MANUAL DE RENDICIONES DE GASTOS PROYECTOS GERENCIA INNOVACIÓN Y GERENCIA DE EMPRENDIMIENTO.

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1 MANUAL DE RENDICIONES DE GASTOS PROYECTOS GERENCIA INNOVACIÓN Y GERENCIA DE EMPRENDIMIENTO. 1

2 1. ANTECEDENTES GENERALES CONSIDERACIONES A LAS RENDICIONES PREPARACIÓN DE RENDICIÓN DE GASTOS: CONTABILIZACIÓN DE LOS SUBSIDIOS: ENVIÓ DE RENDICIÓN DE GASTOS: VISITA TERRENO: PERIODO DE ACLARACIÓN CONSIDERACIONES A LOS CRITERIOS DE REVISIÓN CUENTA RECURSOS HUMANOS CUENTA GASTOS DE OPERACIÓN CUENTA GASTOS DE INVERSIÓN CUENTA GASTOS DE ADMINISTRACIÓN CUENTA OVERHEAD ANEXO N ANEXO N ANEXO N

3 1. ANTECEDENTES GENERALES Las Instrucciones de operación y procedimientos para el desarrollo técnico y financiero es el documento que regula en detalle todos los aspectos relacionados con el seguimiento financiero de los proyectos, detalla la forma y oportunidad de efectuar la rendición; los requisitos que debe reunir un gasto para ser aceptado y la forma en que debe respaldarse; además indica las obligaciones y facultades que tiene la Corfo de exigir rendición de cuentas y las facultades y obligaciones asociadas a ésta, entre otros. Por lo tanto el presente manual tiene como objetivo principal ser una guía didáctica para el beneficiario con respecto al proceso de rendiciones de gastos asociados a los proyectos subsidiarios con fondos Corfo, el uso del Sistema, los tiempos asociados a las revisiones y los criterios de revisión. El Sistema de Gestión de Proyectos (en adelante, SGP ), es el software que da soporte a toda la información del proyecto, desde la postulación hasta su término y/o cierre. Por lo tanto la rendición de gastos debe ser realizada a través de este Sistema. El seguimiento financiero será realizado sobre el último presupuesto disponible en el SGP, el cual debe contener todas las modificaciones presupuestarias y reprogramaciones aprobadas por el Subcomité, Subdirección o Gerencia. Corfo mantendrá un permanente seguimiento y control de la ejecución del proyecto, mediante el análisis y evaluación de informes, visitas inspectivas y otras actividades, tales como auditorías selectivas, por lo tanto el beneficiario deberá dar al personal dependiente de Corfo y al personal externo contratado con esta finalidad, las facilidades necesarias para tomar conocimiento directo de los antecedentes del proyecto con el fin de verificarlos. 3

4 2. CONSIDERACIONES A LAS RENDICIONES 2.1 Preparación de rendición de gastos: El beneficiario deberá preparar la rendición de gastos en base a las condiciones generales y específicas que rigen a cada proyecto, es decir, verificar las condiciones de la línea de financiamiento según sus bases técnicas y administrativas, también revisar las condiciones estipuladas en los convenios de subsidios, respetando en todo momento la estructura presupuestaria aprobada. Los beneficiarios deberán tener presente los siguientes antecedentes: - El beneficiario deberá realizar análisis periódicos de gastos en el sistema SGP (sistema habilitado por Corfo para el seguimiento de los proyectos), lo cual constituye una declaración del uso de los recursos invertidos en las actividades del proyecto. - El beneficiario deberá mantener en forma ordenada y disponible toda la documentación de respaldo, la cual corresponde a la acreditación de la inversión de los recursos otorgados. - Mantener a disposición de la Contraloría General de la Republica, los antecedentes relativos a la rendición de cuentas de las señaladas transferencias. Los gastos rendidos en el proyecto deben estar ejecutados desde la fecha de inicio la cual corresponde a la total tramitación de la resolución que aprueba el convenio (fecha de notificación de la resolución), hasta el último día del plazo señalado en el convenio. Existen algunas líneas de financiamiento que permiten la realización de gastos anticipados, gastos que solo se podrán reconocer desde la fecha de la comunicación de la decisión aprobatoria del subcomité, no se reconocerán gastos efectuados con anterioridad a esta última fecha. 2.2 Contabilización de los subsidios: La beneficiaria deberá mantener un centro de costos exclusivo para el proyecto, en este se deberá ingresar el detalle de todos los gastos asociados al proyecto, clasificando por cuenta y fuente de financiamiento (mayor del subsidio). El registro contable de la recepción del subsidio modalidad anticipo y de la ejecución de los gastos debe ser efectuado de la siguiente forma: Cuenta de Pasivo (P): Ingreso del subsidio InnovaChile Cuentas de Activo (A): Cuentas de desembolsos del proyecto imputados al subsidio (según las cuentas de cada línea de financiamiento). 4

