2016 CORPORACIÓN PERUANA DE AEROPUERTOS Y AVIACIÓN COMERCIAL S.A.

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2 2016 CORPORACIÓN PERUANA DE AEROPUERTOS Y AVIACIÓN COMERCIAL SA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRACIÓN DE GARANTÍAS OTORGADAS A FAVOR DE

3 CORPORACIÓN PERUANA DE AEROPUERTOS Y AVIACIÓN COMERCIAL SA ADMINISTRACIÓN DE GARANTÍAS OTORGADAS A FAVOR DE

4 Pág 3 de 25 PRESENTACIÓN El Manual de Normas y Procedimientos Administración de garantías otorgadas a favor de, es un documento normativo de gestión a través del cual se establecen los procedimientos que permiten optimizar el control y custodia de las garantías a favor de asegurando las obligaciones contractuales En tal sentido debe constituirse en una fuente de permanente consulta para los órganos y/o unidades orgánicas involucradas en este proceso El presente documento ha sido elaborado por el Área de Organización y Métodos en coordinación con la Gerencia de Finanzas Considerando que toda organización es dinámica, flexible y sujeta a una mejora continua, este Manual está sometido a una permanente actualización como consecuencia de evaluaciones que impliquen su modificación, a fin de disponer de una herramienta de gestión que sirva de guía y orientación permanente para la custodia de las garantías

5 Pág 4 de 25 ÍNDICE 05 I OBJETIVO 05 II FINALIDAD 05 III BASE LEGAL Y/O ADMINISTRATIVA 05 IV ALCANCE DEL PROCESO 05 V VIGENCIA 05 VI DEFINICIÓN DE TÉRMINOS 07 VII DISPOSICIONES GENERALES 08 VIII DISPOSICIONES ESPECÍFICAS 14 IX DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS 18 X DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS 18 XI DISPOSICIONES FINALES 18 XII ANEXOS

6 Pág 5 de 25 I OBJETIVO Establecer las normas y procedimientos adecuados para el control, custodia, ejecución y prórrogas, renovación y devolución de garantías otorgadas a favor de II FINALIDAD a) Precisar las obligaciones y responsabilidades de las áreas usuarias en el manejo y control de vencimiento de las garantías b) Mejorar la efectividad en la gestión que realizan las áreas usuarias en la toma de decisiones referente al manejo de las garantías III BASE LEGAL Y/O ADMINISTRATIVA a) Ley N 26702, Ley del Sistema Financiero y del Sistema de Seguros y Orgánica de la Superintendencia de Banca y Seguros y sus modificatorias vigentes b) Ley N 30225, Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento aprobado mediante el Decreto Supremo N EF y sus modificatorias c) Resolución de Contraloría N CG- Normas de Control Interno d) Reglamento de Organización y Funciones de e) Manual de Organización y Funciones de la Gerencia de Finanzas f) Reglamento Interno de la Actividad Comercial de - RIAC IV ALCANCE DEL PROCESO Desde la entrega de la garantía efectuada por el Contratista, hasta la devolución y/o ejecución de la garantía realizada por al contratista V VIGENCIA El presente Manual, tendrá vigencia a partir del día siguiente de su publicación en el Informativo y/o intranet de la cual no excederá después de los 5 días útiles VI DEFINICIÓN DE TÉRMINOS Para efectos del presente Manual, se definen los siguientes términos: a) Administrador de Garantía Para efectos del presente procedimiento, llámese Administrador de Garantía al responsable en la administración y custodia de las garantías en la Sede Central y en las Sedes Aeroportuarias b) Afianzado o Deudor Cliente del Banco que solicita la carta fianza, a fin de que dicha entidad financiera lo avale en el cumplimiento de la obligación principal ante el acreedor c) Área Usuaria Para efectos del presente procedimiento, llámese Área Usuaria a la Gerencia y/o unidad orgánica solicitante del servicio, adquisición, y/o suministro de bienes, ejecución de obras, consultoría de obras y otros, en la Sede Central o Sede Aeroportuaria, según como corresponda Asimismo, es el encargado de la supervisión de la ejecución del contrato y la emisión del Acta de Conformidad d) Carta Fianza Es un contrato de garantía suscrito entre el fiador (garante) y el deudor, materializado en un documento valorado a favor de, que deberá ser incondicional, solidaria, irrevocable, de realización automática y sin beneficio de excusión hasta por el monto indicado y en un plazo determinado en el cumplimiento de las obligaciones asumidas

