COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO CAJA UNION UNION COOPERATIVA REGLAMENTO PARA ELECCION DE DELEGADOS A ASAMBLEAS GENERALES ORDINARIAS DE DELEGADOS

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1 COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO CAJA UNION UNION COOPERATIVA REGLAMENTO PARA ELECCION DE DELEGADOS A ASAMBLEAS GENERALES ORDINARIAS DE DELEGADOS ACUERDO No 096 DICIEMBRE 30 DE 2016 ACTA 106 Por el cual se reglamenta el régimen de Asambleas de Delegados de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Caja unión UNION COOPERATIVA. El Consejo de Administración de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Caja unión UNION COOEPERATIVA., en uso de sus facultades legales y estatutarias, y CONSIDERANDO 1. Que de acuerdo con el Artículo 25 del Estatuto de La Cooperativa De Ahorro Y Crédito Caja Unión Cooperativa Unión Cooperativa La Asamblea General de asociados será sustituida por Asamblea General de Delegados cuando el número de asociados sea superior a cien (100) o cuando su realización resulte significativamente onerosa en proporción a los recurso de LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO CAJA UNION COOPERATIVA UNION COOPERATIVA a juicio del Consejo de Administración. 2. El número de Delegados será mínimo de veinte (20) para periodo de TRES años, en este evento, se elegirá un (1) Delegado por cada trescientos (350) Asociados personas naturales. Los Asociados personas jurídicas tendrán derecho a un (1) delegado por cada entidad 3. Que el crecimiento de la base social nos obligan a adoptar mecanismos que garanticen la participación democrática de los Asociados, la suficiente información y la transparencia y seguridad en el proceso de elección de los Delegados, acogiendo recomendaciones de la Superintendencia de la Economía Solidaria. 4. Que están suficientemente dados los presupuestos del Artículo 25 del Estatuto para implantar el régimen de Asambleas por Delegados.

2 ACUERDA Artículo 1º.-. Sustituir las Asambleas Generales de Asociados por Asambleas Generales de Delegados, sea que se convoquen como Ordinarias o Extraordinarias, según lo establecido en el Artículo 25 del Estatuto vigente, y de acuerdo a las siguientes normas reglamentarias. CAPITULO I: DE LOS DELEGADOS Artículo 2º.-. La Asamblea General de Delegados estará conformada por la presencia de Delegados debidamente elegidos de conformidad con el presente Reglamento. Es Delegado el Asociado hábil que ha sido elegido válidamente por otros Asociados hábiles, para que los represente y participe en las Asambleas Generales de Delegados. Artículo 3 º. Período y calidad de los delegados. El período del carácter de Delegado será de tres (3) años, contados desde la elección respectiva hasta la elección de los nuevos Delegados. Por lo tanto, comprenderá la participación en las asambleas generales por los años 2017, 2018 y 2019, y perderán su investidura hasta que sean elegidos los Delegados para el período Artículo 4º.-. Se elegirán Delegados en la proporción de un (1) Delegado por cada trescientos cincuenta (350) Asociados personas naturales, dentro de los límites fijados en el Artículo 25 de los Estatutos. Los Asociados personas jurídicas elegirán un Delegado por cada entidad asociada. Parágrafo 1: Las personas jurídicas serán representadas por su representante legal o la persona que este designe siempre y cuando sea asociado, directivo o funcionario de la entidad asociada. Cuando una persona natural actúe en la Asamblea General en representación de una persona jurídica, asociada a la Cooperativa y sea elegida como miembro del Consejo de Administración, se considera elegida la persona natural y mientras mantenga la calidad de representante legal, asociado, directivo o funcionario de dicha entidad. Artículo 5º. Funciones del delegado. Serán funciones del Delegado: 1. Asistir a la Asamblea General Ordinaria de Delegados con el fin de examinar, modificar, aprobar, improbar los Estados Financieros que el Consejo de Administración presenta en un informe especial con el dictamen del Revisor Fiscal, así como elegir o remover los miembros principales y suplentes del Consejo de Administración, de la Junta de Vigilancia y la Revisoría Fiscal según la periodicidad establecida en el Estatuto de UNION COOPERATIVA.

