitas en Erandio (Bizkaia). Inspección visual del equipo o accesorio y prueba de funcionamiento. Diagnóstico de posibles problemas. Resolución de anomalías leves, principalmente mediante la sustitución de elementos externos rotos (antenas de los portátiles, conectores, conmutadores, soportes de fijación u otros fungibles). Entrega de los equipos revisados a Gobierno Vasco Documentación de las reparaciones y diagnósticos realizados. DTIT Área de Planificación -9- PPT Mantenimiento Primer Nivel RM

13 3.4 Mantenimiento preventivo Dentro del mantenimiento preventivo se consideran revisiones de funcionamiento de flotas de terminales, que se realizarían en lugares y fechas fijadas y con una planificación adecuada de los trabajos a realizar. Estas revisiones comprenden las siguientes operaciones: Coordinación de los trabajos con los técnicos del Gobierno Vasco y con los responsables de los centros en los que se efectuarán las revisiones. Desplazamiento de los técnicos al lugar de trabajo (se considera en concepto de salida al lugar de incidencia ). Inspección visual de las instalaciones, y verificación del cumplimiento de las especificaciones básicas de instalación determinadas por Gobierno Vasco. Prueba de funcionamiento del equipo. Diagnóstico de posibles problemas. Resolución de averías o anomalías leves. Documentación de las revisiones efectuadas. En lo que se refiere a las reprogramaciones, el procedimiento sería similar: Coordinación de los trabajos con los técnicos del Gobierno Vasco y con los responsables de los centros en los que se efectuarán las revisiones. Desplazamiento de los técnicos al lugar de trabajo (se considera en concepto de salida al lugar de incidencia ). Reprogramación de los terminales. Prueba de funcionamiento del equipo reprogramado. Documentación de las programaciones efectuadas. 3.5 Condiciones para la revisión de las instalaciones Las reparaciones o adecuaciones de instalación que se realicen deberán cumplir las condiciones básicas especificadas más abajo Cableado y conectorización Todos los cableados a realizar serán continuos, sin latiguillos o empalmes intermedios. Se dejará una longitud de cable de reserva de un (1) metro, en el extremo en el que se conectará el transceptor. DTIT Área de Planificación -10- PPT Mantenimiento Primer Nivel RM

14 Todos los cableados deberán estar debidamente fijados e identificados. Se tendrá especial cuidado en la realización de los conectores, de manera que no se perturben los parámetros eléctricos del cable, ni se produzcan fenómenos de reflexión o desadaptación Tipos de cables Cable de señal Como norma general, se empleará el tipo de cable que minimice las pérdidas de señal a la frecuencia de operación del sistema. Cable de alimentación Se instalarán cables para alimentación de sección adecuada a la intensidad de corriente requerida por el equipo en cuestión. Estos cables de alimentación deben ir provistos de un fusible de amperaje adecuado, alojado en caja portafusibles aérea estanca, ubicada junto al extremo del cable que se conecta a batería Sistemas radiantes Las antenas y bases de antena de reposición serán suministradas por el Gobierno Vasco. El conjunto de la instalación deberá mantener los parámetros eléctricos necesarios para realizar una transmisión y recepción óptima, con especial cuidado en el mantenimiento del valor de la impedancia característica (Zo) en toda la instalación y de un coeficiente R.O.E. 1,5:1 en ambos extremos. 3.6 Repuestos Se entiende como repuestos aquellos elementos que presentan características idénticas o similares a los instalados en los sistemas, y cuyo destino es reposición del elemento averiado o su sustitución temporal, mientras éste está siendo reparado. El objetivo de la existencia de un stock de repuestos es el poder proporcionar un alto nivel de respuesta en los servicios de mantenimiento, asegurando un funcionamiento continuado de los sistemas mientras se repara el elemento averiado. En este expediente, el Gobierno Vasco, a su costa, pondrá a disposición del adjudicatario el stock de repuestos considerado necesarios para mantener el nivel de servicio exigido. Esto no es óbice de que el contratista disponga de su propio stock de repuestos, complementario al anterior. El adjudicatario estará obligado a custodiar y mantener, a lo largo de todo el contrato, el almacén de repuestos, con un cuidado registro y seguimiento de los materiales y equipos puestos a su disposición. Lo mantendrá permanentemente actualizado, llevando registro de entradas y salidas, con los correspondientes albaranes. DTIT Área de Planificación -11- PPT Mantenimiento Primer Nivel RM

