DESPACHO MINISTERIAL PLANIFICACION INSTITUCIONAL Unidad de Control Interno

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1 1 DESPACHO MINISTERIAL

2 Contenido 1. OBJETIVO DEL INFORME FUENTES DE INFORMACION INTRODUCCIÓN... 5 TÉRMINOS CLAVE: METODOLOGÍA APLICADA EN LA AUTOEVALUACIÓN ALCANCE DEL INFORME LIMITACIONES DEL INFORME APLICACIÓN DE LA EVALUACIÓN Y RESULTADOS APLICACIÓN DE LA AUTOEVALUACIÓN Y RESULTADOS Oficinas Asesoras del Despacho Ministerial: Dirección Administrativa y Financiera: Dirección Nacional de Extensión Agropecuaria: DNEA Oficinas Centrales: Direcciones Regionales: ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN AUTOEVALUACIÓN CONCLUSIONES RECOMENDACIONES Referencias ANEXOS

3 Informe No Evaluación del Sistema de Control Interno y Autoevaluación 2016 Para: Ministro de Agricultura y Ganadería Titulares Subordinados Comisión Gerencial de Control Interno DE: Marta Chaves Pérez Coordinadora de Control Interno Planificación Institucional B.V. María Elena Orozco Vílchez Jefe FECHA: 17 mayo del 2017 Asunto: Evaluación del SCI del MAG y el diagnóstico de la Autoevaluación OBJETIVO DEL INFORME Informar al Jerarca institucional, Titulares subordinados y al resto del personal del Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG), la situación del Sistema de Control Interno institucional mediante el análisis de los resultados de la aplicación del Modelo de Madurez del SCI 1 en el presente año y el Plan de Mejora producto de la aplicación de la Autoevaluación 2016, conforme lo dispuesto por la Comisión Gerencial de Control Interno en acatamiento a la Ley General de Control Interno, No FUENTES DE INFORMACION Para la realización del presente informe, se consultaron las siguientes fuentes: Ley General de Control Interno 8292 Acta No de la Comisión Gerencial de Control Interno Metodología de Autoevaluación Instrumento elaborado por la Contraloría General de la República. 3

4 Instructivo para la aplicación de la Evaluación y la Autoevaluación 2016 Formularios digitales llenos por cada instancia del Modelo de Madurez del Sistema de Control Interno MAG Sistema Informático Synergy 4

5 3. INTRODUCCIÓN La Comisión Gerencial de Control Interno, como respuesta a lo indicado en el Plan Estratégico del Ministerio de Agricultura y Ganadería del periodo en cuanto a la creación de una metodología de evaluación del Sistema de Control Interno y su implementación, decidió aprobar para la aplicación de dos instrumentos como parte del proceso de la Autoevaluación 2016: el Modelo de Madurez del Sistema de Control Interno Institucional (documento en Excel) y la aplicación del plan de mejora en el Sistema de Autoevaluación del MAG (Sistema informático Synergy) para su seguimiento. Estos dos instrumentos se interrelacionan entre sí, siendo el primero insumo para responder el segundo, lo que permitirá incluir las acciones de mejora que se proponen para cumplir con lo indicado en la pregunta de la Autoevaluación 2016 en el sistema informático Synergy y dar el seguimiento respectivo y dar el seguimiento respectivo. Es así que para este año la Autoevaluación facilitará la atención de diversos aspectos de mejora institucional puesto que el modelo ofrece una visión global del sistema de control interno institucional, permitiendo identificar el estado de desarrollo en que se encuentran cada uno de sus componentes funcionales: Ambiente de Control, Valoración del Riesgo, Actividades de Control, Sistemas de Información y Seguimiento, los cuales interactúan entre sí para promover el logro de los objetivos de la institución, y para lo cual se indican cinco estados de madurez: Incipiente, Novato, Competente, Diestro y Experto. Es importante señalar que el Modelo de Madurez del SCI fue aplicado en el 2010 en el Ministerio, obteniéndose un resultado que osciló entre Incipiente y Novato, situación que a la fecha ha variado notoriamente por el desarrollo de actividades, instrumentos, estrategias y metodologías que se han realizado para fortalecer el SCI institucional. Por lo anterior, uno de los lineamientos transmitidos al personal en la reunión de jefaturas y Enlaces de Control Interno celebrada en el mes de marzo del presente año para la aplicación de la evaluación del Sistema de Control Interno, fue la evaluación de los atributos propuestos desde el punto de vista institucional y proponer, en las mejoras, aspectos a lo interno de las instancias que colaboraran en permear en los funcionarios una cultura hacia el control. En el presente documento se incluyen las instancias autoevaluadas, la metodología utilizada y los resultados obtenidos; así como una síntesis de los temas por componente. TÉRMINOS CLAVE: Autoevaluación: Proceso de llenado de un cuestionario que se realiza en el MAG una vez al año para determinar el estado del Sistema de control interno institucional y proponer planes de mejora para atender las debilidades encontradas. 5

