PLAN DE ORGANIZACIÓN FREDDY E. ALIENDRE ESPAÑA

Transcripción

1 PLAN DE ORGANIZACIÓN FREDDY E. ALIENDRE ESPAÑA 2014

2 PLAN DE NEGOCIOS ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL Las ideas y planes de negocios pueden devenir de: Organizaciones ya constituidas Organizaciones por crearse En el primer caso, según la naturaleza de la idea, de ser novedosa y diferente de la línea de productos que se produce, el diseño organizacional podría constituir la creación de una Unida de Negocios, especifica, muy parecido a la creación de una nueva empresa con algunas ventajas como que el negocio está en marcha y se han cumplido requisitos legales de constitución, tributarios, AFPs, Ministerio de trabajo, licencias y permisos correspondientes. En el caso que el producto (bien o servicio) sea el mismo, pero se está orientando a nuevos mercado y se está pensando ampliar la planta, cambiar tecnología o tipo de materia prima, cambio de maquinas, incorporación de servicios, se deberá realizar una proceso de rediseño micro-organizacional a nivel de procesos y puestos de trabajo, respetando la constitución y macroorganización de la empresa.

3 ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA Y LEGAL En el caso de ser un negocio nuevo, se debe realizar un triple proceso: - Constitución jurídico legal administrativa - Diseño de gestión empresarial - Diseño macro organizacional (estructura) y microorganizacional (procesos y puestos)

4 ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA Y LEGAL Constitución jurídico legal administrativa Personería Jurídica En el caso de las empresas publicas, éstas se crean mediante norma legal, aprobada por el Concejo Municipal. Se define su autonomía administrativa, legal y técnica (autarquía) Patrimonio propio Capacidad de suscribir contratos, comprar y vender Contratar personal El gobierno municipal además debería aprobar una norma de empresas municipales que facilite procesos administrativos como que el presupuesto es indicativo de sus operaciones, determinación de costos y fijación de precios competitivos, sistemas de compras normadas pero al margen de los procedimientos de la gestión pública, administración de personal conforme ley general del trabajo, etc. Así también debería aprobar una ley de contratación municipal, por la cual defina una relación comercial fluida del Gobierno municipal con las empresas municipales.

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6 ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA Y LEGAL Organización Empresarial Nombre de la empresa Es la imagen de la empresa Debe contener ciertas características: Descriptivo, original, atractivo, claro, simple, significativo Tipo de organización: empresa, unidad (desconcentrada, descentralizada), servicio, proyecto. Tipo empresa: comercial, servicios, industrial Tamaño de la empresa

7 DISEÑO DE GESTIÓN EMPRESARIAL MISIÓN Definición: LA RAZÓN DE SER de la empresa. Características que le permiten TRASCENDER a la empresa. Orientación al cliente Alta calidad en sus productos y/o servicios Mejoramiento contínuo Tecnología de punta Ventajas y/o distingos competitivos

8 MISIÓN Debe reunir ciertos requisitos que le den validez y funcionalidad. Amplia. Motivadora. Congruente. Debe contestar a 3 preguntas básicas. Qué? Quién? Cómo? Debe estar en constante revisión para ver si es congruente con el funcionamiento de la empresa.

9 VISIÓN el camino al cual se dirige la empresa a largo plazo y sirve de rumbo y aliciente para orientar las decisiones estratégicas de crecimiento junto a las de competitividad. La Visión es la imagen objetivo de la empresa, es una declaración de aspiración de la empresa a mediano o largo plazo. La Visión empresarial expresa cómo ve que se desarrolla, crece y en que se convierte. Su propósito es ser el motor y la guía de la organización para poder alcanzar el estado deseado. Preguntas frecuentes para elaborar la Visión: Cuál es la imagen deseada de nuestro negocio? Cómo seremos en el futuro? Qué haremos en el futuro? Qué actividades desarrollaremos en el futuro?

