REGLAS DE CERTIFICACIÓN MARCA NF - ARDOISES PARTE 3 OBTENCIÓN DE LA CERTIFICACIÓN

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1 REGLAS DE CERTIFICACIÓN MARCA NF - ARDOISES PARTE 3 OBTENCIÓN DE LA CERTIFICACIÓN ÍNDICE 3.1. Constitución del expediente de solicitud 3.2. Proceso de evaluación inicial Rev. 2 - Agosto de 2014

2 PROCESO DE OBTENCIÓN DE LA CERTIFICACIÓN SOLICITANTE LNE COMITÉ DE MARCA Constitución del expediente de solicitud:. Solicitud del derecho de uso de la marca (apartado ). documentos que se deben presentar (apartado ) Examen de la solicitud de certificación (apartado ) Acciones correctivas (eventuales) Comprobaciones en fábrica:. auditoría calidad (apartado ). tomas de muestras (apartado ) Acciones correctivas (eventuales) Pruebas (apartado ) Examen de la solicitud por el Comité de Marca (apartado ) Acciones complementarias que se deben emprender Decisión y notificación (apartado ) Proceso de vigilancia (Parte 4) Parte 3 página 2

3 Antes de hacer su solicitud, el solicitante debe asegurarse de que, en el momento de la solicitud, reúne las condiciones definidas en estas reglas (referencial) de certificación, en particular la parte 2, relativa a su producto y a los centros en cuestión. Debe comprometerse a respetar las mismas condiciones durante el período de uso de la marca NF. En caso de que no se respeten estas reglas, el solicitante/titular se expone a la interrupción o la suspensión de la instrucción de su expediente. En particular, no es posible, en ningún caso, hacer referencia a la marca NF antes de la obtención del derecho de uso de la marca NF, o presentar a la certificación productos copiados CONSTITUCIÓN DEL EXPEDIENTE DE SOLICITUD Todas las empresas que fabrican uno o varios productos cubiertos por esta aplicación de la Marca NF pueden solicitar beneficiarse de un derecho de uso de la Marca. Esta petición se designa a continuación con la palabra "solicitud" y la persona que la formula se denomina el "solicitante" SOLICITUD DE DERECHO DE USO DE LA MARCA Todo fabricante que desee presentar un producto de su fabricación para que sea admitido en la Marca NF debe conocer previamente las reglas de certificación de la Marca y declarar aceptarlas. Estas reglas de certificación se consideran en aplicación de las reglas generales de la Marca NF, que los solicitantes y titulares de un derecho de uso se comprometen a respetar. La solicitud se establece sobre papel con encabezamiento del fabricante, de conformidad con el modelo (formulario Nº 1a) y debe enviarse al LNE. Precisa las referencias comerciales, familias y modelos presentados a la admisión (ver la definición presentada en la parte 1 apartado 1.2). La admisión en la Marca NF se pronuncia, en cada familia, y para cada modelo. Para una misma familia, se debe precisar el conjunto de las referencias comerciales destinado a ser fabricado con la Marca NF. El productor solicitante debe presentar, en apoyo de su solicitud, un expediente que contenga, para cada una de las familias de pizarras para las que se solicita la admisión en la Marca, los documentos o informaciones precisados en el apartado que figura a continuación. La solicitud sólo puede tenerse en cuenta si se han realizado previamente los controles previstos en la Parte 2 de estas reglas de certificación al menos en 30 lotes (ver la parte 1) o 3 meses de fabricación de cada modelo de pizarra. Todos los documentos deben estar redactados en francés o inglés. La solicitud debe ir acompañada del importe de los gastos correspondientes previstos para la instrucción de la solicitud y la auditoría inicial. Cuando el solicitante no pertenezca a un país del Espacio Económico Europeo, debe presentar su solicitud conjuntamente con un representante en concepto de la Marca NF-Ardoises establecido en el territorio del Espacio Económico Europeo, debidamente Parte 3 página 3

