DESCRIPCIÓN Y GUIA DE REGISTRO DE LA CONTABILIDAD MATRICIAL PARA LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE ZACATECAS

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1 CONTABILIDAD DE FONDOS: UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE ZACATECAS SISTEMA INSTITUCIONAL DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVO-FINANCIERO DESCRIPCIÓN Y GUIA DE REGISTRO DE LA CONTABILIDAD MATRICIAL PARA LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE ZACATECAS

2 CONTABILIDAD DE FONDOS: UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE ZACATECAS Í N D I C E página PRESENTACIÓN I. CATÁLOGO DE FONDOS 1 II. CATÁLOGO DE CUENTAS CONTABLES 3 1. ACTIVO 4 2. PASIVO 8 3. PATRIMONIO INGRESOS GASTOS TRANSFERENCIAS 45 III. CATÁLOGO DE FUNCIONES DOCENCIA INVESTIGACIÓN EXTENSIÓN APOYO ACADÉMICO APOYO INSITUCIONAL OPERACIÓN Y MNATENIMIENTO ENTIDADES AUXILIARES 64 IV. ANEXO I MECANICA DE REGISTRO 65 V. ANEXO II CRUCES MATRICIALES 72

3 CONTABILIDAD DE FONDOS: UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE ZACATECAS PRESENTACIÓN La Universidad Autónoma de Zacatecas está por iniciar una nueva experiencia en el ámbito administrativo, una nueva experiencia no sólo por que se rige bajo una nueva normatividad producto del Congreso General de Reforma, ni porque inicia una nueva administración universitaria, sino porque se pretende incurrir en una nueva forma de administrar los recursos universitarios a partir de una visión integral de la institución. Estos cambios seguramente posibilitaran a la comunidad universitaria incursionar en nuevas prácticas tendientes a mejorar la calidad de los servicios educativos. El proyecto Sistema Institucional Administrativo-Financiero auspiciado y apoyado financieramente por la Secretaria de Educación Pública a través de la Subsecretaría de Educación Superior e Investigación Científica (SESIC) y la Dirección General de Educación Superior (DGES), y coordinado a través del Programa para la normalización de la Información Administrativa (PRONAD) a partir del año 1996, parece ver cerca el inicio de la operación de un sistema que permita por una parte, obtener información oportuna de las principales áreas generadoras de ésta como es el área financiera, de infraestructura, de manejo de personal y de control escolar, con el fin de que los directivos de la administración central y de las unidades académicas estén en posibilidades de tomar de manera fundada las decisiones más pertinentes, así como para evaluar de manera permanente el desempeño de su área de responsabilidad; y por la otra, permite ponerse a la altura de las demás Instituciones de Educación Superior en el sentido de generar información de calidad, relevante y construida bajo los mismos estándares para estar en posibilidad de comparar y evaluar el desempeño de nuestra universidad. La presente guía de registro de la Contabilidad Matricial está dirigida al personal directivo y operativo de las áreas financiera, de infraestructura, de personal y control escolar de los órganos centrales y de las unidades académicas que paulatinamente se irán incorporando al sistema. Se pretende que la institución opere bajo un programa presupuestal lo que implica que toda unidad académica, centro o dependencia consulte, afecte, ejerza y controle sus recursos a través del sistema, lo que hace indispensable el conocimiento de los conceptos y estructura de la información financiera. Esta guía de registro está conformada por tres capítulos: el catálogo de fondos, el de cuentas por concepto de gasto y el de funciones, y dos anexos. El capítulo relativo al catálogo de fondos, reproduce casi en su totalidad los conceptos desarrollados en el libro Contabilidad para Instituciones de Educación Superior, elaborado por el PRONAD, con la finalidad de difundir la normatividad a la que deberán apegarse las Instituciones de Educación Superior en la construcción de la información contable. La definición de los fondos que tienen o podrán tener las

4 CONTABILIDAD DE FONDOS: UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE ZACATECAS universidades es igual y única para todas, además de ser un componente de registro novedoso e inherente a la contabilidad de fondos o matricial. El capítulo que incluye la descripción del catálogo de Cuentas Contables o por Concepto de Gasto, es un componente de registro que si bien sigue en lo general la estructura definida por el PRONAD y expuesta en la obra citada, en tanto incorpora cuentas no usuales en la contabilidad tradicional, como son las denominadas: Cuentas por Cobrar o por Pagar a Otros Fondos, y las de Transferencias, comprende además, la incorporación y descripción de las cuentas que permiten el registro de los eventos económicos a los que particularmente está sujeta nuestra institución. El capítulo que define el catálogo de funciones se refiere al componente de registro que informa sobre las funciones que tradicionalmente se ejercen en las instituciones educativas. De nueva cuenta, en su estructura y contenido este catálogo, atiende a la norma establecida por el PRONAD, aunque en este caso a nivel de los grandes agregados, porque se incorpora, por ejemplo, los programas académicos que oferta la institución, los proyectos que de manera particular se desarrollan, y los programas y actividades que de manera específica se llevan a cabo en la UAZ. Otro de los componentes de clasificación de los egresos, que no se incluye en esta guía y que en el futuro se hará necesario agregar, está asociado a la entidad que es afectada por la operación de egresos. El catálogo de unidades organizacionales depende de la estructura organizacional vigente de la institución, así como de las necesidades internas de información. Pueden abarcarse conceptos desde localidad, hasta unidad académica, dependencia o incluso departamentos, si la información se requiere a ese nivel, pasando por las áreas. Esto es importante en términos de asignación de techo presupuestal y de seguimiento y control financiero y además, permite la acumulación de gasto por niveles jerárquicos. Inicialmente el sistema arrancará con los centros de costo que a la fecha están operando, en tanto se define de manera precisa y puntual por el H. Consejo Universitario, la nueva estructura organizacional de la Universidad Autónoma de Zacatecas, que se desprende de la Ley Orgánica y el Estatuto General aprobados el 5 de abril del presente año. Se incluye un anexo referente a la mecánica de registro de las operaciones más comunes que se presentan en la universidad. Este anexo tiene por objeto exponer la combinación de los cuatro catálogos a saber: el de fondos, cuentas contables, funciones y unidades organizacionales, para que sirva de apoyo a los usuarios que se encargan del registro cotidiano de las operaciones financieras. Por último, se incluye un segundo anexo sobre los posibles cruces matriciales de la información. Este anexo orienta a los usuarios en las posibilidades existentes en el cruce de los cuatro catálogos en términos de presupuesto y ejercicio del gasto, constituyéndose en una guía adicional de registro contable. Además, la utilización

