CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÙBLICA DEPARTAMENTO CONTROL DE PRESUPUESTOS SECCION ORGANISMOS DESCENTRALIZADOS

Transcripción

1 1259 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÙBLICA DEPARTAMENTO CONTROL DE PRESUPUESTOS SECCION ORGANISMOS DESCENTRALIZADOS CIRCULAR DE INFORMES Y LIQUIDACIONES PARA INSTITUCIONES PUBLICAS DESCENTRALIZADAS ENERO DE 1988

2 La presente circular tiene por objeto recopilar y actualizar una serie de aspectos relacionados con la ejecución, el control y la evaluación presupuestaria, que esta Oficina -ha comunicado por medio de circulares y oficios. Previamente, y para una mejor comprensión es conveniente señalar algunas definiciones sobre el tema. EJECUCION: "La ejecución presupuestaria debe entenderse como el conjunto de transacciones, operaciones financieras o de otra naturaleza realizadas para recibir los fondos correspondientes, así como para gastar con cargo a las asignaciones presupuestarias autorizadas y disponibles en cada programa o elemento de este." 1 "Es un conjunto de procesos técnicos institucionales que combinados -de manera apropiada y racional posibilitan la obtención de fondos, la adquisición y aplicación de bienes y/o servicios y el correspondiente pago de los mismos, tomando en cuenta las consideraciones legales y -el papel que juega cada una de estas dependencias en estos procesos. Comprende una serie de decisiones y numerosas operaciones económico -financieras, tendientes a hacer posible la realización de las actividades propiamente operativas en función de cumplir con las políticas, metas y objetivos enmarcados en los planes y programas." 2 CONTROL: "Es vigilar que los resultados prácticos se conformen lo más exactamente con los planes. Implica el conocer los objetivos, las motivaciones que tiene el personal para alcanzarlos, comparar los resultados prácticos con los planes, identificar las desviaciones, averiguar sus causas y poner en práctica las acciones correctivas necesarias tendientes a lograr el objetivo." 3 "El control presupuestario está constituido por una serie de acciones administrativas que permiten medir y corregir la ejecución presupuestaria para que se mantenga dentro de los límites previstos en el presupuesto aprobado." 4 EVALUACIÓN PRESUPUESTARIAS: "Es la parte de la acción administrativa que analiza sistemáticamente la economicidad, la eficiencia y la 1 Contraloría General de la República. Departamento Control de Presupuestos. Manual de Normas Técnicas, (Versión preliminar). 2 Contraloría General de la República. Departamento Control de Presupuestos. Glosario de términos. 3-2 Congreso Nacional de Auditores Internos del Sector Publico, Tema 3. El Sistema Nacional de Control de la Hacienda Publica. Pp. 2 y 3. 4 Contraloría General de la República. Departamento Control de Presupuestos. Manual de Normas Técnicas, Í987. (Versión preliminar).

3 eficacia de los programas, en relación con sus previsiones." 5 "Debe basarse en un conjunto de unidades de medida, que entrega periódicamente el sistema de información real y financiera, sobre la -eficiencia y la eficacia con que se han utilizado los recursos presupuestarios asignados a un programa o a una institución. Se complementa además con otra etapa esencial de control como es la de la aprobación y adopción de medidas correctivas por las autoridades administrativas correspondientes para lograr más eficacia o mayor eficiencia.". 6 A continuación, resaltamos algunos aspectos importantes que resultan de una correcta utilización de los informes de ejecución y de la liquidación presupuestarias: - Permiten evaluar los aspectos físicos y financieros en términos de los resultados obtenidos frente a los objetivos y metas que se habían propuesto, analizar las variaciones y determinar sus causas - para tomar las medidas correctivas que sean necesarias. - Si bien es cierto que estos se elaboran para un determinado período, dadas las características de continuidad del proceso presupuestario, servirán de fuente informativa para la formulación y ejecución de presupuestos de períodos posteriores. - Asimismo constituye un elemento importante dentro del proceso presupuestario, ya que permite retroalimentar y ajustar el mecanismo de estimaciones de futuros ingresos y gastos según el comportamiento real observado. Consecuentes con lo antes expuesto, es necesario que los informes de ejecución se elaboran en forma periódica y se presenten conforme las prescripciones establecidas por esta Oficina en cuanto a fecha y contenido. Atentamente, DEPTO. CONTROL DE PRESUPUESTOS EBP/BMP/rcd 070-OD-88 Lic. Oscar A. Calderón Fallas DIRECTOR 5 Ibid. 6 Evaluación Presupuestaria. Artículo publicado por la OEA en el documento titulado "Informe final del quinta seminario interamericano de presupuesto". Efectuado en Quito, Ecuador, del 13 al 19 de julio de 1975, P.146.

