Tres pasos para la creación de un plan de implementación de SharePoint 2010 con éxito

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1 SharePoint STRATGIAS PRÁCTICAS D TI PARA LA COLABORACIÓN NTR ORGANIZACIONS /// agosto 2011 STRATGIA un plan de 2010 con éxito stas mejores prácticas para el desarrollo de una estrategia integral de Share- Point han demostrado ser una fórmula ganadora para muchas organizaciones. por BRIN M. POSY I IMPLMNTACIÓN Para garantizar que el despliegue genere el máximo beneficio para toda la organización es preciso tener una planificación estratégica clara y ser conscientes de las limitaciones. por mark clarkson A ADMINISTRACIÓN la operación se Al aumentar las funcionalidades y la complejidad 2010 los administradores deben prestar más atención al mantenimiento de las granjas de servidores a fin de asegurar un rendimiento óptimo. por SHAWN SHLL

2 » NOTA DL DITOR Una estrategia clara y una administración cuidadosa señalan el camino al éxito AL TIMPO QU cada vez más organizaciones se van familiarizando con las potenciales ventajas de Microsoft SharePoint 2010 y analizan la posibilidad de utilizar la versión actualizada de esta plataforma de colaboración, Search- ContentManagement.com seguirá realizando su propio estudio para ofrecer a sus lectores las conversaciones que tienen lugar sobre las estrategias de utilización, su y su administración. n la presente edición de nuestra revista electrónica trimestral SharePoint encontrarás consejos expertos sobre cómo configurar SharePoint 2010 evitando problemas de adopción por parte de los usuarios y aplicando las últimas herramientas de administración, a fin de extraer el máximo rendimiento y la mayor rentabilidad económica a una granja. n primer lugar, Brien M. Posey nos presenta una detallada fórmula para elaborar una estrategia y un plan integrales para la instalación y nos explica por qué esta actuación es una mejor práctica esencial para las organizaciones de gran tamaño. Su análisis de los aspectos estratégicos traza las líneas básicas para una exitosa del programa SharePoint 2010 en toda la empresa. A continuación, Mark Clarkson aborda cuestiones relacionadas con la en su análisis sobre la adopción de este software de colaboración en toda la organización. Su artículo examina el llamado riesgo de adopción y los problemas que pueden surgir con el uso ad hoc. Finalmente, Shawn Shell describe las razones por las que la creciente complejidad de gestión 2010 exige a los administradores del programa una mayor vigilancia ante los posibles factores que pueden afectar a su rendimiento. n Jonathan Gourlay ditor de Noticias y del Sitio Web SearchContentManagement.com 2 SharePoint April 2012

3 » estrategia la creación de stas mejores prácticas para el desarrollo de una estrategia integral han demostrado ser una fórmula ganadora para muchas organizaciones. por brien m. posey ditor s Note M Dispersed Organizations Test Mettle of SharePoint 2010 Infrastructure Care Required in xtending SharePoint 2010 Capabilities to xternal Users SI S Tyson, Others Focus on Prep, Training in SharePoint 2010 Strategy LAS ORGANIZACIONS MÁS pequeñas que introducen SharePoint 2010 a menudo lo hacen de manera muy informal. Compran algunas licencias y lo instalan sin elaborar ningún plan para su aprovechamiento a largo plazo, dejando que la vaya evolucionando con el paso del tiempo. Aunque esto funciona en el ámbito de una empresa de pequeño tamaño, una actitud tan laxa hacia el despliegue de Share- Point 2010 puede tener graves consecuencias a largo plazo dentro del entorno organizativo. A fin de evitarse problemas, las organizaciones corporativas harían bien en desarrollar una estrategia integral mucho antes de adquirir su primera licencia. Para garantizar un aprovechamiento exitoso 2010, lo lógico es aplicar un enfoque estructurado a la hora de examinar las cuestiones que informan la estrategia de de la plataforma. A continuación, te ofrecemos algunos consejos sobre cómo hacerlo, así como algunos aspectos clave que toda organización debería tener en cuenta al planificar la instalación FORMALIZA TU VISIÓN Si estás pensando en instalar Share- Point, lo más probable es que ya tengas alguna idea de las cosas que quieres conseguir con su. De todos modos, en el momento de iniciar la planificación suele ser un buen primer paso elaborar un documento formal donde se describa con claridad el uso que se pretende dar a SharePoint sto es importante porque el apr- 3 SharePoint April 2012