15 En lo que se refiere a los elementos fungibles requeridos para las instalaciones, su suministro es responsabilidad del adjudicatario. 3.7 Pruebas y aceptación de obra Una vez finalizada la actuación por parte de la empresa adjudicataria, se realizarán los ensayos que se consideren pertinentes para verificar que la actuación realizada satisface los requisitos indicados en el presente pliego de bases técnicas. El adjudicatario deberá presentar a la finalización de los trabajos un informe técnico donde se especifiquen los detalles de los trabajos realizados, incluida la cartografía de instalación si es pertinente, y los resultados de las pruebas y medidas de comprobación realizadas. El contratista deberá facilitar al Gobierno Vasco la documentación exigida, como requisito previo a la firma del acta de aceptación de la obra correspondiente El Gobierno Vasco podrá solicitar, si lo considera oportuno, la realización de pruebas para la comprobación del cumplimiento de las especificaciones indicadas en la oferta y en replanteos previos. El costo de estas pruebas correría a cargo del adjudicatario. 3.8 Garantía Estado de garantía de los equipos objeto del mantenimiento Los equipos cubiertos por el presente expediente de mantenimiento pueden encontrarse dentro del periodo de garantía ofertado por el suministrador durante la adquisición de dicho equipo. El adjudicatario recibirá información detallada que permita identificar los equipos que se encuentran en garantía, el periodo de duración y condiciones de la misma, a fin de actuar apropiadamente a la hora de reparar los equipos (e indicando al Gobierno Vasco la necesidad de exigir el cumplimiento de las garantías al suministrador correspondiente). Garantía de los trabajos realizados Los trabajos realizados por el adjudicatario deberán estar garantizados, de acuerdo con las condiciones establecidas en la carátula de cláusulas administrativas de este expediente. DTIT Área de Planificación -12- PPT Mantenimiento Primer Nivel RM

16 4. DOCUMENTACIÓN DE LAS OFERTAS Los licitadores deberán incluir en su oferta de forma clara y fácilmente identificable la información relativa a su oferta técnica y a la oferta económica. La oferta estará redactada en cualquiera de los dos idiomas oficiales de la Comunidad Autónoma del País Vasco y se presentará sobre papel, adjuntando una copia en soporte magnético. La valoración de las ofertas presentadas se realizará en función de los criterios definidos en el pliego de cláusulas administrativas asociado al presente expediente. 4.1 Oferta Técnica La memoria técnica debe describir con detalle las especificaciones técnicas del contrato. Para ello, se propone seguir la siguiente estructura: 1. Resumen ejecutivo. 2. Alcance y características del servicio ofertado. 3. Plan de trabajo. 4. Plan de gestión. Las ofertas se valorarán utilizando estos datos, que se utilizarán para determinar el grado de cumplimiento de las condiciones establecidas en los pliegos de condiciones. El contratista será el único responsable de las consecuencias que la falta u omisión de alguno de los datos anteriormente indicados pueda generar en la valoración de ofertas Resumen ejecutivo Se deberá resumir en un máximo de tres hojas las características más relevantes de la oferta presentada Alcance y características del servicio ofertado Dentro de este capítulo se detallarán los servicios y equipos cubiertos por el contrato. Se describirán con detalle los compromisos del licitador con respecto a los servicios solicitados y que obligatoriamente forman parte de la oferta 1. Servicios de mantenimiento, objeto principal del contrato. 2. Servicios de atención de de incidencias En la oferta se deberá incluir toda la información relativa a las características del servicio de asistencia ofertado: procedimientos de aviso, horarios del servicio, niveles de servicio y tiempos de respuesta comprometidos. 3. Servicios de soporte posventa DTIT Área de Planificación -13- PPT Mantenimiento Primer Nivel RM