6 Autoevaluación con plan de mejora: Autoevaluación de la que se obtiene como resultado un plan de mejora con fechas de cumplimiento y responsables. Evaluación: Es un juicio cuya finalidad es establecer, tomando en consideración un conjunto de criterios o normas, el valor, la importancia o el significado de algo. Modelo de Madurez del Sistema de Control Interno: es una herramienta de diagnóstico que permitirá a la institución, conocer el estado de su sistema de control interno, por lo que se constituye en un insumo importante para la autoevaluación del SCI. Estados de Madurez: Situación en la que se encuentra la institución de acuerdo a su fortalecimiento en el sistema de control interno. Se anexa el instrumento con la definición de los estados de madurez por atributo evaluado a saber: Incipiente, novato, competente, diestro y experto. SCI: Sistema de Control Interno. 4. METODOLOGÍA APLICADA EN LA AUTOEVALUACIÓN Se recopila información del modelo de madurez del SCI emitido por la Contraloría General de la República al ser una herramienta propuesta para realizar una mejor práctica para las instituciones y que se integre como parte de los demás instrumentos que poseen para el seguimiento del sistema de control interno, obteniendo, de su aplicación, los aspectos más relevantes como insumo para generar un cuestionario de 20 preguntas, validado y aprobado por la Comisión Gerencial de Control Interno del Ministerio de Agricultura y Ganadería. La aplicación se realizó en todas las dependencias del MAG y con la participación de todo su personal, siendo los responsables de su aplicación: Los directores, jefes de departamento y agencias de extensión de la DNEA y jefes de oficinas asesoras del despacho ministerial mediante un taller participativo con el personal a su cargo. Para este año, la aplicación del Modelo de Madurez del SCI conforme lo descrito anteriormente, permitirá que todos los funcionarios dispongan de la información existente en el MAG para fortalecer el Sistema de Control Interno, debido a que cada Jefatura antes de realizar el ejercicio fue responsable de darles a conocer dicha información de antemano. Una vez aplicada la evaluación, cada titular subordinado es responsable de enviarlo a la para su análisis y archivo en forma digital y posteriormente ingresar al SYNERGY para responder la Autoevaluación conforme lo analizado. Es así que se hará un recuento de las instancias que enviaron la Evaluación y el puntaje obtenido y para definir el estado de Madurez del SCI, tanto de forma general como por componente funcional. Las acciones indicadas en el aparte de Análisis del instrumento, se estarán comentando en forma sintetizada en el apartado de Autoevaluación, ya que se convierten en los Planes de Mejora de la misma. 6

7 En cuanto a la dinámica para responder la Autoevaluación 2016, ésta consistió en que cada pregunta responde a cada ítem evaluado en el Modelo de Madurez del SCI, por lo cual conforme al puntaje obtenido en cada uno de ellos se responde en el SYNERGY según el índice de Madurez representado en los colores obtenidos: Atención Máxima-Rojo en este caso se responde NO y se incluye la acción de mejora propuesta; Atención Media y Alta- Amarillo y Naranja se responde Parcial y se incluye en Comentario lo que existe en el MAG y la acción de mejora propuesta. Por último, si el índice es Atención Leve-Verde se responde SI y se incluye en Comentario lo que existe en el MAG en ese tema que respalda la respuesta. Además se aclaró que toda acción de mejora debe ser redactada retomando información de la pregunta e indicar el nombre de la dependencia que la está realizando, describir y numerar las acciones de acuerdo con el responsable de cada una, a fin de brindar el seguimiento correspondiente por cada funcionario responsable, procurando que no se consignen acciones para funcionarios más allá del Jefe inmediato o superior; siguiendo el orden jerárquico correspondiente. La aplicación del instrumento se realizó mediante el uso del Sistema de Autoevaluación Synergy; en todo el MAG en el período establecido, que fue durante el mes de abril y ampliado al 12 de mayo 2017 por aprobación de la Comisión Gerencial de Control Interno. 5. ALCANCE DEL INFORME Este informe abarca la totalidad de dependencias que aplicaron la evaluación y la autoevaluación 2016, tanto del ámbito central como regional. Incluye departamentos, direcciones nacionales y regionales, oficinas de despacho y entes adscritos a él. Corresponde al período comprendido entre el 01 de enero y el 31 de diciembre LIMITACIONES DEL INFORME Se continúa con la limitante vinculada al sistema informático, manifestada en anteriores oportunidades, porque aún cuando se tienen reportes que facilitan el insumo para el análisis de la información, a la fecha su análisis se debe realizar con la síntesis de información de forma manual, debido a que no emite reportes que brinden los datos necesarios para el análisis que se presenta en este informe. Lo anterior, como ya se ha indicado, aumenta el riesgo de incurrir en errores humanos e inconsistencias en la información.. 7. APLICACIÓN DE LA EVALUACIÓN Y RESULTADOS En este apartado, se indica el nombre de las instancias que realizaron y remitieron la evaluación a la, así como también la puntuación obtenida de forma 7