5 Al ser entregado el subsidio en modalidad de reembolso la beneficiaria deberá registrar en la cuenta de activos todos los desembolsos con cargo a la fuente de InnovaChile, una vez recepcionados los fondos del subsidio se creará la cuenta de pasivo. A continuación la forma que deben realizar las contabilizaciones asociadas a la recepción y ejecución de los gastos del proyecto modalidad anticipo: Transacciones Debe ($) Haber ($) Banco (A) Subsidio Corfo (P) Gl.: Pago cuota anticipado subsidio RRHH (A) Operación (A) Inversión (A) (*) Aportes Pecuniarios (A) (RRHH, Operación, Inversión) Banco (A) Banco (A) Gl.: Por Ejecución de los gastos del proyecto Subsidio Corfo (P) (*) Aportes Pecuniarios (R) (RRHH, Operación, Inversión) Gastos RRHH (A) Operación (A) Inversión (A) (*) Aportes Pecuniarios (A) (RRHH, Operación, Inversión) Gl.: Aprobación Corfo de la rendición presentada Subsidio Corfo (P) Banco (A) Gl.: Devolución de Recursos Corfo x (*) Los aportes pecuniarios del beneficiario pueden ser registrados como activo hasta su aprobación o registrarlos directamente en las cuentas de resultados, dependerá del periodo contable en que se encuentre el beneficiario y las fechas de aprobaciones comprometidas por CORFO. 2.3 Envió de rendición de gastos: El envío del informe técnico y financiero debe ser efectuado a través del Sistema según la fecha estipulada en el calendario de rendiciones pactadas en cada convenio de subsidio, en donde el 5

6 beneficiario deberá preparar los antecedentes para luego ser ingresados al SGP (envío formato digital). En cada informe enviado a través del SGP deberán rendirse los gastos asociados a las actividades ejecutadas hasta 30 días corridos anteriores a la fecha de envío del informe según calendario de entrega estipulado en el convenio de subsidio, salvo las modificaciones posteriores aprobadas por sistema. También se podrán rendir gastos correspondientes a actividades ejecutadas en el período de informes anteriores, siempre y cuando sea aprobada su pertinencia al proyecto, no se encuentren aprobadas y no excedan el presupuesto aprobado por el Subcomité u órgano decisor. El ejecutivo técnico deberá dejar reflejada esta pertinencia en el SGP. El ingreso de la rendición en el Sistema se debe efectuar de acuerdo a los siguientes pasos: Ingresar al link luego entrar con el usuario y clave: Se debe seleccionar el proyecto que se quiere rendir: El sistema arrojara el proyecto, el cual se debe seleccionar: 6

7 Ingresar al módulo de rendiciones: Ingresar el detalle de los gastos, definiendo el informe a rendir, la cuenta, el ítem, fuente de financiamiento 1, el mes y la etapa si aplica: 1 Se entiende por Fuente de Financiamiento los gastos imputados al Subsidio, a los aportes de la beneficiaria, a los aportes de las asociadas o a los aportes de los coejecutores. 7

8 Verificar que el ingreso sea correcto: 8

9 Se presenta la opción editar para modificar o eliminar un ingreso mal registrado. El Sistema posee la funcionalidad de validar si existe duplicidad de documentos ya rendidos, permitiendo ingresarlo igualmente si es necesario. En este escenario el beneficiario debe tener presente que la rendición de una misma factura o boleta de ventas y servicios en dos o más proyectos, sólo se aceptará mediante la presentación del 9

10 documento con el estampado del timbre de inutilización, acompañado de un anexo en el cual se indique la denominación de los otros proyectos en que se rinde la misma factura o boleta de ventas y servicios, con el detalle de montos o porcentajes atribuidos a cada uno, según corresponda. El ejecutivo financiero verificará que la sumatoria de los montos que se está imputando a cada proyecto, en ningún caso supere el monto total que detalla el documento de respaldo del gasto Revisar los montos totales ingresados y los saldos por rendir correspondiente a la ejecución de los gastos comprometidos según presupuesto aprobado: Una vez que estén corroborado los datos y los montos a rendir el beneficiario debe enviar la rendición mes por mes: Luego del envío de las rendiciones el beneficiario deberá enviar el Informe Técnico 10

