DEPARTAMENTO DE CIENCIAS EMPRESARIALES CARRERA: : INGENIERÍA COMERCIAL

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1 DEPARTAMENTO DE CIENCIAS EMPRESARIALES CARRERA: : INGENIERÍA COMERCIAL APLICACIÓN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO A LA UNIVERSIDAD AUTONOMA JUAN MISAEL SARACHO DOCENTE: : LIC. HEYDI FLORES ALVAREZ ALUMNO: : CRISTIAN FERNANDEZ GARZON TARIJA - BOLIVIA

2 MARCO TEORICO 1. JUSTIFICACION 2. ANTECEDENTES 3. PLANEACION 3.1. Concepto 3.2. Tipos de planes Visión Misión Objetivos Estrategias Políticas Procedimientos Reglas Presupuestos 3.3. Comentario 4. ORGANIZACIÓN 4.1. Concepto 4.2. Conceptos básicos de diseño organizacional Complejidad Formalización Centralización División de trabajo Unidad de Mando Autoridad y Responsabilidad Tramo de control 4.3. Tipología de la organización 4.4. Departamentalización 4.5. Comentario 5. INTEGRACION DE PERSONAL

3 5.1. Concepto 5.2. Proceso de Administración de Recursos Humanos Planeación de Recursos Humanos Reclutamiento Despido de Personal Selección Orientación o Inducción Capacitación Evaluación del desempeño Desarrollo de la carrera Relaciones obrero-patronales 5.3. Comentario 6. DIRECCION 6.1. Concepto 6.2. Principios de dirección aplicados en la Organización Principio de la armonía del objetivo o coordinación de intereses Impersonalidad de mando De la supervisión directa De la vía jerárquica Aprovechamiento del conflicto 6.3. Motivación 6.4. Liderazgo 6.5. Comunicación 6.6. Comentario 7. CONTROL 7.1. Concepto 7.2. Proceso del Control Administrativo 7.3. Control por áreas funcionales 7.4. Desarrollo de controles 7.5. Comentario

4 UNIVERSIDAD AUTONOMA JUAN MISAEL SARACHO 1. JUSTIFICACION El motivo de este trabajo de investigación es saber como una organización (Universidad Autónoma Juan Misael Saracho ) emplea las funciones administrativas, es decir saber como planifica, como está organizada, como integra a su personal, además de dirigirla y por cuanto saber como controla a dicho personal y otros, es decir ver que principios se cumplen y cuales son pasados por altos (quebrantados). 2. ANTECEDENTES Primer Período Está constituido por los siguientes retos decisivos: El congreso Nacional, bajo la Presidencia del Dr. Mariano Baptista, sanciona el 16 de noviembre de 1886, la creación de un Distrito Universitario independiente en el Departamento de Tarija, siendo promulgada la Ley, al día siguiente, por el Presidente Gregorio Pacheco y refrendado por el Ministro de Justicia, Instrucción Pública y Culto Don José Pol. El 15 de diciembre del mismo año, el Presidente de la República expide el título de Cancelario del Distrito Universitario de Tarija a favor del Dr. Luis Paz, quien toma posesión del cargo el 10 de enero de 1887, fecha en que entra en funcionamiento la Universidad Estatal. Una de las primeras medidas fue organizar el Consejo Universitario y representar al gobierno la necesidad que dicho organismo gerente las rentas del Distrito haciendo a los Cancelarios Superintendentes del Ramo.

5 En 1930 al establecerse en la República el régimen autónomo de la Universidad Boliviana, quedó suprimida la Universidad de Tarija, funcionando únicamente un Distrito Escolar. Con tal medida desapareció también la Facultad de Derecho. Segundo Período desde 1946 El 6 de junio de 1946 a invitación del Sr. Don Federico Ávila, se reunió en la Biblioteca Municipal, un grupo de profesionales y personalidades tarijeñas, el que después de escuchar los propósitos que perseguía el Sr. Ávila acordaron fundar la Universidad Autónoma Juan Misael Saracho designando al autor de la idea para que prosiguiera los trámites necesarios y facultándole para actuar como Rector Interino. Aprobado el Estatuto Orgánico y la personalidad jurídica fue electo Rector el Dr. Octavio O Connor d Arlach, bajo cuya gestión funcionaron dos facultades: la de Derecho y Ciencias Sociales y la de Humanidades y Ciencias de la Educación, ésta última de efímera duración. El cuadro de la Estructura Académica muestra la relación de creación de las diferentes carreras con las que cuenta la U.A.J.M.S. La actual Universidad La Universidad Autónoma Juan Misael Saracho, actualmente cuenta con 7 facultades y 22 carreras. De estas últimas, 17 son a nivel Licenciatura y 8 a nivel de Técnico Superior. La matrícula sobrepasa a los estudiantes, mostrando un crecimiento acelerado, en los últimos años. La planta docente está conformada por algo más de 550 profesores, de los cuales aproximadamente, un tercio son a tiempo completo y el resto a tiempo horario. La Universidad realiza, anualmente la evaluación de los docentes contratados, que les permite acceder a la titularidad de la cátedra, a raíz de la cual más de la mitad de las

