CÓMO MEJORAR LOS PROCESOS DE COMPRAS PÚBLICAS?

Transcripción

1 CÓMO MEJORAR LOS PROCESOS DE COMPRAS PÚBLICAS?

2 Objetivos Identificar las principales dificultades en las compras públicas Reconocer los procedimientos para mejorar las compras públicas

3 Causas Recurrentes de Reclamos No adjudicado en el sistema Criterios de 5% evaluación mal definidos o mal aplicados 9% Incumplimiento de bases de licitación 5% Irregularidad 1% Pago no oportuno 43% Falta de Igualdad de los oferentes y no discriminación 10% Falta de justificación de los actos (adjudicación, desierta o rechazo de ofertas) 11% Otro 16%

4 En resumen los problemas son: Criterios de evaluación Transparencia y publicidad Libre concurrencia No formalización Sujeción estricta a las Bases Igualdad ante las Bases y no Discriminación Arbitraria

5 Van en contra de buenos criterios de evaluación (Art. 38) a. Criterios mal definidos o ausentes, el reglamento exige contar criterios técnicos y económicos para evaluar de la forma más objetiva posible las ofertas recibidas. Criterios de evaluación b. Ausencia de criterios de evaluación medibles, es decir, que cuenten con los mecanismos de asignación de puntajes. Transparencia y publicidad Libre concurrencia c. Criterios mal aplicados d. Sin cláusula de resolución de empate imparcial No formalización Sujeción estricta a las Bases Igualdad ante las Bases y no Discriminación Arbitraria

6 CRITERIOS DE EVALUACIÓN NO SON OBJETIVOS Ejemplo: Criterios que no entregan información respecto de la metodología de asignación de puntajes. CRITERIO % METODOLOGÍA DE CÁLCULO Precio 40% La oferta más económica Calidad Técnica 60% Que cumpla con las especificaciones técnicas Cuáles son esas especificaciones técnicas? Cuántas debe cumplir la oferta para obtener el máximo puntaje? Cuánto puntaje obtendrá la oferta que presente la mitad de estas especificaciones? Cuándo una oferta obtendrá cero puntos?

7 Ejemplo: Se indica mecanismo de asignación de puntajes poco objetiva, que queda a criterio de cada evaluador TABLA DE CALIFICACIÓN CRITERIO % Oferta Técnica 50% Calidad y características técnicas de las especies e insumos, contempladas en la oferta 35% Garantías asociadas a las especies y servicios ofertados 35% Experiencia comprobada de proponente en especies similares características 30% PUNTAJE CALIFICACIÓN 10 Muy Bueno 7 Suficiente 3 Insuficiente 0 Deficiente Qué atributos debe tener una oferta para que sea calificada como muy bueno en cada subfactor?

8 Jurisprudencia Los Órganos de la Administración del Estado pueden considerar en las bases de los procedimientos concursales a que convoquen, cualquier criterio objetivo de evaluación de las propuestas que sea necesario, a fin de determinar la oferta más ventajosa para los intereses de la repartición contratante, con la limitación de que no puede afectarse el principio de igualdad de los oferentes que rige a todo procedimiento licitatorio. (N , de 2009). En virtud del mencionado principio se debe mantener y garantizar una igualdad jurídica de los participantes para el ejercicio de los derechos de que son titulares, lo que se alcanza por medio de la actuación imparcial de la Administración, que establezca en las bases requisitos de aplicación general, vinculantes de igual manera para todos los participantes. (N , de 2009) N de 07-II-2013.

9 Transparencia y Publicidad (Artículo 18) Los organismos públicos regidos por esta ley deberán cotizar, licitar, contratar, adjudicar, solicitar el despacho y, en general, desarrollar todos sus procesos de adquisición y contratación de bienes, servicios y obras a que alude la presente ley, utilizando solamente los sistemas electrónicos o digitales que establezca al efecto la Dirección de Compras y Contratación Pública Transparencia y publicidad Criterios de evaluación Libre concurrencia Infringe la Transparencia: Aceptar ofertas o parte de ellas por medio distinto a Mercado Público No formalización Sujeción estricta a las Bases Igualdad ante las Bases y no Discriminación Arbitraria Publicidad: No informar la contratación de bienes y servicios, además en el sitio de transparencia de cada institución.

