Manual de Usuario Sistema de control de Turnos

Transcripción

1 Manual de Usuario Sistema de control de Turnos Versión del Manual

2 Índice 1. Introducción Requerimientos Dirección web del sistema Proceso general de operación del sistema Soporte a usuarios Registro del Exportador/ Importador Iniciar sesión en el Sistema de Turnos Menú Administración Datos Generales Crear nuevos usuarios Administración de Usuarios Generación de turno Permiso para Exportador Nuevo Permiso Salida Turno retiro unidades Buscar Permisos de Salida Permiso para Importador Nuevo Permiso Ingreso - Turno entrega unidades Buscar Permisos de Ingreso Versión del Manual

3 1. Introducción El presente manual de uso, tiene como finalidad dar a conocer las opciones que los exportadores e importadores, deben realizar para obtener un usuario del sistema y la obtención de un turno para retiro o devolución de contenedores. El Sistema de Turnos está diseñada para que los clientes escojan el horario en el cual van retirar o entregar contenedores en las instalaciones de Aretina, cada turno que se obtenga será validó solo para el retiro o entrega de un contenedor. Este turno debe ser entregado al transportista para que pueda ingresar al depósito. De esta forma podemos dar al cliente una mayor facilidad al retirar o entregar los contenedores, evitando las colas innecesarias de parte de los transportistas. 2. Requerimientos 1) El sitio está diseñado para funcionar con el explorador Internet Explorer versión 8 a 11. 2) La resolución mínima de la pantalla debe ser 768x1024. Versión del Manual

4 3. Dirección web del sistema Enlace directo al sistema A través de la página web de la Empresa en la sección APLICACIONES EN NEGOCIOS, ubicada en la parte inferior de la página principal, eligiendo el enlace Sistema de Turnos Como se muestra en imagen. Versión del Manual

5 4. Proceso general de operación del sistema Para que un cliente pueda emitir permisos de salida para el depósito de Aretina debe pasar por una serie de pasos, los cuales se detalla a continuación. 1. Registrar datos del cliente para obtención de credenciales del sistema de turnos. 2. Autorización por parte de las Agencias cuando se es exportador para obtener credenciales, en caso de usuario importador la autorización es automática. 3. Al recibir credenciales puede crear, buscar, modificar, eliminar turnos. 5. Soporte a usuarios. Correo electrónico: sistemas@aretina.com Teléfonos: / ext. 302 / 305 Celular : En las siguientes secciones de este manual se detallarán cada uno de los procesos mencionados en el literal 4. Versión del Manual

6 6. Registro del Exportador/ Importador Debe ingresar al sitio web en la opción Registrar Exportador/Importador Versión del Manual

7 Al ingresar al formulario de registro, debe escoger el Tipo de cliente que es su empresa, si es Exportador o Importador. Si su empresa es exportador e importador a la vez debe escoger Tipo Exportador al registrarse. Como exportador puede realizar retiros y devoluciones (opción importador), como tipo Importador solo podrá realizar devoluciones. Cuando se guarda el registro como exportador, debe esperar la aprobación de la agencia para que se creen sus credenciales del sistema. Si se registra como importador las credenciales se generan y envían inmediatamente. Complete todos los datos del formulario obligatorios (*), al ingresar el dato , solo puede registrar una sola casilla de correo. En la sección Agencias debe escoger la agencia de la que viene a retirar o entregar el contenedor. Versión del Manual

8 En el caso escoger como Tipo cliente Importador las credenciales se generan y envían inmediatamente a la casilla de correo registrada. Si escogió como Tipo cliente Exportador, se envía un correo de notificación al cliente y a cada una de las agencias que escogió, para que le aprueben el registro. La primera agencia que valida y aprueba es la que genera las credenciales que son enviadas a la casilla de correo, y podrá cargar la información de esta agencia. Pero necesitara la aprobación de las otras agencias que escogió, para poder cargar la información de cada una de ellas. 7. Iniciar sesión en el Sistema de Turnos Una vez que obtiene las credenciales (usuario y contraseña), puede ingresar al sistema de turnos. Versión del Manual

