Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)

Transcripción

1 Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31) Primera publicación: 23 de marzo de 2016 Americas Headquarters Cisco Systems, Inc. 170 West Tasman Drive San Jose, CA USA Tel: NETS (6387) Fax:

2 THE SPECIFICATIONS AND INFORMATION REGARDING THE PRODUCTS IN THIS MANUAL ARE SUBJECT TO CHANGE WITHOUT NOTICE. ALL STATEMENTS, INFORMATION, AND RECOMMENDATIONS IN THIS MANUAL ARE BELIEVED TO BE ACCURATE BUT ARE PRESENTED WITHOUT WARRANTY OF ANY KIND, EXPRESS OR IMPLIED. USERS MUST TAKE FULL RESPONSIBILITY FOR THEIR APPLICATION OF ANY PRODUCTS. THE SOFTWARE LICENSE AND LIMITED WARRANTY FOR THE ACCOMPANYING PRODUCT ARE SET FORTH IN THE INFORMATION PACKET THAT SHIPPED WITH THE PRODUCT AND ARE INCORPORATED HEREIN BY THIS REFERENCE. IF YOU ARE UNABLE TO LOCATE THE SOFTWARE LICENSE OR LIMITED WARRANTY, CONTACT YOUR CISCO REPRESENTATIVE FOR A COPY. The Cisco implementation of TCP header compression is an adaptation of a program developed by the University of California, Berkeley (UCB) as part of UCB's public domain version of the UNIX operating system. All rights reserved. Copyright 1981, Regents of the University of California. NOTWITHSTANDING ANY OTHER WARRANTY HEREIN, ALL DOCUMENT FILES AND SOFTWARE OF THESE SUPPLIERS ARE PROVIDED AS IS" WITH ALL FAULTS. CISCO AND THE ABOVE-NAMED SUPPLIERS DISCLAIM ALL WARRANTIES, EXPRESSED OR IMPLIED, INCLUDING, WITHOUT LIMITATION, THOSE OF MERCHANTABILITY, FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE AND NONINFRINGEMENT OR ARISING FROM A COURSE OF DEALING, USAGE, OR TRADE PRACTICE. IN NO EVENT SHALL CISCO OR ITS SUPPLIERS BE LIABLE FOR ANY INDIRECT, SPECIAL, CONSEQUENTIAL, OR INCIDENTAL DAMAGES, INCLUDING, WITHOUT LIMITATION, LOST PROFITS OR LOSS OR DAMAGE TO DATA ARISING OUT OF THE USE OR INABILITY TO USE THIS MANUAL, EVEN IF CISCO OR ITS SUPPLIERS HAVE BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES. Any Internet Protocol (IP) addresses and phone numbers used in this document are not intended to be actual addresses and phone numbers. Any examples, command display output, network topology diagrams, and other figures included in the document are shown for illustrative purposes only. Any use of actual IP addresses or phone numbers in illustrative content is unintentional and coincidental. Cisco and the Cisco logo are trademarks or registered trademarks of Cisco and/or its affiliates in the U.S. and other countries. To view a list of Cisco trademarks, go to this URL: Third-party trademarks mentioned are the property of their respective owners. The use of the word partner does not imply a partnership relationship between Cisco and any other company. (1110R) 2016 Cisco Systems, Inc. All rights reserved.

3 CONTENIDO Introducción 1 Visión general 1 Instalar y configurar las herramientas de productividad de WebEx 3 Vista general de Instalar y configurar las herramientas de productividad de WebEx 3 Instalación de las herramientas de productividad de WebEx 4 Instalación de las herramientas de productividad de WebEx 5 Abrir el cuadro de diálogo Configuración de WebEx 5 Instalar las opciones de las herramientas de productividad de WebEx 6 Acerca de la pestaña Cuenta 6 Acerca de la pestaña Configuración de Reunirse ahora 7 Acerca de la pestaña Preferencias 8 Acerca de la pestaña Herramientas 9 Comprobación de la versión de las herramientas de productividad 10 Comprobación de disponibilidad de actualizaciones 10 Desinstalar las herramientas de productividad de WebEx 10 Desinstalar las herramientas de productividad de WebEx mediante los comandos del menú Inicio 11 Desinstalar las herramientas de productividad de WebEx mediante el Panel de control 11 Planificar una reunión 13 Vista general de Planificar una reunión 13 Configuración reuniones con Lotus Notes 13 Invitar a asistentes 15 Especificar un patrón de repetición para una reunión 16 Uso de repeticiones en la integración de WebEx con Lotus Notes 16 Uso de plantillas de reunión 19 Planificación en nombre de otro organizador 21 Vista general de Planificar para otro organizador 21 Configuración previa a la planificación con otro organizador 21 Planificación de una reunión con otro organizador 21 iii

4 Contenido Administración de reuniones 25 Descripción general de la administración de una reunión 25 Edición de una reunión planificada 25 Editar una reunión planificada 26 Inicio de una reunión como organizador 26 Cancelación de una reunión 27 Unirse a una reunión 27 iv