10 Jurisprudencia La oferta técnica, una vez examinada, constituye información esencialmente pública, debiendo tenerse en especial consideración que todos los antecedentes vinculados a las licitaciones públicas están sujetas a un escrutinio público mayor para que la ciudadanía pueda constatar que la adjudicación fue hecha al mejor oferente, por lo que, el interés público en dicha información es mayor que en cualquier eventual derecho del tercero. CPLT C

11 Infringen la libre concurrencia: a. Las prórrogas automáticas de contrato, cuyos montos excedan las 1000 UTM, a menos que existan motivos fundados para establecer dichas cláusulas y así se hubiese señalado en las Bases. (Art. 12 Reglamento) Criterios de evaluación b. Las garantías desproporcionadas c. Las inhabilidades no incluidas en art. 4 Ley N Transparencia y publicidad Libre concurrencia d. Exigir experiencia para participar en licitaciones e. Invalidar actos por errores no esenciales en ofertas. No formalización Sujeción estricta a las Bases Igualdad ante las Bases y no Discriminación Arbitraria

12 CLÁUSULAS DISCRIMINATORIAS / ARBITRARIAS Ejemplo 1: No podrán participar de la presente licitación aquellos oferentes que mantengan juicios pendientes con esta entidad. Ejemplo 2: Sólo podrán participar aquellos oferentes que puedan demostrar a lo menos 5 años de experiencia en la prestación del servicio. Ejemplo 3: La Entidad se reserva el derecho a adjudicar al oferente que resulte más conveniente a los intereses de esta institución, aunque no obtenga la mejor evaluación producto de la aplicación de los criterios de evaluación.

13 Jurisprudencia Las inhabilidades para participar en la licitación deben limitarse a las establecidas en artículo 4 de la Ley N , por lo que resulta improcedente que además se incorporen otras. (N de 08) No restringir licitaciones sólo a personas jurídicas; No impedir participación exigiendo determinada experiencia. Evaluar No procede extender impedimento a sociedad producto de una fusión;

14 No formalización: (Art. 13, Ley ) El procedimiento debe desarrollarse con sencillez y eficacia, de modo que las formalidades que se exijan sean aquéllas indispensables para dejar constancia indubitada de lo actuado y evitar perjuicios a los particulares. Criterios de evaluación Lo infringen: La Entidad deberá abstenerse de exigir en las licitaciones a que convoque por la ley N , la presentación y retiro de documentos en soporte papel, lo que debe restringirse sólo a los casos del artículo 62. Transparencia y publicidad Libre concurrencia No resulta procedente la exigencia de presentar declaraciones juradas notariales como requisito para postular, por cuanto atenta a lo dispuesto en los artículos 6 de la ley N y 20 del reglamento, al exigir mayores formalidades que las dispuestas en dicha normativa, siendo por tanto suficiente que aquellas sean simples (aplica criterio de dictamen N ) No formalización Sujeción estricta a las Bases Igualdad ante las Bases y no Discriminación Arbitraria

15 Jurisprudencia No toda omisión debiera necesariamente conducir a la exclusión de una oferta del proceso de licitación. En el mismo sentido, la jurisprudencia administrativa ha manifestado que el principio de libre concurrencia de los participantes establecido en el inciso segundo del artículo 9 de la ley N , persigue considerar las ofertas de todos los proponentes que han cumplido con los pliegos de condiciones, sin que por errores sin trascendencia y no esenciales queden fuera de concurso (N s , de 2010, y , ambos de 2011) De igual forma, el dictamen N , de 2004, relativo al principio de no formalización consagrado por el artículo 13 de la ley N , agrega que el procedimiento debe desarrollarse con sencillez y eficacia, de modo que las formalidades que se exijan sean aquéllas indispensables para dejar constancia indubitada de lo actuado y evitar perjuicio a particulares, agregando que el vicio de procedimiento o de forma solo afecta la validez del acto administrativo cuando recae en algún requisito esencial del mismo, sea por su naturaleza o por mandato del ordenamiento jurídico y genera perjuicio al interesado. N Fecha: 25-IV-2013.