7 Pág 6 de 25 e) Encargado de las Contrataciones Para efectos del presente procedimiento, llámese Encargado de las Contrataciones a la Gerencia, Área, Jefatura de Aeropuerto o unidad orgánica, según como corresponda, que tiene como función la gestión administrativa del contrato que involucra el trámite de perfeccionamiento, aplicación de penalidades, procedimiento de pago en lo que corresponda, entre otras actividades de índole administrativo f) Garantía de dinero en efectivo Monto de dinero en efectivo depositado en la cuenta bancaria de con la autorización correspondiente y conforme a lo exigido en el contrato y/o proceso de selección g) Garantía de fiel cumplimiento del contrato Es aquella que garantiza el cumplimiento de las obligaciones contenidas en el contrato suscrito por el postor ganador La garantía deberá ser entregada como requisito indispensable para suscribir el contrato Dicho requisito procederá en los casos en que el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, no establece como supuesto de exoneración su presentación Las excepciones a la presentación de la garantía de fiel cumplimiento están establecidas en el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y también en el RIAC de El monto de la garantía será por una suma equivalente al 10% del monto contratado y debe tener vigencia hasta la conformidad de la recepción de la prestación a cargo del contratista, en el caso de bienes y servicios, o hasta el consentimiento de la liquidación final, en el caso de ejecución y consultoría de obras h) Garantía de fiel cumplimiento por prestaciones accesorias En las adquisiciones de bienes o en la contratación de obras que conllevan a la ejecución de prestaciones accesorias, tales como mantenimiento, reparación o actividades afines, se otorgará una garantía adicional por este concepto de acuerdo a lo indicado en el contrato, la misma que se renovará periódicamente hasta el cumplimiento total de las obligaciones garantizadas i) Garantía por adelantos sólo puede entregar los adelantos previstos en los contratos solicitados por el contratista, contra la presentación de una garantía emitida por idéntico monto y un plazo mínimo de vigencia de tres (3) meses, renovable trimestralmente por el monto pendiente de amortizar, hasta la amortización total del adelanto otorgado La presentación de esta garantía no puede ser exceptuada en ningún caso Cuando el plazo de ejecución contractual sea menor a tres (3) meses, las garantías podrán ser emitidas con una vigencia menor, siempre que cubra la fecha prevista para la amortización total del adelanto otorgado Tratándose de los adelantos de materiales, la garantía se mantendrá vigente hasta la utilización de los materiales o insumos a satisfacción de la entidad, pudiendo reducirse de manera proporcional de acuerdo con el desarrollo respectivo j) Garantía por interposición de recurso de apelación Es la garantía que respalda la interposición del recurso de apelación, la misma que también podrá consistir en un depósito en la cuenta bancaria de la Corporación y al resolverse se efectuará su devolución o ejecución

