ADVERTENCIA SOBRE LA AUSENCIA DE CONTRATO EN LOS SERVICIOS DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA DEL MINISTERIO DE SALUD Y DEMORA EN LA CONTRATACIÓN DE LOS MISMOS

Transcripción

1 MINISTERIO DE SALUD DIRECCIÓN GENERAL DE AUDITORÍA Teléfonos: / Fax: Correo electrónico: auditoria.interna@misalud.go.cr DGA de mayo-2017 Doctor Fernando Llorca Castro Ministro de Salud DESPACHO MINISTERIAL ASUNTO: ADVERTENCIA SOBRE LA AUSENCIA DE CONTRATO EN LOS SERVICIOS DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA DEL MINISTERIO DE SALUD Y DEMORA EN LA CONTRATACIÓN DE LOS MISMOS Estimado Doctor: Dentro de las competencias de la Auditoría Interna indicadas en el artículo 22 inciso d) de la Ley General de Control Interno, así como a la norma del Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público R-DC , se establecen los servicios preventivos que debe prestar a la administración activa, entre los cuales se consigna la advertencia para señalar posibles riesgos y consecuencias de determinadas conductas o decisiones, cuando sean de conocimiento de la auditoría. En la Administración Pública, las adquisiciones de bienes y servicios deben ajustarse a las disposiciones contenidas en la Ley de Contratación Administrativa, para la contratación del Servicio de Seguridad y Vigilancia de este Ministerio se han presentado una serie de situaciones que están incumpliendo y demorando el acatamiento de la normativa en contratación y por ende el alcance en forma y tiempo de los servicios requeridos y que a continuación se detallan: - El Ministerio de Salud estaba recibiendo los servicios de seguridad y vigilancia por medio de la Licitación Pública 2010LN UPIMS que cubrió el periodo del 01 de octubre de 2011 al 30 de setiembre de 2015; en ese último mes, la Administración divulgó el concurso 2015LN para cubrir los siguientes cuatro años, ciertamente no había tiempo suficiente para concretar la contratación, por lo que se procedió a realizar ampliación al contrato de la Licitación Pública 2010LN UPIMS por 6 meses, cubriendo así el periodo del 1 de octubre de 2015 al 31 de marzo de Como el acto de adjudicación de la Licitación Pública 2015LN fue apelado ante la Contraloría General de la República, la Administración gestionó una solicitud ante el ente contralor para tramitar una contratación directa por 6 meses más para cubrir el periodo del 1 de abril de 2016 al 30 de setiembre de 2016.

2 - Producto de las apelaciones, la Contraloría General, señaló una serie de debilidades sobre los procedimientos realizados, la Administración procedió inicialmente a declarar infructuosa la Licitación Pública 2015LN y luego desierta 1, por lo que se optó por acogerse al Convenio Marco del Ministerio de Hacienda, y así contratar los servicios de Seguridad y Vigilancia para el Nivel Central, Sedes Regionales y Áreas Rectoras a la Empresa CSE Seguridad S.A., a partir del 1 de octubre de El Convenio Marco tenía fecha de vencimiento el 14 de abril del 2017, según se plasma en las Circulares DGABCA y DGABCA de fecha 08 de julio de 2016 y 30 de agosto de 2016 respectivamente, emitidas por la Dirección de General de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda en la cual se indica conviene recordar a los responsables de las proveedurías institucionales, así como a los proveedores comerciales adjudicados, que esta Dirección General no realizará ampliaciones a las vigencias contractuales de los convenios marco; por lo que de no cumplir con lo señalado en la directriz antes citada, se procederá de conformidad con lo establecido en el artículo 20 de la Ley de Contratación Administrativa y 210 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. - A un mes que finalizara la vigencia del Convenio Marco, la Proveeduría Institucional registra en el sistema SICOP la nueva contratación para la adquisición de estos servicios, la Licitación Pública 2017LN Sobre este particular es necesario manifestar que esta Dirección de Auditoría, consultó en enero y en marzo 2 a la Administración sobre las acciones realizadas para contratar los servicios de seguridad y vigilancia en forma previa a la conclusión del convenio marco y fue hasta marzo que señalan el inicio el trámite de una nueva licitación pública, trámite que nuevamente registra una serie de apelaciones al cartel ante la Contraloría General de la República. - El mismo día que se registra la Licitación Pública en el sistema SICOP, se gestiona, a través de su despacho solicitud de autorización de una contratación directa cursada 2017CD por un período de 8 meses para contratar de manera directa el Servicio de Seguridad y Vigilancia a la Empresa CSE Seguridad S.A ante el ente Contralor, quien otorga la autorización mediante oficio N de fecha 06 de abril de 2017 y entregado al Despacho Ministerial el día 17 de abril. - En el sistema SICOP esta contratación se registró el 7 de abril, 2017 y su último movimiento corresponde a la etapa de recomendación técnica. Esta Dirección de Auditoría consulta, entre otros, al Director a.i. de la División Administrativa los motivos por los cuales a la fecha no hay un contrato, sin embargo no explica las razones y asiente que se encuentra en la etapa de recomendación técnica 3. 1 Resolución N de Julio, 2016 y Resolución N de noviembre, 2016, respectivamente 2 Oficios DGA del 16 de enero, 2017 y DGA del 2 de marzo, Oficio DA- DA , del 09 de mayo,