5 CONTABILIDAD DE FONDOS: UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE ZACATECAS de los cuatro catálogos establece la posibilidad de obtener indicadores de desempeño institucional, si bien los Estados Financieros reflejan el resumen de las operaciones de la institución, los reportes de cruces de información destacan diversos aspectos de la misma desde un punto matricial. Esto implica la combinación de los diversos catálogos del sistema, en matrices, en donde cada uno forma una columna o un renglón, de acuerdo al análisis que se desee realizar, teniendo su utilidad principal en el análisis de gastos. Ciudad de Zacatecas, Zacatecas noviembre del 2000 L.C. ADELAIDA AVALOS ACOSTA

6 I Catálogo de fondos Es la relación ordenada y pormenorizada que contiene el número y nombre de los fondos que deberán ser utilizados en la Contabilidad matricial. Un fondo es una entidad contable que tiene sus propias cuentas de activo, pasivo y patrimonio, además de las cuentas de resultados, ingresos y gastos. Estas entidades contables se establecen para asegurarse que los recursos serán utilizados de acuerdo a las restricciones impuestas, en este caso, por el otorgante del recurso o bien por el consejo Universitario. El catálogo de fondos será utilizado en el registro de todas y cada una de las operaciones contables. Todo registro deberá llevar el código de fondo. El Catálogo de Fondos se encuentra estructurado de la siguiente manera: 1000 Fondo de Operación 1100 Fondo de Operación Genérico 1200 Fondo de Operación Específico 1201 PROMEP 1202 FOMES 1203 PRONAD 1204 PROADU 1205 CONACYT 2000 Fondo de Reserva 3000 Fondo de Activos Fijos 3100 CAPFCE-FAM 3200 INVERSIONES CAPITALIZABLES 4000 Otros Fondos 1000 Fondo de Operación Es el fondo que contiene los recursos de una institución que están destinados a actividades que le permiten llevar a cabo su misión: docencia, investigación y extensión (funciones sustantivas), y otorgar los servicios de apoyo que le son necesarios (funciones adjetivas). Por tanto, estos recursos se identifican con funciones, programas y unidades organizacionales, en lo relativo a ingresos y a gastos. En el Fondo de Operación se registran y reportan los principales recursos disponibles para la operación general de la institución, dado que aquí se incluye lo que tradicionalmente se ha denominado Presupuesto de Operación. En este fondo se registran y reportan también todos aquellos recursos que se erogarán en el corto plazo y cuyo beneficio directo es menor a un año. 1

7 El Fondo de Operación se subdivide en: Fondo de operación Genérico y Específico Fondo de Operación Genérico Es el fondo que agrupa los recursos que, estando destinados a la operación normal de la institución, no tienen restricciones impuestas de manera externa, por parte de la dependencia que los ha aportado, para su utilización. En él se incluyen los recursos provenientes de subsidios, los ingresos académicos y otros ingresos, siempre y cuando no tengan restricciones impuestas de manera externa. Aún cuando puede decirse que existe una restricción interna en cuanto al uso de los recursos en función del presupuesto aprobado de cada institución, estos son parte, se registran y reportan, en el Fondo de Operación Genérico Fondo de Operación Específico Este fondo agrupa los recursos recibidos con alguna restricción de uso hacia el interior de la institución por parte de la dependencia o donador que los ha aportado. Dentro de este fondo se incluyen, por ejemplo, los recursos PROMEP, FOMES, PRONAD, PROADU y CONACYT para cubrir gastos de operación para fines específicos, mediante convenios, o proyectos de investigación financiados externamente y que estén destinados desde el momento de su asignación para un uso determinado Fondo de Reserva En este fondo se deberán agrupar los recursos que la institución mantiene como reserva para contingencias. Se incluyen también los donativos que por decisión de quien los haya aportado deban destinarse a la generación de rendimientos que se utilicen para apoyar las actividades de la institución, así como recursos administrados por cuenta de terceros y otro tipo de reservas Fondo de Activos Fijos Este grupo de fondos se utiliza para registrar los recursos destinados a la construcción, adquisición, renovación y reemplazo de los activos fijos propiedad de la institución. Como en el caso de los recursos del Comité Administrador del Programa Federal de Construcción de Escuelas y el Fondo de Aportaciones Múltiples CAPFCE-FAM que en los últimos años la institución a recibido y administrado para incrementar la infraestructura física de la institución. También en este fondo se recibirán las transferencias del Fondo de Operación por concepto de las erogaciones relativas a inversiones en Activo Fijo y se registrarán en el fondo de Inversiones Capitalizables. Así mismo, si la institución lo considera conveniente se podrá constituir un fondo para Adquisiciones, con la finalidad de controlar los recursos destinados a la renovación y reemplazo del activo fijo Otros Fondos Son aquellos fondos secundarios, que por sus características no se ajustan a los criterios de clasificación establecidos en los fondos anteriores. 2