4 » estrategia ovechamiento que tu organización quiera dar a la plataforma afectará directamente a las decisiones de compra del hardware y software necesarios. Por otro lado, tu plan a largo plazo para el despliegue de SharePoint también tendrá su reflejo en aspectos como los acuerdos de nivel de servicio (SLA, según sus siglas en inglés) y los requisitos para la recuperación tras desastres. Al plasmar por escrito tu visión del uso que pretendes darle a la plataforma SharePoint, ten en cuenta los siguientes puntos: p p Será accesible sólo desde una red interna (como una intranet) o se podrá acceder también desde el mundo exterior? p p Quién tendrá acceso a Share- Point? Sólo los empleados? Tienes pensado establecer relaciones entre empresas con tus proveedores o aliados estratégicos vía SharePoint? Vas a crear un sitio para SharePoint accesible para el público en general? p p Tienes previsto desarrollar alguna aplicación a medida? Piensas portar a Share- Point alguna de las aplicaciones que utilizas actualmente? (Hay organizaciones que usan SharePoint para remplazar los programas de gestión de las relaciones con los clientes, de servicio de asistencia, o software de información de gastos). p p Vas a remplazar con SharePoint tus servidores de archivos? Y los servidores xchange de carpetas públicas? LABORA UN PLAN D GOBRNANZA Si no se regula su funcionamiento, SharePoint puede convertirse en una herramienta descontrolada. Para evitarlo, antes de proceder a su instalación y despliegue es absolutamente esencial redactar un plan sólido de gobernanza de la plataforma. l plan de gobernanza describe los usos que se van a dar al sistema SharePoint y los diversos permisos, responsabilidades y políticas que estarán en vigor. Sobre la gobernanza de Share- Point se han escrito libros enteros, pero aquí presentamos unas cuantas cuestiones importantes que deberían servirte para informar tu plan de gobernanza: p p Tienes previsto instalar un sistema centralizado o descentralizado? (Normalmente, será el departamento de TI quien á el despliegue centralizado, mientras que, si la es descentralizada, habrá que crear múltiples granjas de SharePoint 2010 independien- 4 SharePoint April 2012

5 » estrategia tes entre sí y, probablemente, administradas por departamentos distintos). p p Qué grado de disponibilidad del sistema vas a exigir en tus SLAs? p p Quién estará autorizado para crear nuevos sitios de Share- Point? Podrán hacerlo también los usuarios que lo deseen o prefieres limitar los derechos de creación de sitios a los supervisores o administradores? p p Se repercutirán los gastos de creación de los sitios sobre quienes los creen? Si es así, qué sistema se aplicará para hacer efectiva la repercusión de gastos y en qué porcentajes? p p Cómo operará la gestión del ciclo de vida en estos sitios? p p Quién será responsable de la administración y mantenimiento de SharePoint? p p Se encargará el administrador de gestionar también la base de datos subyacente del servidor SQL, o se asignará esta responsabilidad a otro administrador? p p Cuál será la política de recuperación de datos? p p Qué tipos de auditoría se van a utilizar? DFIN LOS RQUISITOS LOGÍSTICOS Una vez que tu empresa ha definido su visión para el uso y elaborado el plan de gobernanza, el siguiente paso en el desarrollo de una estrategia integral de consiste en empezar a definir los requisitos logísticos que le van a permitir a la organización cumplir con los objetivos propuestos y definidos en los documentos donde se plasmó la visión y el plan de gobernanza. Inicia este proceso definiendo las capacidades que creas necesario instalar. Por ejemplo, si tu SLA requiere cinco nueves de disponibilidad, o % de tiempo de operación (uptime) en el sistema, quizás consideres que la mejor manera de cumplir ese requisito es protegiendo tus servidores con un clúster de conmutación por error (failover clustering). n este caso, el clúster sería un requisito logístico a cumplir cuando des el siguiente paso: diseño de la arquitectura SharePoint propiamente dicha. Las siguientes cuestiones te ayudarán a precisar los requisitos logísticos: p p Qué crecimiento anticipas que tendrá el sistema en el futuro? 5 SharePoint April 2012