6 cátedras son regentadas por profesores titulares con una tendencia creciente, hasta cubrir el 100 por ciento de las cátedras, se ha desarrollado un intenso programa de formación pedagógica para un perfeccionamiento profesional y docente permanente y sistemático. Lo que redundará en la optimización del proceso enseñanzaaprendizaje. El personal administrativo alcanza de 313 empleados de los cuales 292 corresponden al personal permanente y el resto es eventual, además cuenta con una Biblioteca Central y 11 especializadas con un acerbo de libros en crecimiento. Además cuenta, con clínicas, laboratorios, centros de investigación, gabinetes, fundos agrícolas, ganaderos y forestales, etc., equipados convenientemente y ubicados en espacios adecuados. Además brinda una formación a nivel de Licenciatura en Administración Educativa y en Educación Escolar, con las menciones en Educación Primaria y Secundaria. Se crea además, mediante Resolución del Honorable Consejo Universitario No. 058/94 de 6 de septiembre de 1994, la Dirección de Postgrado de la Universidad. El propósito fundamental de esta unidad académica es la formación de profesionales al nivel de Diplomado, Especialidad, Maestría y Doctorado, así también brindar permanentemente cursos de actualización. La Dirección de Planificación Académica, en el marco de la operacionalización, del Plan Piloto de Acción de la U.A.J.M.S., ha promovido la elaboración de los planes de desarrollo de las unidades académicas facultativas, para el período , como uno de los subsistemas del Sistema Integrado de Planificación Estratégica que se ha previsto en la institución, en su proceso de cambio y transformación. Para coadyuvar al logro de la excelencia académica, se ha visto la necesidad de reestructurar las bases del gobierno universitario y reorientar los sistemas de gestión

7 universitaria con eficiencia y eficacia internas, revalorizando el trabajo universitario mediante su rearticulación con el medio. Se dedica a: Contribuir a la creación de una conciencia nacional. Formar profesionales idóneos en todas las áreas del conocimiento científico, tecnológico y cultural. Identificar el quehacer científico-cultural con los intereses del país. Organizar y mantener institutos destinados a la capacitación cultural, técnica y social de nuestra población. Impartir enseñanza superior para formar, graduar profesionales y técnicos con sentido crítico y creativo. Dirigir sus actividades al conocimiento y estudio de los problemas de la realidad local, regional y nacional. Contribuir al planeamiento educativo integral. Defender los recursos humanos y naturales de la región y del país. Cumplir su misión social. Crear las condiciones para la investigación y el análisis científico de la realidad boliviana. Contribuir al enriquecimiento del arte y cultura, la ciencia, la conquista y afianzamiento de la paz mundial. 3. PLANEACION 3.1. CONCEPTO Es la determinación de los objetivos, establecimiento de una estrategia global para alcanzar estos objetivos y el desarrollo de una amplia jerarquía de planes para integrar y coordinar las actividades.

8 3.2. TIPOS DE PLANES VISION Responde a la pregunta Qué queremos ser? o como quisiéramos ver a nuestra empresa en el futuro; es una declaración general a largo plazo. Una Institución Dinámica de Educación Superior, con Liderazgo Moral, Científico- Tecnológico y Cultural, que busca permanentemente el Desarrollo Humano sostenible de su Medio Social MISION Es la función o tarea básica de una empresa o institución. La Integración con su Medio Social para contribuir a la solución de sus problemas a través de la Investigación y la Generación de Conocimientos Apropiados OBJETIVOS Son los fines que se persiguen por medio de una actividad de una u otra índole, no sólo representan el punto final de la planeación sino también de la organización, la integración de personal, la dirección y el control. Planificar y coordinar las actividades académicas, de investigación científica, técnica y de extensión universitaria. Elaborar planes de mejoramiento económico y promocional social para superar las condiciones regionales, teniendo en cuenta la política y la cultura de la región y del país.

9 Investigar, enriquecer y desarrollar el patrimonio cultural y popular de la región y del país en todas sus manifestaciones. Promover el perfeccionamiento pedagógico del docente universitario para mejorar la enseñanza superior. Contribuir a la planificación y a la formulación de políticas para la integración del sistema educativo nacional. Ejecutar las políticas de interacción social para hacer efectiva la identificación de la Universidad con el pueblo y contribuir a la defensa social Asumir la defensa de los principios básicos de la Universidad Boliviana y coordinar la acción conjunta de las Universidad en caso de amenaza o intervención al régimen de la autonomía. Planificar políticas económicas para generar, captar y distribuir recursos propios destinados al desarrollo de sus fines y objetivos. Capacitar teórico-prácticamente profesionales y técnicos que contribuyan al mejoramiento de las condiciones individuales y sociales. Responder a las condiciones sociales, necesidades y aspiraciones del desarrollo regional y nacional, creando Carreras, Institutos Politécnicos acordes con el rumbo de la evolución histórica ESTRATEGIAS Es la determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de los cursos de acción y la asignación de recursos necesarios para su cumplimiento. Mejorar y diversificar los servicios que presta la Universidad, racionalizando el uso de recursos humanos, materiales y financieros con que cuenta, es decir, ampliando sus servicios (como Ing. Comercial en Yacuiba y Comercio Internacional en Bermejo).

10 Modernizar la estructura universitaria, perfeccionar las funciones de docencia, investigación y extensión universitaria, fortaleciendo los recursos humanos, materiales y financieros, a través de la capacitación de sus docentes e incrementando la cooperación nacional, regional e internacional POLITICAS Son enunciados o criterios generales que orientan o encauzan el pensamiento del administrador en la toma de decisiones. Dar oportunidades, facilidades e incentivos para todos aquellos estudiantes que acrediten un meritorio rendimiento. Dar prioridad a profesionales nacionales, altamente capacitados para brindar una formación académica integral de alta calidad. Acceso directo a bachilleres del Departamento que hayan obtenido un promedio igual o mayor a 60, en el último curso de secundaria. Accesos especiales directos para profesionales universitarios de nivel Licenciatura y Técnico Superior, como para Titulados de Maestros Normalistas y para Oficiales Militares y Policías PROCEDIMIENTOS Son planes por medio de los cuales se establece un método para el manejo de actividades futuras. Consisten en secuencias cronológicas de las acciones requeridas, son guías de acción no de pensamiento en las que se detalla la manera exacta en que deben realizarse ciertas actividades. Para dar facilidades a estudiantes con alto rendimiento, se tiene que hacer trámites para demostrar además una situación económica de bajos ingresos, evaluando tras un examen de la Visitadora Social que investiga la situación del