5 CAPÍTULO 1 Introducción Visión general, página 1 Visión general La integración de WebEx con Lotus Notes ofrece una manera cómoda de iniciar rápidamente una reunión de WebEx en línea, así como de añadirla o unirse a ella, en Lotus Notes sin necesidad de utilizar su sitio de WebEx (es decir, donde normalmente planifica las reuniones en línea y se une a ellas). Las herramientas de productividad de WebEx se instalan automáticamente en el ordenador cuando inicia sesión en el sitio de WebEx. Si hay disponible nuevas versiones, el administrador del sitio, que dispone de privilegios de administración del sistema, determina si las herramientas de productividad se pueden actualizar de forma automática a nuevas versiones. También puede instalar las herramientas de productividad de forma manual. Para obtener más información, consulte el apartado Instalación de las herramientas de productividad de WebEx. Una vez instaladas las herramientas de productividad de WebEx, aparecen en Lotus Notes las opciones de WebEx para iniciar o añadir reuniones. La integración de WebEx con Lotus Notes también ofrece las siguientes prestaciones en Lotus Notes: Acceso rápido a Mi WebEx en su sitio de WebEx, lo que incluye su lista personal de reuniones, el perfil de usuario y otras opciones de la cuenta. La opción Reunirse ahora para iniciar una reunión instantánea (solo disponible en Meeting Center y Training Center). Plantillas para invitaciones a reuniones. Para mejorar la seguridad de sus reuniones, en la integración de WebEx con Lotus Notes se utiliza cifrado SSL (Secure Sockets Layer) de 128 bits en todos los datos que se envían y se recuperan del sitio de WebEx. Nota Lotus Notes todavía no es compatible con la versión para Mac de las herramientas de productividad de WebEx. Antes de utilizar la integración de WebEx con Lotus Notes, asegúrese de que conoce este software, dispone de una cuenta de usuario en el sitio de WebEx y la integración de WebEx con Lotus Notes es compatible con su sitio de WebEx. 1

6 Visión general Introducción 2

7 CAPÍTULO 2 Instalar y configurar las herramientas de productividad de WebEx Vista general de Instalar y configurar las herramientas de productividad de WebEx, página 3 Instalación de las herramientas de productividad de WebEx, página 4 Instalación de las herramientas de productividad de WebEx, página 5 Abrir el cuadro de diálogo Configuración de WebEx, página 5 Instalar las opciones de las herramientas de productividad de WebEx, página 6 Acerca de la pestaña Cuenta, página 6 Acerca de la pestaña Configuración de Reunirse ahora, página 7 Acerca de la pestaña Preferencias, página 8 Acerca de la pestaña Herramientas, página 9 Comprobación de la versión de las herramientas de productividad, página 10 Comprobación de disponibilidad de actualizaciones, página 10 Desinstalar las herramientas de productividad de WebEx, página 10 Vista general de Instalar y configurar las herramientas de productividad de WebEx Puede instalar las herramientas de productividad de WebEx para comenzar reuniones o unirse a ellas mediante el panel de Herramientas de productividad de WebEx, Microsoft Office, exploradores Web, Microsoft Outlook e IBM Lotus Notes, o puede planificar reuniones utilizando Microsoft Outlook o IBM Lotus Notes sin ir al sitio del servicio de WebEx. Una vez instaladas las herramientas de productividad de WebEx, usted puede iniciar sesión y configurar las opciones para su cuenta de WebEx, configurar las opciones de reuniones para reuniones instantáneas y planificadas, establecer las preferencias para el panel de Herramientas de productividad de WebEx y seleccionar las herramientas de productividad que utilizará con WebEx. 3

8 Instalación de las herramientas de productividad de WebEx Instalar y configurar las herramientas de productividad de WebEx El cuadro de diálogo contiene las siguientes pestañas: Cuenta Configuración de Reunirse ahora Reuniones planificadas Preferencias Herramientas Instalación de las herramientas de productividad de WebEx Si el administrador del sitio ha activado las opciones de herramientas de productividad de WebEx para el sitio del servicio WebEx, todas las herramientas de productividad de WebEx se instalan automáticamente en el sitio. Además, cuando estén disponibles nuevas versiones, las herramientas de productividad de WebEx se actualizarán de forma automática. El proceso de instalación instala todas las herramientas de productividad de WebEx disponibles; sin embargo, en cualquier momento, usted puede cambiar sus preferencias acerca de las aplicaciones que utilizará con las herramientas de productividad de WebEx y también puede cambiar otras preferencias de cuenta y de reuniones de WebEx configurando las opciones en el cuadro de diálogo Configuración de WebEx. Para obtener más información, consulte Instalar las opciones de las herramientas de productividad de WebEx, en la página 6. Si es necesario, también puede descargar e instalar las herramientas de productividad de WebEx de forma manual. Antes de instalar las herramientas de productividad de WebEx, asegúrese de que el ordenador cumpla con los siguientes requisitos mínimos de sistema: Debe disponer de privilegios de administrador para su ordenador. Consulte las notas de la versión multiplataforma de WebEx para obtener información sobre los sistemas operativos y exploradores compatibles, y otros requisitos del sistema. Procesador Intel x86 (Pentium 400 MHz o superior) o compatible. JavaScript y cookies activados en el explorador. Nota Si tiene una versión anterior de las Herramientas de productividad, deberá desinstalar dicha versión antes de instalar la nueva. También es posible que tenga que cerrar aplicaciones como, por ejemplo, Microsoft Outlook y cualquier explorador antes de instalar la nueva versión de las Herramientas de productividad. Estas aplicaciones se deben volver a iniciar y es posible que tenga que iniciar sesión antes de poder verlas en la nueva interfaz. La integración de WebEx para IBM Lotus Notes se incluye en la instalación o descarga de las herramientas de productividad de WebEx solo si el administrador del sitio ha activado la opción de Lotus Notes para el sitio. Los administradores del sistema también pueden llevar a cabo una instalación masiva en los ordenadores de su sitio. Para obtener información adicional, consulte la Guía del administrador de TI para la implementación masiva de herramientas de productividad de WebEx en 4

