ASUNTO: ADVERTENCIA SOBRE LA RECEPCION DE 20 VEHÍCULOS ADQUIRIDOS A TRAVÉS DE LA PROVEEDURÍA PARA USO DEL CEN CINAI

Transcripción

1 MINISTERIO DE SALUD DIRECCIÓN GENERAL DE AUDITORIA Teléfonos: / Fax: Correo electrónico: audit_ms@ministeriodesalud.go.cr DGA de marzo de 2016 Licenciado Alexander Cascante Alfaro Director División Administrativa a.i. y Oficial Mayor ASUNTO: ADVERTENCIA SOBRE LA RECEPCION DE 20 VEHÍCULOS ADQUIRIDOS A TRAVÉS DE LA PROVEEDURÍA PARA USO DEL CEN CINAI Estimado licenciado Dentro de las competencias de la Auditoría Interna indicadas en el artículo 22 inciso d) de la Ley General de Control Interno, así como a la norma del Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público R-DC , en donde ambas regulaciones establecen los servicios preventivos que debe prestar la auditoría interna a la administración activa, entre los cuales se consigna la advertencia sobre asuntos que son objeto de estudio. Para dar inicio a la compra de 20 vehículos tipo Pick Up, marca Toyota, estilo Hilux, la Dirección Nacional de CEN CINAI envía a la Proveeduría del Ministerio de Salud los siguientes documentos: Solicitud de materiales Nº DGR-UPI-CEN-CINAI de fecha 06 de octubre de 2015 por un monto de 330,000,000 (trecientos treinta millones de colones). Decisión Inicial DN-CEN-CINAI de fecha 06 de octubre de 2015 justificada mediante el DM de fecha 06 de octubre de El día 19 de octubre de 2015 mediante Contratación Directa 2015CD se da inicio al trámite de compra mediante Convenio Marco (DGABCA) para la compra de vehículos para las instituciones públicas que utilizan Compr@red entre el Ministerio de Hacienda y la empresa Purdy Motor S.A. originado de la Licitación Pública 2010LN CMBYC y el día 20 de octubre de 2015 se emite la orden de compra Nº 335. La empresa Purdy Motor, S.A., hace entrega de 20 vehículos a la Central de Almacenamiento y Distribución (CAD), en diciembre 2015, según consta el recibido de las facturas electrónicas # y por parte del funcionario Encargado de la Central de Almacenamiento y Distribución. Entre la documentación se localizaron 4 oficios de fecha 15 de diciembre de 2015 dirigidos a la Dirección General de Tránsito donde declara hemos entregado los vehículos nuevos que se detallan en el presente documento a nuestro cliente