11 individuo, tras la correcta evaluación y aprobación se debe recabar todos los documentos necesarios en Bienestar Estudiantil para su acreditación de becario. La elección de docentes se hace evaluando el nivel de educación, si es Licenciado, Master, Doctor, además de las pruebas en que se demuestran los conocimientos, esta evaluación lo hacen los Jefes de Carreras, Delegados de los Centros de Estudiantes de las Respectivas Carreras y tras un consenso se elige al que haya obtenido el más alto promedio. Además se brinda el servicio de Ayudantía (beca-trabajo), la cual se asigna a uno de los mejores alumnos del curso tras una competición entre postulantes, se lo realiza primero con una prueba escrita, luego se hace un sorteo del tema a disertar 24 horas antes, y el día siguiente se expone al curso, que necesite al ayudante, la duración de la exposición no debe pasar los 20 minutos, evaluando el Docente de la Cátedra, tras consenso con los estudiantes del curso REGLAS Son acciones u omisiones específicas, no sujetas a la discrecionalidad de cada persona, de obligada realización. El beneficio del universitario en las áreas de alimentación, salud y otras se anulará si éste es sometido a proceso o que hayan sido expulsado de alguna Universidad del Sistema. No fumar ni comer en los cursos. Para estudiantes extranjeros es necesario para su inscripción la presentación de la fotocopia del pasaporte con Visa de Estudiante PRESUPUESTOS Es la formulación de resultados esperados expresados en términos numéricos, podría llamársele un programa en cifras.

12 Actualmente el presupuesto de la Universidad Autónoma Juan Misael Saracho no está designado acorde a las necesidades de esta Casa Superior de Estudios, se guarda la información hasta que el Gobierno aumente el presupuesto, ya que la Universidad cuenta con más universitarios (2004), más de 550 docentes y en el área administrativa un número mayor a 300. Los que formulan los objetivos, estrategias, políticas, procedimientos políticas y presupuestos son: El Honorable Consejo Universitario El Honorable Consejo Facultativo El Honorable Consejo de Sede El Honorable Consejo de Instituto 3.3. COMENTARIO La Universidad Autónoma Juan Misael Saracho aplica en un 90% la función de planeación, ya que formula su visión, misión, objetivos (aunque principalmente cualitativos en su mayoría), sus estrategias se dirigen al mejoramiento tras una incrementada cooperación nacional, regional e internacional, además racionalizando sus recursos humanos, materiales y financieros. El presupuesto en realidad lo definen los Directivos de la Universidad junto con el Gobierno, es decir de acuerdo a un consenso, ya que uno puede pedir mucho y el otro puede dar poco, pero actualmente el presupuesto es muy bajo para administrar una organización tan grande como es la Universidad que sustenta a un gran número de estudiantes.

13 Pero en la planificación de asignación de docentes, aulas para pasar clases es muy deficiente, ya que surgen problemas en el choque de horario con otros cursos, o que docentes dicten clases a la misma hora pero en distintas carreras. 4. ORGANIZACIÓN 4.1. DEFINICION Es agrupar actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa CONCEPTOS BASICOS DE DISEÑO ORGANIZACIONAL COMPLEJIDAD Mientras mayor sea la división del trabajo dentro de una organización, mayor número de niveles habrá en la jerarquía y mientras más estén geográficamente dispersas las unidades de la organización más difícil es coordinar a la gente y sus actividades. La Universidad Autónoma Juan Misael Saracho tiene una complejidad considerable, ya que está estructurado por facultades, por departamentos, programas (carreras), programas de formación de Maestros y Postgrado. La Facultad es la dependencia básica y fundamental de la Nueva Estructura Académico-Administrativa de la Universidad, es una unidad que tiene carácter descentralizado para administrar sus recursos; planificar y promover su desarrollo; coordinar, dirigir, administrar la investigación, docencia y extensión, en todas sus modalidades y niveles, en áreas afines del conocimiento.

14 El Departamento es una unidad académica básica, encargada de planificar, ejecutar y evaluar, de manera integra, bajo criterios de calidad, pertinencia, eficiencia y eficacia, las funciones de docencia, investigación y extensión propias de su área de conocimiento, en correspondencia con las necesidades, demandas y expectativas de su entorno. El programa (carrera) es una unidad académica constituida por un conjunto de asignaturas organizadas con el propósito de formas profesionales en determinadas áreas de la ciencia, arte y técnica. Los programas de formación de Maestros son unidades académicas, el primer programa tiene por objetivo formar licenciados en Administración Educativa y el segundo licenciados en Educación Escolar, menciones en Educación Primaria y Educación Secundaria. El Programa de Postgrado es una unidad académica constituida por un conjunto de asignaturas organizadas con el propósito de formar especialistas con un elevado nivel científico FORMALIZACION Es el grado en que una organización se basa en reglas y procedimientos para dirigir la conducta de los empleados. La Universidad Autónoma Juan Misael Saracho tiene un alto grado de formalización, ya que tiene reglas tanto generales (en toda la Universidad) como por Facultades, Programas, etc. con sus propias reglas y procedimientos ante problemas de cualquier índole.

15 Por ejemplo, ante cualquier reclamo sobre el quebrantamiento de reglas dentro de la Universidad sobre docentes, alumnos o autoridades universitarias, se puede hacer dicho reclamo en las Unidades de Administración Académicas (UNADA) de cada facultad o a los distintos Centros de Estudiantes de cada carrera CENTRALIZACION Tiene que ver con el sitio en donde radica la autoridad. En realidad esta organización tiene un carácter descentralizado ya que el Órgano de Gobierno está constituido por: El Honorable Consejo Universitario El Honorable Consejo Facultativo El Honorable Consejo de Sede El Honorable Consejo de Instituto Estos organismos de gobierno son los que tienen la última palabra, es decir son los que toman la última decisión. Pero actualmente existe lo que se llama el co-gobierno, es decir el 50% de docentes y el otro 50% representan los universitarios representados por la FUL (Federación Universitaria Local) cada parte tiene cierto grado de autoridad y poder DIVISION DE TRABAJO Es desglosar en cierto número de pasos una actividad, es decir cada paso lo realizará un individuo diferente.