4 MODELOS DE INFORMES DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

5 CAPITULO I INFORMES DE EJECUCIÓN Una de las fases más importantes del proceso presupuestario es 3.a ejecución; por lo tanto, se ha determinado que periódicamente los entes sujetos a la fiscalización de la Contraloría General de la República presenten informes que reflejen, no sólo, los aspectos financieros de su gestión sino también el grado de cumplimiento de las estimaciones en términos físicos y en consecuencia, posibilitar los ajustes del caso para que los resultados finales sean lo más próximos a los previstos. 1. Fecha de presentación ante la Contraloría General 1.1 Los informes financieros de ejecución presupuestaria y sus respectivos comentarios, deben presentarse en los quince días hábiles posteriores al vencimiento -de cada bimestre con excepción del ultimo informe, el cual se remitirá adjunto a la liquidación en la fecha que se señala en el capítulo II. 1.2 Los informes de avance del plan operativo anual o del cumplimiento de las estimaciones físicas se presentaran con el informe financiero del 3 bimestre y con la liquidación, asimismo se adjuntará el detalle de plazas vacantes al 30 de junio y 31 de diciembre, acorde con lo establecido en el artículo 13 de la Ley N o Requisitos. 2.1 Los informes deben tener el visto bueno del jerarca superior de la institución o de quien él delegue; los informes financieros y de avance físico a junio y diciembre deben ponerse en conocimiento de la Junta Directiva. 2.2 Adjuntar las modificaciones internas realizadas durante el bimestre, con las explicaciones pertinentes y la correspondiente autorización de la Junta Directiva. (Ver formulario N o 6). 2.3 Remitir detalle de información y publicidad (Formulario N o 5) de acuerdo

6 con la Ley N o Incluir comentarios sobre aspectos relevantes de la ejecución del presupuesto y además, con el informe a junio remitir una amplia explicación acerca del grado de cumplimiento y logros alcanzados en relación con los objetivos y metas específicas que se definieron para ese período. 2.5 Adjuntar con el informa a junio la liquidación de compromisos, acorde con lo expuesto en la circular N o 524-OD Remitir cualquier otra información que se haya solicitado por medio de oficios y circulares o que la institución considere pertinente.

7 CAPITULO II LIQUIDACIÓN PRESUPUESTARIA Muestra el resultado financiero (déficit o superávit) de un período determinado, al relacionar lo presupuestado con la ejecución real. Este proceso de liquidación implica, obtener el resultado final de un período presupuestario en términos físicos, es decir, desde el punto de vista de las realizaciones de los objetivos y metas previamente establecidos. Es una información importante para apreciar los diferentes aspectos da la ejecución presupuestaria y apoyar el análisis crítico de la gestión, así corno un elemento importante para la etapa evaluación propiamente dicha. 1. Fecha de presentación ante la Contraloría General. De conformidad con la Ley 6321, Art. i3, presentar la liquidación del presupuesto a mas tardar el 23 de febrero de cada ano, con excepción de aquellas favorecidas con subvenciones que deberán presentarla a más tardar el 31 de enero según las disposiciones que se establecen en la Ley de presupuesto ordinario y extraordinario de la República. 2. Requisitos. 2.1 Tener el visto bueno del jerarca superior de la institución o de quien él delegue. 2.2 Ponerlo en conocimiento da la Junta Directiva. 2.3 Remitir una amplia explicación del grado de cumplimiento y logros alcanzados en relación con los objetivos y metas específicas que se definieron para el período en el presupuesto ordinario, o bien los motivos por los que no fueron alcanzados. 2.4 Detalle de servicios especiales. 2.5 Detalle de origen y aplicación de fondos para los recursos con finalidad específica (cifras reales). 2.6 Detalle del superávit libre y específico y un resumen del resultado de la liquidación del ejercicio. Asimismo un detalle del superávit libre y específico

