DIRECCIÓN GENERAL DE AVIACIÓN CIVIL PROCEDIMIENTO No A-2016

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1 DIRECCIÓN GENERAL DE AVIACIÓN CIVIL PROCEDIMIENTO No A-2016 ACEPTACION Y EVALUACIÓN DEL SMS DEL PROVEEDOR DE SERVICIOS DE TRANSITO AEREO I. PROPOSITO Proporcionar información y guía a los inspectores de Vigilancia Operacional a la Navegación Aérea ATS para la aceptación y evaluación permanente del SMS, cumpliendo con las Regulaciones Técnicas aplicables. II. III. REVISIÓN/CANCELACIÓN Emisión: Déjese sin efecto al Procedimiento Nro , de 27 de enero de MATERIA Este procedimiento, es aplicable por los Inspectores ATS de Vigilancia Operacional a la Navegación Aérea responsables de la aceptación y evaluación permanente del SMS de los Proveedores de Servicio Tránsito de Tránsito Aéreo que requieren establecer e implementar un Sistema de Gestión de la Seguridad Operacional (SMS). A. GENERALIDADES a) Los Inspectores VONA ATS, deben revisar detalladamente la documentación y Regulaciones Técnicas aplicables, con la finalidad de verificar que los Proveedores de Servicio de Tránsito Aéreo cumplan con lo requerido por la AAC, para lo cual deben guiarse con la Lista de verificación de aceptación/evaluaciónn del SMS según la Tabla 1 para la evaluación/aceptaciónn del SMS. b) La lista de verificación de la Tabla 1 aceptación/evaluación del SMS, contiene un cuestionario para la evaluación y aceptación inicial del SMS del proveedor de servicios ATSP. Esto garantizará que todos los elementos y sus procesos relacionados estén implementados dentro de la organización. c) La Tabla 2 dispone de una lista de verificación para la evaluación del SMS de rutina, a ser utilizadaa posterior a que el SMS ATSP haya completado el proceso de evaluación y aceptación inicial por la AAC. 1

2 d) Algunas preguntas de la lista de verificación de la Tabla 1 aceptación/evaluación del SMS, ya no serán apropiadas o necesarias para propósitos de la evaluación de rutina. B. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS Definiciones (a) Ejecutivo Responsable: es un funcionario perteneciente a la Alta Dirección quien debe tener conjuntamente: i. Autoridad en cuestiones de recursos humanos; ii. Autoridad en cuestiones financieras significativas; iii. Autoridad sobre las operaciones certificadas; iv. Autoridad sobre los asuntos de seguridad operacional; v. Responsabilidad directa en los asuntos de la organización (b) Encargado/Oficial de la seguridad operacional. Es la persona que centraliza y coordina todos los aspectos relacionados con el SMS y, es el responsable de la oficina de seguridad operacional. (c) Gerentes funcionales: son los encargados y responsables de las áreas operacionales y que están vinculados con la seguridad operacional, ejemplo: gerente de mantenimiento, gerente de operaciones, etc. (d) Gestión. El proceso de planear, organizar, ejecutar, coordinar, monitorear, prever y ejercer control, este proceso que comprende la dirección y control para obtener resultados de acuerdo a estándares de desempeño establecidos tomando en cuenta alcance, calidad, tiempo y costo. El proceso contempla la participación para el establecimiento de los estándares y el monitoreo del desempeño. (e) Informe de seguridad operacional. Es la descripción documentada de una preocupación de seguridad operacional. (f) Política. Una política constituye un plan general de alto nivel que establece los objetivos y las metas de una organización. 2

3 Son los principios y guías para dar dirección a una organización. (g) (h) (i) Preocupación de seguridad operacional. Es una situación observada, luego de la identificación de un peligro o condición peligrosa, evaluada sus consecuencias y evaluadas también las consecuencias de los riegos de seguridad operacional, y que genera un informe de seguridad operacional. Proactivo. Una vigilancia del tipo proactiva busca identificar activamente peligros potenciales mediante un análisis de las actividades cotidianas de la compañía. Procedimiento. Un procedimiento son pasos o actividades controladas de carácter documentado mediante las cuales se puede lograr las metas y directivas de una política respectiva. (j) Reactivo. Una vigilancia mediante el proceso reactivo responde a eventos que ya ocurrieron. (k) Seguridad Operacional. Es el estado donde la posibilidad de dañar a las personas o las propiedades se reduce y mantiene al mismo nivel o debajo de un nivel aceptable mediante un proceso continuo de identificación de peligros y gestión de riesgos de la seguridad operacional. (l) Sistema. Conjunto de reglas o principios sobre una materia, estructurados y enlazados entre sí. También, se puede decir que es un conjunto de ideas, principios o que conforman una teoría coherente y completa. (m) Sistema de gestión de seguridad operacional (SMS). Es un enfoque sistemático para la gestión de la seguridad operacional, que incluye la estructura orgánica, las líneas de responsabilidad, las políticas y los procedimientos necesarios para ese fin. 3

