Procedimiento N AP-02. Módulo: AP- Cuentas por Pagar Sistema Administración Financiera- SAF- PROCEDIMIENTO:

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO: VERIFICACIÓN DE FACTURAS CON CARGO A PEDIDOS 1. OBJETIVO. P.1.1. Describir las acciones a realizar por las Unidades Financieras toda vez que deban de registrar y liberar facturas comerciales en forma física y/o digital que envían los proveedores a los cuales se les ha recibido en forma previa la mercadería o el servicio por parte de Proveeduría Institucional con cargo a Pedido y recibidas a satisfacción por parte del Director y/o Subdirector del Programa y/o Subprograma Presupuestario correspondiente. 2. ALCANCE. P.2.1. El procedimiento será de aplicación toda vez que las facturas comerciales con cargo a Pedido en forma física y/o digital provenientes de las operaciones de compra por contratación administrativa sean registradas por las Proveedurías Institucionales en el respectivo sistema, originando al recibir y aceptar el bien o servicio registrar la operación una Cuenta por Pagar y se ejecuta el presupuesto por parte de la Unidad Financiera. P.2.2. El alcance de este procedimiento está sujeto a la aplicación del Reglamento sobre el visado de gastos con cargo al Presupuesto de la República y el Instructivo sobre aspectos mínimos a considerar en el análisis de los documentos de ejecución presupuestaria, ambos emitidos por la Contraloría General de la República y otras disposiciones y normativa que regulan esta materia. 3. DOCUMENTACIÓN Definiciones Manuales de Procedimiento de Ejecución Presupuestaria. P.3.1. Los Manuales de Usuario son preparados con base en los documentos emitidos directamente por los Órganos Rectores de Hacienda; los mismos incluyen todas las instrucciones necesarias para operar en el Sistema Integrado de Gestión de la Administración Financiera SIGAF-, la función de referencia. P.3.2. Manuales de Procedimiento Vinculados; son los manuales que hacen referencia a procedimientos operativos directamente relacionados con el procedimiento que estamos tratando en este manual, ya sea por procedimientos previos, en paralelo o posteriores. Página 1 de 17

2 4. DESARROLLO. Para la ejecución de este manual debe tener presente la siguiente normativa: 5. MARCO NORMATIVO: 5.1. Base legal. P Este procedimiento encuentra su fundamento legal en La Ley de Administración Financiera de La República y Presupuestos Públicos de Costa Rica N 8131 y su Reglamento; para la ejecución de este manual debe tener presente la siguiente normativa: Del Reglamento a la Ley 8131, dispone lo siguiente: Artículo 56: Documentos de ejecución presupuestaria. Sin perjuicio de otros que pueda llegar a definir la Dirección General de Presupuesto, mediante la normativa técnica respectiva, existirán los siguientes tipos de documentos de ejecución presupuestaria:.. d) Factura: permite registrar la obligación de pago a un tercero por parte del Gobierno, por concepto de contraprestación de bienes, servicios u otras obligaciones. Así como, para el registro de giro de recursos correspondientes a subvenciones, transferencias y gastos por servicios personales. Para efectos de la contabilidad presupuestaria afecta el Devengado. P La operacionalizacion de éste procedimiento no debe omitir las normativas y regulaciones que giran en torno a él tal como: El Instructivo sobre aspectos mínimos a considerar en el análisis de los documentos de ejecución presupuestaria emitida por la Contraloría General de la República, mediante resolución número M CO-DFOE, la cual tomo en consideración el Reglamento sobre visado de gastos con cargo al Presupuesto de la República, según Resolución número R CO-DFOE, el cual resalta los siguientes puntos: 5.2. Facturas con cargo a un pedido: P Para el trámite de facturas con cargo a un pedido, además de los aspectos generales indicados en el instructivo, se debe revisar los siguientes aspectos generales: a. Que se indique el número de pedido correspondiente. b. El código presupuestario debe de coincidir con el número del pedido. c. La descripción del bien comprado o el servicio obtenido, debe de estar acorde con lo señalado en los documentos presupuestarios Página 2 de 17