9 Cuando ingrese se muestra el menú principal: Se tienen cuatro menús principales, a los cuales podrá ingresar dependiendo del tipo de cliente que escogió al registrarse, o si es un sub-usuario del principal..- Permiso para Exportador..- Permiso para Importador..- Menú Administración..- Cambiar Contraseña. 8. Menú Administración. El usuario principal y/o administrador de su perfil, siempre se crea con el RUC de la empresa Datos Generales En esta sección se da mantenimiento a los datos propios del Exportador/Importador puede modificar cualquier información. En esta sección también se puede agregar vínculos con más agencias o a su vez quitar agencias. Si las desvincula y ya tiene permiso de uso del sistema de estas no podrá emitir permisos para estas agencias. Versión del Manual

10 Crear nuevos usuarios En esta sección el administrador del perfil podrá crear usuarios adicionales para entregar a un tercero, pero solo podrán registrar, modificar, buscar y eliminar permisos de salida o ingreso al depósito. Versión del Manual

11 Administración de Usuarios En esta sección se podrá modificar los datos de los usuarios creados por el usuario administrador y/o principal, la información que pueden modificar es la siguiente: Nombre Apellido Para realizar una modificación el usuario solo debe dar clic en el botón que se encuentra al inicio de cada registro de usuario, habiendo dado un clic el icono de modificación se cambia a y se habilitan en el mismo cuadro los datos anteriormente mencionados (Nombre, Apellido, ), se modifican los datos deseados y deben dar clic sobre la palabra Actualizar para que los datos se actualicen. Versión del Manual

12 9. Generación de turno Permiso para Exportador Nuevo Permiso Salida Turno retiro unidades En esta opción el usuario exportador podrá obtener un turno para retiro de unidades. Una vez generado el turno debe ser entregado al transportista para que pueda ingresar al depósito. A continuación el formulario donde se puede realizar este proceso: Debe ingresar el Booking, y dar clic en las flechas circulares del lado derecho, esto hace que se cargue la información de la reserva. Versión del Manual

13 Cuando se haya finalizado de ingresar los datos lo siguiente es guardar la información para luego imprimir el documento del Permiso de Salida, la página da dos opciones: Botón Guardar.- Guarda el registro y para imprimirlo es necesario ir a la opción del menú Buscar Permiso. Botón Guardar/Imprimir.- Este botón ejecuta el mismo proceso que el botón Guardar con la diferencia que al final carga una nueva pagina mostrando la hoja para impresión del Permiso de Salida del Depósito con la opción de exportar a PDF, a continuación mostramos un ejemplo de la página de impresión final. Versión del Manual

14 Buscar Permisos de Salida. En esta sección del sitio web se visualizan los permisos que no han sido vinculados con ningún EIR de salida. Las operaciones que se nos permite ejecutar son tres, los cuales se ejecutan dependiendo del siguientes: icono sobre el cual se de un clic, estos iconos pueden ser los Eliminación del Permiso Impresión del Permiso de Salida Habilitar datos para modificación del Permiso de Salida Opción para guardar o cancelar la modificación. Versión del Manual