4 Abreviaturas AAC AD ADREP AIB AIR ALoSP AMAN AMS ANS ATC ATM ATS ATSP CAN CFIT CMA CNS CRM DMS Doc ECCAIRS EMS ERP FRMS GAQ H HF HIRA HIRM ISO istars MCM MEL MSL N/A Autoridad Aeronáutica Civil Directriz de aeronavegabilidad Notificación de datos sobre accidentes/incidentes (OACI) Comité de investigación de accidentes Aeronavegabilidad Nivel aceptable del rendimiento en materia de seguridad operacional Maniobra abrupta Programa de mantenimiento de aeronaves Servicios de navegación aérea Control de tránsito aéreo Gestión del tránsito aéreo Servicios de Tránsito Aéreo Proveedor de servicios de Tránsito Aéreo Aviso de medida correctiva Impacto contra el suelo sin pérdida de control Enfoque de observación continua Comunicaciones, navegación y vigilancia Gestión de recursos de tripulación Sistema de gestión de documentación Documento Centro europeo de coordinación de sistemas de incidentes y accidentes de aviación Sistema de gestión ambiental Plan de respuesta ante emergencias Sistema de gestión de riesgos asociados a la fatiga Cuestionario del análisis de brechas Peligro Factores humanos Identificación de peligros y evaluación de riesgos Identificación de peligros y mitigación de riesgos Organización Internacional de Normalización Sistema integrado de análisis y notificación de tendencias de seguridad operacional Manual de control de mantenimiento Lista de equipo mínimo Nivel medio del mar No corresponde 4

5 OACI OHSMS ORP OSC OSHE PC POA QA QC QM QMS RSOO SA SAG SARPS SDCPS SHEL SM SMM SMP SMS SOP SPI SRM SSO SSP USOAP WIP Organización de Aviación Civil Internacional Sistema de gestión sobre cuestiones de salud y seguridad en el trabajo Perfil de riesgo de la organización Cultura de seguridad operacional de la organización Seguridad, salud y ambiente en el trabajo Control preventivo Aprobación como organización de producción Aseguramiento de la calidad Control de la calidad Gestión de la calidad Sistema de gestión de la calidad Organización regional de vigilancia de la seguridad operacional Garantía de seguridad operacional Grupo de acción de seguridad operacional Normas y métodos recomendados (OACI) Sistema de recopilación y procesamiento de datos sobre seguridad operacional. Software/hardware/entorno/liveware Gestión de la seguridad operacional Manual de gestión de la seguridad operacional Grupo de expertos sobre gestión de la seguridad operacional Sistema de gestión de la seguridad operacional Procedimientos operacionales normalizados Indicador de rendimiento en materia de seguridad operacional Gestión de riesgos de seguridad operacional Oficina de servicios de seguridad operacional Programa estatal de seguridad operacional Programa universal de auditoría de la vigilancia de la seguridad operacional (OACI) Obras en progreso Las definiciones y abreviaturas adicionales relativas a este procedimiento, se podrán encontrar en el Doc AN/474, Tercera edición C. PROCESO DE ACEPTACIÓN DEL SMS El Proceso de Aceptación del SMS del Proveedor de Servicios ATSP, consta de: Reunión Inicial Solicitud Formal 5

6 Aceptación por etapas del SMS ATSP Mecanismo de evaluación al SMS ATSP; y, Aceptación Final del SMS La implementación del SMS ATSP, se ajustará a la dimensión del proveedor de servicios y la complejidad de los productos o servicios brindados por mencionado proveedor. El tiempo para la implementación será el acordado entre los Inspectores VONA ATS, responsables del proceso de aceptación y el Proveedor de Servicio de Tránsito Aéreo. D. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Convenio sobre Aviación Civil Internacional; (Documento 7300) Anexos 1, 6, 8, 11, 13, 14 y 19 de la OACI; Normativa 11, Regulaciones Técnicas RDAC, Parte: 91, 121, 135, 139, 141, 145, 153. Manual de gestión de la seguridad operacional (SMM) OACI, Doc AN/474 tercera edición -2013; E. DESARROLLO DEL PROCESO DE ACEPTACIÓN DEL SMS El Proveedor de servicios de Tránsito Aéreo, para cumplir las etapas de Implementación del SMS, podrá revisar, sin limitarse a éste procedimiento, la Circular de Asesoramiento, las RDAC y la documentación OACI pertinente. Para fines de registro, control y archivo, se deberá elaborar las respectivas Actas del desarrollo del proceso. REUNION INICIAL La AAC a través de los Inspectores responsables del proceso de aceptación del SMS ATSP, establecerá fecha y hora para la Reunión Inicial con el Proveedor de Servicios de Tránsito Aéreo, en la que se proporcionará información general de cómo se llevará a cabo éste proceso y la documentación técnica necesaria, como; Regulaciones, Circulares de Asesoramiento, Manuales, etc., que ayudarán a éste propósito. SOLICITUD Mediante oficio dirigido a la AAC, el Proveedor de Servicios, de Tránsito Aéreo, presentará la Solicitud para Aceptación de su SMS, adjuntando la información relevante (Plan de implementación del SMS), así como la nómina del personal clave de la seguridad operacional que lo representará en el proceso. Ver Anexo 1 de este Doc. 6

7 La AAC, verificará la información presentada y convocará a través de los Inspectores designados por esta autoridad como responsables del proceso de aceptación del SMS ATSP a una reunión para dar inicio al proceso de aceptación. Ver Anexo 2 de este Doc. ACEPTACIÒN POR ETAPAS DELSMS ATSP El proceso de aceptación del SMS del proveedor de servicios de Tránsito Aéreo ATSP, se efectuará en 4 Etapas, que serán ejecutadas en forma progresiva, cada etapa, se asocia con varios elementos según el marco de trabajo del SMS determinado por el proveedor de servicios. ETAPA I.- OBJETIVO: La Etapa I de la implementación del SMS, es proporcionar una metodología sobre cómo se van a cumplir los requerimientos del SMS e integrar dentro de los sistemas de control de la organización, así como un marco de responsabilidad para esta implementación. DESARROLLO DE LA ETAPA I Durante la Etapa I, se evaluará el establecimiento de la planificación básica y la asignación de responsabilidades, análisis de carencias, la identificación del Ejecutivo Responsable, Coordinador y personal clave de seguridad operacional del ATSP, a fin de determinar el estado de los procesos existentes de gestión de seguridad operacional y de ser necesario planificar el desarrollo de procesos adicionales mediante la lista de evaluación de la Tabla 1. El resultado significativo de la Etapa I es el plan de implementación del SMS. Al completar la Etapa I, las actividades deben estar finalizadas y aceptadas por los Inspectores responsables del proceso de aceptación del SMS ATSP, de manera que se verifique que los Elementos 1.1; 1.3; 1.5; 4.1 y 4.2 del SMS se encuentren cumplidos. Elemento Compromiso y responsabilidad de la gestión Elemento 1.5 Documentación del SMS Elemento Nombramiento del personal de seguridad operacional Clave Elemento Capacitación y educación Elemento Comunicación de la seguridad operacional 7