8 general y distribuida por componente funcional: 1) Ambiente de Control, 2) Valoración de Riesgo, 3) Actividades de Control, 4) Sistemas de información y 5) Seguimiento. El Análisis que se indica en el Modelo de Madurez del SCI corresponde al Plan de Mejora que se estará proponiendo en la Autoevaluación 2016, por lo cual esta información se comentará en general en el apartado correspondiente a este tema. Se anexa el instrumento del Modelo de Madurez del SCI en el que se define cada uno de los estados de madurez (Incipiente, Novato, Competente, Diestro y Experto) del sistema de Control Interno según el atributo evaluado. Abreviaturas que se utilizan en el desarrollo del informe: Incip.: Incipiente Exp: Experto Nov: Novato Diestro: Diestro Comp: Competente VR: Valoración de Riesgo AC: Ambiente de Control Act.C: Actividades de Control SI: Sistemas de Información Seg: Seguimiento Estado de Madurez del Sistema de Control Interno del MAG en el año 2017 por componente funcional, según la evaluación realizada por 83 instancias: Fuente:. (Evaluación de 83 instancias del MAG). Los cinco estados de madurez que se graficaron anteriormente tienen un orden evolutivo de incipiente, novato, competente, diestro y experto. En el grafico anterior se observa que los resultados de la evaluación del MAG indican que su estado de madurez por la mayoría de instancias se identifica entre Competente y Experto, calificación que se verá a continuación según la instancia que evaluó. 8

9 Oficinas Asesoras del Despacho Ministerial: Estado de Madurez del Sistema de Control Interno 2017 por componente en las Instancias Asesoras del Despacho Ministerial Area de Trabajo Punt Total. Estado General Ambiente de Control Valoración de Riesgo Actividades de Control Sistema de información Seguimiento Auditoria Interna 100 Exp. Exp. Exp. Exp. Exp. Exp. Asuntos Internacionales 46 Nov. Nov. Nov. Nov. Incip. Nov. UPE 68 Comp. Comp. Diestro Diestro Comp. Comp. SEPSA 66 Comp. Comp. Diestro Comp. Comp. Comp. Instancias que no presentaron el MMSCI: Asesoría Jurídica y Centro de Comunicación y Prensa. Dirección Administrativa y Financiera: 9

10 Estado de Madurez del Sistema de Control Interno 2017 por componente en las Instancias de la Dirección Administrativa y Financiera Punt Estado Ambiente Valoración Actividades Sistema de Area de Trabajo Total. General de Control de Riesgo de Control información Seguimiento Contraloría de Servicios 69 Comp. Comp. Diestro Comp. Comp. Comp. Recursos Humanos 69 Comp. Comp. Diestro Comp. Comp. Comp. SUNII 68 Comp. Comp. Comp. Diestro Nov. Diestro Archivo Central 31 Nov. Incip. Nov. Incip. Incip. Nov. Proveeduría 56 Comp. Comp. Comp. Comp. Nov. Comp. TI 72 Diestro Comp. Exp. Comp. Comp. Diestro Dirección Ejecutiva 80 Diestro Comp. Exp. Diestro Diestro Diestro Instancias que no presentaron el MMSCI: Financiero Contable y Bienes y Servicios. Dirección Nacional de Extensión Agropecuaria: DNEA Central: Area de Trabajo Estado General Ambiente de Control Valoración de Riesgo Actividades de Control Sistema de información Seguimiento Desarrollo Metodológico Competente Competente Diestro Diestro Novato Competente Mujer Productora Novato Incipiente Novato Novato Novato Novato Dirección Ejecutiva Novato Novato Incipiente Novato Diestro Competente Instancia que no presentó el MMSCI: Agricultura Conservacionista. 10

11 DNEA Regional: No. Instancias Regionales según su Estado de Madurez del Sistema de Control Interno 2017 Novato Competente Diestro Experto Sin presentar Total Dirección Brunca Estado de Madurez del SCI 2017 por componente en las Instancias Regionales del MAG Punt. Estado Ambiente Valoración Actividades Sistemas Area de Trabajo Total. General Control Riesgo de Control de Inf. Seguimiento Dirección Ejecutiva 81 Diestro Diestro Exp. Exp. Nov. Exp. Brunca Pejibaye N/P N/P N/P N/P N/P N/P N/P Brunca San Isidro N/P N/P N/P N/P N/P N/P N/P Brunca Potrero Grande 96 Exp. Exp. Exp. Exp. Exp. Exp. Brunca Puerto Jimenez 78 Diestro Diestro Exp. Diestro Nov. Exp. Brunca Piedras Blancas 81 Diestro Diestro Exp. Exp. Nov. Exp. Brunca Laurel 81 Diestro Diestro Exp. Exp. Nov. Exp. Brunca Ciudad Cortes 90 Exp. Diestro Exp. Exp. Diestro Exp. Brunca San Vito 84 Diestro Diestro Exp. Exp. Comp. Exp. Cartago Llano Grande N/P N/P N/P N/P N/P N/P N/P Cartago Jimenez /Tucu. 74 Diestro Comp. Diestro Comp. Comp. Exp. Cartago Paraíso 68 Comp. Comp. Diestro Comp. Comp. Comp. Cartago Turrialba 62 Comp. Comp. Comp. Comp. Comp. Comp. Cartago Frailes 47 Nov. Nov. Nov. Nov. Comp. Comp. Cartago Tierra Blanca N/P N/P N/P N/P N/P N/P N/P Cartago Coronado 77 Diestro Diestro Diestro Diestro Diestro Comp. Cartago Dirección Ejec. 58 Comp. Comp. Nov. Comp. Comp. Comp. Cartago Corralillo 67 Comp. Comp. Comp. Diestro Comp. Comp. 11

