Módulo de Convenio Marco Útiles de Escritorio

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1 Módulo de Convenio Marco Útiles de Escritorio Manual de Usuario: Entidad DIRECCION TÉCNICO NORMATIVA SUB DIRECCIÓN DE PROCESOS ESPECIALES ORGANISMO SUPERVISOR DE LAS CONTRATACIONES DEL ESTADO - OSCE Marzo 2014

2 INTRODUCCIÓN El Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado (SEACE), es el sistema que permite el intercambio de información y difusión sobre las contrataciones del Estado, así como la realización de transacciones electrónicas. El Convenio Marco, es la modalidad por la cual se selecciona a aquellos proveedores con los que las Entidades deberán contratar los bienes y/o servicios que requieran y que son ofertados a través del Catálogo Electrónico de Convenios Marco. El Catálogo Electrónico de Convenios Marco, es la herramienta de gestión para la contratación de bienes y/o servicios de un Convenio Marco, está a cargo del OSCE, es publicado y difundido a través del SEACE y contiene las fichas-producto con las características de los bienes y/o servicios ofertados e incluye información de los proveedores adjudicatarios. En la fase de ejecución contractual de los Convenio Marco, las entidades contratantes y los proveedores adjudicatarios, interactúan a través de los Catálogos Electrónicos, ingresando a través de la zona segura del SEACE. En tal sentido, se ha elaborado el presente manual del Catálogo Electrónico del Convenio Marco de Útiles de Escritorio, como instrumento de ayuda dirigido a los responsables de los Órganos Encargados de las Contrataciones (OEC) de las Entidades. Módulo de Convenio Marco Útiles de Escritorio 1

3 UCCION 1.-CONFIGURACIÓN DEL NAVEGADOR 1.1 Habilitación de ventanas emergentes 1.2 Configuración de vista de compatibilidad 2.- ACCESO AL MÓDULO DE CONVENIO MARCO 3.-CONFIGURACIÓN DEL LUGAR DE ENTREGA CONTENIDO 4.- SOLICITUD DE COTIZACIÓN DE COSTO DE ENVÍO 4.1 Estados de la solicitud de cotización 4.2 Generación y publicación de la solicitud de cotización (SC) 5.- ORDEN DE COMPRA 5.1 Generación de la orden de compra caso: sin costo de envío 5.2 Generación de la orden de compra caso: con cotización de costo de envío 5.3 Tratamiento Ley de Promoción de la Amazonía 5.4 Estados de la orden de compra 6.- REGISTROS ASOCIADOS A LAS ORDENES DE COMPRA 6.1 Registro estado conforme c/pago pendiente 6.2 Registro estado penalizado c/ pago pendiente 6.3 Registro estado parcial c/ pago pendiente 6.4 Registro estado parcial c/ penalización c/pago pendiente 6.5 Registro resolución de orden de compra 6.6 Registro pago de la orden de compra Módulo de Convenio Marco Útiles de Escritorio 2

4 1.- CONFIGURACIÓN DEL NAVEGADOR HABILITACIÓN DE VENTANAS EMERGENTES (POP-UPS) a) Ingresar al navegador INTERNET EXPLORER b) Desplegar el menú herramientas y verificar si la opción bloquear elementos emergentes esté desactivada para las direcciones electrónicas y Pantalla 01: Configurar elementos emergentes c) En caso se encuentre activado proceder a desactivarla para el efecto ingresar a la opción Configuración del bloqueador de elementos emergentes presionando doble clic sobre esta opción. Pantalla 02: Configurar bloqueador de elementos emergentes 1. d) En el casillero deberá digitar el sitio web luego seleccionar y presionar clic sobre el botón realizar las mismas acciones para la siguiente dirección electrónica Pantalla 03: Ingresar direcciones deseadas Módulo de Convenio Marco Útiles de Escritorio 1. Digitar el sitio web aquí

5 Pantalla 04: Visualizar los sitios web configurados Verificar aquí CONFIGURACIÓN DE LA VISTA DE COMPATIBILIDAD EN EL INTERNET EXPLORER. a) Seleccionar y presionar clic en el botón Vista de compatibilidad ubicado en la parte superior derecha del navegador. Pantalla 05: Configurar sitio web ó a) Ingresar al portal del navegador. b) En el menú Herramientas seleccionar la opción Configuración de Vista de compatibilidad. Pantalla 06: Configurar vista de compatibilidad Módulo de Convenio Marco Útiles de Escritorio 4