8 AYUDA DE TRABAJO ETAPA I ITEMS SI NO REFERENCIA OBSERVACION 1.1 Compromiso y responsabilidad de la gestión del SMS Identificar al Ejecutivo Responsable SMS Establecer un equipo de implementación del SMS Definir el alcance y la descripción del sistema Realizar un análisis de brechas de SMS 1.5 Documentación del SMS Desarrollar un Plan de implementación SMS 1.3 Nombramiento del personal de S.O. clave Establecer una persona/oficina clave responsable de la administración y mantenimiento del SMS 4.1 Capacitación y educación Establecer un plan de capacitación para el personal, con prioridad para el equipo de implementación del SMS. 4.2 Comunicación de la S.O Iniciar canales de comunicación del SMS /seguridad operacional. ACEPTACION DE LA ETAPA I Una vez que los Inspectores responsables del proceso de aceptación del SMS ATSP, hayan verificado que la documentación presentada es completa y adecuada, procederán a la aceptación y cierre de la misma, mediante un Acta, a fin de que el Proveedor de servicios ATSP, pueda continuar con la Etapa II. Ver Anexo 3 de este Doc. 8

9 ETAPA II.- OBJETIVO: El objetivo de La Etapa II es poner en práctica procesos esenciales de gestión de la seguridad operacional, corrigiendo al mismo tiempo las posibles deficiencias en los procesos de gestión de la seguridad operacional existentes. Esta etapa se dirige a consolidar las actividades de la Organización y desarrollar aquellas que todavía no existen. DESARROLLO DE LA ETAPA II Durante la Etapa II, se evaluará el establecimiento de la política y los objetivos de seguridad, las responsabilidades del personal clave de la seguridad operacional, la conformación del o los comités de seguridad operacional con sus funciones y responsabilidades, el funcionamiento de la oficina de seguridad operacional, el plan de respuesta ante una emergencia y el desarrollo progresivo, a fin de determinar el estado de implementación y su avance, mediante la lista de evaluación de la Tabla 1. El resultado significativo de la Etapa II es la consolidación del plan de implementación del SMS. Al completar la Etapa II, las actividades deben estar finalizadas y aceptadas por los Inspectores responsables del proceso de aceptación del SMS ATSP, de manera que se verifique que los Elementos 1.1; 1.2; 1.4 y 1.5 del SMS se encuentren cumplidos. Elemento Compromiso y responsabilidad de la gestión del SMS Elemento 1.2- Responsabilidades de la seguridad operacional Elemento 1.4- Coordinación de la planificación de respuesta ante emergencias Elemento Documentación del SMS AYUDA DE TRABAJO ETAPA II ITEMS SI NO REFERENCIA OBSERVACION 1.1 Compromiso y responsabilidad de la gestión del SMS Política y los Objetivos de seguridad operacional Política de seguridad operacional firmada por el ejecutivo responsable Se comunica la política de seguridad operacional en toda la 9

10 organización. Existe un procedimiento de revisión de la política de seguridad operacional para garantizar que sigue siendo pertinente y adecuada para la organización. Se establecen objetivos de seguridad operacional para el SMS mediante el desarrollo de normas de rendimiento en materia de seguridad operacional en términos de: 1. Indicadores de rendimiento en materia de seguridad operacional; 2. Niveles de objetivos y alertas de rendimiento en materia de seguridad operacional; y 3. Planes de acción. Se establecen los requisitos del SMS para los subcontratistas: 1. Procedimiento para escribir requisitos de SMS en el proceso contratante; y 2. Se establecen requisitos de SMS en la documentación de licitación 1.2 Responsabilidades de la seguridad operacional Se define las responsabilidades de la seguridad operacional y se las comunica en toda la organización. Esta establecido el grupo de acción de seguridad operacional (SAG). Esta establecido el comité de coordinación de la seguridad operacional/sms. Están definidas las funciones claras para el SAG y el comité de coordinación de la seguridad operacional/sms. Están establecidas líneas de comunicación entre la oficina de servicios de seguridad operacional, el ejecutivo responsable, el SAG y el comité de coordinación de la seguridad operacional/sms. Se encuentra asignado un ejecutivo responsable como el líder del comité de coordinación de seguridad operacional/sms. Está desarrollado un programa de reuniones para la oficina de servicios de seguridad operacional para 10