8 II Catálogo de Cuentas Contables o por Concepto de Gasto El catálogo de cuentas contables o catálogo de conceptos es una relación ordenada y pormenorizada que contiene el código y nombre de las cuentas que deberán ser utilizadas para el registro contable de las operaciones de la universidad. El catálogo de cuentas es la forma sistemática de agrupar conceptos homogéneos que permitan la clasificación correcta de las operaciones financieras de la institución. El catálogo de cuentas se elabora tomando como referencia las operaciones cotidianas de la institución, de manera que sus estado financieros den cuenta de la información más relevante. El catálogo de cuentas por objeto de gasto será utilizado en el registro de todas y cada una de las operaciones contables. Todo registro deberá llevar el código de Cuenta por concepto de Gasto en alguno de sus rubros. Los rubros que incluye el catálogo por objeto de gasto son: Cuentas de Balance: 1 Activo 2 Pasivo 3 Patrimonio Cuentas de Resultados: 4 Ingresos 5 Gastos 6 Transferencias CUENTAS DE BALANCE 1000 ACTIVO 1100 Activo Circulante 1110 Fondos Fijos 1120 Bancos 1130 Inversiones 1140 Cuentas por Cobrar 1150 Asignaciones no Ejercidas 1160 Cuenta por Cobrar a Otros Fondos 1170 Almacén 1200 Activo Fijo 1210 Enseres y Herramientas 1220 Mobiliario y Equipo 1230 Equipo y Programas de Cómputo 1240 Equipo de Transporte 1250 equipo de Telecomunicaciones 1260 Bienes Inmuebles 1270 Obra en Proceso 1280 Obras de Arte 1290 Acervo Bibliográfico 3

9 1300 Otros Activos 1310 Depósitos en Garantía 2000 PASIVO 2100 Pasivo a Corto Plazo 2110 Salarios por Pagar 2120 Proveedores 2130 Acreedores 2140 Aportaciones, Cuotas e Impuestos por Pagar 2150 Documentos por Pagar 2160 Cuentas por Pagar a Otros Fondos 2170 Retenciones y Descuentos por Pagar 2200 Pasivo a Largo Plazo 3000 PATRIMONIO 3100 Patrimonio 3200 Incremento por Revaluación 3300 Incremento por Donación 3400 Diferencia en Operación Descripción de Cuentas de Balance ACTIVO Es el conjunto cuantificable, de los beneficios económicos esperados y controlados por la Universidad, representados por efectivo, derechos, bienes o servicios. Esto es, el conjunto de bienes materiales, créditos a favor o derechos que tiene la institución. De acuerdo a su grado de disponibilidad puede ser Circulante, Fijo y Otros Activos Activo Circulante Es el efectivo y demás activos que podrían realizarse en efectivo, o que van a consumirse a corto plazo. Estos activos son los que poseen el mayor grado de disponibilidad. En este tipo de cuentas además de anteponer el código del catálogo de fondos, deberá de utilizarse en las cuentas colectivas el catálogo auxiliar correspondiente Fondo Fijos Representa el efectivo que se pone a disposición de las unidades organizacionales (académicas y administrativas) para que puedan hacer frente a gastos menores derivados de su operación. Aquí se utilizará el auxiliar correspondiente. Se carga de los fondos que se autoricen o de su incremento, y se abona de las cancelaciones de fondos o su decremento. 4

10 Bancos Está constituido por la existencia de recursos en cuentas de cheques depositados en las instituciones bancarias. Aquí se utilizará el auxiliar de cuentas bancarias. Se carga de los movimientos por concepto de depósitos que se hagan, los intereses generados, por los traspasos y cancelación o anulación de cheques emitidos; se abona por los cheques que se giren de las cuentas propiedad de la institución, traspasos entre cuentas, así como de las comisiones que el banco cargue Inversiones Están representadas por instrumentos de inversión, convertibles en efectivo a corto plazo y tienen por objeto obtener un rendimiento hasta el momento en que estos recursos sean utilizados por la institución. Aquí se utilizará el auxiliar correspondiente. Se carga de los movimientos por concepto de depósitos e intereses generados; y se abona por los retiros que se hagan en las cuentas de inversión, así como del valor de las comisiones que el banco cargue Cuentas por Cobrar Representan derechos exigibles originados por la entrega de préstamos y de recursos a comprobar a personal de la institución. Tiene por objeto registrar el valor de los adeudos a favor de la institución Préstamos Personales Representa los derechos de la institución por conceder préstamos al personal universitario Préstamos Personales a Académicos Representa los derechos de la institución por conceder préstamos al personal docente. Se deberán utilizar el auxiliar de personal. Se carga de los préstamos otorgados a académicos, así como del importe incluido como deducción por este concepto y por otros en los cheques de sueldos anulados que la institución haya cubierto en su nombre a terceros; se abona de los pagos a cuenta efectuados en caja y por los descuentos efectuados en nómina Préstamos Personales a Administrativos Representa los derechos de la institución por conceder préstamos al personal administrativo. Se deberán utilizar el auxiliar de personal. Se carga de los préstamos otorgados a personal administrativo, así como del importe incluido como deducción por este concepto y por otros en los cheques de sueldos anulados que la institución haya cubierto en su nombre a terceros; se abona de los pagos a cuenta efectuados en caja y por los descuentos efectuados en nómina Préstamos Personales a Mandos Medios y Superiores Representa los derechos de la institución por conceder préstamos al personal directivo. Se deberán utilizar el auxiliar de personal. Se carga de los préstamos 5