12 Dirección Estado de Madurez del SCI 2017 por componente en las Instancias Regionales del MAG Punt. Estado Ambiente Valoración Actividades Sistemas Area de Trabajo Total. General Control Riesgo de Control de Inf. Seguimiento Chorotega Hojancha 58 Comp. Comp. Comp. Comp. Comp. Comp. Chorotega Santa Cruz 60 Comp. Comp. Comp. Comp. Comp. Comp. Chorotega Nicoya 69 Comp. Comp. Diestro Comp. Diestro Diestro Chorotega Bagaces 64 Comp. Comp. Comp. Comp. Comp. Comp. Chorotega Tilaran 66 Comp. Diestro Comp. Comp. Comp. Comp. Dirección Chorotega Ejecutiva 59 Comp. Comp. Comp. Comp. Nov. Comp. Chorotega Nandayure 66 Comp. Comp. Comp. Comp. Comp. Comp. Chorotega Carrillo 69 Comp. Comp. Diestro Comp. Diestro Diestro Chorotega Cañas 77 Diestro Diestro Diestro Diestro Diestro Diestro Chorotega La Cruz 64 Comp. Comp. Comp. Comp. Comp. Comp. Chorotega Liberia 64 Comp. Comp. Comp. Comp. Comp. Comp. Chorotega Abangares 78 Diestro Diestro Diestro Diestro Diestro Diestro Esparza Esparza 79 Diestro Diestro Diestro Diestro Diestro Diestro Esparza Chomes 95 Exp. Exp. Exp. Exp. Exp. Exp. Dirección Esparza Ejecutiva 97 Exp. Exp. Exp. Exp. Exp. Exp. Esparza Parrita 95 Exp. Exp. Exp. Exp. Exp. Exp. Esparza Orotina 80 Diestro Diestro Diestro Diestro Diestro Diestro Esparza Jicaral 98 Exp. Exp. Exp. Exp. Exp. Exp. Esparza Cobano 97 Exp. Exp. Exp. Exp. Exp. Exp. Grecia San Ramón 68 Comp. Comp. Comp. Diestro Comp. Comp. Grecia Zarcero N/P N/P N/P N/P N/P N/P N/P Grecia Santa Barbara 74 Diestro Comp. Comp. Diestro Diestro Comp. Valverde Vega Grecia Sarchi 77 Diestro Diestro Diestro Diestro Diestro Comp. Grecia Grecia 74 Diestro Comp. Diestro Diestro Diestro Comp. Grecia Alajuela 78 Diestro Comp. Diestro Diestro Diestro Diestro San Isidro de Grecia Heredia 70 Comp. Comp. Comp. Comp. Diestro Comp. Grecia Naranjo 74 Diestro Comp. Diestro Diestro Diestro Comp. Dirección Grecia Ejecutiva 78 Diestro Diestro Diestro Diestro Diestro Diestro Grecia Atenas 66 Comp. Comp. Diestro Diestro Nov. Comp. Caribe Dirección Ejecutiva 82 Diestro Diestro Exp. Exp. Diestro Comp. Caribe Siquirres 76 Diestro Comp. Exp. Diestro Comp. Exp. Caribe Limón 93 Exp. Exp. Exp. Exp. Exp. Exp. Caribe Pococi 85 Diestro Comp. Exp. Exp. Comp. Exp. 12

13 Estado de Madurez del SCI 2017 por componente en las Instancias Regionales del MAG Dirección Area de Trabajo Punt. Total. Estado General Ambiente Control Valoración Riesgo Actividades de Control Sistemas de Inf. Seguimiento Caribe Matina 68 Comp. Comp. Exp. Diestro Nov. Comp. Caribe Cahuita 100 Exp. Exp. Exp. Exp. Exp. Exp. Norte BIJAGUA 94 Exp. Exp. Exp. Exp. Exp. Exp. Norte Dirección Ejecutiva 94 Exp. Exp. Exp. Exp. Exp. Exp. Norte Upala 94 Exp. Exp. Exp. Exp. Exp. Exp. Norte Santa Rosa 94 Exp. Exp. Exp. Exp. Exp. Exp. Norte Fortuna 94 Exp. Exp. Exp. Exp. Exp. Exp. Norte Pital 94 Exp. Exp. Exp. Exp. Exp. Exp. Norte La Tigra 97 Exp. Exp. Exp. Exp. Exp. Exp. Norte Aguas Claras 94 Exp. Exp. Exp. Exp. Exp. Exp. Norte Aguas Zarcas 94 Exp. Exp. Exp. Exp. Exp. Exp. Norte Los Chiles 94 Exp. Exp. Exp. Exp. Exp. Exp. Norte Guatuzo 94 Exp. Exp. Exp. Exp. Exp. Exp. Norte Venecia 94 Exp. Exp. Exp. Exp. Exp. Exp. Puriscal Puriscal 93 Exp. Diestro Exp. Exp. Exp. Exp. Puriscal Acosta 42 Nov. Nov. Nov. Nov. Nov. Nov. Dirección Puriscal Ejecutiva 60 Comp. Comp. Comp. Comp. Nov. Nov. Puriscal Santa Ana 59 Comp. Comp. Comp. Comp. Nov. Comp. Puriscal Carara 74 Diestro Diestro Diestro Diestro Comp. Comp. Puriscal La Gloria 71 Diestro Comp. Diestro Diestro Comp. Comp. Puriscal Aserri 50 Nov. Nov. Comp. Comp. Nov. Nov. Sarapiqui Río Frio 50 Nov. Comp. Nov. Nov. Nov. Nov. Dirección Ejecutiva /AEA Sarapiqui Virgen 48 Nov. Comp. Nov. Nov. Nov. Comp. Instancias que no presentaron el MMSCI: Brunca: Pejiballe. Cartago: Llano Grande y Tierra Blanca. Grecia: Zarcero. 13