6 c) En el casillero correspondiente digitar el sitio web: digitar y presionar clic sobre el botón. Pantalla 07: Registrar sitios web a configurar 1. Digitar el sitio web aquí 2. clic aquí d) Luego verificar si efectivamente la dirección deseada se agregó a la lista de Sitios web a Vista de compatibilidad tal como se muestra en la Pantalla Nº 08, de ser así, presionar clic sobre el botón para culminar el registro. Pantalla 08: Verificar sitios web configurados a vista de compatibilidad Verificar aquí Adicionalmente se recomienda: Tener instalada en su PC la última versión del Java. Para ello puede descargar copiando el siguiente enlace en su navegador: Módulo de Convenio Marco Útiles de Escritorio Finalmente para hacer efectivo los cambios realizados tiene que reiniciar su computador. 5

7 2.- ACCESO AL MODULO DE CONVENIO MARCO ACCESO AL PORTAL DEL SEACE.- Ingresar la siguiente dirección en su navegador: y presionar clic sobre el botón tal como se muestra en la siguiente pantalla: Pantalla 09: Acceder a la zona segura del SEACE Pantalla 10: Seleccionar el Perfil Pantalla 11: Ingresar usuario y contraseña 1 Digitar la información solicitada aquí 2. Módulo de Convenio Marco Útiles de Escritorio 6

8 3.- CONFIGURACION DEL LUGAR DE ENTREGA La CONFIGURACION DEL LUGAR DE ENTREGA consiste en registrar en el sistema el lugar exacto donde serán entregados los bienes, éste se mostrará tanto en la Solicitud de Cotización (SC) y en la Orden de Compra (OC). Por defecto, al ingresar al sistema se activará la última dirección configurada. Esta acción se efectúa siguiendo los siguientes pasos: a) Ingresar al Modulo del Convenio Marco dentro de la zona segura del SEACE. b) Seleccionar la opción Catálogo Electrónico. c) Presionar clic sobre Cambiar de lugar de Despacho. Pantalla 12: Configurar lugar de entrega d) Seleccionar, el departamento, la provincia y el distrito desplegando las listas, seleccionando y presionar clic sobre los nombres, tal como se muestra en las siguientes pantallas. Pantalla 13: Seleccionar Departamento Módulo de Convenio Marco Útiles de Escritorio Pantalla 14: Seleccionar Provincia

9 Pantalla 15: Seleccionar Distrito e) Digitar la dirección, los teléfonos, el nombre del contacto y el correo electrónico. f) Presionar clic en el botón para continuar con la configuración. Pantalla 16: registrar la información en el formato electrónico 1. Digitar aquí 2. clic aquí g) Presionar clic en el boton para confirmar la configuracion del lugar de entrega. Pantalla 17: Confirmación del registro clic aquí Módulo de Convenio Marco Útiles de Escritorio 8