2 y que se está realizando el proceso de inscripción ante el Registro Nacional de Bienes Muebles, donde se hace referencia a las unidades entregadas, motor, chasis y números de placas AGV, y se agrega que el permiso temporal de circulación tiene una vigencia de 45 días naturales. Mediante el oficio DFBS-UBS-CAD , suscrito por el Coordinador del CAD, con fecha de recibido por parte del Área de Transporte 02 de febrero de 2016, se hace entrega de las placas AGV y llaves al Coordinador del Área de Transporte, el cual reza la presente es para hacer entrega de los documentos y llaves de los 20 vehículos tipo pick Up, marca Toyota Hilux los cuales fueron adquiridos según orden de compra , esto para que se realice el trámite de pago de seguros, marchamos y demás trámites que su Área debe de realizar. Es hasta este día (02 de febrero de 2016), 49 días después de la entrega de los vehículos por parte de Purdy Motor al Ministerio de Salud, que el Área de Transporte, recibe documentos e instrucciones por parte del CAD para proceder con los trámites de inscripción en el Registro Nacional y la inclusión en la póliza de seguros, cabe recalcar que a esta fecha, ya había vencido el permiso temporal de circulación de todos los vehículos y el mantenimiento de los vehículos por parte de la empresa se han venido consumiendo. Mediante correo electrónico con fecha 15 de febrero de 2016 dirigido a la Directora de CEN CINAI, suscrito por el Ing. Sánchez le informa lo siguiente: De acuerdo a su solicitud sobre el trámite de los vehículos, le comento que yo recibí la instrucción el como se muestra en el primer archivo adjunto, a partir de este momento se hizo una revisión física de los vehículos de manera que coincidieran los números de motor y número de chasis Adicionalmente en el tercer archivo se muestra el trámite presentado por medio del sistema de Hacienda para que se exonere el impuesto a estos vehículos, mismo que a la fecha sigue pendiente por parte de Hacienda para poder continuar con el proceso. Y por último el día de hoy fueron enviados todos los formularios del INS para poder contar con los vehículos debidamente asegurados. Documento que se puede observar en el segundo archivo. De lo anterior se desprende que los vehículos han permanecido en el CAD más de 2 meses sin seguro ante el INS, exponiendo los vehículos a cualquier siniestro, a esto hay que sumarle el consumo de garantía de mantenimiento preventivo vehicular1, así como la oportunidad y eficiencia que se había logrado con la utilización de la simplificación de los trámites administrativos al aplicar el convenio marco. 1 Según consulta al Sr. Felipe Pérez del Taller de Purdy Motor, Ciudad Toyota: el cambio de aceite y filtro debe realizarse cada 6 meses o en su defecto a los 5,000 km por tratarse de vehículos diésel, si el vehículo lleva sin uso más de dos meses este cambio debe de realizarse a los 6 a partir del ingreso al CAD. 2

3 Adicionalmente, 3 vehículos sufren de descarga de batería, tal y como lo indica el Coordinador del Área de Transporte en el oficio AT/052/2016 de fecha 04 de marzo de 2016, dirigido a la Auditora General, donde señala se indica que los vehículos sufren de descarga en la batería por falta de uso, en este caso los vehículos estuvieron más de un mes sin arrancarse las baterías se descargan (SIC) y no alcanzan la carga óptima para que un vehículo funcione con normalidad De acuerdo con lo señalado, se procede a realizar a una serie de consultas de parte de esta Dirección de Auditoría a las partes relacionadas; entre las cuales se detallan: Mediante oficio DGA de fecha 02 de marzo de 2016, se le consulta a la Proveedora Institucional entre otros, lo siguiente: 4) Detallar ampliamente el trámite que realizó esa proveeduría una vez que ingresaron los vehículos al CAD y 5) Detallar las razones por las que trasladan las placas de agente vendedor y llaves de dichos vehículos al Área de Transporte hasta el día 02 de febrero de 2016( recibido por Transporte) La proveedora responde mediante oficio DFBS-UBS con fecha de 04 de marzo de ) Una vez que los vehículos ingresan, se revisa que los números de motor y chasis coincidan con los números anotados en los documentos de entrega, que no estén golpeados o raspados y que cumplan con las características técnicas anotadas en el Pedido de compras, posteriormente se realizó el despacho respectivo a la Dirección Nacional de Nutrición. Cuando se iba a realizar la entrega a la Dirección Nacional de Nutrición la Directora le indicó al entonces Coordinador del Área de Almacenamiento, Registro y Control de Bienes, que no recibiría los vehículos hasta tanto no estuvieran debidamente asegurados y que la documentación correspondiente, así como las llaves de los vehículos le fueran entregadas al Área de Transporte para que se encargaran de dicho trámite. 5) Por lo anterior, es que las placas de agente vendedor y las llaves de cada vehículo son trasladadas al Área de Transportes, para realizar los trámites que correspondan, esto por cuanto es una función propia de esa Área y porque es la única dependencia que cuenta con personal autorizado para movilizar vehículos en caso de ser necesario. De lo anterior, no queda claro para esta Auditoría los motivos por los que tuvieran que haber transcurrido 49 días, en que los vehículos ingresan al CAD y el día en que se entregan los documentos al Área de Transporte. La Proveedora Institucional indica que los trámites son responsabilidad del Área de Transporte, sin embargo, los documentos no fueron entregados inmediatamente a esta Área para proceder con los trámites respectivos, según la responsabilidad que atañe a cada quien acorde a su puesto. 3