16 Esto está claramente definido ya que cada facultad está dividida según los programas (carreras) relacionadas entre sí, por ejemplo en la Facultad de Ciencias Económicas y Financieras en el área de Finanzas está dirigido por un especialista en dicha área, es decir los puestos que tiene la Universidad están diseñados y ocupados por personas altamente capacitados para dichos cargos UNIDAD DE MANDO Es el principio en la que anuncia que un subordinado debe tener un jefe y sólo uno ante el cual es directamente responsable. Por ejemplo: los docentes son responsables ante el Jefe de Carrera y éste ante el Decano de la Facultad, y el Decano ante el Rector de la Universidad, su unidad de mando está muy especificada. Pero a veces este principio se rompe, cuando docentes no sólo son responsables ante los Jefes de Carreras, porque ahora con lo del Co-Gobierno, los universitarios tienen poder de decidir sobre algunos casos, y es a veces que los docentes deben realizar reportes ante los Centros de Estudiantes AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Se refiere a los derechos inherentes a un puesto administrativo de dar órdenes y esperar que obedezcan, al delegar autoridad se delega responsabilidad paralela, caso contrario crea oportunidades de abuso. La autoridad y responsabilidad de los distintos jefes ya sea de carreras, facultades está claramente definido, estos a su vez realizan un delegación de autoridad por ejemplo después del Decano de la Facultad, con otro grado de autoridad está el

17 Vicedecano con sus respectivas responsabilidades y sus propias funciones detalladas. Las autoridades de la Universidad, son colocadas de dos maneras: por méritos en ciertos puestos administrativos, pero en su mayoría se las realiza por medio del voto. Ejemplo: la elección del Rector TRAMO DE CONTROL Es el número de subordinados que un administrador puede dirigir eficaz y eficientemente. En la Universidad Autónoma Juan Misael Saracho el tramo de control está mezclado con tramos anchos y tramos estrechos. No está claramente definido, aunque hay una tendencia hacia tramos estrechos con un máximo de 4 subordinados bajo control de un superior, aunque este valor no es fijo. Ya que algunos Facultades están conformados por una o por varias carreras a la vez, haciendo así el tramo de control muy variado, así el Decano de la Facultad tiene un tramo ancho o estrecho dependiendo de las carreras que la conformen, y algunos departamentos son muy numerosos dependiendo también de la Facultad a la que pertenezcan TIPOLOGIA DE LA ORGANIZACIÓN La Universidad utiliza o emplea: La organización lineal, en la alta dirección como del Rector manda al Vicerrector y éste al Director Administrativo y Financiero, y éste al Secretario General de la Universidad, es decir, emplea esta organización en el nivel más alto.

18 Además utiliza la organización de staff (asesoría) también en la alta gerencia, como ayuda a la toma de decisiones. Los más comunes que se utilizan son los asesores legales y financieros que comúnmente son de la misma Universidad con alta capacitación en el extranjero. También emplea la organización líneo-funcional, como un nexo entre la alta dirección y las distintas decanaturas de cada facultad que la componen, y a la misma vez dentro de algunas Facultades utilizan esta organización para coordinar con las carreras que la conforman. En realidad la organización que utiliza la Universidad Autónoma Juan Misael Saracho es muy variada, utiliza varios tipos de organización, de acuerdo a las distintas necesidades que desea satisfacer, para tener una mejor coordinación, tanto vertical como horizontal. La organización que se tiene en la Universidad es muy variada, debido al cierto grado de autonomía que tienen las facultades, es decir estas adecuan su organización a la que crean la más conveniente. A continuación detallamos el diseño de la estructura organizacional con la que cuenta la Universidad Autónoma Juan Misael Saracho (para nuestro tema de estudio realizamos el organigrama de la parte superior, ejecutiva, de esta institución) debido a la gran descentralización, lo cual hace tener un organigrama mucho más amplio, complejo, además de que en cada Facultad existe un organigrama independiente, es decir diferente el uno del otro, debido a su gobierno semiautónomo dentro de esta Universidad, que además tiene un gobierno autónomo dicha institución.

19 4.4. DEPARTAMENTALIZACION Es la agrupación de actividades y personas en departamentos según criterios específicos, actualmente con tendencia a la departamentalización por clientes, departamentalización por equipos y grupos de actividades. Se podría decir que su departamentalización está dirigida a sus clientes (universitarios) ya que está dividida en facultades que brindan servicios específicos como áreas de salud, áreas financieros, etc. Utiliza este tipo de departamentalización para tener una mejor atención a sus distintos clientes (universitarios), es decir darles el mismo interés a todos ellos para que el servicio que presten sea de alta calidad. Pero también en algunas facultades están agrupadas sus actividades por la función que realicen, es decir tienen una departamentalización funcional. Este tipo de departamentalización es muy común en toda la Universidad, para tener un mejor control en las funciones que se realicen y también internamente dentro de cada facultad es empleada. Actualmente está habiendo una departamentalización geográfica, ya que los antiguos politécnicos de Bermejo y Yacuiba se convirtieron en Facultades integradas con cierto grado de autonomía. Este tipo de departamentalización es empleado a partir de este año (2004) especialmente para tener un mejor control sobre las carreras financieras que aumentaron el número de estudiantes en los últimos años, lo que hizo que también aumentara el número de docentes y administrativos en dichos lugares, haciendo muy difícil su control, es decir se lo dividió por regiones. Al realizarse una departamentalización por clientela, la Universidad Autónoma Juan Misael Saracho, también ofrece servicios específicos, es decir utiliza una departamentalización por productos (pero en este caso por servicio) claro ejemplo está su departamento de Postgrado, que brinda servicios de especialización en ciertas ramas.

