Tarjeta de funciones de identificación de llamadas en todo el sistema (SWCA)

Transcripción

1 Tarjeta de funciones de identificación de llamadas en todo el sistema (SWCA) Número de parte N Noviembre de 2005

2 Teclas de identificación de llamada en todo el sistema (SWCA) La función de Identificación de llamadas en todo el sistema (SWCA) le permite estacionar llamadas entrantes y salientes en el sistema Business Communications Manager (BCM) y, al mismo tiempo, proveer la identificación de la llamada a un grupo de teléfonos. El uso de esta función libera la línea utilizada por la llamada y permite que otros usuarios la tomen en cualquier teléfono al que se le hayan asignado las mismas teclas SWCA. Nota: su teléfono debe contar con una tecla de intercomunicación disponible para responder llamadas SWCA. Es recomendable que las teclas del teléfono estén etiquetadas para brindar información acerca del código utilizado para programarlas (consulte la tabla 1). Tabla 1: Etiquetas de las teclas SWCA Asignación de teclas SWCA Indique la etiqueta de sus teclas SWCA Línea 1 Línea 2 SWCA1 SWCA2 SWCA3 SWCA4 SWCA5 SWCA6 De ser posible, asigne siempre el mismo grupo de teclas a los mismos códigos de usuario SWCA para todos los teléfonos del grupo. Si bien puede utilizar cualquier nombre para designar a las teclas, resulta útil contar con una referencia al código SWCA almacenado en la tecla. Si desea averiguar el código que se ha sido asignado a una tecla, utilice Verificación de teclas (FUNCIÓN *0). Tecla de teléfono n. Código SWCA FUNCIÓN *521 FUNCIÓN *522 FUNCIÓN *523 FUNCIÓN *524 FUNCIÓN *525 FUNCIÓN *526 FUNCIÓN *527 FUNCIÓN *528 FUNCIÓN *529 FUNCIÓN *530 FUNCIÓN *531 FUNCIÓN *532 FUNCIÓN *533 FUNCIÓN *534 FUNCIÓN *535 FUNCIÓN *536 Página 2

3 1 Introduzca FUNCIÓN *3 Incorporación de teclas SWCA al teléfono El administrador del sistema es quien debe asignar las teclas SWCA a un grupo de teléfonos. Asimismo, los usuarios pueden asignar teclas en sus propios teléfonos: 2 Seleccione una tecla de memoria que cuente con un indicador 3 Ingrese un código SWCA (FUNCIÓN *521 a FUNCIÓN *536) Administración de llamadas por medio de las teclas SWCA Recepción y asignación de llamadas a una tecla SWCA Consulte al administrador del sistema acerca de su funcionamiento. El sistema puede programarse de las siguientes maneras: 1 Existen tres métodos para vincular las llamadas entrantes con una tecla SWCA: de forma manual, durante el transcurso de la llamada de forma manual, mientras la llamada se encuentra estacionada de forma automática, durante el transcurso de la llamada 2 Presione RETENER para estacionar la llamada en una tecla SWCA disponible. Respuesta de una segunda llamada: cuando el sistema responde una segunda llamada, la llamada original automáticamente se estaciona en una tecla SWCA disponible. Para que esto ocurra, el sistema debe estar configurado para la Retención automática total (FUNCIÓN 73). Para desactivar la Retención automática total, introduzca nuevamente FUNCIÓN 73. Asimismo, puede realizar alguna de las siguientes operaciones para estacionar la llamada: 1 Cuando la llamada se encuentra activa, introduzca el código SWCA correspondiente a la tecla en la que desea estacionar la llamada. Consulte Incorporación de teclas SWCA al teléfono en la página 3. 2 Con la llamada activa, introduzca FUNCIÓN *520 para buscar el siguiente código SWCA disponible (asignado a su teléfono). Si el sistema encuentra un código disponible, la llamada se vinculará con ese código. Presione RETENER o la tecla SWCA asignada para estacionar la llamada. Si no existe un código disponible, la llamada permanecerá activa solamente en su línea. Presione la tecla RETENER y retenga la llamada hasta que quede una tecla SWCA disponible. Si la llamada ya se encontraba vinculada con un código SWCA (para todo el transcurso de la llamada), se estacionará nuevamente en ese código. Página 3