4 acreditado y responsable del conjunto de la producción que pueda ser admitida en la Marca NF y comercializada en el territorio francés. Es designado como mandatario y debe co-firmar la solicitud. Toda correspondencia intercambiada debe redactarse en idioma francés. Antes de la aplicación de la Marca NF, debe indicarse cualquier modificación aportada a la familia definida para la admisión al LNE que, llegado el caso, estudiará la realización de pruebas complementarias. Si se subcontrata una parte de la producción o del control de las pizarras, las dos sociedades deben comprometerse conjunta y solidariamente en la solicitud de admisión en la Marca NF y se inspeccionarán en concepto de estas reglas de certificación DOCUMENTOS QUE SE DEBEN PRESENTAR (por modelo o por familia) Carta tipo de solicitud de admisión (formulario 1a) reproducida en papel con encabezamiento del fabricante establecida según modelo adjunto (con su anexo co-firmado y el mandato asociado co-firmado, según el ejemplo del formulario 1e en el caso de las solicitudes situadas fuera del Espacio Económico Europeo) - ficha de informaciones generales (formulario Nº 1b) - lista de los modelos para los que se solicita la Marca NF (formulario Nº 1c) - ficha de información sobre las pizarras para las que se solicita la Marca NF (formulario Nº 1d) - logotipo del fabricante (estampado en los productos) y/o las denominaciones comerciales que figuran en los productos - El expediente debe incluir:. planos acotados de todos los productos,. catálogo comercial de los productos fabricados y modo o modos de distribución,. manual y/o plan de calidad si fuera posible (en el caso de no difusión al exterior del centro, estos documentos deben ponerse a disposición del auditor durante la auditoría),. descripción del desarrollo y de los medios de fabricación y plan de control asociado (precisión de las medidas y pruebas efectuadas y de su frecuencia),. organigrama,. certificado de conformidad del sistema de gestión de la calidad (llegado el caso),. descripción de los diferentes procesos con definición de los entrantes, salientes y actividades tenidas en cuenta en cada proceso (en referencia a la norma NF EN ISO 9001:2008). Parte 3 página 4

5 SOLICITUD DE EXTENSIÓN DE ADMISIÓN Toda modificación realizada en el o los modelos o en la familia de pizarras admitidas en la Marca NF debe ser sometida al Organismo mandatado previamente al uso de la Marca NF. Constituye una solicitud de extensión de admisión del derecho de uso de la Marca NF que será instruida, caso por caso y que podrá implicar la realización de la totalidad o parte de las pruebas de conformidad. Documentos que se deben establecer y enviar al Organismo mandatado: - carta tipo de solicitud (formulario Nº 2). - lista de los modelos para los que se solicita la Marca NF (formulario Nº 1c), con actualización eventual a nivel de la descripción de la producción y de los medios de control. - eventualmente, actualización del plan de calidad si la extensión solicitada ha implicado una modificación de este último. Parte 3 página 5

6 FORMULARIO Nº 1a SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN (debe establecerse en doble ejemplar en papel con encabezamiento del solicitante) OBJETO: Solicitud del derecho de uso de la Marca NF-ARDOISES Señor Director General, Monsieur le Directeur Général du LABORATOIRE NATIONAL DE METROLOGIE ET D ESSAIS Pôle Certification Plurisectorielle 1, rue Gaston Boissier PARIS CEDEX 15 - FRANCIA El abajo firmante (nombre y cargo) representante de la sociedad (identificación de la sociedad - sede social) solicito al LNE que realice las comprobaciones necesarias para obtener el derecho de uso de la Marca NF para los productos precisados en el cuadro adjunto. Estos productos se fabrican en (identificación de la sociedad y dirección completa de la fábrica). Declaro conocer las normas de referencia, las reglas generales de la Marca NF y las reglas de certificación y me comprometo a respetarlas durante el período de uso de la Marca NF. Certifico que estos productos satisfacen las exigencias reglamentarias aplicables y me comprometo a no presentar a la certificación productos copiados. Opción en caso de modificación de un producto certificado: Los productos de mi fabricación se desvían del producto certificado NF por las siguientes modificaciones: (exposición de las modificaciones). Este producto sustituye al producto certificado:.. Este nuevo producto de mi fabricación está identificado con las siguientes referencias:. Declaro que los productos objeto de la presente solicitud son, en cuanto a las demás características, estrictamente conformes al producto ya certificado NF y fabricados en las mismas condiciones. Opción en caso de solicitud de conservación: Esta solicitud también se refiere a los productos comercializados por con las referencias (ver el formulario de solicitud de conservación adjunto). Declaro conocer las normas de referencia, las reglas generales de la Marca NF y las reglas de certificación y me comprometo a respetarlas durante el período de uso de la Marca NF. Certifico que estos productos satisfacen las exigencias reglamentarias aplicables y me comprometo a no presentar a la certificación productos copiados. Fecha Sello y firma del solicitante Parte 3 página 6