14 8. APLICACIÓN DE LA AUTOEVALUACIÓN Y RESULTADOS En este apartado se muestra el estado de cumplimiento por componente funcional, los atributos autoevaluados por componente y el nombre de las instancias y el número de respuestas dadas por atributo, así como su estado de cumplimiento: 8.1 Estado de Cumplimiento por componente conforme a los atributos autoevaluados en las instancias del MAG: Atributos evaluados por componente funcional: Componente: Atributos Ambiente de Control 1)Compromiso 2)Ética 3)Personal 4)Estructura Valoración de Riesgo 5)Marco Orientador 6)Herramienta /Adm. 7)Funcionamiento 8)Documentación y información del SEVRI comunicación Actividades de Control 9)Características 10)Alcance AC 11)Formalidad AC 12)Aplicación AC Sistemas de 13) Alcance SI 14)Calidad de la 15)Calidad de la 16)Control de los SI Información información comunicación Seguimiento 17)Participantes 18)Formalidad 19)Alcance 20)Contribución del Seguimiento a la mejora CI En el gráfico anterior se observa que hay un porcentaje muy parecido entre las instancias que consideran que se da cumplimiento con los atributos autoevaluados con respecto a las que opinan que se cumple parcialmente. (Ver anexo No. 2. Grafico de Resultados del Plan de Mejora por pregunta de la Autoevaluación 2016 del MAG) 14

15 8.2 Respuestas dadas de cumplimiento por instancias del MAG por cada atributo autoevaluado. Respuestas: Si(S): total cumplimiento. No(N): sin cumplimiento. Parcial(P): hay cumplimiento en algunas cosas pero falta hacer mejoras. Oficinas Asesoras del Despacho Ministerial: A.C VR Act. C. SI. SEG. Dependencia / Atributo Auditoria Interna S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S UPE P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P SEPSA S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S Instancias que no la Registraron: Centro Comunicación y Prensa, Asesoría Jurídica. En el caso de Unidad de Asuntos Internacionales inicio el registro de la Autoevaluación y quedó incompleta. Dirección Administrativa y Financiera: A.C VR Act. C. SI. SEG. Dependencia / Atributo Contraloría de Servicios P P P P P P P P P P P S P P P P P P P P Recursos Humanos P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P SUNII S S S S S S S S S S S S S S P P S S S S Proveeduría S P P P P P P P P P P P P P P P P S S S Tecnología Información P P P P P S S S P P P P P P P P P S P P Bienes y Servicios S P P P S S S S S S S S P S P P S S S P Financiero Contable P P S S S S S S P S S S P S S S S P P P Instancias con registro incompleto: Dirección Ejecutiva y Archivo Central. Dirección Nacional de Extensión Agropecuaria: DNEA Oficinas Centrales: A.C VR Act. C. SI. SEG. Dependencia / Atributo Desarrollo Metodológico P P P P P S P P P P P P P P P P P P P P Dirección Ejecutiva S S S P S S S P S S S P S S S S S S S S Instancias que no registraron: Mujer Productora y Agricultura Conservacionista. 15

16 Direcciones Regionales: Dirección Regional Chorotega A.C VR Act. C. SI. SEG. Dependencia/Atributo Hojancha S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S Santa Cruz S S S S S S P P S S S S P S S S S S S S Nicoya S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S Bagaces S S S S S S S S S S S S S S S S P S P S Tilaran S S S S P S P N S S S S P P S P S N S N Dirección Ejecutiva P P P P S S P P P P P P P P P P P P P S Nandayure S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S Carrillo S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S Cañas S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S La Cruz S S S S S S S S S S S S S S S P S S S S Liberia S S P P S S S S S S S P P S S P S S S S Abangares P P P P P P P P P P S P P P P P P P P P Dirección Regional Pacífico Central A.C VR Act. C. SI. SEG. Dependencia/Atributo Esparza P P P P S S P P P P S P P P S P S P P P Chomes S S P S S P S S S S S S S S P S S S P P Dirección Ejecutiva S S P S S S S S S S S S S P S P S S S S Parrita S S P S S P S S S S S S S S P S S S P P Orotina P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P Jicaral S S P S S S S S S S S S S S S S S S S P Miramar P P P P P P S P P P P P P P P P P P P P Instancias que no registraron: AEA Cóbano. Dirección Regional Central Sur A.C VR Act. C. SI. SEG. Dependencia / Atributo Acosta P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P Dirección Ejecutiva S S P P P S S P P P S P P P S P P P P P Santa Ana P S S P S S S S P S S P P P S S P P P S La Gloria S P S S S S S S S S S P S S S S P S S S Turrubares S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S Instancias que no completaron el registro: AEA: Puriscal y Carara. Y no la registro la AEA de Aserri. 16