9 Instalar y configurar las herramientas de productividad de WebEx Instalación de las herramientas de productividad de WebEx Instalación de las herramientas de productividad de WebEx Procedimiento Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4 Paso 5 Paso 6 Paso 7 Inicie sesión en el sitio de WebEx. Seleccione la pestaña Meeting Center. En la barra de navegación izquierda, en Soporte, seleccione Descargas. En la página Descargas, junto al encabezado Herramientas de productividad de WebEx, seleccione Descargar. Aparecerá el cuadro de diálogo Descarga de archivos. Guarde el programa de instalación en su ordenador. El nombre del archivo de instalación tiene la extensión.msi. Ejecute el archivo de instalación y siga las instrucciones. Aparecerá el cuadro de diálogo Herramientas de productividad de WebEx. Introduzca la URL de su sitio de WebEx, el nombre de usuario y la contraseña. Qué hacer a continuación Una vez finalizada la instalación e iniciada la sesión en la cuenta de WebEx, compruebe la configuración en el cuadro de diálogo Configuración de WebEx. Para obtener más información, consulte Instalar las opciones de las herramientas de productividad de WebEx, en la página 6. Abrir el cuadro de diálogo Configuración de WebEx Abra el cuadro de diálogo de Configuración de WebEx con alguna de las siguientes opciones: Desde el cuadro de diálogo Configuración de WebEx desde el menú Inicio, seleccione Inicio > Programas > WebEx > Herramientas de productividad > Configuración de WebEx. Desde el cuadro de diálogo Configuración de WebEx desde el panel de Herramientas de productividad de WebEx: Si el panel de Herramientas de productividad de WebEx todavía no está abierto, realice una de las acciones siguientes: Haga doble clic en el icono de Herramientas de productividad de WebEx en el escritorio. Vaya a Inicio > Programas > WebEx > Herramientas de productividad > Herramientas de productividad de WebEx. En el panel de Herramientas de productividad de WebEx, seleccione Editar configuración de WebEx. Desde el cuadro de diálogo Configuración de WebEx desde Microsoft Outlook o IBM Lotus Notes, en el menú WebEx, seleccione Configuración de la cuenta. 5

10 Instalar las opciones de las herramientas de productividad de WebEx Instalar y configurar las herramientas de productividad de WebEx Desde el cuadro de diálogo Configuración de WebEx desde Microsoft Office, en Microsoft Word, Microsoft Excel o Microsoft PowerPoint, seleccione Configuración de WebEx. Instalar las opciones de las herramientas de productividad de WebEx Procedimiento Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4 Paso 5 Paso 6 Paso 7 Paso 8 Paso 9 Abra el cuadro de diálogo Configuración de WebEx. En la pestaña Cuenta, inicie sesión en su cuenta especificando la URL del sitio de WebEx e indicando su nombre de usuario y su contraseña. Para obtener información detallada, consulte Acerca de la pestaña Cuenta, en la página 6. Seleccione Actualizar. Seleccione la pestaña Configuración de "Reunirse ahora". Especifique las opciones para las reuniones que comenzaron de forma instantánea desde el panel Herramientas de productividad de WebEx, Microsoft Office, los exploradores, los menús del botón derecho y desde Microsoft Outlook o IBM Lotus Notes. Para obtener información detallada, consulte Acerca de la pestaña Configuración de Reunirse ahora, en la página 7. Seleccione la pestaña Preferencias. Especifique opciones para el panel de Herramientas de productividad de WebEx. Para obtener información detallada, consulte Acerca de la pestaña Preferencias, en la página 8. Seleccione la pestaña Herramientas. Seleccione las aplicaciones con las que utilizará las integraciones de WebEx. Para obtener información detallada, consulte Acerca de la pestaña Herramientas, en la página 9. Acerca de la pestaña Cuenta Las opciones de la cuenta le permiten iniciar sesión en su sitio de WebEx. URL del sitio: Introducir la URL de un sitio de WebEx Meeting Center en el que desee iniciar sesión. Ejemplo de formato de la URL: empresa.webex.com Nota Si introduce la URL de un sitio que no admita la integración con TelePresence, dicho sitio le permitirá planificar reuniones solo de WebEx y también le proporcionará la documentación correspondiente. Username: Introducir el nombre de usuario de la cuenta de organizador de su sitio de WebEx. Contraseña: Introducir la contraseña de la cuenta de organizador de su sitio de WebEx. 6

11 Instalar y configurar las herramientas de productividad de WebEx Acerca de la pestaña Configuración de Reunirse ahora Recordar mi contraseña: Guardar el nombre de usuario y la contraseña especificados, de manera que no sea necesario volver a introducir su nombre de usuario y la URL del sitio la próxima vez que se conecte. Ha olvidado la contraseña?: Abrir la página Olvidó su contraseña? en su sitio de WebEx, que le permite enviar una solicitud de creación de una nueva contraseña. Cambiar la contraseña: Abrir un cuadro de diálogo que le permite especificar una nueva contraseña. Idioma: Verificar el idioma que está seleccionado actualmente para su sitio de WebEx. Configuración regional: Verificar el país o la zona que están seleccionados actualmente para su sitio de WebEx. Zona horaria: Verificar la zona horaria que está seleccionada actualmente para su sitio de WebEx. Cambiar la configuración del sitio Web del servicio WebEx: abrir la página Mi WebEx > Mi perfil en su sitio de WebEx y realizar los cambios en su perfil. Actualizar: Actualizar el cuadro de diálogo Configuración de WebEx con las configuraciones más recientes desde su sitio de WebEx. Acerca de la pestaña Configuración de Reunirse ahora Las opciones para reuniones instantáneas afectan a las reuniones que comenzaron de forma instantánea desde el panel de Herramientas de productividad de WebEx, Microsoft Office, los exploradores, los programas de mensajería instantánea, los menús del botón derecho y desde Microsoft Outlook o IBM Lotus Notes. Plantilla de reunión: Seleccionar la plantilla que debe usarse para la reunión. Tipo de reunión: Seleccionar el tipo de reunión de WebEx que desea utilizar para una reunión instantánea. Esta opción muestra únicamente los tipos de reunión disponibles para el sitio y la cuenta de usuario. Utilizar mi sala personal para reuniones instantáneas: Seleccionar la opción de usar su sala personal para las reuniones instantáneas de manera predeterminada. Tema de la reunión: especificar el tema o el nombre de la reunión. Contraseña de la reunión: se solicita a los participantes que introduzcan la contraseña que usted especificó para entrar en la reunión. El sitio puede requerirle que todas las contraseñas cumplan ciertos criterios de seguridad, como una longitud mínima y un número mínimo de letras, números o caracteres especiales. Listar en calendario público: Incluir esta reunión en el calendario de reuniones del sitio del servicio WebEx. Disponible solo para reuniones, reuniones de ventas y sesiones de formación. Solicitar aprobación para el ingreso de asistentes: Especificar que desea que el cuadro de diálogo Solicitud para entrar aparezca en su pantalla cada vez que alguien desee entrar en su reunión. Disponible solo para sesiones de soporte. Conexión de audio: Seleccionar el tipo de conexión de audio que desea utilizar: Ninguno: Especificar que la reunión no incluye una conexión de audio o que la reunión incluye una conexión de audio para la que usted proporcionará información a aquellos participantes que utilicen otro método distinto a su servicio de reunión. 7