11 correspondiente al periodo rendido: Selección del Informe: Comenzar a rendir o revisar: 11

12 Opciones de modificaciones: Detalle de rendición de una actividad: 12

13 Posibilidad de subir archivos que acompañen al informe: Revisión de las actividades ejecutadas: 13

14 Envío del Informe: La omisión o retardo no autorizado por Corfo en el envío de informes o rendiciones por sistema, generará la aplicación de la multa establecida en las bases y/o en los convenios de subsidio respectivos u rechazo de la rendición financiera asociada. 14

15 2.4 Visita Terreno: La revisión en terreno será realizada según la fecha establecida en el calendario pactado en el convenio de subsidio del proyecto, fecha que corresponderá al quinto día hábil posterior a la fecha del envío del informe correspondiente a través del SGP. Esta fecha sólo podrá modificarse por iniciativa exclusiva de InnovaChile, esta modificación no podrá ser solicitada por el beneficiario, por lo tanto con anticipación, se deben tomar las medidas necesarias para que la visita se efectúe al quinto día hábil posterior a la fecha de envío del informe correspondiente a través del SGP. Si no es posible efectuar la visita en terreno el día mencionado, el beneficiario deberá presentar como única vez la documentación original y complementaria exigida por las Instrucciones de operación y procedimientos para el desarrollo técnico y financiero 2 en las oficinas de Corfo en la fecha que se le indique, todos aquellos respaldos no presentados en esta oportunidad serán rechazados. En cada visita se dejará constancia de lo revisado a través de un acta que deberá ser firmada por el beneficiario o su representante y el ejecutivo encargado de la revisión. El beneficiario durante la visita en terreno deberá presentar el respaldo físico de lo informado a través de SGP, revisión que verificara los siguientes contenidos: - Respaldos originales, ordenados según el detalle del movimiento de gastos ingresado al SGP, Boletas de honorarios, facturas, boletas de compra, liquidaciones de sueldo, Invoice, etc., todos originales timbrados con el detalle del código del proyecto y la fecha de la inhabilitación, a modo de ejemplo la invalidación de un documento original: 2 Las Instrucciones de operación y procedimientos para el desarrollo técnico y financiero se encuentra disponible en los archivos relativos al manejo del proyecto en Descargas Documentos Relativos al manejo de proyectos del SGP. 15

16 Para mayor detalle el formato del timbre de invalidación debe ser el siguiente: Financiado por InnovaChile/Corfo Fecha Proyecto código Informe N º Monto imputado $ Fuente de financiamiento: Monto InnovaChile $ Monto Beneficiario $ Monto Asociado(s) $ En el caso que la documentación de respaldo haya sido emitida a través de medios electrónicos, el beneficiario debe inutilizarla incluyendo en el detalle o glosa el nombre y código del respectivo proyecto. Sin perjuicio de lo anterior, InnovaChile podrá, en forma excepcional, recibir documentación que no haya sido inutilizada en la forma prescrita, si la imposibilidad de hacerlo proviene de causas ajenas a la voluntad del cuentadante, debiendo calificarse fundadamente por InnovaChile y dejarse constancia expresa de ellas en cada caso. - Copia del centro de costos del proyecto o mayor contable que registre los gastos del subsidio o balance en su defecto (para verificar la correcta estructura contable). 16

17 - Comprobante de ingreso del subsidio emitido por el beneficiario en el caso de anticipos y transferencias de cuotas, según formato Anexo N 1. - Registros contables de cada uno de los gastos tales como los Libros de Compras (para verificar el registro de las facturas y su correcta declaración del IVA Crédito), los Libros de Retenciones (para verificar el correcto registro de las retenciones), los Formularios 29 (de los meses del proyecto, para verificar la declaración y pago del IVA crédito) y los Libros de Remuneraciones (registro de remuneraciones). El gasto rendido debe está identificado con el fin a agilizar la revisión en terreno, a modo de ejemplo un libro de compra: - Comprobante de pago de cada uno de los gastos, Identificación de medio de pago que acrediten el desembolso efectivo de los gastos rendidos, tales como cartolas bancarias, comprobantes de depósitos u otro medio que lo valide (verificación del pago efectivo), a modo de ejemplo una cartolas con la identificación del pago: Para aquellos proyectos en donde se presenten gastos cancelados al contado la beneficiaria deberá proporcionar respaldos que acrediten el pago real del gastos, tales como 4 copia cedible o declaraciones juradas del proveedor o prestador del servicio. 17