11 otorgados a los directivos, así como del importe incluido como deducción por este concepto y por otros en los cheques de sueldos anulados que la institución haya cubierto en su nombre a terceros; se abona de los pagos a cuenta efectuados en caja y por los descuentos efectuados en nómina Gastos a Comprobar Representa los derechos de la institución por la entrega de recursos al personal universitario, para su posterior comprobación Gastos a Comprobar por Académicos Representa los derechos de la institución por la entrega de recursos al personal docente, para su posterior comprobación. Se deberán utilizar el auxiliar de personal. Se carga de las entregas de recursos a comprobar a académicos, así como de los reintegros por descuentos efectuados; se abona de las comprobaciones presentadas conforme a los conceptos de gasto autorizados, de los descuentos en nómina o de los depósitos efectuados en caja por este concepto Gastos a Comprobar por Administrativos Representa los derechos de la institución por la entrega de recursos al personal administrativo, para su posterior comprobación. Se deberán utilizar el auxiliar de personal. Se carga de las entregas de recursos a comprobar a personal administrativo, así como de los reintegros por descuentos efectuados; se abona de las comprobaciones presentadas conforme a los conceptos de gasto autorizados, de los descuentos en nómina o de los depósitos efectuados en caja por este concepto Gastos a Comprobar por Mandos Medios y Superiores Representa los derechos de la institución por la entrega de recursos al personal directivo, para su posterior comprobación. Se deberán utilizar el auxiliar de personal. Se carga de las entregas de recursos a comprobar a personal de la de mandos medios y superiores, así como de los reintegros por descuentos efectuados; se abona de las comprobaciones presentadas conforme a los conceptos de gasto autorizados, de los descuentos en nómina o de los depósitos efectuados en caja por este concepto Cuotas y Colegiaturas por Cobrar a Alumnos Representa los derechos de la institución por la expedición de prórrogas para el pago de cuotas y colegiaturas a los alumnos de la institución. Se deberá utilizar el auxiliar de alumnos. Se carga por la expedición de prórrogas para el pago de colegiaturas a los alumnos; se abona por los pagos totales o parciales por este concepto efectuados en caja. 6

12 Asignaciones no Ejercidas Representa los derechos de la institución sobre subsidios gubernamentales que ya han sido autorizados, pero que aún no se han puesto a disposición de la Universidad por parte de la instancia que los otorga Asignaciones Federales No Ejercidas Representa los derechos de la institución sobre subsidios federales autorizados. Se carga por el importe de los subsidios federales devengados y no recibidos. Se abona por el importe de los subsidios federales recibidos por la institución de manera extemporánea Asignaciones Estatales No Ejercidas Representa los derechos de la institución sobre subsidios estatales autorizados. Se carga por el importe de los subsidios estatales devengados y no recibidos. Se abona por el importe de los subsidios estatales recibidos por la institución de manera extemporánea Cuentas por Cobrar a Otros Fondos Representan el traspaso de recursos de un fondo a otro, en forma temporal, hasta el cumplimiento de un plazo o circunstancias definida, implica un derecho a favor del fondo que otorgó los recursos. Esta cuenta se neutraliza con la de cuentas por pagar entre fondos al obtener un informe consolidado en el que se incluyan todos los fondos. Se deberá utilizar el auxiliar correspondiente. Se carga de los préstamos otorgados a otros fondos y se abona de los pagos recibidos de ellos Almacén Representa el valor de los artículos, materiales y mobiliario que se mantienen en almacén para surtir a las unidades según sus requerimientos. Registra los movimientos de entradas y salidas de los bienes controlados por el almacén. Se carga de las adquisiciones de artículos, materiales y mobiliario y se abona de las entregas que el almacén haga de los mismos a las unidades que los hayan requerido Activo Fijo Son bienes tangibles que tienen por objeto el uso de los mismos en apoyo a las funciones sustantivas y adjetivas de la institución. Su grado de disponibilidad es reducido por formar parte del patrimonio institucional. Este grupo de cuentas son las únicas dentro de las cuentas de balance que se utilizan exclusivamente en el Fondo de Activos Fijos y a las que se agrega el código del catálogo de unidades organizacionales Enseres y Herramientas Representa el valor de los de enseres mayores y herramientas propiedad de la institución, necesarios para el desarrollo de sus funciones. Se carga por las transferencias efectuadas al cierre del ejercicio de la cuenta de resultados de 7

13 Enseres y Herramientas adquiridos con recursos del Fondo de Operación Genérico, Específico y el propio Fondo de Activos Fijos. Se abona por las correcciones o ajustes a los importes ya registrados, por las bajas por obsolescencia, venta o pérdida de estos bienes Mobiliario y Equipo Representa el valor de las máquinas, aparatos especiales y muebles de oficina, aulas, laboratorios y de cualquier otro tipo propiedad de la institución, necesarios para el desempeño de sus funciones. Se carga por las transferencias efectuadas al cierre del ejercicio de la cuenta de resultados de Mobiliario y Equipo adquiridos con recursos del Fondo de Operación Genérico, Específico y el propio Fondo de Activos Fijos. Se abona por las correcciones o ajustes a los importes por este concepto ya registrados, por las bajas por obsolescencia, venta o pérdida de estos bienes Equipo y Programas de Cómputo Representa el valor del equipo y programas de cómputo propiedad de la institución, necesarios para el desempeño de sus funciones. Se carga por las transferencias efectuadas al cierre del ejercicio de la cuenta de resultados de Equipo y Programas de Cómputo adquiridos con recursos del Fondo de Operación Genérico, Específico y el propio Fondo de Activos Fijos. Se abona por las correcciones o los ajustes a los importes por este concepto ya registrados, por las bajas por obsolescencia, venta o pérdida de estos bienes Equipo de Transporte Representa el valor del equipo de transporte propiedad de la institución, necesario para el desempeño de sus funciones. Se carga por las transferencias efectuadas al cierre del ejercicio de la cuenta de resultados de Equipo de Transporte adquirido con recursos del Fondo de Operación Genérico, Específico y el propio Fondo de Activos Fijos. Se abona por las correcciones y los ajustes a los importes por este concepto ya registrados, por las bajas por obsolescencia, venta o pérdida de estos bienes Equipo de Telecomunicaciones Representa el valor del equipo que permite el enlace de redes locales y foráneas para la transferencia electrónica de datos, propiedad de la institución, necesario para el desempeño de sus funciones. Se carga por las transferencias efectuadas al cierre del ejercicio de la cuenta de resultados de Equipo de Telecomunicaciones adquiridos con recursos del Fondo de Operación Genérico, Específico y el propio Fondo de Activos Fijos. Se abona por las correcciones o los ajustes a los importes por este concepto ya registrados, por las bajas por obsolescencia, venta o pérdida de estos bienes Bienes Inmuebles Representa el valor de los terrenos, el valor de las mejoras y modificaciones de las casas, locales, edificios y de todo tipo de inmuebles propiedad de la Institución, 8