8 acumulado a esa fecha, certificado por el auditor interno. 2.7 Gastos reales según la clasificación económica. (Ver formulario N o 7). 2.8 En los egresos totales considerar el monto de los compromisos y reflejarlos en una columna adicional (Ver formulario N o 2). Los compromisos que aquí se incorporan serán los efectivamente adquiridos, mediante orden de compra, reserva o lo que haga sus veces; y que reúnan todos los requisitos, vistos buenos, conforme establece el artículo 50 de la Ley de Administración Financiera. 2.9 Respecto a los ingresos y gastos por concepto de transferencias, incluir el nombre de las instituciones o empresas que otorgaron o recibieron los aportes, clasificarlas en corrientes o de capital acorde con lo aprobado en los documentos presupuestarios y ubicarlas en los distintos sectores y subsectores (Gobierno - Central, Empresas Publicas Financieras, Empresas Publicas no Financieras, Instituciones Publicas de Servicio, municipalidades, Sector Privado y Sector Externo),

9 CAPITULO III OTROS ASPECTOS DE CARÁCTER GENERAL A CONSIDERAR EN LA PREPARACIÓN DE LOS INFORMES Y LA LIQUIDACIÓN PRESUPUESTARIA 1. Cualquier ingreso que se reciba debe reflejarse, aunque no haya sido presupuestado, y clasificarlo da acuerdo con el Clasificador Oficial de Ingresos del Sector Publico. 2. Presentarlos al mismo nivel de estructura programática (programa, subprograma, partida, subpartida, etc. según corresponda) y de acuerdo con las clasificaciones de ingresos y gastos aprobadas por esta Oficina. 3. Indicar si el presupuesto se ejecutó sobre la base de efectivo o devengado tanto en -ingresos como en egresos con las explicaciones que al respecto consideren necesarias, a efecto de establecer con claridad las cifras que se deben incorporar en los informas globales, 4. La presentación de los informes y la liquidaci6n con la periodicidad indicada, es requisito indispensable para el trámite de cualquier documento presupuestario. CAPITULO IV FORMULARIOS Se adjuntan con algunas modificaciones los formularios que ya han sido remitidos en otras oportunidades, con el fin de que sirvan de ejemplo para presentar la información. Los mismos pueden adaptarse a la situaci6n particular de cada ente,

10 MODELOS DE INFORMES DE EJECUCION PRESUPUESTARIA

11 INSTITUCIÓN O EMPRESA: Formulario N" 1 INFORME DE EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO DE "INGRESOS" PERIODO: Código Clasificación económica (*) PRESUPUESTO INGRESOS REALES Diferencia Ordinario, Modificaciones (*) (-) Total Acumulado al bimestre anterior Este Bimestre Total Ingresos corriente Ingresos tributarlos Impuesto a los Ingresos y utilidades Contribuciones a la seguridad social Impuestos a la propiedad Impuestos sobre bienes y servicios Ingresos no tributarlos Venta de bienes y servicios Venta de bienes Venta de servicios Renta de factores productivos y financieros Etc. Ingresos de capital Recuperación de préstamos y colocaciones Recuperación de prístinos Venta de activos de capital fijo, existencias, tierra y activos Intangibles Venta de activos de capital «JOS Venta de tierras y activos Intangibles Transferencias de capital Del ejercicio TOTALES ( ) Acorde con el clasificador de Ingresos del Sector Publico, Decreto H del.30 de Junio de 1986, publicado en La Gaceta del 8 de Julio de 1976.

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13 FORMUI.ARIO No. 2 INSTITUCIÓN O EMPRESA RESUMEN GENERAL DEL PRESUPUESTO DE EGRESOS PERIODO: Código Partida y subpartida Ordinario PRESUPUESTO Modificación (*) (-) Total Acumulado al bimestre anterior EGRESOS REALES Este bimestre Total (11 Compromisos * (2) Total (1) + (2) Diferencia SERVICIOS PERSONALES Sueldo fijo Dietas Aguinaldo SERVICIOS NO PERSONALES Gastos de viaje dentro del país Impuestos MATERIALES Y SUMINISTROS Productos químicos Productos metálicos Combustible y lubricantes MAQUINARIA Y EQUIPO Equipo y mobiliario de oficina Equipo de transporte, tracción y elevación Maquinaria y equipo de construcción DESEMBOLSOS FINANCIEROS Adquisición de terrenos Adquisición de edificios SERVICIO DE LA DEUDA Amortización Intereses CONSTRUCCIONES, ADICIONES Y MEJORAS (Por contrato) Construcción edificios TOTALES (*) Se consignarán en cada columna los compromisos efectivamente adquiridos, mediante orden de compra, reserva de crédito u otro equivalente. Para efectos de la aplicación del articulo 50 (Ref. Circular N* 534-OD-78) de la Ley de la Administración Financiera de la República, le darán por gastados al 31 de diciembre de cada ejercicio económico, consecuentemente se sumarán al gasto total disminuyendo la diferencia presupuestaria.

