Manual de usuario del Sistema de Gestión y Control de Servicio Social y Residencia Profesional

Transcripción

1 Manual de usuario del Sistema de Gestión y Control de Servicio Social y Residencia Profesional

2 Contenido Contenido Generalidades del sistema Caracteristicas del sistema Ingreso al sistema Información general del alumno Información personal Información personal Contacto Cuenta de usuario Servicio Social Información acerca del Servicio Social Información del servicio Datos de la dependencia Documentación necesaria Carga de archivos Residencia Profesional Información acerca de Residencia Profesional Información de la residencia Información del proyecto Datos de la empresa Documentación necesaria Carga de archivos

3 1. Generalidades del sistema 1.1 Caracteristicas del sistema. Para poder cubrir el Servicio Social y Residencia Profesional es necesario presentar una serie de documentación bien estructurada al Departamento de Gestión Tecnológica y Vinculación y como consiguiente, este departamento expide el documento que avala que se ha cubierto satisfactoriamente cualquiera de las dos actividades curriculares. El Sistema de gestión y control de Servicio Social y Residencia Profesional optimiza el proceso de ambas actividades de los estudiantes del Instituto Tecnológico Superior de Libres, agilizando el proceso realizado anteriormente por dicha institución. Gracias al sistema, es posible generar toda la documentación que el Departamento de Gestión Tecnológica y Vinculación necesita para expedir la carta de liberación de ambas actividades. Además, permite subir escaneados los mismos formatos con la respectiva firma y sello de la dependencia que acogió al estudiante. Esto permite al Departamento de Gestión Tecnológica y Vinculación agilizar la liberación de los estudiantes, minimizando la cantidad de citas por parte de alumnado a la institución. 1.2 Ingreso al sistema Para hacer uso de las herramientas del sistema, no es necesario crear ningúna cuenta de usuario, basta con loguearse en la página web con el número de control como usuario. Si es la primera vez que se accede al sistema, la contraseña que deberá ingresar el estudiante es su CURP. Sin embargo, más adelante es posible cambiar la contraseña que el alumno prefiera. 3

4 2. Información general del alumno 2.1 Información personal La información personal del alumno es escencial para utilizar el sistema, es por eso que se recomienda que lo primero que se haga despues de haber ingresado al sistema sea actualizar su información personal y de contacto. Para poder hacerlo, es necesario dar click en la pestaña de Datos personales o dirigirse a la dirección Al lado izquierdo de su pantalla, usted podrá visualizar un menú lateral con tres opciones: Información Personal, Contacto y Cuenta de usuario. 4

5 2.2 Información personal Dentro de este apartado, usted podrá modificar su nombre, apellido paterno, apellido materno y edad, información escencial para comenzar con el llenado de cualquier formato. Cabe resaltar que las cajas de texto correspondientes al nombre y los apellidos paterno y materno se llenan en automático con sus datos, sin embargo, sí es la primera vez que se ingresa al sistema, es necesarió que se actualicen estos campos con los siguientes requerimientos: El valos de los campos debe contener únicamente letras. El nombre y los apellidos deben iniciar con Mayúscula y el resto debe colocarse en minúscula. Acentuar donde sea necesario. En cuanto al campo de texto correspondiente a la edad, esta deberá ser ingresada con números enteros de únicamente dos cifras. 2.3 Contacto Para ingresar al apartado de contacto es necesario seleccionar la segunda opción del menú lateral izquierdo. Una vez seleccionada este apartado, podra visualizarse los campos: Calle, Número, 5

6 Colonia, Municipio, Estado, Teléfono y , los cuales deberán llenarse respetando las siguientes restricciones: Calle: Cadena de texto de 45 caracteres de longitud como máximo, esta puede estar compuesto por letras y números. Nota: el número de casa no deberá ingresarse en este campo. Número. Cadena de texto de 11 caracteres de longitud como máximo, se compone de números y letras en caso de ser necesario. Colonia. Cadena de 45 caracteres de longitud como máximo. Campo correspondiente a la localidad de residencia del estudiante. Esta puede estar compuesta por letras, números, comas y puntos. Municipio. Campo de texto de 45 caracteres de longitud como máximo. Este deberá ser llenado por letras y números. Estado. Cadena de texto correspondiente al estado de la república donde se ubica la vivienda del estudiante, éste campo deberá ser llenado únicamente con letras. Telefono. Campo correspondiente al número telefónico o de celular del alumno. Esta compuesto por 10 digitos incluyendo la lada. . Cadena de texto de 45 caracteres de longitud como máximo. Este campo esta restringido a la estructura de los correos electrónicos comunes: por ejemplo: mi_correo@servidor.com. 6

7 2.4 Cuenta de usuario En este apartado, usted podra cambiar su contraseña anterior por una que le brinde mayor seguridad. Para hacerlo, es necesario ingresar la contraseña anterio y posteriormente la contraseña nueva, que debera ser una cadena de texto con una longitud no mayor a 45 caracteres. 7