20 4.5. COMENTARIO La función de Organización en la Universidad Autónoma Juan Misael Saracho no es única, las adecua según el criterio que vean más conveniente sus autoridades para tener un mejor control, al no ser única su organización hace que existan también muchas variedades de departamentalización, según el número de alumnos que tenga dichas facultades, según a quines vaya dirigido, etc. Las carreras que existen en ésta Universidad tienen su propia organización, pero ésta esta dentro de la organización de la Facultad a la que pertenece y esta última dentro de la organización de la Universidad. Esta Casa Superior de Estudios (Universidades) es considerada como la Organización de Organizaciones, porque existe una dentro de otra. La Organización (función administrativa) es empleada casi en un 100%, aunque no existe una centralización en la toma de decisiones, lo rescatable y también reprochable es lo del Co-Gobierno en la que Docentes y Universitarios comparten el poder, lo que podría llevar a roces entre estos ejecutivos, esto tiene sus ventajas pero también sus desventajas (abuso de poder). 5. INTEGRACION DE PERSONAL 5.1. DEFINICION Consiste en ocupar y mantener así los puestos de la estructura organizacional, esto se lo realiza a través de la identificación de los requerimientos de fuerza de trabajo, realizando el inventario de personal disponible, reclutando, seleccionando, contratando, promoviendo o ascendiendo, planeando la carrera profesional y capacitando a los individuos.

21 5.2. PROCESO DE ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS Está compuesto por aquellas actividades necesarias para incorporar personal en la organización y sostener un alto desempeño de los empleados PLANEACION DE RECURSOS HUMANOS Es el proceso por el cual la Administración se asegura de que tiene el personal correcto que es capaz de terminar aquellas actividades que ayudan a la organización a alcanzar sus objetivos, comprende tres pasos: el inventario de recursos humanos, análisis de puestos y observación directa. Cada año es realizada esta planeación, a través del inventario de su personal que posee, especialmente en el área de docentes, que surgen cambios cada año, dependiendo de los requerimientos y las necesidades que se busca satisfacer, mientras que en el área administrativa ocurre todo lo contrario, se analiza los puestos de trabajo pero los cambios en ellos son casi nulos, por estar designados por la autoridad máxima. El empleador-funcionario o trabajador (nombre genérico con que se designa al personal); sea este profesional, técnico-profesional, profesional medio, personal de supervisión, de cargos generales de oficina, secretarias, auxiliares y de servicio depende del desempeño que tengan éstos en su puesto, para ver así si es necesario hacer algún nuevo reclutamiento o despedir a quien no cumple con sus obligaciones RECLUTAMIENTO Consiste en atraer a candidatos que puedan ocupar los puestos de que consta la estructura organizacional, es decir consiste en llenar las vacantes que existen en la

22 empresa, este reclutamiento se lo realiza a través de: búsqueda interna, anuncios, recomendaciones, agencias de colocaciones, bolsa de trabajo, etc. La Universidad Autónoma Juan Misael Saracho recluta a su personal de dos formas: a. Invitación directa, será efectuada por la máxima autoridad ejecutiva a personas que reúnan altos méritos personales y profesionales para cubrir los puestos que se encuentren en la cúspide y primer nivel de la estructura orgánica de la entidad y son responsabilidad de su conducción. b. Convocatoria Pública, esta puede ser: i. Interna ii. Externa iii. Reclutamiento de personal eventual DESPIDO DE PERSONAL Esta etapa consiste en reducir el excedente de la mano de obra, a través de una suspensión temporal involuntaria, transferencia, semana laboral reducida, jubilación anticipada. El despido de personal es muy frecuente (especialmente en el área de docentes), porque los últimos objetivos, que busca la Universidad Autónoma Juan Misael Saracho, es el de fomentar una nueva forma de educación, no tradicional, es decir no con los mismos docentes cada año (dependiendo de su desempeño); esto también ocurre con los auxiliares de cátedra (ayudantes), ya que cuando terminan su periodo de servicio, su contrato no tiene validez para el siguiente semestre.

23 La transferencia de su personal a otro lugar (Bermejo o Yacuiba) es casi nula, es decir, no hay intercambio entre su personal de esas regiones con la central (Ciudad de Tarija) SELECCIÓN Es un proceso que filtra a los candidatos (solicitantes) de puestos para asegurarse de que se contraten los candidatos más apropiados; es un proceso de previsión, pues procura prever que solicitantes tendrán éxito si se les contrata, se lo realiza a través de: la solicitud de empleo, pruebas escritas, pruebas de simulación de desempeño, entrevistas, investigación de antecedentes y exámenes físicos (para ciertos puestos). Según el Artículo 49 del Reglamento Interno del Sistema de Administración de Personal, la selección de personal busca promover a la Universidad de personal idóneo y capaz de contribuir eficientemente al logro de los objetivos institucionales, a través de un proceso que comprende: Evaluación del currículo Evaluación de la capacidad técnica Y de las cualidades personales ORIENTACION O INDUCCION Es la presentación, dotando a los empleados de información preliminar sobre la empresa, sus funciones, tareas y su personal, su objetivo se centra en reducir la ansiedad inicial de un nuevo puesto. Al ser elegido, el individuo para ingresar a ser un funcionario de la Universidad, recibe toda la información necesaria para su mejor desenvolvimiento en su puesto de