3 que le anteceden y que son parte del procedimiento de contratación. d. Que la información contenida en los sistemas de información correspondientes coincida con la de la factura comercial y la documentación de respaldo del proceso de contratación. e. Que en el recibido por, se indique la fecha, nombre completo y firma del funcionario encargado de recibir a satisfacción los bienes y servicios correspondientes. Tener presente que tal funcionario al firmar, se responsabiliza de que el bien o servicio recibido concuerde con los términos contractuales previamente establecidos, en cuanto a cantidad, precio, calidad y demás especificaciones técnicas y legales. f. Que se indique la retención del 2% del impuesto sobre la renta, de conformidad con lo establecido en la Ley del impuesto sobre la renta y su reglamento. g. Que la factura comercial que respalda la obligación sea original y debidamente autorizada por la Administración Tributaria. h. La factura comercial deberá contener el número de propuesta de pago con fue cancelada y la fecha de la propuesta. i. Que el pago que se está realizando no se haya efectuado previamente. j. Que en los casos de pagos continuos se indique la vigencia del contrato y el periodo al que corresponde el pago. P De igual forma, se deben revisar los siguientes aspectos específicos de algunas facturas con cargo a un pedido Por concepto de transporte de estudiantes. Además de lo indicado anteriormente para el trámite de facturas con cargo a un pedido, por concepto de transporte de estudiantes, se requiere: a. Que en las facturas, tanto electrónica como comercial consten, el número de ruta, la tarifa, cantidad de estudiantes transportados, mes y días durante los que se prestó el servicio. b. En la factura comercial debe consignarse el nombre completo, firma del Director y el sello de la institución educativa correspondiente. c. Verificar que la información precitada concuerde con lo pactado en el respectivo contrato Por concepto de becas. Para el trámite de los pagos debe observarse la fecha a partir de la cual se concedió el beneficio, la vigencia del contrato y el cumplimiento de sus cláusulas. Página 3 de 17

4 5.5 Por concepto de expropiación o compra de terrenos. a. Que el expediente administrativo contenga información completa y fehaciente que fundamente el pago, de conformidad con la Ley de expropiaciones. b. Indicar el número de acuerdo mediante el cual se dispone la expropiación o compra y las citas de su publicación. c. El pago debe de quedar condicionado a la suscripción de la escritura pública correspondiente y elaborada por la Procuraduría General de la República u otro órgano debidamente autorizado. d. Para la realización de las actividades de este procedimiento relacionado con las funciones de registro, aprobación, autorización, firmas y liberación de documentos de ejecución presupuestaria: Solicitudes de Pedido, Reservas de Recursos, Facturas, Boletas de Reintegros de Caja Chica; a la luz de lo que establece la Ley General de la Administración Pública en los Artículos 89 y siguientes, puede el Jefe o Subjefe de Programa o Subprograma o el Jefe de la Unidad Financiera asignar estas funciones administrativas a un funcionario autorizado por éstos, manteniendo como una constante que el acto asignado o delegado, sigue siendo responsabilidad de cada uno de los Jefes o Subjefes delegantes de estas funciones administrativas Criterio de la Contraloría General de la República sobre documentos electrónicos. P Teniendo como referencia el oficio No. DFOE-ST-0054 (3070) de fecha 31 de marzo, 2011, de la Contraloría General de la República ante consulta realizada por la Dirección General de Presupuesto Nacional sobre la posibilidad de que el documento de ejecución presupuestaria dentro del proceso de visado se pueda emitir por medios electrónicos, concluye que: P Según la Ley General de Administración Pública, en tesis de principio el acto administrativo se expresa por escrito, pero que debido a ciertas circunstancias podría ser por otro medio diverso, siempre y cuando cumpla con los requisitos que exige el ordenamiento jurídico vigente. Artículo La norma administrativa deberá ser interpretada en la forma que mejor garantice la realización del fin público a que se dirige, dentro del respeto debido a los derechos e intereses del particular. 2. Deberá interpretarse e integrarse tomando en cuenta las otras normas conexas y la naturaleza y valor de la conducta y hechos a que se refiere. Artículo 4.- La actividad de los entes públicos deberá estar sujeta en su conjunto a los principios fundamentales del servicio público, para Página 4 de 17