8 Pág 7 de 25 k) Garantía de seriedad oferta Dicha garantía se presentará cuando el proceso se realice bajo el ámbito del Reglamento Interno de la Actividad Comercial de l) Incumplimiento Ejecución incompleta, tardía o defectuosa de las prestaciones de bienes, servicios u obras consideradas en los requerimientos, especificaciones técnicas, términos de referencia, expediente técnico y/o contrato, según sea el caso Puede ser total o parcial, leve o grave, culposo o doloso m) Mesa de Partes Oficina de Trámite Documentario, o unidad encargada de la recepción de las garantías entregadas por el contratista, en la Sede Central o Sede Aeroportuaria, según el lugar que corresponda n) Penalidades El contrato establece las penalidades aplicables al contratista ante el incumplimiento injustificado de sus obligaciones contractuales, las mismas que deben ser objetivas, razonables y congruentes con el objeto de la convocatoria debe prever en los documentos del procedimiento de selección la aplicación de la penalidad por mora; asimismo, puede prever otras penalidades Estos dos tipos de penalidades pueden alcanzar cada una un monto máximo equivalente al diez por ciento (10%) del monto del contrato vigente, o de ser el caso, del ítem que debió ejecutarse En el caso de obras dentro de las otras penalidades que se establezcan en los documentos del procedimiento, deben incluirse las previstas en el capítulo VII del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado Estas penalidades se deducen de los pagos a cuenta, de las valorizaciones, del pago final o en la liquidación final, según corresponda; o si fuera necesario, se cobra del monto resultante de la ejecución de la garantía de fiel cumplimiento o) SBS Superintendencia de Banca, Seguros y AFP VII DISPOSICIONES GENERALES 71 establecerá en las bases de los procedimientos de selección para la contratación de bienes, servicios y obras, las garantías que los postores adjudicatarios y/o contratistas deberán otorgar, según corresponda, por el fiel cumplimiento del contrato, fiel cumplimiento de prestaciones accesorias y por los adelantos Sus modalidades, montos, condiciones y excepciones están señaladas y son reguladas por el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado 72 El Administrador de Garantía, verificará que las garantías que sean otorgadas por los postores adjudicatarios y/o contratistas según corresponda, se encuentren bajo el ámbito de la SBS y cuenten con las características que indica el artículo 33 de la Ley de Contrataciones y su reglamento respectivo 73 podrá recibir garantías de depósito de dinero en efectivo y/o cartas fianzas en los casos de arriendo, concesión de locales o servicios, dicha garantía se encuentra normada en el Reglamento Interno de la Actividad Comercial de CORPAC SA

9 Pág 8 de Los contratos que se suscriban en la sede central y cuya prestación de bienes, servicios u obras se realicen en una o más sedes aeroportuarias con un mismo proveedor, se podrá solicitar al proveedor presentar la garantía en forma desagregada para cada sede aeroportuaria 75 Los contratos periódicos de suministro de bienes y de prestación de servicios, así como en los contratos de ejecución y consultoría de obras, las micro o pequeñas empresas podrán optar como garantía de fiel cumplimiento que retenga el 10% del monto total del contrato original En el supuesto que dichas empresas accedan a esta retención deberán presentar copia del Certificado de Inscripción o Reinscripción en el registro de la Micro y Pequeña Empresa- REMYPE 76 La Gerencia del Aeropuerto Internacional del Cusco y las Jefaturas Zonales supervisarán permanentemente la Administración de las Garantías, en cada una de la jurisdicción que les corresponde 77 Cuando se trate de un requerimiento o ejecución de garantía, el Encargado de las Contrataciones, remitirá al contratista una carta notarial indicando el incumplimiento de la cláusula o cláusulas del contrato; previamente se solicitará la opinión legal de la Gerencia de Asuntos Jurídicos, si es procedente la referida ejecución 78 El Encargado de las Contrataciones, verificará que la empresa que sea postor de selección, deba estar inscrita en el Registro Nacional de Proveedores, denominado RNP y no estar sancionada e impedida para contratar con el Estado El desarrollo, administración y operación del RNP está a cargo del OSCE VIII DISPOSICIONES ESPECÍFICAS 81 DE LAS CLASES DE GARANTÍAS 1 Garantía de fiel cumplimiento del contrato 2 Garantía de fiel cumplimiento por prestaciones accesorias 3 Garantía por adelantos 4 Garantía por interposición de recurso de apelación 5 Garantía de seriedad oferta 82 DE LAS CARACTERÍSTICAS Y REQUISITOS DE LAS GARANTÍAS A PRESENTARSE BAJO LA NORMATIVIDAD DE CONTRATACIONES DEL ESTADO El Área de Contratos de la Gerencia de Logística, antes de la suscripción del contrato, verificará que la Carta Fianza presentada por los adjudicatarios tenga las siguientes características: 1 Que la Entidad Financiera que emite la carta fianza esté bajo el ámbito de la SBS o estar consideradas en la última lista de bancos extranjeros de primera categoría que periódicamente publica el Banco Central de Reserva 2 Que la garantía esté a favor de: CORPORACIÓN PERUANA DE AEROPUERTOS Y AVIACIÓN COMERCIAL SA- 3 Razón social completa del afianzado, si es persona jurídica, nombre completo del afianzado, si es persona natural y para el caso de consorcios, se deberá indicar de manera expresa el nombre de todos y cada uno de los integrantes del consorcio 4 Que sea incondicional, solidaria, irrevocable y de realización automática 5 Objeto de la garantía, indicando a qué clase de garantía corresponde, así como indicar el N de proceso o contrato 6 Lugar de requerimiento o ejecución notarial 7 Número de carta fianza, según corresponda