6 » estrategia (Los requisitos logísticos deben dar respuesta tanto a la escalabilidad como a la planificación de capacidades). p p Cómo tienes previsto gestionar el proceso de de SharePoint? (Las organizaciones con un despliegue importante casi siempre tienen que incluir en La política interna de las organizaciones y el desarrollo de una estrategia para SharePoint L DSARROLLO D una estrategia integral para SharePoint por parte de una organización corporativa conlleva un enorme trabajo. A lo largo de los años, hemos sido testigos de diversos casos en que los esfuerzos de planificación y diseño de una estrategia integral realizados por los departamentos de TI se van al garete por los conflictos internos suscitados en el seno de las organizaciones. Para evitar estas situaciones en las que algún cuadro intermedio trata de poner trabas a tus planes, involucra a la alta dirección de la empresa desde el momento que empieces a desarrollar tu visión y a elaborar los documentos para la gobernanza. Al implicar a la dirección de la organización desde el inicio, en realidad estás reclamando su apoyo a la. Y esto puede suponer una gran ventaja en los momentos en que comiencen a aflorar tensiones de política interna. Además, los ejecutivos de mayor rango tienen así la oportunidad de expresar sus opiniones desde el principio de la planificación, de modo que cuando SharePoint esté listo para implementarse, la dirección conocerá perfectamente el proyecto y el plan, y tú ya habrás respondido a cualquier duda o cuestión que pudieran haber planteado. La implicación de la dirección corporativa en el proceso de planificación tiene otra ventaja: la autorización del presupuesto. n muchas organizaciones el equipo directivo tiene que aprobar los gastos de los grandes proyectos de TI. Si el equipo es partícipe del proceso, será más fácil que comprendan el alcance y los beneficios de tu proyecto de implantación de SharePoint. Y eso debería facilitar las cosas para que te den su bendición y la financiación que necesitas. n 6 SharePoint April 2012

7 » estrategia su presupuesto partidas de gasto para herramientas de gestión por terceros). p p Cómo tienes pensado proteger y recuperar la información de SharePoint? (l software de copias de seguridad y recuperación de datos que uses deberá cumplir con los requisitos establecidos en tu documento de gobernanza). ppsi vas a usar SharePoint para sustituir un servidor de archivos, de carpetas públicas o de aplicaciones, cómo vas a efectuar la migración de información a SharePoint y cuánto tiempo llevará hacerla? Vas a necesitar herramientas especiales para ayudarte con el traslado de datos? Las organizaciones muchas veces emplean metodologías similares a la descrita arriba para planificar y, tarde o temprano, diseñar la arquitectura de la de SharePoint. n ocasiones, el plan resulta inviable por su coste. n esos casos, cabría la posibilidad de distribuir los gastos realizando un despliegue por etapas en el cual los diversos elementos del plan se van implementando escalonadamente durante un periodo de tiempo, y no de golpe. De esta forma, al menos tendrás una hoja de ruta a largo plazo acabada. Hacer las cosas de forma espontánea puede funcionar en determinadas ocasiones, pero no cuando se trata de implantar una plataforma SharePoint en las organizaciones. n Brien M. Posey ha sido MVP de Microsoft siete veces y tiene dos décadas de experiencia en el mundo de las TI. Antes de trabajar por cuenta propia y dedicarse a escribir sobre temas técnicos, Posey fue director informático de una cadena nacional de hospitales y centros sanitarios, así como administrador de redes para compañías de seguros y el Departamento de Defensa de los stados Unidos. 7 SharePoint April 2012