10 4.- SOLICITUD DE COTIZACIÓN DE COSTO DE ENVÍO La Solicitud de Cotización SC es el formulario electrónico generado en el módulo del Convenio Marco por personal del Órgano Encargado de las Contrataciones (OEC) de las ENTIDADES CONTRATANTES a través del cual el PROVEEDOR ADJUDICATARIO comunica a la entidad contratante el monto del costo de envío. La cobertura ofertada por los PROVEEDORES ADJUDICATARIOS ha sido determinada a nivel de departamentos que incluyen las provincias y distritos que los conforman, para cada provincia coberturada el PROVEEDOR ADJUDICATARIO ha determinado ya sea como parte de su propuesta o como parte de un registro posterior las siguientes condiciones: i) si el costo de envío de bienes al lugar determinado por la ENTIDAD CONTRATANTE se encuentra incluido en el precio ofertado (FLETE CERO) o ii) será necesario su determinación a través de una cotización, en este último caso previo a la generación de la Orden de Compra se requerirá generar la Solicitud de Cotización a través del sistema ESTADOS DE LA SOLICITUD DE COTIZACIÓN (SC). De acuerdo a las reglas del negocio existen tres estados de las Solicitudes de Cotización: ESTADO PENDIENTE : Este estado se define, cuando la ENTIDAD CONTRATANTE ha generado la Solicitud de Cotización y está a la espera que el PROVEDOR ADJUDICATARIO pueda registrar los costos de envío asociado a esta. En este estado el PROVEEDOR sólo tiene hasta el segundo día hábil siguiente de generado el estado PENDIENTE. ESTADO COTIZADA : Este estado se define en dos circunstancias: a) Cuando el Proveedor ha registrado el costo del envío. b) Al tercer día hábil de generada la Solicitud de Cotización y el proveedor no registró el costo del envío, en este caso el sistema registra automáticamente cero soles (S/ ) como costo de envío. En ambos casos el PROVEEDOR está obligado a respetar las condiciones registradas en la Solicitud de Cotización en estado COTIZADA. ESTADO ANULADA : Luego de que la Solicitud de Cotización se encuentre en estado COTIZADA la Entidad tiene plazo para generar la ORDEN DE COMPRA sólo hasta el séptimo (07) día hábil de no haberla efectuado, al octavo día el sistema registra de manera automática el estado ANULADA, con éste estado la operación queda concluida GENERACION Y PUBLICACION DE LA SOLITUD DE COTIZACION (SC) a) Configurar el lugar de entrega de acuerdo a lo detallado en el numeral 3. b) Seleccionar del catalogo electrónico presionando clic sobre el nombre. Pantalla 18: Selección del catálogo electrónico 2. clic aquí 1. clic aquí Módulo de Convenio Marco Útiles de Escritorio 3. clic aquí c) Al seleccionar el Catálogo Electrónico el sistema mostrará en la parte izquierda el listado de las categorías. 9

11 Pantalla 19: Listar y seleccionar la categoría que incluye al (los) bien(es) requerido(s) clic aquí Listado de categoría de los productos d) La pantalla muestra la categoría seleccionada y las opciones de filtro por cada característica del producto. Pantalla 20: Filtros por cada categoría FILTROS e) Los filtros permiten seleccionar con precisión los bienes requeridos de acuerdo a las características técnicas establecidas en los requerimientos efectuados por el área usuaria de la entidad, para utilizarlos deberá ubicar el cursor presionando clic sobre el casillero ubicado al costado del filtro deseado y presionar la tecla ENTER. f) Dependiendo de las especificaciones técnicas del bien requerido puede hacer uso de uno o más filtros. g) Presionar clic sobre el botón a fin de visualizar el detalle de los productos catalogados. h) La visualización del detalle de todos los productos que incluye el Catálogo Electrónico para la categoría elegida se realiza mediante la barra de desplazamiento ubicada al costado derecho de la pantalla y a través de la activación de las otras páginas. 2. Seleccionar MATERIAL Pantalla 21: Filtrar por MATERIAL 1. y presionar ENTER Módulo de Convenio Marco Útiles de Escritorio 10

12 Pantalla 22: Seleccionar marca y aplicar filtro Seleccionar marca Pantalla 23: Visualizar las fichas producto y ofertas por características seleccionadas. Visualizar aquí i) Elegida la ficha-producto que se ajusta al requerimiento del área usuaria, deberá presionar clic sobre la opción ver ofertas ubicada en la parte inferior de la ficha-producto. Pantalla 24: Ver ofertas 1. Hacer clic aquí Barra de desplazamiento 2. Visualizar aquí Módulo de Convenio Marco Útiles de Escritorio j) Se visualiza la relación de proveedores adjudicatarios que tienen fichas vigentes. k) Puede hacer uso de la barra de desplazamiento a fin de visualizar en su integridad la relación de proveedores que cuentan con oferta para esta ficha-producto. l) Presionar clic sobre la opción Ver Detalle de la oferta de cada proveedor adjudicatario a fin de visualizar el detalle y seleccionar la mejor oferta. 11