10 Pág 9 de 25 8 Período de vigencia de la garantía de acuerdo a lo estipulado en el contrato y hasta la liquidación del mismo 9 Monto afianzado expresado en Soles, Dólares o Euros, según lo estipulado en el contrato 10 Datos de los representantes de la entidad emisora, nombre, cargo, firma y sello 11 Los contratos que se celebren por ítem, deberán presentar las garantías de fiel cumplimiento de la misma forma, considerando que cada ítem es un compromiso distinto Para efectos de verificar el cumplimiento de las características señaladas líneas arriba, el Área de Contratos, debe remitir el formato Requisitos de las Cartas Fianzas (Anexo 01) el cual obligatoriamente se debe adjuntar al expediente de contratación Si la carta fianza no cuenta con las características y requisitos antes mencionados, no se deberá aceptar la garantía ni firmar el contrato Para efectos de las garantías bajo el ámbito del Reglamento Interno de la Actividad Comercial de CORPAC SA serán aplicables las características y requisitos de las garantías descritas en el artículo 15 del RIAC 83 DEL REGISTRO, CUSTODIA Y CONTROL DE VENCIMIENTO 1 Es responsabilidad del Administrador de Garantía, el registro, custodia de las cartas fianzas emitidas según su localidad, a efectos de llevar el control de vencimiento, que sean auténticas y emitidas por una entidad financiera, caja rural, EDPYMES, una compañía de seguros sujeta al ámbito de la SBS o estar considerados en la última lista de los bancos extranjeros de primera categoría que periódicamente publica el Banco Central de Reserva del Perú 2 Es responsabilidad del Administrador de Garantía, comunicar oportunamente al Encargado de las Contrataciones sobre los vencimientos de las garantías, a fin de que adopten las acciones adecuadas, en cuanto a requerir su renovación, devolución o ejecución 3 Es responsabilidad de las Jefaturas de Aeropuertos remitir mensualmente a la Gerencia de Aeropuertos, copia de las cartas fianzas y copia del registro de las garantías vigentes que se mantienen en custodia, a fin de que se efectúen controles oportunos y permanentes de monitoreo y seguimiento para la toma de decisiones De la misma manera la Gerencia del Aeropuerto Internacional del Cusco remitirá al Área de Tesorería de la Gerencia de Finanzas, copias de las cartas fianzas y copia del registro de las garantías vigentes que se mantienen en custodia 4 La Gerencia de Aeropuertos, a través de las Jefaturas Zonales y la Gerencia del Aeropuerto Internacional del Cusco a través del Administrador de garantía, supervisará el cumplimiento de las funciones de administración y control de las garantías a su cargo En el caso de que algunas ciudades no cuenten con sede aeroportuaria y con personal para la administración de las garantías, estas serán derivadas al Aeropuerto más cercano 5 En el caso de la Sede Central, es responsabilidad del Administrador de Garantía del Área de Tesorería, comunicar oportunamente a la Gerencia de Aeropuertos, Gerencia del Aeropuerto Internacional del Cusco y al Área de Facturación y Cobranzas, los vencimientos de las garantías que obran en custodia en la mencionada Área, a fin de que adopten las acciones adecuadas, en cuanto a requerir su renovación, devolución o ejecución