5 asegurar su continuidad, su eficiencia, su adaptación a todo cambio en el régimen legal o en la necesidad social que satisfacen y la igualdad en el trato de los destinatarios, usuarios o beneficiarios. P Actualmente se cuenta con la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, la cual indica que se deberá hacer uso de la firma digital certificada en documentos públicos electrónicos, y para lo cual es necesario que se verifiquen una serie de requisitos para que el acto administrativo revista de validez. P Los documentos de ejecución presupuestaria que son definidos por la Dirección General de Presupuesto Nacional, mediante los cuales se registran los diversos momentos o etapas de la ejecución de gastos con cargo al Presupuesto de la República; se pueden dar en dos formas: a. Si los documentos de ejecución presupuestaria son físicos, se requiere un visado físico. b. Si son en formato electrónico, el visado podría hacerse también bajo ese formato. P Si la Administración desea utilizar documentos de ejecución presupuestaria en formato electrónicos a los cuales se les aplica el proceso de visado, la Contraloría General de la República, considera que es viable y jurídicamente posible que se interprete que el visado se realice por el mismo medio, es decir que los sellos y firmas manuscritos que se exigen en dicha norma para evidenciar que se otorga el visado respectivo, puedan ser sustituidos por otro medio afín con el procedimiento electrónico. P El empleo de los documentos de ejecución presupuestaria en formato electrónico es de total responsabilidad de la Administración Activa, asegurándose que cumple con los requisitos para constituirse en un documento electrónico válido, según lo esbozado en este oficio. P En otro orden de cosas relacionadas con los documentos electrónicos, la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa en circular DGABCA-NP , en apartado f refiriéndose a la Solicitud de Pedido, indica que la Dirección Financiera revisa, si todo está correcto, el Director Financiero procede a realizar la respectiva liberación y firma digital, a partir de este momento la solicitud de pedido cuenta con el visado requerido, para poder iniciar el proceso de contratación administrativa. En caso de que el Director Financiero no apruebe alguna línea o todas las líneas de la solicitud, debe indicar las razones por las cuales no se aprobó en el campo respectivo, y se devolverá al Jefe de Programa para la corrección respectiva o anulación de la línea, e iniciará de nuevo el proceso de aprobación y firma digital respectiva, manteniéndose el mismo número de solicitud con excepción que el Jefe de programa, decida anular la totalidad de la solicitud de pedido, en cuyo caso ahí finaliza el trámite. Página 5 de 17

6 P Reglamento a la Ley del Impuesto Sobre la Renta No Publicado en la gaceta 181 alcance 29 del 23 de setiembre 1988 textualmente menciona sobre Facturas Comerciales: Artículo 9º.- Comprobantes de ingresos.- Los contribuyentes a que se refiere el artículo 2º de la Ley, están obligados a emitir facturas o comprobantes de ingresos por cada una de sus operaciones, debidamente autorizadas por la Administración Tributaria; los cuales deben cumplir con los siguientes requisitos: a) Datos en forma impresa: 1. Nombre del contribuyente o razón social y la denominación del negocio (nombre de fantasía si existe). 2. Número de cédula de identidad o cédula jurídica del contribuyente. 3. Numeración consecutiva. 4. Espacio para la fecha de la transacción. 5. Condiciones de la venta: contado, crédito, en consignación, etc., según corresponda. 6. Identificación de la impresión y nombre del impresor (pie de imprenta). b) Requisitos de emisión: 1. Redactados en español y como mínimo extenderse en duplicado; el original se entregará al comprador y el duplicado será el documento que ampare el asiento contable. 2. Fecha de emisión. 3. Nombre completo o razón social del comprador. 4. Detalle de la mercancía transferida o naturaleza del servicio prestado, precio unitario y monto de la operación, expresado en moneda nacional. 5. Descuentos concedidos, con indicación de su naturaleza y montos, cuando corresponda. 6. Impuestos a que está afecta la venta de mercancías o servicios, si corresponde. 7. Total. (Así adicionado por el numeral 2º del Decreto Nº de 8 de agosto de 1991, corriendo la numeración de los restantes y luego reformado en su totalidad, en la forma vista, por el artículo 2º del decreto ejecutivo No de 26 de marzo de 1996). Reglamento de la Ley de Impuesto General sobre las Ventas, Decreto Ejecutivo N H, de 29 de noviembre de 1982 y sus reformas nos describe: Página 6 de 17