12 Acerca de la pestaña Preferencias Instalar y configurar las herramientas de productividad de WebEx Audio de WebEx: Especificar que la reunión incluye un audio de WebEx para su conexión de audio, que le permite utilizar su teléfono o su ordenador como dispositivo de audio para participar en una reunión. Si selecciona esta opción, elija una de las siguientes opciones para el audio de WebEx: Mostrar números de llamada directa globales a los asistentes: seleccione si desea ofrecer una lista de números, como números locales o gratuitos, a los que pueden llamar los asistentes de otros países para conectar con el audio. Mostrar números gratuitos: seleccione si el sitio debe proporcionar un número de llamada gratuito y desea mostrarlo para que los asistentes puedan usarlo para conectarse al audio. Nota Tras iniciar la reunión, los participantes pueden utilizar el ordenador como o el teléfono como dispositivo de audio. Otra teleconferencia: Especificar que la reunión incluye una audioconferencia proporcionada por otro servicio. Al unirse a la reunión, los participantes se encuentran automáticamente con las instrucciones que usted escribió en el cuadro de texto. Consejo Un participante debe tener una línea telefónica directa para recibir una llamada del servicio de teleconferencia. Sin embargo, un participante sin una línea telefónica directa puede entrar en una audioconferencia llamando a un número de teléfono, que siempre está disponible en la ventana de la reunión. Tono de entrada y salida: seleccionar el tono que se emite cuando un asistente se une o sale de la conexión de audio. Acerca de la pestaña Preferencias Las preferencias determinan algunas funciones del panel de Herramientas de productividad de WebEx. Siempre visible en el escritorio: Que el panel de Herramientas de productividad de WebEx aparezca en cada aplicación o programa que esté abierto en su ordenador. Mostrar el panel de Herramientas de productividad de WebEx cuando se inicie Windows Mostrar el icono de las Herramientas de productividad en la barra de tareas Mostrar la función de planificación en el panel de Herramientas de productividad: Mostrar los enlaces Iniciar una reunión planificada y Planificar reunión en el panel. Si selecciona cualquiera de los vínculos, irá a las páginas correspondientes del sitio del servicio de WebEx. Libreta de direcciones predefinida: Seleccionar un programa de correo electrónico y de programación para una libreta de direcciones predeterminada. Las Herramientas de productividad de WebEx se integran con el programa de correo electrónico seleccionado para facilitarle la obtención de las direcciones de correo de sus contactos. Si selecciona el panel de Herramientas de productividad de WebEx, se abre una libreta de direcciones del programa de correo seleccionado. 8

13 Instalar y configurar las herramientas de productividad de WebEx Acerca de la pestaña Herramientas Opciones de iniciar reunión Permitirme cambiar el tema de la reunión cuando empiece la reunión Permitirme cambiar la contraseña de la reunión cuando empiece la reunión Acerca de la pestaña Herramientas Opciones de herramientas determinan qué programas incluyen integraciones y accesos directos de WebEx. Envío de correo electrónico y planificación: Muestre la barra de herramientas de productividad de WebEx y comandos para planificar reuniones o iniciar reuniones instantáneas con las herramientas de productividad de WebEx con Microsoft Outlook o IBM Lotus utilizando los contactos y el calendario desde Microsoft Outlook o IBM Lotus. Microsoft Usar WebEx con Microsoft Office: Muestre los botones de WebEx para iniciar una reunión instantánea con las herramientas de productividad de WebEx y compartir automáticamente un archivo o documento seleccionado desde las aplicaciones siguientes de Microsoft Office: Excel PowerPoint Word Mostrar barra de tareas en Internet Explorer: Mostrar la barra de herramientas de productividad de WebEx que le permita iniciar reuniones instantáneas desde la barra de herramientas de Microsoft Internet Explorer. Mostrar en menús contextuales en Windows (requiere reiniciar): Mostrar un comando de WebEx que le permita iniciar una reunión instantánea y compartir de forma automática un archivo o documento seleccionado desde las ventanas de acceso directo con el botón derecho disponibles en el explorador de Windows. Mozilla Firefox Mostrar barra de herramientas en Firefox: Mostrar la barra de herramientas de productividad de WebEx que le permita iniciar reuniones instantáneas desde la barra de herramientas de Firefox. 9

