Envió de Mails Personalizados con el paquete Microsoft Office

Transcripción

1 Envió de Mails Personalizados con el paquete Microsoft Office Si es usuario del pack de Microsoft Office, puede seguir este manual para realizar campañas de correo, personalizando y privatizando los datos incluidos mismos. Preparando Nuestra base de datos de Clientes/Direcciones Como primer paso crearemos un fichero de Excel en el cual situaremos nuestra lista de clientes/direcciones. Una vez cumplimentado (hay que recordar que la primera fila deberá de contener los nombres de los campos), se guardara con el nombre que se desee (Ej. "contactos_valencia.xls")

2 Preparando la plantilla de nuestro correo Con nuestra base de datos de clientes guardada en el fichero Excel, seguiremos con el siguiente paso. Preparar la plantilla de nuestro correo. Abriremos un nuevo documento de "Microsoft Word". Redactaremos el cuerpo del mensaje que queramos enviar. Ya que estamos creando un correo que va a ser enviado a varios destinatarios, dejaremos los espacios correspondientes a los campos que queramos personalizar. (Ej. detrás de "Estimado..." ) Estos espacios, en los siguientes pasos, se rellenaran con los campos que se han almacenado en nuestra base de datos de clientes.

3 Enviando nuestro correo personalizado Cuando ya dispongamos del "e mail" redactado, (el proceso es el idéntico a la redacción de un documento o la creación de un correo en "Outlook"), vamos a "enviarlo". Para enviar el correo iremos a "Herramientas" (en versiones de office inferiores a la 2007) o la pestaña "Correspondencia" (en las versiones superiores a 2007).

4 Seguidamente haremos "clic" en "Iniciar Combinación de Correspondencia" y seleccionaremos "Mensajes de Correo Electrónicos". La pantalla cambiara de forma inmediata, en su nueva forma se asemeja a la habitual del Outlook En este paso cargaremos nuestra base de datos almacenada en Excel Para cargar la base de datos que previamente hemos creado y guardado en un fichero Excel, seleccionaremos la opción "Seleccionar Destinatarios", en las opciones que se nos muestran marcaremos "Usar Lista Existente". En la ventana emergente que nos mostrara la pantalla deberemos de buscas el fichero que creamos con anterioridad (Ej. "contactos_valencia.xls") y seleccionarlo. En la casilla de "Seleccionar tabla" marcaremos la Hoja1, que es la que "por defecto" contiene los datos de nuestros clientes en el fichero Excel.

5 La verdadera utilidad de este método "La Personalización de nuestros correos" En este punto comenzamos a ver la verdadera utilidad de este método, que es la personalización de los correos de forma "automática". Situaremos el cursor detrás de la palabra "Estimado" y con el ratón, haremos "clic" en "Escribir e insertar Campos" "Insertar Campo Combinado" Inmediatamente una ventana emergente te mostrara varias opciones, correspondientes a los nombres de las columnas que creamos en el Documento Excel Tabla de contactos.

6 En este punto, si seleccionamos "nombre" y hacemos "clic" en "insertar" veremos cómo cambia nuestro documento: Cuál es el significado de este último paso?: El destinatario de este documento lo recibirá "personalizado. El campo nombre se substituirá por lo que corresponda según la información que contenga nuestra tabla de contactos en Excel. El destinatario mundo2@test.com recibirá el correo y en el campo "nombre" pondrá "mundo2". Este último paso se puede usar tantas veces como se quiera, el uso de los campos combinados y su situación en el documento no tiene limitaciones. Una vez concluido su uso, haremos "clic" en "Finalizar y Combinar" "Enviar mensajes de correo electrónico".

7 Ahora solo queda enviar nuestro correo El siguiente paso nos mostrara una ventana similar a esta: En el campo "PARA" elegiremos en el desplegable el nombre de la columna de nuestro excel que contenga el correo del destinatario. En el campo "Asunto" escribiremos el titulo que deseemos. (Ej. Ofertas Abril) En "Formato de Correo" está recomendado usar HTML para que conserve el aspecto con el que hemos creado el documento. Con todos los campos cumplimentados presionaremos el botón "ACEPTAR" Una vez el proceso haya concluido, podremos ver como en la bandeja de salida de nuestro Microsoft Outlook están los X correos que hayas enviado a las X personas que hayas introducido en tu tabla de contactos, personalizados y de forma individual. Tanto la nuestro fichero Excel, como el documento DOC que creemos para enviar el correo se pueden volver a utilizar tantas veces como queramos. Téngalo en cuenta!