3 Si dentro del período normal se convocaran asambleas extraordinarias, actuarán como Delegados quienes tengan tal carácter a esa fecha. 2. Trasmitir a los asociados en general información sobre los servicios de la Cooperativa. 3. Representar ante la Cooperativa al grupo que lo eligió e informarlo de los asuntos relacionados con la administración de la misma. Actuar como nexo entre la Cooperativa y los asociados. 4. Asistir a las reuniones informativas a las que se le cite durante su período como Delegado. 5. Contribuir desde su sitio a fomentar, a través de los grupos primarios o cualquier otro medio, la filosofía del sistema cooperativo para que se tenga un pleno conocimiento de los fundamentos de esta doctrina y de los servicios de la cooperativa. 6. Motivar a los potenciales asociados a la Cooperativa, para que se vinculen, dando a conocer los beneficios ofrecidos. 7. Las demás funciones de la Asamblea General consignadas en el Artículo 31 del Estatuto de UNION COOPERATIVA. Parágrafo. En la Asamblea, quien ejerza la calidad de Delegado tendrá derecho solamente a un voto y no podrá delegar su representación en ningún caso ni para ningún efecto. Artículo 6º. Delegados suplentes. Los suplentes serán numéricos, reemplazarán a los principales en sus faltas temporales o absolutas, en el caso de estas últimas por lo que reste del período. Se considerarán suplentes numéricos todos aquellos candidatos que hayan obtenido algún voto en orden descendente. En caso de empate decidirá la suerte CAPITULO III: DE LAS HABILIDADES PARA LA ELECCION Artículo 7º Definiciones. Se entiende por elección de Delegados el proceso de convocatoria, postulación, elección y escrutinios con participación de los asociados hábiles, de acuerdo con la lista verificada por la Junta de Vigilancia. Se entiende por Delegado, al asociado hábil que ha sido elegido por otros asociados, para que los represente en la Asamblea General de Delegados. Artículo 8º.-. La Junta de Vigilancia verificará las listas de Asociados hábiles e inhábiles que elabore la Administración para participar en el proceso de elección de Delegados y el trámite de las reclamaciones que se llegaren a presentar. La lista de los asociados inhábiles será publicada para conocimiento de los afectados en un lugar visible por un término no inferior a diez (10) días hábiles de anticipación antes de la elección de delegados, tiempo durante el cual los asociados afectados podrán presentar los reclamos relacionados con la capacidad de participar. La Junta de Vigilancia, tendrá como

4 término de tiempo límite para resolver la inhabilidad en que incurrió el asociado, cuarenta y ocho horas antes de la realización de la elección de delegados. Conforme al Parágrafo 1 del artículo 23 de los Estatutos de la Cooperativa, serán asociados hábiles quienes estén inscritos en el registro social, no tengan suspendidos sus derechos y se encuentren al día en el cumplimiento de sus obligaciones, de conformidad con el estatuto y los reglamentos, a la fecha de convocatoria. CAPITULO III: DE LA INSCRIPCION, ACEPTACION O RECHAZO DE ASOCIADOS Artículo 9º.-. Para la elección de Delegados se deberán inscribir los asociados que cumplan con los siguientes requisitos: a. Ser asociado de LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO CAJA UNION COOPERATIVA UNION COOPERATIVA. En el caso de las personas Jurídicas, el candidato a ser elegido como delegado será el representante legal o la persona que este designe siempre y cuando sea asociado, directivo o funcionario de la entidad asociada. b. Acreditar formación cooperativa básica. c. No haber sido sancionado por LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO CAJA UNION COOPERATIVA UNION COOPERATIVA, u otra entidad por el manejo de fondos y bienes. d. Comprometerse a asistir a cursos de capacitación en temas de interés para la cooperativa Nota: Según acta 106 del Consejo de Administración aprobó que el requisito de capacitación básica cooperativa para los delegados se cumpla con posterioridad a su elección. La fecha para la inscripción de los candidatos será desde el día 02 de febrero 2017 hasta el 15 de febrero de 2017 en horario de oficina. La Comisión, en reunión del 16 de febrero de 2017 a las 5 P.M, revisará los asociados inscritos para aceptarlos o rechazarlos. La inscripción de las personas jurídicas deberá hacerse mediante el Representante Legal o la persona que éste designe mediante poder personal o mediante oficio. Parágrafo: El procedimiento a tener en cuenta por la comisión para aceptar o rechazar los candidatos inscritos es verificarlas una a una, acorde con los requisitos establecidos en este Acuerdo y dejar constancia en Acta la decisión motivada de tal efecto. Artículo 10º.-. El procedimiento para la inscripción de los asociados es el siguiente: a) El asociado que desee inscribirse para la elección de delegados debe presentar su cedula, diligenciar, firmar el formato de inscripciones b) Las entidades jurídicas lo podrán hacer mediante oficio dirigido a la entidad.

