Computación I - Facultad de Ciencias Agrarias y Forestales - UNLP

Transcripción

1 1 TRABAJO PRÁCTICO Nº 8 El trabajo práctico consiste en combinar correspondencia y crear plantillas en Word. Combinar correspondencia Mediante la opción Combinar correspondencia Word nos permite incluir en un documento, datos almacenados en otro lugar que se emplea como fuente de datos. De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con, por ejemplo, los datos de personas distintas. Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos variables (aquellos que cambian en cada carta según la persona). De esta forma podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como datos de personas existan en un archivo (tabla con encabezados). Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación de etiquetas, la impresión de sobres, generar recibos, diplomas, tarjetas de fin de año, etc. Cuando 'combinamos correspondencia', estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento principal y el origen de datos. Documento principal Es el documento de texto que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos. Origen de datos. Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de MS Access, un libro de MS Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de MS Word. También se pueden introducir en el mismo momento de combinar. Ejercicio 1. A. Abrir un documento nuevo en Word B. Guardarlo en la carpeta D:/ con el nombre: tp8-apellido.doc (NO OLVIDAR IR GUARDANDO PERIODICAMENTE!!!)

2 2 C. Elaborar una ficha con el formato y contenido que se muestra a continuación. Para diseñar la ficha puede emplear cualquiera de las siguientes alternativas: Realizando una tabla a partir del comando tabla, insertar un cuadro de texto o simplemente escribir el texto y recuadrarlo "dibujando" bordes Ficha de datos personales Apellido: Nombre: DNI: Provincia: D. Usando el listado del documento datos.doc, crear la ficha para cada persona empleando como guía las instrucciones que se presentan a continuación. Combinar correspondencia 1. Crear el documento principal Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el texto fijo (pasos A, B y C del ejercicio 1). Luego: Seleccionar Ficha Correspondencia Grupo de comandos Iniciar combinación de correspondencia Botón de comando Iniciar combinación de correspondencia Opción Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia... Se abrirá la sección "Combinar correspondencia" del panel de tareas con el primer paso del asistente. Este asistente es muy sencillo, nos va preguntando y nosotros le contestamos haciendo clic en la opción deseada. En primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar (cartas, mensajes de correo electrónico, sobres, etc.). Seleccionar Cartas y hacer clic en Siguiente, aparece el segundo paso del asistente. En el paso 2 definimos el documento inicial, es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres Figura 1

3 3 opciones tenemos una explicación de la opción seleccionada en este momento. Dejar seleccionada la primera opción y hacer clic en Siguiente para continuar con el asistente. En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo Word, etc.), podemos utilizar contactos nuestros de Outlook, o simplemente escribir una lista nueva. Si seleccionamos la opción Utilizar una lista existente aparece la opción Examinar..., hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos (datos.doc). Al hacer clic en la opción "Examinar...", se abrirá el cuadro de diálogo "Seleccionar archivos de origen de datos". Aquí buscaremos y seleccionaremos el archivo datos.doc Se desplegará una ventana de diálogo que permite seleccionar registros, filtrar y otras acciones Aceptar volver a la ventana Combinar correspondencia Siguiente En el paso 4 utilizamos la opción "Mas elementos ". Para ello debemos posicionar el cursor en uno de los campos (ej: nombre), luego seleccionar "Mas elementos " e indicar los datos que deseamos asoxiar al campo seleccionado. Luego cerramos la ventana y repetimos los pasos anteriores hasta completar todos los campos. El paso 5 es una vista previa que permite revisar el documento, para lo cual se emplean los botones < y > de la ventana de diálogo que sirven para pasar una por una las fichas realizadas.

4 4 En el paso 6 se puede imprimir o editar las fichas individuales. Seleccionar Editar cartas individuales y elegir Todos De este modo se genera un documento que contiene todas las fichas y que permite la edición individual de cualquiera de ellas. Plantillas Una plantilla es un modelo o patrón para crear nuevos documentos. En una plantilla se guarda internamente el formato utilizado, es decir, el estilo de la fuente, el tamaño, etc., de todo el documento, así como los formatos de las tablas, las tabulaciones incluidas, la configuración de números de página, cabeceras y pies de página. Una plantilla puede sernos útil cuando usamos muchas veces un documento con la misma estructura. Una plantilla es un documento de Word con la característica de que el tipo de documento es plantilla de documento (.dotx) en vez de documento de texto (.docx).

5 5 La principal característica de una plantilla es que al utilizarla se crea un documento Word normal con los datos introducidos en ese momento y la plantilla permanece en su estado original, de forma que la podemos utilizar cuantas veces queramos. Ejercicio 2 Hacer una plantilla con membrete para una supuesta empresa que tenga información en el encabezado, pie de página y un logo. Para ello seguir las instrucciones presentadas a continuación. Para crear una plantillas ir a: Boton Office Nuevo* Mis plantillas Tildar la opción Plantilla Aceptar *El panel Nuevo documento permite realizar algunas de las cosas más habituales cuando estamos creando un nuevo documento, como abrir un documento nuevo en blanco o abrir un nuevo documento a partir de otro ya existente. También nos permite crear un documento nuevo a partir de una plantilla. Una vez generado el archivo base para la plantilla debe editarse el mismo con los contenidos y formatos deseados, y finalmente guardarlo con formato de plantilla y el nombre deseado. Ejercicio 3 Utilizando la plantilla del ejercicio 2 prepare para imprimir mensajes de felicitación por el día del software libre a las personas que aparecen en datos.doc