RECOMENCIONES PARA EL BUEN USO DEL CORREO CORPORATIVO INTERNET Y CORREO ELECTRONICO

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María Mercedes Vázquez Jiménez
hace 6 años
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1 Nº Revisión: Pág.: 1/5 A) Objetivo: Propiciar el uso racional de los recursos de telecomunicaciones, Internet y Correo Electrónico, minimizando la posibilidad de infección de software malicioso (Virus, Spam, Spyware, Phising, otros), para garantizar la integridad total de los datos y reducir el riesgo de pérdida parcial o total de información. B) Alcance: Todos los trabajadores que son usuarios de una computadora personal asignada por la organización o portátil que tienen acceso a internet, conectada a las redes locales en las instalaciones físicas de la Organización y con cuenta de Correo Electrónico Corporativo. C) Definiciones: Internet: Es un conjunto descentralizado de redes de comunicación interconectadas a través de computadoras que funcionan como una red lógica única de alcance mundial. Correo Electrónico: en ingles (electronic mail), es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes rápidamente mediante sistemas de comunicación electrónica como es el Internet. Correo Corporativo: para la organización, son las direcciones de correos que terminan y estos son administrados únicamente por personal de la Unidad de Informática. Correo Masivo: Entiéndase por correo masivo todo aquel que sea ajeno a la organización (cadenas, publicidad y propaganda comercial, política o social, entre otros) Software Malicioso: Son programas que tienen como objetivo infiltrarse en el sistema sin el consentimiento de su dueño y/o generar daño

2 Nº Revisión: Pág.: 2/5 físico/lógico en la computadora. Estos programas suelen aprovechar cualquier vulnerabilidad de los sistemas o aplicaciones, pueden atacar directamente al computador, al Sistema Operativo o la Red corporativa. La Internet y los dispositivos de almacenamiento externos (Ej.: pen drive) son un medio muy común de contagio. D) Disposiciones Generales 1. Evaluar el mejor medio de comunicación Si existen medios más efectivos, que permitan una comunicación directa, seguramente se obtendrán respuestas más precisas e inmediatas. No dude en utilizar el teléfono o entrevista directa siempre y cuando sea posible o necesario. 2. Redacción Breve Sea breve y preciso en el mensaje. Evite divagaciones que pudiesen hacer perder la esencia del correo, de esta manera evitamos invertir gran cantidad de tiempo, y ser más productivos día a día, para nosotros y para la persona que lee el mensaje. 3. Evitar confirmaciones de Lectura/Entrega al enviar a múltiples destinatarios Las confirmaciones innecesarias a múltiples usuarios pueden generar tráfico en la red, congestión en el ancho de banda y saturación de las cuentas de correo. Hagamos uso consciente de éstas confirmaciones, para que sean realmente valiosas. 4. Adjuntar Archivos no mayores a 5 MB Adjuntar sólo los archivos necesarios, especialmente cuando el correo va dirigido a varias personas. Si los archivos son pesados, utilicemos herramientas para comprimir la información y reducir su capacidad (Ej: WinZip y WinRar), contribuyendo así a mejorar el ancho de banda.

3 Nº Revisión: Pág.: 3/5 5. No seleccionar Responder a TODOS a menos que sea realmente necesario. Evitemos éste tipo de respuestas. Responda sólo al remitente que de seguro será el verdadero interesado en la confirmación. 6. No utilizar el correo corporativo para suscripciones on-line, registros en foros, redes sociales o afiliaciones particulares. El correo corporativo es una herramienta de trabajo, la cuál debe ser administrada de manera apropiada para evitar el contagio de Virus y el ataque de Spam, Spyware u otros programas maliciosos que se encuentran en éste tipo de páginas por demás vulnerables. Para éste tipo de afiliaciones, se recomienda abrir o utilizar cuentas de correo personales, por ejemplo gmail. 7. Depurar con frecuencia sus buzones de correo. Si tiene instalado algún cliente de correo (MS Outlook u Outlook Express), por favor conserve sólo los correos de importancia e interés corporativo, el resto elimínelo, con esto se contribuye a mejorar el funcionamiento del equipo. Si es de las personas que acceden a su correo a través del WEB ( debe estar muy pendiente de mantener el buzón con espacio disponible, de ésta forma evitará perder información por no contar con espacio suficiente para recibir nuevos correos. 8. Tener criterio y ser precavido al momento de abrir un correo. No abrir correos de remitente desconocido o de origen dudoso, mucho menos si contiene archivos adjuntos (.EXE;.ZIP;.BAT; otros), ya que podría ser Virus SPAM, entre otros. Se recomienda eliminarlos de inmediato. 9. Utilizar la opción de envío Copia Oculta. El envío con Copia Oculta (CCO, BCC) resulta de muchísima utilidad cuándo necesita enviar un correo corporativo a direcciones de correo públicas (Ej: hotmail, gmail, yahoo, otros), las cuáles son muy vulnerables y al ser capturadas por personas inescrupulosas, pudiesen ser utilizadas para enviar publicidad indeseada, invitaciones lascivas u otros correos considerados SPAM.

4 Nº Revisión: Pág.: 4/5 Si necesita re-enviar correos masivos desde o hacia las direcciones públicas antes descritas, borrar todas las direcciones de correo que se encuentren en el cuerpo del mismo y utilizar Copia Oculta (CCO, BCC), con esto minimizamos el riesgo de plagio de nuestras cuentas y la proliferación de Virus o Spam. 10. Crear Grupos en la libreta de direcciones. Para facilitar el envío de mensajes a múltiples usuarios, se recomienda crear grupos de destinatarios comunes a través de la Libreta de Direcciones. Habitualmente, éstos grupos forman parte de un área de negocio o localidad específica, Ejemplo: Informática; Acarigua, Región Centro, etc. (Estaremos Haciendo llegar un pequeño manual) 11. No visitar sitios WEB que figuren en los mensajes de correo. Tenga especial cuidado si el sitio web en el mensaje es desconocido, más aún cuándo se pide ingresar datos personales, direcciones o correos electrónicos, ya que podría ser víctima de fraude o en el mejor de los casos, de ataques de software malicioso. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

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