7 Artículo 18: De las facturas y su autorización. a) Las facturas que emita el contribuyente o declarante, deben ser redactadas en español, en duplicado, el original se entregará al comprador y la copia será el documento que ampare el correspondiente asiento contable. En las ventas al crédito, en consignación y apartados de mercaderías, el original de la factura o comprobante quedará en poder del vendedor hasta su cancelación. Según lo indicado en el Decreto estos documentos contendrán como mínimo los siguientes requisitos: 1) Nombre completo del propietario o razón social y la denominación del negocio (nombre de fantasía si existe). 2) Número de inscripción. 3) Numeración consecutiva. 4) Espacio para la fecha. 5) Condiciones de la venta: al contado, crédito, etc. 6) Nombre del impresor (pie de imprenta) y los datos de identificación de la impresión. 7) Fecha de emisión. 8) Nombre completo del comprador o razón social. 9) Número de cédula natural o jurídica, siempre que el comprador sea contribuyente del impuesto. 10) Detalle de la mercancía transferida o naturaleza del servicio prestado, precio unitario y monto de la operación expresada en moneda nacional. 11) Descuentos concedidos, con indicación de su naturaleza y montos. 12) Subtotal. 13) Monto del impuesto selectivo de consumo, cuando el vendedor sea también contribuyente del indicado impuesto y el monto de cualquier otro tributo que recaiga sobre mercancías o servicios gravados. 14) El valor de los servicios prestados, separando los gravados y los exentos, con motivo de la venta de mercancías o servicios gravados. 15) El valor de las mercancías que se incorporen en la prestación de servicios gravados, separando las gravadas y las exentas. 16) Precio neto de venta (sin impuesto). 17) Monto del impuesto equivalente a la tarifa aplicada sobre el precio neto de venta, con la indicación "Impuesto de Ventas" o las siglas "IVA". 18) Valor total de la factura (16+17). Los requisitos enumerados del 1 al 6, deberán imprimirse en la factura. b) Todo contribuyente, de previo a la utilización de sus facturas u otro documento que las reemplacen, deberá presentarlas para su registro y autorización en la Dirección General de la Tributación Directa. Esta Dependencia podrá autorizar el uso de documentos o comprobantes que reemplacen las facturas, cuando la modalidad de la comercialización, el uso de tecnología o la actividad del contribuyente así lo requiera. Asimismo, podrá autorizar sistemas especiales, siempre que las condiciones de la facturación y el control interno Página 7 de 17

