FICHA PÚBLICA DEL PROYECTO

Transcripción

1 NUMERO DE PROYECTO: EMPRESA BENEFICIADA: MAMBASOFT SA DE CV TÍTULO DEL PROYECTO: DISEÑO DE MODELOS DE GESTIÓN Y APLICACIONES MÓVILES PARA LA DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA Y TÉCNICAS DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

2 OBJETIVO DEL PROYECTO: El objetivo del sistema es acompañar a la institución en sus procesos archivísticos. Desde la apertura de un expediente, hasta su destino final en archivo histórico o baja documental. Esto a través de la automatización de los 4 Instrumentos de Consulta y Control, siguiendo la teoría del ciclo vital del documento y los requisitos especificados en los lineamientos internacionales, federales, estatales y locales correspondientes. PRINCIPALES ACTIVIDADES REALIZADAS: 1.- Análisis y requisitos de la funcionalidad asociada al Sistema Integral de Archivos. 2.- Diseño temporal de la funcionalidad asociada al Sistema Integral de Archivos. 3.- Prototipo de la funcionalidad asociada al Sistema Integral de Archivos. 4.- Análisis y requisitos de la funcionalidad asociada al Sistema Estatal de Archivos. 5.- Diseño temporal de la funcionalidad asociada al Sistema Estatal de Archivos. 6.- Prototipo de la funcionalidad asociada al Sistema Estatal de Archivos. 7.- Análisis de reutilización y del dominio para la plataforma. 8.- Protocolos 00 para la plataforma. 9.- Desarrollo de componentes para la plataforma Ensamble de componentes para el prototipo final Documentación Prototipo final. 13.-Prueba Piloto.

3 BREVE DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO: Se desarrollará una aplicación que integre los algoritmos automatizados para poder tener información clara, completa, veraz, oportuna y confiable, con la intención de reemplazar a los antiguos modelos empíricos de gestión de documentación, teniendo como resultado la mejora continua en los procesos archivísticos y en la planeación de las actividades de la instituciones. RESULTADOS DEL PROYECTO: 1.- Prototipo de Plataforma de Gestión Archivística.

4 2.- Prototipo de App en Android.

5 3.- Plataforma Web para gestión archivística.

6 4.- Metodología para evitar errores de transcripción, clasificación y descripción documental y la reducción en el tiempo de generación de los 4 instrumentos de consulta y control archivístico.

7 5.- Documentación

8 6.- Prueba piloto en la Secretaría del Trabajo y Previsión Social del Estado de Hidalgo

9 7.- Registros de Propiedad Intelectual

10 IMPACTOS DEL PROYECTO: Impacto tecnológico Las diferencias comparativas se dividen en términos de software y metodología de desarrollo de prototipos. Se registró una marca mexicana derivada del proyecto: Archivística, marca mixta, que es para el uso exclusivo de la plataforma Web. Se registró una marca mexicana Archivística App, marca mixta, para el uso en aplicaciones móviles, que aunque el proyecto no contempla la generación de un App, Mambasoft inicio el diseño y parte del desarrollo. Se desarrollaron dos metodologías para la gestión archivística de expedientes: la metodología para evitar errores de transcripción, clasificación y descripción de los archivos y la metodología en la reducción del tiempo para la generación de las 4 herramientas de control y consulta a través de la automatización. Los prototipos fueron desarrollados con tecnología 100% software libre, esto permite su adopción en el mercado meta de una manera significativamente más rápida, debido a los bajos costos de adquisición y mantenimiento. Así mismo el hecho de que el software se ejecute en un ambiente web facilita su compatibilidad con la mayoría de los equipos de computo y dispositivos móviles, característica que es diferenciadora con algunos programas similares dentro del mercado. Impacto social El impacto social se enfocó en la generación de empleos durante el proyecto y con la posibilidad de generar un número mayor una vez comercializado el producto (posterior al alcance de este proyecto). Mediante el prototipo desarrollado se pueden atender mejor las necesidades del personal dedicado a la gestión archivística, el licenciamiento de la plataforma se encuentra al alcance de cualquier archivística o en su defecto cualquier empresa o institución. Fue diseñada para optimizar los recursos y por lo tanto ejecutarse casi en cualquier equipo de computo o dispositivo móvil.

11 Impacto Económico Los impactos económicos se evalúan en función de la reducción de costos y ventas en un esquema de licencias a las empresas u organizaciones interesadas. Se logró la reducción de costos de desarrollo al hacer los siguientes cambios: 1.- Los prototipos se desarrollaron con tecnología libre: JavaScript, Bootstrap, Php y MySql. El costo de licenciamiento en este sentido es cero. 2.- Se redujo el costo promedio de desarrollo de un sistema especializado en gestión documental y archivo (por el tamaño de módulos) al utilizar 100% de software libre, ahorrando un 63% efectivo en el costo de desarrollo por licenciamiento y mantenimiento anual. 3.- Se generaron empleos en la región a nivel de licenciatura. 4.- Registro de 2 marcas por lo que es posible comercializar el producto en un futuro inmediato a través de licenciamiento de distribución.