3.3. DEFINICION Y ESTRUCTURA DE LOS PROCESOS BÁSICOS DESARROLLADOS POR EL HOSPITAL DEPARTAMENTAL DE NARIÑO E.S.E.

Transcripción

1 DEFINICION Y ESTRUCTURA DE LOS PROCESOS BÁSICOS DESARROLLADOS POR EL HOSPITAL DEPARTAMENTAL DE NARIÑO E.S.E. Esta parte corresponde a la presentación de resultados referentes a los procesos administrativos del Hospital, estuvo determinada por la aplicació n del Enfoque Sistémico, del cual se escribió con anterioridad y se estuvo a lo dispuesto por las nuevas exigencias como fueron la reestructuración administrativa principalmente y la orientación del trabajo a la colaboración en tan difícil campo como lo es el de las reestructuraciones. A pesar de lo anterior, se presenta a continuación lo definido y estructurado hasta la fecha referente a los procesos básicos del Hospital enmarcados dentro del enfoque referido y se establecen los procesos básicos de cada sección. Para el desarrollo del trabajo se siguió la siguiente metodología: Mejoramiento de Procesos y Procedimientos. Una vez definida la conformación funcional del Hospital Departamental de Nariño, se seleccionaron los procesos a ser mejorados para hacerlos eficaces en términos de los resultados deseados, eficientes minimizando los recursos empleados y adaptables a las necesidades cambiantes de los usuarios y de la empresa, a través de: Comprensión de procesos y procedimientos actuales Modernización de los procesos y procedimientos Comprensión de procesos actuales.

2 76 Identificación y descripción de los procesos y procedimientos que se realizan en la Empresa para el cumplimiento del objetivo del Área Funcional analizada. Este análisis incluyó la descripción de la situación real u observada, precisando la forma como se le maneja en la institución con sus dificultades y problemas. Caracterización estructural del proceso en términos de entradas, proveedores, actividades, productos y clientes. Caracterización dinámica del proceso en términos de costos, tiempos, valor agregado, valoración del costo ambiental y satisfacción del usuario. Modernización de procesos. Identificación de opciones de mejoramiento: Para la ejecución de esta etapa, se revisaron los procesos identificados a la luz de la Plataforma Estratégica, las funciones y objetivos del Área Funcional, con ello se identificaron los procesos faltantes, procesos sobrantes y procedimientos y actividades de los procesos actuales que son susceptibles de mejoramiento, a través de supresión o reducción de: costos, trámites, tiempo y errores, estimación del valor agregado, simplificación y estandarización del proceso y automatización. Mejoramiento de procesos y procedimientos: Una vez que se han identificado las opciones de mejoramiento se reestructuran las actividades, procedimientos y flujos de información de la manera más eficiente posible. Descripción de procesos mejorados:

3 77 Se realiza mediante la descripción textual y gráfica de los procesos mejorados y estandarizados con los siguientes elementos, los cuales se consolidarán en un Manual de Procesos y Procedimientos: 4 El nombre del Proveedor 4 Los insumos requeridos. 4 Los procesos desarrollados. 4 Los productos obtenidos. 4 El nombre del Cliente. 4 El responsable del proceso Lo anterior implicó además: 4 La secuencia de actividades que garantice la obtención del producto final con la calidad óptima, el mínimo gasto y la máxima oportunidad. 4 Dependencias y responsables de las actividades. 4 Entradas y proveedores de las mismas. 4 Requerimientos y salidas de información. 4 Costos de mano de obra, materiales y gastos generales. 4 Tiempos. 4 Estándares de calidad. 4 Puntos de control. 4 Indicadores de evaluación Redefinición de la Estructura Organizacional. Referida al conjunto de actividades gerenciales que conducen a la definición de una estructura de relaciones de dirección, coordinación, comunicación y autoridad. La estructura definida incluye diseño organizativo, diseño o descripción de cargos, alcance del control, unidad de mando, coordinación y niveles de responsabilidad.

4 78 La Estructura Orgánica de la Empresa se consagrará por Acuerdo de la Junta Directiva y con base en las actividades definidas en los Manuales de Procesos y Procedimientos se definirán los Manuales de Funciones y Requisitos, los cuales deberán contener como mínimo la siguiente documentación: Acto administrativo (Acuerdo de la Junta Directiva) por el cual se adopta éste instrumento en la Empresa. Introducción en la cual se hace una presentación del manual y del contenido del mismo, que oriente a quien lo consulte; igualmente, se pueden brindar algunas instrucciones sobre el uso correcto de este instrumento. Estructura Orgánica u Organigrama, aprobado por la Junta Directiva de la Empresa. Indice de cargos por dependencia, relacionados jerárquicamente y en orden descendente al interior de cada repartición. Descripción de cada cargo, de acuerdo con el índice y con la siguiente presentación: 4 Denominación del cargo según el Plan de Cargos 4 Denominación del cargo y código al cual se asimiló de acuerdo al Decreto 1335/90 4 Naturaleza del cargo o resumen de las funciones del mismo. 4 Funciones del Cargo 4 Requisitos mínimos en estudio y/o experiencia exigidos para su desempeño 4 Equivalencias a los requisitos mínimos Con base en lo anterior los procesos definidos son los que a continuación se presentan:

5 79 Para la elaboración de los flujogramas que muestran la ruta de los procesos contenidos en los definidos para las secciones correspondientes, se maneja una serie de símbolos de fácil comprensión y cuyo significado se explica a continuación: SIMBOLO SIGNIFICADO LIMITES. Indica el principio y el fin del proceso o actividad. ACCIÓN. Se utiliza para representar una actividad, por ejemplo; recibir, elaborar, verificar, entregar etc. Se incluye por tanto un verbo en infinitivo. DECISION. Plantea la posibilidad de elegir una alternativa para continuar en una u otra vía, incluye una pregunta clave. DOCUMENTACION. Este rectángulo con la parte inferior ondulada significa que se requiere una documentación para desarrollar el proceso, por ejemplo: Una autorización, un informe, una orden de compra, una factura, etc. CONECTOR. Se utiliza para efectuar un enlace de una página a otra donde se continúa el flujograma. SENTIDO DEL FLUJO. La flecha indica la dirección del flujo, puede ser horizontal, ascendente o descendente. TRANSMISIÓN. La flecha quebrada se utiliza para mostrar transmisión de los datos, por vía telefónica o fax o electrónica. TRANSPORTE. La flecha ancha significa movimiento del OUTPUT. Por ejemplo, el envío de un documento por correo. DATOS. Referido al análisis y clasificación de la información. ARCHIVO. Gráfico que expresa que un documento o expediente debe archivarse. ENTRADA MANUAL. Referido al manejo de la información que se maneja sistemáticamente o en base de datos.