8 contable de los contribuyentes sean confiables, todo a juicio de la Dirección. No obstante, la Administración Tributaria podrá revocar el sistema autorizado cuando no se cumpla con los requisitos establecidos. En caso de que se rescinda o se deje sin valor una operación de venta, se anulará la factura correspondiente de acuerdo con las prácticas comerciales; además, el método empleado para su anulación debe permitir verificar la venta rescindida o anulada; el contribuyente Conservará el original y las copias de la factura. En caso contrario se presumirá que la venta fue realizada. En las ventas directas al consumidor final, tratándose de mercancías de exiguo precio o dada la variedad de artículos, precio u otras circunstancias similares, podrá omitirse el nombre del comprador en la factura. Si el contribuyente considera que en este tipo de ventas el sistema de facturación no se adapta a las necesidades de su negocio, podrá sustituirlo, previa autorización de la Dirección, por el uso de cajas registradoras que expidan tiquetes y que contengan como elementos de control cintas con el registro de las ventas. En tales tiquetes deberán figurar las indicaciones a que se refieren los numerales 1, 2, 3, 7, 16, 17 y 18 del inciso a) de este artículo, con la numeración consecutiva de las operaciones. Además, las cintas de control deberán archivarse en orden cronológico para el examen y comprobación de las ventas por parte de la Dirección General de la Tributación Directa, quedando está facultada para adoptar las medidas que considere pertinentes para el mejor control de las cajas registradoras y cintas. La Administración Tributaria también está facultada para autorizar a los contribuyentes a facturar con el impuesto incluido en las ventas al consumidor final. Cuando la Administración Tributaria determine la existencia de otras facturas además de las autorizadas, se levantará un acta sobre el hecho, a efectos de proceder conforme lo dispuesto en el artículo 148 del Código de Norma y Procedimientos Tributarios, en concordancia con los artículos 20 de la Ley y 30 de su Reglamento. (Así reformado por el artículo 6º del Decreto Nº de 23 de noviembre de 1995). En el mismo orden de ideas, le adjunto para lo que corresponda y en aplicación conceptual, la resolución DGT y la DGT Normativa establecida por la Organización Mundial del Comercio (OMC): Qué es la OMC? La Organización Mundial del Comercio (OMC) es la única organización internacional que se ocupa de las normas que rigen el comercio Página 8 de 17

9 entre los países. Los pilares sobre los que descansa son los acuerdos de la OMC, que han sido negociados y firmados por la gran mayoría de los países que participan en el comercio mundial y ratificados por sus respectivos parlamentos. El objetivo es ayudar a los productores de bienes y servicios, los exportadores y los importadores a llevar adelante sus actividades Mercancías: Todo empezó con el comercio de mercancías. Entre 1947 y 1994, el GATT -El Acuerdo General sobre Aranceles Aduaneros y Comercio-; fue el foro en el que se negociaba la reducción de los derechos de aduana y de otros obstáculos al comercio; el texto del Acuerdo General establecía normas importantes, en particular con respecto a la no discriminación. Desde 1995, el GATT actualizado se ha convertido en el acuerdo básico de la - Organización Mundial del Comercio OMC- para el comercio de mercancías. Sus anexos se centran en sectores específicos, como la agricultura y los textiles, y en cuestiones concretas, como por ejemplo la contratación pública, las normas de los productos, las subvenciones o las medidas adoptadas contra dumping Servicios: Los bancos, las compañías de seguros, las empresas de telecomunicaciones, los organizadores de viajes en grupo, las cadenas de hoteles y las compañías de transporte que deseen desarrollar sus actividades comerciales en el extranjero pueden beneficiarse ahora de los mismos principios para un comercio más libre y equitativo que originalmente sólo se aplicaban al comercio de mercancías. Esos principios se recogen en el nuevo AGCS-Acuerdo General sobre el Comercio de Servicios. Los Miembros de la OMC también han contraído compromisos individuales en el marco del AGCS, indicando los sectores de servicios que están dispuestos a abrir a la competencia exterior y especificando el grado de apertura de dichos mercados Propiedad intelectual: El Acuerdo de la OMC sobre propiedad intelectual consiste básicamente en una serie de normas que rigen el comercio y las inversiones en la esfera de las ideas y de la creatividad. Esas normas establecen cómo se deben proteger en los intercambios comerciales el derecho de autor, las marcas de fábrica, los nombres geográficos utilizados para identificar a los productos, los dibujos y modelos industriales, los esquemas de trazado de los circuitos integrados y la información no divulgada, como por ejemplo los secretos comerciales, aspectos todos éstos conocidos como "propiedad intelectual". Página 9 de 17