17 Dirección Regional Central Oriental A.C VR Act. C. SI. SEG. Dependencia/Atributo Llano Grande P P P P P S P P P P S S P P P P P S S S Jimenez Tucurrique P P P P P P P P P P P P P P P P S S S P Paraíso P P P P P S S P P P P P P P P P P P P P Turrialba P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P Frailes S S S S S S S N S S S P S S S S S S P P Instancias que no completaron el registro: Dirección Ejecutiva, AEA: Tierra Blanca, Coronado, Corralillo, Tarrazu, León Cortes. Dirección Regional Central Occidental A.C VR Act. C. SI. SEG. Dependencia/Atributo Zarcero P S P P P P P P P P P P P P P P P P P P Santa Barbara P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P Valverde Vega Sarchi P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P Grecia P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P Alajuela P P P P P P S S P P S P P P P S P S P S San Isidro de Heredia P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P Naranjo P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P Dirección Ejecutiva S S P P S S S P S S S S P P P P S S S S Atenas P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P Heredia P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P Poas P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P Instancias que no registro: AEA San Ramón Dirección Regional Norte A.C VR Act. C. SI. SEG. Dependencia / Atributo Bijagua S S S S S P S P P S S P S P S S S S P S Dirección Ejecutiva S S S S S P S P P S S P S P S S S S P S Upala S S S S S P S P P S S P S P S S S S P S Santa Rosa S S S S S P S P P S S P S P S S S S P S Fortuna S S S S S P S P P S S P S P S S S S P S Pital S S S S S P S P S S S P S P S S S S P S Aguas Claras S S S S S P S P P S S P S P S S S S P S Dependencia / Atributo Aguas Zarcas S S S S S P S P P S S P S P S S S S P S Los Chiles S S S S S P S P P S S P S S S S S S P S Guatuzo S S S S S P S P P S S P S P S S S S P S Venecia S S S S S P S P P S S P S P S S S S P S Instancias que no completaron el registro: AEA La Tigra 17

18 Dirección Regional Caribe A.C VR Act. C. SI. SEG. Dependencia / Atributo Dirección Ejecutiva S P P P P P S S S S S P P P P P P P S P Squirres P P P P P S S S P P P P P P P P P P S S Limon P S S S S S S S P S P S P P P S S P S P Pococi S P P P P S S S P S S S P P P S S S S P Cahuita/talamanca S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S Guácimo P P P P P S S S P P S P P P P P P P S S Instancias que no completaron el registro: AEA Matina. Dirección Regional Brunca A.C VR Act. C. SI. SEG. Dependencia / Atributo Dirección Ejecutiva P S P P P S P S S P S S N P P P P S S S San Isidro P P P P P P S P P P P P P P P P P P P P Potrero Grande S S S S P S P S P P S S S S S S S S S S Puerto Jimenez S S P P P S S S S P S S N P P P P S S S Piedras Blancas P S P P P S S S S P S S N P P P P S S S Laurel P S P P S S S S S P S S N P P P P S S S Ciudad Cortes P S P P P S S S S P S S P P P P S S S S San Vito P P S S P S P S S P P S P P P P P S S S Instancias que no completaron el registro: AEA Pejibaye Subregión Sarapiquí A.C VR Act. C. SI. SEG. Dependencia / Atributo Río Frio S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S Dirección Ejecutiva/AEA Virgen S P S P P P P S P P S S P P P S S S S P Puerto Viejo S S P S S P P S S S S S S S S S S S S S 18

19 9. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN De las 83 dependencias que realizaron la Evaluación del Sistema de Control Interno, 16 de ellas no realizaron el registro de la Autoevaluación 2016, lo que genera que no se obtuviera el plan de mejora respectivo. Se registraron 80 instancias en el Sistema Informático de la Autoevaluación, de las cuales 10 contestaron un cumplimiento total a cada uno de los atributos consultados: Auditoria Interna, SEPSA y las agencias de extensión agropecuaria de Hojancha, Nicoya, Nandayure, Carrillo, Cañas, Cahuita/Talamanca, Río Frio y Turrubares. Las 70 instancias restantes propusieron Planes de Mejora 2 para los diferentes atributos de los componentes funcionales de control interno con respuesta de parcial o sin cumplimiento. Se presenta a continuación, conforme a la mayor cantidad de respuestas positivas, negativas o parciales, los temas a que se refieren y el componente que lo incluye. Ambiente de control: conjunto de factores del ambiente organizacional que debe establecer y mantener el jerarca, los titulares subordinados y demás funcionarios para permitir el desarrollo de una actitud positiva y de apoyo para el control interno y para una administración escrupulosa. Atributos autoevaluados: 1) Compromiso, 2) Ética, 3) Estructura y 4) Personal.. Las respuestas brindadas en el mayor porcentaje son positivas en cuanto al compromiso del jerarca y titulares subordinados, con el fortalecimiento del control interno, quedando un 52% de forma parcial. La mayoría de instancias que presentan acciones de mejora las refieren a lo interno de sus dependencias en cuanto a crear cultura organizacional en temas de seguimiento de las acciones propuestas para fortalecer el control interno, refrescamiento del tema de ética mediante la inclusión de espacios de agenda en las reuniones de personal. En los otros dos atributos, personal y estructura la mayoría de las instancias hacen referencia a la necesidad de adquirir personal y de mantenerlos informados en cuanto a los cambios en la estructura organizacional por parte del jerarca. Valoración del Riesgo: identificación y análisis de los riesgos que enfrenta la Institución tanto de fuentes internas como externas relevantes para la consecución de los objetivos; debe ser 2 Son producto de las Autoevaluaciones en las cuales se obtuvieron respuestas negativas o parciales y para las cuales se incluyeron acciones para dar cumplimiento con lo que se indica en la pregunta. 19