7 ANEXO A LA SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN (1) Habilito a la sociedad (2) representada por el Sr. (nombre y calidad) que acepta las condiciones del mandato adjunto, a actuar en mi nombre en el territorio francés para todas las cuestiones relativas al uso de la Marca NF. Opción: A este título solicito, que los gastos que corran de mi cuenta se le facturen directamente. Por la presente, se compromete a abonar las facturas en cuanto las reciba. Me comprometo a señalar inmediatamente al LNE cualquier nueva designación de mandatarios en sustitución del mandatario designado. Sin otro particular, me despido de usted Señor Director General, aprovechando la oportunidad para saludarle muy atentamente. Fecha Sello y firma Sello y firma del representante del mandatario (3) del representante del solicitante (3) (1) Este anexo sólo debe ser cumplimentado por los solicitantes situados fuera del Espacio Económico europeo. Debe estar acompañado por un mandato co-firmado (ver el ejemplo de formulario 1e). (2) Designación de la sociedad mandataria incluye: denominación social, forma de la sociedad, sede social y número de Registro Mercantil. (3) Las firmas del solicitante y de su representante deben ir precedidas respectivamente de la mención manuscrita Válido para mandato y Válido para aceptación de mandato. Parte 3 página 7

8 FORMULARIO Nº 1b FICHA DE INFORMACIONES GENERALES Razón social y dirección del solicitante: Interlocutor: Tel.: Fax: Las facturas relativas a la marca NF deben enviarse a (identificación de la sociedad y dirección completa, con compromiso en caso de que sea diferente del solicitante): Fabricación Datos del centro responsable de cada etapa * (si fuera necesario, detalle de la fabricación externalizada) Control final Marcado Acondicionamiento Almacenamiento Todo aspecto no realizado por el solicitante es objeto de un contrato que define las responsabilidades respectivas con su proveedor de servicios Marca comercial: Propietario de la marca comercial *: Lista de los distribuidores, responsables de la comercialización, cuyo nombre figura en el embalaje *: Hecho en: El: Firma: * indicar la razón social, la dirección, el interlocutor, el teléfono y el en caso de que sea diferente del solicitante. Parte 3 página 8

9 FORMULARIO Nº 1c REFERENCIA(S) DE LOS PRODUCTOS PRESENTADOS OBJETO DE LA SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN NOMBRE Y DIRECCIÓN DE LA O LAS CANTERAS REFERENCIA(S) COMERCIAL(ES) DE LAS PIZARRAS ESPESOR(ES) NOMINAL(ES) MODELO(S) Nombre del solicitante: Fecha: Sello y firma: Parte 3 página 9

10 FORMULARIO Nº 1d FICHA DE INFORMACIÓN DE LAS PIZARRAS (a la atención del LNE) 1. DEFINICIÓN DE LAS PIZARRAS PRESENTADAS PARA LA CERTIFICACIÓN 1.1 IDENTIFICACIÓN Cantera: Taller de fabricación: Espesor(es) nominal(es): Tipo de pizarras (plana o muy plana): Planos acotados de los diferentes modelos: 1.2 MODELO DE MARCADO Eventualmente codificación del taller de fabricación. 2. DEFINICIÓN DE LA PRODUCCIÓN Y DE LOS MEDIOS DE CONTROL 2.1 DEFINICIÓN DE LA PRODUCCIÓN Y DE LOS MEDIOS DE CONTROL 2.2 CAPACIDAD DE PRODUCCIÓN GLOBAL DE LA UNIDAD DE PRODUCCIÓN 2.3 PRINCIPIO DEL O DE LOS PROCEDIMIENTOS DE PRODUCCIÓN CON DESIGNACIÓN PRECISA DE LOS MATERIALES DE PRODUCCIÓN 2.4 MEDIOS DE CONTROL Y DE PRUEBAS DEL PRODUCTO TERMINADO 2.5 EVENTUALES SUBCONTRATACIONES Parte 3 página 10

