Proveedores AAK 2016

Transcripción

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2 Objetivo Establecer el procedimiento mediante el cual trabajaran electrónicamente los proveedores. Alcance Proveedores de AAK Mi portal B2B Para ingresar al portal se debe ingresar el usuario y la contraseña proporcionados. Una vez dentro de la plataforma se visualizarán las siguientes opciones:

3 a) MENSAJES: Contiene todos los comunicados que AAK México publique en el portal y se almacenaran en esta opción una vez que se de clic en la opción Me doy por enterado. b) FACTURAS: Muestra el listado en los diferentes estatus de las facturas enviadas. c) COSULTA DE SALDOS: En esta opción podrán consultar los pagos realizados. d) COTIZACIONES: Permite visualizar y responder una cotización de arte de nuestro cliente. e) ORDENES DE COMPRA: Muestra el listado de las OC. f) FINALIZAR SECION: Salir del portal.

4 ORDENES DE COMPRA. Muestra la información de todas la OC que tengamos dentro de nuestro perfil como proveedor, donde podremos ver diferentes estatus: Inicio OC nueva (prestar mucha atención a este estatus) Revisada Información consultada Aceptada Proveedor Después de haber checado la el contenido y estar de acuerdo Rechazada Proveedor En desacuerdo con el contenido de la OC. Espera Entrega en Almacén Cita de entrega agendada para entregar lo solicitado Parcialmente Recibida Recepción parcial Recibida Recepción completa Cerrada OC cumplida Cancelada Pedido cancelado Para poder acceder y consultar el contenido de la OC es cuestión de seleccionar la opción detalle. Dentro de una OC en estatus de Inicio después de haber revisado el contenido tenemos que aceptar o rechazar la OC.

5 GENERACION DE CITA. Una vez que nuestra OC se encuentra como aceptada dentro del detalle debajo de cada línea o partida se visualizara la opción Crear Nueva Cita, donde nos permitirá programar el día y hora de entrega de lo solicitado: Al momento de pulsar Crear Nueva Cita, nos desplegara una ventana adicional para poder elegir el día a entregar, seleccionando el día nos desplegara los horarios disponibles Rojo Ocupado, Verde Disponible, dando clic en el horario elegido es cuestión de oprimir la opción Seleccionar Fecha-Hora :

6 Con los datos anteriores Fecha y Hora seleccionadas se mostrara un segundo recuadro donde nos solicitara información específica de la entrega, como son: Cantidad Solicitada Cantidad que se entregara en almacén o planta de Crisa (La cantidad nunca debe de sr mayor a la solicitada en la línea o partida de la OC) Tarimas Transporte Descripción del transporte que se presentara en almacén. (Tráiler, camión, Torton, etc.) Cantidad de Transporte Numero de vehículos que se presentaran en la fecha y hora registrada. Nombre del operador Placas Placas del vehículo de entrega Numero de Guía Para casos en que paquetería entregue lo solicitado por Crisa, (De ser transporte del proveedor no colocar nada o colocar la palabra No Aplica ) Terminando de ingresar los datos se tiene que seleccionar la opción Enviar solicitud, en este punto tenemos que esperar la respuesta por parte de nuestro almacenista (esto depende de los almacenes a los que realicemos cita de entrega, ya que unos son negociables con respecto a la cita y otros no) de que el registro fue exitoso y podemos presentaros en el día y hora indicados. Cuando sabremos si el registro de la cita es aceptado por nuestro almacenista, el estatus de la cita cambiara a Aceptada por Almacenista

7 Documentación de Soporte de entrega: En el mismo registro de la cita de entrega tenemos la opción de cargar documentos que amparen lo entregado, es cuestión de ubicar el registro de la cita y al final de esta existe un cero entre paréntesis, solo tenemos que dar clic en él y desplegara un recuadro donde podremos cargar los documentos que sean necesarios. Solo tenemos elegir qué tipo de archivo es el que cargaremos en el apartado Concepto y ubicar la opción Seleccionar Archivo, donde tendremos que buscar el archivo o documento que se subirá (Importante: Es necesario que los documentos se encuentren dentro de la maquina o laptop donde se está realizando la acción), una vez ubicado y seleccionado es cuestión de dar clic en Subir, el archivo o documento se cargaran al portal y podrán ser consultados por la gente de Crisa y nosotros como proveedores la veces que sean necesarias.