10 OBJETIVOS EMPRESARIALES

11 OBJETIVOS DE GESTIÓN

12 OBJETIVOS

13 VENTAJA COMPETITIVA Ventajas competitiva son peculiaridades que posee el producto y/o servicio, que lo hace especial, garantizando su aceptación en el mercado, como por ejemplo: Nuevas especies florales Mejor calidad de productos - Localización y acceso privilegiado - Conocimiento y experiencia única y relevante Volúmenes elevados, costos bajos, entrega inmediata

14 VENTAJA COMPETITIVA Distingos competitivos son aspectos que forman parte de la estrategia de la empresa, que le dan imagen a la misma y que inclinarían, en un momento dado, las preferencias del consumidor por los productos y/o servicios de la empresa que los representa, como por ejemplo: Servicio post-venta Sistema de distribución Garantía - Flexibilidad operativa

15 ESTRATEGIA EMPRESARIAL

16 CUADRO DE MANDO INTEGRAL

17 PRINCIPIOS Y VALORES EMPRESARIALES

18 DISEÑO ORGANIZACIONAL Evitar la duplicación y dispersión de funciones Satisfacción del usuario Simplificar y dinamizar su funcionamiento OPTIMIZAR LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Determinar el ámbito de competencia y autoridad Optimizar la comunicación y coordinación

19 PRINCIPIOS ESTRUCTURACION TECNICA FLEXIBILIDAD FORMALIZACION SERVICIO A LOS USUARIOS

20 DISEÑO ORGANIZACIONAL PROCESO A N Á L I S I S D I S E Ñ O IMPLANTACIÓN ANÁLISIS RETROSPECTIVO DISEÑO DE PROCESOS CONFORMACIÓN DE ÁREAS Y UNIDADES PLAN DE IMPLANTACION EJECUCIÓN DEL PLAN ANÁLISIS PROSPECTIVO ESTAB. CANALES DE COM. Y COORD. INT ESTAB. DE INSTAN CIAS DE RELACION INTERINSTITUCIONAL. SEGUIMIENTO RESULTADOS RECOMENDACIONES MANUALES ESTRUCTURA IMPLANTADA

21 ANÁLISIS ORGANIZACIONAL ANÁLISIS ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL RESULTADOS Marco de referencia: Disposiciones legales vigentes de organización. Plan Estratégico Institucional POA Analizar si la estructura organizacional ha sido eficiente y eficaz para el logro de los objetivos institucionales. Análisis prospectivo para ajustar o no la estructura organizacional para lograr los objetivos de plan de negocios Se evaluará fundamentalmente: Adecuar, fusionar, suprimir y/o crear áreas y unidades Reubicar las diferentes unidades en la estructura Redefinir instancias de coordinación interna y de relación interinstitucional Redefinir canales y medios de comunicació n interna Otros específicos de organización Rediseñar procesos. La calidad de servicios y/o bienes. La efectividad de los procesos Rapidez de respuesta de la estructura organizacional frente a cambios internos y externos.

22 ANÁLISIS ORGANIZACIONAL Problema? DEFINICIÓN DEL PROBLEMA SELECCIÓN DE TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN Investigación Documental Investigación de Campo Doc. legales de creación Manual de Org. y Funciones Manual de Procesos Inf. de Auditoría Diagnóstico y planes de Impl. Otros Entrevista al Personal-Usuario Encuesta al Personal-Usuario Observación Directa ANÁLISIS DE DATOS FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN Registro de hechos en la Entidad: - Área - Unidad Organizacional - Proceso que se estudia La calidad de servicios y los bienes proporcionados a los usuarios. La efectividad de los procesos La rapidez de respuesta de la estructura Org. frente a los cambios internos y externos

23 DISEÑO ORGANIZACIONAL Identificación y conformación de áreas y unidades organizacionales. Diseño de procesos para la producción de servicios y/o bienes, sus resultados e indicadores. Identificación: -Usuarios y necesidades de servicio. -Servicios y/o bienes ETAPAS Determinación del tipo y grado de autoridad de las unidades. Elaboración del Manual de Organización y Funciones y el Manual de Procesos Definición: De canales y medios de comunicación. De las instancias de coordinación interna De los tipos e instancias de relación interinstitucional PROCESO DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL

24 DISEÑO ORGANIZACIONAL PROCESO DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Disposiciones legales Objetivos institucionales Organigrama Unidades de Nivel Jerárquico Superior FORMALIZACI ÓN Objetivos Nivel jerárquico y relaciones de dependencia. Funciones Relaciones de coordinación interna y externa MANUAL DE PROCESOS incluirá Denominación y objetivo del proceso. Normas de operación Descripción del proceso y sus procedimientos. Diagramas de flujo Formularios y otras formas utilizadas Otras unidades Relación de dependencia Funciones

25 NIVELES JERÁRQUICOS DIRECTORIO a) NIVEL DIRECTIVO b) NIVEL EJECUTIVO DIRECCIÓN EJECUTIVA DIRECCIÓN DIRECCIÓN c) NIVEL OPERATIVO UNIDAD UNIDAD

26 CANALES Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN INTERNA CRUZADA

27 CANALES Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN INTERNA Para definir los canales y medios de comunicación se debe considerar: La cadena de mando. El tipo de información que se transmitirá regularmente La frecuencia y fluidez de la información El alcance y cobertura del medio de comunicación.

28 INSTANCIAS DE COORDINACIÓN INTERNA E INTERINSTITUCIONALES INTERNA: CONSEJO COMITÉ COMISIONES INTERINSTITUCIONAL TUICIÓN RELACIÓN FUNCIONAL COMPLEMENTACIÓN

29 SERVICIO AL USUARIO RETROALIMENTACIÓN SOBRE LA CALIDAD DE LOS Ss. Y / O Bs. PRESTADOS FACILITAR LA ORIENTACIÓN AL PÚBLICO. CANALIZACIÓN DE SUGERENCIAS, RECLAMOS Y DENUNCIAS

30 FORMALIZACIÓN DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL a). MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES. Disposición legal Objetivos. Organigramas. - PARA LAS UNIDADES DE NIVEL JERÁRQUICO SUPERIOR Objetivos. Nivel jerárquico y rel.de depend. Funciones. Relaciones de coordinación. - PARA OTRAS UNIDADES Relación de dependencia. Funciones. b). MANUAL DE PROCESOS. Denominación y objetivo del proceso. Normas de operación. Descripción del proceso y sus procedimientos. Diagramas de flujo. Formularios y otras formas utilizadas.

31 DIRECTORIO EMAVERDE GERENTE GENERAL UNIDAD AUDITORIA INTERNA UNIDAD DE PLANIFICACIÓN ASESORIA LEGAL GERENTE ADMINISTRATIVO FINANCIERO GERENTE DE OPERACIONES SECRETARIA SECRETARIA CHOFER Gerencia SECRETARIA UNIDAD DE PARQUES UNIDAD ADMINISTRATIVA FINANCIERA UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS UNIDAD DE CONSTRUCCION UNIDAD DE MANTENIMIENTO UNIDAD DE VIVEROS Y FORESTACION ASISTENTE PARQUES SECRETARIA Parque Laikacota Parque Cotacota Parque Bartolina Sisa CONTABILIDAD TESORERIA PRESUPUESTOS SISTEMAS BIENESTAR SOCIAL TECNICOS TALLER DE CARPINTERIA TECNICOS RIEGO Y PLOMERÍA VÍVERO SOPOCACHI TECNICOS VIVERISTAS Parque Mallasa Parque Del Encuentro COMPRAS ENC. IMPUESTOS ACTIVO FIJO PREFABRICADOS DE HORMIGON TALLER DE FIBRA DE VIDRIO JARDINEROS REGADORAS VÍVERO ARANJUEZ PODA & TALA Jardín Botánico COMPRAS SICOES TALLER DE MANTENIMIENTO DE EQUIPO SEGADORES Jardín Japonés ALMACENES COTIZADOR AUX DE ALMACENES TALLER DE METALMECANICA &FCA. MALLA OLIMPICA SETEADORES SERENO TALLER DE ELECTRICIDAD

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33 DIAGRAMAS DE PROCESOS OPERATIVOS

34 DIAGRAMAS DE PROCESO ADMINISTRATIVOS

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36 MANUAL DE PROCESOS