11 Pág 10 de 25 6 La administración de la Carta Fianza, bajo el ámbito del RIAC, se encontrará a cargo del Administrador de Aeropuerto, en el caso que el bien arrendado o servicio se ubique en la Sede Aeroportuaria Es responsabilidad del Administrador de Aeropuerto, o de quien haga sus veces, exigir a los usuarios la presentación oportuna de las Garantías y tramitar su renovación En los casos que dichas Garantías se mantengan en custodia de la Gerencia de Finanzas, el Administrador de Aeropuerto deberá gestionar y adjuntar al expediente, una copia de la Garantía En el caso de los bienes o servicios de la Sede de Lima, será responsable el Jefe del Área de Desarrollo Comercial 84 DE LOS ADELANTOS Y PAGOS Para efectuar los pagos directos o adelantos de materiales, para la adquisición de bienes, servicios u obras, deberán estar establecidos en el contrato El Encargado de las Contrataciones, deberá requerir a los contratistas la presentación de una carta fianza, con las características que señala el numeral 82 El Área de Tesorería, efectuará los pagos previo cumplimiento de este requisito 85 DEL INCUMPLIMIENTO DEL CONTRATO 1 Cuando el contratista no cumpla con presentar la renovación de la garantía, el Administrador de Garantía, gestionará ante las entidades financieras, mediante carta notarial el requerimiento de renovación de garantías, antes de su vencimiento, evitando que pierda sus derechos sobre la misma 2 La entrega de las cartas notariales debe ser efectuada en el domicilio indicado por la entidad financiera y en concordancia con el plazo señalado en el Artículo 1898 del Código Civil, es decir, en un plazo no mayor a los quince (15) días calendarios después del vencimiento indicado en la garantía 3 El Encargado de las Contrataciones, determinará el destino (devolución o ejecución) de la Carta Fianza con relación al cumplimiento de las cláusulas del contrato 86 DE LA RENOVACIÓN 1 El Encargado de las Contrataciones coordinará permanentemente con el contratista para requerirle la oportuna renovación de las Cartas Fianzas cuando corresponda La renovación deberá efectuarse en las mismas condiciones de la garantía requerida por el contrato, asimismo debe asegurarse que comprenda todo el período de la relación contractual 2 El Administrador de Garantía, reportará periódicamente al Encargado de las Contrataciones, el detalle de las garantías en custodia, indicando sus vencimientos y requiriéndoles pronunciamiento respecto a las acciones a tomar en cuanto al destino de las mismas en concordancia con la vigencia del contrato 87 DE LA EJECUCIÓN 1 El Encargado de las Contrataciones, informará oportunamente por escrito al Administrador de Garantía, la opinión de la Gerencia de Asuntos Jurídicos sobre la decisión de ejecución de la carta fianza, adjuntando el informe de resolución del contrato por incumplimiento de las prestaciones