14 necesarios para el desarrollo de las funciones sustantivas y adjetivas de la institución. Se carga por las transferencias efectuadas al cierre del ejercicio de la cuenta de resultados de Bienes Inmuebles adquiridos con recursos del Fondo de Operación Genérico, Específico y el propio Fondo de Activos Fijos y del traspaso de la cuenta Obra en Proceso una vez concluida la construcción de instalaciones universitarias. Se abona por las correcciones o los ajustes a los importes por este concepto ya registrados, por las bajas por venta o pérdida de estos bienes Obra en Proceso Representa el costo de la obra civil en proceso de construcción destinada a la expansión y ampliación de la planta física de la institución. Se carga por las transferencias efectuadas al cierre del ejercicio de la cuenta de resultados de Obra en Proceso financiada con recursos del Fondo de Operación Genérico, Específico y el propio Fondo de Activos Fijos. Se abona por las correcciones o los ajustes a los importes por este concepto ya registrados y por el traspaso a la cuenta de Bienes Inmuebles una vez terminada la obra civil Obras de Arte Representa el valor de aquellos bienes que se consideran obras de arte, como las pinturas, esculturas, artes plásticas, colecciones históricas, colecciones arqueológicas, monumentos, colecciones bibliográficas, propiedad de la institución. Se carga por las transferencias efectuadas al cierre del ejercicio de la cuenta de resultados de Obras de Arte adquiridas con recursos del Fondo de Operación Genérico, Específico y el propio Fondo de Activos Fijos. Se abona por las correcciones o los ajustes a los importes por este concepto ya registrados y por las bajas por pérdida de estos bienes Acervo Bibliográfico Representa el valor de los libros, revistas, publicaciones periódicas, material bibliográfico, hemerográfico y documental propiedad de la institución. Se carga por las transferencias efectuadas al cierre del ejercicio de la cuenta de resultados de Acervo Bibliográfico adquiridos con recursos del Fondo de Operación Genérico, Específico y el propio Fondo de Activos Fijos. Se abona por las correcciones o los ajustes a los importes por este concepto ya registrados y por las bajas por pérdida de estos bienes Otros Activos Representan un derecho de la institución por servicios o bienes pagados por adelantado, y que se emplearán durante un tiempo determinado o por cantidades que serán recuperadas en una fecha o bajo una circunstancia específica Depósitos en Garantía Representan las cantidades entregadas en depósito por contratos establecidos con terceros, para garantizar lo estipulado en ellos, fijadas de común acuerdo. Se carga de las cantidades entregadas en calidad de depósito y se abona de las cantidades recuperadas o aplicadas al expirar el contrato que las estipulaba. 9

15 2000 PASIVO Comprende obligaciones presentes provenientes de operaciones pasadas, tales como: la adquisición de mercancías o servicios, salarios pendientes de pago, adeudos a instituciones financieras, endeudamiento por concepto de impuestos y cuotas. Obligaciones que permiten financiar las operaciones normales de la institución Pasivo a Corto Plazo Se considera pasivo a corto plazo las deudas u otras obligaciones que se deben liquidar regularmente dentro de un plazo no mayor a un año. En este grupo de cuentas además de anteponer el código del catálogo de fondos, se deberá utilizar el auxiliar correspondiente en las cuentas colectivas Salarios por pagar Representa la cantidad que se adeuda al personal universitario correspondiente a salarios devengados y otorgados de manera general Salarios por pagar a Académicos Representa los montos que se adeudan al personal académico por concepto de salarios devengados otorgados de manera general y no pagados. Los salarios se deberán clasificar según la forma de pago: con tarjeta de débito o con cheque. Así mismo, es necesario que cuando el docente no acuda al cobro del cheque a que tiene derecho, en un lapso de un año, se consigne en la subcuenta cheques cancelados los montos pendientes de pago. Se abona de los sueldos devengados no pagados al personal académico. Se carga de los pagos que sobre los adeudos se hagan a este personal o de la anulación de cheques de salarios por los que se afectó esta cuenta Salarios por pagar a Administrativos Representa los montos que se adeudan al personal administrativo por concepto de salarios devengados otorgados de manera general y no pagados. Los salarios se deberán clasificar según la forma de pago convenida con el trabajador: con tarjeta de débito o con cheque. Así mismo, es necesario que cuando el trabajador no acuda al cobro del cheque a que tiene derecho, en un lapso de un año, se consigne en la subcuenta cheques cancelados los montos pendientes de pago. Se abona de los sueldos devengados no pagados al personal administrativo. Se carga de los pagos que sobre los adeudos se hagan a este personal o de la anulación de cheques de salarios por los que se afectó esta cuenta Salarios por pagar a Mandos Medios y Superiores Representa los montos que se adeudan al personal directivo por concepto de salarios devengados otorgados de manera general y no pagados. Los salarios se deberán clasificar según la forma de pago: con tarjeta de débito o con cheque. Así mismo, es necesario que cuando el directivo no acuda al cobro del cheque a que tiene derecho, en un lapso de un año, se consigne en la subcuenta cheques cancelados los montos pendientes de pago. Se abona de los sueldos 10

