EL PROCESO ABMINISTRATIVO Y SUS ETAPAS INTEGRANTES DANIEL ANDRES MEJIA LECHUGA DEINER ALFONSO DIAZ GONZALEZ FRANCISCO RAFAEL CARRANZA RUIZ

Transcripción

1 EL PROCESO ABMINISTRATIVO Y SUS ETAPAS INTEGRANTES DANIEL ANDRES MEJIA LECHUGA DEINER ALFONSO DIAZ GONZALEZ FRANCISCO RAFAEL CARRANZA RUIZ MIGUEL ANTONIO CALDERON BONIVENTO Instructor(a) SANDY ROMERO CUELLO ADMINISTRACION DEL ENSABLE Y MANTENIMIENTO DE COMPUTADORES Y REDES 07-OCT-11 RIOHACHA-LA GUJIRA

2 INTRODUCCIÓN El proceso administrativo se lleva acabó en diferente etapas, que son precisa para lograr el objetivo de una organización. OBJETIVOS Dar a conocer los pasos y las etapas del proceso de la administración. Identificar los método que se deben hacer para que una organización lleve un orden y un buen control.

3 EL PROCESO ABMINISTRATIVO Y SUS ETAPAS Proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad en una empresa. En la teoría administrativa moderna son: 1. Previsión 2. Planeacion 3. Organización 4. Direccion 5. Control Previsión LA PREVISION: Implica la idea de cierta anticipación de acontecimientos y situaciones futuras que la mente humana es capaz de realizar y sin la cual sería imposible hacer planes; por

4 ello. La previsión es básica para la planeación. PARA REALIZAR PREVISIÓN ES INDISPENSABLE 1. Fijar los objetivos o fines que se persiguen. 2. Investigar los factores positivos y negativos, que ayudan u obstaculizan la búsqueda de esos objetivos. 3. Determinar diversos cursos alternativos de acción, y escoger uno de ellos para realizar los planes. LOS OBJETIVOS 1. Le proporciona información sobre los efectos de muchas variables en su trabajo. 2. Le permite adelantarse al futuro y conocer qué puede suceder. 3. Facilita la tarea planificadora de la base para tomar decisiones. 5. Permite plantear hipótesis y supuestos válidos.

5 6. Ayuda a minimizar errores y fallas. REGLAS PARA LA FIJACIÓN DE OBJETIVOS. Claridad: Un objetivo debe estar claramente definido, de manera tal que no quede ninguna duda en aquellos que son responsables de participar en su logro. 2. Flexibilidad: Los objetivos deben ser lo suficientemente flexibles para ser modificados cuando las circunstancias lo requieran. 3. Medible o mesurable: Los objetivos deben ser medibles en un horizonte de tiempo para poder determinar con precisión y objetividad su cumplimiento. 4. Realismo: Los objetivos deben ser factibles de lograrse dentro de las condiciones y plazos establecidos. 5. Coherencia: Un objetivo debe definirse teniendo en cuenta su utilidad para la empresa. 6. Motivación: Los objetivos deben definirse de tal forma que se constituyan en un elemento motivador

6 y en un reto para las personas responsables de su cumplimiento. TÉCNICAS PARA LA INVESTIGACIÓN La Observación: Es una técnica que consiste en observar atentamente el fenómeno, hecho o caso, tomar información y registrarla para su posterior análisis. La Entrevista: Es una técnica para obtener datos que consisten en un diálogo entre dos personas: El entrevistador y el entrevistado La Encuesta: Es una técnica destinada a obtener datos de varias personas cuyas opiniones impersonales interesan al investigador. El Fichaje: Consiste en registrar los datos que se van obteniendo en los instrumentos llamados fichas, las cuales, debidamente elaboradas y ordenadas contienen la mayor parte de la información que se

7 Recopila en una investigación por lo cual constituye un valioso auxiliar en esa tarea, al ahorra mucho tiempo, espacio y dinero. El Test Es una técnica derivada de la entrevista y la encuesta tiene como objeto lograr información sobre rasgos definidos de la personalidad, la conducta o determinados comportamientos y características individuales o colectivas de la persona CURSOS ALTERNATIVOS DE ACCIÓN La planeación Estratégica: es el proceso a través del cual se declara la visión y la misión de la empresa, se analiza la situación interna y externa de ésta, se