8 3. Servicio Social 3.1 Información acerca del Servicio Social Una vez que se ha completado el 70% de los créditos aprobados, se puede dar inicio al trámite de servicio social. Para lo cual es necesario dirigirse a la pestaña de Servicio Social, ubicada en el menú de la parte superior o dirigirse la la pagina web Una vez que se ha ingresado, se visualizará en el lado izquierdo de la pantalla un menú con once opciones, de los cuales Información del servicio y Datos de la dependencia contienen formularios que deberán de llenarse antes de comenzar a generar los formatos. Solicitud de servicio, Carta de aceptación, Carta Compromiso, Plan de trabajo, Reporte de actividades, Formato de evaluación, Reporte final y Carta de liberación representa los ocho documentos que el Departamento de Gestión Tecnológica y Vinculación necesita para completar el trámite y por último, Subir archivos, sección desde la cual sera posible enviar la documentación al personal de esta área. 3.2 Información del servicio En este apartado, usted podrá ingresar la información correspondiente al programa que se realizará para cubrir el servicio social, esta compuesta por once campos, los cuales se detallan a continuación: Dependencia. Lugar donde el estudiante presta el servicio y esta compuesta por una cadena de texto con 100 caracteres de longitud. Programa. Programa o proyecto para el cual fue aceptado el alumno. Consta de una cadena de texto de 100 caracteres. Tipio de programa. Categoria del programa, deberá de seleccionarse una de las opciones que se muestran en la lista desplegable. Lema (si lo hay). Cadena de texto de deberá ser llenado con el lema de la institución a la que se presta el servicio, solo en caso de que contar con el. Longitud máxima de 100 caracteres. Responsable. Abreviatura del titulo de la persona encargada del programa y su nombre completo. Cargo del responsable. Cargo del responsable del programa Fecha de inicio. Fecha correspondiente al inicio del servicio social. 8

9 Fecha de final. Fecha correspondiente a la conclusión del servicio social. NOTA: es importante mencionar que el periodo de servicio social debe ser mayor a seis meses y menor a dos años. 3.3 Datos de la dependencia Para acceder a esta seción, es necesario dirigirse al link y seleccionar la opción Datos de la empresa, unicada en el menú lateral izquierdo. Los campos que comonen este apartado son los siguientes: Calle: Cadena de texto de 45 caracteres de longitud como máximo, esta puede estar compuesto por letras y números. Nota: el número de casa no deberá ingresarse en este campo. Número. Cadena de texto de 11 caracteres de longitud como máximo, se compone de números y letras en caso de ser necesario. 9

10 Colonia. Cadena de 45 caracteres de longitud como máximo. Campo correspondiente a la localidad de residencia del estudiante. Esta puede estar compuesta por letras, números, comas y puntos. Ciudad. Campo de texto de 45 caracteres de longitud como máximo. Este deberá ser llenado por letras y números. Estado. Cadena de texto correspondiente al estado de la república donde se ubica la vivienda del estudiante, éste campo deberá ser llenado únicamente con letras. Telefono. Campo correspondiente al número telefónico o de celular del alumno. Esta compuesto por 10 digitos incluyendo la lada. . Cadena de texto de 45 caracteres de longitud como máximo. Este campo esta restringido a la estructura de los correos electrónicos comunes: por ejemplo: mi_correo@servidor.com. 3.4 Documentación necesaria Para cubrir el trámite, es necesario descargar los siguientes formatos: Solicitud de servicio. Carta de aceptación. 10

11 Carta compromiso. Plan de trabajo. Reporte de actividades (tres formatos bimestrales). Formato de evaluación (tres formatos bimestrales). Reporte final. Carta de liberación. La descarga de los documentos se puede hacer en cualquier momento de la dirección sin embargo, el estudiante habrá de entregarlos solo hasta que el Departamento de Gestión Tecnológica y Vinculación lo solicite. 3.5 Carga de archivos Una vez que el estudiante ha descargado los documentos, deberá conseguir las firmas y sellos que el formato requiere. Una vez se ha conseguido esto, deberá escanear los documentos y guardarlos con formato PDF para su posterior carga en el sistema. Para poder cargar algún documento, es necesario dirigirse a la página web y elegir la opción del menú lateral izquierdo Subir archivos. Una vez hecho esto visualizará una tabla con todos los formatos que deberá de subir al servidor, oprima el botón Seleccionar archivo correspondiente al formato que desea cargar. 11

12 Visualizará una nueva ventana, en la cual debera navegar hasta encontrar el archivo en formato PDF que desea subir. En caso de que alrchivo seleccionado corresponda al formato PDF se visualizará el botón Subir, click en ese botón y el proceso habrá terminado. En caso de no visualizar el botón Subir seleccione nuevamente el archivo. 12

13 Una vez que se ha subido el archivo, se mostrará una marca verde en la casilla correspondiente al formato que subió al servidor. 4. Residencia Profesional 4.1 Información acerca de Residencia Profesional Una vez que se ha completado el 80% de los créditos aprobados, se puede dar inicio al trámite de Residencia Profesional. Para lo cual es necesario dirigirse a la pestaña de Residencia Profesional, ubicada en el menú de la parte superior o dirigirse la la pagina web Una vez que se ha ingresado, se visualizará en el lado izquierdo de la pantalla un menú con doce opciones, de los cuales Información de la residencia, Información del proyecto y Datos de la empresa contienen formularios que deberán de llenarse antes de comenzar a generar los formatos. 13

