Principios que rigen la contabilización y control de la materia prima y materiales

Transcripción

1 Elementos del costo por Alma Ruth Cortés Cabrera El proceso de producción se lleva a cabo mediante la erogación de diversos costos de producción, como ya se mencionó y estos son los costos que se generan en el proceso de transformar las materias primas en productos terminados y son tres: 1. Materia prima 2. Mano de obra 3. Cargos indirectos Materia prima Es un producto o insumo material, que necesariamente debe ser transformado antes de ser vendido a los consumidores, es decir, pasa de ser materia prima, a producto en proceso y posteriormente a producto terminado. Materiales Son el conjunto de instrumentos, herramientas o máquinas utilizadas para el aprovechamiento en una industria (utensilios, refacciones, grasas, lubricantes, combustibles). Para trabajar de la manera más clara posible es importante que la organización defina políticas y procedimientos del tratamiento que debe darse a la materia prima. En la tabla 1 puedes observar los principios de contabilización para este importante elemento: Principios que rigen la contabilización y control de la materia prima y materiales Toda operación que implique compra, recepción, almacenaje y consumo de materias primas o materiales, invariablemente debe ser autorizada por el funcionario o ejecutivo responsable, y debe basarse en pedidos expresos. Los movimientos de entrada, salida de materiales o entregas a producción, deben realizarse obligatoriamente por lo menos con la intervención de dos personas, lo cual reduce la posibilidad de cometer fraudes, malversaciones o robos. Todas las materias primas o materiales se deben almacenar en lugar seguro y ser vigilados de forma adecuada, sobre todo cuando no sean requeridas de manera inmediata en la producción. La materia prima empleada en la producción debe ser fácilmente asequible tanto en la clase y la cantidad, ya sea para los departamentos productivos o en la elaboración de una orden determinada. 1

2 Es indispensable que toda la materia prima y materiales existentes sean susceptibles de revisión, conteo y verificación, en cualquier momento, a fin de que se puedan conocer las cantidades y valores de forma inmediata. La información proveniente de cuentas de costos y de inventarios, relacionadas con cuentas principales en el mayor general de materias primas y materiales, debe permitir su comprobación en cuanto a la exactitud de sus totales. Tabla 1. Principios que rigen la contabilización y control de materia prima y materiales. De igual forma, en la práctica diaria, existen situaciones que afectan el control y registro de la materia prima, como pueden ser las que se muestran en la tabla 2: Es la merma o pérdida que normalmente sufre el material (materia prima) durante el proceso de transformación. Material de desperdicio Este costo se incluye en el costo de producción y dado que aparentemente no tiene valor alguno su valor se absorbe. Hay empresas que realizan la venta del material de desperdicio, en cuyos casos es conveniente manejar la cuenta correspondiente. Es el que durante el proceso de transformación sufre anomalías o daños, lo que origina que su valor baje. Material defectuoso Material averiado También se considera como producción de segunda, cuando el error no puede ser corregido. Su producción tiene un costo aproximado y siempre es menor en costo y precio que lo normal. Son productos que presentan defectos que pueden ser corregidos mediante una operación adicional, una vez procesados pueden ser un artículo de primera, lo cual implica un costo adicional. Tabla 2. Aspectos que afectan el control y registro de materia prima. Los materiales directos se definen como materia prima que puede ser identificable del producto terminado. Se pueden adquirir en un estado acabado y por medio de la mano de obra y un proceso industrial se convierten en un producto terminado, por ejemplo en la fabricación de ropa, se compra la fibra textil o tela. También pueden adquirirse materiales como elementos para su ensamble, como es el caso de la producción de computadoras, se reciben los componentes y se arman para terminar el producto. Otro ejemplo se da en la producción de jugo de naranja, donde se cosechan los frutos y se extrae el zumo para convertirlo en un producto final. Es importante considerar que los materiales directos se llevan al inventario de materiales, a su recepción, y el equilibrio contable se realiza al registrar en la cuenta de efectos del pago. 2