14 Comprobación de la versión de las herramientas de productividad Instalar y configurar las herramientas de productividad de WebEx Comprobación de la versión de las herramientas de productividad Procedimiento Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4 Paso 5 Paso 6 En la barra de tareas de Windows, haga clic con el botón derecho en el icono Herramientas de productividad. En el menú de las herramientas de productividad, seleccione Acerca de las herramientas de productividad de WebEx para saber qué versión está actualmente instalada. Vaya al sitio de WebEx. Seleccione Soporte > Descargas. Debajo de "Acerca de Meeting Center", compruebe el número de versión indicado para las herramientas de productividad. Si su versión no es la última que aparece en el sitio, seleccione Descargar debajo de «Herramientas de productividad» en la página de descargas para obtener la versión más reciente. Comprobación de disponibilidad de actualizaciones Si tiene habilitada la opción de recibir actualizaciones de las herramientas de productividad de WebEx, podrá comprobar si existe alguna actualización disponible. Procedimiento Paso 1 Paso 2 En la barra de tareas de Windows, haga clic con el botón derecho en el icono Herramientas de productividad. Seleccione Comprobar actualizaciones. El sistema busca si hay nuevas actualizaciones disponibles. Si no existe ninguna, aparece un mensaje en el que se indica que la versión instalada es la más reciente. Si hay una actualización nueva disponible, puede optar por instalarla inmediatamente. Nota Asimismo, puede seleccionar el comando Comprobar actualizaciones del menú Planificar reunión de WebEx en Microsoft Outlook. Desinstalar las herramientas de productividad de WebEx Puede desinstalar las herramientas de productividad de WebEx mediante los comandos del menú Inicio o el panel de control. Al desinstalar las herramientas de productividad, se eliminan todas las herramientas de productividad y los accesos directos del ordenador. Si desea seguir utilizando algunas herramientas de productividad y desactivar otras, edite las opciones en el cuadro de diálogo Configuración de WebEx. Para obtener más información, consulte Instalar las opciones de las herramientas de productividad de WebEx, en la página 6. 10

15 Instalar y configurar las herramientas de productividad de WebEx Desinstalar las herramientas de productividad de WebEx mediante los comandos del menú Inicio Desinstalar las herramientas de productividad de WebEx mediante los comandos del menú Inicio Procedimiento Paso 1 Paso 2 Seleccione Inicio > Programas > WebEx > Herramientas de productividad > Desinstalar. Seleccione Sí para confirmar que desea desinstalar las herramientas de productividad de WebEx. Desinstalar las herramientas de productividad de WebEx mediante el Panel de control Procedimiento Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4 Paso 5 Seleccione Inicio > Configuración > Panel de control. Haga doble clic en Agregar/Quitar programas. Seleccione Herramientas de productividad de WebEx. Seleccione Eliminar. Seleccione Sí para confirmar que desea desinstalar las herramientas de productividad de WebEx. 11

16 Instalar y configurar las herramientas de productividad de WebEx Desinstalar las herramientas de productividad de WebEx mediante el Panel de control 12

17 CAPÍTULO 3 Planificar una reunión Vista general de Planificar una reunión, página 13 Configuración reuniones con Lotus Notes, página 13 Uso de repeticiones en la integración de WebEx con Lotus Notes, página 16 Uso de plantillas de reunión, página 19 Vista general de Planificar una reunión Antes de programar una reunión en línea con la integración de WebEx con Lotus Notes, tenga en cuenta lo siguiente: La integración de WebEx con Lotus Notes proporciona opciones básicas para planificar una reunión. Por lo tanto, algunas opciones que aparecen en el sitio de WebEx no están disponibles en la integración de WebEx con Lotus Notes. Para estas opciones adicionales, la integración de WebEx con Lotus Notes utiliza la configuración de la plantilla seleccionada para la reunión. La integración de WebEx con Lotus Notes no admite todas las opciones de repetición (periodicidad) disponibles en Lotus Notes. En las invitaciones a reuniones que envíe en Lotus Notes, la hora de inicio de la reunión aparecerá en la zona horaria configurada en su ordenador, no en la establecida en las preferencias del servicio. En el sitio de WebEx, todas las horas de las reuniones aparecerán en la zona horaria configurada en las preferencias del sitio, independientemente de la zona horaria configurada en el ordenador. Para obtener información detallada sobre las preferencias del sitio, consulte la documentación del sitio de WebEx. Configuración reuniones con Lotus Notes Las herramientas de productividad de WebEx le permiten planificar reuniones en Lotus Notes, sin necesidad de ir al sitio de WebEx. Para configurar reuniones en línea con la integración de WebEx con Lotus Notes, abra una nueva solicitud de reunión y, a continuación, especifique la información y la configuración de la reunión. 13

18 Configuración reuniones con Lotus Notes Planificar una reunión Procedimiento Paso 1 En la agenda de Lotus Notes, seleccione Planificar una reunión e introduzca la información de la reunión. La pestaña Nueva entrada de agenda aparece con el botón Añadir reunión de WebEx. Paso 2 Paso 3 Paso 4 Paso 5 Especifique la información general de la reunión como, por ejemplo, el asunto, la hora, la ubicación, los invitados y la periodicidad. Seleccione Añadir reunión de WebEx. Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración de WebEx. Especifique la configuración de la reunión de WebEx y seleccione Aceptar. Si está planificando la reunión para otro organizador, el mensaje "Está planificando para [nombre del organizador]" lo indica en el cuadro de diálogo Configuración de WebEx. Realice una de las siguientes acciones: Seleccione Guardar y enviar invitaciones para enviar las invitaciones a los asistentes. Para obtener información sobre cómo invitar a los asistentes, consulte Invitar a asistentes. Seleccione Guardar como borrador e invite a los asistentes a la reunión planificada más tarde. Nota Puede cambiar cualquier elemento de la configuración de su reunión después de planificarla. Las herramientas de productividad de WebEx añaden la reunión planificada a su agenda de Lotus Notes y al calendario público del sitio de WebEx. 14