11 reunirse con el comité de coordinación de seguridad operacional/sms y el SAG, según sea necesario. 1.4 Coordinación de la planificación de respuesta ante emergencias Establecer un plan de respuesta ante emergencias Revisar la descripción del ERP relacionado con la delegación de autoridad y asignación de responsabilidades de emergencia. Establecer procedimientos de coordinación para medidas mediante el personal clave durante la emergencia y volver a las operaciones normales. Identificar entidades externas que interactuarán con la organización durante situaciones de emergencia. Evaluar los ERP respectivos de las entidades externas. Establecer la coordinación entre los diferentes ERP. Incorporar información acerca de la coordinación entre los diferentes ERP en la documentación de SMS de la organización. 1.5 Documentación del SMS Está creado un sistema de documentación de SMS para describir, guardar, recuperar y archivar toda la información y los registros relacionados con SMS al: 1. Desarrollar un documento de SMS que sea un manual independiente o una sección distinta dentro de un manual institucional controlado existente (véase el Apéndice 4 cap. 5 doc para una guía sobre el desarrollo de un manual de SMS); 2. Establecer un sistema de archivo de SMS para recopilar y mantener los registros actuales en relación con los procesos de SMS constantes de la organización; 3. Mantener registros para proporcionar una referencia histórica, así como también, el estado actual de todos los procesos de SMS, como por ejemplo: un registro de peligros; 11

12 un índice de evaluaciones de seguridad operacional completadas; registros de capacitación de SMS/ seguridad operacional; los SPI actuales y los objetivos de seguridad operacional asociados; informes de auditoría interna de SMS; actas de la reunión del comité de SMS/seguridad operacional y el plan de implementación de SMS; 4. Mantener registros que servirán como evidencia de la operación de SMS y las actividades durante la evaluación o auditoría internas o externas del SMS. ACEPTACION DE LA ETAPA II Una vez que los Inspectores responsables del proceso de aceptación del SMS ATSP hayan verificado que la documentación presentada es completa y adecuada, procederán a la aceptación y cierre de la misma, mediante un Acta, a fin de que el Proveedor de servicios ATSP, pueda continuar con la Etapa III. Ver Anexo 3 de este Doc. ETAPA III.- OBJETIVO: El objetivo de la Etapa III es el de establecer un proceso para la gestión de los riesgos. El proveedor de servicios ATSP, deberá estar listo para recopilar información sobre seguridad operacional, y, realizar análisis de los datos de seguridad operacional obtenidos por medio de los distintos sistemas de notificación de peligros. DESARROLLO DE LA ETAPA III Durante la Etapa III, se evaluará el establecimiento de los procedimientos para la identificación de peligros (procesos reactivos, proactivos y predictivos), priorización de peligros identificados para la mitigación de riesgos, procedimientos de gestión de riesgo para evaluación y mitigación de riesgos de seguridad operacional mediante la utilización de matrices de riesgo, evaluar la metodología aplicada por el proveedor de servicios ATSP para el control y medición del rendimiento de seguridad operacional (internos); verificar los indicadores de seguridad operacional (ALoSP inicial) aceptables a la AAC; se evaluará el establecimiento de un proceso para la gestión del cambio, garantizando los procedimientos y mejora continua de seguridad operacional del proveedor de servicios. 12

13 Al completar la Etapa III, las actividades deben estar finalizadas y aceptadas por la AAC, de manera que se verifique que los Elementos 2.1; 2.2; 3.1; 3.2 y 3.3 del SMS se encuentren cumplidos. Elemento Identificación de peligros Elemento Evaluación y mitigación de riesgos de seguridad operacional Elemento Control y medición del rendimiento en materia de seguridad operacional Elemento La gestión de cambio Elemento Mejora continua del SMS AYUDA DE TRABAJO ETAPA III ITEMS SI NO REFERENCIA OBSERVACION 2.1 Identificación de peligros Establecer un sistema de notificación voluntaria y confidencial Está establecido un plan para la revisión sistemática de todos los procesos relacionados con la seguridad operacional de aviación aplicables que sean idóneos para el proceso de identificación de peligros y mitigación de riesgos (HIRM) Está establecido un proceso para la priorización y asignación de peligros identificados para la mitigación de riesgos. 2.2 Evaluación y mitigación del riesgo de la seguridad operacional Están establecidos procedimientos de gestión de riesgos de la seguridad operacional: 1. Que incluya aprobación y proceso de revisión periódico 2. Desarrollar y adoptar matrices de riesgos Están incluidas matrices de riesgos en el material de instrucción 3.1 Control y medición del rendimiento en materia de seguridad operacional Están establecidos procedimientos de 13

14 notificación e investigación de sucesos Está establecido un sistema de recopilación, procesamiento y de análisis de datos de seguridad operacional de los resultados de alto impacto; Están desarrollados SPI de alto impacto y una configuración de objetivos y alertas asociada, estos indicadores deben de ser acordados. 3.2 La gestión del cambio Está establecido un proceso formal para la gestión del cambio Está garantizado que los procedimientos de la gestión del cambio aborden el impacto de los registros existentes de rendimiento en materia de seguridad operacional y de mitigación de riesgos antes de implementar nuevos cambios. Están establecidos procedimientos para garantizar que se lleve a cabo (o se considere) la evaluación de seguridad operacional de las operaciones, los procesos y los equipos relacionados con la seguridad operacional de la aviación, según corresponda, antes de ponerlos en servicio. 3.3 Mejora continua del SMS Está establecido un programa interno de auditoría de la calidad. Está establecido un programa externo de auditoría de la calidad. Desarrollar formularios para las evaluaciones internas. Definir un proceso de auditoría interna de seguridad operacional. Definir un proceso de auditoría externa de seguridad operacional. Definir un programa para la evaluación de instalaciones, equipos, documentación y procedimientos que se deben completar mediante auditorías y estudios. Desarrollar documentación pertinente para el aseguramiento de la seguridad operacional. ACEPTACION DE LA ETAPA III Una vez que los Inspectores responsables del proceso de aceptación del SMS 14

