Utilerías. Control de archivos

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Sara Gutiérrez Rivas
hace 7 años
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1 Objetivo general: Al término de esta sección el alumno podrá utilizar las principales utilerías de NOI, tales como, control de archivos y el respaldo de los archivos de la nomina para complementar el uso del programa. Control de archivos Esta opción le permite revisar el estado de sus archivos de datos, de manera que corrobore la integridad de la información cuando sufra alguna interrupción en la energía eléctrica o algún cambio brusco de voltaje en su empresa. Utilícela cuando el sistema señale alguna anomalía con sus datos; así podrá verificar que los archivos de datos no estén dañados y, si lo están, podrá corregir el problema. Antes de ejecutar cualquier operación de Control de Archivos, genere un respaldo de su información. El Control de Archivos presenta: Los archivos de índices (terminación.x01, donde X=Archivo de índice y 01=Número de empresa). Son creados automáticamente por el sistema y contienen información para agilizar el acceso a los datos generados, haciendo más rápidos los procesos. Los archivos de datos (terminados con.d01, donde D=Archivo de datos y 01=Número de empresa). Contienen la información de todos los movimientos de tu empresa. Si selecciona un archivo de datos (.D01) podrá ejecutar los procesos de Diagnóstico, Recuperación y Creación; si selecciona un archivo de índice (.X01) sólo podrá ejecutar el Diagnóstico y la Regeneración. Si no generó la base de datos al instalar el sistema, podrá hacerlo con la Instalación Automática. Por otro lado, si ya tiene movimientos capturados, este proceso los borrará. Las opciones con las que cuenta el control de archivos son: Diagnostico de archivos Por medio de esta función podrá conocer datos generales del archivo seleccionado, así como la información de su estado. Creación de archivos Este proceso genera el nuevo archivo de datos de su contabilidad que haya marcado en la ventana de Control de Archivos. Cuando el estado indicado en la ventana de Control de Archivos dice que el archivo No existe, con esta opción puede crear cada Archivo de datos (.D01). Al crear los archivos de datos también se generarán los índices asociados. Al crear cualquier archivo si ya existe, perderá toda tu información contenida en éste. JCL 88

2 Tema 11 Recuperación de archivos Esta función le permite recuperar la mayor cantidad de información de los archivos que se encuentren dañados; una vez terminado el proceso el sistema indicará dentro de la ventana de control de archivos el Estado del archivo como recuperado y el total de registros recuperados. La opción estará disponible únicamente para los archivos de catálogo de cuenta, archivo de pólizas, catálogo de activos, y catálogo de cuentas departamentales. Si en el Diagnóstico de Archivos observó un Estado de archivo como dañado, debe llevar a cabo la Recuperación de archivo. Al ejecutar el proceso no se asegura que se recupere la información del registro dañado, pero sí de los registros anteriores y de los posteriores, necesitando capturar sólo los registros dañados o los más recientes. Después de recuperar un archivo será necesario regenerar el índice del mismo. Regeneración de índices Es una de las opciones de mayor utilidad dentro del Control de archivos, ya que muchos de los problemas más comunes se solucionan ejecutando esta utilería. Solamente podrá ser ejecutado sobre archivos de índice (archivos con extensión.x01), que son los que se encargan de grabar en un cierto orden la información. También soluciona muchos de los problemas que se pueden presentar cuando ocurre una descarga eléctrica o cuando alguien apaga su computadora mientras se ejecutaba alguna operación de guardado. Utilice esta opción cuando: Los datos que reporta el sistema se generen fuera de orden, estén duplicados o no aparezcan. Los archivos de índice no existan. El Estado aparezca como Incorrecto. Existan problemas de operación. Si ejecuta la regeneración de un índice que no requería este proceso, sus archivos no se verán afectados. En caso de que algún registro esté dañado, la regeneración de índices no contribuirá a recuperarlo. Instalación automática Esta opción permite realizar una instalación básica, de manera automática y rápida del sistema, únicamente suministrando algunos parámetros necesarios. Después de haber instalado su sistema aparecerá un mensaje en cual dice que los archivos de datos no existen y si quiere crearlos, en caso de ser afirmativa podrá ver la ventana de Instalación Automática, deberá anotar los parámetros que se le piden y seleccionar el tipo de catálogo de cuentas y rango de cuentas a crear. Después el sistema procederá a realizar la Instalación Automática de tales archivos en un directorio que por omisión es el de DATOS. Si requiere crear una nueva base de datos sin eliminar la anterior debe especificar un directorio de datos diferente. 89

3 Cuando se haya completado la instalación de la base de datos el sistema estará listo para trabajar y no tendrá que ejecutar la instalación automática a menos que necesite generar una nueva base de datos. Respaldo de archivos Crea una copiar de sus archivos de trabajo a otros dispositivos, como un disquete en la unidad A: o B: o al mismo disco duro, en otro directorio. Esta operación le permite contar con un antecedente de todos los movimientos que se efectuaron para que, en caso de que algún archivo se dañe definitivamente, pueda restablecerlo en su disco de trabajo. El procedimiento es muy sencillo: Anote los campos que le pide esta ventana en su parte superior, sin olvidar el nombre que llevará su respaldo. Adicione aquellos archivos que desee respaldar, pasándolos al lado derecho con el botón Agregar. Oprima el botón Respaldo para que su información quede grabada. JCL 90

4 Tema 11 Campos de la ventana de captura Directorio fuente Este campo informativo Indica el lugar en el disco de s computadora de donde se copiará la información. Este campo lo proporciona el sistema y no puede modificarlo. Directorio destino Anote la ruta del dispositivo y lugar donde se depositará la información de su empresa. Por razones de seguridad NO podrá guardar el respaldo en el mismo lugar en el que están tus datos originales. Nombre del archivo Anote el nombre que llevará el respaldo. Le recomendamos que utilice las terminaciones para indicar el número de la empresa registrada en su sistema, por ejemplo: R E01, donde puede indicar que es un respaldo de la contabilidad del 15 de septiembre del 97, de la empresa 01. Botón Agregar Seleccione los archivos de datos y de Índice que serán respaldados. Oprima este botón para desplazarlos a la lista que señalan las flechas. Botón Quitar Si eligió un archivo que no deseaba respaldar; lo puede regresar con este botón. Botón Agregar todo Este botón le permite seleccionar todos los archivos. Ahora esta preparado para eliminar esos pequeños problemas que ocasionan pérdida de tiempo valioso. 91

5 Evaluación del tema Resuma con sus propias palabras las acciones que ejecuta el control de archivos y el espaldo de archivos. PD: Rododendrum FC: 28VI00 RV: JCL JCL 92

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