24 trabajo, haciéndole saber cuales serán las funciones que realizará, las tareas que tendrá y con quienes trabajará, es decir quienes serán sus subordinados y ante quienes tendrá que responder sus resultados obtenidos. Esta orientación se la realiza principalmente para que este nuevo empleado pueda desenvolverse bien en su trabajo (cualquiera que sea su trabajo) CAPACITACION Es la etapa en la que se busca contribuir a que los empleados desempeñen de mejor manera sus labores, detectando deficiencias a ser corregidas en el desempeño, es decir comparando el desempeño obtenido por el empleado con el desempeño que quiere la empresa; ésta capacitación se la realiza en 3 habilidades: técnicas, interpersonales y de solución de problemas. Esta capacitación puede ser dentro o fuera de la empresa. La Universidad Autónoma Juan Misael Saracho realiza varios tipos de capacitación a su personal, es decir de forma externa como interna, realiza una capacitación a los docentes que tengan un alto desempeño a través de becas en el exterior (gracias a ciertos convenios), y a la misma vez terminada su capacitación, lo hacen de manera interna, es decir, sustitúyete al personal que quiera jubilarse. Los capacita a través de conferencias que se realizan en la misma universidad, como en otras, principalmente en las habilidades interpersonales y de solución de problemas EVALUACION DEL DESEMPEÑO Se efectúa la evaluación a los individuos a fin de llegar a decisiones objetivas de personal, es decir para saber quienes recibirán incrementos en su salario,

25 necesidades de capacitación y de promover de insumos a recursos humanos. Esto se lo realiza a través de: ensayos escritos, escalas gráficas de clasificación, incidentes críticos, comparaciones multipersonales y objetivos. El modo de evaluar a su personal es muy variado, utiliza todos los métodos, dependiendo del nivel jerárquico que tenga el servidor en la institución. Por ejemplo utiliza los ensayos escritos para saber cuales son las fortalezas y debilidades que tienen los docentes (evalúan los alumnos por orden de los jefes de carreras y de manera sorpresiva), también evalúa a los docentes en base a los incidentes críticos que pueda tener, y en base a las comparaciones multipersonales; en el área técnicaadministrativa utiliza las escalas gráficas de clasificación y en base a los objetivos alcanzados; también en el área de servicios generales (serenos, porteros) evalúa su lealtad, asistencia y honestidad DESARROLLO DE CARRERA Esto implica planear los diversos puestos que una persona puede ocupar en el transcurso de su vida, dentro de la empresa según su desempeño. Está abarcado en 5 etapas: exploración, establecimiento, mitad de la carrera, postrimerías y declinación; estas etapas sirven para orientar a los administradores en su trato con el personal. Según la denominación de contratos (Art.15 Reglamento Interno del Sistema de Administración de Personal), pueden ser: Permanentes Eventuales Empleados Permanentes (Art. 16).- Son aquellos empleados que hubieran sido contratados por tiempo indefinido, después de cumplir satisfactoriamente el periodo

26 de prueba, este personal está habilitado para hacer carrera en la institución; quedan exentos del periodo de prueba los profesionales en su calidad de tales. Empleados Eventuales (Art. 17).- Son eventuales los recibidos en esa condición, pueden ser ratificados como permanentes, según la evaluación y los resultados del periodo de prueba y la decisión del máximo ejecutivo. Al realizar el desarrollo de la carrera de cierto empleado, se estipula en cuanto tiempo puedo ascender a otro cargo y cuanto ganará, dependiendo del desempeño que tenga éste RELACIONES OBRERO-PATRONALES Este tipo de relación que existe tanto entre empleados y jefes es muy estrecha, debido a que por ejemplo los docentes universitarios cuentan con una Federación de Docentes que tiene la responsabilidad de velar por el bienestar de sus integrantes (docentes), debido a este tipo la relación entre docentes y sus superiores es muy lejana, ya que el derecho que tienen los directivos de la Federación (sindicato) los hace que sean los únicos que puedan decidir por los demás pero gracias al apoyo de estos antes mencionados. Además de existir una Federación de docentes, existe un sindicato de trabajadores (permanentes) quien vela también el bienestar de sus componentes, ya sean estos administrativos, operarios, técnicos, de servicios generales, etc COMENTARIO La Universidad Autónoma Juan Misael Saracho, emplea esta función administrativa casi en todo su personal, es decir lo emplea en casi en un 100%, ya que establece una división entre su personal (permanentes y eventuales), quienes pueden hacer

27 una carrera en la institución, las condiciones y requisitos que se requieren para el ingreso a esta universidad como servidor. El periodo de prueba que se utiliza para saber si ese empleado responderá adecuadamente ante ciertas situaciones es muy rescatable, para saber quien puede adaptarse, y puede adecuarse más fácilmente a ese puesto. Lo negativo, es que en el nivel directivo, no es muy clara la evaluación, es muy difícil establecer sobre que se evaluará; y también algo negativo es al ser tan descentralizada su autoridad y muy departamentalizada, los altos directivos no conocen a todo su personal, algo que a mi parecer es un poco negativo (aunque se da en todas las organizaciones grandes). 6. DIRECCION 6.1. CONCEPTO Es la esencia misma de la administración, es la ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y la supervisión PRINCIPIOS DE DIRECCION APLICADOS EN LA ORGANIZACIÓN Principio de la armonía del objetivo o coordinación de intereses La dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa, que podrán ser alcanzados si los subordinados se interesan en ellos.

28 El nuevo Rector de la Casa Superior de Estudios (Universidad Autónoma Juan Misael Saracho ) tiene y sigue con el objetivo propuesto hacia tiempo, encaminado al objetivo general la de generar un perfeccionamiento pedagógico del docente universitario para mejorar la enseñanza superior, es decir en busca de la excelencia académica Impersonalidad de mando La autoridad y su ejercicio, el mando surgen como necesidad de la organización para obtener resultados. Al establecer la organización se vio claramente las líneas de autoridad que se tienen en los distintos departamentos, facultades y carreras; se ve un jefe de carrera a la cabeza del programa para obtener los objetivos propuestos, pero esta autoridad debe estar claramente especificada y que no de lugar al abuso de autoridad De la supervisión directa Apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados. El directivo de cualquier facultad o carrera tiene la obligación de brindar el máximo apoyo a los nuevos empleados (docentes) para que éste se sienta satisfecho en el puesto de trabajo, sin temor a nada, sintiendo el apoyo de su superior, y a la misma vez demuestra una comunicación formal e informal (en un primer instante se muestra más la comunicación formal) pero esto va cambiando al transcurso del tiempo De la vía jerárquica Es importante respetar los canales de comunicación establecidos por la organización formal.