13 Pantalla 25: Detalle de la oferta del proveedor adjudicatario Datos de contactos Condiciones comerciales m) Elegido el proveedor ingresar la cantidad requerida del bien en el casillero cantidad y presionar clic sobre el botón agregar, con esta acción se carga el producto al LISTADO DE COMPRAS. n) Las solicitudes de Cotización se generarán sólo cuando la condición de la oferta del proveedor para el lugar de entrega seleccionado sea SE REQUIERE COTIZACION Pantalla 26: Registrar de la cantidad de producto a gestionar la compra Ingresar cantidad Pantalla 27: Generar Solicitud de Cotización o) En el procedimiento iniciado es posible gestionar la compra de todos los bienes requeridos que se encuentran incluidos en el catalogo activo, para el efecto deberá repetir las acciones desde el literal c) hacia adelante detalladas líneas arriba. Módulo de Convenio Marco Útiles de Escritorio 12

14 Pantalla 28: Gestión de compra de varios productos a la vez p) Una vez cargado el LISTADO DE COMPRAS deberá presionar clic sobre el botón. q) Confirmar la acción presionando clic sobre el botón. Pantalla 29: Gestión de compra a través del carrito de compras r) En caso requerirse determinar el costo de envío para esta transacción el sistema automáticamente direccionará a la generación del formulario electrónico de Solicitud de Cotización, en caso contrario direccionará a la generación de la Orden de Compra. s) El carrito de compras agrupara de forma automática el contenido del listado de compras en función al tipo de documento (SC u OC), proveedor adjudicado y plazo de entrega máximo asociado a la fichaproducto. t) De ser el caso configurar la inaplicación del Impuesto General a las Ventas (ver Numeral 5.3). u) Generar la Solicitud de Cotización SC presionando clic sobre el botón. Módulo de Convenio Marco Útiles de Escritorio Pantalla 30: Generar Solicitud de Cotización SC 13

15 Pantalla 31: Confirmar la generación de la solicitud de cotización v) Es posible eliminar los registros antes de su envío presionando clic en el icono, ubicado al extremo derecho de la fila de registro del producto a cotizar. El PROVEEDOR ADJUDICATARIO tiene sólo hasta el segundo día hábil de publicada la Solicitud de Cotización para registrar el costo del envío, al tercer día el sistema de manera automática registrará costo de envío cero. Módulo de Convenio Marco Útiles de Escritorio 14

16 5.- ORDEN DE COMPRA: La Orden de Compra se define como el documento físico y virtual, en el cual el responsable del Órgano Encargado de las Contrataciones (OEC) de la ENTIDAD CONTRATANTE consigna las condiciones comerciales acordadas, la cantidad y los atributos del bien GENERACION DE LA ORDEN DE COMPRA -CASO: SIN COSTO DE ENVÌO Este caso es resultado de la generación de órdenes de compra a proveedores con domicilio en la misma provincia en la que se entregarán los productos o en las que el proveedor ha considerado con flete costo cero. a) Seguir los mismos pasos de la generación de la Solicitud de Cotización hasta el paso l), en la cual se visualiza que la oferta del proveedor para el lugar de entrega señalado por la entidad tiene la condición COSTO CERO. Pantalla 32: Oferta con flete COSTO CERO Revisar costo del flete Del campo LISTADO DE COMPRAS, el sistema direccionará a la generación de las órdenes de compra, en caso la ficha-producto asociado al PROVEEDOR ADJUDICATARIO considere costo de envío COSTO CERO o a la generación de Solicitud de Cotización en caso contrario. b) Ingresar la cantidad de producto a adquirir y presionar clic sobre el botón a fin de agregar la oferta seleccionada al LISTADO DE COMPRAS. c) Presionar clic sobre el botón y luego el sistema direccionará al Carrito. Pantalla 33: Ir al carrito de compra Módulo de Convenio Marco Útiles de Escritorio 1. Ingresar cantidad d) De ser el caso configurar desafectación al Impuesto General a las Ventas (IGV) (ver Numeral 5.3). e) Presionar clic sobre el botón se genera la orden de compra. 15

17 Pantalla 34: Gestionar el carrito de compras Pantalla 35: Generación de Orden de Compra PUBLICACIÓN DE LA ORDEN f) Habiendo generado la orden de compra, el sistema de manera automática activará el formato para PUBLICAR LA ÓRDEN DE COMPRA. Pantalla 36: Publicación de la Orden de Compra g) Enlace al PAC, presionar clic sobre el casillero Ítem del Plan Anual. h) Hacer uso del buscador de Procesos del PAC digitando una palabra representativa que haga referencia a la compra o presionando clic sobre el botón a fin de listar los procesos considerados en el PAC vigente de la entidad, del listado seleccionar el que corresponda presionando clic sobre el nombre. Módulo de Convenio Marco Útiles de Escritorio 16