8 » IMPLMNTACIÓN SharePoint: si lo implantas, acudirán tus Para garantizar que el despliegue genere el máximo beneficio para toda la organización es preciso tener una planificación estratégica clara y ser conscientes de las limitaciones. por MARK CLARKSON L ÉXITO D SHARPOINT en el mercado puede atribuirse principalmente a su facilidad de uso, según Richard Harbridge, evangelista principal en Allin Corp., una firma consultora y de servicios TI con sede en Pittsburgh. Con SharePoint, los empleados de las empresas pueden hacer cosas muy rápidamente; es casi como una alternativa [al departamento de TI], dice Harbridge. Los usuarios finales tienen la posibilidad de gestionar sus documentos, construir sus propios sitios y gestionar sus propios permisos. Te da mucho poder. Incluso se integra con Microsoft Office. [Su uso] parece sencillísimo. Qué puede fallar? Pues, por ejemplo, que tus usuarios finales no utilicen el software. l mayor riesgo con el que nos encontramos es el de adopción: lo instalas pero nadie lo usa, dice Rob Koplowitz, un vicepresidente y analista principal de Forrester Research Inc. de Cambridge, Massachussets. Koplowitz añade que los problemas de adopción que plantea SharePoint surgen, en parte, del músculo de la memoria, es decir, de la tendencia de los usuarios a seguir haciendo lo que siempre han hecho. É ste analista indica que los administradores de TI y de programas colaborativos escuchan con frecuencia cosas como ésta de los empleados de las empresas donde se ha instalado SharePoint: ntiendo que usted vea los beneficios que esto aporta a la organización en su conjunto; fantástico. Pero en este momento tengo a alguien esperando a la puerta. Debo enviar este 8 SharePoint April 2012

9 » IMPLMNTACIÓN documento a fulano antes de irme a comer y, además, ya no me acuerdo de cómo entrar en SharePoint. Así que voy a enviar un . S SNCIAL DMOSTRAR SU VALOR De hecho, casi todo lo que puedes hacer con puede hacer vía , reconoce Koplowitz. l caso es que, en su opinión, no se debería hacer. s más arriesgado, dice de usar para funciones colaborativas. No me gusta que la documentación se almacene ahí. s un sistema de almacenamiento de documentos horrible. s un sistema de gestión de proyectos horrible. Para romper esa memoria muscular de los usuarios, tienes que demostrarles a éstos el potencial que encierra SharePoint, dice Koplowitz. Las tecnologías del conocimiento a las que tienen acceso los trabajadores tienden a ser optativas. Si la gente no percibe su valor, optan por no usarlas. Una vez que la gente entra y las utiliza, los problemas de adopción tienden a desaparecer. Por ejemplo, los usuarios empiezan a apreciar el valor de saber en qué fase se encuentra un proyecto, o comprenden la lógica de no tener múltiples versiones del mismo documento flotando por los sistemas de la compañía. Pero las empresas tienen que invertir dinero y recursos en conducir a los usuarios hasta ese punto y ello puede resultar caro, dice Koplowitz. l departamento de TI debe forjar relaciones estrechas con otros departamentos para entender sus procesos operativos y los flujos de trabajo de los documentos. sto exige elaborar modelos, realizar actividades de formación [y] trabajar para que la gente se sume al proyecto, apunta. PROBLMAS POTNCIALS De hecho, los departamentos de TI a menudo acaban asumiendo toda la responsabilidad de la en las empresas. Instalan el software, lo mantienen, implican al lado empresarial, prestan asistencia a sus empleados y los capacitan para que sepan usarlo. Si no se gestiona adecuadamente, dice Harbridge, esto puede dar lugar a otro problema que podría afectar la adopción del programa: unas expectativas desmesuradas por parte de los usuarios del lado empresarial. Si el departamento de TI no reconoce preferentemente antes de implementar SharePoint que necesitan cobrar a la empresa [por labores relacionadas con Share- Point], dice, las expectativas de ésta irán en aumento. TI no puede controlar o gestionar esas expectativas y, si crecen demasiado, el lado empresarial perderá la confianza 9 SharePoint April 2012

