El proceso de combinación de correspondencia implica los siguientes pasos generales:

Transcripción

1 USAR LA COMBINACION DE CORRESPONDENCIA PARA CREAR E IMPRIMIR CARTAS La combinación de correspondencia se usa cuando desee crear un conjunto de documentos, como una circular que se debe enviar a muchos clientes. Cada carta contiene el mismo tipo de información, aunque su contenido es único. Por ejemplo, en las cartas que envíe a sus clientes, cada carta se puede personalizar con el nombre de la persona a la que vaya dirigida. La información única de cada carta procede de entradas de un origen de datos, generalmente una tabla. El proceso de combinación de correspondencia implica los siguientes pasos generales: 1. Configurar el documento principal. El documento principal o maestro contiene el texto y los gráficos que son iguales para cada versión del documento combinado. Por ejemplo, en el caso de una circular, el remitente o el saludo. 2. Conectar el documento a un origen de datos. Un origen de datos es un archivo que contiene la información que se debe combinar en un documento. Por ejemplo, los nombres y direcciones de los destinatarios de una carta. 3. Acotar la lista de destinatarios o de elementos. Microsoft Office Word genera una copia del documento principal por cada elemento, o registro, de su archivo de datos. Si su archivo de datos es una lista de correo, es probable que esos elementos sean destinatarios de la correspondencia. Si desea generar copias sólo para determinados elementos del archivo de datos, puede elegir qué elementos (registros) incluir. 4. Agregar marcadores de posición, llamados campos de combinación de correspondencia, a los documentos. Cuando realice la combinación de correspondencia, los campos se rellenan con información contenida en el archivo de datos. 5. Obtener una vista previa de la combinación de correspondencia y finalizarla. Puede obtener una vista previa de cada copia del documento antes de imprimir todo el conjunto. Utilice los comandos de la ficha Correspondencia para combinar correspondencia.

2 IMPORTANTE: Si planea usar campos de contacto personalizados con la lista de contactos de Microsoft Office Outlook, debe comenzar el proceso de combinación de correspondencia en Outlook. También puede realizar una combinación de correspondencia utilizando el panel de tareas Combinar correspondencia, que le dirigirá paso a paso a lo largo del proceso. Para utilizar el panel de tareas, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Iniciar Combinar correspondencia y, a continuación, haga clic en Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia. Veamos un ejemplo Imagine que Usted es el administrador de un conjunto residencial de 512 apartamentos y con el propósito de incentivar el pago de la cuota de administración va a enviar una circular informando que quien haga los pagos antes de determinada fecha obtendrá algunos beneficios. Como podrá entender la información general de la circular para todos los propietarios será la misma; pero habrán algunos datos que si cambian. (para efectos de nuestro ejercicio solamente vamos a generar solamente 50 cartas) Veamos.

3 1. Documento principal o maestro Bogotá D.C. Junio 21 de 2016 Señor(a) Copropietario (a) Apto La Ciudad Ref. Informe de incentivos, recuperación de cartera morosa por cuenta de la administración. Estimado(a) copropietario(a) del apartamento identificado con el documento de identidad número con el ánimo de incentivar el recaudo de cartera morosa, esta administración ha decidido otorgar un beneficio sobre su deuda de un 20 % si es cancelada antes del 30 de Junio de los corrientes. Sin otro en particular, Atentamente, José Isidro Vieda Administrador

4 2. Nuestro documento lo vamos a conectar a una tabla existente en Access, entonces diseñamos nuestra tabla de origen con los siguientes campos. NOMBRE APELLIDOS - APARTAMENTO DOCIDENTIDAD DEUDA 3. En la cinta de opciones correspondencia, en el grupo Iniciar combinación de correspondencia, comando Iniciar combinación de correspondencia elegimos la opción de cartas, pues esto es lo que vamos a hacer. (Consultar y anotar en el cuaderno cómo funcionan las demás opciones de este menú desplegable. 4. En el comando seleccionar destinatarios de este mismo grupo elegimos la opción usar una lista existente. (consultar y anotar en el cuaderno cómo funcionan las demás opciones)

5 5. Seleccionamos la tabla de donde queremos obtener nuestros datos de origen en este caso de una tabla de Access

6 6. Iniciamos a colocar los datos en el documento maestro a donde corresponde 7. Luego de haber realizado esto, desplegamos las opciones de Finalizar y combinar (consultar las otras dos opciones de este comando y la vista previa de resultados, anotar en el cuaderno.

7 Luego de haber leído atentamente esta guía y haber realizado el ejercicio propuesto; inventa tu propia situación, haz un ejercicio de combinación de correspondencia y evidencia la importancia de esta herramienta en el maravilloso mundo de la ofimática. Finalmente, consulta el siguiente link y toma nota en tu cuaderno. José Isidro Vieda Martínez Docente de sistemas