20 realizada por el jerarca y los titulares subordinados, con el fin de determinar cómo se deben administrar dichos riesgos. Atributos autoevaluados: 1) Marco Orientador, 2) Herramienta para la administración de la información, 3) Funcionamiento del SEVRI y 4) Documentación y comunicación. Como se observa en el gráfico, las respuestas brindadas por la mayoría de las instancias en este componente son afirmativas; sin embargo, el porcentaje de cumplimiento parcial es alto y corresponde a instancias que presentan oportunidades de mejora en cuanto a las acciones relacionadas con dar a conocer al personal la conceptualización del marco orientador y la metodología de riesgos mediante su inclusión en la agenda de las reuniones de personal, así como los riesgos identificados y su seguimiento a fin de realizar las recomendaciones y ajustes Actividades de Control: políticas y procedimientos que permiten obtener la seguridad de que se llevan a cabo las disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República, por los jerarcas y los titulares subordinados para la consecución de los objetivos del sistema de control interno. Atributos autoevaluados: 1) Características de las actividades de control, 2) Alcance de las actividades de control, 3)Formalidad de las actividades de control y 4) Aplicación de las actividades de control. Las respuestas proporcionadas tanto de forma positiva como parcial en este tema son prácticamente similares. Las que responden positivamente se refieren a que se cuenta con normativa institucional para ejecutar la gestión y es comunicada en forma oportuna por el jerarca. Las instancias que responden de forma parcial, proponen acciones de mejora orientadas al análisis de las actividades de control y su costo/beneficio y a la creación de un manual de procedimientos en el que se visualicen los controles relevantes para la ejecución de las actividades sustantivas de la Sistemas de información: Es el conjunto institución, de actividades entre otros realizadas aspectos. con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la información producida o 20

21 recibida en la organización, en el desarrollo de sus actividades, y prevenir cualquier desvío en los objetivos trazados. Atributos autoevaluados: 1) Alcance de los sistemas de información, 2) Calidad de la información, 3) Calidad de la comunicación y 4) Control de los sistemas de información. La mayor parte de las respuestas dadas son de cumplimiento parcial, por cuanto se requiere contar con un sistema que integre la información de la gestión institucional que se ajuste a todos los procesos, que controle su ingreso, atención, organización, niveles de acceso, seguridad, integridad y autenticidad de los documentos. En cuanto a las instancias que responden positivamente se refieren a que cuentan con sistemas de información tanto manual como informáticos que dan soporte a la gestión que realizan de forma oportuna. Seguimiento del sistema de control interno: Son las actividades que se realizan para valorar la calidad del funcionamiento del sistema de control interno, a lo largo del tiempo y para asegurar que los hallazgos de la auditoría y los resultados de otras revisiones se atiendan con prontitud. Atributos autoevaluados: 1) Participantes en el seguimiento del SCI, 2) Formalidad del seguimiento del SCI, 3) Alcance del seguimiento del SCI y 4) Contribución del seguimiento a la mejora del SCI. Las respuestas indicadas como parcial reflejan la falta de personal para dar el seguimiento continuo y efectivo a las acciones propuestas para el fortalecimiento del Sistema de Control Interno. Proponen realizar dos revisiones por año a los sistemas de Control interno y que la institución muestre los logros que se tienen por el fortalecimiento del CI, entre otros.. 21

22 Resumen de las acciones de mejora propuestas a la institución: Continuar con el apoyo y seguimiento por parte de la para brindar capacitación, refrescamiento y aplicación de la Ley General de Control Interno en las diferentes instancias del MAG. Gestionar ante los órganos correspondientes el refrescamiento en materia de ética y valores para el personal y actividades que colaboren con el fortalecimiento de la cultura organizacional hacia el compromiso y la pertenencia institucional. Que la Comisión Gerencial de Control Interno gestione ante los jerarcas su participación en la priorización de riesgos y su administración a fin de alcanzar las metas establecidas en la Programación Institucional (POI), así como un mejoramiento en el análisis y mejoramiento de las tablas de valoración de riesgo institucional. Gestionar la implementación de un sistema de documentación e información que permita capturar, almacenar, procesar y divulgar la información institucional de forma oportuna y eficaz. Concientizar al personal para que incluyan en sus planes de trabajo las acciones de mejora propuestas para el fortalecimiento del control interno y que estos temas se analicen en las reuniones de Jerarcas, titulares subordinados y de personal, en informes, en programas de formación del personal, entre otros. 22