16 Sujeción estricta a las Bases: (Art. 10, inc. 2) Los procedimientos de licitación se realizarán con estricta sujeción, de los participantes y de la entidad licitante, a las bases administrativas y técnicas que la regulen. Las bases serán siempre aprobadas previamente por la autoridad competente. Transparencia y publicidad Criterios de evaluación Libre concurrencia Infringe la Sujeción estricta a las Bases Adjudicar atendiendo exclusivamente al precio de oferta y no a aquel que en el conjunto haya realizado la mejor oferta. No formalización Sujeción estricta a las Bases Igualdad ante las Bases y no Discriminación Arbitraria

17 Sujeción estricta a las Bases Criterios de Evaluación Ponderación Observaciones Calidad Técnica de los Bienes o Servicios 40% Que la calidad de los productos se ajusten a lo requerido, cumpliendo con la normativa de la JUNJI Plazo de Entrega 30% Menor plazo de entrega Precio 30% X=Precio mínimo ofertado * 100 / Precio Oferta X ID L112 En el Acta de Adjudicación se indica lo siguiente:

18 Sujeción estricta a las Bases Se advierte la vulneración al artículo 10 de la ley N , al agregarse un criterio de evaluación sin que se dictara un acto formal y debidamente tramitado que modificara los pliegos de condiciones respectivos, lo cual atenta contra el principio de estricto sometimiento a las bases contemplado en el inciso tercero de la norma en comento, vulnerando asimismo los principios de transparencia y confianza legítima. N de abril de 2012

19 Sujeción estricta a las Bases

20 Jurisprudencia Los principios rectores de toda licitación pública son los de "estricta sujeción a las bases administrativas" y de "igualdad de los oferentes", los cuales constituyen la principal fuente de derechos y obligaciones, tanto de la Administración como de los oponentes. A través de los mencionados principios se pretende reflejar la legalidad y transparencia que ha de primar en los contratos de la Administración. (N de 2011) El principio de estricta sujeción a las bases, implica que las cláusulas de éstas tienen que observarse de modo irrestricto y conforman la fuente principal de los derechos y obligaciones tanto de la Administración como de los oponentes, de manera que su transgresión desvirtúa todo el procedimiento, siendo competencia de la autoridad velar para que aquél sea respetado (N s , de 2011 y , de 2012). N Fecha: 23-V-2013.

21 Infringen la Igualdad ante las Bases: (Art. 27) La Entidad Licitante no podrá tener contactos con los Oferentes, salvo a través del mecanismo de las aclaraciones, las visitas a terreno establecidas en las Bases y cualquier otro contacto especificado en las bases. (Art. 38) Aplicar erróneamente los criterios de evaluación Transparencia y publicidad Criterios de evaluación Libre concurrencia Infringe la No discriminación Arbitraria: Es improcedente la exigencia de determinadas marcas comerciales, por cuanto vulnera el principio de no discriminación arbitraria. (dictamen N , de 2012) No formalización Sujeción estricta a las Bases Igualdad ante las Bases y no Discriminación Arbitraria

22 Infringen la Igualdad ante las Bases No indicar en bases de licitación, cláusula de desempate imparcial Permitir la entrega de antecedentes omitidos sin incorporar como criterio de evaluación el cumplimiento de requisitos formales

23 Jurisprudencia Los artículos 4 y 7, letra a), de la ley N , disponen que podrán contratar con la Administración las personas naturales o jurídicas, chilenas o extranjeras, que cumplan los requisitos legales, y que cualquier persona podrá presentar ofertas; además, el artículo 6 del mismo texto legal, cautela la igualdad de los participantes al prohibir que las bases de licitación establezcan diferencias arbitrarias entre los proponentes; y, el artículo 22, N 7, del referido cuerpo reglamentario, preceptúa que las bases deben contener los criterios objetivos que serán considerados para decidir la adjudicación, de acuerdo a la naturaleza de los bienes y servicios que se licitan, la idoneidad y calificación de los oferentes. De este modo, el factor incorporado a las bases entre los criterios de evaluación -en las Categorías relativas a Cursos de Idiomas y Capacitación y Cursos de Capacitación y Complementarios, respectivamente-, vulnera el anotado principio de igualdad de los licitantes, toda vez que, por su intermedio, se estableció una discriminación arbitraria en los procesos de compra de tales actividades, al privilegiar a los Organismos Técnicos de Capacitación -OTEC- que son personas jurídicas, en perjuicio de los oponentes que no tuviesen ese carácter, quienes, en definitiva, fueron excluidos de la licitación. En consecuencia, procede, por una parte, reconsiderar el dictamen N , de 14 de marzo de 2012, y, por otra, que la Dirección de Compras y Contratación Pública arbitre las medidas necesarias para que sus bases de licitación pública para el Convenio Marco de Servicios de Capacitación y Formación, se ajusten a las conclusiones contenidas en el presente pronunciamiento. N 743 de 4-I-2013.

