Procedimiento para Respaldo de Fondo de Ahorro

Transcripción

1 Procedimiento para Respaldo de Fondo de Ahorro

2 Objetivo : Este procedimiento se aplica cuando el pago de fondo de ahorro no es en la nomina inmediata siguiente al corte de fondo de ahorro, sino que se va a pagar posteriormente, pero se requiere tener los saldos en cero para la siguiente nomina.

3 Paso # 1 Respaldar los saldos actuales de fondo de ahorro, para ello tenemos que entrar en CATALOGO DE EMPLEADOS y hacer una consulta.

4 La consulta consiste en exportar a Excel 3 columnas del catalogo de empleados que son : Numero de empleado Acumulado Fondo de Ahorro Empleado Acumulado Fondo de Ahorro Empresa Al entrar a la pantalla de consultas, nos muestra la lista de tablas del sistema y el orden en que queremos exportar el archivo, por default esta seleccionada la tabla EMPLEADOS y por # de registro, solo se debe dar click en SIGUIENTE

5 Lo siguiente es definir cuales empleados voy a exportar, para este caso son solo los activos, por lo que se debe hacer click en el boton de filtro y seleccionar solo activos, presionas el boton Ok y al regresar a la pantalla previa, hacer click en SIGUIENTE.

6 Finalmente, se debe de seleccionar solo los 3 campos mencionados previamente, en la lista se van a mostrar como NUMERO,AHORROEMPL,AHORROCOMP, para exportarlo a Excel se debe de marcar la opcion EXPORTAR A ARCHIVO y de la lista seleccionar MICROSOFT EXCEL VERSION 5.0, al hacer click en FINALIZAR va a pedir el nombre del archivo, ese archivo lo va a guardar en algun lugar de su PC ya que cuando vaya a pagar el fondo de ahorro, se va a requerir para importarlo al sistema. El archivo exportado debe de quedar como se muestra en la imagen a la derecha.

7 Paso # 2 Una vez respaldado el saldo se fondo de ahorro, se debe de inicializar el saldo para que empiece en ceros para la 1er nomina del siguiente ciclo, esto se hace en NOMINA-ANUALES-INICIALIZAR-FONDO DE AHORRO, para verificar que los saldos esten en cero, lo puede hacer directamente en CATALOGO DE EMPLEADOS-NOMINA-AHORRO o bien en su reporte de fondo de ahorro,posterior a esto ya puede continuar con sus nominas normales.

8 Paso # 3 Antes de hacer el pago de fondo de ahorro, tenemos que respaldar el saldo que llevamos del nuevo ciclo, favor de hacerlo de acuerdo al PASO # 1 Paso # 4 Cuando vaya a pagar la nomina de fondo de ahorro o bien continuar con el nuevo ciclo de fondo de ahorro, es necesario traernos los saldos que previamente habiamos respaldo en el archivo de Excel, para ello hay que entrar en MODO EXCLUSIVO en RECURSOS HUMANOS-IMPORTAR DATOS.

9 Se va a mostrar la pantalla de importacion de datos, lo primero que se debe de hacer es asegurarse de que solo esten seleccionados 3 campos ( NUMERO,AHORROEMPL,AHORROCOMP ), ya que son los que se van a importar solamente, esto se hace marcando la casilla correspondiente a esa columna, la casilla de NUMERO siempre esta marcada por default.

10 Lo siguiente es hacer click en el boton GENERAR PLANTILLA, al hacer esto nos va a abrir la plantilla de importacion en Excel, solo para asegurarnos que efectivamente seleccionamos los 3 campos, esa plantilla no es necesario usarla, vamos a usar el archivo de Excel que previamente generamos, pero si se debe de generar para que quede configurada la importacion. El archivo generado es solo la estructura vacia sin datos, CERRAMOS ESE ARCHIVO.

11 Lo siguiente es hacer click en el boton VISTA PREVIA, solo para verificar los datos que se van a importar, al hacer esto, nos va a solicitar el archivo a verificar, aqui seleccionamos el archivo de Excel que previamente habiamos exportado y verificamos que todo este correcto en la tabla que va a mostrar, si todo esta correcto simplemente cerramos esa tabla.

12 Finalmente vamos a hacer click en IMPORTAR, nos va a pedir el archivo de excel a importar y lo va a procesar, nos va mostrar un detalle con los detalles encontrados y nos solicita confirmar la importacion, al final de la importacion nos muestra otro detalle de lo importado.