18 Excepcionalmente es posible aceptar el pago de bienes y servicios utilizando Tarjeta de Crédito, debiendo ser cancelados dentro del plazo de un mes de facturado dicho gasto y en una sola cuota. Durante el seguimiento financiero se verificará que el pago de la cuota sea realizado para cada gasto rendido dentro del período en revisión. Para el caso de pagos realizados a través de PayPal el pago efectivo se deberá respaldar de la siguiente forma: Invoice del proveedor respectivo. Transaction details. Si se trata de fondos PayPal se debe adjuntar un PayPal Balance donde se ve la disponibilidad de recursos al momento del pago. Si Paypal se fundara en una cuenta corriente o tarjeta de crédito, es necesario enviar información de estas (cartolas y certificados de traspasos). - Certificado de aportes en formato original firmado por las empresas que aportan (si corresponde), adjuntando a este la memoria de cálculo que detalle los aportes declarados en el certificado y la documentación que respalde los aportes declarados (liquidaciones de sueldo, cotizaciones de mercado, contratos, facturas, boletas, según sea el caso), según formato descrito en el Anexo N 2. - Planillas de declaración y pago de cotizaciones previsionales tales como Previred (para verificar la efectiva declaración y pago de cotizaciones inherentes al proyecto). - Contratos de trabajo y anexos de los trabajadores que participan en el proyecto. - Cotizaciones de mercado según establezca el convenio de subsidio y las Bases Generales Administrativas que rigen al Proyecto. - Órdenes de compras del Sistema Chilecompra cuando proceda (Instituciones públicas). Una vez finalizada la visita el ejecutivo a cargo de la revisión obtendrá respaldo digital de toda la documentación visada mencionada anteriormente, según correspondiese. Las observaciones surgidas de la revisión en terreno por la ausencia de la documentación indicada anteriormente, podrán ser subsanadas en una sola instancia la cual será comunicada al beneficiario vía correo electrónico y/o vía SGP, si esta última alternativa se encuentra disponible, teniendo el beneficiario un plazo de cinco días, a contar de su recepción para acompañar documentación y/o efectuar aclaraciones tendientes a subsanar el rechazo de gastos. 18

19 Si el motivo del rechazo es la falta de algún documento de respaldo (3), el beneficiario debe traerlo materialmente a las oficinas de Corfo dentro del período de aclaración. 2.5 Periodo de Aclaración Las rendiciones revisadas contemplan un periodo de aclaración de gastos, el que será notificado mediante un correo electrónico a las personas que tengan el rol de Director y Director Alterno en el Sistema. Al ingresar al Sistema de Gestión de Proyectos e ingresar en el proyecto que le corresponde, el usuario debe seleccionar la opción de resumen por periodos tal como se indica en la siguiente imagen. 3 Entendemos por documento de respaldo, aquel documento tributario, contable u otros (boletas, facturas, liquidaciones de sueldo, etc.) que da cuenta fehaciente de la existencia del gasto. 19

20 Una vez allí, se despliega un cuadro resumen que muestra la información según los resultados de la revisión realizada por los ejecutivos de CORFO. Para proceder a revisar las observaciones de los ejecutivos ingresadas en aquellos gastos rechazados o objetados y posteriormente aclararlos si corresponde, el usuario debe hacer clic en el monto indicado según la siguiente imagen: Tras hacer clic, el usuario es llevado al cuadro de detalle de movimientos de gastos como se muestra en la siguiente imagen: 20