24 Probidad: Consiste en observar una conducta funcionaria intachable y un desempeño honesto y leal de la función o cargo, con preeminencia del interés general sobre el particular. Lo infringe: La omisión o elusión de la propuesta pública (art. 62 N 7, Ley N ) La contravención del deber de eficiencia, eficacia y legalidad con grave entorpecimiento del Servicio o derechos ciudadanos ante Administración (art. 62 N 8, Ley N ). No formalización Transparencia y publicidad Criterios de evaluación PROBIDAD Sujeción estricta a las Bases Libre concurrencia Igualdad ante las Bases y no Discriminación Arbitraria

25 Jurisprudencia Conforme lo dispuesto en el artículo 62, N 6, de la ley N , contraviene especialmente el principio de probidad administrativa, el hecho de que un servidor intervenga en razón de sus funciones en asuntos en que tenga interés personal, o en que lo tengan su cónyuge o los parientes que allí se indica, así como participar en decisiones en que exista cualquier circunstancia que le reste imparcialidad, exigencias que apuntan, como puede advertirse, a impedir que quienes ejerzan una función pública intervengan no sólo en la resolución sino también en el examen o estudio de determinados asuntos, cuando puedan verse afectados por un conflicto de intereses en virtud de circunstancias que objetivamente puedan alterar la imparcialidad con que éstos deben desempeñarse. N de 09-I-2013.

26 Para mejorar, debemos realizar Buenas Prácticas

27 Actividades de Control o Buenas Prácticas Los Servicios deben buscar y participar de las actividades periódicas de capacitación ofrecidas por la DCCP, respecto del proceso de compras y contrataciones en el Estado, sus requisitos y obligaciones y el rol de los funcionarios en el mismo. Deben contar con funcionarios debidamente acreditados en el uso del Sistema de Información, de conformidad a directrices impartidas por la DCCP. Por otra parte, deben establecerse procesos de evaluación por parte del Servicio, para valorar la forma cómo se está desarrollando el proceso de compras por parte de los funcionarios.

28 Qué pasa con la Distribución de Claves? Las claves entregadas no reflejan los involucrados en las compras. Los verdaderos tomadores de decisiones están ocultos. Mal uso y traspaso de claves.

29 Actividades de Control o Buenas Prácticas Los Servicios deben definir el perfil de los funcionarios que tendrán las claves para manejar el sistema, considerando que estos funcionarios tengan la jerarquía adecuada para el servicio del cargo. Es necesario que el Servicio analice cómo estructurar el proceso de compras y que defina una estructura jerárquica del proceso que considere distintos niveles de responsabilidad y supervisión. Esta estructura debe ser formal y estar aprobada por el Jefe de Servicio o su delegado.

30 Idoneidad Funcionaria La estructura de usuarios no permite ejercer las funciones de control de manera adecuada en el flujo interno del sistema. El personal que opera las compras no cumple con requisitos mínimos para ejercer su función o realiza múltiples tareas lo que le puede generar conflictos de interés

31 Actividades de Control o Buenas Prácticas Los Servicios deben designar al personal de compras, teniendo en consideración: El personal debe tener los conocimientos legales, reglamentarios y del proceso de compras, necesarios para realizar su función. Los funcionarios asignados deben ser monitoreados respecto de los conflictos de interés y la objetividad que deben mantener. Los Servicios deben establecer procedimientos para que el personal de compras de cuenta de los posibles conflictos de interés que puedan existir.

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