10 5.11. Solución de diferencias: El procedimiento de la OMC para resolver desacuerdos comerciales previsto por el Entendimiento sobre Solución de Diferencias es vital para garantizar el cumplimiento de las normas y asegurar así la fluidez del comercio. Los países someten sus diferencias a la OMC cuando estiman que se han infringido los derechos que les corresponden en virtud de los acuerdos. Las opiniones de los expertos independientes designados especialmente para la ocasión se basan en la interpretación de los acuerdos y de los compromisos individuales contraídos por los países. El sistema alienta a los países a que solucionen sus diferencias mediante la celebración de consultas. Si esto no surte efecto, pueden iniciar un procedimiento detalladamente estructurado que consiste en varias fases e incluye la posibilidad de que un grupo de expertos adopte una resolución al respecto y el derecho de recurrir contra tal resolución alegando fundamentos jurídicos. La confianza en este sistema ha quedado corroborada por el número de casos sometidos a la OMC, que el 15 de marzo de 1999 ascendían a 167, frente a las 300 diferencias examinadas durante toda la vigencia del GATT ( ) Examen de políticas comerciales: El Mecanismo de Examen de las Políticas Comerciales tiene por objeto promover la transparencia, aumentar el conocimiento de las políticas adoptadas por los respectivos países y estudiar su impacto. Muchos Miembros también ven en estos exámenes un análisis constructivo de sus políticas. Todos los Miembros de la OMC deben someterse periódicamente a un estudio a fondo; cada examen incluye informes del país en cuestión y de la Secretaría de la OMC. Desde la creación de la OMC, se han analizado las políticas comerciales de más de 54 Miembros. Estructura de la OMC: Todos los Miembros de la OMC pueden participar en todos los consejos, comités, etc. excepto en el Órgano de Apelación, los grupos especiales de solución de diferencias, el Órgano de Supervisión de los Textiles y los comités de los Acuerdos plurilaterales Los 138 Miembros al 8 de septiembre de 2000 y fecha desde la cual son Miembros FACTURA COMERCIAL P Definición de Factura comercial: Documento expedido por el vendedor, en el cual se relacionan las mercancías a exportar o importar con los precios unitarios y totales y demás anotaciones requeridas por el comercio Página 10 de 17

11 exterior. Documento que ampara las mercancías que se importen, con los datos y declaraciones necesarias para su reconocimiento. P En el país de destino todo embarque se debe acompañar con una factura original, misma que debe incluir: nombres de la aduana de salida y puerto de entrada, nombre y dirección del vendedor o embarcador, nombre y dirección del comprador o del consignatario, descripción detallada de la mercancía, cantidades, precios que especifiquen tipo de moneda, tipo de divisa utilizada, condiciones de venta, lugar y fecha de expedición. P Importancia de la Factura Comercial: La emisión de una factura comercial es importante ya que esta es la única vía para garantizar que el comerciante no incurra en la evasión fiscal, Cada vez que se hace una compra se paga el Impuesto al Valor Agregado en muchos productos y como garantía de que el comerciante lo va a entregar al fisco nacional debe exigirse la factura a su vez, estas facturas deben llevar ciertas especificaciones establecidas por el fisco de la nación como el nombre, la dirección y el Registro de Información Fiscal (RIF). En la misma debe desglosarse la alícuota del IVA, además es muy importante que el formato de la factura sea elaborado por una imprenta autorizada por el ente recaudador de tributos. 6. ROLES Y PERFILES QUE SE DEBEN UTILIZAR PARA EL PROCEDIMIENTO DE VERIFICACIÓN DE FACTURAS CON CARGO A PEDIDO. Una vez recibida en Unidad Financiera la documentación que ampara las erogaciones ligadas a Reservas de Recursos y/o Pedidos, es necesario registrar esas facturas con cargo al Devengado, resultando incompatible a la tarea de creación de Reservas de Recursos y Pedidos indicada en el punto Página 11 de 17