3 Los materiales indirectos, no pueden identificarse en el producto terminado, por ejemplo en la fabricación de muebles de madera, el pegamento que se aplica en cada uno, difícilmente puede contabilizarse, por ello es muy probable que sea considerado como materia prima indirecta. Mano de obra Está representado por el esfuerzo humano que se requiere en la transformación de la materia prima para elaborar un producto. La mano de obra puede variar en importancia dentro de las industrias, dependiendo de su naturaleza, y de la eficiencia en la administración, también influye la sindicalización en la contratación de los obreros, la demanda de los artículos fabricados y otros factores internos de cada empresa en particular. Registrar los datos del trabajador, referentes a su categoría, su puesto, escala de sueldo o salario, departamento asignado, o fecha de ingreso del trabajador. Llevar un control del tiempo laborado por cada trabajador en la fábrica, su salario y el total devengado en el periodo. Objetivos de la contabilidad de sueldos y salarios Registrar detalladamente el origen del costo, la orden, la tarea, el proceso o el departamento a que debe cargarse el importe total trabajado. Registrar el total de horas de trabajo en cada departamento, lote u orden de trabajo, durante el periodo, con el objeto de determinar la base de aplicación de los costos indirectos. Determinar el total de la nómina durante un periodo de tiempo estimado, según el tipo de jornada y contrato. Registrar y contabilizar sus jornadas de trabajo, ausencias, vacaciones, enfermedades, castigos, permisos. Tabla 3. Objetivos de la contabilidad de sueldos y salarios. La mano de obra indirecta se refiere al pago que reciben los trabajadores que elaboran la producción, por lo mismo, los conceptos de mano de obra indirecta, corresponden a los sueldos y salarios del personal que colabora de forma complementaria en la producción, por ejemplo el salario de los superintendentes de planta que no trabajan directamente en el producto. 3

4 Gastos Indirectos de Fabricación (GIF) Primero debe considerarse que no es posible determinar costos de producción rigurosamente exactos, por ello conviene usar el criterio y apreciación subjetiva, sentido común. Dentro de una fábrica, existen espacio, maquinaria, mobiliario, instalaciones, instrumentos, incluso elementos humanos que trabajan indirectamente en la producción, conservación, mantenimiento, aseo y limpieza, vigilancia; además se consumen materiales indirectos, grasas, combustibles, refacciones, piezas de repuesto, no debe olvidarse que se paga luz, calefacción, energía de las instalaciones, teléfono, papelería, seguros, impuestos especiales, correo, honorarios a profesionistas, prestaciones a los trabajadores, pago de vacaciones, días festivos, pago por incapacidad laboral, seguro de vida y muchos otros conceptos. Estos gastos son parte de la producción y no pueden evitarse, ya que son necesarios para llevar a cabo la producción. Observa la figura 1 donde se muestra el proceso de distribución de estos gastos, hasta llegar al costo unitario del producto. Figura 1. Proceso de distribución de Gastos Indirectos de Fabricación (GIF). La concentración de información generada por los diferentes elementos del costo, incide en las diferentes etapas del proceso de producción. La finalidad de identificarlos, analizarlos y evaluarlos de manera correcta, es porque facilitan la integración de estas partidas en el costo del producto. 4

5 La forma de presentar la información concentrada de los costos de producción, y complementar con la información generada por los costos de venta, se presenta en el estado de costos de producción y ventas. En su elaboración se integra de manera detallada el costo de la producción terminada y el costo de los artículos vendidos de una empresa de transformación, durante un periodo de tiempo. Este documento presenta una naturaleza dinámica porque la información está en constante cambio. Referencias Arredondo, M. (2005). Contabilidad y análisis de costos. México: CECSA García, J. (2008). Contabilidad de costos (3a. ed.). México: McGraw Hill. Rayburn, L.G. (1996). Principles of Cost Accounting. Nueva York, USA: McGraw Hill. Recuperado el 3 de mayo de 2012, de la base de datos Océano Universitas de la Biblioteca Digital de la UVEG. 5