15 ATSP hayan verificado que la documentación presentada es completa y adecuada, se procederá a la aceptación y cierre de la misma, mediante un Acta, a fin de que el Proveedor de servicios ATSP, pueda continuar con la Etapa IV. Ver Anexo 3 de este Doc. ETAPA IV.- OBJETIVO: El objetivo de la Etapa IV es el de la implementación madura de la gestión de riesgos de la seguridad operacional y el aseguramiento de la seguridad operacional, y, se evalúa mediante la implementación de control periódico, retroalimentación y una medida correctiva continua para mantener la eficacia de los controles de riesgos de seguridad operacional. DESARROLLO DE LA ETAPA IV Durante la Etapa IV, se evaluará el establecimiento del procedimiento disciplinario y política existentes considerando los errores o las equivocaciones accidentales de las infracciones deliberadas o graves, la integración de los peligros identificados en los informes de investigación de sucesos y el procedimiento de notificación, el control y medición de rendimiento mediante la mejora continua con la recopilación y procesamiento de datos de seguridad operacional, los indicadores de seguridad operacional (ALoSP maduro) aceptable para la AAC, y, el establecimiento de programas de auditorías del SMS. Se verificará que la capacitación y educación mediante los programas establecidos por el proveedor de servicios ATSP, asi mismo haya promovido la comunicación mediante medios internos y externos. Al completar la Etapa IV, las actividades deben estar finalizadas y aceptadas por la AAC, de manera que se verifique que los elementos 1.1; 2.1; 3.1; 3.3; 4.1 y 4.2 del SMS se encuentren cumplidos. Elemento Compromiso y responsabilidad de la gestión Elemento Identificación de peligros Elemento Control y medición del rendimiento en materia de seguridad operacional Elemento Mejora continua del SMS Elemento Capacitación y educación 15

16 Elemento Comunicación de seguridad operacional AYUDA DE TRABAJO ETAPA IV ITEMS SI NO REFERENCIA OBSERVACION 1.1 Compromiso y responsabilidad de la gestión del SMS Mejorar el procedimiento disciplinario/la política existentes con una debida consideración de los errores o las equivocaciones accidentales de las infracciones deliberadas o graves. Cultura justa 1. La administración debe promover un ambiente laboral no punitivo. Esto se refiere sencillamente como Cultura Justa. 2. Un ambiente no punitivo es fundamental para tener una buena cultura para la elaboración de informes. 3. Los empleados deben conocer y estar de acuerdo con lo que es un comportamiento aceptable e inaceptable. 4. La administración no debe tolerar la negligencia o infracciones deliberadas. Una cultura de equidad reconoce, que en determinadas circunstancias, existe una necesidad de una acción punitiva e intenta definir la línea entre las actividades y acciones aceptables y no aceptables. Política disciplinaria no punitiva 1. Se sabe que los humanos tendrán errores y se deben desarrollar sistemas que sean tolerantes a los errores y deben cambiarse los comportamientos para reducir la oportunidad de que ocurran errores. 2. No es objetivo de la política buscar la parte culpable con el fin de administrar la retribución 16

17 del error. La meta no es imponer una acción punitiva, sino asegurarse de que no suceda de nuevo. 2.1 Identificación del Peligro Integrar los peligros identificados en los informes de investigación de sucesos con el sistema de notificación voluntaria. Integrar los procedimientos de identificación de peligros y gestión de riesgos con el SMS del subcontratista o del cliente, donde corresponda. Si fuera necesario, desarrollar un proceso para priorizar peligros recopilados para la mitigación de riesgos según las áreas de mayor necesidad o preocupación. 3.1 Control y medición del rendimiento en materia de seguridad operacional Mejorar el sistema de recopilación y procesamiento de datos de seguridad operacional para incluir eventos de bajo impacto. Desarrollar SPI de bajo impacto y una configuración de objetivos/alertas asociada. Indicadores de alto impacto Indicadores de bajo impacto Lograr un acuerdo con la autoridad de vigilancia del Estado sobre indicadores de rendimiento en materia de seguridad operacional de bajo impacto y niveles de objetivos/alertas de rendimiento en materia de seguridad operacional. 3.3 Mejora continua del SMS Establecer auditorías de SMS o integrarlas en los programas de auditoría interna o externa existentes. Establecer otros programas de revisión/estudio de SMS operacional, donde corresponda. 4.1 Capacitación y educación Completar un programa de capacitación de SMS para todo el personal pertinente. 4.2 Comunicación de la seguridad operacional 17

18 Establecer mecanismos para promover la distribución y el intercambio de información de seguridad operacional de forma interna y externa. En la implementación del enfoque por etapas, los siguientes elementos 1.5; 4.1; 4.2, se implementarán progresivamente en cada una de las etapas. ACEPTACION DE LA ETAPA IV Una vez que los Inspectores responsables del proceso de aceptación del SMS ATSP hayan verificado que la documentación presentada es completa y adecuada, se procederá a la aceptación y cierre de la misma, mediante un acta. MECANISMO DE EVALUACIÓN AL SMS ATSP La implementación del sistema de gestión de seguridad operacional del proveedor de servicios será evaluado mediante la aplicación de la Tabla 1. Aceptación/Evaluación del SMS ACEPTACION FINAL DEL SMS La AAC, previo al informe final de los Inspectores responsables del proceso de aceptación, comunicará oficialmente al Proveedor de Servicios de Tránsito Aéreo ATSP, mediante documento formal, la aceptación de su Sistema de Gestión de Seguridad Operacional (SMS). 18