10 » IMPLMNTACIÓN tanto en SharePoint como en el departamento de TI. Harbridge sugiere que el departamento de TI trate al resto de los departamentos como entidades separadas que adquieren sus servicios en estos casos. l problema, añade, es que, a menudo, muchas organizaciones implementan SharePoint sin un plan estratégico claro, debido iróni- CRM accidental: ilustración de uno de los riesgos LA SNCILLZ D uso y de desarrollo a veces puede ocasionar problemas. Por ejemplo, un director de ventas necesita una herramienta para gestionar sus contactos y el departamento de TI le elabora un listado de contactos con SharePoint. l director vuelve una semana más tarde y solicita una columna adicional que indique si cada contacto representa una cuenta ya existente, un cliente potencial o una oportunidad. l departamento de TI no sólo le añade la columna sino que le enseña cómo hacerla él mismo. También le conceden derechos de propietario sobre la aplicación, por si acaso le surgen nuevas ideas a desarrollar. l director comercial vuelve a la hora y solicita un nuevo listado con las direcciones de las sedes de todos sus contactos porque las direcciones del primer listado no indican, necesariamente, las oficinas centrales de sus empresas. Desde la perspectiva del director de ventas, lo que hace es hablar con los de TI y recibir una solución en menos de una hora. Percibe un nivel de comunicación y productividad que no ha visto jamás, dice Richard Harbridge, evangelista principal en Allin Corp. l peligro que tiene este escenario y hablo de un caso real es que él está tratando de construir un [sistema] entero de CRM dentro. Pero, según Harbridge, esto queda fuera del alcance y pueden obtenerse mejores resultados con otros programas. SharePoint es una herramienta increíble de prototipaje rápido y automatización de procesos, dice. Podemos tomar cosas sencillas y automatizarlas o mejorarlas, pero hasta cierto punto. Y luego debería haber una raya en la arena. n 10 SharePoint April 2012

11 » IMPLMNTACIÓN camente a la percepción de que SharePoint es un producto barato. Si hubiese que instalar otro tipo de plataforma de software que cuesta, por ejemplo, $1 millón, se haría una Muchas organizaciones implementan SharePoint sin un plan estratégico claro, debido irónicamente a la percepción de que SharePoint es un producto barato. planificación y gestión cuidadosa del proceso, que vendría dirigido desde arriba. Por el contrario, las implementaciones se suelen hacer a boleo, en base a decisiones de esta o aquella línea de negocios que decide adoptar el software para su uso particular. Pensemos en Joe, un usuario y propietario de un sitio de recursos humanos que no entiende cómo funcionan los permisos. Siempre que tiene un problema de permisos con el software hace una llamada al departamento de TI o recurre al servicio de asistencia. TI sabe que Joe necesita un poco de formación pero Harbridge dice que al departamento le cuesta decírselo: Joe, tienes que abrir y asignar presupuesto a un proyecto para que podamos enseñarte. La lección es que, a pesar de su fácil uso, SharePoint requiere una cierta previsión antes de su instalación y uso. Una vez alguien me dijo: Share- Point es un foco con el que apuntas a tu negocio e ilumina todos los problemas, dice Harbridge. Si no has organizado la gestión del proyecto y todo eso antes de empezar a implantarlo, SharePoint lo va a sacar a la luz. PRMIT QU LA ADOPCIÓN S XTINDA VIRALMNT l director informático de Plantronics Inc., Tom Gill, está de acuerdo en que es esencial planificar con antelación la instalación de Share- Point. s realmente importante establecer un proceso de gobernanza por adelantado, dice. Cómo vas a clasificar y gestionar los documentos? Qué información hay que etiquetar?. Plantronics, fabricante de auriculares y otro hardware de comunicaciones, está actualizando sus instalaciones y pasándolas a SharePoint Gill, que participa activamente en este proceso, recomendó traer consultores externos para que prestaran asesoramiento en las implementaciones de Share- Point. Plantronics ya lo ha hecho en otras ocasiones, y con buenos resultados, dice. Y qué hay del riesgo de adop- 11 SharePoint April 2012