19 Planificar una reunión Invitar a asistentes Invitar a asistentes Cuando utilice la integración de WebEx con Lotus Notes para planificar una reunión, puede seleccionar a los asistentes en cualquiera de las libretas de direcciones de Lotus Notes para invitarlos. También puede invitar a los asistentes que no se encuentran en la lista de contactos de Lotus Notes si introduce sus direcciones de correo electrónico. Cuando invita a un asistente a una reunión planificada, este recibe un mensaje de invitación por correo electrónico. En la invitación, se incluye información sobre la reunión, incluida la contraseña y un enlace que puede seleccionar el asistente para unirse a la reunión. Procedimiento Paso 1 Paso 2 Si planificó una reunión con la integración de WebEx con Lotus Notes, abra la entrada de agenda en su agenda de Lotus Notes. Seleccione el icono de libreta de direcciones y en el panel de invitados seleccione los nombres de los invitados o introdúzcalos de forma manual. Nota Los asistentes que invite mediante la integración de WebEx con Lotus Notes no aparecerán en la lista de asistentes en el sitio de WebEx. Para obtener más información sobre cómo invitar a asistentes en Lotus Notes, consulte la ayuda de Lotus Notes. 15

20 Especificar un patrón de repetición para una reunión Planificar una reunión Especificar un patrón de repetición para una reunión Si utiliza las opciones de repetición de Lotus Notes, podrá especificar la frecuencia de la reunión. Por ejemplo, puede especificar que se repita cada miércoles a las 14:00 hasta la fecha especificada. La integración de WebEx con Lotus Notes planifica la reunión todos los días que haya especificado de acuerdo con la frecuencia. No obstante, según el servicio, es posible que algunas de las opciones de Lotus Notes no sean compatibles. Procedimiento Paso 1 Si planificó una reunión con la integración de WebEx con Lotus Notes, abra la entrada de agenda en su agenda de Lotus Notes. Paso 2 Aparecerá el cuadro de diálogo de opciones de repetición. Especifique las opciones en el cuadro de diálogo y, a continuación, seleccione Aceptar. Uso de repeticiones en la integración de WebEx con Lotus Notes La siguiente tabla describe cómo funciona WebEx con los patrones de repetición de Lotus Notes en el caso de las reuniones de WebEx y las reuniones de conferencia personal de WebEx: 16

21 Planificar una reunión Uso de repeticiones en la integración de WebEx con Lotus Notes Tabla 1: WebEx Meetings Tipo Diaria Opción Lotus Notes Cada 1-31 días Equivalencia con WebEx Cada 1-31 días Semanal Cada 1-8 semanas el: [domingo, lunes, martes, miércoles, jueves, viernes, sábado] Para Meeting Center: Cada 1-8 semanas el: [domingo, lunes, martes, miércoles, jueves, viernes, sábado] Para eventos de Event Center y sesiones de formación de Training Center: Cada semana el: [Domingo, Lunes, Martes, Miércoles, Jueves, Viernes, Sábado] Si planifica una reunión que se repite cada X semanas (X > 1), en Lotus Notes la reunión se programará según lo especificado en dicho programa, pero aparecerá como una reunión semanal en su sitio de WebEx. Mensual Anual Personalizado Fecha de finalización: Especifique excepciones Cada 1-12 meses, el 1-31 Contar desde el final del mes Cada 1-12 meses, el [1, 2]; Cada 1-12 meses, el [1, 2, 3, 4, último día] Cada 1-10 años Configuración personalizada Comenzar desde fecha hasta fecha Comenzar desde la fecha continuar durante X veces No mover Mover al viernes Mover al lunes Mover al día laboral más cercano Eliminar Cada 1-12 meses, el 1-31 No admitido. Cada 1-12 meses, el [1, 2]; Cada 1-12 meses, el [1, 2, 3, 4, último día] Cada año. Si planifica una reunión que se repite cada X años (X > 1), en Lotus Notes la reunión se programará según lo especificado en dicho programa, pero aparecerá como una reunión anual en su sitio de WebEx. No admitido. Si el período de tiempo es superior a un año, se convierte en un año. Si el período de tiempo es superior a un año, se convierte en un año. No admitido. No admitido. No admitido. No admitido. No admitido. 17

22 Uso de repeticiones en la integración de WebEx con Lotus Notes Planificar una reunión Tabla 2: Reuniones de conferencia personal de WebEx Tipo Diaria Opción Lotus Notes Cada 1-31 días Opción Convertido a reunión de Conferencia personal de WebEx Todos los días Semanal Cada 1-8 semanas el: [domingo, lunes, martes, miércoles, jueves, viernes, sábado] Cada 1-8 semanas el: [domingo, lunes, martes, miércoles, jueves, viernes, sábado] Mensual Anual Personalizado Fecha de finalización: Especifique excepciones Cada 1-12 meses, el 1-31 Contar desde el final del mes Cada 1º-12º mes, el [1º, 2º 3º, 4º, último][dom, Lun, Mar, Mie, Jue, Vie, Sab] Cada 1-10 años Configuración personalizada Comenzar desde fecha hasta fecha Comenzar desde la fecha continuar durante X veces No mover Mover al viernes Mover al lunes Mover al día laboral más cercano Eliminar Cada mes, el [1, 2, 3, 4, último día] [Dom, Lun, Mar, Mié, Jue, Vie, Sáb] No admitido. Cada 1 semana los [Dom, Lun, Mar, Mie, Jue, Vie, Sab] No admitido. No admitido. Si el período de tiempo es superior a un año, se convierte en un año. Si el período de tiempo es superior a un año, se convierte en un año. No admitido. No admitido. No admitido. No admitido. No admitido. 18