4 Uso de SWCA sin teclas programadas No es necesario contar con teclas SWCA programadas en el teléfono para recuperar llamadas de SWCA estacionadas. Puede responder una llamada estacionada en una tecla SWCA por medio de la introducción del código SWCA (FUNCIÓN *521 a FUNCIÓN *536) que se utilizó para estacionarla. No obstante, esta operación exige que la persona que estacionó la llamada utilice otras funciones para indicar dónde se encuentra estacionada, como, por ejemplo, Buscapersonas (FUNCIÓN 60), Llamada de voz (FUNCIÓN 66) o Mensaje (FUNCIÓN 1). Llamadas entrantes asignadas a una tecla SWCA Línea 1 Línea 2 SWCA1 SWCA4 En este ejemplo, la llamada ingresa en la línea 1 y se transfiere automáticamente a SWCA1 (la primera tecla SWCA disponible). El indicador fijo que se encuentra junto a SWCA1 y junto a la tecla de línea indica que la llamada está activa en el teléfono y que aún no ha sido estacionada. SWCA2 SWCA3 SWCA5 SWCA6 En los teléfonos restantes del grupo, el indicador sólo se encontrará fijo junto a SWCA1, pero las teclas de línea se encontrarán libres para recibir otras llamadas. Si oprime SWCA1 otra vez para estacionar la llamada, el indicador de línea desaparecerá y el que se encuentra junto a SWCA1 comenzará a titilar en todos los teléfonos del grupo, lo que indica que la llamada está disponible para que alguien la atienda. Uso de la función Retener con las teclas SWCA Si una llamada no se estaciona automáticamente en una tecla SWCA cuando presiona RETENER, es porque se encuentra estacionada sólo en su teléfono, en la línea por la que ingresó. Para hacer que la llamada quede disponible para el grupo, libere la llamada retenida (presione RETENER), y, a continuación, oprima una tecla SWCA disponible. La llamada se estacionará en la tecla SWCA y la línea por la que ingresó quedará disponible. Llamadas temporalmente estacionadas El sistema puede configurarse con el objeto de que las llamadas estacionadas en las teclas SWCA liberen la tecla una vez que alguien las responda. En este caso, si la persona que atendió la llamada desea estacionarla nuevamente, debe emplear uno de los métodos manuales descriptos con anterioridad para volver a estacionar la llamada en una tecla SWCA disponible. El sistema también puede configurarse para conservar la llamada en la misma tecla SWCA durante todo su transcurso, es decir, el período que transcurre hasta que alguien cuelga, independientemente de cuántas veces se responda o se estacione la llamada. Página 4