12 » IMPLMNTACIÓN ción? l truco de la adopción, dice Gill, es encontrar nichos donde la gente empiece a utilizar [Share- Point] y y luego dejar que se expanda viralmente. l truco de la adopción es encontrar nichos donde la gente empiece a utilizar [SharePoint] y luego dejar que se expanda viralmente. TOM GILL, Director informático, Plantronics, Inc. No es necesario que esos nichos se encuentren entre los trabajadores con conocimiento. Junto a otros usos, Plantronics utiliza Share- Point para crear intranets en idiomas locales en instalaciones manufactureras de China y México. n las factorías se han instalado kioscos de computadoras que permiten a los trabajadores acceder a documentos necesarios para el proceso de fabricación, a los sitios de cada equipo de trabajo individual y a información de la compañía a la que, normalmente, no tendrían acceso. Los usuarios que están centrados en un equipo aprenden rápidamente que, para obtener información sobre ese equipo, el lugar al que tienen que acudir es a su sitio [de Share- Point], dice Gill. He participado en reuniones en las que se ponía en marcha un nuevo proyecto o iniciativa y alguien, inmediatamente, dice: sta tarde pongo en marcha un sitio. Te das cuenta de que lo están usando Mark Clarkson es autor de siete libros y cientos de artículos sobre todo tipo de materias técnicas, desde CAD/CAM a Photoshop. Vive y trabaja en Wichita, Kansas, donde rara vez sale de su sótano y mantiene su sitio Web markclarkson.com. 12 SharePoint April 2012

13 » ADMINISTRACIÓN la operación se Al aumentar las funcionalidades y la complejidad 2010 los administradores deben prestar más atención al mantenimiento de las granjas de servidores a fin de asegurar un rendimiento óptimo. por shawn shell S HA DICHO muchas veces que: SharePoint es una plataforma compleja. Cuando Microsoft lanzó SharePoint 2010, la complejidad de su administración se vio incrementada con la adición de aplicaciones de servicios, modelos de despliegue más flexibles, nuevas funcionalidades, como Office Web Apps, y la expansión de sus capacidades de gestión de datos (por ejemplo, aumento de los límites para el listado de elementos y de la capacidad de almacenamiento remoto de grandes objetos binarios o blobs). A consecuencia de ello, los administradores de sistemas necesitan estar todavía más atentos para mantener las granjas y garantizar un rendimiento aceptable. Uno de los factores que más perjudican al funcionamiento de los entornos es la falta de hardware adecuado. Y debido a todos los cambios en los modelos de y las nuevas funcionalidades, los requisitos de hardware para SharePoint 2010 han Los requisitos de hardware para SharePoint 2010 han aumentado o cambiado significativamente en comparación con versiones anteriores del mismo software. aumentado o cambiado de manera significativa en comparación con versiones anteriores del mismo software. 13 SharePoint April 2012

14 » ADMINISTRACIÓN Diagnóstico de problemas de funcionamiento en SharePoint TINS DIFICULTADS PARA llegar hasta las causas de los problemas de funcionamiento que sufre tu granja? No siempre es sencillo averiguar su origen. Prueba a encontrar al culpable siguiendo estos pasos: 1. asegúrate de que el hardware no está sobrecargado ni infradimensionado (especialmente los sistemas de tu Servidor SQL). 2. abre Administración Central y asegúrate de que el Analizador de Mantenimiento (Health Analyzer) no ha identificado ningún problema relacionado con la configuración de un servicio o de las granjas, como la falta de espacio, por ejemplo. 3. Hay servicios operando en los servidores que podrían estar afectando al rendimiento como, por ejemplo, las rutinas de copia de seguridad u otras aplicaciones? 4. xamina los registros (en la raíz, en el directorio LOGS) y los de Windows vents para ver si hay problemas latentes, como cuestiones de comunicación o fallos de autenticación entre servidores o servicios, por ejemplo. 5. xisten soluciones errantes de espacios aislados o adiciones hechas por clientes que pueden estar consumiendo una cantidad inusualmente alta de recursos? n ese caso, desactívalas o reduce las cuotas de recursos asignados para su uso. 6. Investiga la conexión entre clientes y servidor. stán experimentando problemas todas las estaciones de trabajo de tus clientes o sólo algunas de ellas? Qué tienen en común las máquinas que están sufriendo los problemas? activa el Panel del Programador (Developer Dashboard), una nueva funcionalidad que viene desactivada por defecto; te permitirá ver los tiempos de proceso de las diferentes operaciones. n 14 SharePoint April 2012