16 devengados no pagados a mandos medios y superiores. Se carga de los pagos que sobre los adeudos se hagan a este personal o de la anulación de cheques de salarios por los que se afectó esta cuenta Proveedores Representa los adeudos por la adquisición de bienes y servicios, inherentes a las operaciones principales de la institución. Aquí se utilizará el auxiliar de proveedores. Se abona por los montos de los créditos otorgados a la institución por la venta de bienes o servicios, y se carga por los pagos parciales o totales por este concepto Acreedores Representa el monto de los adeudos por prestaciones específicas al personal derivadas de los contratos colectivos; los adeudos por descuentos en nómina a favor de terceros como: ISSSTE, FOVISSSTE, INFONAVIT, sindicatos, pensiones alimenticias, cooperaciones, caja de ahorro, etc.; así como los adeudos a alumnos. Los adeudos a acreedores se deberán clasificar como adeudos al personal universitario, personal externo y alumnos, utilizando el auxiliar correspondiente. Se abona de las obligaciones devengadas por estos conceptos, y se carga de los pagos parciales o totales realizados sobre las mismas Aportaciones, Cuotas e Impuestos por Pagar Son los pasivos provenientes de aportaciones y cuotas a instituciones por concepto de seguridad social, así como de obligaciones impositivas. Estos pasivos se clasifican en seguridad social e impuestos Seguridad Social Aportaciones del 12.75% al ISSSTE Son los montos de adeudo por concepto de aportaciones patronales. Se abona por el importe de las aportaciones que corresponden al calculo del 12.75% sobre el salario tabular del personal contratado por la institución. Se carga por los pagos efectuados al ISSSTE por este concepto Cuotas del 8% al ISSSTE Son los montos de adeudo por concepto de cuotas descontadas del salario de los trabajadores o subsidiadas por la universidad. Se abona por el importe de las cuotas que corresponden al calculo del 8% sobre el salario tabular del personal contratado por la institución. Se carga por los pagos efectuados al ISSSTE por este concepto Aportaciones del 2% al S.A.R. Son los montos de adeudo por concepto del 2% al Sistema de Ahorro para el Retiro. Se abona por el importe de las aportaciones que corresponden al calculo del 2% sobre el salario tabular del personal contratado por la institución. Se carga por los pagos efectuados ante las instituciones bancarias por este concepto. 11

17 Aportaciones del 5% al FOVISSSTE Son los montos de adeudo por concepto del 5% aportaciones patronales para vivienda. Se abona por el importe de las aportaciones calculadas del 5% sobre el salario tabular del personal contratado por la institución. Se carga por los pagos efectuados ante las instituciones bancarias por este concepto Impuestos por Pagar Retenciones de I.S.P.T. Son los montos de adeudo provenientes de obligaciones impositivas, derivadas de impuestos aplicados al periodo en el pago de salarios. Se abona por el monto de los impuestos sobre productos del trabajo retenidos en el pago de sueldos y salarios al personal que labora en la institución. Se carga por los pagos provisionales o definitivos que se efectúen a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público por este concepto, así como del importe del I.S.P.T. de los cheques de salarios anulados Retención del 10% sobre Honorarios y Arrendamientos Son los montos de adeudo provenientes de obligaciones impositivas derivadas de las retenciones que se efectúen a los prestadores de servicios por honorarios o arrendamientos. Se abona por el monto de las retenciones del 10% que realice la institución en el pago de honorarios y arrendamientos. Se carga por los pagos provisionales o definitivos que se efectúen a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público por este concepto Impuesto al Valor Agregado por Pagar Son los montos de adeudo provenientes de obligaciones derivadas de las retenciones del Impuesto al Valor Agregado que se efectúen a los prestadores de servicios, así como del traslado de éste en la venta de bienes y servicios. Se abona por el monto de las retenciones del 10% en el pago de honorarios y arrendamientos, así como por el IVA trasladado en la venta de bienes y servicios. Se carga por los pagos provisionales o definitivos que se efectúen a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público por este concepto Crédito Fiscal al Salario Tiene por objeto registrar el monto del crédito fiscal pagado en efectivo en el salario de los trabajadores universitarios con la finalidad de acreditar mensualmente este monto ante la S.H.C.P. en el pago provisional de Impuestos Sobre Productos del Trabajo. Se carga del pago incluido en la nómina del personal; se abona al acreditar estos impuestos mensualmente en el pago provisional. 12

18 Documentos por Pagar Representan los adeudos amparados por títulos de crédito o por convenios que especifiquen el monto de los intereses y el plazo de vencimiento. Se abona de los adeudos adquiridos, y se carga de los pagos realizados sobre ellos Cuentas por Pagar a otros Fondos Representan la recepción de recursos en un fondo de parte de otro, en forma temporal, hasta el cumplimiento de un plazo o circunstancias definidos, por lo que implica una obligación a cargo del fondo que otorgó los recursos. Esta cuenta se neutraliza con la de Cuentas por Cobrar entre Fondos al obtener un informe total de la institución, en el que se incluyan todos los fondos. Se deberá utilizar el auxiliar correspondiente. Se abona de los recursos recibidos en préstamo y se carga de los pagos que sobre ellos se realicen Retenciones y Descuentos por Pagar Esta cuenta se utiliza para el control de los descuentos que se hacen vía nómina, se trata de una cuenta puente en la que se registra los descuentos efectuados en nómina clasificándolos por concepto de descuento, y en un segundo momento se traspasan estos descuentos a la cuenta de destino correspondiente Descuentos de Créditos INFONAVIT Se abona por el importe total de descuentos efectuados en nómina por créditos hipotecarios con INFONAVIT y por los descuentos no efectuados por omisión para hacer su traspaso la cuenta de Préstamos Personales subcuenta de la persona a la que se haya omitido el descuento. Se carga por el importe de los descuentos efectuados para hacer el traspaso a la cuenta de Acreedores subcuenta INFONAVIT, y por los descuentos que no correspondan haciendo su traspaso a la cuenta de Acreedores subcuenta de la persona afectada con el descuento Descuentos de Préstamos Personales Se abona: por el importe total de descuentos efectuados a cuenta de préstamos personales en nómina, y se carga por el importe de los descuentos efectuados para hacer el traspaso para su abono en la cuenta Préstamos Personales clasificados por tipo de personal y por deudor Descuentos de Gastos a Comprobar Se abona: por el importe total de descuentos efectuados a cuenta de gastos a comprobar en nómina, y se carga por el importe de los descuentos efectuados para hacer el traspaso para su abono en la cuenta Gastos a Comprobar clasificados por tipo de personal y por deudor Descuentos por Faltas, Permisos y Errores en Pago Se abona por el importe total de descuentos por concepto de faltas, permisos y errores en pagos efectuados en nómina. Se carga por el importe de los descuentos efectuados para hacer el traspaso a la cuenta de Ingresos por Faltas Permisos y Errores en Pago 13