8 RECEPCION EN ALMACEN. Después de habernos presentado en la fecha y hora y entregado lo solicitado por AAK MEXICO almacén genera la recepción en su sistema, misma que podrá ser consultada en su respectiva OC debajo de cada línea o partida en la opción de Recibos Al dar clic en la opción debajo de cada una de nuestras partidas siempre y cuando exista la opción Recibos se desplegara una tabla adicional con la información de nuestro Recibo de almacén mismo que ampara la entrega realizada en AAK MEXICO.

9 FACTURAS. En el administrador principal dentro de nuestro perfil existe la pestaña Facturas, es cuestión de seleccionar esta opción para poder visualizar las facturas enviadas al correo electrónico de validación Fiscal/Comercial ) VALIDACION FISCAL Enviando nuestros archivos XML al correo indicado en la parte superior, se podrán ver reflejados en la plataforma los documentos y continuar con la conciliación de nuestra factura, es necesario pasar por el primer filtro que es la validación de nuestro documento Fiscalmente con respecto a lo que establece el anexo 20 de la Resolución Miscelánea Fiscal. En esta validación se recibirá al correo emisor la respuesta positiva/negativa de validación de nuestro CFDI, si nuestra factura es aceptada fiscalmente pasa en automático a la plataforma para proseguir con el segundo filtro (Validación Comercial), en caso contrario deberá de revisar el rechazo con operaciones@b2bservicios.com. VALIDACION COMERCIAL Esta opción nos permite empezar a generar diferentes acciones: 1. Consultar el estatus de nuestra factura. 2. Consultar bitácora del proceso de la factura (Histórico). 3. Consultar el XML original tal cual fue enviado (XML). 4. Consultar una representación gráfica estándar (PDF) de la factura (Ver). 5. Realizar el proceso de validación comercial (Editar).

10 El punto más importante de los antes mencionados para terminar con el proceso de conciliación es Editar, donde se tienen que ingresar los datos solicitados por el cliente para que la factura sea aceptada, ejemplo: Se tiene que colocar la OC para poder relacionar la factura y proceder con la conciliación comercial, dar clic en Editar Addenda Se tiene que seleccionar la partida a integrar a la addenda seleccionando el recuadro, el recibo de almacen que se encuentra dentro de cada partida (Importante: Solo se puede facturar un recibo de entrega por factura) en el recuadro recibo y tenemos que verificar que la cantidad factura sea la correcta, precio unitario y totales. De ser correctos los datos validados es cuestión de dirigirnos al final de las partidas y ubicar y dar clic en la opción Generar Addenda

11 En este punto el sistema realiza una validación de los datos capturados y mostrara en la pestaña Facturas el resultado y el estatus de dicha validación comercial. CONSULTA DE SALDOS. Dentro de nuestro perfil existe la pestaña Consulta de saldos, es cuestión de seleccionar esta opción para poder visualizar la información de pagos enviados.

12 COTIZACIONES. En esta opción podremos consultar y responder una cotización enviada por un comprador de AAK. Es cuestión de dar clic en la pestaña Cotizaciones : Para poder consultar la información de la cotización tenemos que dar clic en la opción detalle la cual nos llevara directo a consultar los datos que contiene: Dentro de nuestra cotización colocaremos los días de entrega, precio unitario y seleccionar la moneda para posterior oprimir responder. En esta misma opción podemos adjuntar archivos, imágenes, PDF, etc. Cualquier archivo excepto ejecutables para hacerlos llegar a nuestro solicitante. (Anexos/Mensajes) Al responder la cotización nuestro comprador recibe la respuesta y es cuestión de que el elija al ganador.

13 FINALIZAR SESION. Como su nombre lo indica es la pestaña que nos brinda la opción de salir del sistema y cerrar la sesión que estamos consultando. En caso de hacerlo y querer volver a iniciar es cuestión de ingresar las claves de acceso (Usuario y Contraseña).

14 SOLICITUD DE SOPORTE. Cualquier duda o aclaración favor de comunicarse en los siguientes datos: Teléfono: 01 (55) opción 2 Correo electrónico: operaciones@b2bservicios.com Prado Sur #245, Lomas de Chapultepec C.P , México D.F.