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22 El usuario puede utilizar el filtro de búsqueda del cuadro de detalle de movimientos de gastos como se muestra, nótese que debe presionar el botón aplicar filtro para que tenga efecto. Puede también revisar el cuadro de resumen de revisiones que indica los ítems según estado, para efectos prácticos los gastos marcados como Rechazados y objetados, fueron revisados por los ejecutivos y no fueron aprobados, por el que el usuario puede iniciar el periodo de aclaración haciendo clic en el icono de comentario correspondiente al gasto que desea aclarar o revisar. Observación: Recuerde revisar todos los periodos asociados al informe, para ello, utilice el filtro. Una vez que se hace el clic en el icono del comentario del gasto como se muestra en la imagen (cada registro tiene sus comentarios), el sistema le ofrece al usuario la posibilidad de agregar un comentario (opcional, si hay algo que comentar) para sea revisado por el ejecutivo técnico y financiero del proyecto, lo que puede contener una explicación, aceptación o comentario general al rechazo u objeción de los ejecutivos, adicionalmente, el sistema le ofrece la opción de subir un único archivo con antecedentes para que revisen los ejecutivos. Si desea subir más de un archivo, deberá subirlos comprimidos (mediante el software wizip o winrar se puede lograr). 22

23 Al hacer clic se despliega el cuadro para subir el archivo, la descripción que se solicita es solo opcional. 23

24 Finalmente cuando ingresa la observación y sube el archivo (ambos pasos opcionales), entonces el beneficiario puede presionar el botón Guardar y Cerrar. El proceso debe repetirlo para cada registro de línea de gasto en estado objetado o rechazado que le interesa aclarar para que los ejecutivos reconsideren su revisión en base a los nuevos antecedentes proporcionados. Cuando el proceso finaliza, el usuario tiene la opción de enviar todos los periodos y el informe nuevamente para que se retome la evaluación por los ejecutivos de CORFO, o bien puede esperar que el mismo sistema lo haga de forma automática pasado el periodo de aclaración definido en después de pasado el tiempo de revisión establecido en el documento de Instrucciones Operativas para la rendición. Los gastos cuyos respaldos no sean presentados durante la revisión en terreno, ni se acompañen posteriormente durante el período de aclaración señalado en el párrafo precedente, serán rechazados sin posibilidad de ser rendidos en un próximo informe, sea de avance o final, salvo que 24

25 el beneficiario haya informado oportuna y fundadamente las razones de la omisión o falta de entrega. Para la visita en terreno se recomienda la presencia del contador de la empresa. En casos de contar con contabilidad externa, el personal responsable de la rendición deberá estar presente. 3. CONSIDERACIONES A LOS CRITERIOS DE REVISIÓN A continuación se presenta un cuadro resumen con todas las consideraciones que el beneficiario debe tener al momento de preparar su rendición de gastos, criterios de revisión que al ser cumplidos dan origen a la aprobación del gasto: 3.1 Cuenta Recursos Humanos Descripción: Corresponde a las horas hombres rendidas en un proyecto ya sea a través de la contratación directa (contrato de trabajo) o mediante la contratación de servicios profesionales modalidad honorarios. En esta cuenta se podrán presupuestar ingresos incrementales del personal preexistente que realice labores adicionales relacionadas directamente con el proyecto siempre y cuando las bases técnicas del instrumento lo permitan. No se pueden presupuestar gastos relacionados con la contratación de personas jurídicas, salvo que concurran copulativamente las siguientes circunstancias: a) Se trate de servicios contratados a empresas individuales de responsabilidad Limitada (E.I.R.L.) o a Sociedades de profesionales Rendición y condiciones Renta bruta (total haberes) acreditada con liquidación de sueldo, verificado el registro de esta en libro de remuneraciones y la declaración de cotizaciones previsionales. Contratos de trabajos y anexos para verificar los ingresos incrementales del personal recurso humano preexistente, profesionales que realizan labores adicionales relacionadas directamente con el proyecto. Boletas de honorarios con valores brutos, verificado el registro de esta en libro de retenciones y la declaración de las retenciones en formularios 29. Boletas de Prestación de servicios de terceros con valores brutos, verificado el registro de esta en libro de retenciones y la declaración de las retenciones en formularios 29. En el caso de que participen los propietarios, socios o accionistas de la beneficiaria se acepta: Cuando las bases técnicas del instrumento establezcan que los gastos rendidos en esta cuenta deben cumplir con los requisitos establecidos en Art 31 N 6, inciso tercero, Ley de Impuesto a la Renta (D.L. 824/1974), en 25