19 TABLA 1. LISTA DE ACEPTACIÓN/EVALUACIÒN DEL SMS DEL ATSP Lista de Verificación Evaluación/Aceptación de SMS Nombre de la Organización: Fecha de la Evaluación: Evaluado por: PDE-VONA-ATS ETAPA I ITEMS SI NO REFERENCIA OBSERVACIONES 1.1 Compromiso y responsabilidad de la gestión del SMS Está Identificado el Ejecutivo Responsable de SMS del ATSP Está establecido un equipo de implementación del SMS Se encuentra definido el alcance y la descripción del sistema Existe un análisis de brechas de SMS 1.5 Documentación del SMS Existe un Plan de implementación SMS 1.3 Nombramiento del personal de S.O.clave Está establecida una persona/oficina clave responsable de la administración y mantenimiento del SMS 4.1 Capacitación y educación Está establecido un plan de capacitación para el personal, con prioridad para el equipo de implementación del SMS. 4.2 Comunicación de la S.O. Se han iniciado canales de comunicación del SMS/seguridad operacional. 19

20 ETAPA II ITEMS SI NO REFERENCIA OBSERVACIONES 1.1 Compromiso y responsabilidad de la gestión del SMS Existe una declaración de Política y Objetivos de seguridad operacional documentada. Se encuentra la Política de seguridad operacional firmada por el ejecutivo responsable Se comunica la Política operacional en toda la organización. Existe un procedimiento de revisión de la política de seguridad operacional para garantizar que sigue siendo pertinente y adecuada para la organización. Se establecen objetivos de seguridad operacional para el SMS mediante el desarrollo de normas de rendimiento en materia de seguridad operacional en términos de: 1. Indicadores de rendimiento en materia de seguridad operacional 2. Niveles de objetivos y alertas de rendimiento en materia de seguridad operacional; y, 3. Planes de acción. Se establecen los requisitos del SMS para los subcontratistas: 1. Procedimiento para escribir requisitos de SMS en el proceso contratante; y Se establecen requisitos de SMS en la documentación de licitación 1.2 Responsabilidades de la seguridad operacional Se define las responsabilidades de la seguridad operacional y se las comunica en toda la organización. Esta establecido el grupo de acción de seguridad operacional 20

21 (SAG). Esta establecido el comité de coordinación de la seguridad operacional/sms Están definidas las funciones claras para el SAG y el comité de coordinación de la seguridad operacional/sms. Están establecidas líneas de comunicación entre la oficina de servicios de seguridad operacional, el ejecutivo responsable, el SAG y el comité de coordinación de la seguridad operacional /SMS Se encuentra asignado un ejecutivo responsable como el líder del comité de coordinación de seguridad operacional/sms Está desarrollado un programa de reuniones para la oficina de servicios de seguridad operacional para reunirse con el comité de coordinación de seguridad operacional/sms y el SAG, según sea necesario. 1.4 Coordinación de la planificación de respuesta ante emergencias Establecer un plan de respuesta ante emergencias Revisar la descripción del ERP relacionado con la delegación de autoridad y asignación de responsabilidades de emergencia. Establecer procedimientos de coordinación para medidas mediante el personal clave durante la emergencia y volver a las operaciones normales. Identificar entidades externas que interactuarán con la organización durante situaciones de emergencia. Evaluar los ERP respectivos de las entidades externas. Establecer la coordinación entre los diferentes ERP. Incorporar información acerca de la coordinación' entre los diferentes ERP en la documentación de SMS de la organización. 21

22 1.5 Documentación del SMS Está creado un sistema de documentación de SMS para describir, guardar, recuperar y archivar toda la información y los registros relacionados con SMS al: 1. Desarrollar un documento de SMS que sea un manual independiente o una sección distinta dentro de un institucional controlado existente (véase el Apéndice 4 cap. 5 doc para una guía sobre el desarrollo de un manual de SMS); 2 Establecer un sistema de archivo de SMS para recopilar y mantener los registros actuales en relación con los procesos de SMS constantes de la organización; 3. Mantener registros para proporcionar una referencia histórica, así como también, el estado actual de todos los procesos de SMS, como por ejemplo: un registro de peligros; un índice de evaluaciones de seguridad operacional completadas; registros de capacitación de SMS/ seguridad operacional; los SPI actuales y los objetivos de seguridad operacional asociados; informes de interna de SMS; actas de la reunión del comité de SMS/seguridad operacional y el plan de implementación de SMS 4 Mantener registros que servirán como evidencia de la operación de SMS y las actividades durante la evaluación o auditoría internas o externas del SMS 22

23 ETAPA III ITEMS SI NO REFERENCIA OBSERVACIONES 2.1 Identificación de peligros Establecer un sistema de notificación voluntaria y confidencial Está establecido un plan para la revisión sistemática de todos los procesos relacionados con la seguridad operacional de aviación aplicables que sean idóneos para el proceso de identificación de peligros y mitigación de riesgos (HIRM) Está establecido un proceso para la priorización y asignación de peligros identificados para la mitigación de Riesgos. 2.2 Evaluación y mitigación del riesgo de la seguridad operacional Están establecidos procedimientos de gestión de riesgos de la seguridad operacional: 1. Que incluya aprobación y proceso de revisión periódico 2. Desarrollar y adoptar matrices de riesgos Están incluidas matrices de riesgos en el material de instrucción 3.1 Control y medición del rendimiento en materia de seguridad operacional Están establecidos procedimientos de notificación e investigación de sucesos. Está establecido un sistema de recopilación, procesamiento y de análisis de datos de seguridad operacional de los resultados de alto Impacto. Están desarrollados SPI de alto impacto y una configuración de objetivos y alertas asociada, estos indicadores deben de ser acordados 3.2 La gestión del cambio Está establecido un proceso formal para la gestión del cambio Está garantizado que los procedimientos de la gestión del cambio aborden el impacto de los 23