13 Paso # 5 Despues de importar los saldos, solo hay que verificar que esten correctos en CATALOGO DE EMPLEADOS-NOMINA-AHORROS, o bien en su reporte de fondo de ahorro y seguir el proceso de reparto de fondo de ahorro que viene definido en el documento Procedimiento para Reparto de Fondo de Ahorro.ppsx

14 Paso # 6 Finalmente tenemos que traernos el saldo del nuevo ciclo de fondo de ahorro, hay que repetir el procedimiento establecido en PASO # 4

15 Procedimiento para Reparto de Fondo de Ahorro

16 Importante : Definir si el reparto de intereses de fondo de ahorro se hara con el sistema Nomiplus o se va a importar a travez de un archivo XLS. Si se hara usando el cálculo de reparto de intereses del sistema nomiplus, proceda al Paso # 1,2,3 y 5 ( omitir paso 4 ) Definir si los intereses se tendran como concepto separado del fondo de ahorro o junto con el. Si es un concepto separado, se tiene que definir una percepcion para almacenar los intereses de fondo de ahorro, de lo contrario se van almacenar en el concepto Fondo de Ahorro que ya existe en el sistema. Para definir la percepcion de intereses, se debe accesar NOMINA-CATALOGO DE PERCEPCIONES. Utiliza la ultima percepcion libre que dispongas, si no tienes una libre, puedes agregar un registro para otro percepcion. Los datos que debe de tener son : Codigo ( es el consecutivo de la percepcion, el sistema lo genera automaticamente ) Descripcion ( Intereses de Fondo de Ahorro ) Estado ( Activo ) Pagar en ( Efectivo ) Configuracion para ISR ( Art 113 ) Exento en SMG ( 9999 ) ( Del DF ) Nomina Separada ( marcado ) Configuracion para IMSS ( 100% Exento )

17 Paso # 1 Entrar en el menú Nomina-Nomina-Inicializar En el # de periodo, si es que desea hacer una nomina de ahorro separada del sueldo, debera poner un periodo que no sea consecutivo de sus periodos normales, ejemplo periodo # 99, si lo va a pagar junto con el sueldo, entonces deje el periodo que sigue. Las fechas deben de ser del periodo de nomina que sigue, NO confundir con las fechas del periodo de fondo de ahorro. Marcar la opcion Nomina Separada si es necesario. Marcar la opcion Fondo de Ahorro. Le va a solicitar los siguientes datos: Intereses a repartir ( si tiene varias nominas, se captura el mismo dato en todas ) Total de semanas ( desde que inicio el ciclo hasta que termina ) Semana Inicial ( puede ser del año anterior ) Semana Final ( del año actual ) Tabla auxiliar # ( si el ciclo empezo el año anterior, en esta tabla se van a almacenar los descuentos de ese año, mas adelante se explica como crear esta tabla. IMPORTANTE el # de tabla.

18 Paso # 2 Crear tabla auxiliar de descuentos. Este paso aplica solamente si parte de los descuentos del acumulado de fondo de ahorro se tienen en el año fiscal inmediato anterior, de lo contrario proceder con el Paso # 3. Primero se debe de verificar que la tabla exista, esto se hace en NOMINA-TABLAS AUXILIARES. Debe de mostrarse en la lista de seleccion, si no se encuentra, se debe de definir haciendo click en el boton Editar Se agrega el registro con la siguiente informacion : ( IMPORTANTE # de tabla capturado previamente debe de ser el mismo que el que aqui se especifica. )

19 Ya creada la tabla, se debe de proceder a importar los descuentos del año anterior a esta tabla. Esto se hace accesando el modulo NOMINA-ANUALES-FONDO DE AHORRO-TABLA AUXILIAR.

20 Paso # 3 Calcular reparto de Intereses de Fondo de Ahorro. El sistema se basa en el acumulado de cada periodo involucrado en el reparto de fondo de ahorro ( semanas, quincenas, etc ), determinando un factor de intereses, por lo cual los primeros periodos tienen un factor mayor, debido a que participaron por mas tiempo para generar intereses. Para hacer el reparto, es hace de la siguiente forma:

21 Paso # 4 Importar intereses de fondo de ahorro de un archivo de Excel. El archivo de Excel debe de contener 2 columnas ( Numero de Empleado y Monto ), el # de empleado con formato de texto y tal como se tiene capturado en el sistema Nomiplus, el monto en formato numerico con 2 decimales. Para importar el archivo, se debe de accesar el menu NOMINA-NOMINA-Importar de Excel, en la pantalla de seleccion de concepto, se selecciona el concepto previamente definido en CATALOGO DE PERCEPCIONES.

22 Paso # 5 Recalcular Nomina Independienteme del metodo utilizado para los intereses ( Calculo del sistema o importado de Excel ), siempre se debe de recalcular la nomina.

23 Procedimiento para Reparto de Fondo de Ahorro