Estableciendo un Negocio en Costa Rica

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1 2013 Estableciendo un Negocio en Costa Rica Departamento de Investigación CINDE Diciembre, 2013

2 Diciembre Todos los derechos reservados. Los datos aquí presentados se consideran correctos al momento de su publicación. Por favor note que el contenido de este reporte se basa en información recolectada de buena fe, de fuentes públicas y propietarias. De forma tal que el Departamento de Investigación de CINDE no acepta responsabilidad alguna por pérdidas o daños producidos como consecuencia de la utilización de este informe, ya sea en su formato electrónico o impreso. Tipos de Compañías en Costa Rica El Código de Comercio de Costa Rica maneja la organización de las diferentes empresas y sus actividades comerciales. Las principales diferencias entre las organizaciones comerciales radican en sus procedimientos de registro y la responsabilidad financiera de las partes implicadas. Sociedad de Responsabilidad Limitada (SRL): La responsabilidad de los socios se limita a la proporción de sus aportes de capital. Se requiere un mínimo de dos socios (personas físicas de las entidades comerciales) para iniciar la SRL. Su estatus legal no se altera en el caso de que un único socio se convierta en el único dueño. Sociedad Anónima o "SA": Es equivalente a una Corporación como se define generalmente en los Estados Unidos. Es la estructura corporativa más utilizada en la organización de las empresas en Costa Rica. Una "Sociedad Anónima" puede estar formada por otras entidades comerciales o personas, o una mezcla del mismo, y puede, en caso de cualquier evento, quedar en manos de una sola persona u otra entidad comercial. En tal caso, el estatuto jurídico de la corporación no se ve alterada en modo alguno.

3 Pasos Principales para Instalar una empresa Las tablas siguientes resumen los pasos más importantes que se deben seguir para convertirse en una empresa exportadora en Costa Rica. Se asume que la empresa solicita la admisión al Régimen de Zonas Francas. Compañía de Manufactura Actividad Incorporación Legal Seleccionar representante legal Incorporación de compañía en CR a/ Aprobación Ambiental Seleccionar consulta ambiental D1 Form (borrador) D1 Form (entrega) Reporte de Comité Definición PGA b/ Entrega PGA b/ Depósito de garantía ambiental Construcción Selección de tierra o edificio Status de Zona Franca Borrador de aplicación Revisión de borrador por PROCOMER Entrega de aplicación Proceso de aprobación Notificación de compañía Publicación en Gaceta Nacional Código Aduanero Seleccionar agente aduanal Entrega papeles aduanas Registro de código aduanero Otros registros / permisos Week La compañía puede comprar con exención de impuesto de venta locales La compañía puede importar materias primas con el 100% de exención de derechos de importación Servicio social, registro de exportaciones, departamento de salud, municipalidad, seguro, cuenta bancaria, migración Utilidades Agua, energía Telecomunicaciones Notas: a/ :La empresa puede contratar a los empleados después del proceso de incorporación legal. Puede seleccionar un proveedor de reclutamiento de personal b/ : Programa de Gestión Ambiental

4 Compañía de Servicios Actividad Incorporación Legal Seleccionar representante legal Incorporación de compañía en CR a/ Aprobación Ambiental Seleccionar consulta ambiental Certificación ambiental Construcción Selección de tierra o edificio Status de Zona Franca Borrador de aplicación Revisión de borrador por PROCOMER Entrega de aplicación Proceso de aprobación Notificación de compañía Publicación en Gaceta Nacional Código Aduanero Seleccionar agente aduanal Entrega papeles aduanas Registro de código aduanero Otros registros / permisos Servicio social, registro de exportaciones, departamento de salud, municipalidad, seguro, cuenta bancaria, migración Utilidades Agua, energía Telecomunicaciones Week La compañía puede comprar con exención de impuesto de venta locales La compañía puede importar materias primas con el 100% de exención de derechos de importación Notas: a/ : La empresa es capaz de contratar a los empleados tras el proceso de constitución legal. Podría elegir un proveedor de reclutamiento o dotación de personal. El gobierno de Costa Rica ha trabajado en disminuir el tiempo que se requiere para incorporar una compañía al país. A través de la plataforma Crea Empresa de la entidad de Gobierno Digital, toma aproximadamente 1 semana incorporar una compañía en Costa Rica. Toma unas 4-6 semanas más incorporar la compañía bajo el Régimen de Zonas Francas.

5 Más detalles acerca de la tabla: - Para la Incorporación Legal La empresa debe estar registrada en una escritura pública ante notario e inscrita en el Registro Público. El Registro a su vez permitirá un número de identificación (cédula Jurídica). - Para los otros Permisos Registro del Ministerio de Hacienda: La empresa debe registrarse en la Oficina General de Impuesto sobre la Renta, que forma parte del Ministerio de Hacienda. La razón es que cada persona o entidad que realiza una o más actividades económicas en el país deben registrarse como contribuyente. El procedimiento se ejecuta en las oficinas de Administración Tributaria. Seguro del empleado: Para ajustarse al Código de Trabajo, el empleador debe garantizar una póliza de riesgos de seguros laborales para sus empleados. Para ello, el empleador tiene que suscribir una póliza del Instituto Nacional de Seguros (INS). La póliza tiene que ser suscrito a principios de la operación y ha de estar en vigor durante la operación. Para suscribir una póliza de riesgos laborales, el solicitante tiene que ir a la oficina central o una sucursal del INS, o a un agente de seguros autorizado. En el momento en que ya está inscrita, la empresa quedará automáticamente registrada como empleadora en el INS. Cuando ya se está asegurado, el empleador debe remitir al INS mensualmente los nombres de los trabajadores, días y horas trabajadas y los sueldos pagados. Registro del Seguro Social: Según la ley costarricense, el patrono debe contribuir al régimen de seguridad social de sus empleados con un porcentaje fijo del sueldo de los empleados. El empleado también debe contribuir con un porcentaje fijo de su salario.