26 que tributen en segunda categoría, y, b) Se trate de servicios personales prestados por la(s) persona(s) natural(es) contribuyentes de estas entidades. En este sentido, se excluye la contratación de servicios de colocación o provisión de personal. No se podrá rendir provisiones de gastos en esta cuenta, ni tampoco bonos o asignaciones especiales El pago del seguro obligatorio de invalidez y cesantía, es una obligación de carácter legal que recae únicamente sobre el empleador, la cual es pagada íntegramente a su cargo, sin deducciones de la remuneraciones de los trabajadores, y por lo tanto, no podrán ser financiados con el subsidio. adelante (LIR), se debe considerar los siguientes requisitos copulativos: 1. El beneficiario debe ser persona natural (no obstante que durante la ejecución del proyecto, constituya una persona jurídica). 2. Sólo aplica a remuneraciones, no a honorarios. 3. Durante cada fase, su remuneración debe ser inferior a los topes correspondientes. 4. Cumplir los requisitos establecidos en Art 31 N 6, inciso tercero, de la LIR, esto es: - Que trabaje permanentemente para el beneficiario. - Que la remuneración sea hasta el monto afecto a cotizaciones previsionales. - La remuneración debe ser fijada, ya sea en su calidad de empresario individual, o bien, como socio de la sociedad de personas (ejemplo: Sociedad de Responsabilidad Limitada), o socio gestor de sociedad encomandita, que haya sida constituida durante la ejecución del proyecto. - En conformidad a la Circular 42, de 1990, de SII, que la remuneración y el impuesto de Segunda Categoría que les afecte, se contabilice debidamente en los períodos que corresponden dichos concepto, identificando a sus beneficiarios. Si la beneficiaria contrata a alguno de sus socios, debe tener presente que: Si se trata de una sociedad de personas o empresario individual, se deben observar las reglas establecidas para el Sueldo patronal, establecido en el Art 31 N 6, de la LIR. En relación al pago de honorarios que se realice por la sociedad de personas (o empresario individual) a uno de sus socios, o cuando no se cumplan los requisitos para el sueldo patronal, en conformidad a los artículo 21 y 62 de la LIR, todos aquellos casos reciben el tratamiento retiros, perdiendo respectivamente su calidad de honorarios y/o sueldo patronal. 26

27 En conclusión, si se trata de una sociedad de personas o empresario individual, se puede aceptar como gasto imputable al subsidio, la remuneración de alguno de sus socios, cumpliendo con los requisitos señalados (sueldo patronal), y no se aceptarán como gasto imputable al subsidio honorarios pagados por la sociedad a alguno de sus socios (puesto que perderían la calidad de honorarios, dado el tratamiento de retiro que establece la LIR para estos casos). Si se trata de una sociedad de capital (por ejemplo, Spa. y S.A.), la ley no establece las limitaciones indicadas para las sociedades de personas. Por lo tanto si un beneficiario cae dentro de esta categoría, si sería imputable al subsidio, tanto una remuneración, como un pago de honorarios hecho a uno de sus socios en el marco del proyecto. No obstante lo anterior, debe existir en este caso el respaldo necesario de contrato de trabajo, liquidación de sueldo y/o contrato de prestación de servicios, según corresponda. 3.2 Cuenta Gastos de Operación Descripción: Corresponde a gastos directos asociados a la ejecución de las actividades del proyecto, tales como: Combustibles, lubricantes, insumos, suministros, arriendos de vehículos, estudios, actividades de difusión, capacitación, giras. Si así lo establecen las respectivas bases se podrán considerar, entre otros y los gastos asociados a las actividades de administración y apoyo al proyecto. Rendición y condiciones Facturas o boletas de compras o ventas emitidas a nombre de la beneficiaria. En caso de facturas, deberá imputarse al proyecto el valor neto (sin IVA). Excepcionalmente, en caso de que la beneficiaria no sea sujeto de IVA, se reconocerá como gasto del proyecto el valor bruto (incluido IVA) de este documento. Tratándose de boletas de compras o ventas, éstas deberán imputarse al proyecto a su valor bruto. Tratándose de acreditar el gasto de arrendamiento de bienes inmuebles exento de IVA, deberá acompañarse el contrato de arrendamiento con el recibo por el pago de las rentas, debidamente firmado por el arrendador. En esta cuenta se deben rendir los El gasto de garantías está relacionado directamente con la emisión de estas, el documento a rendir 27