23 Planificar una reunión Uso de plantillas de reunión Nota Para modificar o eliminar reuniones periódicas en Lotus Notes, tenga en cuenta lo siguiente: Cuando edita una reunión periódica, por ejemplo, para volver a planificar la fecha o cambiar sus opciones, los cambios que realiza en una única repetición los debe aplicar a todas las demás para que surtan efecto en el sitio de WebEx. Si solo aplica los cambios a una única repetición, dichos cambios se reflejan en Lotus Notes, pero no en el calendario del sitio. Si cancela una única repetición de una reunión periódica, dicha repetición se eliminará de Lotus Notes, pero permanecerá en el calendario. Debe eliminar todas las repeticiones de una reunión periódica en Lotus Notes para que se elimine del calendario. Uso de plantillas de reunión En las plantillas de reunión se almacenan todos sus valores de configuración preferidos, de modo que puede planificar o iniciar una reunión en línea rápidamente seleccionando la plantilla y no tendrá que introducir la misma configuración en cada reunión que planifique. No obstante, en las plantillas no se guardan el tema, la contraseña, la fecha ni la hora. Si nunca ha especificado una plantilla de reunión predeterminada en las herramientas de productividad en su ordenador local, los valores predeterminados se ajustarán a la configuración de su sitio de WebEx. Una vez especificada una plantilla de reunión predeterminada en las herramientas de productividad en su ordenador local, los valores predeterminados se ajustarán a la configuración local. Cuando planifica una reunión mediante la integración de WebEx con Lotus Notes, puede seleccionar cualquiera de las plantillas de reunión que haya guardado en el sitio de WebEx. Nota Aunque la integración de WebEx con Lotus Notes ofrece solo un subconjunto de todas las opciones que puede usar para una reunión en línea, todas las opciones están preconfiguradas en una plantilla, aunque no aparezcan en la integración. Por ejemplo, si configura privilegios concretos de los asistentes en una plantilla, se establecen esos privilegios para la reunión. Las opciones de privilegios de asistentes no están disponibles en la integración de WebEx con Lotus. Una vez planificada una reunión, no podrá cambiar la plantilla. Procedimiento Paso 1 Para consultar la información de una plantilla, seleccione el botón Configuración en la barra de herramientas de Lotus Notes y, a continuación, seleccione Plantillas de reunión. 19

24 Uso de plantillas de reunión Planificar una reunión Aparecerá su lista de plantillas de reunión guardadas en el sitio de WebEx. Paso 2 Seleccione una plantilla y, a continuación, Ver. 20

25 CAPÍTULO 4 Planificación en nombre de otro organizador Vista general de Planificar para otro organizador, página 21 Configuración previa a la planificación con otro organizador, página 21 Vista general de Planificar para otro organizador Puede planificar una reunión de WebEx en nombre de otro organizador si este le concedió el permiso necesario. Por ejemplo, si es un asistente administrativo de un director que necesita organizar reuniones de WebEx periódicamente, el director puede asignarlo para planificar reuniones en su nombre. Puede planificar, editar y cancelar las reuniones de ese organizador. Configuración previa a la planificación con otro organizador Para poder planificar una reunión de WebEx con otro organizador, asegúrese de que tanto usted como el organizador disponen de una cuenta de organizador de WebEx y de que ambos utilizan la misma versión de las herramientas de productividad de WebEx. El organizador real realiza lo siguiente: Otorga permisos al organizador que va a planificar las reuniones de WebEx en el sitio de WebEx. Si usted es el organizador real, vaya a Mi WebEx > Preferencias > Opciones de planificación. En el cuadro Permiso de planificación, introduzca las direcciones de correo electrónico de los organizadores que desea que planifiquen reuniones en su nombre. Otorga permisos al organizador real que va a planificar las reuniones de WebEx en la agenda de Lotus Notes. Para ello, el organizador selecciona a otra persona como delegado en Lotus Notes. Planificación de una reunión con otro organizador Si el organizador le ha otorgado los permisos necesarios, puede planificar una reunión en su nombre. Si está planificando la reunión con otro organizador, se lo indicará un mensaje del cuadro de diálogo Configuración de WebEx. 21

26 Planificación de una reunión con otro organizador Planificación en nombre de otro organizador Procedimiento Paso 1 En el menú de la agenda, seleccione Acción > Más > Abrir agenda de otra persona. Paso 2 Paso 3 Paso 4 Aparece el cuadro de diálogo Agenda. Seleccione Otros y, a continuación, el nombre del organizador. Consejo La próxima vez que planifique una reunión con este organizador, mientras sus permisos sigan siendo válidos, podrá seleccionar directamente su nombre en este menú. El calendario del organizador aparece como una ficha en su calendario. Seleccione la fecha y la hora en el calendario del organizador. Aparece el cuadro de diálogo Entrada de agenda. Haga clic en Añadir reunión de WebEx en la parte superior del cuadro de diálogo de la Entrada de agenda. Planifique la reunión. Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración de WebEx. 22

27 Planificación en nombre de otro organizador Planificación de una reunión con otro organizador Si está planificando la reunión con otro organizador, se lo indicará un mensaje del cuadro de diálogo Configuración de WebEx. Paso 5 Planifique la reunión. 23

28 Planificación de una reunión con otro organizador Planificación en nombre de otro organizador 24

29 CAPÍTULO 5 Administración de reuniones Descripción general de la administración de una reunión, página 25 Edición de una reunión planificada, página 25 Inicio de una reunión como organizador, página 26 Cancelación de una reunión, página 27 Unirse a una reunión, página 27 Descripción general de la administración de una reunión Después de planificar una reunión mediante la integración de WebEx con Lotus Notes, puede administrar la reunión, incluidas las siguientes tareas: Modificar una reunión. Los cambios que realice en la reunión en Lotus Notes se actualizan automáticamente en su sitio de WebEx. Iniciar la reunión, si es el organizador. Cancelar la reunión en Lotus Notes, con lo que también se elimina en el sitio del servicio. Unirse a la reunión a la vez que los asistentes. Edición de una reunión planificada Cuando planifica una reunión con la integración de WebEx con Lotus Notes, puede utilizar Lotus Notes para editarla en cualquier momento. Por ejemplo, puede cambiar la hora de inicio, especificar una nueva contraseña, elegir una opción de teleconferencia diferente, etc. Al editar una reunión planificada, con la integración de WebEx con Lotus Notes se envía una invitación actualizada a todos aquellos asistentes a los que ha invitado a la reunión y se actualiza la información en el sitio de WebEx. 25