4 Mediante oficio DGA de fecha 07 de marzo de 2016 se le consulta al Coordinador del Área de Transporte lo siguiente: 1. Cuál ha sido su participación en la compra de vehículos de Ministerio? y 2. Cuál fue su participación para la compra de vehículos para el CEN CINAI (contratación Directa 2015CD )?. Al respecto mediante oficio AT/060/2016 indica para el punto 1: No he participado en procesos de compra de vehículos institucionales y para el punto 2. No tuve participación en el proceso de compra, la información oficial con el cual iniciamos proceso fue con el oficio DFBS-UBS- CAD donde se nos remiten los documentos y llaves de los vehículos para iniciar trámites. Con oficio DN-CEN-CINAI de fecha 08 de marzo de 2016 la Directora Nacional de CEN CINAI se refiere a las consultas planteadas en oficios DGA y DGA , manifestando lo siguiente: Una vez comunicados los niveles Regionales de la compra de los vehículos, el día 20 de enero del presente año, se presentó a esta oficina el Sr. Michael Ramírez Fallas, Coordinador Central de Almacenamiento a hacer entrega de Fórmula Detalle del Despacho de 20 vehículos para la Dirección Nacional de CEN CINAI, llaves y placas Provisionales de los mismos. Al preguntarle si los vehículos estaban plaqueados e ingresados al sistema, con seguro vigente y marchamo, me informó que se iba a realizar el proceso, razón por lo que ésta Dirección Nacional anula la firma en la Fórmula de Despacho y no recibe llaves, placas provisionales, devolviéndolos con el compañero Ramírez Fallas Adicionalmente, en el Contrato Marco (DGABCA) antes señalado, establece en la cláusula Décima: Plazo de entrega, entre otros lo siguiente: Los vehículos deberán estar debidamente inscritos ante el Registro Público; a nombre de la institución adquiriente, a su vez el adjudicatario, se compromete a gestionar los trámites correspondientes de revisión técnica, ante la empresa RITEVE y aportar su calcomanía correspondiente; el costo de inscripción y de revisión técnica será asumido por el adjudicatario sin costo alguno para la administración. Lo anterior por cuanto se le consulta a la proveedora sobre las razones por las cuales no se solicita al Proveedor (Purdy Motor) realizar el trámite ante el Registro Nacional, e indica que Desconocemos cual es el procedimiento en estos casos ya que dicho trámite le corresponde al Área de Transportes. En este sentido esta Auditoría advierte y solicita realizar las acciones necesarias para que se atienda en forma diligente los trámites pendientes para poner a disposición del programa los vehículos adquiridos y revisar la actuación de la Proveeduría Institucional, a la luz del tiempo transcurrido para hacer entrega de los documentos al Área de Transportes, teniendo en cuenta 4

5 la necesidad por parte de CEN CINAI de fortalecer la estrategia atención integral extramuros para el traslado de alimentos para consumo en el hogar, visitas domiciliares para seguimiento de niños con malnutrición y jornadas educativas a familias en condición de vulnerabilidad, tal y como lo indica la Decisión inicial DN-CEN-CINAI de fecha 06 de octubre de 2015, así como en el trámite de inscripción de los vehículos, marchamos y otros, por cuanto el conocimiento de las condiciones del Convenio Marco corresponde a esta unidad organizativa. Quedo a la espera de la información de las acciones realizadas en cuanto a lo dispuesto por esa División en relación a la presente advertencia a más tardar el 15 de abril del presente. Atentamente, DIRECCIÓN GENERAL DE AUDITORÍA Licda. Bernardita Irola Bonilla, MSc AUDITORA INTERNA C: Dr. Fernando Llorca Castro, Ministro de Salud Dr. María Esther Anchía Ángulo- Viceministra de Salud Licda. Gabriela Castro Páez, Directora Dirección Nacional de CEN-CINAI Lic. Jorge Araya Madrigal, Director Dirección Financiera, Bienes y Servicios JSG/OAM/BIB/xzc 5