17 Alcance del servicio de soporte post-venta ofertado, con especificación de la garantía ofertada. Se describirá el alcance y duración de la garantía expresada en meses, que como mínimo será el especificado en el pliego de cláusulas administrativas. 4. Documentación La ofertará concretará el compromiso del licitador en cuanto al alcance y contenido de la documentación a entregar como parte del objeto del contrato, que debe cubrir lo solicitado en el pliego de prescripciones técnicas Plan de trabajo Especificaciones de los servicios ofertados, con indicación de los métodos de trabajo, organización, características de los medios materiales y los procedimientos normalizados de reparación y de garantía de calidad a emplear. 1. Procedimientos para la atención de incidencias y respuesta a las órdenes de trabajo. Indicación expresa de los procedimientos que se seguirán para mantener el nivel de servicio comprometido en caso de que se produzcan varias incidencias concurrentes. 2. Procedimientos normalizados de trabajo, con particularización para las diferentes tareas tipo definidas en este expediente. Indicación de los métodos de trabajo y características de equipos y materiales fungibles que se emplearán en las reparaciones. 3. Procedimientos de garantía de calidad y protocolos de pruebas Descripción de las pruebas que se realizarán para comprobar las reparaciones e instalaciones realizadas. Lista y descripción de los documentos que se entregarán para describir las actuaciones realizadas Plan de gestión del proyecto Los licitadores incluirán en su oferta un plan de proyecto en el que se reflejen los puntos siguientes: Equipo humano y medios al servicio del contrato, especificando coordinador de proyecto. Indicación de los medios extraordinarios que se dispondría para atender a altas cargas de trabajo. Relación prevista con los técnicos del Gobierno Vasco. Se incluirá descripción del plan de seguridad y salud y del plan de gestión medioambiental. DTIT Área de Planificación -14- PPT Mantenimiento Primer Nivel RM

18 4.2 Oferta Económica Con relación a la oferta económica a presentar por el licitador, será de aplicación lo especificado en el Pliego de Cláusulas Administrativas. 4.3 Consideraciones a la presentación de ofertas Necesidad de presentación de oferta completa y autocontenida En los expedientes tramitados por procedimiento abierto queda excluida toda negociación de los términos del contrato con los licitadores. Las ofertas presentadas deberán por tanto ser explícitas y contener la respuesta a todas las cuestiones planteadas tanto en el Pliego de Cláusulas Administrativas como en el Pliego de Prescripciones Técnicas. El Gobierno Vasco no solicitará, a priori, ningún tipo de aclaración sobre las ofertas, posteriormente a la apertura de plicas. La solicitud de aclaraciones posterior a la apertura de las ofertas desvirtúa la esencia del procedimiento abierto, en el que, a diferencia del procedimiento negociado, no es posible que los licitadores alteren o aclaren sus ofertas iniciales, presentando a fecha posterior al plazo de presentación de las ofertas, nueva documentación, a tenor de lo dispuesto en la Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público. Es por ello que el Gobierno Vasco puede proceder a la exclusión de aquellas ofertas que, a tenor de la información presentada, resultaren inviables o no garanticen suficientemente el cumplimiento de los mínimos solicitados y establecidos en el Pliego de Prescripciones Técnicas con relación al objeto del contrato, sin necesidad de solicitar previamente aclaraciones a la oferta. El licitador será el único responsable de las consecuencias que la falta u omisión en la información presentada pueda generar en el análisis y la valoración de ofertas. El licitador puede pedir información adicional sobre los pliegos y documentación complementaria a fin de elaborar su oferta; esta información puede solicitarse hasta 12 días antes de la fecha límite fijada para la presentación de ofertas Anexos técnicos y documentación presentada en otros idiomas La memoria técnica debe ser clara y contener perfectamente identificadas las respuestas a las cuestiones planteadas y especificaciones técnicas asociadas al expediente, permitiendo al órgano de contratación y servicios técnicos del Gobierno Vasco validar la oferta presentada, determinando si se cumplen las condiciones mínimas de alcance de suministro y de ejecución establecidas en el Pliego de Prescripciones Técnicas para este contrato; así como establecer la valoración de la misma frente al resto de licitadores Si el licitador incluye en su oferta anexos técnicos o documentación auxiliar, la misma será considerada como información de complemento, teniendo la información recogida en la memoria técnica preponderancia sobre los Anexos en el proceso de valoración de ofertas. De DTIT Área de Planificación -15- PPT Mantenimiento Primer Nivel RM