24 registros existentes de rendimiento en materia de seguridad operacional y de mitigación de riesgos antes de Implementar nuevos cambios. Están establecidos procedimientos para garantizar que se lleve a cabo(o se considere) la evaluación de seguridad operacional de las operaciones, los procesos y los equipos relacionados con la Seguridad operacional de la aviación, según corresponda, antes deponerlos en servicio. 3.3 Mejora continua del SMS Está establecido un programa interno de auditoría de la calidad. Está establecido un programa externo de auditoría de la calidad. Desarrollar formularios para las evaluaciones internas. Definir un proceso de auditoría interna de seguridad operacional. Definir un proceso de auditoría externa de seguridad operacional. Definir un programa para la evaluación de instalaciones, equipos, documentación y procedimientos que se deben completar mediante auditorías y estudios. Desarrollar documentación pertinente para el aseguramiento de la seguridad operacional. 24

25 ETAPA IV ITEMS SI NO REFERENCIA OBSERVACIONES 1.1 Compromiso y responsabilidad de la gestión - del SMS Mejorar el procedimiento disciplinario/la política existentes con una debida consideración de los errores o las equivocaciones accidentales de las infracciones deliberadas o graves. Cultura justa 1. La administración debe promover un ambiente laboral no punitivo. Esto se refiere sencillamente como "Cultura Justa". 2. Un ambiente no punitivo es fundamental para tener una buena cultura para la elaboración de informes 3. Los empleados deben conocer y estar de acuerdo con lo que es un comportamiento aceptable e inaceptable. 4. La administración no debe tolerar la negligencia o infracciones deliberadas. Una cultura de' equidad reconoce, que en determinadas circunstancias, existe una necesidad de una acción punitiva e intenta definir la línea entre las actividades y acciones aceptables y no aceptables. Política disciplinaria no punitiva 1. Se sabe que los humanos tendrán errores y se deben desarrollar sistemas que sean tolerantes a los errores y deben cambiarse los comportamientos para reducirla oportunidad de que ocurran errores 2. No es objetivo de la política buscar la parte culpable con el fin de administrar la retribución del error. La meta no es imponer una acción punitiva, sino asegurarse de que no suceda de nuevo. 2.1 Identificación del Peligro Integrar los peligros identificados en los informes de investigación de sucesos con el sistema de Notificación voluntaria Integrar los procedimientos de identificación de peligros y gestión de 25

26 riesgos con el SMS del subcontratista o del cliente, donde corresponda. Si fuera necesario, desarrollar un proceso para priorizar peligros recopilados para la mitigación de riesgos según las áreas de mayor necesidad o preocupación 3.1 Control y medición del rendimiento en materia de seguridad operacional Mejorar el sistema de recopilación y procesamiento de datos de seguridad operacional para incluir eventos de bajo impacto. Desarrollar SPI de bajo impacto y Una configuración de objetivos/alertas asociada. Indicadores de alto impacto Indicadores de bajo impacto Lograr un acuerdo con la autoridad de vigilancia del Estado sobre indicadores de rendimiento en materia de seguridad operacional de bajo impacto y niveles de objetivos/alertasde rendimiento en materia de seguridad operacional. 3.3 Mejora continua del SMS Establecer auditorías de SMS o integrarlas en los programas de auditoría interna o externa existentes Establecer otros programas de revisión/estudio de SMS operacional, donde corresponda. 4.1 Capacitación y educación Completar un programa de capacitación de SMS para todo el personal pertinente 4.2 Comunicación de la seguridad operacional Establecer mecanismos para promover la distribución y el intercambio de información de seguridad operacional de forma interna y externa 26

27 TABLA 2. LISTA DE VERIFICACIÓN DE LA EVALUACIÓN DEL SMS EVALUACIÓN DEL SMS DE RUTINA. ITEMS SI NO REFERENCIA OBSERVACIONES Compromiso y responsabilidad de la Gestión - del SMS (1.1). 1. La política de seguridad operacional es pertinente para el alcance complejidad de las operaciones de la organización. 2. Existe evidencia de que la política de seguridad operacional se comunica a todos los empleados con la intención de crear conciencia de sus obligaciones de seguridad operacional individuales. 3. Existe una revisión periódica de la política de seguridad operacional por parte de la administración superior o el comité de seguridad operacional. 4. Las atribuciones del Ejecutivo responsable indican su responsabilidad general para todos los problemas de seguridad operacional. ITEMS SI NO REFERENCIA OBSERVACIONES Responsabilidades de la seguridad operacional (1.2). 1. Existe un comité de seguridad operacional (o mecanismo equivalente) que revisa el SMS y su rendimiento en materia de seguridad operacional 2. La autoridad final del Ejecutivo responsable sobre todas las operaciones realizadas bajo los certificados de su organización se indica en sus atribuciones. ITEMS SI NO REFERENCIA OBSERVACIONES Nombramiento del Personal de seguridad operacional clave (1.3) 1. El coordinador que desempeña el papel de SMS tiene funciones de SMS pertinentes incluidas en sus atribuciones. 2. El coordinador responsable de administrar el SMS no tiene otra responsabilidad que pueda entrar 27

