Sistemas Informáticos Administrativos para apoyar la Investigación en Ingeniería. Ing. Marco Ambriz Maguey Coordinador de Sistemas de Cómputo

Transcripción

1 Sistemas Informáticos Administrativos para apoyar la Investigación en Ingeniería. Ing. Marco Ambriz Maguey Coordinador de Sistemas de Cómputo

2 Antecedentes El II es una de las dependencias universitarias que más ingresos extraordinarios generan en la UNAM. Nuestra comunidad de académicos, administrativos, honorarios y estudiantes está formada por más de 1200 personas. El personal administrativo tiene una carga de trabajo muy alta debido a que ya atiende más de 27,000 trámites administrativos. La Secretaría Administrativa se ha apoyado con diversos sistemas informáticos tanto desarrollados por el Instituto como por otras dependencias administrativas de la UNAM. El Sistema Integral de Administración Financiera (SIAF), desarrollado en el Instituto, se ha usado por muchos años.

3 Antecedentes En el año 2010, la UNAM, a través de la Dirección General de Control e Informática promueve un sistema informático administrativo enfocado a cunrir las necesidades institucionales. Surge el Sistema Integral de Registro Financiero (SIRF) y el Instituto de Ingeniería se ofrece para realizar las pruebas piloto iniciales del sistema y evaluar sus funcionalidades (2010). El Instituto a través de la Secretaría Administrativa lo acepta y decide ponerlo en producción. El personal administrativo entra en una etapa compleja para adaptarse al nuevo sistema debido a que lo debe hacer sin descuidar su labor y sin interrumpir la operación de la Secretaría (2011). EL SIRF al ser un sistema institucional solo incluye procesos administrativos comunes a todas las dependencias de la UNAM por lo que el Instituto decide trabajar en paralelo con el SIAF de manera temporal para cubrir sus necesidades locales.

4 Plan de Desarrollo Administración al Servicio de la Investigación (ASI)

5 Administración y Sistemas Informáticos Como parte del Plan de Desarrollo se desprende el proyecto Administración al Servicio de la Investigación (ASI) cuyo objetivo es: Mejorar la gestión, la administración y el seguimiento de los trámites y los proyectos. El proyecto ASI, identifica las siguientes acciones: Desarrollar e implementar los sistemas informáticos necesarios. Desarrollar propuestas al sistema de registro financiero (SIRF) para cumplir con los requerimientos del IIUNAM.

6 Administración y Sistemas Informáticos La CSC por medio del Área de Ingeniería de Software ha colaborado con la Dirección y la Secretaría Administrativa para: Participar en el análisis de las necesidades encontradas durante las juntas de trabajo del plan de desarrollo para entender las necesidades y los retos de la Secretaría Administrativa. Presentar propuestas técnicas para dotar a la Secretaría de las herramientas informáticas necesarias para atender el objetivo marcado en el proyecto ASI. Dar soporte técnico a los sistemas administrativos existentes.

7 Consideraciones en las propuestas técnicas Diseñar un solución integral con nuevos sistemas que atiendan los procesos administrativos locales del II. Cubrir los procesos no considerados en el diseño del SIRF. Intercambiar información e integrarse con los procesos que están desarrollados en el SIRF Relacionar nuevos procesos administrativos con la información ya existente. Dotar a los sistemas administrativos con la capacidad de intercambiar información con los sistemas académicos como el SICOE y SBDAII.

8 SIAF, Sistema aislado El SIAF tiene una arquitectura Cliente Servidor en la que se instala un ejecutable en las máquinas personales de los administrativos y una página SIAF Web para uso de los académicos (Jefes de Proyecto). Recepción Recursos Humanos Ingresos Extraordinarios Egresos Caja Ingresos Extraordinarios Visual Fox Pro Egresos DGAPA SIAF Sistema Integral de Administración Financiera Caja CONACYT

9 SIRF, Sistema aislado Recepción Egresos Administración Caja mysql Archivos Ejecutables SIRF VB6.0 Recepción Ingresos Extraordinarios BD SIRF Egresos PAPIIT / CONACYT SIRF SISTEMA INSTITUCIONAL DE REGISTRO FINANCIERO Contabilidad Registro Patrimonial Ingresos Extraordinarios Caja

