ARCHIVO CENTRAL INSTRUCTIVO PARA EL RESPALDO DE INFORMACIÓN DIGITAL

Transcripción

1 ARCHIVO CENTRAL INSTRUCTIVO PARA EL RESPALDO DE INFORMACIÓN DIGITAL 2014

2 ARCHIVO CENTRAL INSTRUCTIVO PARA EL RESPALDO DE LA INFORMACIÓN DIGITAL ELABORADO POR: Luis Gerardo Villalobos Picado Geiner Díaz Méndez REVISADO POR: Luis Gerardo Villalobos Picado APROBADO POR: Katia Zamora Guzmán SAN JOSÉ, COSTA RICA JULIO 2014

3 Presentación La protección de la información digital que se produce en nuestra institución es de vital importancia y una manera de protegerla es mediante los respaldos periódicos de dicha información. De acuerdo con el artículo 25 del Reglamento para regular el proceso de planificación, adquisición y el uso de los equipos de cómputo y programas informáticos, todos los usuarios del Tribunal que tengan asignado algún equipo computacional para desarrollar sus labores, están en la obligación de respaldar los datos y la información que han producido para la Institución Con la herramienta que se presenta, se pretende ir un paso más allá, normalizando el respaldo de la información digital que produce cada unidad administrativa, para lo cual se ofrece un instructivo como guía de la persona usuaria de esta herramienta. Además permite a las personas funcionarias de las unidades administrativas que se encargan de los respaldos de la documentación digital, controlar los incrementos o disminuciones en el espacio en disco que se utiliza para este fin, con lo cual la jefatura o persona responsable podrá tomar decisiones en cuanto al uso que se da al espacio designado para el respaldo de información digital. 1

4 Instrucciones generales 1. Es necesario que la jefatura determine tanto el equipo de cómputo en donde se realizarán los respaldos así como los archivos (sean estos documentos de texto, imágenes, videos, entre otros) que considere sustantivos y de interés para las labores de la oficina, los cuales serán reunidos en una carpeta digital en la unidad de respaldo designada, para facilitar la ubicación de los documentos a respaldar. 2. La carpeta debe identificarse con un nombre compuesto por la palabra "RESPALDO" más las SIGLAS DE OFICINA, por ejemplo: RESPALDO AC. 3. Deben asignarse al menos dos personas por oficina (un titular y un suplente) para hacerse cargo de esta labor por oficina. 4. El respaldo de la información digital debe realizarse al menos una vez por semana. 5. El Archivo Central, en cumplimiento de sus funciones, podrá solicitar a las oficinas, los registros que den evidencia de la labor de respaldo de los documentos digitales que producen y reciben. 2

5 Pasos a seguir para realizar los respaldos de los documentos digitales 1. Se posiciona con el cursor sobre la carpeta que contiene todos los documentos digitales de interés de la oficina, nombrada como se indicó en el punto 2. de las instrucciones generales. Figura No.1 3

6 2. De un click derecho sobre esta carpeta. Seguidamente se desplegará una ventana que incluye el submenú con el título "Propiedades". Figura No De click a la opción "Propiedades" y podrá identificar en orden, los siguientes datos de interés para el respaldo (Figura N 3). 1 Nombre de la carpeta seleccionada. 2 Tipo de carpeta. 3 Ubicación de la carpeta. 4 Tamaño. 5 Tamaño en disco duro de la carpeta. 6 Cantidad de archivos y carpetas que contiene. 7 Fecha y hora de creación de la carpeta. 4

7 Figura No Estos datos serán utilizados para completar el informe de respaldos que debe realizar cada oficina o unidad administrativa. 5. Para realizar la copia de la ventana, presione la tecla Alt e "Impr Pant", las cuales se encuentran ubicadas en la parte inferior izquierda y en la parte superior derecha del teclado respectivamente. Figura No. 4 5

8 6. En la carpeta Documentos, abra la carpeta denominada Herramientas, en la cual se encuentra la carpeta Controles. Figura No Seleccione el archivo Respaldos que contiene la plantilla para elaborar el informe correspondiente (Figuras No.6 y No.7). Figura No. 6 6

9 Figura No En el archivo digital denominado Control de Respaldos, se ingresa a la hoja "MATRIZ" donde se encontrará con un índice que incluye los registros de respaldo para cada semana de los doce meses del año. (Figura No. 8) 9. Puede ingresar al registro de cada semana, dando un click sobre el número de semana correspondiente. Figura No. 8 7

10 También se puede ingresar al informe de respaldo anual dando un click en la hoja denominada ANUAL tal y como se muestra en el extremo inferior de la figura anterior. En el informe anual, los datos se completan de manera automática. 10. En el informe de la semana correspondiente, presione el botón derecho del mouse sobre el espacio Pantallazo aquí, y en el menú que se despliega, elige la opción "Pegar" para que se visualice la imagen copiada, según lo indicado en el punto 5. Figura No. 9 8

11 11. Se abrirá en el informe la ventana de propiedades de la carpeta copiada. Figura No. 10 9

12 12. Podrá notar que la imagen copiada es como una especie de fotografía de la ventana de propiedades de la carpeta de respaldo, por lo que deberá ajustar la imagen a un tamaño que se adapte al espacio suministrado para dicho efecto, en el archivo de respaldo (área coloreada en la Figura No.11). Figura No

13 Figura No La figura No.13 muestra la ubicación correcta de la imagen de la carpeta de respaldo en el informe correspondiente. 11

14 Figura No Complete los datos en el informe de respaldo con la información suministrada en la imagen Propiedades de respaldo. 15. Verifique que en el archivo correspondiente a cada mes se encuentren definidos al menos cuatro informes, uno por semana. Algunos meses cuentan con cinco plantillas de informe. 16. Registre la fecha de respaldo según se indica en el punto G. de la imagen incluida en la figura No Registre la cantidad de GB que se han respaldado, según se indica en el punto D. de la imagen incluida en la figura No Registre la cantidad de archivos que se han respaldado, según se indica en el punto F. de la imagen incluida en la figura No Registre la cantidad de carpetas que se han respaldado, según se indica en el punto E. de la imagen incluida en la figura No En el espacio correspondiente, registre las observaciones que justifiquen los cambios cuantitativos que se originan entre el respaldo realizado y el anterior. Para esto puede utilizar una calculadora u hoja de cálculo. 12

15 Figura No. 14 A. Permite verificar el nombre que se le asigna a la carpeta de respaldo. B. Es el tipo de documentos a respaldar (Carpeta de archivos). C. Ubicación de la unidad de disco o dispositivo donde se realiza el respaldo. D. Tamaño en bytes de los archivos respaldados en la unidad seleccionada. E. Cantidad de carpetas respaldadas. F. Cantidad de archivos respaldados. G. Fecha de creación del respaldo. 21. Confronte el registro de los datos y proceda a guardar el archivo de respaldo. 13

16 Figura No. 15 Se aprecia además un gráfico con los datos de los respaldos realizados cada semana y espacios para los nombres y firmas de las personas responsables de completar, revisar y aprobar este control: Figura No. 16 Esta figura muestra el respaldo anualizado. 14