11 FORMULARIO Nº 1e EJEMPLO DE MANDATO (A establecer en papel con encabezamiento del solicitante/mandatario) Lista de las informaciones que se deben facilitar: Razón social: Dirección: País: Tel.: Fax: N SIRET: Código NAF: Nombre y calidad del representante legal: Nombre y calidad del corresponsal (en caso de que sea diferente): Número que identificante IVA: Dirección electrónica del corresponsal: Dirección electrónica de la sociedad: Sitio web: Identificación de las funciones relativas al mandatario que deben figurar en el mandato entre solicitante/titular y mandatario Solicitante/Titular:... Mandatario:... Exigencias mínimas que deben aparecer en el mandato: misiones y responsabilidades asociadas aspectos financieros (facturación en concepto de la marca NF) reclamaciones interlocutor del organismo certificador Mandato El mandato debe ser catalogado en el sistema de calidad del solicitante/titular. Debe adjuntarse una copia del mandato en francés o inglés a la solicitud de admisión co-firmada. Durante las auditorías se verifica el respeto de las disposiciones del mandato. Fecha del mandato inicial Co-firma del representante del mandatario y del solicitante Parte 3 página 11

12 3.2. PROCESO DE EVALUACIÓN INICIAL EXAMEN DE LA SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN La solicitud y el expediente adjunto son objeto de un examen previo a las comprobaciones en fábrica y a las pruebas. En la recepción del expediente de petición, LNE verifica que: - se han adjuntado todos los documentos solicitados en el expediente de solicitud según el apartado 3.1.2, - los elementos contenidos en el expediente respetan las exigencias de las reglas de certificación, - el pago de los gastos realizado, El LNE también se asegura de disponer de todos los medios para responder a la solicitud y puede verse obligado a solicitar la información complementaria necesaria para la admisibilidad del expediente cuando esté incompleto. En cuanto la solicitud sea válida, el LNE organiza los controles e informa al solicitante de las modalidades de organización (auditor, duración de auditoría, centros auditados, laboratorios, productos objeto de tomas de muestras, etc.) y, llegado el caso, el plazo esperado para los elementos complementarios. Los controles realizados en el marco de la marca NF son los siguientes - las auditorías para cubrir los diferentes participantes a nivel fabricación, control de calidad, marcado y etiquetado (ver el apartado 3.2.2). - las pruebas en los productos (ver 3.2.3). Las muestras para pruebas se toman durante la auditoría inicial AUDITORÍA La instrucción de la solicitud incluye una auditoría inicial de la fábrica en la que se producen las pizarras presentadas a la admisión. Llegado el caso, también incluye la auditoría en base al mismo referencial de los diferentes centros participantes descritos en la solicitud de certificación. La realizan auditores cualificados por el LNE y que están sujetos al secreto profesional. El idioma de la auditoría es el francés, el inglés o el español. Por defecto, la empresa auditada debe poner un intérprete a disposición del auditor. En este caso, la duración de la auditoría puede aumentarse (acuerdo previo con la empresa). Se deben poner a disposición del auditor NF todos los medios que le permitan realizar su misión (documentos, locales, instalaciones, equipos), así como las personas competentes para ponerla en práctica Auditoría calidad Esta auditoría se lleva a cabo según los principios generales definidos por la norma ISO para la realización de una auditoría de calidad; previamente se envía a la empresa un plan de auditoría que precisa el campo de la auditoría y el detalle de su desarrollo. El o los auditores: Parte 3 página 12