28 gastos de Garantías según el presupuesto tope establecido en Las Instrucciones de operación y procedimientos para el desarrollo técnico y financiero (El costo financiero asociado a las garantías, se podrán financiar gastos hasta un tope del 3% del total del subsidio otorgado). No se podrán presupuestar ni rendir en esta cuenta recursos preexistentes al inicio del proyecto tales como uso de espacios físicos. Se podrán rendir servicios externalizados, estos servicios deben estar autorizados por Corfo desde la postulación del proyecto. En dicha instancia el beneficiario deberá haber presentados los requisitos estipulados en las Bases Generales Administrativas (punto 10.5 Procedimiento para adquisiciones y contrataciones). Esta exigencia está asociada a la contratación de servicios externos tanto para empresas relacionadas como no relacionadas de la beneficiaria. corresponderá al otorgado por la Institución financiera que emite el documento, el cual debe indicar el número del documento custodiado por Corfo. Los pasajes adquiridos y viáticos pagados con cargo al subsidio deberán cumplir con los siguientes requisitos: - Pasajes en clase económica; - Viáticos para actividades en el extranjero: no podrán ser superiores a lo indicado en la Tabla de Viáticos del Ministerio de Relaciones Exteriores de Chile, equivalente al Grado 6 de la Escala de Sueldos de este Ministerio. La tabla de viáticos puede ser obtenida en la página Web - Viáticos para actividades en Chile: éstos no podrán ser superiores a lo indicado en la Tabla de Viáticos de CORFO, equivalente al Grado 6. Para el caso de compra de pasajes que no cumplan con los requisitos antes señalados, la beneficiaria sólo podrá cargar al subsidio el monto señalado en el párrafo anterior. El exceso será considerado aporte de la beneficiaria en la rendición respectiva. Las facturas deben estar declaradas en los libros de compras respectivos y declarados en los formularios 29. Boletas de honorarios con valores brutos, verificado el registro de esta en libro de retenciones y la declaración de las retenciones en formularios 29. Boletas de Prestación de servicios de terceros con valores brutos, verificado el registro de esta en libro de retenciones y la declaración de las retenciones en formularios 29. Los gastos que no correspondan a ser registrados en los libros oficiales tales como boletas de servicios deberán estar registrados en el mayor del subsidio. 28

29 3.3 Cuenta Gastos de Inversión Descripción: Corresponde a los gastos en adquisición de equipamiento, mejoras de bienes inventariables destinados al proyecto. Considerar para las adquisiciones lo establecido en las Bases Generales Administrativas (punto 10.5 Procedimiento para adquisiciones y contrataciones). Rendición y condiciones Facturas o boletas de compras o ventas emitidas a nombre de la beneficiaria. En caso de facturas, deberá imputarse al proyecto el valor neto (sin IVA). Excepcionalmente, en caso de que la beneficiaria no sea sujeto de IVA, se reconocerá como gasto del proyecto el valor bruto (incluido IVA) de este documento. Tratándose de boletas de compras o ventas, éstas deberán imputarse al proyecto a su valor bruto. Podrán aceptarse boletas de honorarios por servicios profesionales cuando se trate de habilitaciones, mejoras, reparaciones de los bienes rendidos en esta cuenta. Los documentos de respaldo deben indicar claramente la descripción de los bienes y servicios adquiridos. Cuando se trate de adquisiciones de equipos se financiará solo la proporción del uso que de ellos se disponga para el proyecto. Tabla de depreciación vida útil normal. Las inversiones se aceptaran siempre y cuando cumplan con los requisitos generales independientes de su financiamiento. Las facturas deben estar declaradas en los libros de compras respectivos y declarados en los formularios 29. Boletas de honorarios con valores brutos, verificado el registro de esta en libro de retenciones y la declaración de las retenciones en formularios 29. Boletas de Prestación de servicios de terceros con valores brutos, verificado el registro de esta en libro de retenciones y la declaración de las retenciones en formularios 29. Los gastos que no correspondan a ser registrados en los libros oficiales tales como boletas de servicios deberán estar registrados en el mayor del subsidio. 29