19 Descuentos por Cuotas Mutualista SPAUAZ Se abona por el importe total de descuentos efectuados en nómina por cuota mutualista al personal afiliado al SPAUAZ. Se carga por el importe de los descuentos efectuados para hacer el traspaso a la cuenta de Acreedores subcuenta SPAUAZ Descuentos por Cuota Sindical SPAUAZ Se abona por el importe total de descuentos efectuados en nómina por cuota sindical al personal afiliado al SPAUAZ. Se carga por el importe de los descuentos efectuados para hacer el traspaso a la cuenta de Acreedores subcuenta SPAUAZ Descuentos por Cuotas Mutualista STUAZ Se abona por el importe total de descuentos efectuados en nómina por cuota mutualista al personal afiliado al STUAZ. Se carga por el importe de los descuentos efectuados para hacer el traspaso a la cuenta de Acreedores subcuenta STUAZ Descuentos por Cuota Sindical STUAZ Se abona por el importe total de descuentos efectuados en nómina por cuota sindical al personal afiliado al STUAZ. Se carga por el importe de los descuentos efectuados para hacer el traspaso a la cuenta de Acreedores subcuenta STUAZ Descuentos por Cuota de Caja de Ahorro Se abona por el importe total de descuentos efectuados en nómina por el 2% de cuota de Caja de ahorro de personal del STUAZ. Se carga por el importe de los descuentos efectuados para hacer el traspaso a la cuenta de Acreedores subcuenta Caja de Ahorro del STUAZ Descuentos por Préstamos Mutualista SPAUAZ Se abona por el importe total de descuentos efectuados en nómina por préstamos de la mutualista del SPAUAZ, y por el importe no descontado de cada relación a fin de disminuir ese monto de la cuenta Acreedores subcuenta SPAUAZ. Se carga por el importe de las relaciones que el SPAUAZ presenta para descuento Descuentos por Pensiones Alimenticias Se abona por el importe total de descuentos efectuados en nómina por pensiones alimenticias y por los descuentos no efectuados por omisión para hacer su traspaso la cuenta de Préstamos Personales subcuenta del acreedor alimentista al que se haya omitido el descuento. Se carga por el importe de los descuentos efectuados para hacer el traspaso a la cuenta de Acreedores subcuenta de cada deudor alimentista, y por los descuentos que no correspondan haciendo su traspaso a la cuenta de Acreedores subcuenta del deudor alimentista afectado con el descuento Descuentos por Préstamos Mutualista STUAZ Se abona por el importe total de descuentos efectuados en nómina por préstamos de la mutualista del STUAZ y por el importe no descontado de cada relación a fin de 14

20 disminuir ese monto de la cuenta Acreedores subcuenta STUAZ. Se carga por el importe de las relaciones que el STUAZ presenta para descuento Descuentos por Préstamos Caja de Ahorro Se abona por el importe total de descuentos efectuados en nómina por préstamos de la Caja de Ahorro del STUAZ, y por el importe no descontado de cada relación a fin de disminuir ese monto de la cuenta Acreedores subcuenta Caja de ahorro del STUAZ. Se carga por el importe de las relaciones que la Caja de Ahorro presenta para descuento Descuentos por Cooperaciones Se abona por el importe total de descuentos efectuados en nómina por Cooperaciones y por el importe no descontado de cada relación para disminuir este monto de la cuenta Acreedores subcuenta de cada interesado. Se carga por el importe de las relaciones que cada interesado presenta para su descuento Descuentos de Créditos FOVISSSTE Se abona por el importe total de descuentos efectuados en nómina por créditos hipotecarios con FOVISSSTE y por los descuentos no efectuados por omisión para hacer su traspaso la cuenta de Préstamos Personales subcuenta de la persona a la que se le omitió el descuento. Se carga por el importe de los descuentos efectuados para hacer el traspaso a la cuenta de Acreedores subcuenta FOVISSSTE, y por los descuentos que no correspondan haciendo su traspaso a la cuenta de Acreedores subcuenta de la persona afectada con el descuento Descuentos por Créditos ISSSTE Se abona por el importe total de descuentos efectuados en nómina por créditos a corto y mediano plazo del ISSSTE y por los descuentos no efectuados por omisión para hacer su traspaso la cuenta de Préstamos Personales subcuenta de la persona a la que se haya omitido el descuento. Se carga por el importe de los descuentos efectuados para hacer el traspaso a la cuenta de Acreedores subcuenta ISSSTE, y por los descuentos que no correspondan haciendo su traspaso a la cuenta de Acreedores subcuenta de la persona afectada con el descuento Descuentos por Fondo de Resistencia del SPAUAZ Se abona por el importe total de descuentos efectuados en nómina por concepto de fondo de Resistencia al personal afiliado al SPAUAZ. Se carga por el importe de los descuentos efectuados para hacer el traspaso a la cuenta de Acreedores subcuenta SPAUAZ Pasivo a Largo Plazo Está representado por los adeudos cuyo vencimiento sea posterior a un año, o al ciclo normal de las operaciones, si éste es mayor. 15