18 Pantalla 37: Registro de compra ligada al PAC i) Código presupuestal en el formato correspondiente presionar clic sobre CODIGO a fin de seleccionar el código presupuestal correspondiente. Pantalla 38: Seleccionar código presupuestal j) Seleccionar el Código de acuerdo a la asignación presupuestal a comprometer. Pantalla 39: Seleccionar código presupuestal k) Ingresar el monto correspondiente a comprometer en el código presupuestal seleccionado. Pantalla 40: Seleccionar código presupuestal Módulo de Convenio Marco Útiles de Escritorio Ingresar monto 17

19 REGISTRO DE DATOS DE LA ORDEN DE COMPRA l) Digitar en el casillero NOMENCLATURA COMPLETA el que corresponda a la orden generada por la entidad (Orden Física). m) Para registrar la fecha de emisión presionar clic sobre el icono del calendario y seleccionar la fecha que fue emitida la orden física, presionar doble clic para seleccionarla. Pantalla 41: Registrar nomenclatura de la orden de compra Digitar nomenclatura Pantalla 42: Registrar fecha de la orden de compra Señalar fecha CARGA DEL ARCHIVO DE ORDEN DE COMPRA Para registrar el archivo éste deberá estar digitalizada en formato de documento portátil (pdf) o formato de almacenamiento comprimido (zip). n) Para registrar el archivo digitalizado deberá presionar clic sobre el botón. Pantalla 43: Seleccionar el archivo que contiene la orden de compra Seleccionar el archivo Módulo de Convenio Marco Útiles de Escritorio 18

20 o) Registrada la información solicitada presionar clic sobre el botón Pantalla 44: Activar el botón enviar p) Para confirmar la publicación de la orden presionar clic sobre el botón aceptar. Pantalla 45: Confirmar publicación de la Orden de Compra GENERACION DE LA ORDEN DE COMPRA - CASO: CON COTIZACION CON COSTO DE ENVÍO Estando la solicitud de cotización en estado COTIZADA, la entidad generará la Orden de Compra (OC) siguiendo los siguientes pasos: a) Listar las solicitudes de cotización en estado COTIZADA Pantalla 46: Seleccionar Consola y UTILES DE ESCRITORIO en el listado de catálogos 1. Módulo de Convenio Marco Útiles de Escritorio 2. y presionar ENTER 2. 19

21 Pantalla 47: Seleccionar SOLICITUD DE COTIZACION en tipo de documento y COTIZADA estado 1. seleccionar documento 2. Seleccionar COTIZADA Pantalla 48. Listar las SOLICITUD DE COTIZACION en estado COTIZADA Pantalla 49: Seleccionar la acción PUBLICAR ORDEN 2. Hacer clic aquí 1. Hacer clic aquí Pantalla 50: Publicar Orden de Compra b) Seguir los mismo pasos que corresponde a la publicación de la orden de compra sin cotización por costo de envío, pasos f) y siguientes del numeral 5.1. Módulo de Convenio Marco Útiles de Escritorio 20

22 5.3.- TRATAMIENTO: LEY DE PROMOCION DE LA AMAZONIA. La ENTIDAD CONTRATANTE, dependiendo de la ubicación geográfica del lugar de entrega y otras variables establecidas en la Ley N Ley de Promoción de la Inversión en la Amazonia puede, según corresponda y bajo responsabilidad no afectarla con el Impuesto General a la Ventas IGV. Esta opción se activa al momento de presionar clic sobre el botón tratándose de Solicitudes de Cotización y Órdenes de Compra que no requieren cotización por costo de envío, la inaplicación del IGV se realiza siguiendo los siguientes pasos: a) Estando generando la Solicitud de Cotización paso n) del numeral 4.2. se activa la opción de eliminación del IGV en aplicación de la ley Pantalla 51: Eliminar aplicación de IGV del monto de la SC Pantalla 52: Confirmar la eliminación del IGV del monto de la SC Pantalla 53: Visualizar el registro de eliminación de IGV Módulo de Convenio Marco Útiles de Escritorio Visualizar aquí b) Del mismo modo para las Órdenes de Compra, estando generando la Solicitud de Cotización paso n) del numeral 4.2. se activa la opción de inaplicación del IGV en aplicación de la ley

