TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN GARANTÍA PARA LA EMPRESA

Transcripción

1 TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN GARANTÍA PARA LA EMPRESA Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional; son indispensables durante el proceso de organización y aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social.

2 1 TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN GARANTÍA PARA LA EMPRESA ORGANIGRAMAS Son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y autoridad, existentes dentro de ella. HERRAMIE NTAS DE LA EMPRESA Son necesarias las herramientas para llevar a cabo una organización racional. Los organigramas pueden clasificarse en tres: 1.-Por su Objetivo: a) Estructurales: Muestra sólo la estructura administrativa de la empresa. b) Funcionales: Indican en el cuerpo de la gráfica, además de las unidades y sus relaciones, las principales funciones de los departamentos. c) Especiales: Se destaca alguna característica. 2.- Por su Área: a) Generales: Presentan toda la organización; se llaman también cartas maestras. b) Departamentales: Representan la organización de un departamento o sección. 3.- Por su Contenido: a) Esquemáticos: Contienen sólo los órganos principales, se elaboran para el público, no contienen detalles. b) Analíticos: Más detallados y técnicos. Existen tres formas de representar los organigramas: Vertical. En la que los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba hacia abajo. Horizontal. Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha. Se deben tomar en cuenta durante el proceso de organización y aplicarlas de acuerdo a las necesidades de cada empresa. Estas herramientas y técnicas son relacionadas pero distintas. Los encargados deben decidir sobre el grado a el cual estarán implicados en proceso de toma de decisión estratégica y operacional. Circular. Donde los niveles jerárquicos quedan determinados desde el centro hacia la periferia.

3 2 Mixto. Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical. MANUALES Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa. Los manuales, de acuerdo con su contenido, pueden ser: De políticas, Departamentales, De bienvenida, De organización, De procedimientos, De contenido múltiple, De técnicas y De puesto. El contenido debe dividirse de acuerdo con una clasificación primaria e temas: Índice. Objetivos y antecedentes del manual. Cada sección debe llevar la fecha en que se termine o corrija, se emita y quede vigente. Nombre de las personas que intervinieron en la elaboración del manual. Debe llevar instrucciones para hacerlo más comprensible. Redacción clara, concisa y ordenada. Complementarse con gráficas Manuales de organización Explican los detalles más importantes de la organización; generalmente incluyen: Finalidad de cada elemento de la organización. Declaración de funciones. Glosario de términos utilizados. Contienen: Objetivos generales de la organización. Políticas generales. Glosario de términos administrativos. Nombres de áreas o departamentos y puestos. Procedimientos de organización. Responsabilidades de los altos niveles. Funciones. Cartas de organización. Descripción de puestos. Introducción y objetivos del manual. Historia de la empresa.

4 3 Manuales departamentales Contienen: 1. Objetivos generales de la empresa, los del departamento de que se trate y, los de sus secciones básicas. 2. Políticas y normas generales de la empresa y del departamento correspondiente. 3. Carta de organización general y departamental. 4. Reglamentación de los aspectos de coordinación interdepartamental. 5. Análisis de puestos. 6. Gráficas de proceso, y de flujo. Manuales interdepartamentales Son similares, en su contenido, a los manuales departamentales, aunque no siempre proporcionan la misma cantidad de información: Comprenden a todos los departamentos de la organización. Describen los procedimientos y las relaciones que abarcan dichos departamentos. Análisis de Puestos Analizar significa "separar y ordenar. La técnica del análisis de puestos, por lo tanto, en reglas que se da para separar los elementos del puesto y ordenarles adecuadamente, con la ayuda de las normas de la lógica y la gramática. Dichas técnicas se aplican en tres aspectos: 1. Cómo obtener los datos de lo que constituye el puesto. 2. Cómo ordenar dichos datos. 3. Cómo consignar los mismos. El análisis comprende: La descripción del puesto, o sea la determinación técnica de lo que el trabajador debe hacer, y la especificación del puesto, o sea la enunciación precisa de lo que el trabajador requiere para desempeñarlo con eficiencia. En la descripción distingue: 1.-El encabezado o identificación, que contiene: a) el título; b) la ubicación; c) el instrumental; d) la jerarquía: de quien depende, a quiénes manda; contactos permanentes internos y externos.

5 4 2.- La descripción genérica, que es una definición lo más breve y precisa que sea posible. 3.- La descripción específica, donde se detalla cada operación, con estimación aproximada del tiempo que requiere. Estas operaciones se clasifican en: permanentes, periódicas y eventuales. En la especificación se ponen los requisitos que deben llenar quien ocupe el puesto, concentrados en cuatro grandes factores: habilidad, esfuerzo, responsabilidad y condiciones de trabajo. Estos se subdividen en otros más específicos, tales como bienes, equipo o trámites, medio ambiente y riesgos.