30 Editar una reunión planificada Administración de reuniones Importante Si edita una reunión en el sitio de WebEx en lugar de con la integración de WebEx con Lotus Notes, sus cambios no aparecerán en Lotus Notes. Por ejemplo, si cambia la hora de inicio de la reunión en su sitio, la hora de inicio no cambiará en la agenda de Lotus Notes. Por lo tanto, se recomienda que solo utilice Lotus Notes para editar una reunión. Cuando utiliza Lotus Notes para editar una reunión periódica, los cambios que realiza en una única repetición de la reunión se deben aplicar a todas las demás para que surtan efecto en el sitio de WebEx. Si solo aplica los cambios a una única repetición, dichos cambios se reflejan en Lotus Notes, pero no en el calendario. Nota No puede cambiar la plantilla de una reunión planificada. Editar una reunión planificada Procedimiento Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4 En la agenda de Lotus Notes, localice la reunión que quiere editar y, a continuación, abra la pestaña de la entrada de la agenda. Edite la información o cambie las opciones de la pantalla Reunión. Seleccione Editar reunión de WebEx para editar las opciones específicas de WebEx en el cuadro de diálogo Configuración de la reunión. Seleccione Guardar y enviar invitaciones. La reunión se actualizará en el sitio de WebEx. Inicio de una reunión como organizador Cuando planifica una reunión con la integración de WebEx con Lotus Notes, puede comenzarla de una de las siguientes maneras: En la agenda de Lotus Notes, abra la reunión y haga clic en el botón Iniciar, o copie y pegue el enlace para comenzar la reunión en el explorador web. Nota El enlace que aparece en la entrada de su agenda es solamente para el organizador de la reunión. El enlace que aparece en las invitaciones de los asistentes es diferente; pueden hacer clic en él para unirse a la reunión. Inicie sesión en el sitio de WebEx y empiece la reunión desde la página Mis reuniones. 26

31 Administración de reuniones Cancelación de una reunión Para obtener más información sobre cómo iniciar una reunión planificada desde el sitio de WebEx, consulte la documentación del sitio. Cancelación de una reunión Para cancelar una reunión en línea planificada con Lotus Notes, tan solo debe utilizar las opciones de cancelación disponibles en este programa. Todos los invitados recibirán de forma automática una notificación de cancelación. Asimismo, la reunión se cancelará en el sitio de WebEx. Importante Si planifica una reunión de WebEx en Lotus Notes, debe cancelarla directamente desde Lotus Notes. Si, en su lugar, intenta cancelarla desde WebEx, la reunión no desaparecerá de Lotus Notes. Si cancela una única repetición de una reunión periódica, dicha repetición se eliminará de Lotus Notes, pero permanecerá en el calendario. Debe eliminar todas las repeticiones de una reunión periódica en Lotus Notes para eliminarla del calendario. Para obtener más información sobre cómo cancelar una reunión en Lotus Notes, consulte la ayuda de Lotus Notes. Unirse a una reunión Si el organizador de la reunión le invita a través de la integración de WebEx con Lotus Notes, recibirá una invitación por correo electrónico con un enlace que puede seleccionar para unirse a la reunión. También puede unirse a una reunión directamente desde el sitio de WebEx. Acceso a una reunión mediante una invitación recibida por correo electrónico Si recibe una invitación por correo electrónico para asistir a una reunión, puede unirse a esta de una de las siguientes maneras: Puede seleccionar el enlace que encontrará en la invitación para unirse a la reunión. Si selecciona este enlace desde un ordenador, se unirá a la reunión desde este. Si selecciona el enlace desde un dispositivo móvil en el que está instalada la aplicación móvil de Cisco WebEx Meetings, se le redirigirá a esta para unirse a la reunión. Si no se une a la reunión por Internet y solo desea unirse con el teléfono, puede marcar los números de la invitación a la reunión para acceder mediante llamada directa. La invitación a la reunión contiene otra información que puede servir para unirse, como el número o código de acceso, la contraseña de la reunión y la contraseña numérica necesaria para acceder con un sistema de vídeo o un teléfono. Si es el organizador y requiere la clave o el código de acceso de organizador, seleccione el enlace situado en la parte inferior de la invitación recibida por correo electrónico. Incorporación a una reunión desde el sitio de WebEx En lugar de unirse a la reunión haciendo clic en el enlace de su agenda de Lotus Notes, también puede hacerlo directamente desde el sitio de WebEx de una de las siguientes maneras: En la página de inicio, introduzca el número de reunión. 27

32 Unirse a una reunión Administración de reuniones Inicie sesión en su sitio de WebEx y vaya bien a Meeting Center > Mis reuniones o bien a Mi WebEx > Mis reuniones, seleccione Reuniones a las que está invitado en la lista y, después, el nombre de la reunión a la que se quiere unir. En lugar de utilizar un programa de correo electrónico para unirse a una reunión, puede ir al sitio de WebEx. Si se trata de una reunión listada, busque la entrada de la reunión en el sitio, mediante el calendario de reuniones u otra lista de sesiones. También puede introducir el número de reunión en el sitio si no está listada. Puede obtener el número de reunión de la invitación por correo electrónico o directamente del organizador de la reunión. Para obtener más información sobre cómo entrar en una reunión mediante el sitio de WebEx, consulte la documentación del sitio. 28