23 Pantalla 54: Eliminar aplicación de IGV del monto de la Orden de Compra Pantalla 55: Confirmar eliminación del IGV del monto de la Orden de Compra c) Antes de culminado el día de registro es posible modificar la condición de aplicación del IGV en el monto de la Orden de Compra o en la Solicitud de Cotización, presionando clic sobre el check y luego confirmar presionando clic sobre el botón. Pantalla 56: Aplicación del IGV ESTADOS DE LAS ORDENES DE COMPRA Durante la fase de ejecución contractual, las Órdenes de Compra tienen varios estados ya sea como resultado del registro automático por el sistema al vencer ciertos plazos o como resultado del registro manual de información por parte de la ENTIDAD CONTRATANTE o PROVEEDOR ADJUDICATARIO. ESTADO PUBLICADA DE LA ORDEN DE COMPRA: Este estado se define cuando la entidad genera la Orden de Compra OC a través del sistema y carga el archivo en formato de documento portátil (pdf) o formato de almacenamiento comprimido (zip) de la orden de compra generada a través del sistema de gestión administrativa utilizado por la entidad. Módulo de Convenio Marco Útiles de Escritorio 22

24 Es el primer estado que toma la Orden de Compra. ESTADO RECHAZADA DE LA ORDEN DE COMPRA. Este estado de la orden de compra se define cuando el proveedor, a quien la entidad contratante generó la orden de compra, registra a través del sistema el rechazo siguiendo los pasos establecidos en el numeral anterior y teniendo en cuenta los plazos y las condiciones establecidas en las reglas del negocio. ESTADO CONFORME DE LA ORDEN DE COMPRA. Este estado de la orden de compra se define cuando la entidad, habiendo recibido el bien o bienes de parte del PROVEEDOR ADJUDICATARIO, de manera satisfactoria y cumpliendo las condiciones pactadas, registra en el sistema su conformidad. ESTADO CONFORME C/PAGO PENDIENTE DE LA ORDEN DE COMPRA. Este estado de la orden de compra se define cuando la prestación de acuerdo a las condiciones establecidas en la OC, en cuyo caso resulta obligatorio, el registro de la fecha de emisión del documento que formaliza el otorgamiento de conformidad de la prestación asociado a la OC. ESTADO CONFORME C/PAGO RETRASADO DE LA ORDEN DE COMPRA. Al vigésimo primer (21) día calendario siguiente de generado el estado CONFORME C/PAGO PENDIENTE, de forma automática se producirá la modificación de este por el estado CONFORME C/PAGO RETRASADO. ESTADO PENALIZADO C/PAGO PENDIENTE DE LA ORDEN DE COMPRA Este estado de la orden de compra se define cuando, la prestación se efectué fuera del plazo de entrega máximo establecido en la OC, en cuyo caso resulta obligatorio: i). El registro de la fecha de emisión del documento que formaliza el otorgamiento de conformidad de la prestación asociada a la OC ii). El registro del monto total referido al concepto de penalización por retrasó injustificado de la prestación asociada a la OC, en caso corresponda. ESTADO PENALIZADO C/PAGO RETRASADO DE LA ORDEN DE COMPRA. Al vigésimo primer (21) día calendario siguiente de generado el estado PENALIZADA C/PAGO PENDIENTE, de forma automática se producirá la modificación de este por el estado PENALIZADA C/PAGO RETRASADO. ESTADO PARCIAL C/PAGO PENDIENTE DE LA ORDEN DE COMPRA. Módulo de Convenio Marco Útiles de Escritorio Este estado de la orden de compra se define cuando la OC haya sido resulta parcialmente y la prestación se efectué dentro del plazo de entrega máximo establecido en la OC, en cuyo caso resulta obligatorio: i). El registro de la fecha de emisión del documento que formaliza el otorgamiento de conformidad de la prestación asociada a la OC ii). El registro del monto total referido al concepto de resolución parcial de la OC y iii). El registro del archivo digitalizado (en formato pdf o zip) que contiene el documento que formaliza la resolución parcial de la OC. ESTADO PARCIAL C/PAGO RETRASADO DE LA ORDEN DE COMPRA. Al vigésimo primer (21) día calendario siguiente de generado el estado PARCIAL C/PAGO PENDIENTE, de forma automática se producirá la modificación al estado PARCIAL C/PAGO RETRASADO. ESTADO PARCIAL/ PENALIZADA C/PAGO PENDIENTE DE LA ORDEN DE COMPRA. Este estado de la orden de compra se define cuando la OC haya sido resulta parcialmente y la prestación se efectué fuera del plazo de entrega máximo establecido en la OC, en cuyo caso resulta obligatorio: i). El registro de la fecha de emisión del documento que formaliza el otorgamiento de conformidad de la prestación asociada a la OC ii). El registro del monto total referido al concepto de resolución parcial de la 23