5 Parágrafo 1. Las personas encargadas de recibir la inscripción deberán registrar la fecha y hora exacta de recibo de la inscripción. Artículo 11º.-. Los asociados aceptados y rechazados como candidatos a delegados se publicarán en lugar visible de la Cooperativa, para conocimiento de los interesados Artículo 12º.-. Contra las decisiones de la comisión, sobre la aceptación de la inscripción de los asociados, cabe el recurso de reposición el cual se presentará por escrito y/o vía fax, hasta el 17 de febrero de 2017 a las 12:00 M., ante la misma Comisión. Artículo 13º.-. La comisión se reunirá y resolverá los recursos de reposición y decidirá, el día 18 de febrero de 2017 a las 10:00 A.M. dejando constancia motivada sobre la decisión tomada. CAPITULO IV: PROCESO ELECTORAL Y DE ESCRUTINIOS Artículo 14º.-. Para efectos del adecuado desarrollo del proceso electoral se integrará una comisión por un miembro principal del Consejo de Administración, un miembro de la Junta de Vigilancia y Tres (3) Asociados con las siguientes funciones: a) Velar por el envío oportuno del material electoral con las instrucciones precisas a los diferentes Asociados; b) Velar por la transparencia del proceso electoral; c) Conocer el mecanismo de seguridad para el proceso electoral; d) Vigilar la apertura y cierre de la inscripción de candidatos, e) Conocer y decidir en primera instancia sobre las reclamaciones que se presenten en el proceso electoral, f) Expedir mediante Acta la relación de los Asociados que resulten elegidos como Delegados, g) Facilitar durante el proceso electoral la labor de los organismos de vigilancia y control de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Caja Unión; h) Las demás decisiones que se ajusten a lo dispuesto en el presente reglamento y que conduzcan al adecuado desarrollo del proceso electoral. Artículo 15º. Sistema de elección. El proceso electoral se realizará por el sistema uninominal, esto es, que cada asociado podrá votar por uno solo de los candidatos inscritos. La votación se llevará a cabo mediante voto virtual. Recuerde que Caja Unión dispondrá en las fechas y horario establecido para el proceso de elección de dos equipos de cómputo uno en las instalaciones de la Cooperativa ubicadas en la Calle 11 N del centro de Cúcuta y otro en la extensión de Caja ubicada en la carrera 4 N Centro de Chinácota. Adicionalmente el personal de la Cooperativa entregará el apoyo necesario a las personas que lo soliciten. Resultarán elegidos Delegados los asociados que obtengan el mayor número de votos en orden descendente, hasta ocupar la totalidad de las curules definidas. Finalizada la votación, se hará una verificación y se elaborará un acta de la votación virtual y de la votación física denominada acta de escrutinio.