14 FORMUI.ARIO No. 3 INSTITUCIÓN O EMPRESAS: INFORME DE EJECUCIÓN RESUMEN DEL PRESUPUESTO A NIVEL DE PROGRAMAS EGRESOS REALES MAS COMPROMISOS PERIODO: PROGRAMA CODIGO SUBPROGRAMA* TOTAL DIRECCION SUPERIOR ADMINISTRACION GENERAL DIVERSIFICACION AGRÌCOLA FOMENTO BANANERO.. ETC. PARTIDAS Y SUBPARTIDAS SERVICIOS PERSONALES Sueldos y salarios Dietas Aguinaldo SERVICIOS NO PERSONALES Impuestos MATERIALES Y SUMINISTROS Productos químicos Combustibles y lubricantes SERVICIO DE LA DEUDA PUBLICA Intereses deuda interna etc. TOTALES * Cada programa o subprograma por separado, los títulos de los programas que se dan en este formulario son a manera de referencia.

15 FORMUI.ARIO No. 4 INSTITUCIÓN O EMPRESA: INFORME DE EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO DE EGRESOS PERIODO: PROGRAMA ADMINISTRACIÓN GENERAL PROYECTO: CONSTRUCCIÓN EDIFICIOS* Código Partida y subpartida Ordinario PRESUPUESTO Modificaciones (*) (-) Total Acumulado al bimestre anterior EGRESOS REALES Este bimestre Total (1) Compromisos (2) Total (1) + (2) Diferencia SERVICIOS PERSONALES Sueldos y salarios Dietas Aguinaldo SERVICIOS NO PERSONALES Impuestos MATERIALES Y SUMINISTROS Productos químicos Combustibles y lubricantes SERVICIO DE LA DEUDA PUBLICA Intereses deuda interna etc. TOTALES * Si el programa se subdivide en subprogramas deben agregarse por separado, manteniendo la misma estructura. El nombre del programa y del proyecto son a titulo informativo.

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17 FORMULARIO N o 5 INFORME DE LA SUBPARTIDA DE PROPAGANDA E INFORMACIÓN INSTITUCIÓN O EMPRESA: PERÍODO DEL AL Concepto Monto % I. TOTAL PRESUPUESTO a) Radio y televisión 1. Patrocinio de programas 2. Cuñas, avisos o comerciales b) Otros medios II. TOTAL GASTADO a) Radio y televisión 1. Patrocinio de programas. 2. Cuñas, avisos o comerciales b) Otros medios Conforme con la Ley N o 4325, no podrá dedicarse más del 70% del presupuesto de publicidad e información por radio y televisión, a cuñas, avisos o comerciales, debiendo dedicarse el resto al patrocinio de programas nacionales. El valor de la confección de los programas y de todos los comerciales integrarán los porcentajes legales señalados.

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19 MODIFICACION INTERNA No. FORMULARIO N o 6 INSTITUCION O EMPRESA: DICTADA EL DIA DE DE PROGRAMA: SUB-PROGRAMA: PROYECTO: CÓDIGO NOMBRE DE LA CUENTA SALDO DISPONIBLE REBAJO AUMENTO NUEVO SALDO DISPONIBLE Sumas que comprueban FIRMAS AUTORIZADAS: FORMULADO POR:

20 INSTITUCIÓN O EMPRESA: GASTOS REALES SEGÚN CLASIFICACIÓN ECONÓMICA FORMULARIO N o 7 CONCEPTOS GASTO REAL TOTAL Gastos corrientes Gastos de consumo Remuneraciones Compra de bienes y servicios Intereses Deuda Externa Deuda interna Transferencias Corrientes Al Sector Público Al Sector Privado Al Sector Externo Gastos de capital Inversión directa Inversión real Gastos de formación de capital Compra de bienes tangibles Inversión financiera Desembolsos financieros Rescate de la deuda Compra de activos existentes Inversión indirecta Transferencias de capital Al Sector Público Al Sector Privado Al Sector Externo

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