25 OC y la penalización por retrasó injustificado de la prestación asociada a la OC, en caso corresponda iii). El registro del archivo digitalizado (en formato pdf o zip) que contiene el documento que formaliza la resolución parcial de la OC. ESTADO PARCIAL/ PENALIZADA C/PAGO RETRASADO DE LA ORDEN DE COMPRA. Al vigésimo primer (21) día calendario siguiente de generado el estado PARCIAL/ PENALIZADA C/PAGO PENDIENTE, de forma automática se producirá la modificación al estado PARCIAL/ PENALIZADA C/PAGO RETRASADO. ESTADO RESUELTA DE LA ORDEN DE COMPRA. Este estado de la orden de compra se define cuando no se efectuó la prestación por parte del PROVEEDOR ADJUDICATARIO y la entidad resolvió la orden de compra, la entidad registra en el sistema el estado RESUELTA, en esa oportunidad adjunta el documento que sustente la resolución total de la Orden de Compra consentida o arbitrariamente firme, este último caso se da sin perjuicio de la comunicación que deberá hacer la ENTIDAD al Tribunal de Contrataciones de acuerdo a lo normado por el Reglamento. ESTADO PAGADA DE LA ORDEN DE COMPRA. Este estado de la orden de compra se define cuando la entidad dentro de los veinte días calendarios luego de generado el estado CONFORME C/PAGO PENDIENTE o PENALIZADA C/PAGO PENDIENTE o PARCIAL C/PAGO PENDIENTE o PARCIAL PENALIZADA C/PAGO PENDEINTE de la orden de compra registra de manera manual el pago de la prestación. Módulo de Convenio Marco Útiles de Escritorio 24

26 6.- REGISTROS ASOCIADOS A LAS ORDENES DE COMPRA REGISTRO DE CONFORMIDAD. Para registrar la conformidad deberá seleccionar en el campo ACCIONES la opción CONFORME C/PAGO PENDIENTE, está opción estará habilitada para las ordenes en estado ENTREGADA C/CONFORMIDAD PENDIENTE O ENTREGADA C/ CONFORMIDAD RETRAZADA. Pantalla 57: Seleccionar el CATALOGO la acción CONFORME C/PAGO PENDIENTE Pantalla 58: Seleccionar el DOCUMENTO y el ESTADO 1. Seleccionar Documento 2. Seleccionar Estado Pantalla 59: Listado de las Ordenes de Compra Módulo de Convenio Marco Útiles de Escritorio Pantalla 60: Seleccionar acción REGISTRAR CONFORME C/PAGO PENDIENTE 25

27 Pantalla 61: Registrar la fecha de emisión del documento. Pantalla 62: Registrar la fecha de emisión del documento Doble clic Pantalla 63: Enviar el registro y confirmar REGISTRO DEL ESTADO PENALIZADO C/ PAGO PENDIENTE. Para registrar la penalidad deberá seleccionar en el campo ACCIONES la opción PENALIZADA C/PAGO PENDIENTE, está opción estará habilitada para las ordenes en estado ENTREGADA C/CONFORMIDAD PENDIENTE O ENTREGADA C/ CONFORMIDAD RETRAZADA Pantalla 64: Seleccionar la opción PENALIDAD C/PAGO PENDIENTE Módulo de Convenio Marco Útiles de Escritorio 26