23 10. CONCLUSIONES La participación fue de un 90% de las instancias en la evaluación del Sistema de Control Interno del Ministerio, quedando sin ser parte de ella la Asesoría Jurídica, el Centro de Comunicación y Prensa, así como los departamentos Financiero Contable, Bienes y Servicios, Agricultura Conservacionista y las agencias de extensión agropecuaria de: Pejibaye, Llano Grande, Tierra Blanca y Zarcero. De las 83 instancias que realizaron la evaluación del SCI mediante el llenado del Modelo de Madurez, 16 de ellas (19%) no registraron la Autoevaluación 2016 en el sistema de Autoevaluación, lo que provoca que no cuenten con el plan de mejora. La metodología de evaluación y autoevaluación aplicada en este año, permitió que la mayor parte del personal del MAG conociera y se realimentara de los mecanismos, instrumentos e instancias existentes para fortalecer el sistema de control interno institucional. En el componente de Ambiente de Control; la mayoría de instancias proponen acciones en cuanto a crear una cultura organizacional en la que permeen los valores, creencias y comportamientos que fortalezcan el control interno, mediante la inclusión de espacios de agenda en las reuniones de personal para brindar actividades de refrescamiento del código de ética y conducta del MAG, así como informar al personal de los cambios en la estructura y adquisición de personal para reforzar dichas instancias. En el componente de Valoración de Riesgo un 44% de las instancias indican que identifican, analizan y registran sus riesgos en el SEVRIMAG y que la oportunidad de mejora que visualizan es gestionar las acciones para administrarlos y dar el seguimiento correspondiente. Además, a nivel institucional se proponen acciones a la Comisión Gerencial de Control Interno a fin de promover en los Jerarcas la identificación, análisis y valoración de los riesgos institucionales estratégicos y la priorización de los riesgos de las instancias y su respuesta a su administración. En el componente de Actividades de Control, el 50% de las instancias indican que tienen los controles suficientes y adecuados para la actividad que ejecutan, y un 49% señalan las oportunidades de mejora en cuanto realizar un análisis de las actividades de control en su costo/beneficio; así como crear un manual de procedimientos en el que se visualicen los controles relevantes para la ejecución de las actividades sustantivas de de la institución. En el componente de Sistemas de Información, el 58% de las instancias proponen la adquisición de un sistema que integre la información de la gestión institucional, que se ajuste a todos los procesos y que controle su ingreso, atención, organización, niveles de acceso, seguridad, integridad y autenticidad de los documentos. En el componente de Seguimiento, un 47% de las instancias proponen acciones de mejora en cuanto a que se realicen como mínimo dos revisiones al año de los sistemas de control interno y su seguimiento, así como difundir los logros obtenidos por las mejoras realizadas producto del fortalecimiento del SCI. 23

24 11. RECOMENDACIONES Al Jerarca: Continuar con el apoyo al fortalecimiento del Sistema de Control Interno institucional mediante el uso de mecanismos tales como reuniones, informes, programas de formación al personal entre otros. Instruir a los titulares subordinados en el cumplimiento de lo dispuesto en la Ley General de Control Interno No y la normativa emitida por esta institución en esa materia. A los titulares subordinados : Dar cumplimiento con las responsabilidades establecidas a sus cargos en la Ley General de Control Interno No. 8292, y aplicar las medidas disciplinarias correspondientes cuando se incumpla injustificadamente los deberes asignados en esta Ley. Asumir la función de reportar los avances logrados en las acciones en forma constante y oportuna en el sistema informático de Autoevaluación ( Synergy); así como dar respuesta oportuna a los colaboradores que proponen sus acciones de mejora. Apoyar a la creación de una cultura organizacional en la que se propicie el comportamiento, actitudes, habilidades, herramientas, mecanismos y sistemas de aprendizaje que contribuyan al avance en el grado de madurez del MAG. Fomentar un comportamiento responsable en el seguimiento y monitoreo de las dependencias hacia sus propios planes de mejora y su inclusión en los planes de trabajo. A la Comisión Gerencial de Control Interno: Proponer y apoyar al Jerarca para la identificación, análisis y administración de los riesgos institucionales estratégicos para el logro de los objetivos institucionales; así como el dar respuesta a las propuestas realizadas por los subalternos para la administración de sus riesgos. A todo el personal de las instancias analizadas en este informe: Formar parte activa del fortalecimiento del Sistema de Control Interno Institucional mediante su compromiso y ejecución de las acciones que corresponden a dicho fin. Referencias Sistema de Autoevaluación en la dirección electrónica: 24

25 11. ANEXOS 1. Modelo de Madurez del Sistema de Control Interno. 2. Resultados del Plan de Mejora por pregunta de la Autoevaluación 2016 del MAG. 25