LOTUS O EXCEL CUÁL ELEGIR? Por: Teresa García López 1

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José Carlos Vidal Nieto
hace 8 años
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1 LOTUS O EXCEL CUÁL ELEGIR? Por: Teresa García López 1 Es innegable el auge que han tenido en los últimos años las computadoras personales como una importante herramienta de apoyo en el desempeño de las actividades de cualquier profesión, en el área administrativa específicamente, en reciente investigación se solicitó información a 120 jefes de departamento 2 (1) sobre el software utilizado en la realización de sus funciones obteniéndose los siguientes resultados que confirman que a excepción de Windows, las hojas de cálculo y los procesadores de texto son las aplicaciones más populares usadas en las computadoras personales. SOFTWARE UTILIZADO CON MAYOR FRECUENCIA SOFTWARE No % WINDOWS EXCEL WORD LOTUS WORK WRITE QUATRO PRO WORDPERFECT Investigador del I.I.E.S.C.A.U.V. 2 Estudio realizado en las ciudades de Xalapa, Veracruz y Coatzacoalcos, México durante el año de

2 Actualmente los usuarios de hojas de cálculo generalmente pueden realizar al menos tres funciones principales: trabajar con datos a través del ordenamiento de los mismos en columnas y renglones (hoja de cálculo), presentar los datos de manera gráfica (graficador) y, manipular datos con facilidad (base de datos). Con la finalidad de conocer cuáles eran las ventajas y desventajas asociadas al uso de éste tipo de aplicaciones realicé una comparación entre EXCEL versión 5 y LOTUS versión 2.2. considerando para ello sus requerimientos, su pantalla de trabajo, la introducción de datos y las órdenes de que disponen. Este artículo presenta las conclusiones más importantes obtenidas a través de dicho análisis comparativo. COMPARACIÓN DE REQUERIMIENTOS Los requerimientos más significativos de HARDWARE y SOFTWARE para cada uno de los programas evaluados son presentados a continuación revelando ventajas importantes a favor de LOTUS al presentar para trabajar necesidades mínimas de recursos físicos en comparación con las requeridas por Excel. REQUERIMIENTO LOTUS 2.2. EXCEL 5 Computadora y procesador central XT, IBM o compatible AT 386 o superior Memoria RAM 256 Kb 4 Mb Monitor Monocromático Monocromático o color Discos con el sistema 4 discos de 5 1/4" DD 10 discos de 3 ½ " AD Impresora Compatible Compatible Mouse No lo requiere Recomendable Windows No lo requiere versión 3.1 o superior Espacio en disco duro para el programa completo 1200 Kb Kb PANTALLA DE TRABAJO LOTUS

3 EXCEL 5 Aunque la pantalla de trabajo de Excel muestra un número mayor de elementos que podría hacer pensar a quien comienza a usarlo que su manejo es complejo, ha sido distribuida de tal manera que el usuario puede realizar simultáneamente diversas tareas con comodidad, de igual manera, la ayuda en línea de los íconos y la que muestra en la parte inferior izquierda de la pantalla es sumamente facilitadora del trabajo para los usuarios del programa. INTRODUCCIÓN DE DATOS En ambas hojas de cálculo, la forma de activar el menú principal es muy accesible. Aunque cabe señalar que en Lotus la primera vez que se visualiza la pantalla si no se sabe que la diagonal lo activa, es difícil investigar el funcionamiento del mismo. Si se considera la estructura de las opciones del menú principal, la diferencia mas notoria entre la de Excel y la de Lotus es el agrupamiento de las funciones ya que para Lotus, se consideran como básicas tres de ellas (hoja de cálculo, graficador y manejador de base de datos) además de diferenciar las acciones que podrían afectar a la hoja de cálculo en su totalidad y aquellas que afectan únicamente a un rango de celdas. En el caso de Excel, el concepto cambia al integrarse a una estandarización de programas de Microsoft como Word 6 o Power Point, considerando prioritarias las funciones que pueden ser ejecutadas o requeridas por el usuario al manejar el programa con la finalidad siempre de facilitarle a éste el trabajo. Sin embargo, es necesario mencionar la importancia en ambos programas del manejo de lo que en Lotus se conocía como base de datos y que para Excel se denominan listas y para las cuales ambas aplicaciones preveen una alternativa especial. 126