12 Pág 11 de 25 2 El Encargado de las Contrataciones previamente comunicará al contratista, mediante carta notarial la ejecución de la garantía 3 La garantía sólo se ejecutará en los siguientes casos: c1 Cuando el contratista no renueva la garantía antes de la fecha de su vencimiento; sin embargo una vez que se cuente con la conformidad de la recepción de la prestación o haya quedado consentida la liquidación, según corresponda, y siempre que no existan deudas a cargo del contratista o de haber saldo a favor, se procederá con la devolución del monto ejecutado sin dar lugar al pago de intereses Tratándose de las garantías por adelantos, no corresponde devolución alguna por el adelanto pendiente de amortización Para este tipo de ejecución no es necesario el informe de la Gerencia de Asuntos Jurídicos, ya que el afianzado no tiene derecho a interponer reclamo alguno Para dicha ejecución el Encargado de las Contrataciones o la Gerencia de Aeropuertos o la Gerencia del Aeropuerto Internacional del Cusco o el Área de Facturación y Cobranzas, según sea el caso, solicitarán al Administrador de garantía la ejecución de las garantías por falta de renovación c2 La garantía de fiel cumplimiento se ejecuta, en su totalidad, cuando la resolución por la cual resuelve el contrato por causa imputable al contratista haya quedado consentida o cuando por laudo arbitral se declare procedente la decisión de resolver el contrato En estos supuestos, el monto de la garantía corresponde íntegramente a la Entidad, independientemente de la cuantificación del daño efectivamente irrogado c3 Igualmente, la garantía de fiel cumplimiento se ejecuta cuando transcurridos tres (03) días hábiles de haber sido requerido por, el contratista no hubiera cumplido con pagar el saldo a su cargo establecido en el acta de conformidad de la recepción de la prestación a cargo del contratista, en el caso de bienes, servicios y consultorías en general, o en la liquidación final del contrato, en el caso de consultoría y ejecución de obras Esta ejecución será solicitada por un monto equivalente al citado saldo a cargo del contratista c4 La garantía por adelantos se ejecuta cuando resuelto o declarado nulo el contrato exista riesgo sustentado de imposibilidad de amortización o pago, aun cuando este evento haya sido sometido a un medio de solución de controversias En cualquiera de los supuestos contemplados en el párrafo anterior, en forma previa a la ejecución de la garantía por adelantos, requiere notarialmente al contratista, otorgándole un plazo de diez (10) días hábiles para que devuelva el monto pendiente de amortizar, bajo apercibimiento de ejecutar la garantía por adelantos por dicho monto De otro lado, con respecto a las cartas fianzas correspondientes a la interposición por recursos de apelación, el Encargado de las Contrataciones solicitará al Administrador de Garantía la ejecución de carta fianza, una vez que la Gerencia General emita la Resolución a favor de

13 Pág 12 de DE LA DEVOLUCIÓN DE LA GARANTÍA 1 El Área Usuaria remitirá al Encargado de las Contrataciones así como al Administrador de Garantía, copia del Acta de Conformidad para el caso de bienes, servicios y la Liquidación Final consentida, cuando se trate de ejecución y consultoría de obras a efectos que el afianzado disponga inmediatamente de su Carta Fianza de Fiel Cumplimiento Asimismo, con relación a las cartas fianzas por adelantos, el Área Usuaria comunicará al Encargado de las Contrataciones y al Administrador de Garantía, previo cumplimiento del objeto a fin que el afianzado disponga inmediatamente de su Carta Fianza Con respecto a la custodia de las garantías de los clientes, el Área Usuaria solicitará su devolución al Administrador de Garantía según corresponda 2 El Afianzado tendrá un plazo de diez (10) días calendarios para que un representante autorizado a través de una carta poder se apersone con el Administrador de Garantía para recabarla, de no recogerla dentro del plazo antes indicado, el Administrador de Garantía, remitirá la carta fianza original a la entidad financiera emisora mediante una comunicación escrita en la dirección que señala la mencionada garantía 89 DEL MONTO El Encargado de la Contrataciones solicitará al Administrador de Garantía la devolución de las cartas fianzas correspondientes a la interposición por recursos de apelación, una vez que la Gerencia General emita la Resolución a favor del Postor 1 En las contrataciones de bienes, servicios en general, consultorías o de obras que conllevan la ejecución de prestaciones accesorias, tales como mantenimiento, reparación o actividades afines, se otorgará una garantía adicional por este concepto, la misma que se renovará periódicamente hasta el cumplimiento total de las obligaciones garantizadas, no pudiendo eximirse su presentación en ningún caso El monto de las garantías de fiel cumplimiento y por prestaciones accesorias corresponderá al diez por ciento (10%) del monto adjudicado del contrato principal y accesorio individualmente (Dicho porcentaje corresponde para los procedimientos de selección llevados a cabo bajo la normatividad de contrataciones del Estado) 2 sólo puede entregar los adelantos previstos en las bases y solicitados por el contratista, contra la presentación de una garantía emitida por idéntico monto y un plazo mínimo de vigencia de tres (3) meses, renovable trimestral por el monto pendiente de amortizar, hasta la amortización total del adelanto otorgado 3 En los contratos de arrendamiento de bienes muebles e inmuebles, la garantía será entregada por el Cliente a, en los términos previstos en el contrato Dicha garantía cubrirá las obligaciones derivadas del contrato