19 esta forma, los manuales correspondientes a cada uno de los equipos y materiales ofertados serán considerados, para este efecto, solamente como material auxiliar de consulta. Así mismo, debe evitarse en lo posible la presentación de documentación en otros idiomas diferentes al euskera o el castellano, limitando la misma a hojas técnicas auxiliares o información de complemento. Si alguno de los datos recogidos en esta documentación auxiliar se requiere para validar la oferta, el mismo debe aparecer correctamente recogido en la memoria técnica asociada. Es de aplicación en estos casos lo recogido en la Ley 30/92 1, de 26 de noviembre y en la Ley 10/1982 2, de 24 de noviembre Plan de trabajo y plazo de ejecución En la tramitación de expedientes de contratación pública, no se conocen a priori las fechas concretas en las que el expediente será adjudicado y el contrato debidamente formalizado con el adjudicatario. Por este motivo, el plan de trabajo a presentar como parte de la oferta deberá indicar plazos temporales sin hacer referencia a fechas concretas, que pueden llegar a invalidar la oferta. En cualquier caso, el licitador debe comprometerse a respetar las condiciones fijadas por la Administración en lo relativo al cumplimiento de los plazos totales o parciales fijados para el presente contrato, y las condiciones presupuestarias de distribución por años que vengan indicados en el pliego de cláusulas administrativas. Una vez formalizado el contrato la Administración podrá, si lo considera necesario, ajustar la consignación presupuestaria, y los plazos parciales establecidos, para adecuarlos a las fechas reales de adjudicación, respetándose siempre los límites presupuestarios y de plazos globales establecidos en el expediente, así como el importe y plazo de ejecución total ofertados por el adjudicatario, que en ningún caso podrán modificarse. 1 Ley 30/92, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Admnistraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. 2 Ley 10/1982, de 24 de noviembre, básica de normalización del uso del Euskera. DTIT Área de Planificación -16- PPT Mantenimiento Primer Nivel RM

20 5. EJECUCIÓN DEL CONTRATO 5.1 Supervisión de la actuación del contratista La actuación del contratista será supervisada por el técnico del Gobierno Vasco responsable del contrato. A su vez, el contratista designará un responsable de la empresa. El técnico responsable del Gobierno Vasco tiene las más amplias atribuciones, y sus órdenes e instrucciones serán inmediatamente ejecutivas. El adjudicatario vendrá obligado a dar total cumplimiento a las condiciones que al efecto de control establezca el Gobierno Vasco, según las líneas básicas que se especifican más adelante. El responsable de la empresa contratista y el técnico del Gobierno Vasco mantendrán reuniones periódicas para revisar la situación y desarrollo de los servicios, con una periodicidad mínima de 2 meses. El incumplimiento por parte del adjudicatario de lo establecido en el presente pliego de prescripciones técnicas y cuando dicho incumplimiento sea reiterativo o se refiera a ordenes que le hayan sido impartidas por escrito y advirtiéndole que son esenciales para el buen fin del contrato, se considerará causa de resolución del mismo. 5.2 Gestión de avisos de incidencias. Servicio Arreta El Departamento de Interior de Gobierno Vasco cuenta con un servicio para la gestión y control de los avisos de incidencia relativos a sistemas de tecnologías de la información y telecomunicaciones, denominado Servicio ARRETA. Este servicio dispone de un Centro de Atención a Usuarios (CAU) con funcionamiento 24 horas/día a través del cual se cursan los avisos a las diferentes empresas adjudicatarias de los contratos de mantenimiento. Todo el proceso de resolución de incidencias se gestionará a través de este servicio y de acuerdo con los procedimientos establecidos por el mismo. El adjudicatario recibirá, una vez firmado el contrato, la documentación relativa a los procedimientos a utilizar en su relación con el servicio ARRETA: Flujogramas del circuito de resolución de incidencias, de seguimiento de incidencias pendientes y de mantenimiento correctivo, formularios a cumplimentar en las diferentes fases, etc. 5.3 Registro de notificaciones e inventario Como parte del contrato, el adjudicatario estará obligado a dar total cumplimiento a las condiciones que al efecto de control establezcan los técnicos del Gobierno Vasco u órganos por él designados DTIT Área de Planificación -17- PPT Mantenimiento Primer Nivel RM