14 Carta de aceptación. Autorización de residencia, Evaluación de la residencia, Registro de asesoría, Formato de calificación, Portada de la residencia, Evaluación por la emprsa y Carta de liberación representa los ocho documentos que el Departamento de Gestión Tecnológica y Vinculación necesita para completar el trámite y por último, Subir archivos, sección desde la cual sera posible enviar la documentación al personal de la área. 4.2 Información de la residencia En este apartado, usted podrá ingresar la información correspondiente al proyecto que se realizará para cubrir la residencia profesional, esta compuesta por siete campos, los cuales se detallan a continuación: Empresa. Nombre de la empresa donde el estudiante desarrolla el proyecto de Residencia Profesional y esta compuesta por una cadena de texto con 100 caracteres de longitud. Lema (Sí lo hay). Cadena de texto de deberá ser llenado con el lema de la institución a la que se presta el servicio, solo en caso de que contar con el. Longitud máxima de 100 caracteres. Giro de la empresa. Categoria de la empresa. Tipo. Seleccione entre empresa de tipo pública o privada según sea el caso. Representante de la empresa. Abreviatura del título y nombre completo del representante de la empresa. Cargo. Cargo del representante en la empresa Área de la empresa. Área a la que fue asignado el estudiante para desarrollar el proyecto. 14

15 4.3 Información del proyecto Para registrar la información del proyecto de Residencia Profesional a realizar, es necesario dirigirse a la página y posteriormente elegir la opción Información del proyecto ubicada en el menú lateral izquierdo. Se mostrarán los siguientes cinco campos: Proyecto. Nombre completo del proyecto que se realizará. Asesor externo. Abreviatura del título y nombre completo del asesor que le asigna la empresa al estudiante. Asesor interno. Abreviatura del título y nombre completo del asesor que le asigna la empresa al estudiante. Fecha de inicio. Fecha correspondiente al inicio del servicio social. 15

16 Fecha de final. Fecha correspondiente a la conclusión del servicio social. NOTA: es importante mencionar que el periodo de servicio social debe ser mayor a seis meses y menor a dos años. 4.4 Datos de la empresa Para acceder a esta seción, es necesario dirigirse al link y seleccionar la opción Datos de la empresa, unicada en el menú lateral izquierdo. Los campos que comonen este apartado son los siguientes: Calle: Cadena de texto de 45 caracteres de longitud como máximo, esta puede estar compuesto por letras y números. Nota: el número de casa no deberá ingresarse en este campo. Número. Cadena de texto de 11 caracteres de longitud como máximo, se compone de números y letras en caso de ser necesario. Colonia. Cadena de 45 caracteres de longitud como máximo. Campo correspondiente a la localidad de residencia del estudiante. Esta puede estar compuesta por letras, números, comas y puntos. Ciudad. Campo de texto de 45 caracteres de longitud como máximo. Este deberá ser llenado por letras y números. 16

17 Estado. Cadena de texto correspondiente al estado de la república donde se ubica la vivienda del estudiante, éste campo deberá ser llenado únicamente con letras. Telefono. Campo correspondiente al número telefónico o de celular del alumno. Esta compuesto por 10 digitos incluyendo la lada. Celular. Mismas restricciones del campo teléfono, . Cadena de texto de 45 caracteres de longitud como máximo. Este campo esta restringido a la estructura de los correos electrónicos comunes: por ejemplo: mi_correo@servidor.com. 4.5 Documentación necesaria Para cubrir el trámite, es necesario descargar los siguientes formatos: Carta de aceptación. Autorización de residencia Anteproyecto Evaluación de la residencia. Registro de asesoría (cinco formatos). Formato de calificación. Evaluación por la empresa. Carta de liberación. 17

18 La descarga de los documentos se puede hacer en cualquier momento de la dirección sin embargo, el estudiante habrá de entregarlos solo hasta que el Departamento de Gestión Tecnológica y Vinculación lo solicite. 4.6 Carga de archivos Una vez que el estudiante ha descargado los documentos, deberá conseguir las firmas y sellos que el formato requiere. Una vez se ha conseguido esto, deberá escanear los documentos y guardarlos con formato PDF para su posterior carga en el sistema. Para poder cargar algún documento, es necesario dirigirse a la página web y elegir la opción del menú lateral izquierdo Subir archivos. Una vez hecho esto visualizará una tabla con todos los formatos que deberá de subir al servidor, oprima el botón Seleccionar archivo correspondiente al formato que desea cargar. Visualizará una nueva ventana, en la cual debera navegar hasta encontrar el archivo en formato PDF que desea subir. 18

19 En caso de que alrchivo seleccionado corresponda al formato PDF se visualizará el botón Subir, click en ese botón y el proceso habrá terminado. En caso de no visualizar el botón Subir seleccione nuevamente el archivo. 19

20 Una vez que se ha subido el archivo, se mostrará una marca verde en la casilla correspondiente al formato que subió al servidor. 20