13 - Procede(n) a una auditoría de calidad que tiene por objeto verificar la existencia y la aplicación efectiva del sistema de gestión de la calidad implantado y su conformidad con las exigencias calidad de la Parte 2 de estas reglas de certificación. - Verifica(n) que se han realizado regularmente los controles exigidos en la Parte 2 desde hace al menos 3 meses o en al menos 30 lotes (ver la parte 1) de cada modelo para verificar la aplicación de las frecuencias, de los modos operativos y de los criterios definidos por las reglas de certificación NF y realiza(n) en su presencia pruebas de conformidad en las pizarras objeto de la solicitud de certificación. Estas pruebas se realizan preferentemente sobre el modelo tomado para pruebas en laboratorio de la marca. - Realiza(n) las tomas de muestras necesarias para las pruebas de admisión. Nota: los resultados de las pruebas obtenidos durante la auditoría no prejuzgan los resultados obtenidos por el laboratorio de la marca. La duración de la auditoría generalmente es de un día y medio sobre el terreno (1 auditor). Puede modularse para tener en cuenta en particular el número de canteras/unidades de producción cubiertas por el sistema de gestión de la calidad, la complejidad del sistema de gestión de la calidad y el número de personas implicadas. a. Caso de las empresas certificadas ISO 9001:2008 La verificación de las disposiciones de aseguramiento calidad es más ligera pero, no obstante, incluye obligatoriamente la verificación de las exigencias específicas de la Marca NF (ver en la Parte 2). Las exigencias generales pueden verificarse por sondeo durante las diferentes auditorías de seguimiento anual. Los informes de auditorías del organismo de certificación del sistema de gestión de la calidad deben comunicarse al auditor o consultarse in situ. b. Caso de las empresas no certificadas ISO 9001:2008 Las auditorías se realizan teniendo en cuenta las exigencias de estas reglas de certificación para evaluar el sistema de gestión de la calidad (ver la Parte 2). Con el acuerdo del fabricante, los auditores pueden realizar copias de cualquier documento que estimen necesario. Al final de la auditoría, el responsable de la auditoría establece un informe de auditoría que entrega al solicitante al término de la reunión de clausura, que precisa, en particular, la eficacia del sistema de gestión de la calidad existente, los puntos fuertes, los ejes de mejora y una relación explícita de las no conformidades. También contiene el informe de las pruebas realizadas durante la auditoría y la ficha de toma de muestras. Cuando se observa(n) una o varias no conformidades, el solicitante completa las diferentes secciones de las fichas de no conformidad y las envía al responsable de auditoría, en el plazo acordado con él, para evaluación El LNE envía al solicitante el informe completo y, si fuera necesario, también envía una copia al mandatario. Parte 3 página 13

14 Tomas de muestras para admisión El fabricante debe poner a disposición del responsable de auditoría todos los modelos de cada familia de producto objeto de la solicitud de certificación necesarios para la toma de muestras. La toma de muestras necesarias para los controles y las pruebas se realizará de la siguiente forma: pizarras (de un mismo modelo, el más representativo) de cada familia sometida a prueba. Las muestras tomadas son marcadas por el agente que realiza la visita con un signo distintivo que permita autentificarlas posteriormente y deben estar acompañadas de indicaciones que permitan identificar el lote de fabricación. Nota: el fabricante deberá conservar en stock todos los modelos de productos para los que ha solicitado un derecho de uso de la Marca NF hasta la visita del agente que realiza la auditoría. Se establece una ficha de toma de muestras. El fabricante envía, bajo su responsabilidad, las muestras tomadas al laboratorio de la marca encargado de efectuar las pruebas en un plazo inferior a 15 días, acompañadas de la ficha de toma de muestras, a menos que el auditor o los auditores decidan realizarlas por su cuenta PRUEBAS DE ADMISIÓN La admisión se basa en la conformidad de los resultados con las siguientes pruebas: a. Pruebas realizadas durante la auditoría para cada familia: - Longitud anchura, - Rectitud de los bordes, - Escuadrado, - Espesor, - Espesor unitario, - Deformación Si los resultados de estas pruebas, realizadas in situ fueran insuficientes, o si dichos resultados contradicen los valores consignados en los registros, se realizará una contraprueba. Los resultados de las pruebas realizadas durante la auditoría, serán objeto de un informe que se entregará al productor al término de la auditoría. Parte 3 página 14