21 El adjudicatario deberá proporcionar la información requerida por el Gobierno Vasco para conocer la situación y desarrollo de los servicios contratados. Esta información se proporcionará en forma de registros de actuaciones realizadas e informes se situación periódicos. Se indican a continuación los requisitos mínimos establecidos con este fin Registro de avisos de avería recibidos El contratista llevará un registro de todos los avisos de incidencia recibidos. Los datos a registrar se fijarán de mutuo acuerdo entre el técnico responsable del contrato del Gobierno Vasco y el responsable del adjudicatario. En cualquier caso, deberá incluir como mínimo: Fecha y hora del aviso de incidencia. Descripción del problema o avería encontrada. Actividad realizada. Materiales y tiempos empleados para la reparación. Fecha y hora de resolución de la incidencia Informe de averías El contratista llevará registro y elaborará periódicamente un informe que recoja todas las reparaciones realizadas sobre las instalaciones objeto del presente contrato. Los datos a registrar se fijarán de mutuo acuerdo entre el técnico responsable del contrato del Gobierno Vasco y el adjudicatario. En cualquier caso, deberá incluir como mínimo: Fecha y Centro donde se produce la incidencia. Descripción de la avería o actividad realizada. Materiales y tiempos empleados para la reparación. Este informe presentará los datos de forma ordenada, permitiendo identificar, como mínimo, los incidentes y/o actividades realizadas cada mes y por cada emplazamiento. La elaboración de este informe periódico tiene carácter obligatorio y será entregado al técnico responsable del Gobierno Vasco junto con la facturación. Su uso es indispensable tanto para certificar los trabajos realizados, como para establecer una base para la revisión de costos de mantenimiento. En general, todos los informes y registros deberán llevarse de modo mecanizado, serán entregados al técnico responsable del Gobierno Vasco en papel y estarán disponibles en soporte informático (Compatible Access-Microsoft u ODBC). Estos registros deberán estar a disposición del Gobierno Vasco, en cualquier momento a su petición. Las averías de tipo estructural y las deficiencias de diseño se comunicarán mediante un informe específico. DTIT Área de Planificación -18- PPT Mantenimiento Primer Nivel RM

22 Así mismo, el adjudicatario podrá proponer mejoras, modificaciones, ampliaciones o reformas de las instalaciones objeto del contrato, para lo cual se confeccionará un estudio de viabilidad, con la descripción de tareas, presupuesto y plazos previstos, entregando al Gobierno Vasco dicho estudio para su análisis y aprobación. 5.4 Documentación de los sistemas El Gobierno Vasco facilitará la documentación relativa a las instalaciones y equipos objeto de este contrato de mantenimiento. La documentación facilitada será propiedad del Gobierno Vasco. El Contratista estará obligado a mantener esta documentación localizada y en perfecto estado de uso. Para ello, establecerá un registro de los planos, manuales y documentos de servicio e instalación a su disposición y lo mantendrá actualizado Actualización de la documentación Cuando, como consecuencia de una reparación o sustitución, la documentación técnica entregada no reflejase el estado y configuración real de los equipos, el adjudicatario se encargará de actualizar los documentos que estuvieran afectados, de modo que en todo momento la documentación técnica se corresponda con la situación real de las instalaciones. Al finalizar el contrato, el contratista deberá devolver toda la documentación, tanto la original como la actualizada, al Gobierno Vasco. Toda la documentación entregada en el ámbito de este proyecto deberá ser aprobada por el Gobierno Vasco y estar redactada en cualquiera de los dos idiomas oficiales de la Comunidad Autónoma del País Vasco. 5.5 Seguridad Seguridad Laboral El Contratista cumplirá con todas las normas vigentes de Seguridad e Higiene Industrial. Adicionalmente, extremará las precauciones y formará a su personal para evitar que se expongan a niveles de señales que puedan ser perjudiciales para la salud Secreto y confidencialidad El personal del contratista estará obligado a conocer y respetar las normas de confidencialidad que dicte el Departamento de Interior del Gobierno Vasco. El adjudicatario se verá también obligado a guardar las normas vigentes sobre Copyright, propiedad intelectual y documentación clasificada o de difusión restringida que, por necesidades del contrato, se vea obligado a manejar. DTIT Área de Planificación -19- PPT Mantenimiento Primer Nivel RM