28 Pantalla 65: Registrar la fecha del documento Doble clic aquí Pantalla 66: Selección opción PENALIDAD C/PAGO PENDIENTE 1. Registrar la penalidad REGISTRO DEL ESTADO PARCIAL C/ PAGO PENDIENTE Para registrar la conformidad parcial deberá seleccionar en el campo ACCIONES la opción REGISTRAR CONFORMIDAD PARCIAL CON PAGO PENDIENTE de la orden de compra que se dio la conformidad parcial, está opción estará habilitada para las ordenes en estado ENTREGADA C/CONFORMIDAD PENDIENTE O ENTREGADA C/ CONFORMIDAD RETRAZADA Pantalla 67: Seleccionar opción REGISTRAR ESTADO PARCIAL C/PAGO PENDIENTE hacer clic aquí Módulo de Convenio Marco Útiles de Escritorio Pantalla 68: Registrar fecha y monto involucrado en le resolución parcial 1. Registrar fecha 2. Registrar monto 3. 27

29 Pantalla 69: Cargar el archivo que contiene la resolución 1. Seleccionar archivo 2. Pantalla 70: Confirmación de la Conformidad Parcial 6.4 REGISTRO DEL ESTADO PARCIAL C/ PENALIZADA C/PAGO PENDIENTE Para registrar una conformidad parcial con penalización y pago pendiente deberá seleccionar la acción REGISTRAR PARCIAL/PENALIZADA C/PAGO PENDIENTE, esta acción estará habilitada para las órdenes de compra en estado ENTREGADA C/CONFORMIDAD PENDIENTE o ENTREGADA C/CONFORMIDAD RETRAZADA. Pantalla 71: Seleccionar acción REGISTAR PARCIAL/PENALIZADA C/PAGO PENDIENTE a) Registrar fecha del documento. b) Registrar monto que involucra la resolución. c) Cargar el archivo digitalizado que contiene el documento que sustenta la resolución, para el efecto deberá presionar clic sobre el botón. Módulo de Convenio Marco Útiles de Escritorio 28

30 Pantalla 72: Registrar fecha, monto y cargar archivo con documento digitalizado 1. Seleccionar fecha 2. Registrar monto 3. Pantalla 73: Seleccionar archivo 1. Seleccionar archivo 2. Pantalla 74: Registro de la PENALIDAD de Orden de Compra 6.5 REGISTRO DE LA RESOLUCION DE ORDEN DE COMPRA Módulo de Convenio Marco Útiles de Escritorio a) Para registrar la resolución de la orden deberá seleccionar en el campo ACCIONES la opción REGISTRAR RESOLUCION, está opción estará habilitada para las ordenes en estado PUBLICADA, ACEPTADA C/ENTREGA PENDIENTE, ACEPTADA C/ENTREGA RETRAZADA y ENTREGADA CON CONFORMIDAD PENDIENTE. Pantalla 75: Seleccionar la opción REGISTRAR RESOLUCION 29

31 b) Cargar el archivo digitalizado que contiene el documento que sustenta la resolución, para el efecto deberá presionar sobre el botón, seleccionar el archivo y presionar clic sobre el botón abrir. Pantalla 76: Cargar el archivo de la RESOLUCION c) Registrar en el espacio observación de manera resumida la causal de la resolución. d) Presionar clic sobre el botón, confirmar el registro. Pantalla 77: Registrar RESOLUCION de Orden de Compra 1. Sustentar el motivo REGISTRO DEL PAGO DE LA ORDEN DE COMPRA a) Para registrar el pago deberá seleccionar la opción REGISTRAR PAGO en el campo ACCIONES de la orden de compra que se pagó, está opción estará habilitada para las ordenes en estado CONFORME, PENALIZADA o PARCIAL y seleccionar. Pantalla 78: Seleccionar la opcion REGISTRAR PAGO 1. Seleccionar Consola 2. Seleccionar Catálogo 3. Seleccionar Documento 4. Seleccionar Estado 5. b) Registrar el pago de la orden presionando clic sobre el botón 6. Módulo de Convenio Marco Útiles de Escritorio 30

32 Pantalla 79: Registrar el pago Módulo de Convenio Marco Útiles de Escritorio 31

33 32 Módulo de Convenio Marco Útiles de Escritorio