15 A continuación detallaremos la función de cada icono: Modificar datos.- La opción de modificación de datos se encuentra en cada fila de la tabla que detalla los Permisos de Salidas, al dar un clic sobre el icono se habilitan las columnas Fecha Salida, Hora Salida, Conductor, Identificación, Placa Vehículo para modificación, en el momento que se da un clic en el icono de habilitación se cambia el icono por, cuando se hayan modificado los datos del permiso se procede a dar un clic en la palabra Actualizar. En caso contrario si ya no se desea modificar el Permiso se debe de dar un clic sobre la palabra Cancelar esto deshabilitará las cajas de textos en la fila donde se estaba cambiando los datos. Eliminación de Permisos.- La opción de eliminación, de la misma forma que la modificación está disponible en cada fila de la tabla de Permisos de Salida, dando un clic en el icono de eliminación en alguna de las filas de la tabla, se presenta un mensaje preguntando para confirmar la eliminación con dos opciones Aceptar y Cancelar, si elije Aceptar el Permiso de Salida queda eliminado y se refresca la ventana y por consiguiente la tabla, para percatarse que el Permiso de Salida no aparece el registro eliminado, además solo se pueden eliminar permisos que no hayan sido vinculados a un EIR de salida en nuestros depósitos. Una vez eliminado el permiso se vuelve a recuperar un espacio en la reserva del booking, y el turno se libera. Versión del Manual

16 Impresión.- En la opción impresión solo se da clic sobre el icono en una fila o Permiso de Salida determinado, y nos enviará a una página donde se muestra la hoja para imprimir del Permiso, este impresión es la misma que nos presenta desde la página donde registramos Permisos de Salida nuevos. Versión del Manual

17 9.2. Permiso para Importador Nuevo Permiso Ingreso - Turno entrega unidades. En esta opción el usuario podrá detallar los datos necesarios para la elaboración de un turno por devolución de contenedor. A continuación formulario donde se puede realizar este proceso: Cuando se haya finalizado de ingresar los datos lo siguiente es guardar hay dos opciones: Botón Guardar.- Guarda el registro y para imprimirlo es necesario ir a la opción del menú Buscar Permisos ingreso. Botón Guardar/Imprimir.- Este botón ejecuta el mismo proceso que el botón Guardar con la diferencia que al final carga una nueva página mostrando la hoja para Versión del Manual

18 impresión del Permiso de Ingreso al Deposito con la opción de exportar a PDF, a continuación mostramos un ejemplo de la página de impresión final. Versión del Manual

19 Buscar Permisos de Ingreso En esta sección del sitio web se visualizan los permisos que no han sido vinculados con ningún EIR de ingreso. Las operaciones que se nos permite ejecutar son tres, los cuales se ejecutan dependiendo del siguientes: icono sobre el cual se dé un clic, estos iconos pueden ser los Eliminación del Permiso Impresión del Permiso de Ingreso Habilitar datos para modificación del Permiso de Ingreso Opción para guardar o cancelar la modificación. Versión del Manual

20 A continuación detallaremos la función de cada icono: Modificar datos.- La opción de modificación de datos se encuentra en cada fila de la tabla que detalla los Permisos de Ingresos, al dar un clic sobre el icono se habilitan las columnas, Conductor, Identificación, Placa, y cambia el icono por, cuando ya se haya cambiado los datos del permiso se procede a dar un clic en la palabra Actualizar, esto guarda los datos. En caso contrario si ya no se desea modificar se debe de dar un clic sobre la palabra Cancelar, esto deshabilitará las cajas de textos en la fila donde se estaba cambiando los datos. Eliminación de Permisos.- La opción de eliminación, de la misma forma que la modificación está disponible en cada fila de la tabla de Permisos de Ingreso, dando un clic en el icono de eliminación en alguna de las filas de la tabla, se presenta un mensaje preguntando para confirmar la eliminación con dos opciones Aceptar y Cancelar, si elige Aceptar el Permiso de Ingreso queda eliminado, solo se pueden eliminar permisos que no hayan sido vinculados a un EIR de ingreso en nuestros depósitos. Una vez eliminado el permiso el turno se libera. Versión del Manual

21 Impresión.- En la opción impresión solo se da clic sobre el icono en una fila o Permiso de Ingreso determinado, y nos enviará a una página donde se muestra la hoja para imprimir del Permiso, este impresión es la misma que nos presenta desde la página donde registramos Nuevo Permiso Ingreso. Versión del Manual