28 en conflicto o perjudicar su papel como coordinador de SMS. 3. El coordinador de SMS tiene acceso o notificación directos al Ejecutivo responsable encargado de la implementación y operación del SMS. 4. El coordinador de SMS es un puesto administrativo superior que no es inferior jerárquicamente o subordinado a otros puestos operacionales o de producción. ITEMS SI NO REFERENCIA OBSERVACIONES Planificación de respuesta ante emergencias (1.4) 1. El ERP aborda escenarios de emergencias/crisis posibles o probables relacionados con las entregas de servicios de aviación. 2. El ERP incluye procedimientos para la producción, la entrega y el respaldo seguros y continuos de sus productos o servicios de la aviación durante tales emergencias o contingencias. 3. Los ensayos o ejercicios del ERP se llevan a cabo de acuerdo con el plan y el resultado de los ensayos efectuados se documenta. 4. El ERP aborda la integración relevante con organizaciones del cliente o el subcontratista, donde corresponda. 5. Existe evidencia de una revisión periódica del ERP para garantizar su relevancia y eficacia continuas. ITEMS SI NO REFERENCIA OBSERVACIONES Documentación del SMS (1.5) 1. Los componentes y elementos del SMS de la organización se manifiestan adecuadamente en el documento del SMS, 2. Los componentes y elementos del SMS documentados de la organización están en línea con los requisitos de SMS de la autoridad de la aviación. 3. Existe evidencia de una coordinación o integración de SMS pertinente con las organizaciones de cliente o subcontratista externos, donde corresponda. 28

29 4. Existe evidencia de procedimientos de revisión periódica del documento de SMS y la documentación de respaldo para garantizar su continua relevancia. 5. Se dispone de los registros acerca de la revisión periódica de las evaluaciones de seguridad operacional/riesgos existentes. ITEMS SI NO REFERENCIA OBSERVACIONES Identificación de Peligros (2.1). 1. La cantidad o tasa de informes de peligros registrados/recopilados de la organización es proporcional a la envergadura y el alcance de las operaciones de la organización. 2. El sistema de notificación de peligros es confidencial y tiene disposiciones para proteger la identidad del notificador. 3. Existe evidencia de que los peligros/amenazas descubiertos durante el proceso de investigación de incidentes/accidentes están registrados con el sistema HIRM. 4. Existe evidencia de que los peligros registrados se procesan sistemáticamente para la mitigación de riesgos, donde corresponda. ITEMS SI NO REFERENCIA OBSERVACIONES Evaluación y mitigación de riesgos de seguridad operacional (2.2) 1. Existe evidencia de que las operaciones, los procesos, las instalaciones y los equipos con implicaciones de la seguridad operacional de la aviación se someten progresivamente al proceso HIRM de la organización. 2. Un nivel adecuado de gestión aprueba los informes de evaluación de riesgos completada. 3. Existe un procedimiento para la revisión periódica de los registros de mitigación de riesgos completados, ITEMS SI NO REFERENCIA OBSERVACIONES Control y medición del rendimiento en materia de seguridad operacional (3.1). 29

30 1. Los indicadores de rendimiento en materia de seguridad operacional del SMS de la organización se han acordado con la autoridad de aviación nacional pertinente. 2. Existen indicadores de rendimiento en materia de seguridad operacional basados en datos de alto impacto (por ejemplo, tasas de incidentes graves y accidentes). 3. Hay indicadores de rendimiento en materia de seguridad operacional de bajo impacto (por ejemplo, no cumplimiento, eventos de desviación). 4. Existe una configuración de nivel de alertas u objetivos dentro de los indicadores de rendimiento en materia de seguridad operacional, donde corresponda. 5. El procedimiento de gestión de cambio de la organización incluye el requisito que señala que se realice una evaluación de riesgos de la seguridad operacional, donde corresponda. 6. Existe evidencia de una medida correctiva o de seguimiento tomada cuando no se logran los objetivos o se violan los niveles de alerta. ITEMS SI NO REFERENCIA OBSERVACIONES La gestión de cambio (3.2) 1. Existe evidencia de que hay procesos y operaciones relacionados con la seguridad operacional de aviación pertinente que se han sometido al proceso HIRM de la organización, según corresponda. 2. El procedimiento de gestión de cambio de la organización incluye el requisito que señala que se realice una evaluación de riesgos de la seguridad operacional, donde corresponda. ITEMS SI NO REFERENCIA OBSERVACIONES Mejora continua del SMS (3.3) 30

31 1. Existe evidencia de que se ha planificado y llevado a cabo una auditoría/evaluación interna del SMS. ITEMS SI NO REFERENCIA OBSERVACIONES Capacitación, educación y comunicación (4.1, 4.2) 1. Existe evidencia de que todo el personal implicado en las operaciones de SMS han tomado un curso de capacitación o familiarización de SMS adecuado. 2. Al personal que participa en la evaluación de riesgos se le brinda capacitación o familiarización adecuadas de la gestión de riesgos. 3. Existe evidencia de una publicación, una circular o un canal de seguridad operacional (SMS) para comunicar la seguridad operacional y asuntos de SMS a los empleados. 31

32 Anexo 1 SOLICITUD DE APLICACIÓN FORMAL Quito, a Señor Director General de Aviación Civil Presente.- De mi consideración: En calidad de representante legal del Proveedor de Servicios de Tránsito Aéreo, solicito a usted señor Director General, autorizar el inicio del Proceso de Aceptación del SMS, para lo cual adjunto la información correspondiente: a. Información relevante Proveedor de Servicios: Plan de implementación del SMS: Dirección matriz: ( , teléfono): b. Personal clave de Seguridad Operacional Ejecutivo Responsable: Coordinador de la administración del SMS: Adjuntamos toda la información reglamentaria requerida: Atentamente, Firma y cargo Ejecutivo Responsable 32

33 Anexo 2 DESIGNACIÓN DE LOS INSPECTORES RESPONSABLES DEL PROCESO DE ACEPTACIÓN DEL SMS ATSP Quito, Señor Presente. La Autoridad Aeronáutica Civil, por medio de la Dirección de Inspección y Certificación, designa a los siguientes Inspectores de la Vigilancia operacional a la Navegación Aérea, para conformar el equipo de Aceptación del SMS del proveedor de servicios: ESPECIALIDAD ATS NOMBRE Jefe de Equipo Inspector ATS Inspector ATS Atentamente, Director Inspección Certificación 33

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