29 Al estar bien organizada la Universidad, los canales de comunicación también son tomados muy en cuenta, ya que deben estar bien presentables, pero actualmente con la introducción del Sistema de Programación (Coimata) el alumno, o los docentes pueden dirigirse ante el decano de las facultades para hacer saber sus distintos puntos de vistas Aprovechamiento del conflicto Problemas u obstáculos que se anteponen al logro de las metas permiten visualizar nuevas estrategias y emprenden nuevas opciones. Los constantes problemas que tenían por falta de infraestructura en la Facultad de Ciencias Económicas y Financieras hizo que generara nuevas estrategias para dicha facultad por el aumento constante de su alumnado teniendo más fuerza dentro de la Universidad, pero creó estrategias de diversificación de los servicios en distintas ciudades (Bermejo, Yacuiba y Tarija). Es decir aprovechó el problema (conflicto) que afectaba y lo convirtió en una ventaja para esta Facultad MOTIVACION Es la disposición de desarrollar altos niveles de esfuerzo para alcanzar las metas de la organización, condicionada por la habilidad de este esfuerzo de satisfacer alguna necesidad individual. - Qué tipo de motivación emplea la organización a sus empleados? Utiliza varios tipos de motivación entre los más usuales son:

30 A sus ejecutivos de las distintas carreras, facultades les da cursos de capacitación en universidades extranjeras por su brillante y sobresaliente desempeño, y al mismo tiempo ofrecen contratos para trabajar en la universidad como pago por la inversión que realizó la universidad en ellos, con disposición a seguir o no dentro de ella dependiente del interesado. Realiza reconocimientos a sus docentes que hayan obtenido un alto rendimiento en sus alumnos (generación de conocimientos), como aquellos que tengan varios años de antigüedad. Aunque esto es teórico, se ve como una motivación el cumplir con el pago de los sueldos hasta los primeros 8 días. En realidad la principal motivación es la remuneración por la prestación de los servicios y con aumentos en ciertos casos debido a su desempeño LIDERAZGO Es el arte o proceso de influir en las personas para que se esfuercen voluntaria y entusiastamente en el cumplimiento de metas grupales. - Qué tipo de liderazgo se observa en la organización? Se observa un liderazgo transaccional (son aquellos que guían o motivan a sus seguidores en dirección a las metas ya establecidas), porque al entrar el nuevo Rector a dirigir esta Universidad, ya tuvo objetivos propuestos a largo plazo (objetivos generales), como es el Plan Piloto de Acción para la Transformación de la Educación Superior, con el apoyo y asesoramiento de expertos de IESALC/UNESCO comprendido en la departamentalización y el nuevo rediseño curricular, en todos los curso del año de la Universidad, a partir de la gestión 2002.

31 Es así que el actual Rector (Eduardo Cortéz) está basado en ese objetivo general, y los distintos decanos de las facultades también están bajo este objetivo que engloba a toda la Universidad COMUNICACIÓN Es la transferencia de información de un emisor a un receptor, asegurándose de que el mensaje se comprende, esta puede ser: formal, es la que fluye a través de los canales organizacionales (correspondencia, manuales, instructivos, etc.) y también puede ser informal, que surge de los grupos informales como los chismes, comentarios, opiniones, etc. - Qué tipos de comunicación se dan en la organización? Se ve tanto la comunicación formal como la informal, por ejemplo la comunicación formal basada en correspondencia, manuales o instructivos cuando no existe clases se hace saber mediante uno de estos, y también se ve la comunicación informal basados en los chismes y comentarios que crean en realidad conflictos en el área de docentes, porque genera ciertos aspectos que dan lugar a discrecionalidad de cada uno (esto entre docentes). - Qué métodos y canales de comunicación se utilizan (orales o escritos)? Se emplea los dos métodos, orales y escritos, según sea el caso en particular, como por ejemplo en forma oral mediante discursos y discusiones que se realizan entre los distintos directivos de las diversas facultades para concertar sus objetivos en particular; y mediante el método escrito cuando se trata de algo mucho más formal, como invitaciones, memorando, llamadas de atención, despidos, felicitaciones, defensas legales, registros sobre algunas cosas en particular.

32 - Existen barreras? Sí existen, debido a la falta de planeación en ciertas facultades no especializadas en dicha función, principalmente en la facultad de ciencias de la salud, a veces debido a la utilización del método oral, la información se distorsiona semánticamente, y los mensajes son deficientemente expresados. - Se desarrollan habilidades? Sí, como se desarrolló la habilidad para escuchar activamente en el programa de Auditoría, el cual se basó en un estudio o sondeo sobre la disponibilidad de horas que tienen para estudiar, lo cual hizo crear un nuevo grupo de estudiantes en un horario especial de 17:00-21:00 otro ejemplo es sobre las peticiones que se realizaron por parte de la Facultad de Ciencias Económicas y Financieras por tener predios propios y con mayor capacidad para su estudiantado que se hizo realidad hace un mes pasado, gracias a la atención de sus autoridades. En tanto en las habilidades de retroalimentación, no está muy desarrollada ya que presenta el problema de que los directivos en caso de ascensos o buenas noticias se hacen cargo de ellas pero cuando son malas noticias como despidos dejan ese trabajo para otra persona (algún subordinado). Las habilidades para delegar, están muy desarrolladas por que al ser una organización tan grande, con muchas funciones y tareas por realizar el directivo ya sea de la facultad, programa o instituto, busca gente de su confianza para poder delegar su autoridad con la misma proporción de responsabilidad. Mientras que las habilidades disciplinarias no están muy empleadas (desarrolladas) ya que se observa casos en que docentes rompen con ciertas reglas y se ven inmiscuidos en actos dañinos para la organización, pero que no reciben ninguna sanción por parte de las autoridades.