12 anterior, razón por la cual esta labor debe ser ejecutada por un funcionario diferente, Los roles y perfiles permisibles son los siguientes para esos conceptos. ROLES Y PERFILES TRANSACCION DESCRIPCION ZZ_AP_FACTURACION_PEDIDOS_XXX Mir 4 Llamada de MIRO: Modificar status Mir 7 Registrar forma Prelim. fact. Recibida Miro Entrar factura recibida ZZ_AP_MODIFICA_FACTURAS_XXX FB02 Modificar documento 7. RESPONSABILIDADES. Las acciones a realizar en este procedimiento implican las siguientes responsabilidades: 7.1. SECTOR: UNIDADES FINANCIERAS. DEPENDENCIA: UNIDADES DE RECEPCIÓN ANALISTAS FINANCIEROS Recibir de la Proveeduría Institucional facturas comerciales en forma física y/o digital a satisfacción del recibo de bienes y servicios por parte del Director y/o Subdirector de la respectiva Unidad Programática o por el funcionario al cual se le delego la autorización, con los documentos de respaldo (Pedidos, contratos y otros) Trasladar documentos a los Analistas Financieros SECTOR: UNIDADES FINANCIERAS MINISTERIALES. DEPENDENCIA: ANALISTAS FINANCIEROS Recibir documentos y facturas comerciales de la Unidad de Recepción Analizar normativas y regulaciones que giran en torno a documentos de pago Revisar los aspectos generales indicados en el instructivo de aspectos mínimos para el análisis de documentos de ejecución presupuestaria en lo que corresponde al trámite de facturas con cargo a un pedido Si no cumple con la normativa proceder a devolver a la Proveeduría Institucional o Unidades Programáticas facturas y documentos que incumplan regulaciones Si cumple con la normativa: Codificar facturas de pagos según registros contables a cargar. Página 12 de 17

13 Si existen diferencias entre los datos de la factura y los datos del acreedor o del registro contable en SIGAF: Devolver facturas a la Proveeduría Institucional Y si no existen diferencias entre los datos de la factura y los datos del acreedor o del registro contable registrar en el sistema SIGAF las facturas, seleccionando la cuenta cliente de la base de datos en concordancia con la que indique la factura Trasladar facturas y documentos a Jefe de la Unidad Financiera o funcionario autorizado por éste para lo de su competencia SECTOR: UNIDADES FINANCIERAS. DEPENDENCIA: JEFE DE LA UNIDAD FINANCIERA Analizar el cumplimiento de normativas y disposiciones que regulan el pago de facturas (cumplimiento bloque de legalidad y control interno) Si no cumple con la normativa: Devolver al analista financiero para el trámite correspondiente y anular las facturas Si cumple con la normativa: Visualizar que se encuentren registradas preliminarmente en el SIGAF a efecto de proceder con la liberación de las facturas Aprobar facturas mediante firma (anotando Nombre,apellidos y Cargo) Liberar y contabilizar facturas en el SIGAF en forma individual o mediante WORKFLOW Proceder a modificar y/o eliminar las facturas con errores y/o inconsistencias bancarias Esperar asignación de la cuota de pago por parte de la Tesorería Nacional para elaborar propuesta de pago. 8. CUADRO SINÓPTICO DEL PROCEDIMIENTO POR ETAPAS. Describir brevemente y en forma de cuadro sinóptico las acciones a seguir, con su secuencia de pasos, responsable y manual de procedimientos o documentación de apoyo asociados, para la ejecución del procedimiento de referencia, considerando que si los documentos de ejecución presupuestaria son físicos, se requiere un visado físico, por el contrario si son en formato electrónico, el visado podría hacerse también bajo ese formato. Página 13 de 17