30 3.4 Cuenta Gastos de Administración Descripción: Los gastos que deben ser rendidos en esta cuenta corresponden a servicios básicos (electricidad, agua, gas, aseo, internet, telefonía y telefonía celular), servicios de contabilidad y personal administrativo de apoyo. Los gastos por gestión del proyecto podrán considerarse en esta cuenta sin embargo son con cargo a aportes de la beneficiaria. La Unidad de Seguimiento podrá solicitar toda la documentación que estime necesaria sea mediante fotocopia o original con el objetivo de verificar la existencia, integridad y exactitud de los montos declarados en el certificado. El monto máximo aprobado para estos gastos no debe ser superior al 15% de la suma del subsidio otorgado en el resto de las cuentas. Rendición y condiciones Para efectos de rendición, se considerará documento auténtico un certificado firmado por el aportante o su representante que detalle los conceptos de gasto, el correspondiente nº y fecha de emisión de los documentos que respaldan el valor rendido. Durante la revisión en terreno, el ejecutivo a cargo auditará el centro de costos respectivo con el fin de verificar el correcto registro de los montos informados en el certificado, el formato de este se encuentra en el anexo Nº2. Dicho certificado debe tener adjunto las facturas o boletas que respaldan los gastos presentados, documentos emitidos que deben estar emitidos a nombre de la beneficiaria o coejecutora según la línea de financiamiento, debe imputarse el valor neto si es sociedad sujeta a IVA de no ser así se aceptan los valores brutos. 3.5 Cuenta Overhead Descripción: Corresponde a los conceptos de administración o gestión de los proyectos, estos conceptos no podrán considerar los ítems indicados en la cuenta Gastos de Administración. Esta cuenta será utilizada siempre y cuando las bases técnicas de cada instrumento lo establezcan. Rendición y condiciones Este tipo de gastos se rinde a través de una factura exenta emitida a nombre de Innova Chile/Corfo según corresponda. Las facturas deben estar declaradas en los libros de compras respectivos y declarados en los formularios 29 30

31 ANEXO N 1 COMPROBANTE DE INGRESO Código Proyecto: N comprobante: Nombre Empresa Fecha Recepción: RUT Nombre Institución INNOVACHILE RUT K Concepto del Ingreso: - Transferencia - Vale Vista - Otro Detalle del Ingreso: Banco /Institución N Documento Monto Proyecto / Programa Emitido Por: Nombre Responsable del Ingreso: Comentario: Recepción Conforme Firma/Timbre Nota: Modelo de comprobante que debe ser entregado al Ejecutivo a cargo del proyecto, una vez que los fondos sean recepcionados. (Debe cumplir con los requisitos mínimos señalados en la Resolución Nº759 de la Contraloría General de la República). 31

32 ANEXO N 2 CERTIFICADO GASTOS DE ADMINISTRACIÓN El suscrito, en su calidad de representante de (nombre o razón social del beneficiario), y en el contexto de ejecución del proyecto denominado.., código N, certifica que el proyecto ha incurrido en gastos de administración de acuerdo al siguiente detalle; Ítem del Gasto Periodo Imputación Tipo de Documento de respaldo N de Documento Proveedor/ Prestador Monto del Gasto ($) Total La empresa asegura a la fecha de este certificado, que las cantidades arriba consignadas se encuentran pagadas, registradas en los libros de contabilidad, y corresponden a los gastos de administración por concepto de la debida ejecución del proyecto individualizado, todo de acuerdo a los términos y condiciones del convenio suscrito por (beneficiario) y el Comité InnovaChile. La documentación justificativa de estos gastos se mantiene en las instalaciones de (nombre del beneficiario), documentación que, previa solicitud, se facilitará para su examen por las autoridades del Comité, la Contraloría General de la República y/o auditores independientes. X Nombre Apellido1 Apellido2 Representante del beneficiario... 32

33 ANEXO N 3 CERTIFICADO APORTES VALORADOS El suscrito, en su calidad de representante de (nombre o razón social del beneficiario), y en el contexto de ejecución del proyecto denominado..., código N., certifica que el proyecto ha incurrido en los siguientes aportes de carácter no pecuniarios o valorizados, de acuerdo al siguiente detalle: Cuenta Ítem del Gasto Período Imputación Descripción del Aporte Tipo de Documento de respaldo N de Documento Proveedor/ Prestador Monto del Aporte ($) Total La empresa asegura a la fecha de este certificado, que los aportes arriba declarados por concepto de la debida ejecución del proyecto individualizado, están acorde a los términos, cartas de compromisos y condiciones del convenio suscrito por (beneficiario/asociada/coejecutora) con InnovaChile/Corfo. La documentación justificativa de estos aportes se encuentra anexa al presente certificado y además en las instalaciones de (nombre del beneficiario), documentación que, previa solicitud, se facilitará para su examen por las autoridades del Comité, la Contraloría General de la República y/o auditores independientes. X Nombre Apellido1 Apellido2 Representante del beneficiario... 33