23 5.5.3 Personal autorizado El técnico responsable del Gobierno Vasco facilitará al personal de la empresa las autorizaciones de entrada a los centros o estaciones. El Adjudicatario presentará al Gobierno Vasco una relación del personal que realizará la prestación de los diferentes servicios, indicando su nombre, apellidos y número de DNI o pasaporte, así como su función o responsabilidad asignada dentro de las tareas objeto del contrato. Esta relación de personas estará permanente actualizada, recogiendo las altas y bajas que pudieran producirse entre el personal del adjudicatario asignado al contrato. Siempre que se produzcan modificaciones, el adjudicatario deberá comunicarlo con suficiente antelación al técnico responsable del Gobierno Vasco. El Gobierno Vasco se reserva el derecho de vetar en cualquier momento a cualquiera de las personas incluidas en la relación de personal. 5.6 Facturación El adjudicatario facturará las actuaciones de mantenimiento realizadas según los precios unitarios ofertados, con independencia del lugar último en el que se efectúe la reparación. Los precios unitarios dados engloban las desviaciones razonables que puedan surgir de la casuística particular de los diversos vehículos, edificios y equipos. Como norma, cada incidencia reportada por el servicio Arreta llevará asociada una salida al centro y una actuación de mantenimiento, salvo en los casos en los que dada la complejidad de la avería, los técnicos del Gobierno Vasco aprueben la necesidad de realizar más de una actuación para la resolución de la avería. Las horas extraordinarias en que, debido a la legislación laboral, pudieran incurrir, las dietas y otros gastos correrán a cargo del adjudicatario. Las facturas se presentarán con la periodicidad indicada en la carátula del pliego de condiciones administrativas, e incluirán todos los trabajos realizados en el periodo al que se refieren. Con el fin de facilitar la aceptación de las facturas, el adjudicatario deberá entregar junto a las facturas, el informe de incidencias, con el detalle de las reparaciones realizadas. Los pagos se realizarán tras la aceptación por el Gobierno Vasco de las actividades realizadas Consideraciones para la facturación de actuaciones concurrentes En el caso de que requieran más de una actuación de mantenimiento correctivo en un mismo lugar y fecha, se tendrán en cuenta los siguientes criterios Se facturará una sola salida al lugar de incidencia. DTIT Área de Planificación -20- PPT Mantenimiento Primer Nivel RM

24 Se facturará cada actuación independiente, según los precios unitarios establecidos. Este procedimiento es aplicable a los servicios planificados de revisión y reprogramación de terminales. DTIT Área de Planificación -21- PPT Mantenimiento Primer Nivel RM

25 ANEXO 1. CONSIDERACIONES PARA EL DIMENSIONAMIENTO DEL EXPEDIENTE Con el fin de ayudar a los licitadores en la confección de sus ofertas, en este anexo se incluyen unas orientaciones sobre el número de actuaciones previstas dentro del ámbito de este contrato, y la ubicación de las mismas. Al tratarse este de un concurso de precios unitarios, las cantidades aquí incluidas no suponen compromiso de realización por parte de la Administración. Es decir: el número final de actuaciones y su ubicación están sujetos a variaciones, pero esta variable en ningún caso afectará al precio unitario por actuación ofertado y adjudicado. A efectos de valoración y dimensionamiento, se pueden estimar las siguientes medias mensuales para cada tipo de actuación: Ref. CONCEPTO Nº acts. S.1 Salida a lugar de incidencia 130 M.1 Actuación mantenimiento en equipo o instalación vehicular 140 M.2 Actuación mantenimiento en equipo o instalación fijo 10 M.3 Reparación básica de equipo en laboratorio 50 R.1 Revisión de funcionamiento de equipo fijo o móvil 20 R.2 Reprogramación de equipo fijo o móvil 10 Todas las salidas para la resolución de incidencias tendrán como destino centros urbanos de fácil acceso dentro de la Comunidad Autónoma de Euskadi. A modo de estimativo, se puede considerar la siguiente distribución de las actuaciones a realizar en cada territorio histórico: 22% Araba 42% Bizkaia 36% Gipuzkoa. DTIT Área de Planificación -22- PPT Mantenimiento Primer Nivel RM