15 b. Pruebas realizadas en el laboratorio de la marca (según NF EN y 2 y NF P ): Se verifican las pruebas dimensionales, la resistencia a la flexión y la tensión a la rotura para 2 familias de cada veta, correspondiente al espesor fabricado más corrientemente y a otro espesor. Por veta: - Dosificación del carbono no carbonatado, - Contenido en carbonato de calcio, - Petrografía, - Exposición al dióxido de azufre, - Prueba de ciclo térmico, - Absorción de agua, - Masa por unidad de volumen y búsqueda de inclusiones metálicas según NF P Las pruebas son objeto de un informe de pruebas que el LNE envía al fabricante. En caso de no conformidad, el fabricante informa al LNE de su análisis de las causas y de las acciones correctivas adoptadas precisando el plazo asociado EXAMEN DE LA SOLICITUD POR EL COMITÉ DE MARCA El LNE realiza una evaluación de los elementos del expediente y, llegado el caso, realiza verificaciones complementarias previas a la presentación al Comité de Marca. Se presenta al Comité de Marca, de forma anónima, una síntesis de las constataciones de la auditoría y de los resultados de las pruebas. La presentación de esta síntesis debe poner de manifiesto claramente, cuando sea necesario, los puntos sobre los que los productos presentados o los controles realizados por el fabricante, no son rigurosamente conformes con las exigencias definidas en la Parte 2 de estas reglas de certificación. Una vez examinados los diversos elementos del expediente, el Comité de Marca propone conceder o rechazar la certificación DECISIÓN Y NOTIFICACIÓN En base a los resultados obtenidos durante la instrucción de la solicitud y de las recomendaciones del Comité de Marca, el LNE le notifica al solicitante una de las siguientes decisiones: a) Acuerdo de certificación Esta decisión puede ir acompañada de condiciones suspensivas que definen las condiciones que debe cumplir el solicitante antes de que se le atribuya el certificado. b) Rechazo de la certificación En virtud de la decisión de certificación notificada por el LNE, AFNOR Certification concede el derecho de uso de la marca NF. Parte 3 página 15

16 Cuando se concede el derecho de uso de la Marca NF su beneficiario se denomina el "titular". La conservación de este derecho está subordinada a los resultados de las verificaciones definidas en la Parte 4. El ejercicio de un derecho de uso de la Marca NF se limita estrictamente a los productos para los que se ha concedido, es decir, a los productos debidamente definidos procedentes de fábricas debidamente definidas, y fabricados en las condiciones previstas por las presentes reglas APELAR CONTRA UNA DECISIÓN El solicitante puede impugnar toda decisión tomada de conformidad con el artículo 11 de las Reglas generales de la Marca NF. En una primera etapa, el LNE procede a examinar nuevamente el expediente a la vista de los elementos que motivan esta impugnación. Notifica el mantenimiento o la nueva decisión al solicitante en un plazo de 15 días hábiles. En caso de que el solicitante desee mantener su impugnación, el solicitante o el beneficiario de la certificación puede formular una apelación contra la decisión del LNE. Esta apelación, no suspensiva de la decisión del LNE, debe estar motivada. Se notifica por carta certificada con acuse de recibo en un plazo de 15 días hábiles. El LNE la instruye en un plazo de 30 días a partir de su recepción y da lugar, cuando concierne a la decisión de certificación o a las reglas de certificación, a examen por el comité de marca. En este plazo, el LNE informa al autor de la apelación si mantiene o no su decisión. En caso de mantenimiento de la apelación después de la instrucción y la presentación al comité de marca para emitir una opinión, la apelación se presenta al Comité de Certificación y Preservación de Imparcialidad del LNE, que después de examen, propone sus conclusiones. El LNE notifica la decisión final a la empresa. Parte 3 página 16