6 Artículo 16º.-. La elección de Delegados se llevará a cabo a partir de las 08:00 A.M. del día 20 de febrero de 2017 y se cerrará a las 3:00: P.M. del día 07 de marzo de 2017, en horario de oficina, mediante votación que se efectuará virtual. Artículo 17º. Escrutinios de urnas virtuales. Los escrutinios de las urnas virtuales se realizarán en la sede de la Cooperativa contabilizando la totalidad de los votos virtuales, en presencia de la Comisión de Escrutinios que se conforme para tal fin. La Comisión de Escrutinios levantará un acta suscrita por sus integrantes, relacionando el resultado de la votación. Una vez finalizada la votación, la comisión verificará los resultados de la votación general, se procederá al escrutinio comenzando por el candidato que hubiere obtenido el mayor número de votos y así en orden descendente hasta completar (trece) 13 delegados por las personas naturales (4.296 Asociados naturales) y 19 delegados por las personas jurídicas. Parágrafo 1: Si se presentare empate en los resultados de la votación para escoger un Delegado, éste se decidirá de acuerdo a un sorteo al azar efectuado por la comisión. Artículo 18º.-: La comisión deberá levantar un Acta que contenga la fecha y hora de iniciación y finalización de los escrutinios, el número de votos obtenidos por cada candidato, el número de votos válidos, votos en blanco, votos nulos, número de Delegados elegidos con sus respectivos nombres, y procedimiento para dirimir los empates, la declaratoria de elección y las firmas de los miembros de la comisión. Artículo 19º. Comunicación a delegados. UNION COOPERATIVA comunicará a los Delegados elegidos como principales y suplentes sobre su nombramiento, Parágrafo 1. Los Delegados que resultaren elegidos en el proceso electoral para el cargo de Delegados Principales y Suplentes, tendrán un tiempo de tres (3) días hábiles después de la fecha de envío de la notificación, para dar respuesta de aceptación de su nombramiento. En caso de no recibir dicha respuesta, se entenderá como aceptado el cargo. Parágrafo 2. Si un delegado elegido en el proceso electoral decide no aceptar el cargo o renuncia posteriormente al mismo, se notificará a su suplente numérico y así sucesivamente, hasta completar el número de Delegados requeridos. Artículo 20º. Información de delegados elegidos. La difusión de los nombres de los nuevos Delegados elegidos en el proceso democrático se realizará el 09 de marzo de 2017, para ello utilizará los medios masivos de comunicación disponibles.

7 Artículo 21º. Asistencia a las reuniones. Si en el transcurso de su desempeño un Delegado principal no puede asistir a las reuniones previamente programadas, deberá notificar oportunamente a la Cooperativa para que esta cite a su suplente numérico para que este acuda a la reunión y enviar su excusa escrita a UNION COOPERATIVA, indicando el motivo de su inasistencia. CAPITULO V: DISPOSICIONES FINALES Artículo 22º. Forma de llenar los vacíos. En caso de existir vacíos en el presente reglamento, se suplirán con la legislación electoral vigente. No obstante, lo anterior, cuando se presente alguna duda en la aplicación del presente reglamento, será facultad del Consejo de Administración interpretarlo. Artículo 23º. - voto en blanco. - Es el que expresamente se marca en blanco. Cuando la suma de los votos en blanco constituya mayoría absoluta en relación con los votos válidos, deberá repetirse el proceso, para lo cual se abrirá una nueva convocatoria, donde no podrán participar como candidatos quienes se presentaron en las elecciones en donde el voto en blanco fue mayoría. El voto en blanco se tendrá en cuenta para la conformación del cuociente electoral. Artículo 24º.-: Los aspectos no contemplados en el presente reglamento serán complementados con el Acuerdo de de Convocatoria, el Estatuto vigente de UNION COOPERATIVA y la Legislación Cooperativa en relación con las Asambleas de Delegados y las Asambleas de Asociados. El presente Acuerdo deroga todos los Acuerdos expedidos anteriormente sobre el mismo asunto y las que le sean contrarias y rige a partir de su publicación. Aprobado por el Consejo De Administración de UNION COOPERATIVA, en reunión de diciembre 30 de 2016 según consta en el Acta 0106 de la misma fecha. CARLOS JULIO MORA PEÑALOZA Presidente PATRICIA SIERRA MOLINA Secretaria