10 Diseño conceptual de la solución integral Sistemas CSC Académicos Administrativos Sistema externo SBDAII SIFC SICOE Apertura de proyectos SIRF Consulta de proyectos Otros sistemas Sistema de cobranza de aportaciones

11 Diseño Conceptual del Sistema Integral Casa Usuarios IINGEN SIRF INTERNET Usuarios IINGEN SIAF RED IINGEN SICOE SBDAII SIFC Cobranza de aportaciones Consulta de proyectos Viajes

12 Proceso para el desarrollo y liberación de sistemas

13 Sistemas informáticos desarrollados para la Administración

14 Sistemas desarrollados para la administración Sistema de seguimiento para la Formalización de Convenios (SIFC) Sus objetivos son: Llevar un registro de las propuestas técnico-económicas de los jefes de proyecto y sus convenios formalizados correspondientes. Mostar en forma oportuna la información del avance de las solicitudes de convenio para darle el seguimiento adecuado. Apoyar al área jurídica para el respaldo electrónico de los documentos generados para la formalización del convenio Generar los reportes necesarios para la toma de decisiones e informes institucionales

15 Sistemas desarrollados para la administración Sistema Institucional de Formalización de Convenios (SIFC)

16 Sistemas desarrollados para la administración Sistema de cobranza de aportaciones Sus objetivos son: Que los académicos puedan consultar la información financiera relacionada con los entregables del convenio. Compartir información con el sistema de convenios. Que la Secretaría Administrativa registre en un solo sistema la información financiera que está relacionada con los convenios y los proyectos.

17 Sistemas desarrollados para la administración Sistema de cobranza de aportaciones

18 Sistemas desarrollados para la administración Sistema de Seguimiento para la Formalización de Convenios (SIFC) Interacción con otros sistemas Académicos (Jefes de proyecto) SIRF (En desarrollo) Normatividad UNAM Coordinadores / Subdirectores SIFC Y Cobranza de aportaciones Reportes Relación de los proyectos formalizados en el semestre inmediato anterior. Relación de proyectos en proceso de formalización a la fecha del informe. Importe total y distribución de los recursos En el caso de proyectos en proceso de formalización, el informe deberá señalar el estado que guarda la formalización y firma del convenio Director

19 Sistemas desarrollados para la administración Sistema de Consulta de Proyectos del SIRF (primera etapa) Sus objetivos son: Que los académicos consulten de forma rápida los proyectos a su cargo que están registrados en el SIRF. Mostrar la información que necesitan desde cualquier parte que tenga una conexión a Internet.

20 Sistemas desarrollados para la administración Sistema de Consulta de Proyectos Interacción con otros sistemas Académicos (Jefes de proyecto) SIRF (Extracción de información) Desarrollo para dispositivos móviles Coordinadores / Subdirectores Consulta de proyectos Sistema para la Consulta de proyectos Desarrollo de aplicaciones nativas para dispositivos móviles, Apple IOS, BlackBerry, Android y Windows phone. Director

21 Sistemas desarrollados para la administración Sistema de Consulta de Proyectos del SIRF (primera etapa)

22 Sistemas desarrollados para la administración Sistema de Consulta de Proyectos del SIRF (primera etapa) Aplicación para Windows Phone

23 Sistemas desarrollados para la administraciónón Sistema de Consulta de Proyectos del SIRF (primera etapa) Aplicación para iphone

24 CONCLUSIONES

25 Conclusiones Conformar un ecosistema de herramientas que apoyen la labor administrativa que realizan el personal Administrativo y Académico Favorecer la comunicación entre aplicaciones, con el fin de reducir tiempos de captura, evitar el uso de papel Dotar a cada sistema de la información necesaria para sus procesos Mantener actualizados los sistemas con la tecnología más reciente, para ofrecer a los usuarios mejores aplicaciones. Desarrollar aplicaciones para plataformas nativas de dispositivos móviles (Teléfonos inteligentes y tabletas) para que el personal consulte los sistemas administrativos desde diversos lugares con cobertura de Internet.

26 Colaboradores Área de Ingeniería de Software de la CSC Ing. Jonathán Velázquez García Ing. Mauricio Velázquez Álvarez Ing. Genaro Ulises González Cardona Ing. Julio Alfonso De León Razo

27 Gracias por su atención.