15 » ADMINISTRACIÓN l núcleo sobre el que opera SharePoint es el Servidor SQL. Dada la dependencia de este servidor que tiene SharePoint para llevar a cabo la mayor parte de sus funciones, es importante que los sistemas que operan con el Servidor SQL cuenten con suficiente potencia de procesamiento y memoria RAM. Asimismo, aunque Microsoft oficialmente apoya la virtualización de las implementaciones, algunas de las implementaciones del Servidor SQL no dan la talla. Incluso en las mejores circunstancias, en los casos en que se ha virtualizado el Servidor SQL, su funcionamiento no ha sido tan bueno como el de los servidores físicos. Por tanto, antes de decidirte a virtualizar los sistemas, asegúrate de que tu entorno sea capaz de seguir proporcionando un rendimiento adecuado. Todavía hay mucho que aprender sobre los pros y contras de virtualizar el Servidor SQL y su impacto subsiguiente en el rendimiento del sistema en su conjunto. FURA D SRVICIO? Más allá del Servidor SQL, es preciso tomar en cuenta la nueva arquitectura de aplicaciones de SharePoint sta arquitectura permite a los administradores crear entornos adecuados para servidores de aplicaciones, los cuales son responsables del almacenamiento de todos los servicios compartidos (no hay que confundirlo con el concepto de Servicios Compartidos de SharePoint 2007) para una o más granjas. Todas las aplicaciones de servicios que soportan funciones como búsquedas, importaciones de perfiles de usuario, conversión masiva de documentos Una de las grandes ventajas 2010 es una nueva funcionalidad de gestión llamada Analizador de Mantenimiento, que alerta a los administradores sobre la existencia de posibles problemas potenciales en las granjas. y gestión de metadatos pueden instalarse y funcionar independientemente de la granja. Sin embargo, las aplicaciones de servicios diferentes tienen requisitos diferentes. Por ejemplo, Visio Services usa una identidad de Windows delegada para acceder a información que, potencialmente, queda fuera del dominio en el que está instalado SharePoint. n consecuencia, también necesitarás configurar el servicio de almacenamiento seguro para almacenar las creden- 15 SharePoint April 2012

16 » ADMINISTRACIÓN ciales externas empleadas por el servicio de Visio. Aunque eso tampoco tiene por qué resultar, necesariamente, en un proceso intensivo, la falta de una configuración adecuada l bajo rendimiento podría venir causado, simplemente, por un ancho de banda insuficiente Dado que el funcionamiento descansa sobre una serie de partes móviles, asegúrate de tener en cuenta todas las posibilidades y ver la situación en su conjunto. del servicio de credencialización puede provocar fallos en el proceso de autentificación, problemas de funcionamiento e insatisfacción entre los usuarios. Para citar otro ejemplo, el servicio de búsqueda utiliza mucha potencia del procesador y de la memoria RAM mientras tienen lugar el rastreo y la indexación. Si tienes muchas fuentes de contenido o un volumen muy alto de información, ello podría consumir una gran parte de la capacidad de procesamiento del servidor y provocar una degradación del rendimiento de otros servicios que operan con el mismo hardware. Aunque el Servidor SQL y las aplicaciones de servicios exigen mucha atención, el funcionamiento puede verse afectado significativamente también por los servidores frontales que, normalmente, forman parte de las granjas. Con SharePoint 2010, la cantidad mínima de RAM para los servidores independientes y los sistemas de una granja ha subido hasta los 8 GB. Dicho esto, los administradores verán que SharePoint 2010 funciona mejor con una capacidad de entre 16 y 24 GB. n este sentido, es importante asegurarse de que hay suficiente capacidad de procesamiento, lo que supone tener, al menos, un procesador dual o quad-core, aunque lo ideal serían los procesadores duales multi-core. CORRR N LA ARNA Dentro 2010, Microsoft también ha introducido la idea de soluciones de espacio aislado (sandboxed solutions). Se trata de paquetes de prestaciones, definiciones y otras funcionalidades que pueden ser desplegadas por los administradores de colecciones de sitios u otro usuario individual sin la intervención de un administrador de la granja de servidores Share- Point (aunque sigue siendo necesario tener los permisos apropiados). Cada colección de sitios puede contener su propio juego de soluciones 16 SharePoint April 2012