5 Atención de llamadas sin teclas SWCA disponibles Si todas las teclas SWCA cuentan con llamadas asignadas y recibe otra llamada, puede realizar alguna de las siguientes operaciones: 1 Presione la tecla RETENER y retenga la llamada hasta que quede una tecla SWCA disponible. Para ello, simplemente responda la llamada. La primera llamada se retendrá automáticamente en el teléfono. 2 Marque un código SWCA que no esté asignado a una tecla del teléfono. Si asigna una llamada a un código que no aparece en su teléfono, utilice Buscapersonas, Llamada de voz o Mensaje para informarle al grupo o a otra persona de que hay una llamada en espera y el código en el que se encuentra estacionada. Recuperación de llamadas de una tecla SWCA Si el indicador que se encuentra junto a la tecla SWCA se enciende de forma intermitente, para recuperar la llamada puede levantar el auricular y oprimir la tecla SWCA vinculada con el indicador, o bien marcar el código SWCA vinculado con esa tecla. Línea 1 Línea 2 SWCA1 SWCA2 SWCA3 SWCA4 SWCA5 SWCA6 En este ejemplo, la llamada estacionada en SWCA1 fue recuperada por el usuario al presionar la tecla SWCA1. El indicador intermitente que se encuentra junto a SWCA1 quedará fijo. Asimismo, aparecerá un indicador fijo junto a una de las teclas de intercomunicación. En todos los otros teléfonos del grupo, el indicador estará fijo junto a SWCA1, lo que indica que la llamada ha sido respondida y se encuentra activa. Si no está seguro de qué llamada debe responder, puede utilizar uno de los siguientes códigos para buscar la llamada que ha permanecido estacionada durante más tiempo, o la más reciente: 1 FUNCIÓN *537 recupera la llamada de SWCA más antigua. El indicador quedará fijo en todos los teléfonos del grupo con el fin de indicar que se dispone de una llamada activa. 2 FUNCIÓN *538 recupera la llamada de SWCA más reciente. El indicador quedará fijo en todos los teléfonos del grupo con el fin de indicar que se dispone de una llamada activa. Nota: estos códigos funcionan únicamente en teléfonos cuyas teclas SWCA se encuentran definidas, y el sistema realiza la búsqueda sólo dentro del margen de los códigos asignados para ese teléfono. Página 5

6 Otras funciones que afectan el modo de uso de SWCA Límite de tiempo de espera en llamadas SWCA Si una llamada permanece estacionada y sin respuesta en una tecla SWCA durante un período preestablecido (que se define en el temporizador de límite de tiempo de espera de Estacionamiento de llamada), la llamada dejará de estar estacionada en la tecla SWCA y sonará nuevamente en el teléfono en el que se estacionó por última vez. Llamadas salientes El sistema permite también estacionar llamadas salientes en una tecla SWCA. Si su sistema está configurado para asignar llamadas a las teclas SWCA automáticamente, la asignación se llevará a cabo tan pronto como el usuario la responda. De lo contrario, deberá oprimir una tecla SWCA disponible o la tecla RETENER para estacionar la llamada en una tecla SWCA. De este modo, la llamada quedará disponible para otros usuarios del grupo y se liberará su tecla de intercomunicación o línea. Retención automática FUNCIÓN 73 El teléfono debe encontrarse debidamente configurado para utilizar la función Retención automática total a efectos de que las llamadas se retengan de forma automática cuando se atiende una segunda llamada. Si su teléfono no dispone de esta función activada, utilice FUNCIÓN 73 para modificar la configuración. Para desactivar la Retención automática total, introduzca nuevamente FUNCIÓN 73. Transferencia de llamadas FUNCIÓN 70 Si transfiere una llamada a un teléfono que no cuenta con las mismas teclas SWCA asignadas, la llamada desaparecerá de la tecla SWCA de su teléfono en cuanto se transfiera. Si necesita reasignar la llamada a su grupo, la persona que la atendió debe introducir un código de control SWCA asignado al grupo. De este modo, la llamada regresará a una designación de SWCA de su teléfono. Llamadas en conferencia FUNCIÓN 3 El sistema no permite estacionar llamadas de conferencia en una tecla SWCA. Tampoco puede realizarse una conferencia con una llamada estacionada en una tecla SWCA. Para realizar una llamada en conferencia con una llamada estacionada en una tecla SWCA: 1 Presione la tecla SWCA para liberar la llamada estacionada. 2 Oprima RETENER. 3 Oprima FUNCIÓN 3 para crear la conferencia. Página 6 Si crea una llamada de conferencia a partir de dos llamadas vinculadas con SWCA en un teléfono y se genera una transferencia entre los dos teléfonos que participan debido a que el encargado de la conferencia libera una llamada, la llamada restante permanecerá vinculada sólo con la tecla SWCA que se encuentra vinculada actualmente (si corresponde) en cada teléfono. Si crea una llamada de conferencia a partir de dos llamadas externas vinculadas con SWCA, y el encargado de la conferencia libera la llamada para realizar una transferencia, la llamada que queda entre las líneas o troncales no se vinculará con ninguna tecla SWCA.