Pautas básicas de catalogación en Absysnet

Transcripción

1 CATÁLOGO COLECTIVO NORMAS TÉCNICAS BÁSICAS DE FUNCIONAMIENTO MANUALES BÁSICOS DE CATALOGACIÓN Junio de 2016

2 Índice A. Introducción B. Herramienta buscar para añadir C. Si el documento está en CANC o ADQT D. Si el documento está en CATA E. Si no hemos encontrado el documento en CATA+ADQT+CANC F. En el módulo de catalogación F.1 Buscar en bases de datos externas F.2 Si no aparece en bases de datos externas G. Alta de ejemplares 2

3 A. Introducción En este documento explicamos el procedimiento que se debe seguir para localizar e incorporar registros bibliográficos a la base de datos del Catálogo Colectivo de la Red de Bibliotecas de Castilla-La Mancha. Es fundamental que los catalogadores contribuyamos a tener una base de datos de calidad y limpia, con registros hechos correctamente que permitan al usuario encontrar lo que busca y al bibliotecario desarrollar sus tareas de estadísticas, búsquedas y control de la colección. Para ello, todos debemos seguir las indicaciones de los diversos manuales de catalogación y esforzarnos para que los registros que se incorporan estén completos y bien hechos. Ante todo tenemos que tener claro que del mismo registro bibliográfico tienen que colgar los diferentes ejemplares de las distintas bibliotecas, es decir, que cada ejemplar no necesita un bibliográfico diferente, como vemos en este ejemplo: Es muy importante que evitemos introducir registros duplicados en el catálogo, tanto para evitar molestias y confusiones a los usuarios como por la calidad del Catálogo colectivo: con los duplicados se ensucia la base de datos y además se hace un trabajo inútil al introducir de nuevo registros bibliográficos que ya están en CATA. Así que antes de catalogar o capturar una obra, hay que buscar de forma adecuada y repitiendo la búsqueda con otros términos si fuese necesario para comprobar si está o no en nuestro catálogo. Vamos a ver un ejemplo de duplicados: la misma película que está 8 registros diferentes 3

4 Debemos, pues, ser muy cuidadosos para evitar estos errores. En monografías es conveniente buscar por el ISBN. Si esta búsqueda no da resultados, se debe buscar por autor / título. Os recordamos que "Habrá un único registro bibliográfico por ISBN, si varía la ed. lo reflejamos en el campo Texto del ejemplar" (Manual de monografías). B. Herramienta buscar para añadir. Podemos buscar en primer lugar en CATA / Todos los registros de la Red (si el documento que buscamos está ver punto D.) También debemos comprobar si un registro está ya en alguna de nuestras otras bases de datos, para ello pulsamos el botón de la lupa buscar para añadir Se nos abre una ventana en la que podemos buscar el documento en la llamada Concatenada, que agrupa las bases de datos CATA+ADQT+CANC. 4

5 C. Si el documento que nos interesa está en CANC (cancelados) o Adquisiciones (ADQT) Hacemos lo siguiente: Damos al botón Cancelar Vamos a la base de datos ADQT o CANC, la que tenga el documento. Buscamos y localizamos el documento Una vez que lo tenemos en pantalla, desde Despliega menú usamos la opción Mover a CATA Una vez que el documento está en CATA, es importante que primero añadamos nuestro registro de ejemplar y posteriormente haríamos las correcciones oportunas en el registro bibliográfico (entrando a modificar con el botón del lápiz), siempre que fuesen necesarias. En ADQT podemos encontrar registros precatalogados (es decir contienen la mínima información: autor, título y poco más), éstos después de pasarlos a CATA habrá que completarlos: entraremos a modificar, primero intentamos capturarlos de bases externas como veremos más adelante, y si no podemos, terminaríamos de catalogarlos según el manual correspondiente. Siempre que pasamos un ejemplar de ADQT o CANC a CATA tenemos que asegurarnos de que queda catalogado correctamente de acuerdo con las normas de este manual. D. Si el documento que buscamos ya está en CATA Comprobamos que se corresponde realmente al que nosotros tenemos, y si es así podemos añadir el ejemplar de nuestra biblioteca, siguiendo el manual correspondiente. 5

6 Nunca debemos modificar un registro bibliográfico que ya está en CATA con ejemplares de otras bibliotecas para adaptarlo a nuestro documento. Por ejemplo en CATA está la novela Vestido para la muerte / Donna Leon, en la ed. Seix Barral y nuestro ejemplar es el mismo título pero en la editorial Círculo de Lectores y con distinto ISBN. En este caso nunca modificaremos el registro ya existente en CATA para que se adecue a nuestro documento, lo que debemos hacer es un registro nuevo para nuestro documento, ya que cambia el ISBN, la editorial Para comprobar si un registro bibliográfico tiene ejemplares asociados debemos seleccionar Ejemplares / Todos: Sí podemos corregir errores ortográficos o cuando detectemos algún error grave o de bulto en el registro: autoridades sin validar, carecer de materias o descriptores, falto de campos importantes, etc. Con respecto a las materias o descriptores, es preferible añadir una segunda materia o descriptor a corregir los ya existentes, ya que esto es a veces opinable. E. Si no hemos encontrado el documento en la CONCATENADA, (CATA+ADQT+CANC) Pulsamos el botón Añadir, y nos sale la ventana siguiente: 6

7 Aceptamos y en la siguiente ventana seleccionamos el tipo de documento que vamos a catalogar: F. Ya estamos en el módulo de catalogación. F.1. Buscar en bases de datos externas El siguiente paso es buscar en bases de datos externas, por si nuestro documento ya está catalogado en alguna de ellas, para ello pinchamos en el botón del cazamariposas Se nos abre una ventana con diferentes bases de datos, debemos buscar primero en REBECA, ya que colaboramos con esta base enviando registros hechos por nosotros, tratamos así de evitar enviar duplicados. Cuando capturamos un registro de REBECA mantendremos el campo T040 tal cual, sin modificar (véase Manual de monografías). 7

8 Si no está en REBECA, podemos buscar en las otras base de datos: Catálogo Colectivo de Andalucía, REBIUN, Castilla y Léon, UCLM o BNE (atención a esta última, ya que los registros capturados pueden venir con errores ortográficos en letras que llevan acentos o diacríticos, y habría que corregirlos). Si capturamos el registro de alguna de estas bases, en el campo T040, dejamos el $a, y añadimos un $d con el código de nuestra biblioteca. Si encontramos el registro que buscamos, comprobamos que es correcto, podemos dar a Capturar. Después procederíamos a corregir del registro capturado lo que fuese necesario para que se adecue a nuestros manuales: validar autoridades, añadir descriptores etc. Una vez que el registro está terminado, damos a validar (botón verde) y grabamos el registro. F.2. Si no aparece en las bases de datos externas Procederemos a catalogarlo completando los campos siguiendo el manual correspondiente (monografías, videograbaciones, etc.). G. Alta de ejemplares. Por último, una vez grabado el registro podemos dar de alta el ejemplar, para ello seguiremos el Manual de gestión de ejemplares. 8