17 » ADMINISTRACIÓN de espacio aislado (ver figura 1). Por defecto, SharePoint asigna una cuota de puntos a cada colección de sitios del servidor. Al operar, las soluciones de espacio aislado consumen puntos de la cuota en función de su uso de memoria, los ciclos del proceso y las llamadas específicas a la API. Si una de esas soluciones funciona mal, puede ser cerrada. Sin embargo, una solución errante de espacio aislado puede causar el cierre de todas las demás dentro de una colección de sitios. Por tanto, los administradores de las granjas deberían mantener el control de la suite de Administración Central de Share- Point para crear unos modelos de cuotas adecuados y bloquear las soluciones problemáticas cuando sea necesario. Además, a nivel de colección de sitios, los administradores pueden hacer seguimiento de las soluciones para analizar su funcionamiento y su consumo de recursos. Si bien SharePoint 2010 añade más complejidad a la administración, también ofrece una cierta Los administradores de las granjas deberían mantener el control de la suite de Administración Central de SharePoint para crear unos modelos de cuotas adecuados. ayuda para tratar esa complejidad. Una de las grandes ventajas introducidas por Microsoft con SharePoint 2010 fue incorporar más inteligen- figura 1 Galería de soluciones de espacio aislado dentro de una colección de sitios. 17 SharePoint April 2012

18 » ADMINISTRACIÓN cia a la función de Administración Central. Una nueva funcionalidad llamada Analizador de Mantenimiento (Health Analyzer) alerta a los administradores de la existencia de posibles problemas en las granjas. l Analizador de Mantenimiento puede detectar, entre otras cosas, si un servidor específico no ha sido configurado correctamente o si un disco se está quedando sin espacio. Las alertas se agregan a un listado de Informes de Mantenimiento (ver figura 2) y SharePoint toma nota de las mismas con un banner coloreado en la página de inicio de Administración Central. La vigilancia por el Analizador de Mantenimiento viene gobernada por una lista distinta de reglas. Cada una de las reglas puede ser modificada para cubrir necesidades concretas y también pueden ser desactivadas siempre que sea necesario. n realidad, este artículo simplemente toca lo más básico. Sin embargo, muchos de los aspectos de funcionamiento que tanto frustran a los usuarios finales y a los administradores están relacionados bien con una deficiente elección del hardware, con una planificación inadecuada de las figura 2 Alertas del Analizador de Mantenimiento en Administración Central. 18 SharePoint April 2012

19 » ADMINISTRACIÓN aplicaciones de servicios o con el descontrol producido por aplicaciones personalizadas. Aparte de estos puntos, también es aconsejable tener en consideración y examinar las cargas de trabajo soportadas por la granja. Así, el bajo rendimiento de la plataforma de colaboración podría venir causado, simplemente, por un ancho de banda insuficiente entre los sistemas clientes y los servidores, o por un router mal configurado. Dado que el funcionamiento descansa sobre una serie de partes móviles, asegúrate de tener en cuenta todas las posibilidades y ver la situación en su conjunto. n Shawn Shell es el fundador de Consejo Inc., una consultora con sede en Chicago especializada en aplicaciones para la Web, portales para empleados y socios, y gestión de contenidos empresariales. SharePoint es una publicación electrónica de SearchContentManagement.com Hannah Smalltree Directora ditorial Jason Sparapani Corrección de Textos Jonathan Gourlay ditor de Noticias y del Sitio Web Craig Stedman Director jecutivo Linda Koury Directora de Diseño Online Mike Bolduc ditor Michael Nadeau Director de Ventas TechTarget 275 Grove Street, Newton, MA TechTarget Inc. Prohibida la reproducción o transmisión total o parcial de esta publicación por cualquier medio o forma sin la autorización escrita del editor. Reimpresiones de TechTarget disponibles a través de The YGS Group. Acerca de TechTarget: TechTarget publica contenidos para los profesionales de las tecnologías de la información. Más de 100 sitios Web especializados permiten el acceso rápido a un gran archivo de noticias, consejos y análisis sobre tecnologías, productos y procesos esenciales para nuestro trabajo. Nuestros eventos virtuales y en vivo ofrecen acceso directo a comentarios y consejos de expertos independientes. Acércate a nuestra comunidad social IT Knowledge xchange para obtener consejos y compartir soluciones con otros profesionales y expertos. 19 SharePoint April 2012

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