3 - En cuanto a la Licitación Pública 2017LN , mediante resolución R de fecha 31 de marzo de 2017 el ente contralor resuelve declarar parcialmente las apelaciones y señala a la Administración realizar una serie de modificaciones al cartel las cuales no son atendidas por parte de la Proveeduría y declara esta contratación Desierta 4 alegando motivos de salvaguardar el interés público y realizar las modificaciones al cartel licitatorio, por lo que nuevamente la Administración deberá iniciar un nuevo procedimiento de contratación administrativa, que aún no ha iniciado. Cabe aclarar que previo al vencimiento del convenio Marco de Seguridad, la Dirección General de Bienes y Contratación Administrativa mediante circular DGABCA-NC de fecha 17 de marzo de 2017 realiza un recordatorio y notifica a los responsables de las proveedurías institucionales y proveedores comerciales que la finalización del Convenio Marco a las empresas de Seguridad es el día 14 de abril de 2017 y que de no proceder cumplir con lo señalado se procederá con lo establecido en los siguientes artículos de la ley de Contratación Administrativa y su Reglamento: Artículo 20.- Cumplimiento de lo pactado. Los contratistas están obligados a cumplir, cabalmente, con lo ofrecido en su propuesta y en cualquier manifestación formal documentada, que hayan aportado adicionalmente, en el curso del procedimiento o en la formalización del contrato. Artículo Deber de verificación. Es responsabilidad del contratista verificar la corrección del procedimiento de contratación administrativa, y la ejecución contractual. En virtud de esta obligación, para fundamentar gestiones resarcitorias, no podrá alegar desconocimiento del ordenamiento aplicable ni de las consecuencias de la conducta administrativa. El contrato se tendrá como irregular, cuando en su trámite se incurra en vicios graves y evidentes, de fácil constatación, tales como, omisión del procedimiento correspondiente o se haya recurrido de manera ilegítima a alguna excepción. En esos casos, no podrá serle reconocido pago alguno al interesado, salvo en casos calificados, en que proceda con arreglo a principios generales de Derecho, respecto a suministros, obras, servicios y otros objetos, ejecutados con evidente provecho para la Administración. En ese supuesto, no se reconocerá el lucro previsto y de ser éste desconocido se aplicará por ese concepto la rebaja de un 10% del monto total. Igual solución se dará a aquellos contratos que se ejecuten sin contar con el refrendo o aprobación interna, cuando ello sea exigido. 5 4 Resolución N el 7 de abril de Corrida su numeración por el artículo 2 del decr eto ejecutivo N del 10 de octubre del 2016, que lo traspasó del antiguo 210 al 218 3

4 Por lo anteriormente expuesto se advierte lo siguiente: 1. Desde el 15 de abril de 2017, el servicio de seguridad y vigilancia por parte de la Empresa CSE Seguridad S.A se ha brindado efectivamente sin que exista un contrato vigente, por lo que esta contratación se encuentra ante un hecho irregular, es decir, la Administración y la empresa han convenido sin observancia de los procedimientos legales y reglamentarios para una contratación regular, situación que la Administración deberá resolver siguiendo las disposiciones de la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento para determinar el posible resarcimiento de servicio, en consideración del provecho que ha obtenido la Administración del servicio brindado. 2. Aunque la Administración tenga que solventar una necesidad de bienes y servicios que sean fundamentales, no resulta procedente la adquisición de los mismos, sin apegarse al marco normativo de Contratación Administrativa, ni valerse de contrataciones concluidas para seguir recibiendo los objetos contratados. Por lo anterior, la Administración deberá valorar el establecimiento de responsabilidades ante los funcionarios que dieron pie para que la Institución esté ante un hecho irregular, teniendo en cuenta lo señalado en el Capítulo X, sobre Sanciones de la Ley de Contratación Administrativa. 3. Es necesario que la Administración agilice las acciones para que se formalice el contrato con la Empresa CSE Seguridad S.A., así como se establezcan las medidas que garanticen que situaciones como las descritas no se repitan. 4. Adicionalmente, en las Resoluciones del ente contralor se aprecia que el desarrollo de los procedimientos contractuales por parte del Ministerio presenta debilidades para resolver la contratación de los servicios de seguridad y vigilancia, por lo que la decisión de la Proveeduría al declarar desierta la Contratación del 2017 promueve que la Administración agilice un nuevo proceso de Licitación Pública, que a la fecha no se visualiza en el Sistema SICOP, teniendo en cuenta que deberá analizar las observaciones que ha señalado la Contraloría General, a pesar que en las anteriores oportunidades la Proveeduría Institucional ha resuelto no atenderlas. Por lo que esta auditoría señala que la Administración deberá tramitar diligentemente los procedimientos de la nueva contratación, observando los plazos que regulan la contratación para que se alcance el contrato conforme las disposiciones de contratación administrativa y evitando hacer incurrir al Ministerio en actuaciones y actividades eventualmente viciadas de nulidad absoluta, sin lograrse obtener los servicios requeridos y con la consecuente responsabilidad de los funcionarios involucrados. 4

5 Con el fin de dar seguimiento a la presente advertencia y por la urgencia de tomar acciones sobre las situaciones señaladas, se le solicita respetuosamente remitir a esta Dirección copia de las órdenes giradas en un plazo de cinco días hábiles. Atentamente, DIRECCIÓN GENERAL DE AUDITORÍA Licda. Bernardita Irola Bonilla, MSc AUDITORA INTERNA C: Dr. William Barrantes Barrantes, Director, Dirección General de Salud Lic. Alexander Cascante Alfaro, Director a.i División Administrativa MBA, Ronny Stanley Muñoz Salazar, Director, Dirección Asuntos Jurídicos JSG/OAM/BIB/xzc 5