33 Las habilidades para el manejo de conflictos como las habilidades de negociación, están muy desarrolladas en los directivos de las distintas facultades ya que en un buen número ocurren muchos conflictos con los docentes por la falta de cancelación de su sueldo, estos acuerdan precios y ciertas estipulaciones con los demandantes para resolver dichos conflictos COMENTARIO La función de Dirección en la Universidad Autónoma Juan Misael Saracho está empleada en un 80%, por que algunos principios muy importantes no son tomados en cuenta como de la resolución de conflicto que se ve al iniciar las clases con la mala programación y fallas del sistema Coimata, el empleo del liderazgo transaccional lo hace un tanto negativo pero a largo plazo es algo bueno, ya que recién se está iniciando dicho plan (excelencia académica y rediseño curricular). La motivación es algo muy rescatable, tanto en el área directiva como operativa, ya que existen empleados con cierta antigüedad (serenos, conserjes y otros) a los cuales se les premia por su antigüedad y su buen rendimiento, al igual que a docente con buen rendimientos en sus alumnos y también por su antigüedad. Aunque lo más rescatable es la motivación hacia los docentes, sobre la capacitación en universidades extranjeras, con todo pagado, además de un contrato para pagar dicha inversión en su persona por parte de la Universidad facilitándole ciertos trámites, es decir dictando clases después de haberse especializado. La comunicación, es decir los métodos y canales que se utilizan son muy buenos ya que una organización no debe ser tan rígida (formal en todo) debe dar lugar a la creación de grupos informales en los cuales se da una comunicación informal, tanto oral como escrita, donde se desarrollan habilidades especiales como saber escuchar

34 a los demás sobre sus puntos de vistas, también desarrollan en estos grupos habilidades de retroalimentación como de negociación extraoficial. 7. CONTROL 7.1. CONCEPTO Es la evaluación y medición de la ejecución de los planes con el fin de detectar y prever desviaciones para establecer las medidas correctivas necesarias PROCESO DE CONTROL ADMINISTRATIVO - Se efectúa medición del desempeño real? Sí, especialmente en su personal en el área administrativa y en su plantel de docentes, ya que la Universidad Autónoma Juan Misael Saracho busca un cambio renovador, un cambio total basado en la eficiencia de sus funciones, esto a través del cumplimiento de los requisitos que se busca cumplir, midiendo así el desempeño que tiene cada miembro de esta institución, para saber en que se debe mejorar, perfeccionar para ofrecer un mejor servicio. - Se compara desempeños reales contra estándares? Claro que sí, estos desempeños son comparados en base a lo estipulado en los contratos individuales que tiene cada individuo con la institución, ya que al ingresar una persona al servicio de esta institución, lo hace a través del cumplimiento de ciertos requisitos, y en este contrato basado en las funciones que realizará, el desempeño que se espera de dicho sujeto, para su posterior comparación, si todo avanza con todo lo estipulado o para así cambiar en ciertos aspectos que tal vez son limitantes y así mejorar su normal desenvolvimiento,

35 aumentando flexibilidad, sobre ciertas funciones en las cuales el desempeño que se espera es muy alto, bajo ciertos límites. Lo cual hace muy difícil el normal cumplimiento de los objetivos (a su vez el desempeño real es bajo). - Se corrigen desviaciones? Sí, ya que estas desviaciones significarían una pérdida de tiempo y costo para la institución (Universidad), por que se incurre o se dirige a actividades fuera de lo establecido (planeado) generando el rompimiento de las reglas, en base a los objetivos establecidos, es decir rompiendo los límites en los cuales se basaba para cumplir con su propósito. El proceso que se sigue para su corrección es en un primer instante se lo identifica cual es la razón de ser de esta desviación, que efectos provocó quién fue responsable, analizar y sugerir las acciones que se seguirán para su posterior corrección que debe realizarse y volver al fin que se buscaba antes CONTROL POR AREAS FUNCIONALES Esto se lo realiza a nivel general tanto en las áreas funcionales que abarcan a toda la Universidad como dentro de cada Facultad, ya que algunas facultades tienen un subdivisión funcional en ellas, es decir sus propios jefes financieros, de personal, de procesamiento de datos, lo cual hace que los controles sean aún mas específicos para cada área, aparte del control que se realiza a todas las facultades. - Control de Producción (Calidad, inventario, compras) Este control busca el incremento de la eficiencia, reducción de costos y la uniformidad y mejora de la calidad del producto.

36 Basado en la calidad de servicio educacional que prestan los docentes, basado en que debe ser igual en todas las carreras, viendo si existe demasiado o poco personal para que su generación de servicio sea el adecuado, pero al generar sus servicios de extensión universitaria se ve una diferencia grande en el nivel de educación (calidad educacional) ya que existen carreras dentro de la Universidad Autónoma Juan Misael Saracho reconocidos en todo Bolivia (como Odontología) pero otras, que gozan de mala reputación por falta de prestigio y de baja calidad educacional. Lo cual hace que no existe una uniformidad en la calidad de su servicio, como debe ser. - Control de Mercadotecnia (Ventas, desarrollo de productos, distribución, publicidad, promoción) Nos permite desarrollar planes a corto y mediano plazo, evaluación efectiva de vendedores, basada en la evaluación de la eficacia de las funciones a través de las cuales se hace llegar el producto al consumidor. Este tipo de control basado en el desarrollo de productos (en este caso en el desarrollo del servicio) se basa en el mejoramiento del servicio de extensión universitaria que presta a la sociedad, la publicidad que se la realiza es a través de sus medios de comunicación (radio y televisión universitaria) lo cual hace que los controles se vayan dirigido hacia ellos especialmente, basado como lo realizan si son convincentes o no, la forma como llega al usuario. El control de promoción de sus servicios se basa principalmente en el número de alumnos que tienen las nuevas carreras (Ing. Comercial y Comercio Internacional), su aumento y reducción de su alumnado dependerá de la calidad de servicio que preste al iniciar un nuevo producto (en este caso servicio).