14 Pág 13 de DE LAS EXCEPCIONES SOBRE GARANTÍAS, BAJO LA NORMATIVIDAD DE CONTRATACIONES DEL ESTADO El contratista no otorga garantía de fiel cumplimiento del contrato ni garantía de fiel cumplimiento por prestaciones accesorias en los siguientes casos: 1 Contratos de bienes y servicios, distintos a la consultoría de obras, cuyos montos sean iguales o menores a cien mil Soles (S/ ,00) La citada excepción también aplica a los contratos derivados de procedimientos de selección por relación de ítems, cuando el monto del ítem adjudicado o la sumatoria de los montos de los ítems adjudicados no supere el monto señalado anteriormente 2 Adquisición de bienes inmuebles 3 Contratos de arrendamiento de bienes muebles e inmuebles 4 Las contrataciones complementarias celebradas bajo el alcance del artículo 150 de la Ley de Contrataciones del Estado, cuyos montos se encuentren dentro del supuesto contemplado en el numeral 1

15 Pág 14 de 25 IX DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS Nombre del Procedimiento RECEPCIÓN Y CUSTODIA DE LA GARANTÍA PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD 1 ENCARGADO DE LAS CONTRATACIONES Solicita al postor adjudicatario la entrega de la Garantía exigida en la cláusula del contrato, antes de la suscripción 2 POSTOR ADJUDICATARIO Presenta en Mesa de Partes la carta adjuntando la Garantía de acuerdo al contrato 3 MESA DE PARTES Recibe y sella el cargo de la carta y deriva la carta original con la garantía al Encargado de las Contrataciones 4 5 ENCARGADO DE LAS CONTRATACIONES Recibe y revisa la Garantía cautelando el cumplimiento de las características y requisitos establecidos en el numeral 82 del presente Manual Remite la Garantía y copia del contrato al Administrador de Garantía ADMINISTRADOR DE GARANTÍA ENCARGADO DE LAS CONTRATACIONES Recibe la garantía y verifica la autenticidad y cumplimiento de las características establecidas en el numeral 82 del presente Manual Registra y mantiene en custodia organizada en caja fuerte, cautelando el vencimiento de la garantía Oportunamente comunica por escrito y por correo electrónico el vencimiento de las garantías al Encargado de las Contrataciones Recibe el comunicado del Administrador de Garantías y procede a la revisión de las fechas de vencimiento de las garantías Verifica si la garantía necesita ser devuelta, renovada o ejecutada con el contrato

16 Pág 15 de 25 Nombre del Procedimiento DEVOLUCION DE LA GARANTÍA PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD 1 ÁREA USUARIA Remite el Acta de Conformidad al Encargado de las Contrataciones con copia al Administrador de Garantía 2 ENCARGADO DE LAS CONTRATACIONES Recibe el Acta de Conformidad, adjunta al expediente del contrato 3 ADMINISTRADOR DE GARANTÍA Recibe del Área Usuaria copia del Acta de Conformidad y dispone la devolución de la garantía al Contratista 4 Si el Contratista no se acerca a recoger la garantía, procede a devolver al Banco