14 PROCEDIMIENTO: AP-02 VERIFICACIÓN DE FACTURAS CON CARGO A PEDIDOS Nº Paso Responsable UNIDADES DE RECEPCIÓN ANALISTAS FINANCIEROS ANALISTAS FINANCIEROS Acción Recibir de la Proveeduría Institucional facturas comerciales en forma física y/o digital a satisfacción del recibo de bienes y servicios por parte del Director y/o Subdirector de la respectiva Unidad Programática o por el funcionario al cual se le delego la autorización, con los documentos de respaldo (Pedidos, contratos y otros). Trasladar documentos a los Analistas Financieros. Recibir documentos y facturas comerciales de la Unidad de Recepción. Analizar normativas y regulaciones que giran en torno a documentos de pago. Revisar los aspectos generales indicados en el instructivo de aspectos mínimos para el análisis de documentos de ejecución presupuestaria en lo que corresponde al trámite de facturas con cargo a un pedido. Si no cumple con la normativa proceder a Transacción de Referencia SIGAF Página 14 de 17

15 devolver a la Proveeduría Institucional o Unidades Programáticas facturas y documentos que incumplan regulaciones. Si cumple con la normativa: Codificar facturas de pagos según registros contables a cargar. ZZ_AP_FACTURA CION_PEDIDOS_ XXX MIR4-Llamada de MIRO: Modificar status JEFE DE LA UNIDAD FINANCIERA. Si existen diferencias entre los datos de la factura y los datos del acreedor o del registro contable en SIGAF: Devolver facturas a la Proveeduría Institucional. Y si no existen diferencias entre los datos de la factura y los datos del acreedor o del registro contable registrar en el sistema SIGAF las facturas, seleccionando la cuenta cliente de la base de datos en concordancia con la que indique la factura. Trasladar facturas y documentos a Jefe de la Unidad Financiera o funcionario autorizado por éste para lo de su competencia. Analizar el cumplimiento de normativas y disposiciones que regulan el pago de facturas (cumplimiento bloque de legalidad y Mir 7- Registrar forma prelim.fact.recibida ZZ_AP_FACTURA CION_PEDIDOS_ XXX MIR4-Llamada de MIRO: Modificar status Mir 7- Registrar forma prelim.fact.recibida Página 15 de 17

16 control interno). Si no cumple con la normativa: Devolver al analista financiero para el trámite correspondiente y anular las facturas. Si cumple con la normativa: Visualizar que se encuentren registradas preliminarmente en el SIGAF a efecto de proceder con la liberación de las facturas. Aprobar facturas mediante firma (anotando Nombre, apellidos y Cargo) Liberar y contabilizar facturas en el SIGAF en forma individual o mediante WORKFLOW. Proceder a modificar y/o eliminar las facturas con errores y/o inconsistencias bancarias. Esperar asignación de la cuota de pago por parte de la Tesorería Nacional para elaborar propuesta de pago Fin del Procedimiento ZZ_AP_FACTURA CION_PEDIDOS_ XXX MIR4- Llamada de MIRO: Modificar status MIR7-Registrar forma prelim.fact.recibida ZZ_AP_FACTURA CION_PEDIDOS_ XXX MIR4 - Llamada de MIRO: Modificar status. ZZ_AP_MODIFIC A_FACTURAS_XX X FB02-Modificar documento. Página 16 de 17

17 9. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS. Los siguientes manuales se vinculan con este procedimiento; por tanto, son importante para su consulta adicional. Manual de Usuario. Manual de Procedimientos. Ley de Administración Financiera de La República y Presupuestos Públicos de Costa Rica N 8131 y su Reglamento. Reglamento sobre el visado de gastos con cargo al Presupuesto de la República y el Instructivo sobre aspectos mínimos a considerar en el análisis de los documentos de ejecución presupuestaria. Disposiciones y lineamientos que al efecto señalen los Órganos Rectores de la Administración Financiera. Otras disposiciones y regulaciones que giran en torno a este procedimiento. MM-01-7 Recepción de Mercaderías. Página 17 de 17