6 Por lo tanto, la primera empresa debe ser incorporada como tal en la CCSS, lo que se puede hacer en la oficina central o cualquiera de las oficinas regionales de la CCSS. La incorporación de la empresa como empleadora y el registro de sus empleados deben hacerse dentro de los primeros ocho días después de contratar a sus empleados. Además, en Costa Rica existen tres cargas obligatorias: el aguinaldo, el seguro de riesgo laboral y las cargas sociales. También se recomienda aplicar la carga no obligatoria de cesantía. Estos costos para una operación en Costa Rica se calculan a partir de multiplicadores del salario sin cargas sociales: Obligatorios Cargas Sociales Aguinaldo Seguro de riesgo laboral a/ - promedio Costo Total Monto x salario sin CS x salario sin CS x salario sin CS x salario sin CS Cargas no obligatorias, pero recomendadas Cesantía b/ promedio (provisión contable) Costo Total no obligatorio Monto x salario sin CS x salario sin CS Notas: a/ Varía entre 1.9% y 5%. Promedio de 3.45%. Requerido por ley. b/ Varía entre 1% y 5.33%. Promedio de 3.0%. Para financiar a la Asociación Solidarista de Empleados, las provisiones de cesantía deben existir. El empleador contribuye con una porción de las provisiones, y los empleados aportan ahorro personal. CS= Cargas Sociales. De esta manera: costo laboral total por año =salario sin CS + cargas obligatorias + cargas no obligatorias = x salario sin CS. Por ejemplo, si un empleado tiene un salario son CS de US$921 por mes = US$11,052 anual; el costo total anual es de US$11, 052 x 1,4095 = US$15,578.

7 Permiso de Salud: De conformidad con la Ley General de Salud, las empresas deben solicitar la autorización, o un Certificado de Operación, del Ministerio de Salud Pública con anterioridad a la iniciación de las operaciones. Este es un requisito previo a la obtención de la licencia comercial municipal. Las actividades que están sujetas a dicho proceso, así como los requisitos para obtener el permiso y la duración de dicho permiso, se definen en el Decreto Ejecutivo N y sus modificaciones, y en el Reglamento de Registro Sanitario de Establecimientos Regulados por el Ministerio de Salud Pública. Patente Municipal: Todas las actividades lucrativas requieren una licencia municipal (o permiso) del cantón en el que se desarrolla la actividad. La licencia implica el pago de un impuesto durante el tiempo de las operaciones. En virtud de la autonomía municipal, las formas y requisitos para obtener una licencia puede variar entre los municipios, de conformidad con su legislación y disposiciones administrativas. - Para Aprobación Ambiental Antes del comienzo, todos los nuevos proyectos deben ser objeto del proceso de evaluación de impacto ambiental de SETENA. Para determinar el posible impacto ambiental de dichas actividades, es necesario que SETENA ejecute una evaluación previa y determine el instrumento de evaluación utilizado para medir los impactos potenciales. Esta aprobación previa debe obtenerse antes de iniciar otros procesos administrativos o las obras de construcción. La Evaluación Ambiental llevada a cabo ante SETENA se compone de tres fases. Este procedimiento dependerá de la clasificación de la actividad. En este sentido, una descripción general del procedimiento se presenta a continuación: 1. Evaluación Inicial de Impacto Ambiental: A través de este procedimiento, el inversionista primero sabrá la clasificación de su proyecto y por lo tanto se puede proceder a llenar y complementar un documento

8 (formulario) de evaluación ambiental. La clasificación ambiental final que hará el SETENA va a depender del análisis de este documento. 2. Elaboración del Instrumento de Evaluación del Impacto Ambiental: Una vez que se ha realizado la clasificación inicial medioambiental de la actividad a través de la presentación del Documento de Evaluación Ambiental, el SETENA otorgará la Calificación Ambiental Final, que puede confirmar o cambiar la categoría del proyecto, e indica el tipo de evaluación ambiental que debe presentarse. La evaluación del impacto ambiental puede ser ejecutado por un equipo interdisciplinario de consultores inscritos en la SETENA. Esta debe estar en conformidad con las directrices y los instrumentos preparados por esa Secretaría. 3. Control y seguimiento ambiental: Una vez que se obtenga la Viabilidad Ambiental y por lo menos un mes antes de iniciar las obras/operaciones, se debe cumplir con los instrumentos de control y seguimiento (ICOS) establecidos por SETENA, que pueden incluir: Depósito de la Garantía Ambiental, el registro de la Bitácora Ambiental, Designación del responsable ambiental, informes ambientales periódicos. Para más información acerca de la Evaluación de Impacto Ambiental puede ver el documento Guía para la obtención de la viabilidad ambiental.

9 Compañías Exportadoras y Regímenes Especiales Si la empresa es exportadora, pero no va a funcionar bajo algún sistema especial de exportación, se deberán presentar las Tarjetas de Registro de Exportaciones en PROCOMER. Si la empresa desea tener acceso a uno de los regímenes especiales de exportación, PROCOMER administra actualmente dos tipos de regímenes especiales: Régimen de Zonas Franca y el sistema de reintegro. Para más detalles sobre el Régimen de Zona Franca, por favor consulte el documento: Régimen de Zona Franca en Costa Rica.