17 Pág 16 de 25 Nombre del Procedimiento RENOVACIÓN DE LA GARANTÍA PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD 1 2 ENCARGADO DE LAS CONTRATACIONES Previa comunicación del Administrador de Garantía respecto a la situación de las cartas fianzas que se encuentren próximas a vencerse por escrito y por correo electrónico, verificará si corresponden a contratos que aún no han concluido Si es así solicita al contratista mediante carta la renovación de la garantía 3 4 CONTRATISTA Recibe carta y procede a renovar la vigencia de la garantía Remite renovación de garantía con carta a través de Mesa de Partes al Encargado de las Contrataciones 5 MESA DE PARTES Recibe la renovación de la garantía y la remite al Encargado de las Contrataciones 6 ENCARGADO DE LAS CONTRATACIONES Recibe la renovación de la garantía y verifica la autenticidad y cumplimiento de las características y requisitos establecidos en el numeral 82 del presente Manual 7 Remite la garantía renovada al Administrador de Garantía 8 Recibe la Garantía, verifica la autenticidad y el cumplimiento de las características y requisitos establecidos en el numeral 82 del presente Manual 9 10 ADMINISTRADOR DE GARANTÍA Registra y mantiene en custodia organizada en caja fuerte, cautelando el vencimiento de la garantía Comunica oportunamente por escrito y por correo electrónico al Encargado de las Contrataciones los vencimientos de las garantías que se mantienen en custodia a fin de ser devuelta, renovada o ejecutada

18 Pág 17 de 25 Nombre del Procedimiento EJECUCIÓN DE LA GARANTÍA PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD 1 2 ENCARGADO DE LAS CONTRATACIONES Recibe del Área Usuaria un Informe por incumplimiento de Contrato Solicita al contratista mediante carta notarial el cumplimiento de sus prestaciones bajo apercibimiento de resolver el contrato y posteriormente ejecutar sus garantías en concordancia con lo establecido en el Artículo 131 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado 3 Remite informe a la Gerencia de Asuntos Jurídicos informando el incumplimiento de contrato 4 GERENCIA DE ASUNTOS JURIDICOS Recibe y emite un informe legal sobre la procedencia de la resolución de contrato 5 6 ENCARGADO DE LAS CONTRATACIONES Recibe informe y procede a resolver el contrato a través del representante legal de o el funcionario que tenga la facultad para efectuar dicho acto Solicita al Administrador de Garantía la ejecución de la misma, adjuntando copia del informa legal 7 8 ADMINISTRADOR DE GARANTÍA Emite y remite carta notarial a la entidad financiera, indicando las razones de la determinación y solicitando se proceda la ejecución de la garantía Verifica si la entidad financiera cumplió con trasladar los fondos a la cuenta de con cheque de gerencia

19 Pág 18 de 25 X DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS 101 El incumplimiento de lo dispuesto en el presente Manual, dará lugar a las sanciones administrativas establecidas en el Reglamento Interno de Trabajo, así como a las acciones de naturaleza civil o penal a que hubiese lugar 102 Es responsabilidad de las Gerencias, cada una en el asunto de su competencia, evaluar permanentemente sus actividades a fin de optimizarlas y ejecutar la mejora continua del proceso, eliminando las actividades que no agreguen valor Las modificaciones del presente manual se efectuará en coordinación con el Área de Organización y Métodos 103 Las garantías que hayan sido renovadas hasta la fecha de aprobación del presente Manual, continuarán en custodia y control de su vigencia por el Administrador de Garantía XI DISPOSICIONES FINALES PRIMERA El Área de Organización y Métodos se encargará de realizar las gestiones para la difusión mediante el buzón de correo informativo corporativo, así como de realizar las gestiones para su publicación a través de la intranet y la información de transparencia del Portal Web de de conformidad con los Lineamientos de Transparencia en la Gestión de las empresas bajo el ámbito de FONAFE SEGUNDA La inobservancia a las disposiciones legales vigentes, no exime de responsabilidad al personal, si éstas no se encuentran contempladas en el presente Manual TERCERA En casos de vacíos, deficiencia o casos no previstos en el presente Manual, será de aplicación de manera supletoria el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado vigente y/o disposiciones administrativas vigentes CUARTA Quedan sin efecto las disposiciones administrativas que se opongan o contravengan a lo dispuesto en el presente Manual XII ANEXOS

20 Pág 19 de 25 ANEXO 01 Requisitos de las Cartas Fianzas

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22 Pág 21 de 25 ANEXO 02 Flujogramas del Procedimiento Administración de Garantías

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