4 ORDENES DE QUE DISPONEN Excel cuenta con una serie de operaciones que el programa de Lotus no tiene entre ellas se pueden mencionar: Permitir seleccionar diferentes rangos simultáneamente pulsando la tecla Control o usando Control y tecla funcional F8. Permite seleccionar la hoja completa pulsando clic en el cuadro colocado en la esquina superior izquierda en la intersección de los encabezados de columna y renglón. Moverse entre hojas de un mismo libro con la tecla funcional F5 con el formato Nombre hoja!celda. Repetir un mismo valor en varias celdas marcadas previamente mediante Control-Enter o; en una celda arrastrando el cuadro de relleno. Relacionar datos entre hojas y entre libros de trabajo ([Nombre libro Nombre hoja!celda). Moverse entre libros abiertos a través del uso de Control F6. Fórmulas tridimensionales disponibles para las funciones CONTARA, PROMEDIO, MAX. MIN, PRODUCT, DEVEST, DEVESTP, VAR, VARP CONTAR Y SUMA usando por ejemplo =SUMA(Nombre primera hoja:nombre última hoja!celda). Crear nombre para libros o para hojas o nombres tridimensionales. Repetir la última acción realizada con la tecla funcional F4. Manejar en un mismo archivo varias hojas de cálculo cada una con filas y 256 columnas (Lotus permite trabajar con 8192 renglones y 230 columnas). CONCLUSIÓN El pegado especial presenta una variedad de opciones sumamente interesantes como multiplicar celdas o dividir celdas copiadas de otros archivos. La posibilidad de hacer uso de tablas dinámicas que cambian al cambiar los valores asociados a ellas. De acuerdo con el análisis antes expuesto, la ventaja más importante asociada con Lotus 2.2. bajo ambiente DOS se refiere a los requerimientos, ya que con características físicas y de software mas accesibles al usuario, se dispone de una herramienta que permite manipular con facilidad números, texto y fórmulas en un formato similar al de una hoja tabular, adicionalmente, y como puede comprobarse en los reportes que se muestran a continuación, los resultados son muy similares a los de Excel siempre y cuando se use la utileria Allways. Esta similitud de resultados solamente es aplicable a reportes, sin embargo al comparar las gráficas que genera cada una de las aplicaciones la potencia y posibilidades de Excel como graficador dejan muy atrás a Lotus en cuanto a calidad y opciones de diseño. 127

5 Sin embargo, aunque Excel requiere de mayores recursos de hardware y software, tiene asociadas ventajas importantes como son: El ambiente gráfico y por tanto mas amigable al usuario. El uso de ventanas para moverse entre diferentes programas incluidos en Windows (ventaja del uso de Windows). La facilidad de intercambiar información entre aplicaciones (ventaja del uso del portapapeles de Windows). Una interface más accesible al usuario ya que por la forma de presentación de su pantalla de trabajo su uso es mas intuitivo (ayuda en línea). Un apoyo excepcional en el formateo de los datos de la hoja que permiten mayor calidad en la presentación de la misma. Un versátil graficador que permite la introducción y elaboración de gráficas para el análisis de información. Potentes asistentes para el usuario en operaciones relacionadas con graficación, funciones, macros, etc. Un manejador de bases de datos accesible y sencillo. La posibilidad de tener varias hojas de cálculo en un libro de trabajo e intercambiar datos entre ellos. Resumiendo, si únicamente se consideraran las salidas generadas por las aplicaciones, el resultado es similar, sin embargo, la facilidad de manejo de Excel debido a una interfaz más novedosa, versátil y estandarizada representa la ventaja más importante asociada a dicha aplicación aunada a un potente graficador y a un conjunto de herramientas de fácil manejo y de grandes capacidades para el procesamiento de datos. 128

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