21 3000 PATRIMONIO Es el valor propiedad de la institución, una vez que se han descontado sus obligaciones. Como en todas las cuentas por objeto de gasto, también en este grupo deberá de anteponerse el código de catálogo de fondos Patrimonio o Resultado de Ejercicios Anteriores Representa los recursos propiedad de la institución, obtenidos ya sea por ley, o por incrementos o decrementos producidos por su gestión administrativa. Se abona o se carga del saldo de la cuenta Diferencia en Operación en el ejercicio siguiente al que se ha obtenido Incremento por Revaluación Representa el incremento al valor de los recursos propiedad de la institución, provenientes de la revaluación realizada a los activos fijos de la misma. Se abona del monto resultante de las revaluaciones Incremento por Donación Representa los recursos propiedad de la institución, provenientes de donaciones. Se abona del valor de las donaciones Diferencia en Operación Representa la diferencia entre los ingresos obtenidos y los gastos erogados por una institución durante un periodo o un año de calendario. En el caso del patrimonio de los fondos, el resultado se afecta también por las transferencias, tanto recibidas como otorgadas. CUENTAS DE RESULTADOS Las cuentas de resultados se dividen en Ingresos y Egresos. Los ingresos son cambios que afectan los resultados de operación de una institución, derivados de sus actividades o transacciones. En las Instituciones de Educación Superior los ingresos aumentan el superávit o disminuyen el déficit, por lo que tienen una repercusión de incremento en el patrimonio. No debe utilizarse como sinónimo de entradas ya que éstas se refieren exclusivamente al dinero que se recibe sin que afecte sus resultados. Se presenta la siguiente clasificación de Ingresos INGRESOS 4100 Subsidios 4200 Ingresos Académicos 4300 Ingresos por Servicios de Apoyo Técnico 4400 Proyectos, Convenios y Contratos Públicos 4500 Fuentes Privadas 4600 Productos Financieros 4700 Ingresos de Entidades Auxiliares 4800 Otros Ingresos 16

22 Descripción de Cuentas de Ingresos 4000 INGRESOS 4100 Subsidios En esta categoría se incluyen los ingresos que correspondan a los montos recibidos por la institución provenientes de subsidios públicos, federales o estatales, para soportar las actividades de operación. En esta categoría de ingresos deberá anteponerse el código del catálogo de fondos que corresponda. En cada grupo de ingresos se irá señalando las combinaciones posibles Subsidio Federal Se incluyen los recursos recibidos como subsidio regular o específico, provenientes de la SEP y de otras dependencias del gobierno federal Subsidio Federal Ordinario Son los subsidios provenientes de la SEP o de otras dependencias públicas federales, en los términos de los convenios de financiamiento que se establezcan y que son regularizables, incluyendo el irreductible y el incremento en costo. Aquí deberá anteponerse el código del Fondo de Operación Genérico. Se abona por el importe del subsidio federal ordinario recibido por la institución. Se carga de las disminuciones o ajustes a los importes de subsidio federal ordinario ya registrado Subsidio Federal Extraordinario Son los subsidios provenientes de la SEP o de otras dependencias públicas federales, por conceptos o montos no contemplados en el convenio de financiamiento y que no son regularizables. Aquí deberá anteponerse el código del Fondo de Operación Genérico. Se abona por el importe del subsidio federal extraordinario recibido por la institución. Se carga de las disminuciones o ajustes a los importes de subsidio federal extraordinario ya registrado Subsidio Federal Específico Son los subsidios provenientes de la SEP o de otras dependencias públicas federales, con el fin de financiar proyectos o programas específicos, con presupuesto y objetivos predeterminados y convenidos entre ambos organismos. Aquí deberá anteponerse el código del Fondo de Operación Específico y agregarse el de la función correspondiente. Se abona por el importe del subsidio federal específico como: los subsidios de CONACYT, FOMES, PROMEP, etc., recibidos por la institución. Se carga de las disminuciones o ajustes a los importes de subsidio federal específico ya registrado 17

23 Subsidio Estatal Son los subsidios provenientes del Gobierno Estatal a través de sus diferentes dependencias. Se incluyen los recursos recibidos como subsidio regular o específico, provenientes del Gobierno del Estado de Zacatecas Subsidio Estatal Ordinario Son los subsidios provenientes del Gobierno Estatal a través de sus diferentes dependencias, en los términos de los convenios de financiamiento que se establezcan, y que, por tanto, son regularizables.. Aquí deberá anteponerse el código del Fondo de Operación Genérico. Se abona por el importe del subsidio estatal ordinario recibido por la institución. Se carga de las disminuciones o ajustes a los importes de subsidio estatal ordinario ya registrado Subsidio Estatal Extraordinario Son los subsidios provenientes del Gobierno Estatal a través de sus diferentes dependencias, por conceptos o montos no contemplados en el convenio de financiamiento, y que no son regularizables. Aquí deberá anteponerse el código del Fondo de Operación Genérico. Se abona por el importe del subsidio estatal extraordinario recibido por la institución. Se carga de las disminuciones o ajustes a los importes de subsidio estatal extraordinario ya registrado Subsidio Estatal Específico Son los subsidios provenientes del Gobierno Estatal a través de sus diferentes dependencias, con el fin de financiar proyectos o programas específicos, con presupuesto y objetivos predeterminados y convenidos entre ambos organismos. Aquí deberá anteponerse el código del Fondo de Operación Específico y agregarse el de la función correspondiente. Se abona por el importe del subsidio estatal específico recibido por la institución. Se carga de las disminuciones o ajustes a los importes de subsidio estatal específico ya registrado Ingresos Académicos Son los ingresos que se derivan directa o indirectamente de las actividades académicas. En esta categoría de ingresos además de anteponer el código del Fondo de Operación Genérico, deberá agregarse el código del Catálogo de Unidades Organizacionales Cuotas y Colegiaturas Está constituida por los ingresos cobrados a los estudiantes relacionados con la oferta de programas académicos de la institución. Las cuotas y Colegiaturas deberán además de anteponer el código del fondo de operación genérico y agregar el código de unidades organizacionales como ya se mencionó arriba, agregar el catálogo de Funciones que indique el programa académico correspondiente. 18