Reserva de sala de reuniones

Transcripción

1 Autor 27/Dic/13 RSV Instructivo: Reserva sala de reuniones Reserva de sala de reuniones El presente documento explica en forma breve y práctica, cómo se reservan las salas de reuniones en Outlook. Distribución de salas En el siguiente mapa se pueden distinguir las distintas salas de reuniones disponibles para agendar. Sala de reuniones Nombre en Outlook 1. Sala Barco de Vapor (zzr CL Sala Barco de Vapor) 2. Sala de capacitación (zzr CL Sala Capacitacion) 3. Sala Ecósfera (zzr CL Sala Ecosfera) 4. Sala Explorando (zzr CL Sala Explorando) 5. Sala Gran Angular (zzr CL Sala Gran Angular) 6. Sala Clave (zzr CL Sala Clave) 7. Sala Estrategias (zzr CL Sala Estrategias) 8. Sala Sendas (zzr CL Sala Sendas) 9. Sala Sé (zzr CL Sala Se)

2 Capacidad y equipamiento de salas Sala Barco de Vapor: Equipamiento: 14 personas Proyector (HDMI, VGA) Amplificación de sonido Equipo de videoconferencias Computador para presentaciones Sala de Capacitación: Equipamiento: 50 personas Proyector (HDMI, VGA) Amplificación de sonido Sala Gran Angular: Equipamiento: 10 personas Proyector (VGA) Parlantes Computador para presentaciones (próximamente) Sala Ecósfera - Sala Explorando - Sala Clave - Sala Estrategias - Sala Sendas - Sala Sé 4 personas Cómo reservar una sala en Outlook? 1. En la barra de herramientas de Outlook, hacer clic en el ícono de Nuevos elementos y seleccionar Reunión. Página 2 de 6

3 2. En el campo Para, para agregar a los asistentes, se debe agregar destinatarios como cualquier correo normal. 3. Dar clic en el botón Salas. Se desplegará el mismo cuadro para buscar direcciones de correo, pero solamente acotado a las salas de reuniones de todo el Grupo. Página 3 de 6

4 4. En el cuadro de búsqueda, solamente con digitar las iniciales zzr CL, se desplegarán en primer lugar, todas las salas de reuniones de Chile. 5. Finalmente se debe seleccionar la sala de reuniones que deseamos reservar, dando doble clic sobre ella. Finalmente dar clic en Aceptar, con lo cual volverá a la pantalla de la reunión. Página 4 de 6

5 6. La sala quedará incluida en la convocatoria a reunión. Aceptación / Rechazo de reserva En caso de que esté disponible la sala de reuniones seleccionada, nos llegará un mensaje confirmando la disponibilidad y la reserva. Si la sala no se encuentra disponible en el horario solicitado, llegará un correo rechazando la reserva. También se le indicará quien tiene reservada la sala. Página 5 de 6

6 Verificación de disponibilidad Es posible verificar que una sala está disponible antes de enviar la convocatoria. Esto, en realidad también aplica para verificar la disponibilidad de los asistentes a la reunión. Si repetimos todos los pasos explicados anteriormente, es decir, cuando ya tenemos seleccionada la sala. Si vamos al botón Asistente de programación, podemos ver los horarios en que están disponibles tanto los asistentes, como la sala de reuniones seleccionada. En este ejemplo, la sala Barco de Vapor está reservada hoy, de 15 a 17:30 hrs. Si corregimos el día y hora de la reunión, los valores de disponibilidad se actualizarán automáticamente. Dudas, consultas, sugerencias Ante cualquier duda sobre este instructivo, por favor no dudes en contactarnos. Página 6 de 6