8 establecen los objetivos generales, y se formulan las estrategias y planes estratégicos necesarios para alcanzar dichos objetivos DEFINICIÓN Y CONCEPTO DE ESTRATEGIA Principios y rutas fundamentales que orientarán el proceso administrativo para alcanzar los objetivos a los que se desea llegar. Una estrategia muestra cómo una institución pretende llegar a esos objetivos. Se pueden distinguir tres tipos de estrategias, de corto, mediano y largo plazos según el horizonte temporal. POLÍTICAS Las políticas también forman parte de los planes en el sentido de que consisten en enunciados o criterios generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones. No todas las políticas son enunciados ; a menudo se desprenden sencillamente de las acciones de los administradores.

9 OBJETIVOS ORGANIZACIONALES 1. Permiten enfocar esfuerzos hacia una misma dirección. 2. Sirven de guía para la formulación de estrategias. 3. Sirven de guía para la asignación de recursos. 4. Sirven de base para la realización de tareas o actividades. 5. Generan coordinación, organización y control. 6. Generan participación, compromiso y motivación; y, al alcanzarlos, generan un grado de satisfacción. 7. Revelan prioridades. 8. Producen sinergia. 9. Disminuyen la incertidumbre. 10. Permiten evaluar resultados, al comparar los resultados obtenidos con los objetivos propuestos y, de ese modo, medir la eficacia o productividad de la empresa, de cada área, de cada grupo o de cada trabajador.

10 OBJETIVOS OPERATIVOS Se definen como un conjunto de actividades, programas, proyectos y políticas operativas que se desarrollan en el periodo para alcanzar los objetivos derivados de la postura estratégica y las estrategias genéricas. Principios corporativos: se refieren a las normas o ideas fundamentales que rigen el pensamiento o la conducta. Visión: es una declaración que indica hacia dónde se dirige la empresa en el largo plazo, o qué es aquello en lo que pretende convertirse. Misión: es una declaración duradera del objeto, propósito o razón de ser de la empresa. Procedimientos: son planes por medio de los cuales se establece un método para el manejo de actividades futuras. Programas: son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de

11 acción dado; habitualmente se apoyan en presupuestos. Presupuestos: es una formulación de resultados esperados expresada en términos numéricos. Podría llamársele un programa en cifras. De hecho, al presupuesto financiero operacional se le denomina a menudo plan de utilidades. LA ORGANIZACIÓN Es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados". FUNCIONES El funcionamiento del sistema de Organización varía de acuerdo con el desarrollo de la organización, dentro de la que se ubica y con las técnicas a las cuales pueden recurrir para el desarrollo de sus funciones de análisis y diagnóstico administrativo y diseño organizacional.

12 JERARQUÍAS El punto más alto de la jerarquía es el propósito, el cual tiene dos dimensiones. Primero, existe el propósito de la sociedad, como el de requerir de la organización que contribuya al bienestar colectivo proporcionando bienes y servicios a un costo razonable. REGLAS Y TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN En las reglas se exponen acciones u omisiones específicas, no sujetas a la discrecionalidad de cada persona. Son por lo general el tipo de planes más simples, no fumar es una regla que no permite ninguna desviación respecto del curso de acción estipulado. Sistemas de organización: Es el conjunto ordenado de normas, criterios y metodologías, que a partir del marco jurídico administrativo del sector público, del Plan Estratégico Institucional. Organigramas: Los sistemas de organización se presentan en forma intuitiva y con objetividad en

13 los llamados organigramas, conocidos también como cartas o graficas de organización. ORGANIGRAMA Son la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa u organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría. TIPOS DE ORGANIGRAMAS Los organigramas pueden clasificarse en cuatro grandes grupos: 1) Por su naturaleza, 2) por su ámbito, 3) por su contenido 4) por su presentación.

14 TIPOS DE ORGANIGRAMAS POR SU NATURALEZA POR SU NATURALEZA: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas: Micro administrativos: Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman Macro administrativos: Involucran a más de una organización Meso administrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico POR SU ÁMBITO POR SU ÁMBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas: Generales: Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características.

15 Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización POR SU CONTENIDO Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan su empleo Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones

16 entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, ósea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que unen las figuras

17